Przykładowe pytania dotyczące przygotowania wniosku i realizacji projektu

Transkrypt

1 Przykładowe pytania dotyczące przygotowania wniosku i realizacji projektu 1) Na kiedy mając na uwadze terminy dot. ogłoszenia konkursu, procedury oceny wniosków, negocjacji i podpisywania umów można realnie planować rozpoczęcie realizacji projektu? (czy realne są wrzesień lub październik 2009?) Odpowiedź jest zawarta w zał Harmonogramu konkursu. Należy założyć, że projekt będzie można zacząć realizować najwcześniej w IV kwartale 2009 r.. 2) Czy umowę partnerstwa/ list intencyjny należy dołączyć do składanego wniosku (bądź do podpisywanej umowy również w formie elektronicznej? Odpowiedź jest zawarta w Dokumentacji konkursowej, rozdział II pkt 4 Partnerstwo. Na etapie składania wniosku aplikacyjnego wystarczy informacja o partnerstwie w pkt2.8 wniosku oraz oświadczenie partnera w pkt V - Oświadczenie. 3) W Planie Działań na rok 2009 dla Działania określono Kryteriach dostępu w pkt.9, że W przypadku projektów, w których grupą docelową są regionalne izby obrachunkowe, wniosek o dofinansowanie zakłada osiągnięcie rezultatu: zmniejszenie wskaźnika uchylonych rozstrzygnięć nadzorczych RIO przez sądy administracyjne w stosunku do roku Jak określić wskaźnik i założyć osiągnięcie pożądanych rezultatów w sytuacji, gdy w roku 2008 sąd administracyjny nie uchylił żadnego rozstrzygnięcia danej RIO? Czy zatem brak możliwości osiągnięcia rezultatu w postaci zmniejszenia ww. wskaźnika wpływać będzie na oceną formalną i merytoryczną wniosku? (czy możemy zakładać utrzymanie wskaźnika na tym samym poziomie?) W przedstawionym powyżej przypadku należy wpisać wartość wskaźnika 0 wraz z uzasadnieniem. Jednocześnie projektodawca powinien zaplanować inne rezultaty, których osiągnięcie będzie skutkować poprawą funkcjonowania instytucji i/lub wzrostem jakości świadczonych usług. 4) W ilu wersjach (dokument i CD) należy złożyć projekt, w jaki sposób oprawić dokument (segregator, obwoluta, etc..), czy wniosek projektu należy parafować na każdej stronie? (kolor atramentu, pieczęć za zgodność z oryginałem w przypadku kopii?) Informacja jest zawarta w Dokumentacji konkursowej, rozdział II pkt 1. Wnioskodawca składa wniosek opatrzony pieczęciami, podpisany czytelnie przez osobę/y do tego upoważnione, w 2 egzemplarzach papierowych (tj. oryginał oraz kserokoppia poświadczona za zgodność z oryginałem) oraz w wersji elektronicznej na płycie CD. Przez wersję elektroniczną rozumie się plik XML oraz plik PDF utworzone za pomocą Generatora Wniosków Aplikacyjnych. Wniosków nie należy bindować, zszywać lub umieszczać w segregatorze.

2 5) W jaki sposób opisać prawidłowo kopertę z dokumentacją? Informacja jest zawarta w Dokumentacji konkursowej, rozdział II pkt 3 Wniosek wraz z załącznikami należy złożyć w zamkniętej (zaklejonej) kopercie, oznaczonej zgodnie z poniższym wzorem: Konkurs numer 1/POKL/5.2.3/2009 Pełna nazwa i adres beneficjenta (wnioskodawcy) Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu: wpisać tytuł projektu. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji Departament Administracji Publicznej ul. Wspólna 2/ Warszawa 6) W jaki sposób określić we wniosku (pkt 1.9) obszar realizacji projektu jeśli jest on realizowany w partnerstwie np. przez dwie lub trzy Izby (zatem na obszarze dwóch lub trzech województw)? W przypadku projektów realizowanych w kilku województwach należy wybrać opcję Cała Polska oraz wskazać w punkcie 3.2 Grupy docelowe czyli beneficjentów projektu. 7) Czy w przypadku realizacji studiów podyplomowych bądź szkoleń specjalistycznych poza miejscem zamieszkania kosztem kwalifikowalnym projektu będą koszty związane z dojazdem i zakwaterowaniem uczestnika? 8) Czy w przypadku realizacji kursów językowych należy we wniosku wykazać, że znajomość języka obcego niezbędna jest w realizacji obowiązków zawodowych na danym stanowisku? Dokumentacja konkursowa rozdział 1 pkt 2.2. Dobór uczestników na szkolenia oraz studia powinien wynikać z zakresu wykonywanych obowiązków. 9) Czy kosztem kwalifikowanym są koszty dojazdu i zakwaterowania wykładowców? 10) Czy kosztem kwalifikowalnym są: - materiały szkoleniowe w postaci publikacji książkowych (np. komentarze prawnicze) - podręczniki i płyty CD, słowniki do nauki języków obcych;

3 11) Działanie nie przewiduje wkładu własnego niemniej czy można zakładać wkład własny np. rzeczowy? Czy można zakładać wkład finansowy (wpłaty) uczestników (np. osób realizujących studia podyplomowe)? W jaki sposób udokumentować wkład własny niepieniężny? Rozdział I pkt 1.9 dokumentacji konkursowej. Wkład własny nie jest wymagany. Wpłaty uczestników kursów są niedopuszczalne. 12) Czy z uczestnikami projektu/ pracownikami Izby beneficjent-projektodawca podpisuje tzw. umowy o naukę ; czy i jakie można przewidzieć konsekwencje dla osób rezygnujących z uczestnictwa w projekcie w trakcie realizacji (np. zmiana miejsca pracy)? Kwestia ta pozostaje do uregulowania po stronie projektodawcy. Wskazane jest opracowanie regulaminu rekrutacji i uczestnictwa w projekcie (rozdział I pkt 2). 13) Na jakiej podstawie i za jaki okres należy obliczyć koszty pośrednie, czy opis metodologii wyliczenia kosztów pośrednich musi być ujęty w odrębnym załączniku? Przykładowa metodologia wyliczania kosztów pośrednich zawarta jest: w załączniku 10, w załączniku 2 - Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, w Zasadach finansowania PO KL. Opis metodologii wyliczania kosztów pośrednich powinien być zawarty we wniosku aplikacyjnym w części Uzasadnienie kosztów. 14) Czy w trakcie realizacji projektu istnieje możliwość na jakich zasadach i w jakim zakresie przesunięć między wydatkami budżetu projektu? Odpowiedź jest zawarta w rozdziale V pkt 6.2 oraz w Zasadach finansowania PO KL z dnia 25 marca 2009 r.. Dopuszczalne jest dokonywanie 10% przesunięć wydatków w odniesieniu do zadania, z którego przesuwane są środki jak i do zadania, na które przesuwane są środki w stosunku do zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu bez konieczności informowania IOK. Wymienione przesunięcia nie mogą jednak zwiększać łącznej wysokości wydatków dotyczących cross-financingu oraz zwiększać łącznej wartości zadania Zarządzanie projektem. 15) Czy na potrzeby realizacji projektu można zakładać zakup drobnego sprzętu i komputera na potrzeby obsługi i zarządzania projektem oraz (np. rzutnik multimedialny, ekran etc ) na potrzeby realizowanych szkoleń? Czy zakup sprzętu związany z realizacją szkoleń w budżecie projektu powinien być ujęty w grupie wydatków dot. realizacji szkoleń? Zakupu środków trwałych możliwy jest w ramach cross-financingu i może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego projektu oraz stanowi logiczne uzupełnienie działań w ramach PO KL. Powinny być to wydatki związane z zakresem merytorycznym projektu. Cross-financing powinien być ponadto powiązany wprost z głównymi zadaniami realizowanymi w ramach danego projektu.

4 Wartość wydatków planowanych we wniosku o dofinansowanie projektu w ramach cross-financingu nie może stanowić więcej niż 10% wszystkich wydatków kwalifikowalnych stanowiących budżet projektu. 16) Czy promocja i ewaluacja projektu muszą być ujęte jako odrębne zadania w budżecie projektu? Tak, o ile stanowią odrębne zadania merytoryczne w ramach projektu. Załącznik 2 - Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. 17) Czy w ramach realizacji projektu można planować działania dot. współpracy ponadnarodowej (np. wyjazd studyjny, wspólne seminarium ). Czy należy tutaj stosować Wytyczne w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL? W przypadku projektów współpracy ponadnarodowej zadaniem projektodawców i beneficjentów jest wykazanie rzeczywistej wartości dodanej wynikającej ze współpracy ponadnarodowej. Jako wartość dodaną należy rozumieć cele projektu oraz konkretne produkty i rezultaty możliwe do osiągnięcia wyłącznie we współpracy ponadnarodowej, których nie udałoby się zrealizować, wdrażając projekt jedynie o zasięgu krajowym. Projekty współpracy ponadnarodowej powinny zakładać wspólną realizację działań przez partnerów ponadnarodowych, w tym np. wypracowanie wspólnych rozwiązań. Elementy dotyczące wyłącznie organizacji części zadań w projekcie poza granicami Polski (np. szkoleń, wizyt studyjnych) czy zaangażowania eksperta spoza kraju nie stanowią o istocie projektu współpracy ponadnarodowej. Zadania te mogą być realizowane w ramach standardowych projektów i nie wymagają nawiązania współpracy ponadnarodowej. 18) Czy beneficjent realizujący projekt będzie mieć obowiązek przekazania danych dot. uczestników projektów w PEFS? Jednym z obowiązków projektodawców PO KL jest wypełnianie i przesyłanie elektronicznego zestawienia danych o uczestnikach do instytucji, do której składany jest wniosek beneficjenta o płatność. Dane zbierane są w momencie rozpoczęcia udziału uczestnika w projekcie ich podanie stanowi warunek udziału uczestnika w projekcie. Zbieranie danych bazuje na deklaracjach i oświadczeniach uczestników i nie wymaga się od nich okazywania stosownych dokumentów. 19) Czy jeden uczestnik projektu/beneficjent ostateczny/ może być objęty kilkoma formami wsparcia (np. uczestnictwo tej samej osoby w kursie języka obcego i studiach podyplomowych)? Tak. 20) Czy w szkoleniach specjalistycznych (w tym w zakresie podniesienia kompetencji osobistych) mogą w ramach projektu uczestniczyć wszyscy pracownicy Izb (np. pracownicy biura Izby nie wykonujący obowiązków w zakresie zadań nadzorczych i kontrolnych)? Założenia konkursu dotyczą wsparcia w pierwszym rzędzie pracowników merytorycznych instytucji. Jeżeli jednak wsparcie szkoleniowe np. pracowników administracyjno-biurowych przyczynia się w opinii wnioskodawcy do wzrostu

5 potencjału instytucji, działanie takie znajduje uzasadnienie (patrz - Dokumentacja konkursowa rozdział I pkt 2). 21) Czy na etapie składania wniosku, bądź przy podpisaniu umowy, beneficjent zobowiązany jest przedstawić narzędzia dot. pomiaru rezultatów miękkich (ankiety exante, ex-post) W pkt 3.4 wniosku aplikacyjnego należy wskazać, w jaki sposób i z jaką częstotliwością rezultaty i produkty projektu będą mierzone przez beneficjenta. Techniki i metody mierzenia osiągnięcia rezultatów powinny zostać szczegółowo opisane, o ile to możliwe dla każdego rezultatu osobno, chyba że charakter kilku rezultatów umożliwia jednolity sposób pozyskiwania informacji na temat ich osiągnięcia. Załącznik 2 - Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu (str. 26). 22) Czy osoba będąca pracownikiem Izby i będąca członkiem zespołu zarządzającego projektem (umowa zlecenia, rozliczenie w oparciu o karty czasu pracy, realizacja zadań związanych z projektem poza godzinami pracy) może być jednocześnie uczestnikiem realizowanych w ramach projektu szkoleń, kursu językowego, studiów podyplomowych etc. Teoretycznie sytuacja taka jest możliwa. Należy jednak pamiętać o tym, że umowa zlecenia będzie podlegała Prawu zamówień publicznych, o ile przekroczy ustawowy próg 14 tys. Euro.