WYSTĄPIENIE POKONTROLNE.

Transkrypt

1 Regionalna Izba Obrachunkowa Bydgoszcz, dnia 21 września 2011 r. w Bydgoszczy RIO-KF /2011 Pan Zdzisław Gawroński Wójt Gminy Czernikowo ul. Słowackiego Czernikowo Na podstawie art. 1, w związku z art. 7 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. nr 55, poz. 577 ze zm.) oraz 4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 roku w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb, liczby członków kolegium i trybu postępowania (Dz. U. nr 167, poz. 1747), Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy przeprowadziła w Urzędzie-Gminy w Czernikowie kontrolę kompleksową gospodarki finansowej i zamówień publicznych gminy Czernikowo, udokumentowaną protokołem nr RIO/KF/25/2011 z dnia 26 lipca 2011 r., którego jeden egzemplarz pozostawiono Panu Wójtowi w dniu jego podpisania. W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli, Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy, stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, przekazuje Panu Wójtowi niniejsze WYSTĄPIENIE POKONTROLNE. W czasie przeprowadzonej kontroli kompleksowej gospodarki finansowej, stwierdzono następujące nieprawidłowości.

2 W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami, które nie zostały usunięte w trakcie wykonywania czynności kontrolnych, proszę Pana Wójta o podjęcie działań, które wyeliminują wszystkie nieprawidłowości z prac podległych służb, usprawnią ich działalność oraz zapobiegną ich powstawaniu w przyszłości. Wobec powyższego proszę o: 1. Dokonywanie wydatków w granicach kwot ujętych w planie finansowym, zgodnie z zasadami wydatkowania środków publicznych, określonymi w art. 44 ust. 1 pkt 3, art. 52 ust. 1 pkt 2 oraz art. 254 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz.'1240 ze zm.). 2. Prawidłowe udzielanie dotacji celowej podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych na zadania publiczne, o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t.: Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz ze zm.), poprzez przestrzeganie zasad i trybu, wynikających z przepisów art. 221 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz ze zm.), rozliczanie przekazanych dotacji, dokonując merytorycznej, formalnej i rachunkowej kontroli dokumentów przekazanych przez podmiot, który dotację otrzymał, na 27

3 podstawie przepisów art. 17 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (j.t. Dz.U. z 2010 r. nr 234, poz ze zm.), ustalanie kwoty podlegającej zwrotowi do budżetu gminy, w przypadku udzielenia dotacji bez podstawy prawnej lub wykorzystanej przez beneficjenta niezgodnie z przeznaczeniem, zgodnie z przepisami art. 252 ustawy o finansach publicznych. 3. Udzielanie dotacji przedmiotowej dla samorządowego zakładu budżetowego, po uprzednim ustaleniu przez Radę Gminy stawek dotacji przedmiotowych w formie odrębnej uchwały, która jest aktem prawnym odrębnym od uchwały budżetowej, warunkującym dopuszczalność udzielania dotacji przedmiotowej i określania zakresu i kwot tych dotacji w uchwale budżetowej, stosownie do przepisów art. 219 ust. 1, 3 i 4 ustawy z o finansach publicznych. 4. Udzielanie dotacji stanowiących pomoc finansową dla innych jednostek samorządu terytorialnego, wyłącznie po uprzednim podjęciu przez Radę Gminy uchwały w sprawie tej pomocy, stosownie do unormowań zawartych w art. 216 ust.2 pkt. 5, w związku z art. 220 ust. 1 i 2 ustawy o finansach publicznych. 5. Gospodarowanie nieruchomościami Gminy Czernikowo w sposób zgodny z zasadami prawidłowej gospodarki, poprzez ustalanie i dochodzenie kwoty dopłaty w wysokości różnicy wartości zamienianych nieruchomości, stosownie do przepisu art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (j.t.: Dz. U. z 2010 r. nr 102, poz. 651 ze zm.) oraz zaprzestanie kompensowania wydatków na inwestycje, należnymi dochodami z tytułu zamiany nieruchomości o różnej wartości, zgodnie zasadą niefunduszowania, o której mowa w przepisach art. 42 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. 6. Podjęcie działań, mających na celu wyegzekwowanie od drugiej strony umowy zamiany nieruchomości, zawartej w dniu 11 maja 2009 r. w formie aktu notarialnego, obowiązku przedłożenia dokumentów, potwierdzających wykonanie na własny koszt utwardzonego parkingu na nabytych działkach, w zamian za dokonanie na rzecz budżetu gminy dopłaty w wysokości różnicy wartości zamienianych nieruchomości gruntowych. 7. Zaprzestanie prowadzenia przez Urząd Gminy w Czernikowie obsługi finansowoksięgowej Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej i zobowiązanie Kierownika tej jednostki do prowadzenia rachunkowości we własnym zakresie, biorąc pod uwagę przepisy art. 4 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości, w związku z art.2 ust. 1 pkt. 4 lit. a" tej 28

4 ustawy oraz do zatrudnienia głównego księgowego, na podstawie przepisów art.53 ust.2, w związku z art.54 ust.l ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240), według którego, kierownik jednostki sektora finansów publicznych może powierzyć obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości, wyłącznie głównemu księgowemu, będącemu pracownikiem tej jednostki. 8. Zobowiązanie Kierownika Gminnej Biblioteki Publicznej w Czernikowie do zatrudnienia głównego księgowego, którym, zgodnie z przepisami art.54 ust. l ustawy o finansach publicznych, może być wyłącznie pracownik jednostki sektora finansów publicznych, wykonujący obowiązki głównego księgowego, powierzone przez jej Kierownika i który pownosi odpowiedzialność za prawidłowe ich wykonywanie. 9. Rzetelne i prawidłowe sporządzanie sprawozdań budżetowych Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych oraz Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych, poprzez przestrzeganie obowiązku wykazywania w sprawozdaniach danych wynikających z ewidencji księgowej oraz dokumentacji podatkowej, zgodnie z przepisami 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. nr 20, poz. 103), w związku z 3 ust. 1 pkt. 9 i 10 oraz 7 ust. 3 instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 39 do tego rozporządzenia. 10. Sporządzanie zbiorczego sprawozdania budżetowego Rb-30S z wykonania planów finansowych samorządowych zakładów budżetowych, na podstawie sprawozdań jednostkowych, stosownie do przepisów 6 ust. 1 pkt. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 20, poz. 103) 11. Przestrzeganie zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, określonych w przepisach ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. nr 128, poz. 861), a także uregulowań wskazanych w obowiązującej w jednostce polityce rachunkowości, poprzez: 29

5 a) ewidencjonowanie wydatków, związanych z przekazywaniem dotacji celowych i przedmiotowych i ich rozliczaniem oraz rozliczeń jednostek organizacyjnych gminy funkcjonujących w formie jednostek budżetowych z pobranych przez nie dochodów budżetowych i z wykorzystania przez jednostki środków budżetowych, otrzymanych na sfinansowanie wydatków, na kontach, odpowiednio: 224 i 810 oraz 222 i 223, zgodnie z zasadami ich funkcjonowania, określonymi w cytowanym rozporządzeniu i obowiązującym w jednostce zakładowym planem kont, b) prawidłowe wykazywanie sald zobowiązań i należności na kontach zespołu 2 - Rozrachunki i roszczenia", zgodnie z zasadami ich funkcjonowania, o których mowa w cytowanym rozporządzeniu, poprzez wykazywanie dwustronnych sald na koniec okresów sprawozdawczych, c) bieżące ewidencjonowanie przypisów i odpisów na koncie Należności z tytułu dochodów budżetowych", w okresach miesięcznych, na podstawie sprawozdań z ewidencji podatkowej (zaległości i nadpłaty) - art. 3 ust. 1 pkt 8 ustawy, w związku z 19 ust. 1 rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. nr 20, poz. 103), d) zaprowadzenie ewidencji analitycznej do konta Należności z tytułu dochodów budżetowych", dotyczącej dochodów z majątku gminy realizowanych na podstawie umów, w celu ustalenia stanu rozrachunków z poszczególnymi najemcami i dzierżawcami - część III. pkt 30 załącznika nr 3 do powołanego wyżej rozporządzenia, e) sporządzanie co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, zestawienia sald ksiąg pomocniczych, prowadzonych do konta Środki trwałe" - art. 18 ust. 2 ustawy, f) prowadzenie księgi środków trwałych, stanowiącej ewidencję analityczną do syntetycznego konta Środki trwałe", w sposób umożliwiający ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych i ewentualnego jej zwiększenia lub zmniejszenia oraz ustalenie wartości poszczególnych grup środków trwałych, określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT), uwzględniając także podstawowe informacje dotyczące danego obiektu, a w szczególności: datę przyjęcia do używania, nazwę, parametry techniczne, itp. - art. 16 ust. 1 ustawy, 30

6 g) bieżące ewidencjonowanie na koncie 011- Środki trwałe", wszystkich operacji gospodarczych, związanych z przychodem i rozchodem środków trwałych - art. 24 ust. 5 ustawy, h) prawidłowe, zgodne z zadami funkcjonowania kont, ewidencjonowanie środków trwałych, poprzez ujmowanie na koncie Środki trwałe", tzw. podstawowych" środków trwałych, do których zalicza się rzeczowe aktywa trwałe o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok i których wartość przekracza kwotę graniczną, o której mowa w art. 16f ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, natomiast środki trwałe o których mowa w przepisach 6 ust. 3 cytowanego rozporządzenia, na koncie Pozostałe środki trwałe", i) dokonywanie zapisów w analitycznej ewidencji księgowej do konta Wartości niematerialne i prawne", z jednoczesnym grupowaniem nabytych praw majątkowych w przekrojach niezbędnych do ustalenia umorzenia podstawowych wartości niematerialnych i prawnych (na koncie 071) oraz umorzenia pozostałych wartości niematerialnych i prawnych (na koncie 072) - część Iii. pkt 8 załącznika nr 3 do powołanego wyżej rozporządzenia, j) naliczanie umorzenia wartości niematerialnych i prawnych, których wartość przekracza kwotę ustaloną w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, według zasad określonych w art. 16m tej ustawy i ewidencjonowanie na koncie Umorzenie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych" - część II1. pkt 10 załącznika nr 3 do powołanego wyżej rozporządzenia, 11. Prawidłowe, zgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 38, poz. 207 ze zm.), klasyfikowanie dochodów z tytułu otrzymywanych dotacji celowych, dochodów z mienia oraz wpływów, stanowiących rekompensatę utraconych dochodów w podatkach i opłatach lokalnych. 12. Rozstrzyganie spraw dotyczących ulg ustawowych w podatku rolnym w drodze decyzji administracyjnych, odpowiadających wymogom przepisów art ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (j.t: Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.), poprzez formułowanie rozstrzygnięcia decyzji w sprawie udzielania ulg ustawowych w podatku rolnym, zawierającego prawidłowo ustalony termin stosowania ulgi oraz okresu 31

7 jej obowiązywania, zgodnie z przepisami art. 13d ust. 3, w związku z art. 12 ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (j.t.: Dz.U. z 2006 r. nr 136, poz. 969 ze zm.). 13. Podejmowanie decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych, po uprzednim zebraniu materiału dowodowego, umożliwiającego przeprowadzenie przez organ podatkowy wnikliwego postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie okoliczności, uzasadniających udzielenie ulgi w zapłacie podatku, zgodnie z przepisami art. 122, art oraz art. 191 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (j.t.: Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.). 14. Terminowe regulowanie zaciągniętych zobowiązań, zgodnie z zasadami dokonywania wydatków ze środków publicznych, o których mowa w art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. 15. Przestrzeganie zasad rozliczania podróży służbowych pracowników Urzędu Gminy w Czernikowie, określonych przez Wójta Gminy w zarządzeniu nr 37/2009 z dnia 10 grudnia 2009 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju dla pracowników Urzędu Gminy Czernikowo, wydanym na podstawie 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz ze zm.). 16. Dokonywanie wydatków z środków pochodzących z opłat za wydane zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, po uprzednim uchwaleniu Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz wyłącznie na cele określone w tym programie, stosownie do przepisów art ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (j.t.: Dz.U. z 2007 r. nr 70, poz. 473 ze zm.). 17. Przy udzielaniu zamówień publicznych, przestrzeganie zasad i obowiązków wynikających z przepisów art. 95 ust.l ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (j.t.: Dz. U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 ze zm.), poprzez niezwłoczne po zawarciu umowy z wyłonionym w przetargu wykonawcą - zamieszczanie w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszeń o udzielonych zamówieniach. 32

8 18. Opracowywanie i przedkładanie Radzie Gminy w celu zatwierdzenia, projektu uchwały w sprawie rocznego programu współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz z innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. nr 234, poz ze zm.), zgodnie z przepisami art. 5a ust. 1 tej ustawy. 19. Ustalenie zasad oraz trybu rozliczania się z otrzymywanej dotacji przez samorządową instytucję kultury w drodze zarządzenia, stosownie do przepisów art. 247 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, stanowiących, że ogólny nadzór nad realizacją określonych uchwałą budżetową dochodów i wydatków, przychodów i rozchodów budżetu sprawuje zarząd jednostki samorządowej. 20. Przy dokonywaniu czynności prawnych, mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, przestrzeganie obowiązku dokonywania przez Skarbnika Gminy kontrasygnaty, stanowiącej potwierdzenie, że gmina dysponuje środkami finansowymi niezbędnymi do uregulowania zaciąganych zobowiązań, stosownie do przepisów art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r o samorządzie gminnym (j.i.: Dz.U. m 142, poz ze zm.). 21. Przestrzeganie zasady jawności gospodarowania mieniem komunalnym, określonej w przepisach art. 35 ust.l ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (j.t.: Dz. U. nr 102, poz. 651 ze zm), poprzez sporządzanie i podawanie do wiadomości publicznej wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży i oddania w dzierżawę. 22. Zaprzestanie dokonywania czynności w sprawach majątkowych gminy, przekraczających zakres zwykłego zarządu i polegających na zawieraniu umów dzierżawy nieruchomości na czas oznaczony do 3 lat, a po upływie tego terminu kolejnych umów, których przedmiotem była ta sama nieruchomość, wyłącznie za zgodą organu stanowiącego, stosownie do przepisów art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a" ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz. U. z 2001 r. nr 142 poz ze zm.) Zgodnie z art. 9 ust 3 powołanej na wstępie ustawy uprzejmie proszę o poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych w terminie 30 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia. Przekazanie informacji o wykonaniu zaleceń pokontrolnych niezgodnych z prawdą podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. 33

9 Stosownie do art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych od niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Zastrzeżenia wnosi się za pośrednictwem Prezesa Izby na warunkach określonych w art. 9 ust. 4 i 5 ustawy. Do wiadomości: 1. Przewodniczący Rady Gminy Czernikowo. 2. Regionalna Izba Obrachunkowa - Zespół we Włocławku. 34