PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA KROK PO KROKU

Transkrypt

1 System Zarządzania SYMFONIA start PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA KROK PO KROKU Mała Księgowość start Wersja 1.00

2 Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody firmy MATRIX.PL SA jest zabronione. Copyright MATRIX.PL SA. Wszelkie prawa zastrzeżone. Portions of this program Copyright Pervasive Software, Inc. All Rights Reserved. Btrieve jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Pervasive Software, Inc. Microsoft, MS-DOS są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Microsoft Corporation. Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Novell i NetWare są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Novell, Inc. NetWare Loadable Module (NLM) jest znakiem towarowym firmy Novell, Inc. Opracowanie: M. Srzednicka Skład: MATRIX.PL SA Warszawa, sierpień 2002

3 Zastrzeżenia Wstęp Program MAŁA KSIĘGOWOŚĆ start jest jednym z programów Zintegrowanego Systemu Komputerowego SYMFONIA, kompleksowo wspomagającego zarządzanie małymi firmami. Przeznaczony jest dla firm stosujących uproszczone zasady prowadzenia księgowości, zatrudniających niewielu pracowników. Program MAŁA KSIĘGOWOŚĆ start umożliwia prowadzenie dokumentacji księgowej w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji przychodów wraz z rejestrami VAT. Wspomaga również ewidencjonowanie środków trwałych i wyposażenia, rozliczanie wykorzystania pojazdów, prowadzenie analiz przychodowo - kosztowych, rozliczanie podatku VAT i podatku dochodowego firmy. Program może być szczególnie przydatny dla właścicieli samodzielnie prowadzących dokumentację swojej firmy pozwalając na pełną kontrolę dochodów. Autorzy programu zakładają znajomość przez użytkownika podstawowych zasad obsługi programów w środowisku Windows oraz w sieci komputerowej stosowanej przez jego firmę. Przytaczane w dokumentacji programu przykłady wprowadzania danych należy traktować jako ilustrację działania programu, a rzeczywiste dane własnej firmy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. Wszystkie użyte nazwy własne nie dotyczą istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów. Firma MATRIX.PL nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika, wynikające z nieznajomości powyższych zasad. Linia Symfonia start Programy Systemu Komputerowego SYMFONIA start współpracują ze sobą wymieniając dane. System SYMFONIA start jest stale rozwijany i dostosowywany do zmieniających się przepisów prawa. Aktualnie w jego skład, oprócz MAŁEJ KSIĘGOWOŚCI start, wchodzą następujące programy: HANDEL start Program wspomaga sprzedaż i zarządzanie gospodarką magazynową. Wystawia dokumenty sprzedaży, magazynowe, zakupu i płatności. Wspomaga planowanie i prowadzenie polityki sprzedaży. Współpracuje z drukarkami i kasami fiskalnymi oraz czytnikami kodów kreskowych. FAKTURA start Program FAKTURA start pozwala zaplanować i prowadzić sprzedaż w firmach nie posiadających magazynu. Wystawia różne typy dokumentów sprzedaży: faktury

4 2 Podręcznik użytkownika - krok po kroku VAT, rachunki dla sprzedaży nie objętej VAT, dokumenty korygujące i dokumenty Pro forma. Pozwala na kontrolowanie płatności za wystawione dokumenty sprzedaży. System Zarządzania Symfonia Firma MATRIX.PL wychodzi także naprzeciw potrzebom większych użytkowników, dla których funkcjonalność linii SYMFONIA start może okazać się niewystarczająca. Dla tych firm oferujemy na korzystnych warunkach finansowych inne programy Systemu SYMFONIA, wspomagającego zarządzanie w większych firmach. W skład Systemu SYMFONIA wchodzą obecnie: FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ Program FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ przeznaczony jest do prowadzenia ksiąg handlowych. Realizuje wszystkie zasadnicze operacje księgowe budowanie planu kont, księgowanie dokumentów, automatyczne obliczanie bilansu zamknięcia, prowadzenie rozrachunków i rozliczeń, generowanie dostarczonych z programem lub zdefiniowanych przez użytkownika zestawień i sprawozdań. ANALIZY FINANSOWE Program ANALIZY FINANSOWE jest uzupełnieniem arkusza kalkulacyjnego EXCEL umożliwiającym dostęp do danych zaewidencjonowanych w programie FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ. Umożliwia prowadzenie, na podstawie tych danych, wielokierunkowych analiz obrazu sytuacji finansowej firmy. Pozwala na prowadzenie symulacji zmian tego obrazu pod wpływem wprowadzanych w działalności firmy zmian. ŚRODKI TRWAŁE Program ŚRODKI TRWAŁE wspomaga pracę działu księgowego, umożliwiając przeprowadzenie wszystkich operacji księgowych w związku z posiadanym przez firmę majątkiem trwałym. Poza znanymi w księgowości zasadami wyliczeń, uwzględnia najnowsze przepisy podatkowe dotyczące ograniczeń podatkowych, ulg inwestycyjnych oraz rozporządzenia o amortyzacji i aktualizacji wyceny posiadanych środków trwałych. KADRY I PŁACE PŁACE Program KADRY I PŁACE wspomaga obsługę polityki kadrowej prowadzonej w firmie. Usprawnia czynności związane z gromadzeniem, przechowywaniem i zarządzaniem informacjami o pracownikach i historii ich zatrudnienia w firmie oraz związanym z tym systemem wynagrodzeń. Program PŁACE wspomaga zarządzanie płacami w firmie. Przyspiesza comiesięczne i coroczne rozliczenia, generując listy płac oraz wszystkie potrzebne zestawienia, sprawozdania i deklaracje. Uwzględnia różne sposoby wynagradzania. Zapewnia tajność informacji o płacach w firmie.

5 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 3 HANDEL Program HANDEL wspomaga sprzedaż i zarządzanie gospodarką magazynowa (pełna ewidencja stanów magazynowych). Wystawia wszystkie niezbędne dokumenty: sprzedaży, magazynowe i zakupu. Pozwala zaplanować i prowadzić politykę sprzedaży. Obsługuje drukarki fiskalne. FAKTURA PRO FAKTURA Program FAKTURA PRO szeroko wspomaga proces sprzedaży. Umożliwia wystawianie wszystkich niezbędnych dokumentów (również walutowych), z uwzględnieniem różnych warunków sprzedaży oraz kontrolę płatności i stanu kasy. Pozwala na szeroką analizę procesu sprzedaży w firmie. Program FAKTURA wspomaga proces sprzedaży, umożliwiając wystawianie niezbędnych dokumentów sprzedaży i wykonanie różnych zestawień. Przeznaczony jest dla firm, w których nie jest istotne prowadzenie i rozliczanie magazynu oraz kontrolowanie stanu środków pieniężnych w kasie. MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO SPRZEDAŻ Program MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO przeznaczony jest dla firm prowadzących uproszczoną księgowość. Wspomaga ewidencję i obsługę rozliczeń podatkowych. Ułatwia analizę dochodowości podejmowanych działań gospodarczych. Program SPRZEDAŻ kompleksowo wspomaga proces sprzedaży towarów i usług w firmie. Umożliwia pełną kontrolę magazynów i kas, wystawianie wszystkich niezbędnych dokumentów. Na podstawie informacji o przeprowadzanych operacjach umożliwia wielokierunkową analizę procesu sprzedaży. Jak korzystać z podręcznika Podręcznik został zaprojektowany tak, aby umożliwić użytkownikowi szybkie rozpoczęcie pracy z programem, bez zagłębiania się we wszystkie szczegóły jego obsługi. Konwencje graficzne Niektóre fragmenty tekstu wyróżniono przy pomocy innego kształtu czcionki, dzięki czemu można szybko odnaleźć potrzebne fragmenty podczas czytania. Wyróżnienia te stosowano według następujących konwencji: Wydarzenia, Alt+K Po zamknięciu... Nazwy okien programu, nazwy pól w oknach, nazwy przycisków, poleceń menu i klawiszy klawiatury. Ważne uwagi, których przeczytanie jest niezbędne dla zrozumienia działania programu. SYMFONIA MAŁA KSIĘGOWOŚĆ START - podręcznik krok po kroku

6 4 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Pozostałe konwencje Wszystkie rysunki przedstawiające okna lub inne elementy ekranu mają wygląd typowy dla systemu Windows Środowisko Windows przystosowane jest do pracy z wykorzystaniem myszy, ale dla użytkowników, którzy preferują korzystanie z klawiatury, określone zostały sekwencje klawiszy. Jeśli jeden z klawiszy Shift, Alt, Ctrl powinien być wciśnięty podczas naciskania innego klawisza, to ich nazwy połączone są w opisie znakiem +. Zapis Ctrl+A oznacza, że należy nacisnąć i przytrzymać klawisz Ctrl, nacisnąć klawisz A, a następnie zwolnić obydwa klawisze. Zapis Ctrl+Shift+A oznacza, że należy trzymać naciśnięte klawisze Ctrl i Shift podczas naciskania klawisza A. Zapis Alt+A, R oznacza, że należy nacisnąć i przytrzymać klawisz Alt, następnie nacisnąć klawisz A, zwolnić obydwa klawisze i wcisnąć kolejno klawisz R. Aktualne informacje Program jest stale i na bieżąco aktualizowany. Opis wszystkich nowości i zmian w programie, które nie zostały ujęte w niniejszym podręczniku możesz znaleźć w specjalnym pliku dołączanym w momencie instalacji programu. Aktualne informacje znajdują się również na naszej stronie w Internecie ( ***** Kończąc wstęp, firma MATRIX.PL życzy przyjemnej lektury oraz satysfakcjonującej pracy z programem MAŁA KSIĘGOWOŚĆ start.

7 Procedury Podręcznik użytkownika - krok po kroku 5 Dokumentacja dla użytkownika Niniejszy podręcznik jest jednym z elementów dokumentacji dostępnej dla użytkownika programu MAŁA KSIĘGOWOŚĆ start. Zawiera ogólny schemat postępowania w celu wykonania opisanych w nim procedur. W celu uzyskania pełnej informacji, szczegółowo opisującej sposób wypełniania kolejnych pól w oknach programu należy wykorzystywać pomoc kontekstową zainstalowaną wraz z programem. Aby wywołać pomoc kontekstową, należy 1. Wybrać klawisz F1 (wyświetlona zostanie pomoc dla aktywnego okna) lub wybrać przycisk polecenia [SHIFT+F1] z paska narzędziowego i po zmianie kształtu kursora na kliknąć nim w obszarze, którego dotyczą wątpliwości. Aby uzyskać dostęp do pliku z informacjami o zmianach wprowadzonych w tej wersji programu, należy 1. Wybrać z menu Pomoc polecenie Aktualności. Aby uzyskać dostęp do podręcznika użytkownika w formie elektronicznej, należy 1. Wybrać z menu Pomoc polecenie Podręcznik użytkownika. Jeżeli Podręcznik użytkownika nie został zainstalowany, to polecenie będzie nieaktywne (wyszarzone). Aby uzyskać dostęp do wszystkich plików dokumentacji, należy 2. Wybrać z menu Pomoc polecenie Dokumentacja. Otworzy się folder zawierający pliki pomocy przeznaczone dla użytkownika. Aktywacja firmy Po zainstalowaniu programu możliwa jest jego normalna praca przez ograniczony okres czasu. W celu zapewnienia nieograniczonych możliwości wykorzystywania programu należy przeprowadzić jego rejestrację u producenta. Następnie na podstawie danych odczytanych z zainstalowanego programu uzyskać kod aktywacji i przeprowadzić aktywację. Należy wybrać polecenie Aktywacja z menu Aktywacja w oknie programu bez firmy. Otwarte zostanie okno dialogu Aktywacja. Procedura przeprowadzania aktywacji programu jest szczegółowo opisana w katalogu Dokumentacja w pliku Aktywacja.pdf. SYMFONIA MAŁA KSIĘGOWOŚĆ START - podręcznik krok po kroku

8 6 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Utworzenie struktury źródła przychodów Aby utworzyć nową firmę, należy 1. Wybrać przycisk polecenia z paska narzędziowego lub polecenie Nowa firma [CTRL+1] z menu Firma, w oknie programu bez firmy. Otworzy się okno dialogu Zakładanie nowej firmy. 2. Wprowadzić nazwę firmy oraz NIP. Jeśli firma nie ma jeszcze nadanego numeru NIP, można wpisać numer identyfikacyjny REGON np. w postaci: R: Po otrzymaniu NIP można zmienić dane wybierając polecenie Zmiana danych firmy w menu Aktywacja. Konieczna jest ponowna aktywacja. 3. Po wybraniu przycisku polecenia Utwórz nową firmę, zostanie utworzony zestaw plików baz danych umożliwiających przechowywania wprowadzonych informacji i otwarte okno, w którym możliwe jest wprowadzenie pozostałych informacji o firmie.

9 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 7 Aby otworzyć firmę, należy 4. Zapamiętać wprowadzone dane przyciskiem polecenia [SHIFT+ENTER]. 1. Wybrać przycisk polecenia z paska narzędziowego lub polecenie Otwórz firmę [CTRL+2] z menu Firma, w oknie programu bez firmy. Otworzy się okno dialogu Otwieranie firmy. 2. Wpisać w odpowiednie pola swój identyfikator i hasło oraz wskazać nazwę firmy. 3. Wybrać przycisk polecenia Otwórz. Zostanie otwarta wybrana firma. Aby uzupełnić lub zmienić opis firmy, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Firmy. W prawej części otworzy się panel z nazwą firmy. SYMFONIA MAŁA KSIĘGOWOŚĆ START - podręcznik krok po kroku

10 8 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 3. Wybrać polecenie Edytuj [CTRL+ENTER] z menu kontekstowego. Otworzy się do edycji okno z opisem firmy. 4. Wprowadzić nowe informacje do odpowiednich pól i zapisać wprowadzone dane przyciskiem polecenia [SHIFT+ENTER]. Aby wprowadzić dane początkowe firmy, należy Dane początkowe należy wprowadzić w sytuacji, gdy ewidencjonowanie działalności firmy w programie zostało rozpoczęte w trakcie roku podatkowego, a działalność gospodarcza była prowadzona również wcześniej. 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Firmy. W prawej części otworzy się panel z nazwą firmy.

11 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 9 3. Otworzyć okno opisu firmy dwukrotnym kliknięciem myszy na jej pozycji w kartotece lub klawiszem ENTER po zaznaczeniu pozycji. 4. Rozwinąć przyciskiem polecenia listę i wybrać z niej polecenie Dane początkowe [ALT+N, D]. Otworzy się okno Dane początkowe. 5. Wprowadzić dane początkowe do kartotek dostępnych na drzewku w lewej części okna. Dla KPiR i rejestrów VAT wybranie przycisku powoduje otwarcie dla wybranego miesiąca okna umożliwiającego wprowadzenie podsumowań z dotychczas prowadzonej dokumentacji. Natomiast dla remanentu początkowego wprowadzenie danych następuje bezpośrednio w panelu po prawej części okna. SYMFONIA MAŁA KSIĘGOWOŚĆ START - podręcznik krok po kroku

12 10 Podręcznik użytkownika - krok po kroku

13 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 11 Aby zmienić formę opodatkowania firmy, należy Poniższy opis dotyczy sytuacji, gdy firma była po utworzeniu przynajmniej jeden raz otwierana. W celu przeprowadzenia tej operacji uprawniony użytkownik powinien otworzyć firmę w sposób opisany w odpowiedniej procedurze powyżej. Jeżeli nowo utworzona firma nie była jeszcze otwierana to zmiana może być przeprowadzona bezpośrednio w oknie opisu firmy. 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Firmy. W prawej części otworzy się panel z listą firm. 3. Otworzyć okno opisu firmy dwukrotnym kliknięciem myszy na jej pozycji w kartotece lub klawiszem ENTER po zaznaczeniu pozycji. SYMFONIA MAŁA KSIĘGOWOŚĆ START - podręcznik krok po kroku

14 12 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 4. Rozwinąć przyciskiem polecenia listę i wybrać z niej polecenie Forma opodatkowania [ALT+N, F]. Otworzy się okno Forma opodatkowania. 5. Wprowadzić opis nowej formy opodatkowania i datę, od kiedy powinna obowiązywać. Zapisać wprowadzone dane przyciskiem polecenia [SHIFT+ENTER]. Aby usunąć firmę, należy 1. Wybrać przycisk polecenia z paska narzędziowego lub polecenie Usuń dane firmy [CTRL+3] z menu Firma, w oknie programu bez firmy. Otworzy się okno dialogu Usuwanie firmy. 2. Wpisać w odpowiednie pola swój identyfikator i hasło oraz wskazać nazwę firmy. 3. Wybrać przycisk polecenia Usuń. Zostaną całkowicie usunięte dane wybranej firmy. Wprowadzanie danych właścicieli Właścicielem w programie MAŁA KSIĘGOWOŚĆ start jest osoba uzyskująca dowolnego rodzaju przychód, wymagający samodzielnego składania deklaracji i rozliczania zaliczek na podatek dochodowy. Aby wprowadzić nowego właściciela, należy 1. Wybrać polecenie Właściciele [CTRL+W] z menu Kartoteki lub to samo polecenie z listy rozwiniętej przyciskiem polecenia wego. Otworzy się okno Kartoteka właścicieli. z paska narzędzio-

15 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Wybrać w nagłówku okna przycisk polecenia [CTRL+SZARY+]. Otworzy się puste okno opisu właściciela. 3. Wprowadzić dane o nowym właścicielu do kolejnych pól okna i zapisać wprowadzone dane przyciskiem [SHIFT+ENTER]. Ustalenie udziałów właścicieli w firmie Podatnicy zdefiniowani w programie jako właściciele mogą uzyskiwać przychody z różnych rodzajów działalności gospodarczej oraz najmu, dzierżawy i innych umów o podobnym charakterze. Przed rozpoczęciem rozliczeń należy zdefiniować te źródła, a następnie określić wielkość udziałów podatnika w wynikach finansowych każdego ze źródeł. Aby ustalić udział właściciela w firmie, należy 1. Wybrać polecenie Właściciele [CTRL+W] z menu Kartoteki lub to samo polecenie z listy rozwiniętej przyciskiem polecenia wego. Otworzy się okno Kartoteka właścicieli. z paska narzędzio- SYMFONIA MAŁA KSIĘGOWOŚĆ START - podręcznik krok po kroku

16 14 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 2. Otworzyć okno opisu właściciela dwukrotnym kliknięciem myszy na jego pozycji w kartotece lub klawiszem ENTER po zaznaczeniu pozycji. 3. Wybrać z listy rozwiniętej przyciskiem polecenie Źródła przychodu[alt+n, P]. Otworzy się okno Źródła przychodu.

17 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Wybrać przycisk polecenia [CTRL+SZARY+]. Otworzy się okno Udziały w firmie. 5. Wprowadzić opis udziału ze źródła przychodu. Zapisać wprowadzone dane przyciskiem polecenia [SHIFT+ENTER]. Udziały mogą być wprowadzane procentowo lub jako ułamek zwykły. Przełączenie następuje po kliknięciu na znaczniku lub. Określenie użytkowników i ich uprawnień W prowadzonej ewidencji działalności ważne jest określenie, kto wykonuje poszczególne czynności i za co dokładnie jest odpowiedzialny. Dzięki systemowi haseł i uprawnień program umożliwia pracę tylko tym osobom, które wcześniej zostały wpisane na listę jako użytkownicy programu. W czasie pracy w programie, każda z dokonanych czynności jest zapisana jako wykonana przez użytkownika, który został wybrany w czasie otwierania dostępu do danych. Specjalnym rodzajem użytkownika jest administrator o nazwie Admin. Użytkownik ten posiada uprawnienia do zarządzania dostępem do danych, w tym do nadawania uprawnień pozostałym użytkownikom i nie może być usunięty. Mimo tak szerokich uprawnień, administrator nie ma możliwości zmiany hasła użytkownika i wykonywania operacji w jego imieniu. SYMFONIA MAŁA KSIĘGOWOŚĆ START - podręcznik krok po kroku

18 16 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Aby dodać nowego użytkownika, należy Prawo do wykonywania tej czynności jest dostępne tylko dla administratora. 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Użytkownicy, a następnie przycisk polecenia [CTRL+SZARY+]. Otworzy się pusty panel Użytkownik. 3. Wpisać dane identyfikujące użytkownika. Po zapisaniu wprowadzonych danych przyciskiem [SHIFT+ENTER], uaktywni się przycisk polecenia. 4. Wybrać przycisk polecenia [TAB, ALT+P]. Otworzy się okno Prawa użytkownika, dla definiowanego użytkownika.

19 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Ustalić prawa dostępu użytkownika do zasobów firmy w programie i zapisać zdefiniowane prawa użytkownika. Aby zmienić uprawnienia użytkownika, należy Prawo do wykonywania tej czynności jest dostępne tylko dla administratora. 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Użytkownicy, a następnie kod użytkownika. Otworzy się panel Użytkownik z opisem użytkownika. 3. Dalej postępować analogicznie do opisu poprzedniej procedury. Aby zablokować konto użytkownika, należy Prawo do wykonywania tej czynności jest dostępne tylko dla administratora. 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Użytkownicy. Otworzy się panel Użytkownicy z listą użytkowników. 3. Usunąć znacznik z pola wyboru w wierszu z danymi użytkownika. Zamknąć okno Użytkownicy. SYMFONIA MAŁA KSIĘGOWOŚĆ START - podręcznik krok po kroku

20 18 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Aby zmienić hasło użytkownika, należy Prawo do wykonywania tej czynności jest dostępne tylko dla aktywnego aktualnie użytkownika. 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Użytkownicy, a następnie swój kod użytkownika. Otworzy się panel Użytkownik. 3. Wybrać przycisk polecenia [ALT+Z]. Otworzy się okno dialogu Zmień hasło użytkownika. Archiwizacja danych 4. Wprowadzić nowe hasło użytkownika i potwierdzić zmianę. Aby zapobiec utracie danych w przypadku awarii sprzętu, należy regularnie sporządzać kopie tych danych. Są to kopie bezpieczeństwa. Tworzenie takich kopii nazywa się archiwizacją danych. W przypadku uszkodzenia danych kopie bezpieczeństwa umożliwiają ich odtworzenie. Kopia bezpieczeństwa sporządzona w programie zawiera wszystkie wykorzystywane przez program dane, dotyczące zabezpieczanej firmy. Kopie bezpieczeństwa bieżących danych powinny być wykonywane systematycznie. Okres, co jaki powinno się archiwizować bieżące dane, zależy od zaufania do jakości sprzętu, ilości zgromadzonych danych i ich ważności oraz zdolności firmy do odtworzenia (ponownego wprowadzenia) danych.

21 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 19 Obowiązek wykonywania kopii bezpieczeństwa nakłada na księgowego 31 ust. 1 pkt. 3 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Aby ustalić częstotliwość przypominania o archiwizacji, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać przycisk polecenia [TAB, ALT+P] w nagłówku okna. Otworzy się okno Parametry. 3. Wybrać z gałęzi Ochrona danych pozycję Przypominanie o archiwizacji. W polu poniżej wpisać wymaganą częstotliwość przypominania. 4. Zapamiętać zmiany przyciskiem OK. Aby zarchiwizować dane firmy, należy 1. Wybrać przycisk polecenia z paska narzędziowego lub polecenie Kopia bezpieczeństwa [ALT+F, B] z menu Firma. Otworzy się okno dialogu Kopia bezpieczeństwa: zachowywanie danych. SYMFONIA MAŁA KSIĘGOWOŚĆ START - podręcznik krok po kroku

22 20 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 2. Wprowadzić informacje o firmie, której dane powinny zostać zarchiwizowane i położeniu archiwum, a następnie uruchomić proces archiwizacji wybierając przycisk polecenia. Pojawi się kilka komunikatów sterujących działaniem użytkownika, a następnie dialog Tworzenie kopii bezpieczeństwa, z informacją o zaawansowaniu procesu. 3. Potwierdzić po zakończeniu archiwizacji potrzebę przetestowania wykonanej kopii bezpieczeństwa. Powtórnie pojawi się dialog Tworzenie kopii bezpieczeństwa, z informacjami o testowaniu kopii. 4. Po zakończeniu testowania komunikat potwierdzi wykonanie kopii. Aby odtworzyć dane firmy, należy Odtworzenie danych z kopii bezpieczeństwa powoduje odtworzenie wszystkich danych firmy. Oznacza to utratę wszystkich informacji wprowadzonych po sporządzeniu aktualnie odtwarzanej kopii bezpieczeństwa. 1. Wybrać przycisk polecenia z paska narzędziowego lub polecenie Kopia bezpieczeństwa [ALT+F, D] z menu Firma. Otworzy się okno dialogu Kopia bezpieczeństwa: odtworzenie danych. 2. Wprowadzić informacje o położeniu archiwum, a następnie uruchomić proces odtwarzania wybierając przycisk polecenia. Pojawi się kilka komunikatów sterujących działaniem użytkownika, a następnie dialog Odtwarzanie danych, z informacją o zaawansowaniu procesu. 3. Po zakończeniu pojawi się komunikat o odtworzeniu danych firmy.

23 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 21 Określenie ustawień programu Ustawienia to zestaw definiowalnych parametrów stosowanych w programie do jego poprawnego działania. Wraz z programem dostarczane są tabele oraz szablony kartotek ułatwiających pełne wykorzystanie programu. Przed rozpoczęciem wykorzystywania programu należy sprawdzić zgodność z aktualnymi przepisami zawartości tabel oraz wypełnić kartoteki danymi. Wprowadzenie ustawień dla podatku dochodowego Program umożliwia określenie wielu dozwolonych przepisami ustawień parametrów wykorzystywanych w obliczeniach podatku dochodowego od osób fizycznych. Aby zmodyfikować skalę podatku dochodowego, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Podatki, a następnie odpowiednią do planowanych zmian grupę np. Skala podatkowa. Otworzy się panel zawierający poszukiwany element opisu danych do obliczeń. 3. Wybrać w panelu rok podatkowy, dla którego wprowadzana jest zmiana oraz element skali podlegający zmianie i poddać edycji wybierając przycisk polecenia. 4. Po wprowadzeniu zmian zapisać je wybierając przycisk polecenia [SHIFT+ENTER]. Aby włączyć ograniczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. SYMFONIA MAŁA KSIĘGOWOŚĆ START - podręcznik krok po kroku

24 22 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Podatki, a następnie grupę Inne. Otworzy się panel zawierający poszukiwany element opisu danych do obliczeń. 3. Wybrać w panelu rok podatkowy, dla którego wprowadzana jest zmiana oraz linię Zmniejszenie składki ubezpieczenia zdrowotnego do wysokości zaliczki na podatek i poddać linię edycji wybierając przycisk polecenia. 4. Zaznaczyć pole wyboru i zapisać wprowadzone zmiany wybierając przycisk polecenia [SHIFT+ENTER]. Aby zmienić domyślną stawkę kosztów uzyskania dla umów o dzieło, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Podatki, a następnie grupę Umowy cywilno-prawne. Otworzy się panel zawierający poszukiwany element opisu danych do obliczeń. 3. Wybrać w panelu rok podatkowy oraz miesiąc, dla którego wprowadzana jest zmiana oraz linię Domyślna stawka kosztów uzyskania dla umowy o dzieło i poddać linię edycji wybierając przycisk polecenia. 4. Wybrać z rozwijanej listy odpowiednią stawkę i zapisać wprowadzone zmiany wybierając przycisk polecenia [SHIFT+ENTER].

25 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 23 Wprowadzenie ustawień dla składek ZUS W programie prowadzone są wyliczenia związane z naliczaniem składek odprowadzanych za pośrednictwem ZUS do różnych funduszy. Możliwa jest zmiana stawek składek oraz sposobu ich księgowania. Aby zmienić stawki procentowe składek ZUS, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Podatki, a następnie grupę Stawki ZUS. Otworzy się panel zawierający listę rodzajów składek pobieranych za pośrednictwem ZUS. 3. Wybrać w panelu rok podatkowy oraz miesiąc, dla którego wprowadzana jest zmiana oraz element listy podlegający zmianie i edytować ją wybierając przycisk polecenia. 4. Po wprowadzeniu zmian zapisać je wybierając przycisk polecenia [SHIFT+ENTER]. Aby ustalić sposób księgowania składki ZUS właścicieli, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać przycisk polecenia [TAB, ALT+P] w nagłówku okna. Otworzy się okno Parametry. SYMFONIA MAŁA KSIĘGOWOŚĆ START - podręcznik krok po kroku

26 24 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 3. Wybrać z gałęzi ZUS pozycję Składki ZUS właścicieli. W polu poniżej wybrać sposób rozliczania składek ZUS właścicieli. 4. Zapamiętać zmiany przyciskiem OK. Wprowadzenie ustawień dla podatku VAT Program umożliwia określenie: wartości stawek podatku VAT, które ze stawek będą aktywne oraz które z rejestrów VAT zakupu będą dostępne w oknach wprowadzania dokumentów. Aby zmienić wysokość stawki VAT, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź VAT, a następnie grupę Stawki VAT. Otworzy się panel zawierający listę stawek podatku VAT. 3. Wybrać w panelu element listy podlegający zmianie i edytować go wybierając przycisk polecenia. 4. Zmienić liczbę w kolumnie Wartość i zapisać wprowadzoną zmianę wybierając przycisk polecenia [SHIFT+ENTER]. 5. Zmiany stanu znacznika stawki VAT można też dokonać klikając bezpośrednio na nim i wpisując nową wartość.

27 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 25 Aby przełączyć aktywność stawki VAT, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź VAT, a następnie grupę Stawki VAT. Otworzy się panel zawierający listę stawek podatku VAT. 3. Wybrać w panelu element listy podlegający zmianie i edytować go wybierając przycisk polecenia. 4. Zmienić stan pola wyboru w kolumnie Wartość i zapisać wprowadzoną zmianę wybierając przycisk polecenia [SHIFT+ENTER]. Aby określić sposób zapisu kwot VAT w rejestrze zakupów, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać przycisk polecenia [TAB, ALT+P] w nagłówku okna. Otworzy się okno Parametry. 3. Wybrać z gałęzi Parametry pozycji i zasady numeracji pozycję Rozbijanie kwot w rejestrze zakupów VAT. W polu poniżej wybrać sposób rejestracji kwot w rejestrach zakupów VAT. 4. Zapamiętać zmiany przyciskiem OK. SYMFONIA MAŁA KSIĘGOWOŚĆ START - podręcznik krok po kroku

28 26 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Parametr ten powinien być ustawiony tylko jeden raz, bezpośrednio po utworzeniu pierwszej firmy. Nie wolno go zmieniać w trakcie rejestracji w programie prowadzonej działalności gospodarczej. Aby zmienić aktywność rejestru VAT zakupu, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź VAT, a następnie grupę Zakupy VAT. Otworzy się panel zawierający listę rejestrów zakupów VAT. 3. Zmienić stan pola wyboru obok nazwy rejestru. Wprowadzenie ustawień dotyczących księgowania Program ułatwia ustalenie parametrów, umożliwiających konfigurację sposobu działania programu podczas wykonywania niektórych operacji księgowych oraz sposobu numeracji dokumentów w kartotekach. Aby określić metodę numeracji dokumentów, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać przycisk polecenia [TAB, ALT+P] w nagłówku okna. Otworzy się okno Parametry.