Mała Księgowość Pro. System Zarządzania SYMFONIA. dla WINDOWS. Wersja 2.0

Transkrypt

1 System Zarządzania SYMFONIA Mała Księgowość Pro dla WINDOWS Wersja 2.0

2 Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody firmy MATRIX.PL SA jest zabronione. Copyright MATRIX.PL SA. Wszelkie prawa zastrzeżone. Portions of this program Copyright Btrieve Technologies, Inc. All Rights Reserved. Btrieve jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Btrieve Technologies, Inc. Microsoft, MS-DOS są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Microsoft Corporation. Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Novell i NetWare są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Novell, Inc. NetWare Loadable Module (NLM) jest znakiem towarowym firmy Novell, Inc. Opracowanie i skład: MATRIX.PL SA Warszawa, 2001

3 Wstęp Zastrzeżenia System Symfonia Program MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO jest jednym z programów Zintegrowanego Systemu Komputerowego SYMFONIA, kompleksowo wspomagającego zarządzanie małymi i średnimi firmami. Przeznaczony jest do wykorzystania w firmie stosującej uproszczone zasady prowadzenia księgowości. Program MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO umożliwia prowadzenie dokumentacji księgowej w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji przychodów wraz z rejestrami VAT. Wspomaga również ewidencjonowanie środków trwałych i procesu ich użytkowania, rozliczanie wykorzystania pojazdów, prowadzenie analiz oraz rozliczanie podatku VAT i podatku dochodowego właścicieli. Program może być szczególnie przydatny dla tych właścicieli, którzy samodzielnie prowadzą dokumentację swoich firm, gdyż pozwala na pełną kontrolę dochodów. Autorzy programu zakładają znajomość przez użytkownika podstawowych zasad obsługi programów w środowisku Windows oraz stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej. Przytaczane w dokumentacji programu przykłady wprowadzania danych należy traktować jako ilustrację działania programu, a rzeczywiste dane własnej firmy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. Wszystkie użyte nazwy własne nie dotyczą istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów. MATRIX.PL SA nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika, wynikające z nieznajomości powyższych zasad. W Zintegrowanym Systemie Komputerowym SYMFONIA zastosowano mechanizm wymiany informacji pomiędzy programami oraz wewnętrzny język programowania raportów, pozwalający na tworzenie własnych mechanizmów wykorzystywania informacji zgromadzonej w bazie danych. System SYMFONIA jest stale rozwijany, aktualnie w jego skład, oprócz MAŁEJ KSIĘGOWOŚCI PRO, wchodzą następujące programy: FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ Program FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ przeznaczony jest do prowadzenia ksiąg handlowych. Realizuje wszystkie zasadnicze operacje księgowe budowanie planu kont, księgowanie dokumentów, automatyczne obliczanie bilansu zamknięcia, prowadzenie rozrachunków i rozliczeń, generowanie dostarczonych z programem lub zdefiniowanych przez użytkownika zestawień i sprawozdań.

4 2 Wstęp SPRZEDAŻ HANDEL Program SPRZEDAŻ kompleksowo wspomaga proces sprzedaży towarów i usług w firmie. Umożliwia pełną kontrolę magazynów i kas, wystawianie wszystkich niezbędnych dokumentów. Na podstawie informacji o przeprowadzanych operacjach umożliwia wielokierunkową analizę procesu sprzedaży. Program HANDEL wspomaga sprzedaż i zarządzanie gospodarką magazynowa (pełna ewidencja stanów magazynowych). Wystawia wszystkie niezbędne dokumenty: sprzedaży, magazynowe i zakupu. Pozwala zaplanować i prowadzić politykę sprzedaży. Obsługuje drukarki fiskalne. FAKTURA PRO FAKTURA PŁACE Program FAKTURA PRO szeroko wspomaga proces sprzedaży. Umożliwia wystawianie wszystkich niezbędnych dokumentów (również walutowych), z uwzględnieniem różnych warunków sprzedaży oraz kontrolę płatności i stanu kasy. Pozwala na szeroką analizę procesu sprzedaży w firmie. Program FAKTURA wspomaga proces sprzedaży, umożliwiając wystawianie niezbędnych dokumentów sprzedaży i wykonanie różnych zestawień. Przeznaczony jest dla firm, w których nie jest istotne prowadzenie i rozliczanie magazynu oraz kontrolowanie stanu środków pieniężnych w kasie. Program PŁACE wspomaga zarządzanie płacami w firmie. Przyspiesza comiesięczne i coroczne rozliczenia, generując listy płac oraz wszystkie potrzebne zestawienia, sprawozdania i deklaracje. Uwzględnia różne sposoby wynagradzania. Zapewnia tajność informacji o płacach w firmie. KADRY I PŁACE Program KADRY I PŁACE wspomaga obsługę polityki kadrowej prowadzonej w firmie. Usprawnia czynności związane z gromadzeniem, przechowywaniem i zarządzaniem informacjami o pracownikach i historii ich zatrudnienia w firmie oraz związanym z tym systemem wynagrodzeń. ŚRODKI TRWAŁE Program ŚRODKI TRWAŁE wspomaga pracę działu księgowego, umożliwiając przeprowadzenie wszystkich operacji księgowych w związku z posiadanym przez firmę majątkiem trwałym. Poza znanymi w księgowości zasadami wyliczeń, uwzględnia najnowsze przepisy podatkowe dotyczące ograniczeń podatkowych, ulg inwestycyjnych oraz rozporządzenia o amortyzacji i aktualizacji wyceny posiadanych środków trwałych.

5 Wstęp 3 ANALIZY FINANSOWE Program ANALIZY FINANSOWE jest uzupełnieniem arkusza kalkulacyjnego EXCEL umożliwiającym dostęp do danych zaewidencjonowanych w programie FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ. Umożliwia prowadzenie, na podstawie tych danych, wielokierunkowych analiz obrazu sytuacji finansowej firmy. Pozwala na prowadzenie symulacji zmian tego obrazu pod wpływem wprowadzanych w działalności firmy zmian. Jak korzystać z podręcznika Układ podręcznika został zaprojektowany tak, aby sprostać potrzebom użytkowników o różnym doświadczeniu w pracy z programami komputerowymi. Podręcznik można czytać sekwencyjnie, rozdział po rozdziale, lub też wyrywkowo, zależnie od potrzeb. Informacje, których zrozumienie może wymagać przeczytania innych fragmentów tekstu, oznaczone są stosownymi odnośnikami. Konwencje graficzne Niektóre fragmenty tekstu wyróżniono przy pomocy innego kształtu czcionki oraz znaków graficznych, umieszczanych na lewym marginesie, dzięki czemu można szybko odnaleźć potrzebne fragmenty podczas czytania. Wyróżnienia te stosowano według następujących konwencji: Wydarzenia, Alt+K Nazwy okien programu, nazwy pól w oknach, nazwy przycisków, poleceń menu i klawiszy klawiatury. / Po zamknięciu... Ważne uwagi, których przeczytanie jest niezbędne dla zrozumienia działania programu. Moment zamknięcia... Pozostałe konwencje Dodatkowe wskazówki i uzupełnienie wiadomości dla zaawansowanych czytelników. Fragmenty te możesz przy pierwszym czytaniu pominąć bez stracenia wątku. Wszystkie rysunki przedstawiające okna lub inne elementy ekranu mają wygląd typowy dla systemu Windows 95 i Windows NT 4.0. Dla łatwiejszego poruszania się po podręczniku dołączono na jego końcu spis rysunków i skorowidz alfabetyczny. Środowisko Windows przystosowane jest do pracy z wykorzystaniem myszy, ale dla użytkowników, którzy preferują korzystanie z klawiatury, określone zostały sekwencje klawiszy. Jeśli jeden z klawiszy Shift, Alt, Ctrl powinien być wciśnięty podczas naciskania innego klawisza, to ich nazwy połączone są w opisie znakiem +. Zapis Ctrl+A oznacza, że należy nacisnąć i przytrzymać klawisz Ctrl, nacisnąć klawisz A, a następnie zwolnić obydwa klawisze. Zapis Ctrl+Shift+A oznacza, że należy trzymać naciśnięte klawisze Ctrl i Shift podczas naciskania klawisza A. Zapis Alt+A, R oznacza, że należy nacisnąć i przytrzymać klawisz Alt, następnie nacisnąć klawisz A, zwolnić obydwa klawisze i wcisnąć kolejno klawisz R.

6 4 Wstęp Przewodnik po podręczniku Każdy z rozdziałów podręcznika został poprzedzony streszczeniem, pozwalającym na szybkie zorientowanie się w jego treści. Oto krótki opis poszczególnych rozdziałów: Tytuł rozdziału Rozdział 1 Pojęcia podstawowe Rozdział 2 Podstawowe zasady obsługi programu Rozdział 3 Przygotowanie programu do pracy Rozdział 4 Wprowadzanie danych Rozdział 5 Wyniki operacji w programie Rozdział 6 Rozliczenia podatkowe Dodatek.A Instalacja programu Treść Opis podstawowych pojęć, jakie należy poznać, aby praca z programem była możliwie najbardziej efektywna. Opis ogólnych zasad wykorzystywania komputera i programu do ewidencjonowania procesu działania firmy. Zasady obsługi programu oraz zapewniania bezpieczeństwa danych. Opis przystosowania programu do wymagań firmy. Ustalanie użytkowników programu i ich praw. Organizacja pracy z programem. Zasady definiowania parametrów pracy programu. Opis działania dla operatora wprowadzającego kolejne dokumenty opisujące operacje gospodarcze. Opis sposobu przeprowadzania operacji księgowych na danych zaewidencjonowanych w programie. Opis sposobu uzyskania wyników z dostępnych w programie mechanizmów analizy wyników działalności firmy. Opis sposobu przeprowadzenia rozliczeń podatku VAT i podatku dochodowego właścicieli firmy oraz wykonania wydruku odpowiednich dokumentów. Opis sposobu instalowania programu. Aktualne informacje Program jest na bieżąco aktualizowany. Opis wszystkich nowości i zmian w programie, które nie zostały ujęte w niniejszym podręczniku możesz znaleźć w specjalnym pliku Mała Księgowość - informacje dodatkowe dołączanym w momencie instalacji programu. Aktualne informacje znajdują się na naszej stronie w Internecie ( ***** Kończąc wstęp, firma MATRIX.PL życzy przyjemnej lektury oraz satysfakcjonującej pracy z programem MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO. G

7 R O Z D Z I A Ł 1 Pojęcia podstawowe Dowiesz się o: Firmie, właścicielach i użytkownikach w programie Mała Księgowość Pro Ewidencjonowaniu danych w programie Współpracy z innymi programami Symfonii Bezpieczeństwie danych.

8 6 Rozdział 1 Grupa firm Właściciel W rozdziale tym prezentujemy opis podstawowych pojęć używanych w dalszej części podręcznika oraz w systemie pomocy programu. Ich znajomość i rozumienie ułatwi poznanie programu i pozwoli na pełne wykorzystanie jego możliwości. Grupa w programie MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO jest pojęciem związanym z organizacją baz danych. Jako grupę traktujemy zestaw firm powiązanych osobami właścicieli. Bazy z danymi grupy przechowywane są w jednym katalogu. W programie grupa jest traktowana jako zamknięta całość. Można ustawić dla niej niektóre parametry obsługi baz danych, zarchiwizować, odłączyć ją lub usunąć jej zawartość. Właścicielem w programie MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO jest osoba uzyskująca dowolnego rodzaju przychód, wymagający samodzielnego składania deklaracji i rozliczania zaliczek. Przed rozpoczęciem jakichkolwiek rozliczeń należy wprowadzić informacje opisujące te osoby. Dokładne informacje o wprowadzaniu danych właścicieli znajdziesz w Rozdziale.3 Przygotowanie programu do pracy. Źródła przychodów obsługiwane w programie Firma Dane firm Podatnicy zdefiniowani w programie jako właściciele mogą uzyskiwać przychody z różnych rodzajów działalności gospodarczej oraz najmu, dzierżawy i innych umów o podobnym charakterze. Przed rozpoczęciem rozliczeń należy zdefiniować te źródła, a następnie określić wielkość udziałów podatnika w wynikach finansowych każdego ze źródeł. O definiowaniu źródeł przychodów i udziałów podatników przeczytasz w Rozdziale.3 Przygotowanie programu do pracy. Każda działalność gospodarcza jest prowadzona pod zarejestrowaną nazwą. Program MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO wymaga określenia parametrów Twojej działalności. Informacje te podajesz w momencie zakładania firmy. Dokładne informacje o parametrach opisujących firmę znajdziesz w Rozdziale.3 Przygotowanie programu do pracy. Wszelkie dane związane z pracą programu są przechowywane w plikach baz danych we wskazanym przez Ciebie podczas zakładania grupy firm folderze (nazywanym też katalogiem dyskowym). Są tam przechowywane wszystkie informacje o ustawieniach programu związanych z firmą oraz dane o zdarzeniach gospodarczych wprowadzone do programu.

9 Pojęcia podstawowe 7 Użytkownicy i ich uprawnienia W prowadzonej ewidencji działalności ważne jest określenie, kto wykonuje poszczególne czynności i za co dokładnie jest odpowiedzialny. Dzięki systemowi haseł i uprawnień program umożliwia pracę tylko tym osobom, które wcześniej zostały wpisane na listę jako użytkownicy programu. W czasie pracy w programie, każda z dokonanych czynności jest zapisana jako wykonana przez tego użytkownika, który został wybrany w czasie otwierania dostępu do danych. Specjalnym rodzajem użytkownika jest administrator o nazwie Admin. Użytkownik ten posiada uprawnienia do zarządzania dostępem do danych, w tym do nadawania uprawnień pozostałym użytkownikom i nie może być usunięty. Mimo tak szerokich uprawnień, administrator nie ma możliwości zmiany hasła użytkownika i wykonywania operacji w jego imieniu. O sposobie administrowania danymi możesz się dowiedzieć z Rozdziału.3 Przygotowanie programu do pracy. Zdarzenia gospodarcze Zdarzenie gospodarcze to czynności wykonywane w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą w celu osiągnięcia zysku oraz zaistnienie innych okoliczności wpływających na prowadzoną działalność. Dokumenty księgowe Spis z natury Są to sporządzone zgodnie z obowiązującymi przepisami dokumenty opisujące zdarzenia gospodarcze, stanowiące podstawę do wprowadzenia opisu tych zdarzeń do ewidencji księgowej prowadzonej w programie. Używana jest również na ich określenie nazwa dowody księgowe. Dokumentami takimi mogą być: faktury VAT, rachunki, faktury i noty korygujące, dzienne zestawienia dochodów, noty księgowe, dowody przesunięć i opłat, dowody wewnętrzne oraz inne dokumenty zawierające wymagane przepisami informacje. Spisem z natury jest przeprowadzona w sytuacji określonej przepisami operacja zaewidencjonowania w oddzielnym dokumencie faktycznego stanu posiadanych przez firmę towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, wyrobów gotowych oraz odpadków i braków. Pojęcie to jest używane także na określenie dowodu księgowego dokumentującego przeprowadzenie operacji. Zamiennie ze spisem z natury używane są nazwy remanent lub inwentaryzacja. Okres sprawozdawczy Okresem sprawozdawczym nazywany jest okres czasu objęty kolejnym sprawozdaniem (zeznaniem) podatkowym składanym do Urzędu Skarbowego na podstawie obowiązujących przepisów. Dla podatników korzystających z uproszczonych form księgowości obsługiwanych przez program MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO jest to w zasa-

10 8 Rozdział 1 dzie miesiąc kalendarzowy. W programie używa się w odniesieniu do okresu sprawozdawczego pojęcia miesiąc. Podatkowa księga przychodów i rozchodów Podatkowa księga przychodów i rozchodów jest uproszczoną formą ewidencjonowania dokumentów księgowych do celów podatkowych, przez podatników rozliczających się na zasadach ogólnych (zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych). W programie MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO stosuje się do niej nazwę Księga. Ewidencja przychodów Rejestr VAT Ustawienia Ewidencja przychodów jest uproszczoną formą ewidencjonowania przez podatników dokumentów księgowych do celów podatkowych, w formie zryczałtowanej (zgodnie z ustawą o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne). W programie MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO stosuje się do niej nazwę ewidencja przychodów. Rejestr VAT jest ewidencją prowadzoną na potrzeby rozliczeń wynikających z ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym. Zawiera wynikające z faktur VAT zestawienie kwot transakcji i wynikającego z nich podatku od towarów i usług. Ze względu na rodzaj transakcji rejestry dzielą się na sprzedaży i zakupu. Rejestry VAT są podstawą do sporządzania deklaracji podatku od towarów i usług. Ustawienia to grupa definiowalnych parametrów stosowanych w programie do jego poprawnego działania. Wraz z programem dostarczane są tabele oraz szablony kartotek ułatwiających pełne wykorzystanie programu. Przed rozpoczęciem korzystania z programu należy sprawdzić zgodność z aktualnymi przepisami zawartości tabel oraz wypełnić kartoteki danymi. Skala podatku dochodowego W programie dostępna jest do przeglądania i zmian tabela zawierająca aktualną w bieżącym roku skalę podatku dochodowego od osób fizycznych. Skala ta jest zgodna z obowiązującą ustawą, ale w razie wątpliwości co do poprawności wyliczeń podatku dochodowego, należy sprawdzić ten fakt. Skala ta może być w dowolnym momencie zmieniona przez uprawnionego użytkownika. Od momentu zmiany stawek i progów program będzie stosował do obliczeń podatku nową skalę.

11 Pojęcia podstawowe 9 Stawki VAT Stawki ZUS Słowniki Kartoteki W programie dostępna jest do przeglądania i wprowadzania zmian tabela zawierająca wykaz stawek podatku od towarów i usług zgodnie z obowiązującymi aktualnie przepisami. Dostępna jest również jedna pozycja stawki możliwej do zdefiniowania przez użytkownika jako rezerwowa. W programie dostarczona jest także do przeglądania i zmian tabela stawek składek wpłacanych do różnych instytucji za pośrednictwem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Od momentu zmiany stawek program będzie stosował do obliczeń podatku nowe stawki. Słownikiem w programie jest tabela zawierająca listę pozycji jednego typu wraz z ich ewentualną charakterystyką. Słownik umożliwia wypełnianie pól w różnych oknach programu z wykorzystaniem pozycji słownika. W programie dostępne są następujące słowniki: Cele przejazdów - lista zawierająca scharakteryzowane krótko cele wyjazdu pojazdów wykorzystywanych w firmie. Trasy przejazdu - lista tras często pokonywanych przez pojazdy firmy, wraz z długością trasy w kilometrach. Stawki za km - lista zawierająca stawki za km dla różnych grup pojazdów oraz okres ich obowiązywania. Stawka dla danej grupy pojazdów jest wyrażoną w zł kwotą opisującą koszt przebiegu przez ten pojazd 1 km, ustaloną zgodnie z rozporządzeniem Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej. Miasta - lista miejscowości używanych często w dokumentach księgowych firmy. Województwa - lista województw. Opisy zdarzeń gospodarczych - lista zawierająca krótkie opisy zdarzeń w formie, jaka jest standardowo wykorzystywana przy wpisywaniu dokumentów do ksiąg i rejestrów. Opisy wydatków - lista zawierająca krótkie opisy wydatków związanych z eksploatacją pojazdów wykorzystywanych na potrzeby działalności gospodarczej. Jednostki miar - lista zawierająca skróty i nazwy jednostek miar wykorzystywanych w oknach programu. Kartoteka to lista elementów wykorzystywanych w dokumentach rejestrowanych i wytwarzanych w związku z prowadzoną ewidencją działalności gospodarczej. W odróżnieniu od słownika może zawierać szerszy opis elementu. Możliwe jest wykorzystanie w różnych oknach programu zawartych w kartotece opisów lub ich części.

12 10 Rozdział 1 Urzędy / Kontrahenci / Pojazdy Środki trwałe Kartoteka urzędów zawiera informacje opisujące m.in. urzędy skarbowe i oddziały ZUS, za pośrednictwem których rozliczane są firmy i właściciele zdefiniowani w programie. Przeznaczeniem kartoteki jest ułatwienie wprowadzania do różnych okien programu opisów urzędów skarbowych. Dane w tej kartotece są odrębne dla każdej grupy firm. Kartoteka kontrahentów zawiera informacje opisujące kontrahentów poszczególnych grup firm zdefiniowanych w programie. Przeznaczeniem tej kartoteki jest ułatwienie wprowadzania do różnych okien programu opisów kontrahentów firmy. Dane w tej kartotece są odrębne dla każdej grupy firm. Pod pojęciem pojazdów będziemy w programie rozumieć wszystkie pojazdy wykorzystywane w działalności gospodarczej, które nie są zaliczone do środków trwałych firmy. Kartoteka pojazdów zawiera spis pojazdów wykorzystywanych do prowadzonej działalności gospodarczej. Wprowadzenie pojazdu do kartoteki umożliwia rozliczanie jego przebiegu i napraw stanowiących koszty uzyskania przychodów firmy. Przez środki trwałe należy rozumieć nieruchomości stanowiące własność firmy, maszyny, urządzenia, środki transportu oraz inne kompletne i zdatne do użycia przedmioty, o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż jeden rok. Program umożliwia ewidencjonowanie środków trwałych firmy oraz wprowadzanie naliczonych umorzeń w koszty działalności. Program umożliwia amortyzację według metody liniowej lub degresywnej. Dokonując wyboru metody liniowej, przyjmujesz założenie, że dany środek trwały w czasie jego eksploatacji będzie zużywał się równomiernie. Stawki odpisów podatkowych będą tu więc stałe niezmienne w czasie. Amortyzacja degresywna umożliwia nierównomierne rozłożenie kwot stawki amortyzacyjnej wybranego środka trwałego w czasie jego eksploatacji. W pierwszych latach użytkowania naliczane są wyższe stawki, a w miarę upływu czasu odpisy amortyzacyjne maleją. Jeżeli wprowadzany do ewidencji środek trwały spełnia warunki określone przepisami, może być jednorazowo umorzony i zakwalifikowany jako koszt. Możliwe jest również prowadzenie ewidencji środków trwałych w formie tradycyjnej oraz zbiorczego dokumentu o umorzeniach, wprowadzanego do ewidencji jako kolejny dowód księgowy.

13 Pojęcia podstawowe 11 Wyposażenie Pracownicy Wyposażeniem są rzeczowe składniki zgodnie z przepisami nie zaliczone do środków trwałych. Są to przedmioty o wartości nie przekraczającej określonej w przepisach i o przewidywanym okresie użytkowania do jednego roku. W programie możliwe jest ich ewidencjonowanie w sposób zgodny z przepisami. Pracownikami w rozumieniu programu MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO są wszystkie osoby wykonujące jakiekolwiek zadania na rzecz firmy. Dotyczy to zatrudnionych na umowy o pracę i umowy cywilnoprawne, w tym umowy zlecenia na niewielkie kwoty rozliczane ryczałtowo. Karty wynagrodzeń Karta wynagrodzenia jest wymaganym przepisami, indywidualnym (dla wybranego pracownika) rejestrem wszystkich przychodów pracownika osiąganych w firmie oraz związanych z nimi rozliczeń z Urzędem Skarbowym i ZUS. Karty wynagrodzeń są podstawą do wykonania wszystkich zestawień dla pracownika. Wartości niematerialne i prawne Znaczniki Bufor Są to posiadane przez firmę prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, np. prawo wieczystego użytkowania gruntu, prawa autorskie lub pokrewne, licencje, prawa do wynalazków, patentów itp. Niektóre z tych wartości podlegają amortyzacji na zasadach określonych przepisami. Znacznik w programie MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO jest elementem opisującym pozycje listy, umożliwiającym dodatkowe sortowanie tych list według wartości znacznika. W programie MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO istnieje możliwość zapisania wprowadzanego dokumentu księgowego do bufora. Bufor to miejsce (baza danych), gdzie można umieścić dokument jeszcze niekompletny, aby można było go sprawdzić i poprawić. Program przeprowadza kontrolę jego poprawności i informuje o błędach, ale do bufora można zapisać również dokument błędnie wypełniony. Współpraca z innymi programami Symfonii Podstawowa współpraca z innymi programami SYMFONII polega na wymianie danych przez pliki tekstowe oraz synchronizacji baz kontrahentów z programami HANDEL, FAKTURA I FAKTURA PRO. Program umożliwia eksport danych ze swoich baz do pli-

14 12 Rozdział 1 ków tekstowych oraz import z plików tekstowych do baz danych programu MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO. O szczegółach wymiany danych z innymi programami możesz przeczytać w Rozdziale 2 Podstawowe zasady obsługi programu. Bezpieczeństwo danych / / / Aby zapobiec utracie danych w przypadku awarii sprzętu, należy regularnie sporządzać kopie tych danych. Są to kopie bezpieczeństwa. Tworzenie takich kopii nazywa się archiwizacją danych. Sposób przeprowadzania archiwizacji i odtwarzania danych opisany jest w Rozdziale.2 Podstawowe zasady obsługi programu. Obowiązek wykonywania kopii bezpieczeństwa nakłada na księgowego 31 ust. 1 pkt. 3 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W przypadku uszkodzenia danych kopie bezpieczeństwa umożliwiają ich odtworzenie. Kopia bezpieczeństwa sporządzona w programie MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO zawiera wszystkie wykorzystywane przez program dane, dotyczące zabezpieczanej grupy firm. Odtworzenie danych z kopii bezpieczeństwa powoduje odtworzenia baz danych. Oznacza to utratę wszystkich informacji wprowadzonych po sporządzeniu aktualnie odtwarzanej kopii bezpieczeństwa. Nie należy więc kopii bezpieczeństwa traktować jako sposobu na łatwe usunięcie błędów operatora programu. Kopie bezpieczeństwa bieżących danych powinny być wykonywane systematycznie. Okres, co jaki powinno się archiwizować bieżące dane, zależy od zaufania do jakości sprzętu, ilości zgromadzonych danych i ich ważności oraz zdolności firmy do odtworzenia (ponownego wprowadzenia) danych. Obowiązki prawidłowego zorganizowania procesu archiwizacji danych powinny spoczywać na osobie pełniącej obowiązki administratora w programie. Opis zasad zabezpieczania danych w firmie zawarty jest w Rozdziale.2 Podstawowe zasady obsługi programu. G

15 R O Z D Z I A Ł 2 Podstawowe zasady obsługi programu Dowiesz się o: Organizacji zabezpieczenia danych Podstawowych operacjach w oknie systemu Symfonia Archiwizacji i odtwarzaniu danych Charakterystycznych cechach programu Mała Księgowość Pro Zastosowaniu i zasadach tworzenia kryteriów wyszukiwania Zastosowaniu i zasadach tworzenia raportów Klawiszach skrótów w programie Mała Księgowość Pro Obsłudze kalkulatora i kalendarza Wymianie danych z innymi programami

16 14 Rozdział 2 Program MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO ma wygląd okien i sposób obsługi zgodny z ogólnymi zasadami ustalonymi dla środowiska Windows. Występują jednak pewne cechy charakterystyczne jedynie dla tego programu. Zostały one opisane w tym rozdziale. Ponadto przypomnimy tu podstawowe zasady, których stosowanie zapewni bezpieczeństwo wprowadzonych danych. Organizacja zabezpieczenia danych / W celu zapewnienia bezpieczeństwa danych należy przeprowadzić kilka przedsięwzięć organizacyjnych i technicznych, pozwalających zminimalizować skutki ewentualnych awarii sprzętu i błędów użytkowników. Omówione poniżej działania mogą być wykonywane w dowolnym zakresie, w zależności od oceny przez firmę kosztów odtworzenia utraconych danych i zaufania do posiadanego sprzętu oraz wykorzystujących go użytkowników. Dla osób doświadczonych w posługiwaniu się komputerem będą to sprawy oczywiste, ale pozostałym powinny pomóc w ochronie swoich danych. Przedstawione propozycje będą przydatne dla firm wykorzystujących program na pojedynczym stanowisku. Firmy wykorzystujące sieć komputerową zazwyczaj zatrudniają osobę posiadającą wystarczającą wiedzę do samodzielnego zorganizowania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych w firmie. Powtórne wprowadzenie utraconych informacji jest zazwyczaj bardziej pracochłonne od pierwotnego, a niektóre dane są niemożliwe do odtworzenia. Należy rozpocząć pracę od wyznaczenia osoby bezpośrednio odpowiedzialnej za organizację i wykonanie przedsięwzięć zabezpieczania danych. W standardowo zorganizowanej firmie obowiązek zapewnienia prawidłowego zabezpieczenia danych powinien spoczywać na administratorze programu. W miarę możliwości powinna to być osoba posiadająca większe niż inni pracownicy doświadczenie w posługiwaniu się komputerem. Program ochrony danych możemy podzielić na następujące etapy: Zapewnienie poprawnego zasilania. Zapewnienie higieny pracy komputera. Zabezpieczenie antywirusowe. Regularne wykonywanie kopii bezpieczeństwa. Zapewnienie poprawnego zasilania Komputer, który wykorzystujesz do pracy, jest zasilany z krajowej sieci energetycznej i w związku z tym narażony jest na skutki zmian parametrów prądu w tej sieci. Stopień ryzyka zależy od stanu i obciążenia sieci w rejonie Twojej działalności. Zagrożeniem dla integralności danych może być: nagły zanik zasilania, impulsowy wzrost napięcia.

17 Podstawowe zasady obsługi programu 15 Standardowym zabezpieczeniem komputera przed tymi zagrożeniami jest wyposażenie go w zasilacz awaryjny (UPS), pozwalający podtrzymać zasilanie do chwili zapisania danych i zamknięcia systemu oraz w filtr sieciowy, eliminujący zakłócenia w sieci. Urządzenia te są powszechnie dostępne, a dostawca komputera powinien pomóc w prawidłowym ich połączeniu z komputerem. Zapewnienie higieny pracy komputera Pod pojęciem higieny pracy komputera należy rozumieć regularne prowadzenie czynności zapewniających wykrywanie i naprawianie nieprawidłowości w działaniu komputera oraz zachowanie minimum porządku w otoczeniu komputera. Podstawowymi działaniami w zakresie higieny komputera są: skanowanie dysku, defragmentacja dysku, tworzenie kopii archiwalnych zawartości dysku, posiadanie aktualnych awaryjnych dyskietek startowych, zachowanie czystości, w tym niepalenie papierosów w pomieszczeniu z komputerami dym jest szkodliwy nie tylko dla płuc. Są to szeroko opisane w literaturze czynności możliwe do wykonania przy pomocy dostępnych na rynku programów narzędziowych. Przypominamy o potrzebie ich stosowania w celu zapewnienia poprawnego wykorzystywania oprogramowania. Zabezpieczenie antywirusowe Wirusy komputerowe są złośliwymi programami utrudniającym pracę lub, w skrajnych przypadkach, niszczącymi zapisane dane. Ich twórcy nie domagają się opłat, a swoje programy starają się ukryć przed użytkownikami komputerów. Jeżeli dotychczas żaden wirus nie uruchomił się na Twoim komputerze, to jeszcze nie dowód, że go nie ma. Może dotychczas nie wystąpiły warunki do jego uruchomienia. W celu zabezpieczenia się przed tym niebezpieczeństwem należy przestrzegać następujących zasad: Regularnie sprawdzać zawartość dysków komputera przy pomocy dobrego, aktualizowanego przynajmniej raz w miesiącu programu antywirusowego. Sprawdzać programem antywirusowym każdy nośnik danych (np. dyskietkę) przed próbą jego odczytu. Nie korzystać z programów nieznanego pochodzenia. Jeżeli istnieje taka możliwość, wykorzystywać komputer i nośniki danych archiwalnych jedynie do prowadzenia ewidencji w systemie SYMFONIA. Problematyka zabezpieczenia antywirusowego jest dokładnie opisywana w literaturze, a dobre programy antywirusowe są dostępne na rynku.

18 16 Rozdział 2 Organizacja wykonywania kopii bezpieczeństwa Program MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO zawiera wbudowany mechanizm, umożliwiający wykonywanie kopii bezpieczeństwa danych. Wykonanie kopii bezpieczeństwa stanowi jeden z poziomów zabezpieczenia danych i polega na zapisaniu kopii danych firmy na nośniku innym niż dysk roboczy. Tak wykonana kopia bezpieczeństwa zawiera tylko informacje o danych rejestrowanych w programie MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO. Prawidłowo zorganizowany proces wykonywania kopii bezpieczeństwa powinien wyróżniać się dwiema głównymi cechami: regularnym cyklem tworzenia kolejnych kopii, fizyczną odrębnością nośników, na których wykonywane są kopie. Przyczyny tworzenia kopii bezpieczeństwa Przyczynami wykonywania kopii bezpieczeństwa danych są: możliwość fizycznej awarii oraz powstawanie błędów w strukturze zapisanych danych. Jeżeli nastąpi uszkodzenie dysku, najprawdopodobniej niedostępne będą dane ze wszystkich fragmentów jego powierzchni. Działają wprawdzie firmy zajmujące się odzyskiwaniem danych, ale nigdy nie ma pewności, że będzie to możliwe w Twoim przypadku. Natomiast koszt takiej usługi jest z pewnością wyższy niż cena dodatkowych nośników przeznaczonych na wykonywanie kopii bezpieczeństwa. Dlatego za kopię bezpieczeństwa będziemy uważać tylko tę, która została wykonana na innym nośniku. Wykonawca kopii bezpieczeństwa Jednym z organizacyjnych warunków pewności działania systemu tworzenia kopii bezpieczeństwa jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za ich terminowe i poprawne wykonanie. Ze względu na powiązanie tej czynności z innymi związanymi z bezpieczeństwem danych, wskazane jest, aby był to administrator programu MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO lub programów systemu SYMFONIA. Nośnik kopii bezpieczeństwa Aktualny stan technologii pozwala na wybór różnych nośników przeznaczonych do archiwizacji danych w systemie SYMFONIA. Tradycyjne dyskietki mają w zasadzie tylko tę zaletę, że ich napędy montowane są w każdym komputerze. Istnieje wiele bardziej skutecznych nośników danych, takich jak dodatkowe dyski twarde montowane w wyjmowanej kieszeni lub dyski magnetooptyczne. Wybór należy do użytkownika i zależy od oceny ważności danych i posiadanych środków finansowych. Z punktu widzenia zastosowanej w systemie SYMFONIA metody archiwizacji ważne jest tylko to, aby zastosowany napęd był widziany przez system operacyjny jako kolejny dysk. Częstotliwość wykonywania kopii bezpieczeństwa Zalecanym rozwiązaniem jest posiadanie kilku kompletów nośników danych używanych cyklicznie, zawierających kolejne kopie bezpieczeństwa. Oznacza to, że kolejna kopia tworzona jest na nośniku zawierającym najstarszą wersję archiwum. Dobrym rozwiązaniem jest również zachowywanie w bezpiecznym miejscu nośnika z kopią sporządzoną np. na koniec każdego miesiąca, kwartału lub roku.

19 Podstawowe zasady obsługi programu 17 Częstotliwość wykonywania kopii bezpieczeństwa może być różna, zależnie od indywidualnej oceny problemów bezpieczeństwa w firmie. Czynnikami, które powinny być brane pod uwagę, są: zaufanie do jakości posiadanego sprzętu komputerowego i umiejętności jego użytkowników, ilość i ważność zgromadzonych danych, zdolność firmy do odtworzenia danych. Program MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO daje możliwość przypominania o potrzebie zachowania danych przed zakończeniem pracy z firmą. Domyślnie ustawione jest wyświetlanie odpowiedniego komunikatu, jeśli od ostatniej archiwizacji minęły 2 lub więcej dni. Sposób zmiany tego ustawienia został opisany w Rozdziale.3 Przygotowanie programu do pracy. Przechowywanie kopii bezpieczeństwa Kopie bezpieczeństwa danych powinny być przechowywane w sposób i w miejscu maksymalnie zabezpieczającym przed równoczesnym zniszczeniem lub kradzieżą komputera z danymi i kopii bezpieczeństwa. Przyzwoitym minimum jest inne pomieszczenie i sejf przystosowany do przechowywania nośników danych (odporny na ogień i ekranujący przed wpływem pól magnetycznych). Dla firm posiadających oddziały w różnych miejscach może to być przesyłanie kopii do innego oddziału. Przygotowanie do wykorzystania kopii bezpieczeństwa Osoba odpowiedzialna za wykonywanie kopii bezpieczeństwa powinna również przygotować się do ich odtworzenia w przypadku wystąpienia awarii oraz regularnie sprawdzać jakość wykonanych kopii. Weryfikacja danych przez program po wykonaniu kopii bezpieczeństwa polega na sprawdzeniu, czy zapisane zostały wszystkie niezbędne pliki. Proponujemy następujący cykl przeprowadzenia treningu w odtwarzaniu danych z kopii bezpieczeństwa: 1. Wykonać kopię bezpieczeństwa danych wybranej firmy. 2. Odłączyć firmę w programie. 3. Założyć nowy katalog testowy na dysku. 4. Odtworzyć dane firmy w utworzonym katalogu testowym. 5. Otworzyć odtworzoną firmę i sprawdzić poprawność ostatnio wprowadzonych danych. 6. Odłączyć odtworzoną firmę w programie. 7. Usunąć katalog testowy wraz z zawartością. 8. Dołączyć firmę w programie. Przed wykonywaniem powyższych czynności należy dokładnie zapoznać się z ich opisem, a zakładanemu katalogowi testowemu nadać nazwę wyraźnie różną od katalogu z danymi i określającą jego przeznaczenie np. C:\TEST.

20 18 Rozdział 2 Obsługa baz danych w programie Informacje wprowadzane w czasie wykorzystywania programu zapisywane są w plikach o specjalnej organizacji, zwanych bazami danych. Więcej informacji na temat ich organizacji w programach systemu SYMFONIA znajdziesz w pliku pomocy Języka raportów. Obsługa zapisu i wykorzystywania informacji z baz danych jest prowadzona przy pomocy specjalnego programu zwanego motorem bazy danych. W systemie SYMFONIA jest to program firmy BTRIEVE TECHNOLOGIES, INC. Informacja ta jest istotna dla użytkowników ze względu na możliwość wystąpienia nieoczekiwanych trudności w działaniu programu w następujących sytuacjach: 1. Wystąpienie nieprawidłowości w obsłudze baz danych. Powoduje to pojawienie się okna z komunikatem o nieprawidłowości w obsłudze. W przypadku wątpliwości co do treści komunikatu należy wybrać przycisk polecenia Pomoc i postępować zgodnie z opisem. Ze wszystkimi komunikatami można się zapoznać w pliku pomocy programu MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO. 2. Pozostaje aktywny program MICROKERNEL DATABASE ENGINE, po zakończeniu wszystkich programów SYMFONII. Przed ponownym uruchomieniem któregokolwiek z programów należy zamknąć tę aplikację (wybrać polecenie Exit z menu Microkernel lub Alt+F4). Na pytanie (zadane w języku angielskim) o potwierdzenie należy odpowiedzieć twierdząco "Yes". Nie należy wykonywać tej operacji, gdy którykolwiek z programów SYMFONII jest uruchomiony, gdyż spowoduje to zamknięcie wszystkich baz danych programu. Rejestracja programu Przed rozpoczęciem wykorzystywania programu należy przeprowadzić jego rejestrację. Niezarejestrowana kopia programu jest aktywna tylko przez określony czas umożliwiający zapoznanie się z jej działaniem. 1. W celu przeprowadzenia rejestracji programu należy w oknie programu MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO bez firmy wybrać polecenie Zarejestruj program z menu Rejestracja. Otwarte zostanie okno Aktywacja programu. Należy zanotować numer widoczny w polu Kod programu i skontaktować się z firmą MATRIX.PL telefonicznie lub przy pomocy poczty elektronicznej. Otrzymasz wtedy numer stanowiący kod aktywacji, który należy wprowadzić w pole Kod aktywacji. Poprawne wykonanie tej czynności usuwa ograniczenia czasowe w wykorzystywaniu programu. W razie trudności skorzystaj z pośrednictwa dystrybutora, u którego dokonałeś zakupu. 2. W przypadku pracy z firmą wybierz polecenie Aktywacja programu z menu Firma. Kolejne czynności wykonuj według schematu opisanego powyżej.

21 Podstawowe zasady obsługi programu 19 Aktywacja programu Rys. 2-1 Okno Aktywacja programu. Pod nazwą aktywacji programu należy rozumieć informacje o prawach do korzystania z programu. Powinny być zapisane w sposób umożliwiający systemowi dostęp do nich w czasie używania programu. W programie MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO miejscem zapisania informacji aktywujących może być dysk twardy komputera lub klucz sprzętowy dołączony do portu drukarkowego. Oprogramowanie sterujące obsługą klucza sprzętowego umożliwia dowolne przenoszenie informacji aktywujących program pomiędzy dyskiem komputera lub kluczem sprzętowym. Klucz sprzętowy / Klucz sprzętowy jest urządzeniem zabezpieczającym program przed nielegalnym użytkowaniem. Klucz wygląda jak wtyczka dołączona do złącza drukarkowego komputera. Jest uniwersalny, pasuje do każdego typu komputera. Drukarka lub inne urządzenia dołączane do tego złącza są przyłączane do klucza. Klucz jest dla nich niewidoczny ( przezroczysty ), w żaden sposób nie utrudniając pracy dołączonych urządzeń. Działanie klucza zostało sprawdzone we wszystkich wersjach środowiska WIN- DOWS (95/98, NT 4.0, 2000), w których działa program MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO. Nie ma potrzeby wymiany klucza wraz ze zmianą komputera lub wersji systemu operacyjnego. Jeden egzemplarz klucza sprzętowego może zawierać informacje o uprawnieniach do wszystkich programów systemów SYMFONIA i SYMFONIA forte. W programie MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO klucz jest urządzeniem sprzedawanym niezależnie jako dodatek dla posiadaczy programu. Jego wykorzystywanie nie jest obligatoryjne.

22 20 Rozdział 2 Klucz sprzętowy umożliwia bardziej elastyczne wykorzystywanie programu. Powinien być stosowany, jeśli nie chcesz wiązać uprawnień do korzystania z programu z konkretnym komputerem. Przeniesienie uprawnień następuje wtedy przez przyłączenie klucza do aktualnie wykorzystywanego komputera. Dodatkowo klucz wprowadza kolejny poziom zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem do danych. Wystarczy odłączyć i zabrać klucz. Komputer może wtedy być wykorzystywany do innych celów przez osoby nieuprawnione do pracy z programem MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO. Sposób zapisywania danych w kluczu umożliwia zapisywanie aktywacji różnych egzemplarzy (o różnych numerach seryjnych) tego samego programu. Jeżeli przyłączysz taki klucz do komputera, dostępna jest tylko aktywacja egzemplarza programu zainstalowanego na tym komputerze. Umożliwia to stosowanie jednego klucza do przenoszenia aktywacji przez różnych użytkowników. Aktywacje zapisywane są oddzielnie i nie mają żadnego wpływu na siebie. Jeden klucz umożliwia jednoczesne przechowywanie informacji o 30 aktywacjach. Instalacja klucza sprzętowego W celu przygotowania komputera do współpracy z kluczem sprzętowym należy dokonać instalacji dodatkowego oprogramowania, dostarczanego na dyskietce wraz z kluczem. Oprogramowanie musi być zainstalowane na każdym komputerze, który ma mieć możliwość współpracy z kluczem sprzętowym. Zainstalowanie tego oprogramowania nie wprowadza żadnych zmian w działaniu programu. W szczególności nie jest konieczne przyłączenie do komputera klucza sprzętowego. Dopiero przeniesienie aktywacji z komputera do klucza sprzętowego powoduje przełączenie programu do trybu pracy wymagającego przyłączonego klucza. Obsługa klucza sprzętowego W celu rozpoczęcia operacji związanych z przenoszeniem aktywacji do klucza sprzętowego, należy przyłączyć klucz do złącza drukarkowego komputera i uruchomić program obsługi przenoszenia aktywacji klikając na skrót AMAKT (32 bit) w menu MA- TRIX.PL Symfonia. Spowoduje to otworzenie okna programu obsługującego przenoszenie aktywacji. Rys. 2-2 Okno programu obsługi aktywacji.

23 Podstawowe zasady obsługi programu 21 / Z menu Mała Księgowość należy wybrać numer wersji. Otwarte zostanie okno Kody aktywacji, w którym można przeprowadzić wszystkie operacje związane z obsługą aktywacji programu. Jeżeli wybrana z menu wersja programu nigdy nie była zainstalowana na komputerze, zostanie wyświetlony komunikat o błędzie nr 15 z informacją o potrzebie powtórnej instalacji programu, a następnie komunikat o błędzie nr 18 i nastąpi powrót do okna programu obsługi aktywacji. Rys. 2-3 Okno Kody aktywacji. Aktywuj Ten przycisk polecenia powoduje aktywację programu. Warunkiem jego wykorzystania jest wprowadzenie odpowiedniego kodu w polu Kod aktywacji. Sposób uzyskiwania kodów został opisany powyżej w akapicie opisującym rejestrację programu. Jeżeli wprowadzany kod jest jednoczęściowy, należy go wpisać w całości do jednego pola. Zamknij Ten przycisk polecenia powoduje zamknięcie okna. Informacje Ten przycisk polecenia powoduje otworzenie okna Monitor aktywacji programu z informacjami opisującymi status programu. Nr seryjny Ten przycisk polecenia otwiera okno Podaj nowy numer seryjny, w którym można wprowadzić nowy numer seryjny zmieniając jednocześnie warunki licencji programu. Klucz Ten przycisk polecenia powoduje otwarcie okna Klucz sprzętowy aktywacje programu, w którym możliwe jest przeprowadzenie operacji przenoszenia aktywacji pomiędzy komputerem i kluczem.

24 22 Rozdział 2 Rys. 2-4 Okno Monitor aktywacji programu. W kolejnych polach tego okna widoczne są informacje o zainstalowanym egzemplarzu programu, jego użytkowniku oraz typie instalacji i statusie aktywacji. Przenoszenie aktywacji Przenoszenie aktywacji pomiędzy komputerem i kluczem sprzętowym prowadzone jest w oknie Klucz sprzętowy aktywacje programu. Rys. 2-5 Okno Klucz sprzętowy aktywacje programu. W polach Aktywacja w komputerze i Aktywacja w kluczu sprzętowym pokazany jest status aktywacji we wskazanym urządzeniu. Status aktywacji może być następujący: w komputerze: jest Program jest aktywowany prawidłowo bez ograniczeń czasowych. nie ma Program nie został jeszcze aktywowany i ma ograniczenie czasu działania. nie podlega przenoszeniu Zainstalowana wersja programu nie ma możliwości przenoszenia aktywacji przez klucz (np. jest to wersja demonstracyjna).

25 Podstawowe zasady obsługi programu 23 błąd Wystąpił błąd odczytu informacji o aktywacji lub został uszkodzony zapis tej informacji. w kluczu: jest W kluczu sprzętowym jest zapisana aktywacja dla zainstalowanego egzemplarza programu. nie ma W kluczu sprzętowym nie ma zapisanej aktywacji dla zainstalowanego egzemplarza programu. brak klucza Nie wykryto klucza sprzętowego (nie został dołączony lub jest dołączony nieprawidłowo). nie zainstalowany Nie został zainstalowany program obsługi klucza. błąd Wystąpił błąd odczytu informacji z klucza (przyłączony klucz nie jest zaprogramowany lub nie pochodzi z MATRIX.PL) Przeniesienie aktywacji z komputera do klucza Przeniesienie aktywacji z komputera do klucza jest możliwe tylko w przypadku, gdy istnieje prawidłowa aktywacja w komputerze oraz został wykryty prawidłowy klucz sprzętowy (w polu Aktywacja w komputerze - jest, w polu Aktywacja w kluczu sprzętowym - jest lub nie ma). W przypadku prawidłowej zawartości obu pól dostępny jest przycisk polecenia Przenieś aktywację. Jego wybranie powinno spowodować przeniesienie aktywacji, co zostanie potwierdzone komunikatem Aktywacja została przeniesiona. Jeżeli operacja się nie powiedzie, zostanie wyświetlony komunikat o przyczynach niepowodzenia. Przeniesienie aktywacji z klucza do komputera Przeniesienie aktywacji z klucza do komputera jest możliwe tylko w przypadku, gdy nie istnieje aktywacja w komputerze oraz został wykryty klucz sprzętowy z prawidłową aktywacją do programu (w polu Aktywacja w komputerze - nie ma, w polu Aktywacja w kluczu sprzętowym - jest). W przypadku prawidłowej zawartości obu pól dostępny jest przycisk polecenia Przenieś aktywację. Jego wybranie powinno spowodować przeniesienie aktywacji, co zostanie potwierdzone komunikatem Aktywacja została przeniesiona. Jeżeli operacja się nie powiedzie, zostanie wyświetlony komunikat o przyczynach niepowodzenia.

26 24 Rozdział 2 Przeniesienie aktywacji pomiędzy komputerami Aktywacja pomiędzy komputerami przenoszona jest w dwóch krokach: z pierwszego komputera do klucza, a następnie z klucza do drugiego komputera, w sposób opisany powyżej. Aby taka operacja była możliwa muszą być spełnione następujące warunki: na obu komputerach musi być zainstalowana ta sama wersja programu, z tym samym numerem seryjnym; na obu komputerach musi być zainstalowane oprogramowanie obsługujące klucze sprzętowe; na komputerze wyjściowym musi być prawidłowa aktywacja programu (status aktywacji jest), natomiast na komputerze docelowym nie może być aktywacji (status aktywacji nie ma). Użytkowanie programu z kluczem sprzętowym Po przeniesieniu aktywacji do klucza i przyłączeniu go do złącza drukarki użytkowanie programu w niczym nie różni się od użytkowania programu bez klucza. / Klucz sprzętowy musi być przyłączony przed uruchomieniem programu i nie może być odłączony aż do chwili zamknięcia programu. Wyjęcie klucza sprzętowego podczas pracy z programem spowoduje wyświetlenie komunikatu informującego o odłączeniu klucza i zamknięcie programu. Archiwizacja i odtwarzanie danych Program MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO posiada wbudowany mechanizm wspomagający zabezpieczenie danych przez regularne wykonywanie kopii bezpieczeństwa oraz odtwarzanie z tych kopii baz danych zawierających wprowadzone informacje. Kopia bezpieczeństwa może być wykonana w dowolnym czasie, określonym zasadami funkcjonowania Twojej firmy. W celu przypomnienia o tym terminie, program wyświetla dialog o potrzebie wykonania kopii bezpieczeństwa, jeżeli od ostatniej archiwizacji upłynęła określona w ustawieniach programu ilość dni. Sposób określenia częstotliwości przypominania przez program o kopii bezpieczeństwa jest opisany w Rozdziale.3 Przygotowanie programu do pracy. Procesy archiwizacji i odtwarzania danych grupy firm prowadzone są w oknie programu MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO bez firmy. Jeżeli polecenie uruchamiające taki proces zostanie wybrane przy otwartych danych firmy, to w pierwszej kolejności program zamyka bazy danych otwartej firmy, a później rozpoczyna wywołany proces. Po zakończeniu wykonywania kopii bezpieczeństwa lub jej odtwarzania, program zaproponuje otworzenie firmy, której dane były ostatnio wykorzystywane.

27 Podstawowe zasady obsługi programu 25 / W czasie wykonywania i odtwarzania kopii bezpieczeństwa dane grupy nie powinny być wykorzystywane przez innych użytkowników. Wykonywanie kopii bezpieczeństwa Rozpoczęcie procesu archiwizacji danych następuje po wybraniu polecenia Kopia bezpieczeństwa z menu Firma lub przycisku polecenia na pasku narzędziowym w oknie programu bez firmy. Zostanie wtedy otwarte okno dialogu Kopia bezpieczeństwa: zachowanie danych. / Rys. 2-6 Dialog Kopia bezpieczeństwa: zachowanie danych. Dialog ten otwiera się również po potwierdzeniu chęci wykonania archiwizacji podczas kończenia pracy z firmą. Grupa Z opuszczanego pola listy wybierz grupę firm, której dane będą archiwizowane. Plik.archiwum W tym polu wpisz nazwę pliku kopii bezpieczeństwa wraz ze ścieżką dostępu. Jeżeli nie chcesz wpisywać położenia archiwum, wybierz przycisk polecenia Przeglądaj... i w otwartym oknie dialogu Plik archiwum wskaż odpowiednie parametry ścieżki dostępu. Hasło.i.Potwierdzenie W celu zabezpieczenia danych w archiwum przed dostępem osób nieuprawnionych wpisz w tych polach ciąg znaków, stanowiących hasło zabezpieczające dane. Hasło nie musi być wspólne z tym, którego używasz do zabezpieczenia dostępu do danych w programie, a nawet, ze względów bezpieczeństwa, powinno być inne. Odtworzenie zarchiwizowanych danych bez znajomości hasła jest niemożliwe. Jeżeli zapomnisz treść hasła, dane będą zabezpieczone również przed Tobą. Po wskazaniu pliku archiwum i wybraniu przycisku Wykonaj program ostrzega o możliwości likwidacji danych na dyskietce, a następnie otwiera okno dialogu Tworzenie kopii bezpieczeństwa i sporządza kopię.

28 26 Rozdział 2 / Przed wykonaniem kopii bezpieczeństwa wskazane jest sformatowanie i weryfikacja dyskietek, na których będą zarchiwizowane dane. W trakcie tworzenia kopii możliwe jest pojawianie się komunikatów z prośbą o wkładanie kolejnych dyskietek do napędu. Następnie program zaproponuje weryfikację utworzonego archiwum na kolejnych dyskietkach i po jej zakończeniu wyświetli komunikat o poprawności wykonania archiwum. Jeżeli wystąpił błąd, cały proces należy powtórzyć. Odtwarzanie danych z kopii bezpieczeństwa Rozpoczęcie procesu odtwarzania danych z kopii bezpieczeństwa następuje po wybraniu polecenia Odtwarzanie danych... z menu Firma lub przycisku polecenia na pasku narzędziowym w oknie programu bez firmy. Zostanie wtedy otwarte okno dialogu Kopia bezpieczeństwa: odtworzenie danych. Rys. 2-7 Dialog Kopia bezpieczeństwa: odtworzenie danych. Plik.archiwum W tym polu należy wpisać nazwę pliku kopii bezpieczeństwa wraz ze ścieżką dostępu. Jeżeli nie chcesz wpisywać położenia archiwum, wybierz przycisk polecenia Przeglądaj... i w otwartym oknie dialogu Plik archiwum wskaż odpowiednie parametry ścieżki dostępu. Hasło Jeśli kopia bezpieczeństwa jest zabezpieczona hasłem przed dostępem osób nieuprawnionych, to podaj je w tym polu. Katalog grupy pamiętany w archiwum Zaznaczenie pola wyboru spowoduje odtworzenie danych w tym samym katalogu, w którym znajdowały się w momencie tworzenia kopii bezpieczeństwa. Ta ścieżka dostępu jest zapisana w pliku archiwum. Katalog To pole jest dostępne tylko po wyczyszczeniu pola wyboru Katalog grupy pamiętany w archiwum. Wpisz w nim katalog, w którym chcesz odtworzyć dane firmy. Jeżeli nie chcesz wpisywać położenia katalogu firmy, wybierz uaktywniony przycisk polecenia Przeglądaj... i w otwartym oknie dialogu Wskaż katalog firmy wybierz odpowiednie parametry ścieżki dostępu.

29 Podstawowe zasady obsługi programu 27 Po wskazaniu pliku archiwum i katalogu firmy oraz wybraniu przycisku Wykonaj program ostrzega o możliwości utraty danych i proponuje weryfikację archiwum na dyskietce, a następnie otwiera okno dialogu Odtwarzanie danych i kopiuje dane z archiwum do wskazanego katalogu. / / Pamiętaj, że operacja odtworzenia danych nie powinna być przerywana. Po przerwaniu procesu w trakcie odtwarzania wszystkie dane mogą być niepoprawne i nie wolno z danymi takiej grupy pracować. W przypadku niepowodzenia należy powtórzyć operację odtwarzania danych. Odtworzenie danych z kopii bezpieczeństwa powoduje odtworzenie wszystkich danych grupy. Oznacza to utratę wszystkich informacji wprowadzonych po sporządzeniu aktualnie odtwarzanej kopii bezpieczeństwa. Okno programu Mała Księgowość Pro Po prawidłowym podaniu nazwy użytkownika i hasła otwiera się okno programu MA- ŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO umożliwiające pracę w wybranej firmie. W dolnej części okna na pasku stanu zgrupowane są informacje pomocne w bieżącej pracy z programem: kod aktualnie otwartej firmy, identyfikator bieżącego użytkownika oraz data systemowa. Rys. 2-8 Okno programu MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO po wybraniu firmy. W programie MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO zastosowano elementy okien występujące jedynie w tym programie lub wspólne dla programów systemu SYMFONIA.

30 28 Rozdział 2 Zakończenie pracy z firmą Jeżeli w czasie pracy z firmą chcesz powrócić do pracy w oknie bez firmy (na przykład wówczas, gdy chcesz wykonywać czynności administracyjne), wybierz z menu Firma polecenie Koniec pracy z firmą. Może pojawić się komunikat z pytaniem, czy wykonać archiwizację danych firmy. Potwierdzenie spowoduje otwarcie okna dialogu Archiwizacja danych i możesz wykonać kopię bezpieczeństwa w sposób opisany wcześniej w tym rozdziale. Zmiana firmy w trakcie pracy Jeśli masz założoną więcej niż jedną firmę, to w trakcie pracy z firmą możesz zmienić bieżącą firmę na inną. Oznacza to zamknięcie bieżącej firmy i otworzenie innej. W tym celu wskaż bezpośrednio w menu Firma nazwę grupy firm, którą chcesz otworzyć lub kliknij nazwę firmy na pasku stanu w dole okna. Pojawi się okno dialogowe Zmiana firmy. Dalsze czynności przeprowadź tak samo, jak przy otwieraniu firmy. Po wybraniu nowej firmy, przed jej otwarciem, pojawi się również komunikat proponujący przeprowadzenie archiwizacji danych zamykanej firmy. Zmiana użytkownika w trakcie pracy Rys. 2-9 Dialog Zmiana firmy. W trakcie pracy z firmą może nastąpić zmiana użytkownika pracującego na danych firmy. W tym celu wybierz z menu Firma polecenie Zmień użytkownika. Pojawi się okno dialogowe Zmiana użytkownika. Dalsze czynności przeprowadź tak samo jak przy otwieraniu firmy. Te same czynności są dostępne po kliknięciu identyfikatora użytkownika na pasku stanu w dole ekranu.

31 Podstawowe zasady obsługi programu 29 Zmiana hasła przez użytkownika Rys Dialog Zmiana użytkownika. Pierwszą czynnością użytkownika po zdefiniowaniu przez administratora jego praw w programie, powinna być zmiana tymczasowego hasła wpisanego w czasie definiowania praw na inne hasło. Również podczas dalszego wykorzystywania programu każdy z użytkowników powinien regularnie zmieniać hasło zabezpieczające dostęp do jego uprawnień w czasie pracy z firmą. W tym celu, po rozpoczęciu pracy z firmą, wybierz z menu Funkcje polecenie Ustawienia lub kliknij przycisk na pasku narzędziowym. W otwartym oknie Ustawienia wybierz na drzewku katalogów w gałęzi Użytkownicy listek ze swoją nazwą użytkownika, a następnie przycisk polecenia Zmień hasło na panelu w prawej części okna. Otworzy się okno dialogu Zmień hasło użytkownika. Rys Dialog Zmień hasło użytkownika. W polu Stare hasło wpisz ciąg znaków, które dotychczas wykorzystywałeś jako hasło, natomiast w polach Nowe hasło i Potwierdź hasło podaj swoje nowe hasło. Potwierdzenie treści hasła jest niezbędne dla zabezpieczenia przed błędami w trakcie tej czynności, ponieważ wpisywane znaki hasła są widoczne jako gwiazdki. Jeżeli potwierdzenie będzie różne od nowego hasła, pojawi się komunikat informujący o tym fakcie i po potwierdzeniu go przyciskiem OK nastąpi powrót do okna Zmień hasło użytkownika. Rys Komunikat o niepoprawnym potwierdzeniu hasła.

32 30 Rozdział 2 Zakończenie pracy z programem W celu zakończenia pracy z programem wybierz z menu Firma polecenie Koniec (Alt+F4). Pojawi się wtedy komunikat z prośbą o potwierdzenie zakończenia pracy z programem. Jeżeli w czasie, gdy chcesz zakończyć pracę, otwarta jest firma, zostanie ona automatycznie zamknięta i pojawi się komunikat proponujący przeprowadzenie archiwizacji danych grupy zawierającej zamykaną firmę. Okno komunikatów W przypadku próby wykorzystywania nieprawidłowo wprowadzonych danych pojawia się okno zawierające listę komunikatów. Mogą to być komunikaty o występujących błędach, ostrzeżenia oraz informacje. OK Rys Okno komunikatów. Ten przycisk polecenia zamyka okno komunikatów. Skopiuj do schowka Ten przycisk polecenia powoduje skopiowanie treści komunikatów wyświetlonych w oknie do schowka systemu. Można je następnie przenieść (skopiować) do innego programu i zapisać. Kliknięcie lewym przyciskiem myszy na wybranym komunikacie przenosi akcję do okna, w którym należy dokonać poprawki. Okna katalogów Z każdym programem związane są różne rodzaje danych, które ten program przetwarza. Ze względu na przyjęty sposób gromadzenia danych dla programu MAŁA KSIĘ- GOWOŚĆ PRO, standardowym oknem prezentacji danych będą okna katalogów zawierające różne dane (np. środki trwałe, zdarzenia gospodarcze, miejsca użytkowania itp.). Przedstawimy tu ogólny opis okna katalogów i jego odmian. Opisy konkretnych okien znajdują się w dalszych rozdziałach podręcznika.

33 Podstawowe zasady obsługi programu 31 Przyciski poleceń Drzewko Lista pozycji Listki zakładek dostępu Linia podziału Linia podziału / Rys Przykładowe okno katalogu. Okna katalogów dzielą się na dwie funkcjonalne części. W lewej części okna zawarte są dostępne sposoby uporządkowania danych. Może to być np. drzewko katalogów lub lista rodzajów. W prawej natomiast - wybrane albo wszystkie pozycje zaprezentowane w postaci listy. W przypadku niektórych okien może się pojawiać w prawej części okna panel z danymi wybranego folderu (katalogu). Pomiędzy prawą i lewą częścią okna znajduje się tzw. linia podziału. Linię tę można przesuwać, co powoduje odpowiednią zmianę proporcji pomiędzy częściami okna. Jeżeli otwarte okno wygląda inaczej niż w opisie, przyczyną może być przesunięcie linii podziału do krawędzi okna. Widoczna jest wtedy tylko jedna część okna. W celu przywrócenia poprawnego układu okna należy maksymalnie rozszerzyć okno, pociągając lewym przyciskiem myszy jego krawędź, a następnie uchwycić lewym przyciskiem myszy linię podziału przylegającą do krawędzi okna i przeciągnąć ją w wymagane położenie, dzieląc okno. Listki zakładek dostępu W dole lewej części okna znajdują się listki dostępu, umożliwiające przełączanie pomiędzy różnymi typami podziału prezentowanych danych. Narzędzia w oknach programu Okna często zawierają różne narzędzia z nimi związane, takie jak przyciski poleceń czy pola list. Pojawienie się konkretnego narzędzia zależy od charakteru danych prezentowanych w oknie. Narzędzia mogą być aktywne lub nieaktywne, gdy z poprzednich działań wynika, że ich użycie jest logicznie uzasadnione lub nie. Jeśli ustawisz i przytrzymasz wskaźnik myszki nad wybranym przyciskiem polecenia, wówczas pojawi się żółty pasek etykiety z objaśnieniem działania możliwego do wykonania przy użyciu tego przycisku i ewentualnie skrótu klawiaturowego.

34 32 Rozdział 2 Lista Lista służy do przeglądania zawartości wskazanego katalogu, prezentując wszystkie znajdujące się w nim pozycje. Lista może też prezentować pozycje spełniające zastosowane kryterium kategorii lub kryterium wyszukiwania. Na liście widoczne są kolumny zawierające wybrane pola prezentowanej bazy danych. Podczas pracy z listą możliwe jest dodawanie, edytowanie i przenoszenie pozycji. Możesz także zaznaczyć jedną lub wiele pozycji i przeprowadzić na zaznaczonych pozycjach wybraną operację. Przez zaznaczenie pozycji rozumieć będziemy ich podświetlenie (zmianę koloru tła i pogrubienie napisów). Można do tego doprowadzić przez kliknięcie myszą lub z klawiatury, np. klawiszami strzałek (kursorów) przy wciśniętym klawiszu Shift. Metoda przeciągnij i upuść Menu kontekstowe W programie MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO, wiele informacji prezentowanych jest w oknach programu w postaci graficznej jako struktury hierarchiczne. Struktury takie stosowane są np. dla grup środków trwałych i ustawień programu. Aby przenieść dane do innego katalogu, wystarczy otworzyć katalog zawierający te dane i naciskając oraz przytrzymując lewy przycisk myszy na wybranym elemencie graficznym, przeciągnąć reprezentującą element ikonę do katalogu docelowego. Jest to tak zwana metoda przeciągnij i upuść. Tą metodą można np. umieszczać wprowadzone do ewidencji środki trwałe w różnych grupach. Inną metodą realizacji tego zadania jest wykorzystanie menu kontekstowego. Bardzo wygodną metodą znajdowania i wykonywania poleceń dotyczących różnych obiektów na ekranie jest użycie menu kontekstowego. Rys Menu kontekstowe. Kliknięcie na wybranym elemencie prawym przyciskiem myszy powoduje wyświetlenie menu z poleceniami dostępnymi dla tego obiektu. Okna danych i panele Okna danych zawierają pola danych związane z oglądanym obiektem programu, oraz przyciski poleceń związane z oglądanym obiektem. Z wieloma obiektami programu związana jest na tyle duża liczba informacji, że dane nie mieściłyby się w jednym oknie. W takich przypadkach informacje zostały podzielone na strony, nazywane panelami. Okno danych może zawierać szereg takich paneli. Panele opatrzone są listkami, które widoczne są w dolnej części okna. Aby uwidocznić potrzebny panel, należy kliknąć odpowiedni listek.

35 Podstawowe zasady obsługi programu 33 Rys Przykładowe okno z panelami. W dolnej części ona znajduje się niewielki przycisk (w miejscu spinacza) otwierający dostęp do okna notatek. Taki wygląd przycisk ma do momentu wpisania jakiejkolwiek informacji w oknie Notatka, później przycisk zmienia wygląd na podobny do spinacza biurowego. Dwukrotne kliknięcie przycisku powoduje otwarcie okna Notatka i edycję jego zawartości. Można to także wykonać wybierając pozycję Notatka... z menu Informacje. Rys Okno Notatka. W panelach możliwa jest praca w dwóch trybach: edycyjnym i nieedycyjnym. Aby wyedytować zawartość okna należy wybrać przycisk lub dwukrotnie kliknąć wybrane pole. Możliwe staje się wówczas poprawianie danych, robienie notatek czy wpisywanie nowych informacji. Aby zatwierdzić wprowadzone zmiany wciśnij przycisk. Obok przycisku edycji znajduje się przycisk, po wybraniu którego rozwija się lista dostępnych okien z informacjami powiązanymi z danym panelem. Na dole oka, obok listków zakładek otwierających kolejne panele, znajdują się przyciski ułatwiające nawigację po poszczególnych kartotekach z danymi: przechodzenie bezpośrednio do pierwszej lub ostatniej albo do kolejnych pozycji z listy. Rys Nawigacja po kartotekach z danymi.

36 34 Rozdział 2 Rys Przykładowe okno w trybie edycyjnym. Katalog Podstawowym sposobem prezentacji danych jest hierarchiczna (drzewiasta) struktura katalogów. Na drzewku można zmieniać bieżący katalog bez konieczności wyświetlania jego aktualnej zawartości. Wyświetlenie aktualnych pozycji listy zgodnych z położeniem bieżącego katalogu, wskazanego na drzewku, następuje dopiero po jego wybraniu, czyli po kliknięciu na wybranej pozycji lewym przyciskiem myszki, albo po ustaleniu pozycji przy pomocy klawiszy kursorów i wciśnięciu klawisza Enter. Lista prezentuje wszystkie obiekty znajdujące się w katalogu wybranym z drzewka. W każdym oknie katalogu jest predefiniowany katalog nazwany Kosz. Możliwe jest również tworzenie nowych katalogów typu kosz. Przeniesienie pozycji listy do katalogu typu kosz powoduje zablokowanie aktywności tej pozycji. Od chwili przeniesienia do takiego katalogu pozycja jest niewidoczna na listach, ale nie została usunięta. Przyciski poleceń nad drzewkiem katalogów Nad drzewkiem katalogów znajdują się trzy przyciski poleceń, umożliwiające dodawanie, usuwanie i edycję pozycji na drzewku katalogów. Ten przycisk umożliwia dodanie nowego katalogu, umieszczonego o jeden poziom niżej niż podświetlony. Wybranie tego przycisku otwiera okno dialogu Edycja katalogu, w którym możesz wpisać nazwę tego katalogu. Zaznaczenie pola wyboru Kosz spowoduje, że tworzony katalog będzie typu kosz.

37 Podstawowe zasady obsługi programu 35 Rys Dialog Edycja katalogu. Ten przycisk polecenia powoduje edycję nazwy katalogu podświetlonego na drzewku otwierając okno dialogu Edycja katalogu. Ten przycisk powoduje usunięcie podświetlonego katalogu. Możliwe jest usunięcie katalogu zajmującego najniższą pozycję na drzewku i nie zawierającego żadnych obiektów. Drzewko graficzna prezentacja danych Wiele danych w programie MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO ma charakter hierarchicznych struktur drzewiastych. Struktura taka przypomina strukturę folderów dyskowych (katalogów) w Twoim komputerze. Tego rodzaju dane są prezentowane w postaci struktur drzewiastych, nazywanych dla uproszczenia drzewkami. Nazwa ta wynika z analogii do drzew występujących w naturze, drzewko danych bowiem przypomina zwykłe drzewo, odwrócone korzeniami do góry. Rozwinięta gałąź Korzeń drzewa Elementy drzewka: Rys Przykładowe drzewko. Korzeń drzewka. W celu dodania nowego katalogu w kartotece, a nie w innym katalogu, należy najpierw wybrać korzeń drzewka. Gałąź drzewka reprezentuje katalog lub folder. Kliknięcie gałęzi otwiera ją, pokazując na liście w prawej części okna wszystkie zawarte w niej obiekty. Gałąź drzewka reprezentująca aktualnie wybrany folder.

38 36 Rozdział 2 Mały plus z lewej strony gałęzi oznacza, że gałąź ta zawiera niewidoczne dalsze poziomy gałęzi. Aby rozwinąć gałąź, należy kliknąć plus. Mały minus z lewej strony gałęzi oznacza, że uwidoczniona jest na drzewku gałąź z dalszymi poziomami gałęzi. Aby zwinąć gałąź drzewka, należy kliknąć minus. Przedstawione zostały symbole graficzne drzewka w oknie Kartoteka kontrahentów. Dla innych okien symbole graficzne są skojarzone z zawartością okien. Kryteria wyboru filtry Jeżeli na liście istnieje wiele pozycji, nie musisz wyświetlać ich wszystkich jednocześnie. Możesz sam decydować o tym, które z nich będą widoczne. Służą do tego kryteria wyboru. Wybranie określonego kryterium powoduje pokazanie tylko tych pozycji, które spełniają narzucony warunek lub warunki. W celu wybrania pozycji spełniających zadane kryterium kliknij listek Wybór, a następnie właściwe kryterium wyboru z listy w lewej części okna. Spowoduje to otwarcie okna Wyszukiwanie. Rys Okno Wyszukiwanie dla wielu pól. Okno to może pozwalać na wyszukiwanie według wartości wielu pól jak na rysunku powyżej lub według wartości jednego pola. W przypadku wyszukiwania według wartości jednego pola można określić zakres zmian wartości tego pola, który jest warunkiem wyszukiwania. Każde ze zdefiniowanych kryteriów wyboru można użyć jednokrotnie lub zapamiętać pod wybraną nazwą i używać wielokrotnie.

39 Podstawowe zasady obsługi programu 37 Rys Okno Wyszukiwanie dla zakresu wartości jednego pola. Po zakończeniu wyszukiwania w prawej części okna zostaną wyświetlone pozycje listy spełniające warunki kryterium wyboru. Rys Okno wyboru z listą wybranych pozycji. Rodzaj Jeśli konieczne jest wyświetlenie pozycji kartoteki, spełniających inne warunki niż związane z drzewkiem katalogów, to możesz posłużyć się ich rodzajami. W tym celu kliknij listek Rodzaj, znajdujący się pod drzewkiem i wybierz z listy właściwy rodzaj. W prawej części okna zostaną wyświetlone pozycje wybranego rodzaju. Rodzaje są strukturą jednopoziomową tworzącą listę. Rys Okno rodzajów.

40 38 Rozdział 2 Możesz definiować własne rodzaje. W tym celu wybierz przycisk polecenia listą rodzajów i w otwartym oknie Rodzaj zdefiniuj nowy rodzaj. nad Usuwanie pozycji z listy w oknie Rys Dialog Rodzaj kontrahenta. W celu usunięcia pozycji na liście w jednym z okien kartotek należy ją podświetlić, a następnie wybrać polecenie Usuwanie pozycji (kontrahenta, środka trwałego itp.) z rozwiniętej listy przyciskiem. Pojawi się okno komunikatu ostrzegającego o nieodwracalności operacji. Po jego potwierdzeniu nastąpi usunięcie wybranej pozycji na liście. Ustawianie znaczników Rys Komunikat ostrzegawczy podczas usuwania kontrahenta. Znacznik jest dodatkowym wyróżnikiem ułatwiającym sortowanie wprowadzonych do kartoteki pozycji. Znacznik może być ustawiany podczas edycji w oknie opisującym wprowadzaną pozycję kartoteki lub na liście w oknie kartoteki. W celu ustawienia znacznika dla pozycji na liście w jednym z okien kartotek należy ją podświetlić, a następnie wybrać polecenie Ustawianie znacznika z rozwiniętej listy przyciskiem polecenia. Pojawi się okno Ustawianie znacznika dla wybranych pozycji. Należy wybrać odpowiedni znacznik w opuszczanym polu listy i potwierdzić jego ustawienie przyciskiem OK. Rys Okno ustawiania znacznika.

41 Obsługa dokumentu w buforze Podstawowe zasady obsługi programu 39 Bufor to miejsce, gdzie można umieścić dokument (zapis) niekompletny, aby można było go później sprawdzić i poprawić. W celu zapisania wprowadzanego dokumentu do bufora należy w oknie Zapisy w księgach wybrać przycisk polecenia Pozostaw w buforze. Program przeprowadzi kontrolę poprawności tworzonego dokumentu i wyświetli komunikat z listą wykrytych błędów. Rys Okno komunikatów podczas zapisu do bufora. Zapisz Wybranie tego przycisku polecenia powoduje zapisanie dokumentu obarczonego wykrytymi błędami do bufora. Anuluj Wybranie tego przycisku polecenia powoduje zamknięcie okna komunikatów bez zapisywania danych i powrót do okna wprowadzania dokumentu. Dokumenty zapisane do bufora nie są bezpośrednio widoczne w oknie kartoteki KPiR lub kartoteki przychodów. W celu ponownego otworzenia opisu niekompletnego dokumentu należy w panelu Wybór kartoteki wskazać Pozycje w buforze. Wtedy w prawej części okna pojawi się lista dokumentów zapisanych do bufora. Rys Okno kartoteki z pozycjami w buforze.

42 40 Rozdział 2 Dodawanie i wybór roku podatkowego / Program MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO jest programem wieloletnim, tzn. można w nim ewidencjonować dane z kolejnych lat działalności firm. Jest to szczególnie istotne na przełomie lat, ale może wystąpić również potrzeba powrotu do danych z wcześniejszych lat. Aby dane były dostępne, rok musi uzyskać status aktywnego. Równocześnie może być aktywny tylko jeden rok. W celu prowadzenia operacji uaktywniana lat obrachunkowych należy wybrać polecenie Wybór roku z menu Funkcje. Otwarte zostanie okno dialogu Wybór roku. / Rys Okno dialogu Wybór roku. W celu uaktywnienia roku należy zaznaczyć odpowiednie pole wyboru. W celu dodania kolejnego roku należy wybrać przycisk polecenia, natomiast przycisk polecenia powoduje usunięcie wybranego na liście roku. Usunąć można tylko ostatni rok na liście, jeśli nie jest zaznaczony jako bieżący. Zmiana formy opodatkowania firmy Przepisy regulujące prowadzenie uproszczonej księgowości firmy przewidują możliwość zmiany formy opodatkowania. W celu przeprowadzenia takiej operacji należy otworzyć okno Ustawienia (przyciskiem na pasku narzędziowym lub poleceniem Ustawienia z menu Funkcje), i wybrać z drzewka ustawień listek z nazwą firmy. Z listy rozwiniętej przyciskiem wybierz polecenie Forma opodatkowania. Otwarte zostanie okno Forma opodatkowania. Wybranie przycisku polecenia przełączy okno w tryb edycji jak na rysunku poniżej.

43 Podstawowe zasady obsługi programu 41 Rys Okno Forma opodatkowania. Ten przycisk polecenia dodaje kolejny wiersz do tabeli z listą stosowanych w firmie form opodatkowania. W dodanym wierszu należy wypełnić kolejne kolumny. W kolumnie Forma opodatkowania należy z opuszczanego pola listy wybrać nową formę opodatkowania. Jeżeli firma w nowej formie opodatkowania będzie objęta podatkiem od towarów i usług, w kolumnie Podatnik VAT zaznacz pole wyboru. W kolumnie Od wpisać w formacie RRRR-MM-DD datę, od której będzie obowiązywać nowa forma opodatkowania lub przyciskiem otworzyć kalendarz i wskazać w nim datę. Ten przycisk polecenia powoduje usunięcie podświetlonego wiersza tabeli. Ten przycisk polecenia powoduje zamknięcie trybu edycji i zapisanie zmian wprowadzonych w oknie. To polecenie powoduje zamknięcie trybu edycji bez zapisania zmian wprowadzonych w oknie. Szybkie poruszanie się w oknach programu Akceleratory W celu umożliwienia szerszego korzystania z klawiatury do pracy w programie, zdefiniowana została pewna ilość sekwencji klawiszowych, ułatwiających to zadanie. Dzielą się one na akceleratory i klawisze skrótów. Pod pojęciem akceleratorów należy rozumieć przypisanie każdemu menu i każdemu z jego poleceń unikalnej dla aktywnej konfiguracji programu litery. Wykorzystanie akceleratora polega na równoczesnym wybraniu Alt i litery akceleratora. Jeżeli stosowana konfiguracja klawiatury powoduje używanie prawego klawisza Alt do pisania polskich liter, to wszystkie akceleratory stosują lewy Alt. Litery akceleratora są widoczne na ekranie jako podkreślone w nazwach poleceń. W opisie stosowane są następujące oznaczenia sekwencji klawiszy:

44 42 Rozdział 2 Przykład jeśli jeden z klawiszy powinien być wciśnięty podczas naciskania innego klawisza, to ich nazwy połączone są znakiem plus (+), jeśli klawisze trzeba wcisnąć kolejno (zwalniając poprzedni przed naciśnięciem następnego), to ich nazwy połączone są znakiem przecinka (,). Alt+A nacisnąć i przytrzymać klawisz Alt, nacisnąć klawisz A, a następnie zwolnić obydwa klawisze. Alt+A, R nacisnąć i przytrzymać klawisz Alt, następnie nacisnąć klawisz A, zwolnić obydwa klawisze i wcisnąć klawisz R. Klawisze skrótu programu Mała Księgowość Pro Przykład Klawisz skrótu to skojarzenie klawisza lub kombinacji klawiszy z wybraną akcją programu. Skojarzenie to jest unikalne w strukturze menu programu. Klawisze skrótów są widoczne obok poleceń w menu, np. w menu Funkcje, oraz na żółtych etykietkach przycisków poleceń, pojawiających się po przytrzymaniu wskaźnika myszy nad przyciskiem polecenia. Ctrl+1 nacisnąć i przytrzymać klawisz Ctrl, nacisnąć klawisz 1, a następnie zwolnić obydwa klawisze. F5 nacisnąć klawisz F5. Ogólne klawisze skrótów programu Mała Księgowość Pro Aby: Wybrać i-ty przycisk z paska narzędziowego Sprawdza poprawność danych kontrahenta Zapisać wprowadzone w panelu dane Zrezygnować ze zmian wprowadzonych w panelu Rozpocząć wprowadzanie nowego rekordu danych Usunąć wprowadzony rekord danych Wciśnij klawisz(e): Ctrl+i gdzie i to kolejna cyfra z klawiatury alfanumerycznej F5 Shift+Enter Alt+Enter Ctrl+plus z klawiatury numerycznej Ctrl+minus z klawiatury numerycznej

45 Podstawowe zasady obsługi programu 43 Klawisze dla struktur drzewiastych Przy przeglądaniu struktur drzewiastych, np. drzewa katalogu dokumentów, możesz wykorzystywać następujące klawisze: Aby: Przesunąć wskaźnik pozycji w dół Przesunąć wskaźnik pozycji w górę Rozwinąć lub zwinąć tylko jeden, wskazany poziom drzewa Rozwinąć wskazaną gałąź drzewa Zwinąć wskazaną gałąź drzewa Wciśnij klawisz(e): (klawisz strzałki w prawo lub w dół) (klawisz strzałki w lewo lub w górę) Enter (działa jak przełącznik) plus z klawiatury numerycznej minus z klawiatury numerycznej Kalkulator i kalendarz Kalkulator W każdym polu edycyjnym przeznaczonym do wprowadzania kwot możesz wybierając kombinację klawiszy (Alt+ ) lub klikając podwójnie na polu skorzystać z podręcznego kalkulatora: Kalendarz Rys Kalkulator. Udostępnia on wszystkie niezbędne funkcje biurowego kalkulatora. Dane wprowadzone do pamięci kalkulatora pozostają w niej także po zamknięciu okna z kalkulatorem. W każdym polu edycyjnym zawierającym daty możesz, przyciskając kombinację klawiszy (Alt+ ) lub klikając przycisk, skorzystać z kalendarza:

46 44 Rozdział 2 Rys Kalendarz. Kalendarz otwiera się na takim miesiącu, jaki pokazany jest w polu, z którego został wywołany. Dzień miesiąca jest wyróżniony ciemniejszym kolorem. Jeśli do pola nie były wprowadzone wartości, wyróżniona zostanie aktualna data systemowa. Aby zmienić datę w polu, należy wybrać nową datę z kalendarza. Wymiana danych Importowanie danych Importowanie danych polega na wczytywaniu danych z pliku tekstowego do ustalonej kartoteki programu MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO. Plik taki mógł być utworzony w dowolnym systemie eksportującym dane do plików tekstowych, a nawet stworzony ręcznie (przez doświadczonego użytkownika) w prostym edytorze tekstowym. Możesz importować tylko wybrane pozycje pliku tekstowego do wybranej kartoteki. W celu rozpoczęcia procesu importu wybierz polecenie Import danych... z menu Firma. Otworzy się okno dialogu Import danych. Rys Dialog Import danych. Ten przycisk polecenia otwiera okno dialogu Edycja rodzaju importu danych, umożliwiając zdefiniowanie nowego rodzaju importu. Ten przycisk polecenia usuwa podświetlony na liście rodzaj importu. Ten przycisk polecenia otwiera okno dialogu Edycja rodzaju importu danych, umożliwiając zmianę definicji rodzaju importu podświetlonego na liście.

47 Podstawowe zasady obsługi programu 45 Ten przycisk polecenia uruchamia proces importu otwierając okno dialogu Import wybranych elementów. Ten przycisk polecenia zamyka okno dialogu bez wykonywania importu. W otwartym oknie dialogu należy wybrać z listy rodzaj importu, a następnie przycisk polecenia Wykonaj. Spowoduje to otworzenie kolejnego okna dialogu umożliwiającego określenie parametrów importu. Jeżeli będzie to import danych z jednej z kartotek, okno przybierze wygląd jak na rysunku poniżej. Rys Dialog Import danych do kartoteki. Zbiór danych W tym polu wpisz nazwę pliku, z którego importujesz dane. Jeżeli nie chcesz wpisywać położenia pliku, wybierz przycisk polecenia Wybierz... i w otwartym dialogu Otwórz wskaż odpowiednie parametry ścieżki dostępu. Szablon W tym polu wpisz nazwę szablonu, który zapewni poprawny import danych. Odwzorowuje on pola pliku tekstowego na kolumny bazy danych. Jeżeli nie chcesz wpisywać położenia pliku, wybierz przycisk polecenia Wybierz... i w otwartym dialogu Otwórz wskaż odpowiednie parametry ścieżki dostępu. Po wybraniu przycisku Edytuj... możesz zmienić definicję rodzaju importu danych. Nazwa Plik sterownika Rys Dialog Edycja rodzaju importu danych. W tym polu widoczna jest nazwa, pod którą rodzaj importu będzie widoczny na liście. Nazwa pliku sterownika z biblioteką procedur używanych przy imporcie.

48 46 Rozdział 2 Tryb pracy automatyczny Zaznaczenie tego pola powoduje wykorzystanie uzgodnień baz i danych importowanych. Po określeniu parametrów importu i wybraniu przycisku polecenia OK zostanie przeprowadzony import. O przebiegu i zakresie importu informuje okno Import danych. Pokazuje się ono bez względu na to, czy zaznaczone zostało pole Tryb pracy automatyczny, czy nie. Jeśli import nie został wykonany w trybie automatycznym, w celu potwierdzenia dołączenia importowanych danych do bazy, będą się otwierać kolejno okna formatek prezentujące importowane dane. Użytkownik może wówczas zadecydować o dalszym przebiegu importu wybierając przycisk lub. Rys Okno informacyjne Import danych. Eksportowanie danych Eksportowanie danych polega na zapisywaniu danych z wybranej kartoteki programu MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO do pliku tekstowego. Plik taki możesz potem wczytać w innym systemie. W celu rozpoczęcia procesu eksportu wybierz z listy rozwiniętej przyciskiem polecenie Eksport danych. Otworzy się okno dialogu Eksport danych. Należy w nim wybrać rodzaj eksportu w oknie z listą zdefiniowanych rodzajów. Ten przycisk polecenia otwiera okno dialogu Edycja rodzaju eksportu danych, umożliwiając zdefiniowanie nowego eksportu. Ten przycisk polecenia usuwa podświetlony na liście rodzaj eksportu.

49 Podstawowe zasady obsługi programu 47 Ten przycisk polecenia otwiera okno dialogu Edycja rodzaju eksportu danych, umożliwiając zmianę definicji rodzaju eksportu podświetlonego na liście. Ten przycisk polecenia uruchamia proces importu otwierając okno dialogu Eksport wybranych elementów. Ten przycisk polecenia zamyka okno dialogu bez wykonywania eksportu. Rys Dialog Eksport danych z kartoteki. W otwartym oknie dialogu należy wybrać z listy rodzaj eksportu, a następnie przycisk polecenia Wykonaj. Spowoduje to otworzenie kolejnego okna dialogu umożliwiającego określenie parametrów eksportu. Jeżeli będzie to eksport danych do jednej z kartotek, okno przybierze wygląd jak na rysunku poniżej. Rys Dialog Eksport do pliku. Zbiór danych W tym polu wpisz nazwę pliku, do którego eksportujesz dane. Jeżeli nie chcesz wpisywać położenia pliku docelowego, wybierz przycisk polecenia Wybierz... i w otwartym oknie dialogu Zapisz jako wskaż odpowiednie parametry ścieżki dostępu. Po wybraniu polecenia Edytuj... otwiera okno dialogu Edycja rodzaju eksportu danych, umożliwiając zmianę definicji rodzaju eksportu.

50 48 Rozdział 2 Nazwa Plik sterownika Rys Dialog Edycja rodzaju eksportu danych. W tym polu widoczna jest nazwa, pod którą rodzaj eksportu będzie widoczny na liście. Nazwa pliku sterownika z biblioteką procedur używanych przy eksporcie. Raport tworzący sekcję danych Procedura w języku raportów wykonująca eksport danych. Po ustaleniu schematu eksportu i wybraniu przycisku OK nastąpi eksport danych do wskazanego pliku tekstowego. Jeżeli taki plik nie istnieje, to zostanie utworzony we wskazanym katalogu. Po zakończeniu eksportu zostanie wyświetlony komunikat o jego wynikach. Synchronizacja kartotek Program MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO został zaprojektowany do ścisłej współpracy z programami FAKTURA PRO i HANDEL. Jednym z mechanizmów tej współpracy jest możliwość synchronizacji kartoteki kontrahentów. W Rozdziale 3 Przygotowanie programu do pracy został opisany sposób definiowania ustawień synchronizacji kartotek. Umożliwia to automatyczną synchronizację kartotek w ustalonych momentach pracy z programem. W tym miejscu zostanie opisany przebieg ręcznej synchronizacji tych kartotek. W celu przeprowadzenia ręcznej synchronizacji kartotek należy otworzyć okno Ustawienia (przyciskiem na pasku narzędziowym lub poleceniem Ustawienia z menu Funkcje) i wybrać z drzewka ustawień gałąź Współpraca z Symfonią, a następnie listek Kartoteki. W prawej części okna pojawi się panel Kartoteki. Jeżeli nie zostały zdefiniowane ustawienia do synchronizacji kartotek należy tego dokonać zgodnie z opisem w Rozdziale 3 Przygotowanie programu do pracy. Po wybraniu przycisku polecenia następuje otwarcie okna dialogu Synchronizacja z kartotekami FM umożliwiającego uruchomienie synchronizacji.

51 Podstawowe zasady obsługi programu 49 Rys Okno dialogu Synchronizacja z kartotekami FM. Automatyczne uzgadnianie danych kartotekowych Zaznaczenie tego pola wyboru powoduje automatyczne dołączenie do bazy MP danych z baz HM i FM, jeśli program nie wykryje niezgodności. Jeżeli pole nie jest zaznaczone, użytkownik będzie proszony o potwierdzenie dołączenia uzgodnionych danych do bazy. Synchronizuj Ten przycisk polecenia uruchamia synchronizację kartotek. Anuluj Ten przycisk polecenia zamyka okno bez synchronizacji kartotek. Po przeprowadzeniu synchronizacji pojawia się okno z listą komunikatów dokumentujących jej przebieg. Rys Okno z listą komunikatów o przebiegu synchronizacji. Raporty / W programie MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO wbudowany jest język raportów, przeznaczony do tworzenia raportów i sprawozdań na podstawie wprowadzonych danych. Ponadto język raportów umożliwia dowolne przetwarzanie danych, ich prezentację oraz komunikowanie się z użytkownikiem. Program umożliwia użytkownikowi posiadającemu odpowiednie uprawnienia definiowanie własnych raportów. Dokładny opis składni języka raportów wraz z przykładami stosowania znajdziesz w pliku pomocy Język raportów, zainstalowanym wraz z programem. Jeśli nie masz doświadczenia w programowaniu, nie wprowadzaj poprawek do istniejących raportów.

52 50 Rozdział 2 Program dostarcza wiele predefiniowanych raportów. Jeśli raporty dostarczone wraz z programem nie spełniają Twoich oczekiwań, możesz spróbować zdefiniować własne ich wersje lub utworzyć nowe. W celu uzyskania dostępu do raportów należy wybrać z menu Funkcje polecenie Raporty. Spowoduje to otwarcie okna Katalog raportów, z którego możliwe jest zarządzanie raportami w programie. Rys Okno Katalog raportów. W lewej części okna znajduje się drzewko katalogu raportów, umożliwiające grupowanie raportów zgodnie z zasadami obowiązującymi w oknach katalogów. W prawej części okna widoczna jest lista raportów należących do podświetlonej grupy. Ponad listą raportów znajdują się przyciski poleceń umożliwiające uruchamianie procesu definiowania i usuwania raportów. Natomiast istniejący raport można edytować przez dwukrotne kliknięcie na jego nazwie. Otwiera się wtedy okno definiowania raportów. Okno definiowania raportów W otwartym oknie możliwe jest zdefiniowanie treści nowego raportu lub zmodyfikowanie istniejącego. Pomocą w realizacji tej czynności są umieszczone w górnej części okna pola i przyciski sterujące. Dostępna jest tu pomoc kontekstowa opisująca język raportów. Po ustawieniu kursora na słowie kluczowym języka raportów (nazwy poleceń, typy zmiennych) i naciśnięciu klawiszy Ctrl+F1, plik pomocy otwarty zostanie na stronie opisującej zaznaczony kursorem element. Rys Okno definiowania raportów z rozwiniętą listą operacji.

53 Podstawowe zasady obsługi programu 51 Nazwa W tym polu tekstowym widoczna jest nazwa edytowanego raportu. Jeżeli definiujesz nowy raport, wpisz tu jego nazwę. Operacje Ten przycisk polecenia powoduje rozwinięcie listy operacji możliwych do wykonania w oknie definiowania raportów. Zapisz Ten przycisk polecenia jest widoczny tylko w czasie edycji raportu. Zapisuje on zdefiniowany raport. Anuluj Ten przycisk polecenia widoczny tylko w czasie edycji raportu, przerywa edycję raportu bez zapisywania wprowadzonych zmian. Edytuj Ten przycisk polecenia rozpoczyna edycję raportu. Po jego wybraniu tło okna z treścią raportu zmienia kolor. Wykonaj Ten przycisk polecenia uruchamia wykonywanie aktualnie edytowanego raportu. Jeżeli w czasie definiowania raportu niezbędne jest wykorzystywanie debuggera, należy przed wybraniem tego przycisku nacisnąć równocześnie trzy klawisze: Ctrl+Alt+D. Wykonywanie raportów Raporty są dostępne w różnych oknach programu po wybraniu z listy rozwiniętej przyciskiem polecenia Wykonaj raport. Pozostałe polecenia na tej liście uruchamiają wykonanie szczególnie ważnych raportów. Otwarte zostanie okno Wybór wydruku na panelu Parametry wydruku. Rys Okno Wybór wydruku - panel Parametry wydruku. Rodzaj wydruku W tej grupie opcji wskaż przebieg operacji drukowania raportu. Wybranie opcji Podgląd otwiera okno, w którym możliwe jest przejrzenie wykonanego raportu przed wydrukowaniem. Wybranie opcji Wydruk powoduje bezpośrednie wysłanie raportu na drukarkę.

54 52 Rozdział 2 / Tryb wydruku W tej grupie opcji wskaż, z jakiego trybu wydruku chcesz korzystać podczas drukowania raportu. Dostępne są opcje Graficzny i Tekstowy, odpowiadające ustawieniom drukarek w programie. Nazwa raportu Z tego opuszczanego pola listy wybierz nazwę raportu, który chcesz wykonać. Na liście znajdują się wszystkie raporty dostępne w tym oknie programu. Liczba wydruków W tym polu wpisz w ilu egzemplarzach powinien zostać wydrukowany dany raport. Pokazuj ustawienia raportu Zaznaczenie tego pola wyboru powoduje, że podczas wykonywania raportu wyświetlone zostanie okno umożliwiające zmianę ustawień parametrów z jakimi zostanie wykonany raport. Jeżeli pole wyboru nie będzie zaznaczone, to raport zostanie wykonany z parametrami ustalonymi przy poprzednim wykonywaniu raportu. Panel Drukarki umożliwia zdefiniowanie wielu profili tej samej drukarki, które później mogą być wykorzystywane, przy kolejnych wykonaniach raportów. Każdy z profili ustawień zapamiętany jest pod oddzielną nazwą jako kontekst drukarki. Ustawienia parametrów drukarek wykonane w tym panelu nie zmieniają generalnych ustawień drukarek w programie, ale są ustawieniami specjalnymi wykorzystywanymi w celu dokonania konkretnego wydruku. Rys Okno Wybór wydruku - panel Drukarki. Nazwa kontekstu drukarki W tym polu wpisz nazwę, pod jaką będzie zarejestrowany definiowany profil ustawień drukarek. Dodaj Ten przycisk polecenia powoduje dodanie do listy profili (kontekstów) drukarek nowego profilu drukarki, o nazwie wpisanej w polu Nazwa kontekstu drukarki.

55 Podstawowe zasady obsługi programu 53 Usuń Ten przycisk polecenia powoduje usunięcie z listy profili (kontekstów) drukarek wybranego z opuszczanej listy w polu Nazwa kontekstu drukarki. Ustawienia drukarki graficznej Ten przycisk polecenia otwiera okno Kroje pisma dla raportu graficznego, identyczny funkcjonalnie z panelem Drukarka graficzna ustawień programu. Szczegółowy opis obsługi tego okna znajduje się w Rozdziale 3 Przygotowanie programu do pracy. Ustawienia drukarki tekstowej Ten przycisk polecenia otwiera okno Kroje pisma dla raportu tekstowego, identyczny funkcjonalnie z panelem Drukarka tekstowa ustawień programu. Szczegółowy opis obsługi tego okna znajduje się w Rozdziale 3 Przygotowanie programu do pracy. OK Ten przycisk polecenia powoduje rozpoczęcie wykonywania raportu zgodnie z ustawieniami określonymi w oknie Wybór wydruku. Jeżeli zaznaczone było tam pole wyboru Pokazuj ustawienia raportu, to może się pojawić okno dialogu umożliwiającego ustalenie parametrów wykonywania raportu. Natomiast jeżeli była wybrana opcja Podgląd, to po zakończeniu wykonywania raportu otwarte zostanie okno umożliwiające podgląd przygotowanego do wydruku raportu. Anuluj Ten przycisk polecenia powoduje zamknięcie okna Wybór wydruku bez wykonywania raportu. Rys Okno dialogu z ustawieniami raportu.

56 54 Rozdział 2 Rys Okno podglądu raportu do wydruku. Ten przycisk polecenia powoduje wysłanie raportu na drukarkę ustawioną jako domyślną w systemie. Ten przycisk polecenia otwiera systemowe okno Drukuj, umożliwiając wybór drukarki i ustalenie parametrów jej pracy. Ten przycisk polecenia powoduje powiększenie widocznego obrazu wydruku. Ten przycisk polecenia powoduje pomniejszenie widocznego obrazu wydruku. G

57 R O Z D Z I A Ł 3 Przygotowanie programu do pracy Dowiesz się jak: Określić użytkowników i ich prawa Ustalić parametry pracy programu Zdefiniować elementy organizacyjne firmy

58 56 Rozdział 3 / Przed rozpoczęciem wykorzystywania programu MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO niezbędne jest wykonanie czynności przystosowujących go do potrzeb konkretnej firmy. W tym rozdziale zostały one kolejno opisane. Przygotowania dotyczą zarówno organizacji firmy, jak i wykorzystywanego sprzętu i oprogramowania. Część z nich może być wykonana już w trakcie używania programu, ale zastanowienie się nad wszystkimi punktami tego rozdziału może ułatwić komputerową ewidencję zdarzeń gospodarczych w firmie. Przed rozpoczęciem pracy w programie MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO należy szczegółowo przemyśleć sposób wykorzystania jego możliwości zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości, ustawach podatkowych oraz rozporządzeniach Ministra Finansów. Rozpoczęcie pracy z programem W celu rozpoczęcia pracy z programem należy go uruchomić w sposób typowy dla wykorzystywanej wersji Windows, np. dwukrotnie kliknąć ikonę programu. Spowoduje to rozpoczęcie procesu uruchamiania programu. Jeżeli w programie nie została założona żadna grupa firm, otwarte zostanie okno programu bez firmy. W pozostałych przypadkach pojawi się okno dialogu Otwieranie firmy, umożliwiające uzyskanie dostępu do danych wybranej firmy z grupy firm. Otwieranie firmy to czynność, którą trzeba wykonać, aby rozpocząć pracę z firmą uzyskując dostęp do jej danych. W momencie otwierania lub też, mówiąc inaczej, uaktywnienia danych firmy, podajesz również nazwę użytkownika i hasło dostępu. Hasło dostępu jest to określony dla użytkownika tajny tekst o długości od kilku do kilkunastu znaków, który służy do ochrony danych firmy przed niepowołanym dostępem. Program sprawdza hasło dostępu, umożliwiając dalszą pracę tylko po podaniu właściwego ciągu znaków. Wybór użytkownika i zidentyfikowanie go przez program na podstawie hasła jest niezbędne ze względu na zasadę działania programu, który każdą zmianę danych w bazach firmy łączy z wprowadzającym je użytkownikiem. Dialog Otwieranie firmy będzie pojawiać się automatycznie zawsze po uruchomieniu programu. Rys. 3-1 Dialog Otwieranie firmy.

59 Przygotowanie programu do pracy 57 Użytkownik W tym polu podaj swoją nazwę użytkownika. Hasło Jeśli dostęp do danych firmy jest zabezpieczony hasłem, to podaj je w tym polu. Litery hasła, dla zabezpieczenia przed podglądaniem, będą wyświetlane w postaci gwiazdek. Grupa Z opuszczanego pola listy wybierz grupę firm, zawierającą firmę, którą chcesz otworzyć. Program domyślnie podpowiada ostatnio używaną grupę firm. Firma Z opuszczanego pola listy wybierz jedną z firm, którą chcesz otworzyć. Program domyślnie podpowiada ostatnio otwieraną firmę. Jeżeli podasz niepoprawne hasło, pojawi się komunikat informujący o tym fakcie i po potwierdzeniu go przyciskiem OK nastąpi powrót do dialogu Otwieranie firmy. Rys. 3-2 Komunikat o podaniu niepoprawnego hasła. Dla nowo założonej firmy istnieje tylko jeden użytkownik, niemożliwy do usunięcia, o nazwie Admin. Dla nowo założonej firmy nie ma on hasła. Użytkownik ten posiada uprawnienia do definiowania praw pozostałych użytkowników i jest osobą konfigurującą program do pracy. Szczegółowy opis konfiguracji programu i metod organizacji dostępu użytkowników do danych w czasie pracy z programem znajdziesz w Rozdziale.3 Przygotowanie programu do pracy. Okno programu Mała Księgowość Pro bez firmy Po uruchomieniu programu, jeśli wcześniej nie założyłeś żadnej grupy firm lub nie dołączyłeś do programu żadnej grupy firm, rozpoczniesz pracę w specjalnym trybie, określanym jako bez firmy. Oznacza to po prostu sytuację, w której pracujesz w programie, ale nie masz jeszcze aktywnej żadnej firmy. Może to mieć miejsce w następujących sytuacjach: Po uruchomieniu programu, jeśli wcześniej nie założyłeś żadnej grupy firm lub wybrałeś przycisk Anuluj w oknie dialogowym Otwieranie firmy. Jeśli wybrałeś polecenie Koniec pracy z firmą z menu Firma. Podczas wykonywania czynności, które wymagają zakończenia pracy z firmą, takich jak tworzenie lub odtwarzanie kopii bezpieczeństwa. W trakcie pracy bez firmy możesz wykonywać wszystkie podstawowe czynności związane z administrowaniem danymi grupy firm. Możesz założyć nową grupę firm, dołączyć, otworzyć lub usunąć istniejącą grupę firm, a także zapisać i odtworzyć dane grupy firm z kopii bezpieczeństwa.

60 58 Rozdział 3 Rys. 3-3 Okno programu MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO bez firmy. Wybierając odpowiedni przycisk polecenia z paska narzędziowego, uruchamiasz proces wykonywania związanej z nim operacji. Aby wybrać przycisk, wystarczy go kliknąć albo przycisnąć kombinację klawiszy Ctrl+numer kolejny przycisku (numery należy wybierać w alfanumerycznej części klawiatury, skrót ten nie działa dla klawiatury numerycznej). Zakładanie pierwszej firmy w grupie firm Proces zakładania nowej firmy polega na zarejestrowaniu danych firmy w programie. Program zapisuje później te dane we wskazanym folderze (katalogu) na dysku. Aby założyć nową firmę, musisz pracować w trybie bez firmy. Następnie wybierz polecenie Nowa... z menu Firma lub kliknij przycisk na pasku narzędziowym. Pojawi się okno Zakładanie nowej firmy. Rys. 3-4 Okno Zakładanie nowej firmy.

61 Przygotowanie programu do pracy 59 / / Nazwa_firmy W tym polu podaj pełną nazwę firmy w takiej formie, jaka powinna się pojawiać na wydrukach tworzonych przez program. Skrót firmy Tutaj wpisz skrót nazwy firmy przeznaczony do wykorzystywania w programie do identyfikacji firmy. Skrótu nazwy firmy nie będzie można potem zmienić. Grupa firm W tym polu wpisz nazwę grupy firm, do której będzie zaliczona tworzona firma. Jednocześnie pojawi się ona jako domyślna nazwa folderu (katalogu) w polu Katalog grupy firm, określającym nazwę katalogu, w którym przechowywane będą bazy danych grupy firm. Jeżeli chcesz wskazać inny folder, wybierz przycisk Przeglądaj i w oknie Wybierz katalog wskaż właściwy. Nazwy grupy firm nie będzie można potem zmienić. Utwórz nową firmę Wybranie tego przycisku polecenia powoduje utworzenie plików baz danych, w których będą przechowywane wszystkie dane o firmie i jej działalności wprowadzone w programie. Anuluj Wybranie tego przycisku polecenia powoduje zamknięcie okna bez tworzenia nowej firmy. Po zakończeniu tworzenia firmy pojawi się komunikat informujący o jej utworzeniu i proponujący uzupełnienie informacji o firmie. Rys. 3-5 Komunikat o utworzeniu firmy. Po wybraniu przycisku OK otwarte zostanie do edycji okno opisu firmy. W kolejnych panelach można teraz wprowadzić dane opisujące firmę. / Wypełniając pola w tym oknie pamiętaj, że wprowadzone informacje będą widoczne na wydrukach generowanych w programie.

62 60 Rozdział 3 Panel Firma Rys. 3-6 Okno opisu firmy z panelem Firma. W polach tego panelu wpisz lub wybierz z dostępnych list podstawowe dane firmy oraz informacje charakteryzujące firmę. W pierwszym z pól podana jest nazwa wpisana podczas zakładania firmy. Na tym etapie należy sprawdzić jej zgodność z nazwą nadaną podczas rejestracji i ewentualnie wprowadzić poprawki. Firma obsługiwana w programie Należy pozostawić tę opcję w celu dalszego wprowadzania danych firmy. Jeżeli wybrana zostanie opcja Inne źródło przychodu, to należy postępować w sposób opisany w dalszej części rozdziału. W przypadku, gdy zakładasz pierwszą firmę w danej grupie, program domyślnie wybiera Firma obsługiwana w programie. NIP W tym polu wpisz numer identyfikacji podatkowej nadany firmie przez urząd skarbowy. Regon W tym polu wpisz nadany przez Urząd Statystyczny numer identyfikujący firmę do celów statystyki państwowej. Forma opodatkowania Z tego opuszczanego pola listy wybierz formę opodatkowania firmy. Dostępna jest podatkowa KPiR lub Ryczałt. Dane te można zmieniać bezpośrednio w opisywanym oknie do momentu zaksięgowania pierwszego zapisu. Rodzaj działalności Tutaj wpisz zgodny z dokumentami rejestrowymi opis działalności prowadzonej przez firmę. Podatnik VAT Zaznacz to pole wyboru, jeżeli firma jest podatnikiem VAT. Początek pracy z programem W tym polu wpisz lub wybierz z otwartego kalendarza datę, od której będziesz

63 Przygotowanie programu do pracy 61 / prowadził ewidencję zdarzeń w firmie za pomocą programu. W programie jest to pierwszy dzień miesiąca rozpoczęcia pracy z programem. Wypełnienie tych pól umożliwia rozpoczęcie pracy. Otwieranie firmy z grupy firm / Usuwanie grupy / Otwieranie firmy to czynność, którą trzeba wykonać aby rozpocząć pracę z firmą uzyskując dostęp do jej danych. W momencie otwierania lub też, mówiąc inaczej, uaktywnienia danych firmy podajesz również nazwę użytkownika i hasło dostępu. Hasło dostępu jest to określony dla konkretnego użytkownika tajny tekst o długości od kilku do kilkunastu znaków, który służy do ochrony danych firmy przed niepowołanym dostępem. Program sprawdza hasło, umożliwiając dalszą pracę tylko po podaniu właściwego dla danego użytkownika hasła dostępu. Aby otworzyć firmę, musisz ją wcześniej założyć w systemie. Jeśli utworzyłeś lub dołączyłeś firmę, to aby ją otworzyć, wybierz z menu Firma polecenie Otwórz lub kliknij przycisk na pasku narzędziowym. Pojawi się okno dialogowe Otwieranie firmy, w którym możesz wskazać firmę z dołączonej grupy firm oraz podać nazwę i hasło użytkownika. Usuwanie grupy to czynność, która powoduje wymazanie wszystkich danych grupy firm z dysku. Aby usunąć grupę, wybierz polecenie Usuń z menu Firma lub kliknij przycisk na pasku narzędziowym. Pojawi się okno dialogowe Usuwanie grupy, w którym możesz wskazać usuwaną grupę firm oraz podać nazwę i hasło użytkownika. Usuwając grupę tracisz wszystkie jej dane. Możesz je odzyskać tylko wówczas, gdy zostały wcześniej zachowane. Pamiętaj więc o uprzednim wykonaniu kopii bezpieczeństwa, nawet wtedy, gdy uważasz, że dane grupy nigdy nie będą potrzebne. Ponowne wprowadzenie całkowicie usuniętych danych jest bardzo kosztowne, a często wręcz niemożliwe. Rys. 3-7 Dialog Usuwanie grupy.

64 62 Rozdział 3 / Użytkownik W tym polu podaj swoją nazwę użytkownika. Hasło Jeśli dostęp do danych grupy jest zabezpieczony hasłem, podaj je w tym polu. Program sprawdza użytkownika i hasło, umożliwiając usuwanie grupy tylko użytkownikom z uprawnieniami administratora. Dołączanie grupy / Grupa Z opuszczanego pola listy wybierz jedną z dołączonych grup, którą chcesz usunąć. Program domyślnie podpowiada ostatnio otwieraną grupę. Dołączanie grupy polega na wskazaniu na dysku folderu, w którym znajdują się dane wcześniej utworzonej grupy. Czynność ta jest przydatna wówczas, gdy chcesz pracować na danych grupy założonej przez innego użytkownika lub założonej grupy nie ma na liście grup firm w oknie Otwieranie firmy. Dołączenie istniejącej grupy jest konieczne, aby można było uaktywnić firmę z grupy i rozpocząć pracę na jej danych, a także wykonywać inne związane z nią czynności, takie jak usunięcie grupy czy tworzenie i odtwarzanie kopii bezpieczeństwa. Aby dołączyć grupę, musisz pracować w trybie bez firmy. Następnie wybierz polecenie Dołącz... z menu Firma lub kliknij przycisk na pasku narzędziowym. Pojawi się dialog Katalog grupy, w którym możesz wskazać folder (katalog dyskowy) zawierający dane grupy. Rys. 3-8 Dialog Wskaż katalog grupy. Dyski W tym polu wybierz z opuszczanej listy napęd dyskowy z którego będą czytane dane grupy. Katalog W tym polu wpisz pełną nazwę folderu (ścieżkę), w którym znajdują się dane grupy lub wskaż ten folder na liście w oknie poniżej. W momencie, gdy wska-

65 Przygotowanie programu do pracy 63 żesz folder zawierający prawidłowe dane grupy, program wyświetli jej nazwę w tytule okna. Sieć...(Network...) Ten przycisk polecenia pojawia się tylko w sytuacji, gdy pracujesz w sieci. Umożliwia on mapowanie dysków sieciowych. Odłączanie grupy firm Odłączanie grupy firm polega na usunięciu jej nazwy z listy grup w dialogu Otwieranie firmy. Potrzeba taka może zachodzić jeżeli dane grupy są wykorzystywane incydentalnie (np. kilka razy w roku) przez użytkownika. W celu wykonania operacji odłączania grupy należy wybrać w menu Firma polecenie Odłącz grupę firm. Program wyświetli dialog Odłączanie grupy firm. Rys. 3-9 Dialog Odłączanie grupy. Po wybraniu odłączanej grupy i potwierdzeniu uprawnień do jej odłączenia w polach Użytkownik i Hasło następuje usunięcie grupy z listy bez usuwania wszystkich danych grupy firm z dysku. Pomoc kontekstowa Program posiada typową dla większości aplikacji Windows dodatkową instrukcję obsługi w formie programu komputerowego. Wywoływana jest przez naciśnięcie klawisza F1. Pomoc przypomina trochę suflera, który podpowiada potrzebną akurat w danej sytuacji kwestię. Przycisk polecenia na pasku narzędziowym, odpowiadający użyciu klawiszy Shift+F1, powoduje zmianę kształtu kursora na. Kliknięcie wówczas kursorem na elemencie okna programu otwiera pomoc kontekstową w miejscu dotyczącym tego elementu. W programie MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO została dodatkowo zastosowana pomoc kontekstowa opisująca dostarczone z programem raporty i język, w którym zostały napisane. Pomoc ta jest dostępna w oknach związanych z tworzeniem i wykonywaniem raportów po wybraniu klawiszy Ctrl+F1.

66 64 Rozdział 3 Organizacja obsługi programu Organizacja pracy Zakładamy, że w każdej firmie, której dokumenty będą ewidencjonowane w programie, istnieje lub jest planowany określony tryb postępowania z dokumentacją prowadzonych operacji gospodarczych. Przed rozpoczęciem ewidencjonowania w programie wskazane byłoby udokumentowanie aktualnego sposobu postępowania i dopasowanie go do metod oferowanych w programie MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO. Możliwe, że konieczne będą modyfikacje procedur działania firmy, ale jest to normalne zjawisko w czasie wprowadzania komputerowych metod ewidencji. Kolejność zagadnień opisanych w tym rozdziale ma ułatwić ten proces. Podczas czytania należy pamiętać, że opis zawiera zagadnienia, które mają być przydatne dla możliwie największej ilości użytkowników programu i wybierać z niego tylko część niezbędną dla własnej firmy. Podobnie jak inne aplikacje, program MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO ma własną specyfikę oraz organizację i dlatego postaramy się wskazać te jego elementy, nad którymi użytkownik powinien się zastanowić przed rozpoczęciem pracy po to, aby była ona jak najlepiej wykonywana. Ze względu na swoje możliwości program MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO może być szczególnie przydatny dla właścicieli małych firm samodzielnie prowadzących księgowość oraz uzyskujących przychody z różnych źródeł, którzy na bieżąco chcą kontrolować i analizować stan swoich finansów. Organizacja struktury baz danych programu MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO oparta jest o pojęcie grupy. Grupa to firmy i inne źródła przychodów powiązane ze sobą osobami właścicieli, uzyskujących pożytki z elementów grupy. Ze względu na sposób organizacji danych informacje dotyczące grupy zawarte są we wspólnym folderze. Przed rozpoczęciem rejestracji danych wskazane jest zdefiniowanie wszystkich elementów grupy i ich powiązań. Przed przystąpieniem do pracy z księgowością komputerową należy zastanowić się nad typami dokumentów księgowych rejestrowanymi w Twojej firmie. Specyfika komputerowych programów wymaga bowiem dokładnego określenia podziału dokumentów papierowych na jednolite typy oraz zdefiniowania sposobu powiązania tradycyjnych dokumentów papierowych z odpowiadającymi im dokumentami komputerowymi. Da to w przyszłości wymierne korzyści w postaci szybszego i łatwiejszego sposobu wprowadzania dokumentacji. Jeżeli w Twojej firmy pracuje wiele osób, zapewne każda z nich specjalizuje się w pewnym wycinku pracy. Dobrze jest przemyśleć ponownie zasady organizacji i podziału pracy - być może zmniejszy się obciążenie prostymi pracami osób o wyższych umiejętnościach pozwalając na lepsze ich wykorzystanie. O ile sprawdzenie dokumentów powinna wykonać osoba znająca zasady księgowości, to wprowadzanie danych można powierzyć osobie bez specjalistycznego przygotowania księgowego.

67 Przygotowanie programu do pracy 65 Uzupełnienie danych firmy Zakładanie pierwszej firmy grupy i wprowadzanie jej danych opisano wcześniej w tym rozdziale. Jeżeli utworzyłeś firmę w sposób uproszczony, wypełniając tylko niezbędne pola, przed dalszym wykorzystywaniem programu otwórz okno Ustawienia (przyciskiem na pasku narzędziowym lub poleceniem Ustawienia z menu Funkcje), wybierz z drzewka ustawień listek z nazwą firmy i wypełnij puste pola w kolejnych panelach. Wykonanie powyższych czynności uchroni użytkowników programu przed uzyskiwaniem w przyszłości dokumentów z niepełnymi danymi firmy. Jeżeli dane firmy będą ulegać zmianie, możliwe jest wprowadzanie zmian w tym miejscu programu. Dodawanie źródeł przychodów do grupy Organizacja struktury baz danych programu MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO oparta jest o pojęcie grupy. Ze względu na sposób organizacji danych informacje dotyczące grupy zawarte są we wspólnym folderze. Przed rozpoczęciem rejestracji danych wskazane jest zdefiniowanie wszystkich elementów grupy i ich powiązań. W celu zdefiniowania kolejnego źródła przychodów należącego do grupy należy otworzyć jedną z już istniejących w grupie firm. Następnie należy otworzyć okno Ustawienia (przyciskiem na pasku narzędziowym lub poleceniem Ustawienia z menu Funkcje) i wybrać z drzewka ustawień listek Firmy. Otworzy się panel z listą dotychczas zdefiniowanych źródeł przychodów. Przycisk polecenia otwiera okno opisu źródła przychodu, w którym możesz zdefiniować dodawane nowe źródło przychodów. Jeżeli nowym źródłem przychodów jest kolejna firma obsługiwana w programie, to sposób definiowania jej danych jest identyczny z opisanym w podrozdziale Zakładanie pierwszej firmy w grupie firm. Dodawanie innych źródeł przychodów W celu dodania innego źródła przychodów niż firma obsługiwana w programie, należy po wpisaniu nazwy źródła wybrać opcję Inne źródło przychodu. Panel z opisem firmy zmieni wygląd na widoczny poniżej.

68 66 Rozdział 3 / Rys Okno opisu innego źródła przychodu. Niezbędne jest wypełnienie pól zawierających nazwę źródła przychodu i jego kod. Jeżeli wpisywana jest nazwa źródła, to ten ciąg znaków jest automatycznie wprowadzany w pole kod źródła. Może on być jednak dowolnie zmodyfikowany przed zapamiętaniem wprowadzonych danych. Po zapamiętaniu wprowadzonych danych opisujących firmę mogą one być później modyfikowane. Nie dotyczy to kodu źródła przychodów, ponieważ jest on wykorzystywany do identyfikacji zapisów dotyczących tego źródła przychodu. Pola NIP i Regon w ramce z nazwą źródła przychodu powinny być wypełnione, jeżeli opisywane źródło przychodów je posiada. Np. najem dokonywany przez osobę fizyczną nie jest związany z numerem Regon. Pozarolnicza działalność gospodarcza Należy wybrać tę opcję, gdy źródłem przychodu jest firma nie obsługiwana przy pomocy programu MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO. Najem, podnajem, dzierżawa Należy wybrać tę opcję, gdy źródłem przychodu jest jedna z wymienionych w jej nazwie form działalności lub inna podobna działalność wymagająca samodzielnego odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy i rozliczania ich z wykorzystaniem formularza PIT-5. W ramce poniżej należy wprowadzić dane adresowe opisujące źródło przychodu. Aby wprowadzić kwoty przychodów i kosztów w poszczególnych miesiącach działalności po wybraniu przycisku wybierz z menu polecenie Przychody... Czynności te zostały szczegółowo opisane w Rozdziale 6 w części Wprowadzanie dochodów z innych źródeł.

69 Przygotowanie programu do pracy 67 Wprowadzanie danych początkowych dla firm obsługiwanych w programie / / Danymi początkowymi nazywamy podsumowujące zapisy w dokumentacji finansowo-księgowej firmy przed rozpoczęciem ewidencjonowania jej danych w programie MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO. Mogą to być np. podsumowania z KPiR oraz rejestrów VAT na koniec miesięcy poprzedzających rozpoczęcie wykorzystywanie programu w danym roku podatkowym. Pojęcie danych początkowych ma sens jedynie dla firm, które już prowadzą działalność i rozpoczynają pracę z programem w trakcie roku obrachunkowego. Dla firm rozpoczynających działalność nie są one istotne. W Rozdziale 4 przedstawiony zostanie tryb wprowadzania danych początkowych dla firmy prowadzącej ewidencję w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz będącej płatnikiem podatku VAT, a następnie danych początkowych pracownika, pojazdu i remanentu. Dane początkowe można wprowadzać tylko dla aktualnie otwartej firmy z grupy firm. Ustalanie parametrów pracy dla grupy firm / Program MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO umożliwia ustalenie wspólnych dla grupy wartości parametrów określających sposób współpracy z bazami danych. Ze względu na fakt, że parametry te w niektórych przypadkach determinują zawartość pól w tabelach baz danych wskazane jest przemyślenie opisanych w tej części podręcznika ustawień przed rozpoczęciem wykorzystywania programu. Zmiana ustawień parametrów pracy dla grupy firm w trakcie pracy z programem nie zmienia funkcjonalności programu, ale może spowodować niejednorodność zapisów w bazach danych. Ustalenie sposobu kontroli danych kontrahenta W trakcie wprowadzania danych do kartoteki kontrahentów możliwa jest kontrola ich poprawności pod względem formalnym. Dotyczy to sprawdzenia np. unikalności kodu kontrahenta, numeru NIP lub formatu numeru NIP. W celu zmiany tych ustawień należy otworzyć okno Ustawienia (przyciskiem na pasku narzędziowym lub poleceniem Ustawienia z menu Funkcje), a następnie wybrać przycisk polecenia w nagłówku prawej części okna. Otworzy się okno Parametry pracy dla firmy. Na drzewku w górnej części okna należy rozwinąć gałąź Kontrola danych i wybrać liść Automatyczna kontrola danych kontrahenta.

70 68 Rozdział 3 Rys Ustalenie sposobu kontroli danych kontrahenta. W dolnej części okna domyślnie wybrana jest opcja TAK powodująca, że program automatycznie sprawdza poprawność danych w oknie opisu kontrahenta podczas każdej próby zapisu danych do bazy. Można zmienić ten wybór na NIE, co spowoduje, że sprawdzenie danych będzie się odbywać tylko ręcznie, po naciśnięciu przez użytkownika klawisza F5. Ustalanie częstotliwość wykonywania kopii bezpieczeństwa Program MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO ma możliwość przypominania o potrzebie zachowania danych przed zakończeniem pracy z grupą firm. Domyślnie ustawione jest wyświetlanie odpowiedniego komunikatu, jeśli od ostatniej archiwizacji minęły 1 lub więcej dni. W celu zmiany tych ustawień należy otworzyć okno Ustawienia (przyciskiem na pasku narzędziowym lub poleceniem Ustawienia z menu Funkcje), a następnie wybrać przycisk polecenia w nagłówku prawej części okna. Otworzy się okno Parametry pracy dla firmy. Rys Ustalanie częstotliwość wykonywania kopii bezpieczeństwa. Na drzewku w górnej części okna należy rozwinąć gałąź Ochrona danych i wybrać liść Przypomnienie o archiwizacji. W polu Okres w dolnej części okna należy wpi-

71 Przygotowanie programu do pracy 69 sać liczbę dni po jakiej powinien być wyświetlony komunikat przypominający o potrzebie wykonania kolejnej archiwizacji. Określenie pola porządkującego w zestawieniach W czasie tworzenia w programie zestawień i raportów o współpracy z kontrahentami możliwe jest ustalenie, które z pól opisu kontrahenta decyduje o kolejności w zestawieniu. W celu zmiany tych ustawień należy otworzyć okno Ustawienia (przyciskiem na pasku narzędziowym lub poleceniem Ustawienia z menu Funkcje), a następnie wybrać przycisk polecenia w nagłówku prawej części okna. Otworzy się okno Parametry pracy dla firmy. Na drzewku w górnej części okna należy rozwinąć gałąź Parametry druku i zestawień i wybrać liść Nazwa kontrahenta w zestawieniach. Rys Określenie pola porządkującego w zestawieniach. W dolnej części okna dostępna jest opcja TAK powodująca, że program wykorzysta zawartość pola Nazwa do porządkowania kolejności w zestawieniach. Można zmienić ten wybór na NIE, co spowoduje, że do tego samego celu będzie wykorzystywana zawartość pola Kod kontrahenta. Określenie rozmiaru pola Kod kontrahenta Pole Kod kontrahenta wykorzystywane jest w bazie danych do identyfikowania kontrahenta, podczas korzystania z tabeli zawierającej kontrahentów np. podczas tworzenia zestawień. Jednocześnie kod może służyć użytkownikom do wyszukiwania kontrahentów w bazie. Powoduje to konieczność wyważenia wielkości pola (maksymalnej ilości znaków zapisywanych w polu) Kod kontrahenta. Większa ilość znaków jest wygodniejsza dla człowieka - łatwiej zapamiętać opisową nazwę kontrahenta. Mniejsza ilość znaków przyspiesza przeszukiwanie bazy w celu dopasowania wzorca do zawartości pola. Oczywiście rozważania na ten temat i związany z nim problem ustalenia optymalnego rozmiaru pola ma rację bytu dla firm posiadających bardzo du-

72 70 Rozdział 3 że kartoteki kontrahentów. W firmie prowadzącej współpracę z ograniczoną liczbą kontrahentów nie ma potrzeby rozważać tego zagadnienia. W celu zmiany ustawień należy otworzyć okno Ustawienia (przyciskiem na pasku narzędziowym lub poleceniem Ustawienia z menu Funkcje), a następnie wybrać przycisk polecenia w nagłówku prawej części okna. Otworzy się okno Parametry pracy dla firmy. Na drzewku w górnej części okna należy rozwinąć gałąź Inne i wybrać liść Maksymalny rozmiar pola 'Kod kontrahenta'. Rys Określenie rozmiaru pola Kod kontrahenta. W dolnej części okna znajduje się pole Rozmiar XX znaków. W tym polu można wpisać liczbę określającą ile znaków będzie można maksymalnie wprowadzić w pole Kod kontrahenta. Określenie sposobu rejestracji kwot VAT w rejestrze zakupów Program umożliwia wybór metody ewidencji zakupów w rejestrze VAT. Domyślnie wybrane jest ustawienie, zgodnie z którym kwoty w rejestrach zakupów ewidencjonowane są oddzielnie dla każdej stawki VAT. Alternatywą jest ewidencjonowanie kwot z faktur bez rozbijania na stawki, a jedynie z podziałem analogicznym do pól deklaracji VAT 7. W celu zmiany ustawień należy otworzyć okno Ustawienia (przyciskiem na pasku narzędziowym lub poleceniem Ustawienia z menu Funkcje), a następnie wybrać przycisk polecenia w nagłówku prawej części okna. Otworzy się okno Parametry pracy dla firmy. Na drzewku w górnej części okna należy rozwinąć gałąź Inne i wybrać liść Rozbijanie kwot w rejestrze zakupów VAT.

73 Przygotowanie programu do pracy 71 Rys Określenie sposobu rejestracji kwot VAT w rejestrze zakupów. Wybranie opcji TAK spowoduje, że kwota z każdej faktury będzie w rejestrze rozbita na poszczególne stawki. Zawartość ramki Rejestr VAT zakupów w oknie wprowadzania dokumentu będzie wtedy wyglądać jak na rysunku poniżej: Rys Podział rejestru zakupów VAT na stawki. Wybranie opcji NIE spowoduje, że kwota z faktury będzie w rejestrze ewidencjonowana bez podziału na poszczególne stawki. Zawartość ramki Rejestr VAT zakupów w oknie wprowadzania dokumentu będzie wtedy wyglądać jak na rysunku poniżej: Rys Rejestr zakupów bez podziału na stawki. Określenie zasad numeracji pozycji dokumentów Każdy z zapisów związanych z wprowadzanymi do ewidencji dokumentami otrzymuje indywidualny numer identyfikujący go w bazie danych. Ze względu na fakt, że istnieje możliwość przechowywania w buforze dokumentów i ich późniejsze wprowadzanie do baz docelowych, program umożliwia wybór sposobu nadawania numerów zapisom. Może się to odbywać automatycznie lub z udziałem użytkownika.

74 72 Rozdział 3 W celu zmiany ustawień należy otworzyć okno Ustawienia (przyciskiem na pasku narzędziowym lub poleceniem Ustawienia z menu Funkcje), a następnie wybrać przycisk polecenia w nagłówku prawej części okna. Otworzy się okno Parametry pracy dla firmy. Na drzewku w górnej części okna należy rozwinąć gałąź Inne i wybrać liść Zasady numeracji pozycji. Rys Określenie zasad numeracji pozycji dokumentów. W dolnej części okna można wybrać jedną z trzech opcji określających sposób kontrolowania numeracji dokumentów: Automat - niezależnie od numeru nadanego dokumentowi w buforze, podczas ostatecznego zatwierdzania dokumentu w ewidencji księgowej i rejestrach VATprogram automatycznie generuje kolejny numer dokumentu. Półautomat - jeżeli wprowadzenie dokumentu do baz docelowych pod numerem nadanym w buforze powoduje powstanie luki w numeracji, program prosi o podjęcie decyzji przez użytkownika, nie pozwalając zapisać dokumentu z numerem już istniejącym w bazie danych. Ręcznie - program zawsze wprowadza dokument do baz docelowych pod numerem, jaki został mu nadany w buforze (o ile numer taki nie został już wcześniej nadany innemu dokumentowi). Wprowadzanie danych podatników Po zdefiniowaniu źródeł przychodu należy wprowadzić dane opisujące właścicieli uzyskujących pożytki ze zdefiniowanych źródeł. W tym celu należy otworzyć jedną z już istniejących w grupie firm. Następnie należy otworzyć kartotekę właścicieli (po rozwinięciu nazw kartotek przyciskiem na pasku narzędziowym lub poleceniem Właściciele z menu Kartoteki). Otworzy się okno kartoteki właścicieli.

75 Przygotowanie programu do pracy 73 Rys Okno kartoteki właścicieli. Przycisk polecenia w prawej części okna uruchamia dodawanie nowego właściciela otwierając okno opisu właściciela. Rys Okno opisu właściciela panel Dane personalne. W panelu Dane personalne należy wprowadzić informacje identyfikujące właściciela (osoby fizycznej) w rejestrach państwowych oraz dotyczące go informacje teleadresowe. Szczególną uwagę należy zwrócić na poprawne wprowadzenie numeru NIP i PESEL, ponieważ są one wymagane na wszelkiego rodzaju dokumentach podatkowych.

76 74 Rozdział 3 / Rys Okno opisu właściciela panel Inne. W panelu Inne należy wprowadzić informacje o banku i numerze rachunku właściciela oraz informacje o jego urzędzie skarbowym. Dane w tym panelu powinny zawierać informacje o urzędzie, w którym właściciel rozlicza się z podatku dochodowego jako osoba fizyczna oraz dane osobistego rachunku bankowego nie związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą. Ustalenie udziałów w źródłach przychodu W celu prawidłowego rozliczania podatków dochodowych dla poszczególnych właścicieli należy określić ich udziały w poszczególnych źródłach przychodu. Można to przeprowadzić na dwa sposoby: określając dla każdego ze źródeł procentowe udziały właścicieli lub określając dla każdego z właścicieli udział w poszczególnych źródłach przychodu. Określenie udziałów właścicieli w źródle przychodu W celu określenia udziałów właścicieli w źródle przychodu należy otworzyć okno Ustawienia (przyciskiem na pasku narzędziowym lub poleceniem Ustawienia z menu Funkcje) i wybrać z drzewka ustawień listek Firmy a następnie źródło przychodu, dla którego będą określane udziały właścicieli. Z listy rozwiniętej przyciskiem należy wybrać polecenie Właściciele. Otworzy się okno Właściciele dla wybranego źródła przychodu.

77 Przygotowanie programu do pracy 75 Rys Okno Właściciele opisu źródła przychodów. W celu ustalenia udziału właściciela w źródle należy wybrać przycisk spowoduje otworzenie się okna dialogu Udziały w firmie., co Rys Dialog Udziały w źródle. Ten przycisk polecenia uaktywnia edycję danych w oknie. Ten przycisk polecenia powoduje zapisanie wprowadzonych informacji. Ten przycisk polecenia zamyka tryb edycji bez zapisywania wprowadzonych danych. Właściciel W tym opuszczanym polu listy można wybrać nazwisko właściciela, który jeszcze nie posiada żadnych udziałów w źródle przychodu i będą one ustalane. Ten przycisk polecenia dodaje nowy wiersz w tabeli poniżej. Ten przycisk polecenia usuwa podświetlony wiersz w tabeli poniżej. W tabeli poniżej rejestrowane są zmiany udziału właściciela w źródle przychodu: Od W tej kolumnie zapisana jest data początkowa okresu, w którym właściciel posiada określony poziom udziałów w źródle. Format zapisu daty RRRR-MM-DD.

78 76 Rozdział 3 Do Jeżeli jest to pierwszy wiersz, można pozostawić tu wpis Od zawsze. Można również przyciskiem otworzyć kalendarz i wskazać w nim datę. Zalecane jest wybranie pierwszego dnia miesiąca. W tej kolumnie zapisana jest data końcowa okresu, w którym właściciel posiada określony poziom udziałów w źródle. Jeżeli jest to ostatni wiersz, można pozostawić tu wpis Do zawsze. Można również przyciskiem otworzyć kalendarz i wskazać w nim datę. Wskazane jest wybranie ostatniego dnia miesiąca. Udział W tej kolumnie należy wpisać udział właściciela w źródle przychodu. Może on być wyrażony w procentach (gdy w środkowym polu kolumny widoczny jest znacznik ) lub w jako ułamek zwykły (gdy widoczny jest znacznik ). Zmiana znacznika następuje po jego kliknięciu. Należy przeprowadzić określenie udziałów w źródle przychodu wszystkich właścicieli, który zostali zdefiniowani w programie. Suma udziałów powinna w zasadzie być równa 100%. Jeżeli istnieje właściciel, który rozlicza się samodzielnie poza programem MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO, to można go zdefiniować tylko w celu informacyjnego wyliczania jego udziałów (bez generowania formularzy PIT-5). Program ostrzega tylko o przekroczeniu 100% przy określaniu udziałów właścicieli. Jeżeli suma określonych udziałów jest mniejsza, to należy ją śledzić samodzielnie. Ustalenie parametrów wydruku / W celu zapewnienia poprawnego drukowania wyników raportów wykonywanych w programie należy wykonać ustawienie parametrów wydruku. Można to zrobić przed rozpoczęciem wykorzystywania programu albo później. W tym drugim przypadku narażasz się jednak na błędy w wykonaniu raportów. Po zainstalowaniu programu lub zmianie drukarki należy zweryfikować ustawienia drukarki, rozmiaru papieru oraz style pisma. W przeciwnym wypadku sporządzane raporty mogą być nieprawidłowo formatowane. Ustawienie drukarek dotyczy tylko programu Mała Księgowość Pro. Jeśli pracujesz również w innym programie Symfonii, musisz parametry te określić dla każdego z nich oddzielnie. W przypadku wersji sieciowej programu parametry drukarek dla każdej końcówki są niezależne od pozostałych. Zapewnia to prawidłowość ustawień bez względu na wersję Windows, zainstalowaną na każdej z końcówek (Windows 95 i 98 lub Windows NT). Ustalanie drukarek i stylów pisma W celu zdefiniowania ustawień drukarek należy wybrać przycisk na pasku narzędziowym programu lub polecenie Ustawienia z menu Funkcje. Pojawia się okno

79 Przygotowanie programu do pracy 77 Drukarki tekstowe Ustawienia. Po rozwinięciu gałęzi Drukarki wybierz na drzewku ustawień listek Drukarka graficzna lub Drukarka tekstowa. W prawej części okna pojawią się dane, związane z odpowiednim rodzajem drukarki i stylami pisma wykorzystywanymi przez raporty. Dla drukarki tekstowej okno będzie miało następującą postać: / Rys Ustawienia drukarki tekstowej i stylów pisma Style pisma dla raportu tekstowego należy zdefiniować tylko dla zainstalowanych w systemie drukarek igłowych. Drukarka Z tego opuszczanego pola listy wybierz spośród zainstalowanych w systemie sterownik drukarki, którą chcesz używać do drukowania raportów z programu MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO. Musisz wybrać jeden spośród zaprezentowanych sterowników drukarki: właściwy sterownik dla faktycznie zainstalowanej drukarki (np. Epson FX 1050, Star LC 10), sterownik o nazwie typowy tylko tekst (generic / text only). Użycie sterownika właściwego dla danej drukarki jest prostsze, ale może stwarzać problemy przy druku polskich liter. Wynika to z faktu, że sterowniki dokonują wewnętrznej zmiany kodów liter z zakresu , a w tym właśnie zakresie znajdują się kody polskich liter. Z tego powodu wybrane w ustawieniach programu kody polskich liter mogą nie przynieść spodziewanego efektu. W takim przypadku należy wybrać opcję bez polskich liter lub zastosować sterownik typowy tylko tekst. Użycie sterownika typowy tylko tekst wymaga dodatkowej pracy przy jego konfiguracji oraz pewnego doświadczenia i wiedzy fachowej. Ustawienia. Wybierając ten przycisk, spowodujesz otwarcie okna ustawień sterownika drukarki, gdzie musisz wybrać rozmiar papieru (taki, jaki faktycznie jest włożony

80 78 Rozdział 3 do drukarki) oraz inne ustawienia drukarki (np. jakość wydruku). Wszystkie raporty będą dopasowywać się do ustalonego rozmiaru strony. Marginesy W tych polach możesz określić sposób formatowania strony wydruku, czyli umieszczenie wydruku na stronie. Masz tu możliwość podania dodatkowych marginesów drukarki. Umożliwia to skorygowanie pozycjonowania wszystkich wydruków w przypadku, gdy zbyt duże marginesy drukarki powodują obcinanie tekstu. Sprawdź poprawność ustawienia marginesów, dokonując próbnego wydruku dowolnego raportu wykonanego w programie i w razie potrzeby dokonaj korekty ustawień. Kody polskich liter W tym polu wskaż sposób kodowania polskich liter dla drukarki igłowej. Masz tu do wyboru: Bez polskich liter IBM Latin 2 Mazovia Windows DHN PN ISO Latin Program ma wbudowany mechanizm przekodowywania polskich znaków. Zmiana sposobu kodowania nie wymaga jakiejkolwiek zmiany w zdefiniowanych poprzednio raportach. W takiej sytuacji polskie litery nie są jednak widoczne na ekranie, ale są poprawnie drukowane. Wynika to z cechy systemu Windows, stanowiącej o tym, że czcionki drukowane zostają zastępowane na ekranie przez najbliższe czcionki ekranowe, posiadające inne kodowanie polskich znaków. Ten przycisk polecenia otwiera okno Kody sterujące drukarek, w którym możliwe jest ustalenie w ustawieniach kodów sterujących posiadaną drukarką igłową. Rys Okno Kody sterujące drukarki.

81 Przygotowanie programu do pracy 79 Grupa opcji Kody sterujące umożliwia wybór zestawu kodów sterujących drukarką. Możesz wskazać: / Driver WIN Jest to opcja domyślna. Wybranie tej opcji włącza standardowy mechanizm wydruków tekstowych, zapewniając pełną zgodność z zainstalowanym dla drukarki sterownikiem. ESC/P Włącza bezpośrednie sterowanie drukarką i przyjmuje dla drukarki standard kodów sterujących ESC/P. Pola edycyjne kodów sterujących są wypełnione wartościami odpowiadającymi temu standardowi oraz są zablokowane do edycji. Możliwe jest wpisanie tylko dwóch dodatkowych kodów sterujących odpowiadających możliwym dodatkowym krojom pisma, których można używać ponad standardowe 5,10,12 oraz 17 cpi. IBM Inne Włącza bezpośrednie sterowanie drukarką i przyjmuje dla drukarki standard kodów sterujących IBM. Pola edycyjne kodów sterujących są wypełnione wartościami odpowiadającymi temu standardowi oraz są zablokowane do edycji. Możliwe jest wpisanie tylko dwóch dodatkowych kodów sterujących odpowiadających możliwym dodatkowym krojom pisma, których można używać ponad standardowe 5,10,12 oraz 17 cpi. Włącza bezpośrednie sterowanie drukarką i umożliwia podanie dowolnych niestandardowych kodów sterujących dla drukarki. Aby wprowadzić własne kody sterujące należy skorzystać z instrukcji obsługi drukarki i odnaleźć odpowiednie kody sterujące dla odpowiednich operacji drukarki. Wprowadzając kody sterujące należy pamiętać, że często nie wystarczy włączenie jednej opcji, ale także należy wyłączyć inne ustawienia. Tabela definiowania stylów Tabela poniżej umożliwia tworzenie powiązań pomiędzy symboliczną nazwą stylu pisma a czcionkami do niego przypisanymi. Postępowanie jest podobne do wyboru czcionek w typowych edytorach tekstu. Nazwa W tej kolumnie wybierz z opuszczanego pola listy symboliczną nazwę stylu pisma wykorzystywaną w raportach. Po wykorzystaniu nazw stylów zdefiniowanych w programie możesz dodawać własne nazwy, a następnie używać ich w swoich raportach. Krój pisma W tej kolumnie wybierz z opuszczanego pola listy nazwę kroju pisma. Pokazane zostaną wyłącznie te kroje pisma, które są zainstalowane fabrycznie w wybranej drukarce igłowej.

82 80 Rozdział 3 / / Raporty tekstowe stosują kroje pisma zainstalowane w drukarce, tj. wbudowane przez producenta. Każda drukarka posiada zatem swoje własne kroje pisma, o różnej nazwie, np.: Orator, Courier, Roman lub Draft. Z tego powodu każda zmiana drukarki wymusza zmianę krojów pisma należy więc po każdej zmianie wskazać właściwe kroje i szerokości pisma dla wszystkich nazw stosowanych przy sporządzaniu raportów. Dostępne kroje pisma drukarki oraz nazwy używane przez język raportów są wybierane z rozwijanej listy. W przypadku sterownika typowy tylko tekst dostępne są kroje pisma o nazwie Roman i odpowiedniej szerokości. G.K.S.P W tych kolumnach zaznaczone pola wyboru informują o przypisanych pozostałych atrybutach czcionek do stylu pisma. Są to: G - pogrubienie K - kursywa S - przekreślenie P - podkreślenie. Dla wydruków tekstowych atrybuty są nadawane automatycznie w raportach. Wys. W tej kolumnie wpisana jest wysokość czcionek. Dla wydruków tekstowych nie należy zmieniać wysokości liter wartość ta jest wpisywana automatycznie. Po wybraniu (lub zmianie) sterownika drukarki należy ustalić właściwe kroje pisma. Dla przyspieszenia wydruków tekstowych można wybrać w ustawieniach drukarki jakość wydruku roboczego (draft). Drukarki graficzne Dla wydruku graficznego okno będzie miało następującą postać: Rys Ustawienia drukarki graficznej i stylów pisma.

83 Przygotowanie programu do pracy 81 Drukarka Z tego opuszczanego pola listy wybierz spośród zainstalowanych w systemie sterownik drukarki, którą chcesz używać do drukowania raportów z programu MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO. Ustawienia. Wybierając ten przycisk, spowodujesz otwarcie okna ustawień sterownika drukarki, gdzie musisz wybrać rozmiar papieru (taki, jaki faktycznie jest włożony do drukarki) oraz inne ustawienia drukarki (np. jakość wydruku). Wszystkie raporty będą dopasowywać się do ustalonego rozmiaru strony. W przypadku, gdy wybrany rozmiar strony jest niewystarczający dla sporządzenia raportu (np. ze względu na ilość danych umieszczanych w jednym wierszu raportu), program automatycznie zmieni orientację wydruku z pionowej na poziomą. Jeśli mimo to rozmiar strony jest za mały, zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat. Marginesy W tych polach możesz określić sposób formatowania strony wydruku, czyli umieszczenie wydruku na stronie. Masz tu możliwość podania dodatkowych marginesów drukarki. Pozwala to na skorygowanie pozycjonowania wszystkich wydruków w przypadku, gdy zbyt duże marginesy drukarki powodują obcinanie tekstu. Sprawdź poprawność ustawienia marginesów, dokonując próbnego wydruku dowolnego raportu wykonanego w programie i w razie potrzeby dokonaj korekty ustawień. Kody polskich liter W tym polu pod nazwą Windows dostępne jest jedynie ustawienie zgodne ze zdefiniowanym dla systemu operacyjnego. Tabela definiowania stylów Tabela poniżej umożliwia tworzenie powiązań pomiędzy symboliczną nazwą stylu pisma a czcionkami do niego przypisanymi. Postępowanie jest podobne do wyboru czcionek w typowych edytorach tekstu. Nazwa W tej kolumnie wybierz z opuszczanego pola listy symboliczną nazwę stylu pisma wykorzystywaną w raportach. Po wykorzystaniu nazw stylów zdefiniowanych w programie możesz dodawać własne nazwy, a następnie używać ich w swoich raportach. Krój pisma W tej kolumnie wybierz z opuszczanego pola listy nazwę kroju pisma (czcionki) spośród wszystkich krojów zainstalowanych w środowisku Windows na Twoim komputerze. G.K.S.P W tych kolumnach zaznacz pola wyboru, przypisujące pozostałe atrybuty czcionek do stylu pisma. Są to: G - pogrubienie K - kursywa

84 82 Rozdział 3 Wys. S - przekreślenie P - podkreślenie. W tej kolumnie wpisz wysokość czcionek. Wielkość czcionki dla drukarek graficznych jest podawana w dziesiątych częściach milimetra. Przeliczenia z jednostek punktowych na dziesiętne części milimetra musisz wykonywać sam. Jeden amerykański punkt drukarski, stosowany w Windows, to mm, stąd wielkości czcionki najczęściej wykorzystywanej przy druku książek, tj. 10 punktów, odpowiada wielkość 35. Zdefiniowane przez Ciebie style pisma mogą być teraz identyfikowane w definiowanych raportach przez nadaną im nazwę symboliczną. Określenie użytkowników i ich uprawnień Program umożliwia selekcję uprawnień przez określenie użytkowników i zdefiniowanie zakresu ich dostępu do danych. Przed wykonaniem tej czynności niezbędne jest powiązanie zadań osób, które będą pracować w programie, z dostępnymi poziomami uprawnień. Ułatwi to realizację dalszych czynności związanych ze zdefiniowaniem sposobu wykorzystywania programu przez użytkowników. Lista użytkowników Program umożliwia pracę tylko tym osobom, które wcześniej zostały wpisane na listę jako użytkownicy programu. Aby uniemożliwić niepowołany dostęp do danych firmy, każdy użytkownik ma możliwość zabezpieczenia swoich uprawnień indywidualnym hasłem dostępu, podawanym w momencie rozpoczynania pracy z firmą. Dostęp do listy użytkowników umożliwia wybranie przycisku na pasku narzędziowym programu lub polecenia Ustawienia z menu Funkcje. Pojawia się okno Ustawienia. Wybierz z drzewka ustawień listek Użytkownicy.

85 Przygotowanie programu do pracy 83 Rys Okno Ustawienia z listą użytkowników. Lista prezentuje wszystkich użytkowników firmy. Każdy użytkownik ujęty na liście opisany jest polami: Kod, Imię i nazwisko. Znacznik w pierwszej kolumnie informuje, że użytkownik jest aktywny. Zmiana następuje po kliknięciu na znaczniku. Nad listą znajdują się następujące przyciski poleceń: Przycisk umożliwia dodanie nowego użytkownika. Po wybraniu tego przycisku pojawi się pusty panel Użytkownik, gdzie możesz wpisać wszystkie jego dane. Przycisk powoduje usunięcie danych wskazanego użytkownika. Podwójne kliknięcie wybranego użytkownika lub wybranie polecenia Edytuj z menu kontekstowego otwiera panel Użytkownik dla wskazanego użytkownika. Możesz w nim przeglądać i modyfikować dane definiujące wskazanego użytkownika programu. Okno z danymi użytkownika W panelu z danymi użytkownika można definiować i edytować dane opisujące użytkownika. Dane te ma prawo wprowadzać i modyfikować tylko administrator. Rys Dane użytkownika - prawa do firm. Kod W tym polu wpisz skrót identyfikujący użytkownika (np. jego inicjały). W tym polu wpisz imię i nazwisko definiowanego użytkownika.

86 84 Rozdział 3 Prawa użytkownika Ten przycisk polecenia otwiera okno Prawa użytkownika, w którym można precyzyjnie określić uprawnienia, jakie powinien posiadać użytkownik. Ze względu na tajność niektórych danych dostęp do informacji jest kontrolowany. Użytkownik powinien mieć precyzyjnie określony zestaw uprawnień w zakresie dostępu i możliwości edycji danych. Można tego dokonać w oknie Prawa użytkownika. Rys Okno Prawa użytkownika. Prawa użytkownika podzielone są na grupy. Kliknięcie na nazwie grupy powoduje rozwijanie i zwijanie grupy. Po rozwinięciu grupy pojawia się lista szczegółowych praw zawartych w grupie. Znacznik przy nazwie uprawnienia oznacza, że użytkownik je posiada. Zmiana następuje po kliknięciu na znaczniku. W chwili wybrania (podświetlenia) prawa widocznego na liście w dolnej części okna pojawia się krótki opis czynności, których uprawnienie dotyczy. Jeżeli w czasie wykorzystywania programu użytkownik będzie chciał wykonać czynność, do której nie jest uprawniony, pojawi się komunikat informujący o tym fakcie. Definiowanie stawek podatku dochodowego / Obowiązująca aktualnie w kraju skala podatkowa oraz inne dane wykorzystywane do obliczeń podatku dochodowego zdefiniowane zostały w programie przez jego autorów. Po rozpoczęciu nowego roku podatkowego należy sprawdzić i zmodyfikować zdefiniowane wartości. Sprawdzenie tych danych może być przeprowadzone także przed rozpoczęciem wykorzystywania programu oraz w razie wątpliwości co do wyników obliczeń podatku dochodowego. W celu uzyskania dostępu do panelu z danymi należy otworzyć okno Ustawienia (przyciskiem na pasku narzędziowym lub poleceniem Ustawienia z menu Funkcje) i wybrać z drzewka ustawień listek Podatek dochodowy. W prawej

87 Przygotowanie programu do pracy 85 części okna pojawi się panel Podatek dochodowy zawierający wymienione powyżej dane. Rys Panel Podatek dochodowy. Przycisk polecenia umożliwia rozpoczęcie edycji liczb w panelu. Po zakończeniu edycji należy zapisać wprowadzone zmiany przyciskiem lub powrócić do sytuacji wyjściowej przyciskiem. Przyciski te pojawiają się w nagłówku panelu podczas edycji jego danych. Liczby z grupy Umowy o pracę zawierają stawki i progi podatkowe podatku dochodowego od osób fizycznych oraz kwoty i stawki kosztów uzyskania przychodów. Liczby z grupy Umowy cywilnoprawne zawierają stawki związane z podatkiem dochodowym od osób fizycznych dla umów tego typu. Pojęcie 'Mała umowa' odnosi się do umów zlecenia na drobne kwoty opodatkowane ryczałtowo. W grupie Inne określony jest limit kosztów reprezentacji i reklamy jako procent przychodu firmy. Definiowanie stawek VAT Obowiązujące aktualnie w kraju stawki podatku VAT zdefiniowane zostały w programie przez jego autorów. Wszystkie wartości są zgodne z ustawą. Po rozpoczęciu pracy z programem oraz po zmianach przepisów dotyczących VAT należy sprawdzić i zmodyfikować zdefiniowane wartości oraz uaktywnić stawki wykorzystywane w firmie. W celu uzyskania dostępu do panelu z danymi należy otworzyć okno Ustawienia (przyciskiem na pasku narzędziowym lub poleceniem Ustawienia z menu Funkcje) i wybrać z drzewka ustawień listek Stawki VAT. W prawej części okna pojawi się panel Stawki VAT zawierający listę stawek oraz stan ich aktywności.

88 86 Rozdział 3 Rys Panel Stawki VAT. W panelu widoczna jest lista predefiniowanych stawek podatku VAT. Przycisk polecenia umożliwia rozpoczęcie edycji danych w panelu. Po zakończeniu edycji należy zapisać wprowadzone zmiany przyciskiem lub powrócić do sytuacji wyjściowej przyciskiem. Przyciski te pojawiają się w nagłówku panelu podczas edycji jego danych. Znacznik w pierwszej kolumnie informuje, że stawka jest aktywna, tzn. jest dostępna w oknach wprowadzania danych do rejestrów. Zmiany stanu znacznika można dokonać kliknięciem na nim. Mechanizm aktywizacji stawek ułatwia pracę w oknie wprowadzania dokumentów. W codziennej praktyce działania wielu firm wykorzystujących uproszczone formy księgowości nie stosuje się tak wielu stawek VAT. Definiowanie stawek ZUS Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych dochody z prowadzonej działalności gospodarczej oraz dochody ze stosunku pracy są obciążone składkami odprowadzanymi do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Ponadto ZUS jest pośrednikiem w przekazywaniu składek na ubezpieczenie zdrowotne oraz Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Kwota każdej z tych składek jest pochodną kwoty wynagrodzenia. Ze względu na możliwość zmian stawek procentowych w kolejnych latach program umożliwia ich edycję i zmiany w ślad za zmianami przepisów. W celu uzyskania dostępu do panelu z danymi należy otworzyć okno Ustawienia (przyciskiem na pasku narzędziowym lub poleceniem Ustawienia z menu Funkcje) i wybrać z drzewka ustawień listek Stawki ZUS. W prawej części okna pojawi się panel Stawki ZUS zawierający listę stawek różnych składek.

89 Przygotowanie programu do pracy 87 Rys Panel Stawki ZUS. W panelu widoczna jest lista stawek składek przekazywanych do różnych instytucji za pośrednictwem ZUS. Przycisk polecenia umożliwia rozpoczęcie edycji danych w panelu. Po zakończeniu edycji należy zapisać wprowadzone zmiany przyciskiem lub powrócić do sytuacji wyjściowej przyciskiem. Przyciski te pojawiają się w nagłówku panelu podczas edycji jego danych. Zaznaczenie pola wyboru Zmniejszanie składki ubezpieczenia zdrowotnego do wysokości zaliczki na podatek powoduje, że w czasie obliczania kwoty składki od niewielkich wynagrodzeń określonych przepisami, składka jest ograniczona do wysokości zaliczki na podatek dochodowy. Definiowanie stawek przebiegu pojazdów W firmach prowadzących ewidencję przebiegu pojazdów niezbędne jest określenie stawek za 1 kilometr przebiegu. Tabela zawierająca te stawki jest dostarczana wraz z programem. Ze względu na powiązanie stawek z poziomem inflacji należy przed rozpoczęciem wykorzystywania programu sprawdzić ich aktualność, a po każdej zmianie stawek (co 3 miesiące) wprowadzić kolejne wiersze do tabeli. W celu uzyskania dostępu do panelu z tabelą stawek należy otworzyć okno Ustawienia (przyciskiem na pasku narzędziowym lub poleceniem Ustawienia z menu Funkcje) i wybrać z drzewka ustawień gałąź Słowniki, a następnie listek Stawki za km. W prawej części okna pojawi się panel Stawki za km zawierający listę stawek dla różnych grup pojazdów.

90 88 Rozdział 3 Rys Panel Stawki za km. W panelu widoczna jest lista stawek dla różnych grup pojazdów. Przycisk polecenia umożliwia rozpoczęcie edycji przez dodanie nowego wiersza w tabeli. Następnie należy w kolumnie Pojemność wybrać z opuszczanego pola listy grupę pojazdów, w kolumnie Obowiązuje od przyciskiem otworzyć kalendarz i wybrać datę, a w kolumnie Stawka wpisać nową stawkę w zł za kilometr. Po zakończeniu edycji należy zapisać wprowadzone zmiany przyciskiem lub usunąć edytowany wiersz przyciskiem. Przyciski te pojawiają się w nagłówku panelu podczas edycji jego danych. Jeżeli z jakichkolwiek powodów konieczne będzie usunięcie zapisanego wiersza tabeli należy go podświetlić i wybrać przycisk polecenia, a następnie potwierdzić chęć usunięcia wiersza. Wprowadzanie danych urzędów W celu przyspieszenia wprowadzania danych w programie znajduje się kartoteka urzędów, z której dane mogą być przenoszone do okien formularzy. Dane do tej kartoteki mogą być dopisywane w dowolnym czasie, ale lepiej znać wcześniej np. wszystkie dane urzędu skarbowego, w którym rozliczasz podatki. Wprowadzenia opisów urzędów należy rozpocząć od otworzenia kartoteki urzędów (po rozwinięciu nazw kartotek przyciskiem na pasku narzędziowym lub poleceniem Urzędy z menu Kartoteki). Rys Okno kartoteki urzędów. W celu wprowadzenia danych nowego urzędu należy otworzyć okno opisu urzędu wybierając przycisk polecenia. Urzędy mogą być również dopisywane do kartoteki bezpośrednio z każdego miejsca, w którym są one umieszczane w programie.

91 Przygotowanie programu do pracy 89 Rys Okno opisu urzędu. W otwartym oknie należy wpisać do poszczególnych pól dane definiujące urząd. Wprowadzając te informacje należy pamiętać, że będą one później wykorzystywane np. do drukowania dokumentów przekazywanych do urzędu. Po wprowadzeniu danych należy je zapisać przyciskiem polecenia. Opisywanie zdarzeń gospodarczych Opis zdarzenia gospodarczego, to krótki tekst identyczny z umieszczanym w kolumnie 6 KPiR. Wprowadzenie opisów podstawowych zdarzeń gospodarczych bardzo przyspieszy ich ewidencjonowanie. Łatwiej i szybciej wybrać z opuszczanej listy standardowy tekst opisu, niż wpisywać go przy każdym kolejnym wprowadzanym dokumencie. W celu uzyskania dostępu do panelu z opisami zdarzeń gospodarczych należy otworzyć okno Ustawienia (przyciskiem na pasku narzędziowym lub poleceniem Ustawienia z menu Funkcje) i wybrać z drzewka ustawień gałąź Słowniki, a następnie listek Opisy zdarzeń gosp.. W prawej części okna pojawi się panel Opisy zdarzeń gosp. zawierający listę istniejących opisów (lub pusty). Rys Panel Opisy zdarzeń gosp..

92 90 Rozdział 3 Słownik opisów zdarzeń gospodarczych (jak i inne słowniki) może być również uzupełniany bezpośrednio z okna dokumentu. Przycisk polecenia umożliwia rozpoczęcie edycji dodając nowy wiersz na liście. Następnie należy wpisać treść opisu zdarzenia. Po wprowadzeniu danych należy je zapisać przyciskiem polecenia. Znacznik informuje, że zdarzenie gospodarcze jest aktywne, tzn. że jest dostępne na liście w oknie wprowadzania dokumentów. Zmiana następuje po kliknięciu na znaczniku. Jeżeli z jakichkolwiek powodów konieczne będzie całkowite usunięcie wiersza z listy, należy go podświetlić i wybrać przycisk polecenia a następnie potwierdzić chęć usunięcia wiersza. Opisywanie wydatków Opis wydatku to krótki tekst wprowadzany w polu Opis wydatku okna wprowadzania rachunków za eksploatację pojazdu. Wprowadzenie opisów wydatków przyspieszy ich ewidencjonowanie. Zamiast wpisywać opis przy każdym kolejnym wprowadzanym rachunku, prościej będzie wybrać z opuszczanej listy standardowy tekst opisu. W celu uzyskania dostępu do panelu z opisami wydatków należy otworzyć okno Ustawienia (przyciskiem na pasku narzędziowym lub poleceniem Ustawienia z menu Funkcje) i wybrać z drzewka ustawień gałąź Słowniki, a następnie listek Opisy wydatków. W prawej części okna pojawi się panel Opisy wydatków zawierający listę istniejących opisów (lub pusty). Rys Panel Opisy wydatków. Przycisk polecenia umożliwia rozpoczęcie edycji dodając nowy wiersz na liście. Następnie należy wpisać treść opisu wydatku. Po wprowadzeniu danych należy je zapisać przyciskiem polecenia. Znacznik informuje, że opis wydatku jest aktywny, tzn. że jest dostępny na liście w oknie wprowadzania rachunków za eksploatację pojazdu. Zmiana następuje po kliknięciu na znaczniku. Jeżeli z jakichkolwiek powodów konieczne będzie całkowite usunięcie wiersza z listy, należy go podświetlić i wybrać przycisk polecenia, a następnie potwierdzić chęć usunięcia wiersza. Definiowanie tras przejazdów Trasa przejazdu to krótki tekst wprowadzany w polu Trasa okna ewidencjonowania przejazdów dokonanych przez wybrany pojazd. Wprowadzenie opisów tras przejaz-

93 Przygotowanie programu do pracy 91 dów przyspieszy ich ewidencjonowanie, zwłaszcza, gdy pewne trasy są często powtarzane przez pracowników lub właścicieli firmy, wykorzystujących swój prywatny samochód do celów służbowych. W celu uzyskania dostępu do panelu z opisami tras przejazdów należy otworzyć okno Ustawienia (przyciskiem na pasku narzędziowym lub poleceniem Ustawienia z menu Funkcje) i wybrać z drzewka ustawień gałąź Słowniki, a następnie listek Trasy przejazdów. W prawej części okna pojawi się panel Trasy przejazdów zawierający listę istniejących opisów (lub pusty). Rys Panel Trasy przejazdów. Przycisk polecenia umożliwia rozpoczęcie edycji przez dodanie nowego wiersza na liście. Następnie należy wpisać w kolumnie Opis treść identyfikującą trasę, a w kolumnie Ilość kilometrów długość trasy. Po wprowadzeniu danych należy je zapisać przyciskiem polecenia. Znacznik informuje, że opis trasy przejazdu jest aktywny, tzn. że jest dostępny na liście w oknie wprowadzania opisów przejazdów. Zmiana następuje po kliknięciu na znaczniku. Jeżeli z jakichkolwiek powodów konieczne będzie całkowite usunięcie wiersza z listy, należy go podświetlić i wybrać przycisk polecenia, a następnie potwierdzić chęć usunięcia wiersza. Definiowanie celów przejazdów Cel przejazdu to krótki tekst wprowadzany w polu Cel przejazdu okna ewidencjonowania przejazdów dokonanych przez wybrany pojazd. Wprowadzenie opisów celów przejazdów przyspieszy ich ewidencjonowanie. Usprawni to późniejszą pracę z programem. W celu uzyskania dostępu do panelu z opisami celów przejazdów należy otworzyć okno Ustawienia (przyciskiem na pasku narzędziowym lub poleceniem Ustawienia z menu Funkcje) i wybrać z drzewka ustawień gałąź Słowniki, a następnie listek Cele przejazdów. W prawej części okna pojawi się panel Cele przejazdów zawierający listę istniejących opisów (lub pusty).

94 92 Rozdział 3 Rys Panel Cele przejazdów. Dodawanie, usuwanie oraz oznaczanie jako aktywny odbywa się w sposób opisany powyżej dla elementów innych słowników. Wprowadzanie nazw miejscowości do słownika W programie przewidziano również istnienie słownika z nazwami miejscowości, związanych z działalnością prowadzoną przez firmy z grupy, takimi jak powiaty, gminy, poczty itp. Wybór nazw miast z opuszczanej listy przyspiesza i ułatwia ich wprowadzanie do pól w oknach programu.w celu uzyskania dostępu do panelu z nazwami miast należy otworzyć okno Ustawienia (przyciskiem na pasku narzędziowym lub poleceniem Ustawienia z menu Funkcje) i wybrać z drzewka ustawień gałąź Słowniki, a następnie listek Miasta. W prawej części okna pojawi się panel Miasta zawierający listę nazw miast wprowadzonych do słownika (lub pusty). Rys Panel Miasta. Dodawanie, usuwanie oraz oznaczanie jako aktywny odbywa się w sposób opisany powyżej dla elementów innych słowników. G

95 R O Z D Z I A Ł 4 Wprowadzanie danych Dowiesz się jak: Wprowadzić dokumenty księgowe do KPiR i rejestru VAT Przeprowadzić operacje księgowe na wprowadzonych danych Wprowadzić wyniki spisu z natury Wprowadzić dane eksploatacyjne pojazdu Zamknąć miesiąc Zmienić status miesiąca

96 94 Rozdział 4 Po założeniu firmy i określeniu ustawień parametrów programu, możliwe jest przystąpienie do dokumentowania prowadzonych w firmie operacji związanych z działalnością gospodarczą. W tym rozdziale opisane zostały sposoby wprowadzania do ewidencji dokumentów opisujących operacje gospodarcze, przebieg eksploatacji pojazdów, wynagradzania pracowników oraz użytkowania środków trwałych. Wprowadzenie dokumentów do programu MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO umożliwia wykorzystywanie komputera do analizy i rozliczania działalności. Od dokładności wprowadzenia dokumentów zależy poprawność wszystkich późniejszych wyników. Wprowadzanie dokumentów księgowych W programie przyjęto, że informacje z papierowego dokumentu księgowego będą wprowadzane do komputera tylko raz i zapisywane we wszystkich miejscach, w których powinny się znaleźć. W ten sposób unika się kilkukrotnego wprowadzania danych i zapewnia ich spójność. O miejscach, w których zapisywane są dane decyduje w pierwszej kolejności forma opodatkowania firmy, a w następnej pola wyboru uaktywniane w czasie wprowadzania dokumentu. Wprowadzanie danych do KPiR oraz rejestru VAT Rozpoczęcie wprowadzania dokumentów następuje po wybraniu polecenia Pozycje KPiR z menu Funkcje lub przycisku polecenia z paska narzędziowego. Wyświetlone zostanie okno Kartoteka KPiR. Rys. 4-1 Okno Kartoteka KPiR. W zależności od planowanego przyporządkowania wprowadzanego dokumentu wybierz zakładkę Katalog lub Rodzaj w lewej części okna, a następnie odpowiednio właściwy katalog lub rodzaj. Jeżeli nie został jeszcze zdefiniowany katalog lub rodzaj, to przeprowadź jego definiowanie w sposób opisany w Rozdziale 2 Podstawowe zasady obsługi programu. Następnie wybierz przyciskiem polecenie w celu rozpoczęcia wprowadzania danych z ewidencjonowanego dokumentu. Otworzy się okno Zapisy w księgach na panelu Pozycja.

97 Wprowadzanie danych 95 Rys. 4-2 Okno Zapisy w księgach panel Pozycja. Z opuszczanego pola listy w lewym górnym rogu wybierz, czy wprowadzany dokument dotyczy przychodów, czy też kosztów. Następnie sprawdź zaznaczenie pól wyboru Księga i Rejestr VAT. Określają one, jaki jest zakres danych i gdzie zostanie zapisany. W opisywanej aktualnie sytuacji oba pola wyboru powinny być zaznaczone. Wystaw Ten przycisk polecenia powoduje zapisanie wprowadzonych danych do kartoteki dokumentów podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz do odpowiedniej kartoteki rejestru VAT. Jeżeli w dokumencie brak podstawowych danych, to pojawi się okno komunikatu zawierające ich listę. Należy je wprowadzić lub zapisać dokument do bufora, uzyskując możliwość późniejszego uzupełnienia tych danych i zapisania dokumentu do baz docelowych. Usuń Rys. 4-3 Komunikat z listą błędnych danych. Ten przycisk polecenia powoduje usunięcie wprowadzonych danych z kartoteki dokumentów podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz z odpowiedniej kartoteki rejestru VAT. Pozostaw w buforze Ten przycisk polecenia powoduje zapisanie wprowadzonych danych do bufora. Jeżeli w dokumencie wprowadzone są dane które mogą być niepoprawne, to pojawi się okno komunikatu zawierające ich listę.

98 96 Rozdział 4 Rys. 4-4 Komunikat z listą niepoprawnych danych. W ramce znajdującej się w lewym górnym rogu panelu wprowadź dane kontrahenta, którego dotyczy ewidencjonowane zdarzenie gospodarcze. Kontrahenta należy wybrać z kartoteki kontrahentów dostępnej w opuszczanym polu listy. Rys. 4-5 Fragment okna z rozwiniętą listą kontrahentów. Opuszczane pole listy daje dodatkowe możliwości poza wyborem kontrahenta. Przycisk polecenia Nowy otwiera okno opisu kontrahenta umożliwiając wprowadzenie danych nowego kontrahenta do kartoteki. Przycisk polecenia Kartoteka kontrahentów otwiera okno Kartoteka kontrahentów udostępniając tym samym wszystkie mechanizmy wyszukiwania kontrahentów zdefiniowane w tym oknie. Pole z literką w prawym dolnym rogu rozwiniętej listy jest przełączalne (kliknięciem lewego przycisku myszy) umożliwiając zmianę trybu wyboru parametru opisu kontrahenta, wyświetlanego na liście. Dostępne są następujące tryby: Automatyczny, Kod kontrahenta, NIP kontrahenta, Nazwa kontrahenta. Możliwy jest też wybór Urzędów i Pracowników po zmianie typu kartoteki kliknięciem na ikonce w lewym górnym rogu ramki. Następnie należy wpisać dane do pól zawierających daty związane z ewidencjonowanym zdarzeniem gospodarczym. Dla dokumentów (faktur) opisujących przychody będą to pola Data wystawienia i Data sprzedaży. Natomiast dla dokumentów opisujących koszty będą to pola Data wystawienia, Data otrzymania i Data odliczenia. W każdym z tych pól dostępny jest przycisk otwierający kalendarz. Interpretacja dat w tych polach powinna być zgodna z aktualnymi przepisami regulującymi prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz rejestrów VAT. W polu Numer dowodu księgowego należy wpisać numer, którym oznaczony jest dokument stanowiący podstawę do wprowadzenia zapisu ewidencjonującego zdarzenie gospodarcze.

99 Wprowadzanie danych 97 W polu Opis zdarzenia gospodarczego należy wpisać lub wykorzystując opuszczaną listę wybrać ze słownika informację jednoznacznie charakteryzującą ewidencjonowane zdarzenie gospodarcze. W dolnej części rozwiniętej listy dostępny jest przycisk Dodaj otwierający możliwość dopisania opisu do słownika. Po wprowadzeniu danych w panelu Pozycja należy, klikając jego zakładkę, otworzyć panel VAT lub Zapis (w zależności od tego, czy firma jest podatnikiem VAT oraz od zaznaczonych w nagłówku pól Księga lub Rejestr VAT panele te są widoczne lub ukryte) i przejść do wprowadzania pozostałych danych. Rys. 4-6 Okno Zapisy w księgach panel Kwoty. W zakładce VAT ramki Rejestr VAT należy wprowadzić kwoty dla poszczególnych stawek VAT, oraz - przy wprowadzaniu kosztów - do odpowiednich rejestrów VAT. Ten drugi przypadek jest widoczny na rysunku. Kliknięcie przycisku przy nazwie rejestru zakupu rozwija listę stawek VAT. Rys. 4-7 Rozwinięta lista stawek rejestru zakupu. Wpisanie kwoty w polu kolumny Netto lub kolumny Brutto powoduje przeliczenie danych odpowiednio w polach pozostałych kolumn i w polach podsumowania. W zakładce Inne ramki Rejestr VAT można wybrać z opuszczanych list odpowiednio Rodzaj i Katalog kartoteki rejestru VAT, w których powinien być umieszczony wprowadzany dokument oraz związany z nim znacznik.

100 98 Rozdział 4 W zakładce Zapis ramki Zapis w księdze należy wprowadzić kwotę przeznaczoną do zapisania w księdze oraz nazwę kolumny, w której powinien być wprowadzony ten zapis. Nazwę kolumny należy wybrać z opuszczanego pola listy dostępnego po dodaniu nowego wiersza. Dodawanie i usuwanie wierszy następuje za pomocą przycisków poleceń umieszczonych poniżej tabeli. Ten przycisk polecenia powoduje dodanie nowego wiersza w tabeli. Ten przycisk polecenia powoduje usunięcie podświetlonego wiersza w tabeli. Podczas wprowadzania dokumentów opisujących poniesione koszty do rozliczenia w kolejnych miesiącach, po wprowadzeniu danych do kolumny 16 należy z opuszczanego pola listy Miesiąc zaliczenia kosztów wybrać miesiąc, w którym te koszty będą rozliczane. W zakładce Inne ramki Zapis w księdze można wybrać z opuszczanych list odpowiednio Rodzaj i Katalog kartoteki KPiR, w których powinien być umieszczony wprowadzany dokument oraz związany z nim znacznik. Zapisy mogą być także wprowadzane w identycznej procedurze, rozpoczynając od polecenia VAT Sprzedaż i VAT Zakup z paska menu. Wybór zależy od preferencji użytkownika. Wprowadzanie danych tylko do KPiR Rozpoczęcie wprowadzania dokumentów następuje, podobnie jak w poprzednim przypadku, po wybraniu polecenia Pozycje KPiR z menu Funkcje lub przycisku polecenia z paska narzędziowego. Następnie przyciskiem polecenia w oknie kartoteki KPiR otwórz okno Zapisy w księgach. Sytuacja wprowadzania danych tylko do księgi może mieć miejsce w firmie będącej płatnikiem VAT dla dokumentów nie obciążonych VAT np. listy płac. W tym przypadku należy w otwartym oknie odpowiednio ustawić zaznaczenie pól wyboru Księga i Rejestr VAT. Powinno być zaznaczone tylko pierwsze z nich. Rys. 4-8 Okno Zapisy w księgach.

101 Wprowadzanie danych 99 Wprowadzanie danych do pól w tym oknie przebiega identycznie jak w odpowiadających im polach okna opisanego powyżej. Interpretacja, jaka kwota (brutto czy netto) powinna być przeniesiona z dokumentu do okna programu, jest uzależniona od statusu podatkowego firmy i aktualnie obowiązujących w tym zakresie przepisów. Wprowadzanie danych tylko do rejestru VAT Rozpoczęcie wprowadzania dokumentów do rejestru VAT następuje po wybraniu odpowiednio polecenia Rejestr VAT sprzedaży (Rejestr VAT zakupu) z menu Funkcje lub odpowiadających im przycisków polecenia, z paska narzędziowego. Następnie przyciskiem polecenia w oknie odpowiedniego rejestru otwórz okno Zapisy w księgach. Sytuacja wprowadzania danych tylko do rejestru może mieć miejsce w firmie będącej płatnikiem VAT dla tych dokumentów zakupu, z których kwota netto nie jest wprowadzana bezpośrednio w koszty np. środków trwałych. W tym przypadku należy w otwartym oknie odpowiednio ustawić zaznaczenie pól wyboru Księga i Rejestr VAT. Powinno być zaznaczone tylko drugie z nich. Wprowadzanie danych do pól w tym oknie przebiega identycznie jak w odpowiadających im polach okna opisanego powyżej sposobu wprowadzania danych do KPiR oraz rejestru VAT. Rys. 4-9 Okno Zapisy w księgach - zapis tylko do rejestru. Wprowadzanie danych do ewidencji przychodów i rejestru VAT Rozpoczęcie wprowadzania dokumentów następuje po wybraniu polecenia Ewidencja przychodów z menu Funkcje lub przycisku polecenia z paska narzędziowego. Następnie przyciskiem polecenia w oknie kartoteki ryczałtu otwórz okno Zapisy w księgach na panelu Pozycja.

102 100 Rozdział 4 Wybór pozycji Przychód z opuszczanego pola listy w lewym górnym narożniku przystosowuje wygląd okna do ewidencjonowania przychodów uzyskanych ze sprzedaży, jak na rysunku poniżej. Rys Okno Zapisy w księgach - panel Pozycja - przychód. Wprowadzanie danych do pól w tym oknie przebiega identycznie jak w odpowiadających im polach okna opisanego powyżej sposobu wprowadzania danych do KPiR oraz rejestru VAT. Następnie w celu wprowadzenia kwot z ewidencjonowanego dokumentu należy otworzyć panel Zapis wybierając odpowiadającą mu zakładkę na dole okna. Rys Okno Zapisy w księgach - panel Zapis - przychód. W zakładce VAT ramki Rejestr VAT należy wprowadzić kwoty dla poszczególnych stawek VAT. Wpisanie kwoty w polu kolumny Netto lub kolumny Brutto powoduje przeliczenie danych odpowiednio w polach pozostałych kolumn i w polach podsumowania.

103 Wprowadzanie danych 101 W zakładce Inne ramki Rejestr VAT można wybrać z opuszczanych list odpowiednio Rodzaj i Katalog kartoteki rejestru VAT, w których powinien być umieszczony wprowadzany dokument oraz związany z nim znacznik. W zakładce Zapis ramki Zapis w ewidencji należy wprowadzić kwoty przeznaczone do zapisania w ewidencji do właściwych wierszy odpowiadających stawkom zryczałtowanego podatku od dochodów. W zakładce Inne ramki Zapis w ewidencji można wybrać z opuszczanych list odpowiednio Rodzaj i Katalog kartoteki ryczałtu, w których powinien być umieszczony wprowadzany dokument oraz związany z nim znacznik. Wybór pozycji Koszty z opuszczanego pola listy w lewym górnym narożniku przystosowuje wygląd okna do ewidencjonowania faktur VAT zakupów, które powinny być zaewidencjonowane we właściwym rejestrze zakupu. Sposób wprowadzania danych do poszczególnych pól jest identyczny z opisanym powyżej przy wprowadzaniu danych tylko do rejestru w firmie opodatkowanej na zasadach ogólnych. Wprowadzanie danych tylko do ewidencji przychodów Wprowadzanie danych tylko do ewidencji przychodów występuje w firmie nie będącej płatnikiem VAT, której przychody są opodatkowane ryczałtowo. Rozpoczęcie wprowadzania dokumentów następuje po wybraniu polecenia Ewidencja przychodów z menu Funkcje lub przycisku polecenia z paska narzędziowego. Następnie przyciskiem polecenia w oknie kartoteki ryczałtu otwórz okno Zapisy w księgach. Rys Okno Zapisy w księgach tylko ewidencja przychodu.