Pani Anita Staszkowian Wójt Gminy Wymiarki

Transkrypt

1 Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze Zielona Góra, ul. Chmielna 13; tel ; fax: zielonagora@rio.gov.pl RIO.I Zielona Góra, Pani Anita Staszkowian Wójt Gminy Wymiarki WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r., poz. 1113), przeprowadziła w okresie od r. do r. kontrolę kompleksową gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Wymiarki za rok 2011 oraz Celem kontroli była ocena realizacji budżetu gminy, zgodności wewnętrznych regulacji prawnych z obowiązującymi przepisami prawa, przestrzegania tych regulacji, prawidłowości realizacji dochodów i wydatków budżetowych, prowadzenia rachunkowości, gospodarowania mieniem gminy, przestrzegania przepisów o zamówieniach publicznych oraz rozliczeń z jednostkami organizacyjnymi. Wyniki kontroli zawarte w protokole omówiono oraz protokół podpisano w dniu r. w Urzędzie Gminy Wymiarki. W związku z przeprowadzoną kontrolą, zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, przekazuję Pani Wójt niniejsze wystąpienie pokontrolne.

2 Uregulowania organizacyjno prawne zawarte zostały w Statucie Gminy oraz Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Wymiarki. Uchwałą nr XXVI/218/2010 z dnia 27 kwietnia 2010 r. Rada Gminy Wymiarki wyraziła zgodę na przystąpienie Gminy Wymiarki do spółki pn. Zakład Zagospodarowania Odpadów Sp. z o. o. w Żarach i objęcie przez Gminę Wymiarki udziałów o wartości nominalnej po 50,00 zł każdy, na łączną kwotę ,00 zł. Jednakże Rada Gminy nie określiła zasad wnoszenia, cofania i zbywania udziałów i akcji przez Wójta, o których stanowi art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. g ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późn. zm.). Stosownie do art. 30 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy przygotowywanie projektów uchwał rady gminy należy do zadań Wójta, który wyjaśnił, że nieprawidłowość była wynikiem błędnej interpretacji rozstrzygnięcia nadzorczego Wojewody Lubuskiego. Wójt nadmienił, że projekt zostanie przygotowany i przedstawiony Radzie Gminy do końca listopada 2012 r. Obowiązująca w Urzędzie Gminy Wymiarki dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości spełnia wymagania określone w art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.). Prowadzone są wszystkie wymagane księgi rachunkowe, o których mowa w art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości, a ewidencja operacji gospodarczych następuje na kontach przewidzianych w zakładowym planie kont. Na koniec każdego miesiąca sporządzone zostały zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych. Poddane kontroli dowody księgowe za okres od r. do r. dotyczące dochodów w rozdziale na kwotę 3.790,12 zł i 0770 na kwotę ,90 zł, wydatków w rozdziale w wysokości ,74 zł oraz wszystkie dowody księgowe za okres od r. do r. były prawidłowo ujmowane w ewidencji księgowej i spełniały wymagania określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Księgi rachunkowe w zakresie zbadanej próby dowodów księgowych prowadzone są rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco, w myśl art. 24 ustawy o rachunkowości. Sprawozdania, o których mowa w 4 pkt 3 lit. a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) za okres od początku roku do dnia r. zostały sporządzone w sposób czytelny, trwały i w terminach określonych w ww. rozporządzeniu. W próbie przyjętej do badania kwoty wykazane w sprawozdaniach są zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, stosownie do przepisu 9 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości 2

3 budżetowej. Kontrola wykazała, że stan gotówki w kasie Urzędu Gminy był zgodny ze sporządzonym raportem kasowym, a stan druków ścisłego zarachowania zgodny z ewidencją. Raporty kasowe sporządzane były za właściwe okresy, a ich salda początkowe były zgodne z poprzednimi, przy zachowaniu kolejności numeracji. Operacje kasowe ujęte zostały w raportach w dniu ich realizacji, stosownie do art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Bankową obsługę budżetu Gminy Wymiarki w 2011 r. prowadził Bank Spółdzielczy w Iłowej, na podstawie umów zawartych r. oraz r. Koszt obsługi bankowej nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). W zakresie przeprowadzenia, udokumentowania wyników i rozliczenia inwentaryzacji nie wniesiono zastrzeżeń. Uchwałą Nr III/10/2011 z dnia 14 lutego 2011 r. Rada Gminy Wymiarki uchwaliła budżet na 2011 r., określając dochody w kwocie zł oraz wydatki w wysokości zł. Ostatecznie Gmina Wymiarki wygenerowała dochody w wysokości ,37 zł, wydatki zaś zamknęły się kwotą ,29 zł. Nadwyżkę budżetu w wysokości zł Rada Gminy postanowiła przeznaczyć na spłatę kredytu. Dochody otrzymane i wykonane przez Gminę z tytułu subwencji zostały prawidłowo ujęte w ewidencji księgowej i wykazane w sprawozdaniu budżetowym, jednakże dane dotyczące naliczania subwencji na rok 2013 zostały wykazane nieprawidłowo w sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S za rok W konsekwencji błędnie wykazano ww. dane w sprawozdaniu z wykonania dochodów podatkowych Rb-PDP za 2011 r. Nieprawidłowość powstała wskutek zaniechania wykazania w ww. sprawozdaniach skutków udzielonych ulg i zwolnień w podatku od nieruchomości od osób prawnych na łączną kwotę 9.730,00 zł oraz skutków obniżenia górnych stawek podatku od środków transportowych od osób prawnych i jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej na łączną kwotę ,05 zł. Przy sporządzaniu powyższych sprawozdań naruszony został przepis 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, zobowiązujący kierownika jednostki do rzetelnego, prawidłowego pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym sporządzania sprawozdań budżetowych. Wójt Gminy wyjaśniła, że powstała nieprawidłowość była spowodowana przeoczeniem. W terminie 5 dni od powzięcia informacji o stwierdzonych 3

4 nieprawidłowościach, zostały sporządzone oraz przekazane do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Zielonej Górze korekty sprawozdań zawierające faktyczne kwoty skutków udzielonych ulg i zwolnień. W ramach kontroli dochodów z tytułu podatków: od nieruchomości, rolnego, leśnego i od środków transportowych od osób fizycznych i prawnych, zweryfikowano terminowość składania deklaracji podatkowych, wpłaty podatków oraz podejmowanie czynności egzekucyjnych. W toku kontroli stwierdzono, że karty kontowe poszczególnych podatników prowadzone są łącznie na podatek od nieruchomości, rolny oraz leśny, co jest niezgodnie z 11 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375). Z wyjaśnień udzielonych przez Skarbnik Gminy wynika, że powstała nieprawidłowość jest wynikiem błędnej interpretacji przepisów prawa. Ponadto w ww. księgach nie są prowadzone karty kontowe dla inkasentów, co jest niezgodnie z 11 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. Z wyjaśnień udzielonych przez Skarbnik Gminy wynika, że powstała nieprawidłowość jest wynikiem błędnej interpretacji przepisów prawa. Kontrola terminowości składanych deklaracji wykazała, że nie została złożona deklaracja na podatek od nieruchomości przez Urząd Gminy Wymiarki, czym naruszono art. 6 ust. 9 pkt 1 oraz art. 6 ust. 10 w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613 z późn. zm.). Kontrolujący ustalili również, że jednostki organizacyjne Gminy Wymiarki, tj.: Ośrodek Pomocy Społecznej w Wymiarkach oraz Zespół Szkół w Witoszynie nie dopełniły obowiązku złożenia deklaracji na podatek od nieruchomości, naruszając tym samym art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Ponadto organ podatkowy nie skorzystał z możliwości wynikającej z art. 274a 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r., poz.749 z późn. zm.) i nie wezwał ww. podatników do złożenia deklaracji. Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej M. W. - inspektor do spraw podatków i opłat w Referacie Finansowym wynika, że przyczyną nieprawidłowości była błędna interpretacja przepisów. W przypadku 3 podatników podatku od nieruchomości od osób prawnych oraz 1 podatnika podatku rolnego od osób prawnych kontrolujący ustalili, że na składanych 4

5 deklaracjach nie została umieszczona data wpływu do Urzędu, co było niezgodnie z 42 ust. 2 w zw. 7 pkt 6 załącznika Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) Z wyjaśnień inspektor M. W. wynika, że powstała nieprawidłowość była wynikiem błędnej interpretacji przepisów prawa oraz niedopatrzenia. W zakresie realizacji wpływów z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych kontrolujący stwierdzili, że w przypadku 1 podatnika posiadającego na dzień r. zaległość w kwocie ,99 zł z tytułu rat od II-XII 2011 r. Organ podatkowy wystawiał tytuły wykonawcze z opóźnieniem tj r. oraz r., co jest niezgodne z 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz z późn. zm.). Z wyjaśnień inspektor M. W. wynika, że ww. nieprawidłowość była wynikiem błędnej interpretacji przepisów prawa. Kontrolujący ujawnili także 1 przypadek złożenia przez podatnika deklaracji na podatek od nieruchomości od osób prawnych na niewłaściwym wzorze, tj. innym niż ustalony przez Radę Gminy Wymiarki. Organ podatkowy nie dokonał czynności sprawdzających, o których mowa w art. 272 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa oraz nie skorzystał z możliwości wynikającej z art pkt 2 ww. ustawy i nie wezwał podatnika do skorygowania złożonej deklaracji. Z wyjaśnień udzielonych przez inspektor M. W. wynika, że powstała nieprawidłowość była wynikiem błędnej interpretacji przepisów prawa. W zakresie realizacji wpływów z tytułu podatku od środków transportowych od osób fizycznych kontrolujący stwierdzili, że 2 podatników, którzy nabyli środki transportowe w dniach r., r. oraz r., złożyli deklaracje na podatek od środków transportowych odpowiednio 15, 43 i 21 dni po terminie wskazanym w art. ust. 6 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Organ podatkowy nie skorzystał z możliwości określonej w art. 274 a 1 ustawy Ordynacja podatkowa i nie zażądał złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn nie złożenia deklaracji ani nie wezwał do jej złożenia. Z wyjaśnień udzielonych przez inspektor do spraw obsługi kasowej i środków trwałych w Referacie Finansowym - J. S. wynika, że powyższe było wynikiem błędnej interpretacji przepisów prawa. Kontrola wpływów z tytułu podatku od nieruchomości, podatku rolnego, leśnego i od środków transportowych od osób fizycznych oraz od osób prawnych wykazała, 5

6 że w przypadkach dokonywania przez podatników wpłat podatku po terminie, organ podatkowy prawidłowo zaliczył każdorazowo wpłaty proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek, w przypadkach gdy wartość odsetek przekroczyła kwoty wynikające z art pkt 5 Ordynacji podatkowej. W związku z przeprowadzoną kontrolą rozliczeń z inkasentami nie wniesiono zastrzeżeń. Kontrola w zakresie naliczania i pobierania opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych nie wykazała nieprawidłowości. W zakresie wydatkowania środków uzyskanych przez Gminę w 2011 r. z tytułu wydanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych kontrolujący ustalili, że w badanym okresie uzyskano wpływy w wysokości ,78 zł. Wydatki na przeciwdziałanie alkoholizmowi i narkomanii w roku 2011 wyniosły łącznie ,56 zł. Różnica pomiędzy środkami uzyskanymi z tytułu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, a wydatkami na przeciwdziałanie alkoholizmowi w wysokości 53,22 zł nie została przeznaczona na cele określone w art. 18² ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 z późn. zm.). Skarbnik Gminy wyjaśniła, że niewykorzystana w 2011 r. kwota z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych stanowiła nadwyżkę budżetową, która została rozdysponowana w budżecie na 2012 r. Kontrola realizacji wydatków bieżących, w tym wypłat wynagrodzeń, naliczania oraz odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i Fundusz Pracy, wydatków na podróże służbowe oraz diety radnych, nie wykazała nieprawidłowości. W zakresie określonym w art. 30 a ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 z późn. zm.), nie wniesiono zastrzeżeń. Z przedstawionego kontrolującemu rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych w roku 2011 wynika, że w części II sprawozdania, zamawiający wykazał, iż zostały udzielone 2 zamówienia publiczne w trybie przetargu nieograniczonego na usługi, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro, a jest mniejsza od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. Z ustaleń kontrolujących i przedstawionego rejestru zamówień publicznych wynika, że Wójt Gminy Wymiarki udzielił tylko 1 zamówienie publiczne na kredyt długoterminowy na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu Gminy Wymiarki. Natomiast w ww. sprawozdaniu Wójt wykazał umowę na realizację zadania 6

7 pn.: Pełnienie funkcji inspektora nadzoru inwestorsko-budowlanego nad budową sali gimnastycznej (...), pomimo że jej wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro. Było to niezgodne z 1 pkt 4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2006 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. Nr 155, poz z późn. zm.). Z wyjaśnień udzielonych przez Wójta Gminy wynika, że przyczyną nierzetelnego sporządzenia sprawozdania była omyłka. Kontrolującym przedstawiona została korekta rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych w roku 2011, przekazana Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w dniu r. W postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na udzielenie i obsługę kredytu długoterminowy w wysokości zł na sfinansowanie planowanego w 2011 r. deficytu budżetu Gminy Wymiarki, ogłoszonym w dniu r., wpłynęła 1 oferta Banku Spółdzielczego w Iłowej za cenę ,53 zł, którą wybrano. W trakcie kontroli stwierdzono, że dokumenty złożone przy ww. ofercie - wymagane postanowieniem działu VII ust. 1 pkt 2 i 7 SIWZ - w kopii tj. odpis z Krajowego Rejestru Sądowego oraz zaświadczenie ZAS W Naczelnika Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze o niezaleganiu w podatkach były dokumentami wielostronicowymi i nie posiadały potwierdzenia wykonawcy za ich zgodność z oryginałem na każdej zadrukowanej stronie Niniejsze dokumenty nie spełniały warunków określonych w pkt 8 rozdziału XI SIWZ z którego wynika, że kopie dokumentów składających się z więcej niż jednej strony winny posiadać potwierdzenie wykonawcy o zgodności z oryginałem na każdej zadrukowanej stronie. Zamawiający nie dopełnił obowiązku wynikającego z art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych i nie wezwał wykonawcy do złożenia ww. dokumentów w formie wymaganej warunkami SIWZ. Z wyjaśnień udzielonych przez Wójta Gminy Wymiarki wynika, że przyczyną nieprawidłowości była błędna interpretacja przepisów prawa. Kontrola wykazała również, że w postępowaniu na udzielenie i obsługę kredytu długoterminowy w wysokości zł ogłoszenie o udzieleniu ww. zamówienia opublikowane zostało w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu r., tj. 4 dni po zawarciu umowy, niezgodnie z art. 95 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych stanowiącym. Z wyjaśnień Wójta Gminy wynika, że powstała nieprawidłowość była wynikiem błędnej interpretacji przepisów prawa. Z kolei w postępowaniu prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na realizację zadania pn.: Budowa sali gimnastycznej z zapleczem socjalno-higienicznym 7

8 stanowiącym łącznik z istniejącą szkołą wartość szacunkowa zamówienia ustalona została na kwotę ,10 zł. Ogłoszenie o ww. zamówieniu opublikowane zostało w dniu r. w Biuletynie Zamówień Publicznych. Z przedstawionych kontrolującym kosztorysów inwestorskich wynika natomiast, że wartość szacunkowa zamówienia winna wyrażać się kwotą ,49 zł, co było niezgodne z art. 33 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Przyczyny rozbieżności M. K. - inspektor ds. zamówień publicznych i ochrony środowiska wyjaśniła omyłką. Kontrolujący ustalili ponadto, że Zamawiający błędnie przeliczył równowartość zamówienia na kwotę ,49 euro, przyjmując średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych wielkości 3,839, określony w 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 224, poz. 1796), które straciło moc z dniem r. Od dnia r. średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych wynosi 4,0196, zgodnie z 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 282, poz. 1650). Przyjęta przez zamawiającego wartość zamówienia wynosi zatem ,86 euro. Natomiast prawidłowo określona wartość zamówienia wyraża się kwotą ,43 euro. Inspektor M. K. powstałą nieprawidłowość wyjaśniła omyłką. W postępowaniu na zadanie Budowa sali gimnastycznej z zapleczem socjalnohigienicznym stanowiącym łącznik z istniejącą szkołą w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie wpłynęło 14 ofert. Zamawiający wykluczył z postępowania 9 wykonawców, którzy nie wyrazili zgody na przedłużenie terminu związania ofertą i ważności wadium oraz odrzucił 1 wykonawcę. Informacja w zakresie liczby ofert odrzuconych nie znalazła odzwierciedlenia w protokole postępowania, gdzie w pkt 12 protokołu postępowania zamawiający wskazał, że odrzucono 1 ofertę. Z wyjaśnień udzielonych przez inspektor M. K. wynika, że powstała nieprawidłowość była wynikiem omyłki. Kontrolujący stwierdzili także, że wykonawca w złożonej ofercie zawarł zapis: Wadium w wysokości złotych zostało wniesione (...), mimo że zamawiający żądał wniesienia wadium w wysokości zł i w takiej kwocie wniósł je wykonawca. Zamawiający nie poprawił w ofercie oczywistej omyłki pisarskiej, do czego obliguje 8

9 art. 87 ust. 2 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Z wyjaśnień inspektor M. K. wynika, że zaniechanie było wynikiem przeoczenia. W zakresie rozliczania zamówień publicznych w Gminie Wymiarki nieprawidłowości nie stwierdzono. Kontroli poddano ocenę realizacji zadań zleconych dokonaną na podstawie prawidłowości wykorzystania dotacji w rozdziale dotacja celowa na zwrot podatku akcyzowego na kwotę ,56 zł, z tytułu zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej. Z ustaleń kontrolujących wynika, że na żadnej z załączonych do wniosków o zwrot podatku 513 faktur VAT nie umieszczono adnotacji o treści przyjęto w dniu... do zwrotu części podatku akcyzowego, co jest niezgodne z wymogiem określonym w art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. U. Nr 52, poz. 379 z późn. zm.). Inspektor w Referacie Finansowym - M. W. przyczynę powyższych nieprawidłowości wyjaśniła przeoczeniem. Ponadto w dokumentacji dotyczącej 1 decyzji w sprawie zwrotu podatku w kwocie 7.624,42 zł kontrolujący stwierdzili, że do wniosku o zwrot podatku dołączone zostały kopie 40 faktur nie potwierdzone za zgodność z oryginałem przez upoważnionego przez Wójta pracownika Urzędu Gminy, co było niezgodne z art. 6 ust. 3 pkt 1 cyt. powyżej ustawy. Inspektor M. W. przyczynę powyższych nieprawidłowości wyjaśniła przeoczeniem. W 2011 r. Rada Gminy Wymiarki postanowiła udzielić pomocy finansowej Powiatowi Żarskiemu w formie dotacji celowej w kwocie zł na realizację projektu powszechnego szczepienia przeciw wirusowi HPV dziewcząt uczennic pierwszych klas szkół ponadgimnazjalnych, będących mieszkankami Gminy Wymiarki. W zakresie udzielenia, udokumentowania i rozliczeń dotacji nieprawidłowości nie stwierdzono. Spośród dotacji dla podmiotów niezaliczonych do sektora finansów publicznych kontroli poddano prawidłowość udzielenia i rozliczenia dotacji na zadanie z zakresu kultury fizycznej w kwocie zł oraz dotacji celowej udzielonej OSP na dofinansowanie zakupu samochodu ratowniczo-gaśniczego w kwocie ,25 zł, nie wnosząc zastrzeżeń. W Gminie Wymiarki, na dzień r., zadłużenie ogółem wyniosło ,52 zł, z tego ,52 zł z tytułu zaciągniętych w bankach długoterminowych kredytów i pożyczek, zaś kwotę 316,00 zł stanowią pozostałe wymagalne zobowiązania. W przypadku kredytu długoterminowego zaciągniętego w Banku Spółdzielczym w Iłowej na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu Gminy Wymiarki kontrola obrotów konta 134 wykazała, że na przestrzeni 2011 r. spłata poszczególnych rat kredytu następowała 9

10 wysokości ,48 zł każda, tj. o kwotę 7.180,52 zł niższą dla każdej z rat niż określona w umowie. Gmina Wymiarki nie zawarła aneksu do umowy, określającego zmieniony harmonogram spłat i wysokość kredytu. Powyższe działanie jest niezgodne z 13 zawartej umowy nr 101/Kr oraz z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.). Z wyjaśnień udzielonych przez Wójta Gminy wynika, że powstała nieprawidłowość była wynikiem błędnej interpretacji przepisów prawa. Gmina Wymiarki zaciągnęła pożyczkę na wyprzedzające finansowanie kosztów kwalifikowanych operacji realizowanej w ramach działania 321 Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata w województwie lubuskim. Bank Gospodarstwa Krajowego z siedzibą w Warszawie udzielił Gminie Wymiarki pożyczki w wysokości ,38 zł na budowę oczyszczalni ścieków oraz sieci kanalizacji sanitarnej w miejscowości Wymiarki. Niniejsza pożyczka została błędnie zaewidencjonowana na koncie 134 kredyty bankowe, zamiast na koncie 260 Zobowiązania finansowe, co jest niezgodne z opisem kont ujętym w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 z późn. zm.). Skarbnik Gminy wyjaśnił, że nieprawidłowość jest skutkiem przeoczenia. Kontrolą w zakresie dochodów z majątku objęto wpływy ze sprzedaży nieruchomości, opłaty za użytkowanie wieczyste, przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności, dochody uzyskane z najmu i dzierżawy oraz opłaty z tytułu trwałego zarządu. W zakresie realizacji dochodów z tytułu sprzedaży nieruchomości kontrola wykazała, że w postępowaniu na sprzedaż nieruchomości niezabudowanej położonej w obrębie Witoszyn nieprawidłowo ustalona została wysokość postąpienia. Cena wywoławcza ustalona została w wysokości zł, a wysokość postąpienia określona została na kwotę 170 zł. Zgodnie z 14 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości postąpienie nie może wynosić mniej niż 1 % ceny wywoławczej, z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych. W przetargu uczestniczyła jedna osoba, która zaoferowała ceną wyższą o jedno postąpienie od ceny wywoławczej i stała się nabywcą nieruchomości. Inspektor M. W. powstałą nieprawidłowość wyjaśniła przeoczeniem. 10

11 Naruszenie powyższego przepisu stwierdzono w toku poprzedniej kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Zielonej Górze w I kwartale 2008 r. W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Wójta Gminy Wymiarki w dniu r. Prezes RIO wniósł o zaokrąglanie w górę do pełnych dziesiątek złotych kwoty postąpienia zgodnie z 14 ust. 3 cyt. powyżej rozporządzenia. Wójt wyjaśnił, że wniosek pokontrolny w tym zakresie jest realizowany, a błąd wystąpił tylko w jednym przypadku. W 1 przypadku dochody ze sprzedaży nieruchomości w kwocie 8.656,40 zł zostały wykazane w 076, zamiast w 077, pomimo że była to sprzedaż, a nie odpłatne przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności, co było niezgodne z opisem ww. paragrafu zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie prawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.). Skarbnik wyjaśnił, że zastosowanie błędnej klasyfikacji budżetowej nastąpiło wskutek przeoczenia. W zakresie realizacji wpływów ze sprzedaży nieruchomości, przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności oraz opłat z tytułu trwałego zarządu, nie stwierdzono nieprawidłowości. Badając gospodarkę nieruchomościami kontrolujący ustalił, że Gmina Wymiarki nie posiada planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, w skład którego powinny wchodzić nieruchomości stanowiące przedmiot własności gminy i nieoddane w użytkowanie wieczyste oraz nieruchomości będące przedmiotem użytkowania wieczystego gminy, czym naruszono art. 25 ust. 1 i 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 z późn. zm.). Z wyjaśnień Wójta Gminy Wymiarki wynika, że nieprawidłowość była wynikiem błędnej interpretacji przepisów prawa. Wójt Gminy Wymiarki przedstawił Radzie Gminy Wymiarki informację o stanie mienia j.s.t. wg stanu na dzień r. zawierającą dane, o których mowa w art. 267 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Z treści ww. informacji wynika m. in., że wystąpił 1 przypadek przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności gruntu o pow m 2, a wpływy z tytułu przekształcenia wyrażały się kwotą ,00 zł. Z ustaleń kontrolującego wynika natomiast, że na przestrzeni 2011 r. nie wystąpiło przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności, a jedynie sprzedaż gruntu o pow m 2 w drodze bezprzetargowej na rzecz użytkownika wieczystego. Przyczyny nierzetelnego sporządzenia informacji o stanie mienia j.s.t. 11

12 w zakresie danych o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego w prawo własności wyjaśnił omyłką. W zakresie ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, nie wniesiono zastrzeżeń. Badając rozliczenia Gminy Wymiarki z jej jednostkami budżetowymi oraz samorządowym zakładem budżetowym nie stwierdzono nieprawidłowości. W Gminie Wymiarki funkcjonuje jedna instytucja kultury Gminny Ośrodek Kultury i Biblioteki w Wymiarkach. W 2011 r. rejestr instytucji kultury był prowadzony zgodnie z zasadami określonymi w obowiązującym do dnia r. rozporządzeniu Ministra Kultury i Sztuki z dnia 17 lutego 1992 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru instytucji kultury (Dz. U. Nr 20, poz. 80). Od dnia r. w powyższym zakresie obowiązuje rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 189). Kontrolujący stwierdzili niedopełnienie obowiązków dostosowania prowadzenia księgi rejestrowej do nowych przepisów określonych w 14 ust. 1-3 ww. rozporządzenia. Z wyjaśnień inspektor ds. oświaty, kultury i promocji gminy A. J wynika, że nieprawidłowość powstała przez niedopatrzenie. Po stwierdzeniu nieprawidłowości przez kontrolujących księga rejestrowa została założona. Rejestr, informacja o rejestrze oraz sposobie udostępniania danych w nim zawartych zamieszczone zostały w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie organizatora, zgodnie z 10 ust. 1 cyt. powyżej rozporządzenia. Przedstawiając powyższe uwagi, na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych wnoszę o: 1. Przygotowanie i przedstawienie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie zasad wnoszenia, cofania i zbywania udziałów i akcji przez Wójta do spółki pn. Zakład Zagospodarowania Odpadów Sp. z o. o. w Żarach, w myśl art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. g w zw. z art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późn. zm.). 2. Sporządzanie sprawozdań budżetowych rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, zgodnie z 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). 12

13 3. Prowadzenie kart kontowych dla każdego podatnika i inkasenta odrębnie w każdym podatku, stosownie do obowiązku wynikającego z 11 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375). 4. Egzekwowanie deklaracji na podatek od nieruchomości, w zakresie nieruchomości (lub ich części) lub obiektów budowlanych (lub ich części) stanowiącym własność Gminy, stosownie do art. 6 ust. 9 pkt 1 oraz art. 6 ust. 10 w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613 z późn. zm.). 5. Korzystanie z możliwości wynikającej z art. 274 a 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.), poprzez żądanie składania wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji lub wezwanie do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku. 6. Przyjmowanie i ewidencjonowanie korespondencji w sposób określony w przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.). 7. Wystawianie tytułów wykonawczych po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu, stosownie do 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz z późn. zm.). 8. Dokonywanie czynności sprawdzających, o których mowa w art. 272 pkt 2 ustawy Ordynacja Podatkowa, a w razie stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy, korzystanie z możliwości wynikającej z art pkt 2 ww. ustawy i wzywanie podatników do skorygowania złożonej deklaracji. 9. Wykazywanie w sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych danych zgodnych ze stanem faktycznym. 10. W przypadku niezłożenia przez zamawiającego wymaganych oświadczeń lub dokumentów, bądź jeśli złożone dokumenty zawierały błędy, wzywanie wykonawców do złożenia dokumentów lub złożenia ich we właściwej formie, stosownie do obowiązku wynikającego z art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 13

14 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 zpóźn. zm.). 11. Zamieszczanie ogłoszeń o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego albo umowy ramowej, stosownie do art. 95 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. 12. Określanie wartości zamówienia na roboty budowlane w sposób wskazany w art. 33 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. 13. Przeliczanie równowartości zamówienia zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych. 14. Wykazywanie w protokole postępowania o udzielenie zamówienia publicznego danych zgodnych ze stanem faktycznym. 15. W przypadku wystąpienia w ofercie oczywistych omyłek pisarskich, dokonywanie poprawek stosownie do art. 87 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. 16. Umieszczanie na fakturach VAT załączonych do wniosku o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej adnotacji o treści przyjęto w dniu... do zwrotu części podatku akcyzowego, stosownie do obowiązku wynikającego z art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. U. Nr 52, poz. 379 z późn. zm.). 17. Dołączanie do wniosku o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej kopii faktur potwierdzonych za zgodność z oryginałem, stosownie do obowiązku wynikającego z art. 6 ust. 3 pkt 1 ustawy o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej. 18. Dokonywanie wydatków publicznych w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, stosownie do art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.). 19. Ewidencjonowanie pożyczki na wyprzedzające finansowanie zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek 14

15 budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 z późn. zm.). 20. Ustalanie wysokości postąpienia w sposób określony w z 14 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz z późn. zm.). 21. Dokonywanie klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów zgodnie rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie prawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.). 22. Sporządzanie przez Wójta planów wykorzystania nieruchomości wchodzących w skład gminnego zasobu, zgodnie z art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 z późn. zm.). 23. Sporządzanie informacji o stanie mienia jednostki samorządu terytorialnego w sposób określony w art. 267 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby. Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania, proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze, w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Prezes Izby /-/ Ryszard Zajączkowski Do wiadomości: 1. Rada Gminy Wymiarki, 2. a/a. 15