PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA KROK PO KROKU

Transkrypt

1 System Zarządzania SYMFONIA PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA KROK PO KROKU Mała Księgowość Pro dla WINDOWS Wersja 1.11

2 Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody firmy MATRIX.PL SA jest zabronione. Copyright MATRIX.PL SA. Wszelkie prawa zastrzeżone. Portions of this program Copyright Pervasive Software, Inc. All Rights Reserved. Btrieve jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Pervasive Software, Inc. Microsoft, MS-DOS są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Microsoft Corporation. Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Novell i NetWare są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Novell, Inc. NetWare Loadable Module (NLM) jest znakiem towarowym firmy Novell, Inc. Opracowanie i skład: MATRIX.PL SA Warszawa I, 2003

3 Wstęp Zastrzeżenia System Symfonia Program MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO jest jednym z programów Zintegrowanego Systemu Komputerowego SYMFONIA, kompleksowo wspomagającego zarządzanie małymi i średnimi firmami. Przeznaczony jest do wykorzystania w firmie stosującej uproszczone zasady prowadzenia księgowości. Program MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO umożliwia prowadzenie dokumentacji księgowej w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji przychodów wraz z rejestrami VAT. Wspomaga również ewidencjonowanie środków trwałych i procesu ich użytkowania, rozliczanie wykorzystania pojazdów, prowadzenie analiz, rozrachunków oraz rozliczanie składek ZUS, podatku VAT i podatku dochodowego właścicieli. Program może być szczególnie przydatny dla właścicieli samodzielnie prowadzących dokumentację swoich firm pozwalając na pełną kontrolę dochodów. Autorzy programu zakładają znajomość przez użytkownika podstawowych zasad obsługi programów w środowisku Windows oraz w sieci komputerowej stosowanej przez jego firmę. Przytaczane w dokumentacji programu przykłady wprowadzania danych należy traktować jako ilustrację działania programu, a rzeczywiste dane własnej firmy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. Wszystkie użyte nazwy własne nie dotyczą istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów. MATRIX.PL nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika, wynikające z nieznajomości powyższych zasad. W Zintegrowanym Systemie Komputerowym SYMFONIA zastosowano mechanizm wymiany informacji pomiędzy programami oraz wewnętrzny język programowania raportów, pozwalający na tworzenie własnych mechanizmów wykorzystywania informacji zgromadzonej w bazie danych. System SYMFONIA jest stale rozwijany, aktualnie w jego skład, oprócz MAŁEJ KSIĘGOWOŚCI PRO, wchodzą następujące programy: FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ Program FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ przeznaczony jest do prowadzenia ksiąg handlowych. Realizuje wszystkie zasadnicze operacje księgowe budowanie planu kont, księgowanie dokumentów, automatyczne obliczanie bilansu zamknięcia, prowadzenie rozrachunków i rozliczeń, generowanie dostarczonych z programem lub zdefiniowanych przez użytkownika zestawień i sprawozdań.

4 2 Podręcznik użytkownika - krok po kroku ANALIZY FINANSOWE Program ANALIZY FINANSOWE jest uzupełnieniem arkusza kalkulacyjnego EXCEL umożliwiającym dostęp do danych zaewidencjonowanych w programie FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ. Umożliwia prowadzenie, na podstawie tych danych, wielokierunkowych analiz obrazu sytuacji finansowej firmy. Pozwala na prowadzenie symulacji zmian tego obrazu pod wpływem wprowadzanych w działalności firmy zmian. ŚRODKI TRWAŁE Program ŚRODKI TRWAŁE wspomaga pracę działu księgowego, umożliwiając przeprowadzenie wszystkich operacji księgowych w związku z posiadanym przez firmę majątkiem trwałym. Poza znanymi w księgowości zasadami wyliczeń, uwzględnia najnowsze przepisy podatkowe dotyczące ograniczeń podatkowych, ulg inwestycyjnych oraz rozporządzenia o amortyzacji i aktualizacji wyceny posiadanych środków trwałych. KADRY I PŁACE PŁACE HANDEL Program KADRY I PŁACE wspomaga obsługę polityki kadrowej prowadzonej w firmie. Usprawnia czynności związane z gromadzeniem, przechowywaniem i zarządzaniem informacjami o pracownikach i historii ich zatrudnienia w firmie oraz związanym z tym systemem wynagrodzeń. Program PŁACE wspomaga zarządzanie płacami w firmie. Przyspiesza comiesięczne i coroczne rozliczenia, generując listy płac oraz wszystkie potrzebne zestawienia, sprawozdania i deklaracje. Uwzględnia różne sposoby wynagradzania. Zapewnia tajność informacji o płacach w firmie. Program HANDEL wspomaga sprzedaż i zarządzanie gospodarką magazynowa (pełna ewidencja stanów magazynowych). Wystawia wszystkie niezbędne dokumenty: sprzedaży, magazynowe i zakupu. Pozwala zaplanować i prowadzić politykę sprzedaży. Obsługuje drukarki fiskalne. FAKTURA PRO FAKTURA Program FAKTURA PRO szeroko wspomaga proces sprzedaży. Umożliwia wystawianie wszystkich niezbędnych dokumentów (również walutowych), z uwzględnieniem różnych warunków sprzedaży oraz kontrolę płatności i stanu kasy. Pozwala na szeroką analizę procesu sprzedaży w firmie. Program FAKTURA wspomaga proces sprzedaży, umożliwiając wystawianie niezbędnych dokumentów sprzedaży i wykonanie różnych zestawień. Przeznaczony jest dla firm, w których nie jest istotne prowadzenie i rozliczanie magazynu oraz kontrolowanie stanu środków pieniężnych w kasie.

5 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 3 Jak korzystać z podręcznika Przewodnik został zaprojektowany tak, aby umożliwić użytkownikowi szybkie rozpoczęcie pracy w programie bez zagłębiania się we wszystkie szczegóły jego obsługi. Konwencje graficzne Niektóre fragmenty tekstu wyróżniono przy pomocy innego kształtu czcionki, dzięki czemu można szybko odnaleźć potrzebne fragmenty podczas czytania. Wyróżnienia te stosowano według następujących konwencji: Wydarzenia, Alt+K Po zamknięciu... Pozostałe konwencje Nazwy okien programu, nazwy pól w oknach, nazwy przycisków, poleceń menu i klawiszy klawiatury. Ważne uwagi, których przeczytanie jest niezbędne dla zrozumienia działania programu. Wszystkie rysunki przedstawiające okna lub inne elementy ekranu mają wygląd typowy dla systemu Windows Środowisko Windows przystosowane jest do pracy z wykorzystaniem myszy, ale dla użytkowników, którzy preferują korzystanie z klawiatury, określone zostały sekwencje klawiszy. Jeśli jeden z klawiszy Shift, Alt, Ctrl powinien być wciśnięty podczas naciskania innego klawisza, to ich nazwy połączone są w opisie znakiem +. Zapis Ctrl+A oznacza, że należy nacisnąć i przytrzymać klawisz Ctrl, nacisnąć klawisz A, a następnie zwolnić obydwa klawisze. Zapis Ctrl+Shift+A oznacza, że należy trzymać naciśnięte klawisze Ctrl i Shift podczas naciskania klawisza A. Zapis Alt+A, R oznacza, że należy nacisnąć i przytrzymać klawisz Alt, następnie nacisnąć klawisz A, zwolnić obydwa klawisze i wcisnąć kolejno klawisz R. Dokumentacja dla użytkownika Niniejszy podręcznik jest jednym z elementów dokumentacji dostępnej dla użytkownika programu MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO. Zawiera ogólny schemat postępowania w celu wykonania opisanych w nim procedur. W celu uzyskania pełnej informacji, szczegółowo opisującej sposób wypełniania kolejnych pól w oknach programu należy wykorzystywać pomoc kontekstową zainstalowaną wraz z programem. Aby wywołać pomoc kontekstową, należy 1. Wybrać klawisz F1 (wyświetlona zostanie pomoc dla aktywnego okna) lub wybrać przycisk polecenia zmianie kształtu kursora na wątpliwości. [SHIFT+F1] z paska narzędziowego i po kliknąć nim w obszarze, którego dotyczą Aby uzyskać dostęp do pliku z informacjami o zmianach wprowadzonych w tej wersji programu, należy 2. Wybrać z menu Pomoc polecenie Aktualności.

6 4 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Aby uzyskać dostęp do podręcznika użytkownika w formie elektronicznej, należy 3. Wybrać z menu Pomoc polecenie Podręcznik użytkownika. Jeżeli Podręcznik użytkownika nie został zainstalowany, to polecenie będzie nieaktywne (wyszarzone). Aby uzyskać dostęp do wszystkich plików dokumentacji, należy 4. Wybrać z menu Pomoc polecenie Dokumentacja. Otworzy się folder zawierający pliki pomocy przeznaczone dla użytkownika. Aktualne informacje Program jest stale i na bieżąco aktualizowany. Opis wszystkich nowości i zmian w programie, które nie zostały ujęte w niniejszym podręczniku możesz znaleźć w specjalnym pliku dołączanym w momencie instalacji programu. Aktualne informacje znajdują się również na naszej stronie w Internecie ( ***** Kończąc wstęp, firma MATRIX.PL życzy przyjemnej lektury oraz satysfakcjonującej pracy z programem MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO.

7 Procedury Podręcznik użytkownika - krok po kroku 5 Aktywacja firmy Po zainstalowaniu programu możliwa jest jego normalna praca przez ograniczony okres czasu. W celu zapewnienia nieograniczonych możliwości wykorzystywania programu należy przeprowadzić jego rejestrację u producenta. Następnie na podstawie danych odczytanych z zainstalowanego programu uzyskać kod aktywacji i przeprowadzić aktywację. Należy wybrać polecenie Rejestracja z menu Rejestracja w oknie programu bez firmy. Otwarte zostanie okno dialogu Rejestracja programu. Procedura przeprowadzania aktywacji programu jest szczegółowo opisana w katalogu Dokumentacja w pliku Aktywacja.pdf. Utworzenie struktury grupy źródeł przychodów Grupa w programie MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO jest pojęciem związanym z organizacją baz danych. Jako grupę traktujemy zestaw firm powiązanych kapitałowo osobami właścicieli. Bazy z danymi grupy przechowywane są w jednym katalogu. W programie grupa jest traktowana jako zamknięta całość. Można ustawić dla niej niektóre parametry obsługi baz danych, zarchiwizować, odłączyć lub usunąć jej zawartość. Aby utworzyć nową grupę firm, należy 1. Wybrać przycisk polecenia z paska narzędziowego lub polecenie Nowa grupa firm [CTRL+1] z menu Firma, w oknie programu bez firmy. Otworzy się okno dialogu Zakładanie nowej grupy firm. 2. Wprowadzić informacje określające nazwy grupy i firmy oraz położenie baz danych grupy.

8 6 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 3. W polu NIP należy podać NIP firmy. Jeśli firma nie ma jeszcze nadanego numeru NIP, można wpisać inny numer identyfikacyjny, REGON, w postaci np. R: Po otrzymaniu NIP, można zmienić dane wybierając polecenie Zmiana danych firmy w menu Aktywacja. 4. Po wybraniu przycisku polecenia Utwórz nową grupę, zostanie utworzony zestaw plików baz danych umożliwiających przechowywania wprowadzonych informacji i otwarte okno, w którym możliwe jest wprowadzenie pozostałych informacji o pierwszej z firm grupy. 5. Po wprowadzeniu wszystkich danych pojawi się okno Podaj numer seryjny. 6. Zapamiętać wprowadzone dane przyciskiem polecenia [SHIFT+ENTER]. 7. Wypełnić pole Numer seryjny i zatwierdzić przyciskiem OK.

9 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 7 8. Zapamiętać wprowadzone dane przyciskiem polecenia [SHIFT+ENTER]. Minimum wprowadzonych informacji to NIP, Forma opodatkowania i ewentualnie Podatnik VAT. Aby otworzyć firmę, należy 1. Wybrać przycisk polecenia z paska narzędziowego lub polecenie Otwórz firmę [CTRL+2] z menu Firma, w oknie programu bez firmy. Otworzy się okno dialogu Otwieranie firmy. 2. Wpisać w odpowiednie pola swój identyfikator i hasło oraz wskazać na rozwijanych listach nazwę grupy i firmy. 3. Wybrać przycisk polecenia Otwórz. Zostanie otwarta wybrana firma. Aby utworzyć nowe źródło przychodów w grupie, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Firmy. W prawej części otworzy się panel z listą firm.

10 8 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 3. Wybrać przycisk polecenia [CTRL+SZARY+]. Otworzy się okno z opisem nowego źródła przychodów. Należy wprowadzić w nim opis źródła. 4. Zapisać wprowadzone dane firmy przyciskiem polecenia [SHIFT+ENTER]. 5. Po wprowadzeniu wszystkich danych pojawi się okno Podaj numer seryjny.

11 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 9 6. Wypełnić pole Numer seryjny i zatwierdzić przyciskiem OK. Aby uzupełnić lub zmienić opis firmy, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Firmy. W prawej części otworzy się panel z listą firm. 3. Wybrać polecenie Edytuj [CTRL+ENTER] z menu kontekstowego. Otworzy się do edycji okno z opisem firmy.

12 10 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 4. Wprowadzić nowe informacje do odpowiednich pól i zapisać wprowadzone dane przyciskiem polecenia [SHIFT+ENTER]. Aby wprowadzić dane początkowe firmy, należy Dane początkowe należy wprowadzić w sytuacji, gdy ewidencjonowanie działalności firmy w programie zostało rozpoczęte w trakcie roku podatkowego, a działalność gospodarcza była prowadzona również wcześniej. 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Firmy. W prawej części otworzy się panel z listą firm. 3. Otworzyć okno opisu firmy dwukrotnym kliknięciem myszy na jej pozycji w kartotece lub klawiszem ENTER po zaznaczeniu pozycji.

13 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Rozwinąć przyciskiem polecenia listę i wybrać z niej polecenie Dane początkowe [ALT+N, D]. Otworzy się okno Dane początkowe. 5. Wprowadzić dane początkowe do kartotek dostępnych na drzewku w lewej części okna. Dla KPiR i rejestrów VAT wybranie przycisku powoduje otwarcie dla wybranego miesiąca okna umożliwiającego wprowadzenie podsumowań z dotychczas prowadzonej dokumentacji. Natomiast dla remanentu początkowego wprowadzenie danych następuje bezpośrednio w panelu po prawej części okna.

14 12 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Aby zmienić formę opodatkowania firmy, należy Powyższy opis dotyczy sytuacji, gdy firma była po utworzeniu przynajmniej jeden raz otwierana. W celu przeprowadzenia tej operacji uprawniony użytkownik powinien otworzyć firmę w sposób opisany w odpowiedniej procedurze powyżej. Jeżeli nowo utworzona firma nie była jeszcze otwierana, to zmiana może być przeprowadzona bezpośrednio w oknie opisu firmy. 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Firmy. W prawej części otworzy się panel z listą firm.

15 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Otworzyć okno opisu firmy dwukrotnym kliknięciem myszy na jej pozycji w kartotece lub klawiszem ENTER po zaznaczeniu pozycji. 4. Rozwinąć przyciskiem polecenia listę i wybrać z niej polecenie Ewidencje [ALT+N, E]. Otworzy się okno Ewidencje. 5. Wybrać z listy rozwijanej opcję Forma opodatkowania i wprowadzić opis nowej formy opodatkowania i datę, od kiedy powinna obowiązywać. Zapisać wprowadzone dane przyciskiem polecenia [SHIFT+ENTER]. Aby zmienić sposób rozliczania rejestrów VAT, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Firmy. W prawej części otworzy się panel z listą firm.

16 14 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 3. Otworzyć okno opisu firmy dwukrotnym kliknięciem myszy na jej pozycji w kartotece lub klawiszem ENTER po zaznaczeniu pozycji. 4. Rozwinąć przyciskiem polecenia listę i wybrać z niej polecenie Ewidencje [ALT+N, E]. Otworzy się okno Ewidencje. Wybrać pozycję Rejestry VAT. 5. Wprowadzić informacje dotyczące rejestrów VAT. 6. W oknie tym można zmienić także parametr rozbijanie kwot na stawki w rejestrze zakupów. W analogiczny sposób można zmienić parametry ewidencji rozrachunków, pojazdów, pracowników i środków trwałych.

17 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 15 Aby zmienić sposób prowadzenia rozrachunków, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Firmy. W prawej części otworzy się panel z listą firm. 3. Otworzyć okno opisu firmy dwukrotnym kliknięciem myszy na jej pozycji w kartotece lub klawiszem ENTER po zaznaczeniu pozycji. 4. W oknie Firma wybrać zakładkę Ewidencje, a następnie zaznaczyć pole wyboru Rozrachunki. Wybrać opcję pełne lub rejestracja płatności. Wybór opcji Rejestracja płatności powoduje, że niewidoczna jest kartoteka Pieniądze, a płatności można wprowadzać jedynie w oknie Zapisy w rejestrze. Wybór opcji Pełne umożliwia prowadzenie pełnych rozrachunków i dostęp do kartoteki Pieniądze.

18 16 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Wprowadzanie danych właścicieli Właścicielem w programie MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO jest osoba uzyskująca dowolnego rodzaju przychód, wymagający samodzielnego składania deklaracji i rozliczania zaliczek na podatek dochodowy. Aby wprowadzić nowego właściciela, należy 5. Wybrać polecenie Właściciele [CTRL+W] z menu Kartoteki lub to samo polecenie z listy rozwiniętej przyciskiem polecenia wego. Otworzy się okno Kartoteka właścicieli. z paska narzędzio- 6. Wybrać w nagłówku okna przycisk polecenia [CTRL+SZARY+]. Otworzy się puste okno opisu właściciela. 7. Wprowadzić dane o nowym właścicielu do kolejnych pól okna i zapisać wprowadzone dane przyciskiem [SHIFT+ENTER].

19 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 17 Ustalenie udziałów właścicieli w źródłach przychodów Podatnicy zdefiniowani w programie jako właściciele mogą uzyskiwać przychody z różnych rodzajów działalności gospodarczej oraz najmu, dzierżawy i innych umów o podobnym charakterze. Przed rozpoczęciem rozliczeń należy zdefiniować te źródła, a następnie określić wielkość udziałów podatnika w każdej firm. Aby ustalić udział właściciela w przychodach z wybranego źródła, należy 1. Wybrać polecenie Właściciele [CTRL+W] z menu Kartoteki lub to samo polecenie z listy rozwiniętej przyciskiem polecenia wego. Otworzy się okno Kartoteka właścicieli. z paska narzędzio- 2. Otworzyć okno opisu właściciela dwukrotnym kliknięciem myszy na jego pozycji w kartotece lub klawiszem ENTER po zaznaczeniu pozycji. 3. Wybrać z listy rozwiniętej przyciskiem polecenie Źródła przychodów [ALT+N, P]. Otworzy się okno Źródła przychodu.

20 18 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 4. Wybrać przycisk polecenia [CTRL+SZARY+]. Otworzy się okno Udziały w firmie. 5. Wprowadzić opis udziału ze źródła przychodu. Zapisać wprowadzone dane przyciskiem polecenia [SHIFT+ENTER]. Udziały mogą być wprowadzane procentowo lub jako ułamek zwykły. Przełączenie następuje po kliknięciu na znaczniku lub. Aby dodać udział właściciela w przychodach z kolejnego źródła, należy 1. Wybrać polecenie Właściciele [CTRL+W] z menu Kartoteki lub to samo polecenie z listy rozwiniętej przyciskiem polecenia wego. Otworzy się okno Kartoteka właścicieli. z paska narzędzio- 2. Otworzyć okno opisu właściciela dwukrotnym kliknięciem myszy na jego pozycji w kartotece lub klawiszem ENTER po zaznaczeniu pozycji.

21 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Wybrać z listy rozwiniętej przyciskiem polecenie Źródła przychodów [ALT+N, P]. Otworzy się okno Źródła przychodu. 4. Wybrać przycisk polecenia [CTRL+SZARY+]. Otworzy się okno Udziały w firmie. 5. Wprowadzić opis udziału z kolejnego źródła przychodu. Zapisać wprowadzone dane przyciskiem polecenia [SHIFT+ENTER]. Udziały mogą być wprowadzane procentowo lub jako ułamek zwykły. Przełączenie następuje po kliknięciu na znaczniku lub.

22 20 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Zarządzanie danymi grupy firm Bazy z danymi grupy przechowywane są w jednym katalogu. W programie grupa jest traktowana jako zamknięta całość. Można ustawić dla niej niektóre parametry obsługi baz danych, zarchiwizować, odłączyć lub usunąć jej zawartość. Aby odłączyć grupę firm, należy 1. Wybrać polecenie Odłącz grupę firm [ALT+F, Z] z menu Firma, w oknie programu bez firmy. Otworzy się okno dialogu Odłączanie grupy firm. 2. Wpisać w odpowiednie pola swój identyfikator i hasło oraz wskazać na rozwijanej liście nazwę grupy. 3. Wybrać przycisk polecenia Odłącz. Wskazana grupa zostanie odłączona. Aby dołączyć grupę firm, należy 1. Wybrać przycisk polecenia z paska narzędziowego lub polecenie Dołącz grupę firm [CTRL+4] z menu Firma, w oknie programu bez firmy. Otworzy się okno dialogu Katalog grupy firm. 2. Wskazać położenie katalogu zawierającego pliki baz danych dołączanej grupy firm. Wybrać przycisk polecenia OK. Wybrana grupa firm zostanie dołączona. Aby usunąć grupę firm, należy 1. Wybrać przycisk polecenia z paska narzędziowego lub polecenie Usuń dane grupy firm [CTRL+3] z menu Firma, w oknie programu bez firmy. Otworzy się okno dialogu Usuwanie grupy firm.

23 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 21 Archiwizacja danych 2. Wpisać w odpowiednie pola swój identyfikator i hasło oraz wskazać na rozwijanej liście nazwę grupy. 3. Wybrać przycisk polecenia Usuń. Zostaną całkowicie usunięte dane wybranej grupy firm. Aby zapobiec utracie danych w przypadku awarii sprzętu, należy regularnie sporządzać kopie tych danych. Są to kopie bezpieczeństwa. Tworzenie takich kopii nazywa się archiwizacją danych. W przypadku uszkodzenia danych kopie bezpieczeństwa umożliwiają ich odtworzenie. Kopia bezpieczeństwa sporządzona w programie MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO zawiera wszystkie wykorzystywane przez program dane, dotyczące zabezpieczanej grupy. Kopie bezpieczeństwa bieżących danych powinny być wykonywane systematycznie. Okres, co jaki powinno się archiwizować bieżące dane, zależy od zaufania do jakości sprzętu, ilości zgromadzonych danych i ich ważności oraz zdolności firmy do odtworzenia (ponownego wprowadzenia) danych. Zaleca się codzienną archiwizację danych. Obowiązek wykonywania kopii bezpieczeństwa nakłada na księgowego 31 ust. 1 pkt. 3 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Aby ustalić częstotliwość przypominania o archiwizacji, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia.

24 22 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 2. Wybrać przycisk polecenia [TAB, ALT+P] w nagłówku okna. Otworzy się okno Parametry pracy dla grupy. 3. Wybrać z gałęzi Ochrona danych pozycję Przypominanie o archiwizacji. W polu poniżej wpisać wymaganą częstotliwość przypominania. 4. Zapamiętać zmiany przyciskiem OK. Aby zarchiwizować dane grupy, należy 1. Wybrać przycisk polecenia z paska narzędziowego lub polecenie Kopia bezpieczeństwa [ALT+F, B] z menu Firma. Otworzy się okno dialogu Kopia bezpieczeństwa: zachowywanie danych.

25 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Wprowadzić informacje o grupie, której dane powinny zostać zarchiwizowane i położeniu archiwum, a następnie uruchomić proces archiwizacji wybierając przycisk polecenia. Pojawi się kilka komunikatów sterujących działaniem użytkownika, a następnie dialog Tworzenie kopii bezpieczeństwa, z informacją o zaawansowaniu procesu. 3. Potwierdzić po zakończeniu archiwizacji potrzebę przetestowania wykonanej kopii bezpieczeństwa. Powtórnie pojawi się dialog Tworzenie kopii bezpieczeństwa, z informacjami o testowaniu kopii. 4. Po zakończeniu testowania komunikat potwierdzi wykonanie kopii. Aby odtworzyć dane grupy, należy Odtworzenie danych z kopii bezpieczeństwa powoduje odtworzenie wszystkich danych grupy. Oznacza to utratę wszystkich informacji wprowadzonych po sporządzeniu aktualnie odtwarzanej kopii bezpieczeństwa.

26 24 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 1. Wybrać przycisk polecenia z paska narzędziowego lub polecenie Kopia bezpieczeństwa [ALT+F, D] z menu Firma. Otworzy się okno dialogu Kopia bezpieczeństwa: odtworzenie danych. 2. Wprowadzić informacje o położeniu archiwum, a następnie uruchomić proces odtwarzania wybierając przycisk polecenia. Pojawi się kilka komunikatów sterujących działaniem użytkownika, a następnie dialog Odtwarzanie danych, z informacją o zaawansowaniu procesu. 3. Po zakończeniu pojawi się komunikat o odtworzeniu danych grupy. Określenie ustawień programu Ustawienia to zestaw definiowalnych parametrów stosowanych w programie do jego poprawnego działania. Wraz z programem dostarczane są tabele oraz szablony kartotek ułatwiających pełne wykorzystanie programu. Przed rozpoczęciem wykorzystywania programu należy sprawdzić zgodność z aktualnymi przepisami zawartości tabel oraz wypełnić kartoteki danymi. Określenie użytkowników i ich uprawnień W prowadzonej ewidencji działalności ważne jest określenie, kto wykonuje poszczególne czynności i za co dokładnie jest odpowiedzialny. Dzięki systemowi haseł i uprawnień program umożliwia pracę tylko tym osobom, które wcześniej zostały wpisane na listę jako użytkownicy programu. W czasie pracy w programie, każda z dokonanych czynności jest zapisana jako wykonana przez użytkownika, który został wybrany w czasie otwierania dostępu do danych. Specjalnym rodzajem użytkownika jest administrator o nazwie Admin. Użytkownik ten posiada uprawnienia do zarządzania dostępem do danych, w

27 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 25 tym do nadawania uprawnień pozostałym użytkownikom i nie może być usunięty. Mimo tak szerokich uprawnień, administrator nie ma możliwości zmiany hasła użytkownika i wykonywania operacji w jego imieniu. Aby dodać nowego użytkownika, należy Prawo do wykonywania tej czynności jest dostępne tylko dla administratora. 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Użytkownicy, a następnie przycisk polecenia [CTRL+SZARY+]. Otworzy się pusty panel Użytkownik. 3. Wpisać dane identyfikujące użytkownika. 4. Wybrać z listy poszczególne rejestry pieniężne i formy obsługi każdego z rejestrów przez danego użytkownika.

28 26 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 5. Określić zaznaczając, do których źródeł przychodu oraz do których rejestrów pieniężnych ma mieć dostęp użytkownik. 6. Po zapisaniu wprowadzonych danych przyciskiem [SHIFT+ENTER] uaktywni się przycisk polecenia. 7. Wybrać przycisk polecenia [ALT+P]. Otworzy się okno Prawa użytkownika, dla definiowanego użytkownika. 8. Ustalić prawa dostępu użytkownika do zasobów firmy w programie i zapisać zdefiniowane prawa użytkownika. Aby zmienić uprawnienia użytkownika, należy Prawo do wykonywania tej czynności jest dostępne tylko dla administratora. 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Użytkownicy, a następnie kod użytkownika. Otworzy się panel Użytkownik z opisem użytkownika. 3. Wybrać przycisk polecenia [ALT+P]. Otworzy się okno Prawa użytkownika, dla wybranego użytkownika.

29 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Wprowadzić zmiany w prawach dostępu użytkownika do zasobów firmy w programie i zapisać zdefiniowane prawa użytkownika. Aby zablokować konto użytkownika, należy Prawo do wykonywania tej czynności jest dostępne tylko dla administratora. 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Użytkownicy. Otworzy się panel Użytkownicy z listą użytkowników. 3. Usunąć znacznik z pola wyboru w wierszu z danymi użytkownika. Zamknąć okno Użytkownicy. Aby zmienić hasło użytkownika, należy Prawo do wykonywania tej czynności jest dostępne tylko dla aktywnego aktualnie użytkownika. 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Użytkownicy, a następnie swój kod użytkownika. Otworzy się panel Użytkownik.

30 28 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 3. Wybrać przycisk polecenia [ALT+Z]. Otworzy się okno dialogu Zmień hasło użytkownika. 4. Wprowadzić nowe hasło użytkownika i potwierdzić zmianę. Wprowadzenie ustawień dla podatku dochodowego Program umożliwia określenie wielu dozwolonych przepisami ustawień parametrów wykorzystywanych w obliczeniach podatku dochodowego od osób fizycznych. Aby zmodyfikować skalę podatku dochodowego, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Podatki, a następnie odpowiednią do planowanych zmian grupę np. Skala podatkowa. Otworzy się panel zawierający poszukiwany element opisu danych do obliczeń.

31 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Wybrać w panelu rok podatkowy, dla którego wprowadzana jest zmiana oraz element skali podlegający zmianie i poddać edycji wybierając przycisk polecenia. 4. Po wprowadzeniu zmian zapisać je wybierając przycisk polecenia [SHIFT+ENTER]. Aby włączyć ograniczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne (do wysokości podatku dochodowego), należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Podatki, a następnie grupę Inne. Otworzy się panel zawierający poszukiwany element opisu danych do obliczeń. 3. Wybrać w panelu rok podatkowy, dla którego wprowadzana jest zmiana oraz linię Zmniejszenie składki ubezpieczenia zdrowotnego do wysokości zaliczki na podatek i poddać linię edycji wybierając przycisk polecenia. 4. Zaznaczyć pole wyboru i zapisać wprowadzone zmiany wybierając przycisk polecenia [SHIFT+ENTER]. Aby zmodyfikować kwoty zasiłków, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Podatki, a następnie grupę Zasiłki. Otworzy się panel zawierający listę różnych zasiłków.

32 30 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 3. Wybrać w panelu rok podatkowy oraz miesiąc, dla którego wprowadzana jest zmiana oraz linię odpowiedniego zasiłku i edytować ją wybierając przycisk polecenia. 4. Zapisać wprowadzone zmiany wybierając przycisk polecenia [SHIFT+ENTER]. Aby zmienić domyślną stawkę kosztów uzyskania dla umów o dzieło, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Podatki, a następnie grupę Umowy cywilno-prawne. Otworzy się panel zawierający poszukiwany element opisu danych do obliczeń. 3. Wybrać w panelu rok podatkowy oraz miesiąc, dla którego wprowadzana jest zmiana oraz linię Domyślna stawka kosztów uzyskania dla umowy o dzieło i poddać linię edycji wybierając przycisk polecenia. 4. Wybrać z rozwijanej listy odpowiednią stawkę i zapisać wprowadzone zmiany wybierając przycisk polecenia [SHIFT+ENTER]. Wprowadzenie ustawień dla składek ZUS W programie prowadzone są wyliczenia związane z naliczaniem składek odprowadzanych za pośrednictwem ZUS do różnych funduszy. Możliwa jest zmiana stawek składek oraz sposobu ich księgowania.

33 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 31 Aby zmienić stawki procentowe składek ZUS, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Podatki, a następnie grupę Stawki ZUS. Otworzy się panel zawierający listę rodzajów składek pobieranych za pośrednictwem ZUS, w rozbiciu na składki finansowane przez pracodawcę i ubezpieczanego. 3. Wybrać w panelu rok podatkowy, dla którego wprowadzana jest zmiana oraz element listy podlegający zmianie i edytować ją wybierając przycisk polecenia. 4. Po wprowadzeniu zmian zapisać je wybierając przycisk polecenia [SHIFT+ENTER]. Aby ustalić sposób księgowania składki ZUS właścicieli, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać przycisk polecenia [TAB, ALT+P] w nagłówku okna. Otworzy się okno Parametry pracy dla grupy.

34 32 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 3. Wybrać z gałęzi Parametry wypełniania deklaracji podatkowych pozycję Składki ZUS właścicieli. W polu poniżej wybrać sposób rozliczania składek ZUS właścicieli. 4. Zapamiętać zmiany przyciskiem OK. Aby ustalić sposób zaksięgowania składki ZUS, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia.

35 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Wybrać przycisk polecenia [TAB, ALT+P] w nagłówku okna. Otworzy się okno Parametry pracy dla grupy. 3. Wybrać z gałęzi Parametry księgowania pozycji pozycję Księgowanie składek ZUS. W polu poniżej wybrać sposób księgowania składek ZUS w danym miesiącu.

36 34 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 4. Zapamiętać zmiany przyciskiem OK. Wprowadzenie ustawień dla podatku VAT Program umożliwia określenie: wartości stawek podatku VAT, które ze stawek będą aktywne oraz które z rejestrów VAT zakupu będą dostępne w oknach wprowadzania dokumentów. Aby zmienić wysokość stawki VAT, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź VAT, a następnie grupę Stawki VAT. Otworzy się panel zawierający listę stawek podatku VAT. 3. Wybrać w panelu element listy podlegający zmianie i edytować go wybierając przycisk polecenia. 4. Zmienić liczbę w kolumnie Wartość i zapisać wprowadzoną zmianę wybierając przycisk polecenia [SHIFT+ENTER]. Zmienić NALEŻY tylko te stawki, które nie były wykorzystywane w programie. W przeciwnym wypadku należy zdefiniować stawkę użytkownika Aby przełączyć aktywność stawki VAT, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź VAT, a następnie grupę Stawki VAT. Otworzy się panel zawierający listę stawek podatku VAT.

37 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Wybrać w panelu element listy podlegający zmianie i edytować go wybierając przycisk polecenia. 4. Zmienić stan pola wyboru w kolumnie Wartość i zapisać wprowadzoną zmianę wybierając przycisk polecenia [SHIFT+ENTER]. Aby zmienić aktywność rejestru VAT zakupu, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź VAT, a następnie grupę Zakupy VAT. Otworzy się panel zawierający listę rejestrów zakupów VAT. 3. Zmienić stan pola wyboru obok nazwy rejestru. Wprowadzenie ustawień dotyczących księgowania Program pozwala na ustalenie parametrów umożliwiających konfigurację sposobu działania programu podczas wykonywania niektórych operacji księgowych oraz sposobu numeracji dokumentów w kartotekach.

38 36 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Aby określić metodę numeracji dokumentów, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać przycisk polecenia [TAB, ALT+P] w nagłówku okna. Otworzy się okno Parametry pracy dla grupy. 3. Wybrać z gałęzi Parametry pozycji i zasady numeracji pozycję Zasady numeracji pozycji. Poniżej określić, jaka metoda powinna być stosowana do numerowania wprowadzanych dokumentów. 4. Zapamiętać zmiany przyciskiem OK. Aby określić okres numeracji w KPiR, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia.

39 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Wybrać przycisk polecenia [TAB, ALT+P] w nagłówku okna. Otworzy się okno Parametry pracy dla grupy. 3. Wybrać z gałęzi Parametry pozycji i zasady numeracji pozycję Okresy numeracji w KPiR. Poniżej wybrać, jaki sposób numeracji wprowadzanych dokumentów powinien być zastosowany w KPiR: roczny czy miesięczny. 4. Zapamiętać zmiany przyciskiem OK. Aby określić okres numeracji w ewidencji przychodów, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia.

40 38 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 2. Wybrać przycisk polecenia [TAB, ALT+P] w nagłówku okna. Otworzy się okno Parametry pracy dla grupy. 3. Wybrać z gałęzi Parametry pozycji i zasady numeracji pozycję Okresy numeracji w ewidencji przychodów. Poniżej wybrać, jaki sposób numeracji wprowadzanych dokumentów powinien być zastosowany w ewidencji przychodów: roczny czy miesięczny. 4. Zapamiętać zmiany przyciskiem OK. Aby ustalić sposób księgowania wynagrodzeń, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia.

41 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Wybrać przycisk polecenia [TAB, ALT+P] w nagłówku okna. Otworzy się okno Parametry pracy dla grupy. 3. Wybrać z gałęzi Parametry księgowania pozycji pozycję Księgowanie wynagrodzeń. Poniżej wybrać czy wynagrodzenia powinny być księgowane w wartości netto, czy też brutto. 4. Zapamiętać zmiany przyciskiem OK. Aby ustalić sposób księgowania zbiorczego wynagrodzeń, należy 5. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia.

42 40 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 6. Wybrać przycisk polecenia [TAB, ALT+P] w nagłówku okna. Otworzy się okno Parametry pracy dla grupy. 7. Wybrać z gałęzi Parametry księgowania pozycji pozycję Księgowanie zbiorcze umów cywilnoprawnych.

43 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Wybrać czy umowy powinny być księgowane na jednej pozycji w księdze, czy każda z umów osobno. 9. Zapamiętać zmiany przyciskiem OK. Aby ustalić parametry wewnętrznych dokumentów księgowych, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Typy zapisów, a następnie grupę typów i typ zapisu. Otworzy się panel zawierający definicję niektórych elementów wewnętrznego dokumentu księgowego, potwierdzającego przeprowadzenie operacji. 3. Wybrać przycisk polecenia i zdefiniować wybrany wewnętrzny dokument księgowy. 4. Po wprowadzeniu zmian zapisać je wybierając przycisk polecenia [SHIFT+ENTER].

44 42 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Szablon numeracji zaproponowany przez autorów programu może być zmodyfikowany przez użytkownika. Zapis taki może być przyporządkowany automatycznie do rodzaju i katalogu. Ustalenie zawartości słowników Słownikiem w programie jest tabela zawierająca listę elementów jednego typu wraz z ich ewentualną charakterystyką. Słownik umożliwia wypełnianie pól w różnych oknach programu z wykorzystaniem elementów słownika. Aby wprowadzić element słownika, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Słowniki, a następnie nazwę słownika. Otworzy się panel zawierający listę elementów słownika. 3. Wybrać przycisk polecenia [CTRL+SZARY+] i w dodanej linii wprowadzić nowy element słownika. 4. Zapamiętać wprowadzony element słownika przyciskiem polecenia [SHIFT+ENTER]. Aby uaktywnić element słownika, należy Aktywny element słownika jest dostępny z odpowiednich pól w innych oknach programu. Element nieaktywny znajduje się na liście, ale nie jest widoczny z innych okien programu. 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Słowniki, a następnie nazwę słownika. Otworzy się panel zawierający listę elementów słownika.

45 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Zaznaczyć pole wyboru obok tego elementu słownika, który powinien zostać uaktywniony. Aby ukryć element słownika, należy Aktywny element słownika jest dostępny z odpowiednich pól w innych oknach programu. Element nieaktywny znajduje się na liście, ale nie jest widoczny z innych okien programu. 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Słowniki, a następnie nazwę słownika. Otworzy się panel zawierający listę elementów słownika. 3. Usunąć zaznaczenie pola wyboru obok tego elementu słownika, który powinien zostać ukryty.

46 44 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Aby usunąć pozycję słownika, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Słowniki, a następnie nazwę słownika. Otworzy się panel zawierający listę elementów słownika. 3. Zaznaczyć element przeznaczony do usunięcia i skasować go wybierając przycisk polecenia. Ustalenie nazw znaczników Znacznik w programie MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO jest elementem opisującym pozycje kartoteki, umożliwiającym dodatkowe sortowanie tych pozycji według wartości znacznika, np. podczas tworzenia zestawień. Po zainstalowaniu programu znaczniki w każdej grupie mają szablonowe nazwy znacznik A, znacznik B itd. Dla ułatwienia ich wykorzystywania przez użytkowników można je zmienić na związaną z czynnikiem, którego dotyczy znacznik np. dla kartoteki kontrahentów zapłata 7 dni, zapłata 14 dni. Aby zmienić nazwę znacznika, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Znaczniki, a następnie nazwę grupy znaczników (okna, z którymi są związane). Otworzy się panel zawierający listę znaczników grupy.

47 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Zaznaczyć znacznik na liście i uruchomić jego edycję wybierając przycisk polecenia, a następnie wpisać nową nazwę znacznika. 4. Zapamiętać wprowadzoną zmianę nazwy znacznika przyciskiem polecenia [SHIFT+ENTER]. Aby uaktywnić znacznik, należy Aktywny znacznik jest dostępny z odpowiednich pól w innych oknach programu. Znacznik nieaktywny znajduje się na liście, ale nie jest widoczny z innych okien programu. 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Znaczniki, a następnie nazwę grupy znaczników (kartoteki, której dotyczą znaczniki). Otworzy się panel zawierający listę znaczników. 3. Zaznaczyć pole wyboru znacznika, który powinien zostać uaktywniony. Aby ukryć znacznik, należy Aktywny znacznik jest dostępny z odpowiednich pól w innych oknach programu. Znacznik nieaktywny znajduje się na liście, ale nie jest widoczny z innych okien programu.

48 46 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Znaczniki, a następnie nazwę grupy znaczników (kartoteki, której dotyczą znaczniki). Otworzy się panel zawierający listę znaczników. 3. Usunąć zaznaczenie pole wyboru znacznika, który powinien zostać ukryty. Ustawienie parametrów wydruku Wiele wyników uzyskanych w trakcie pracy z programem najłatwiej odczytać po wydrukowaniu. Ponadto możliwość wykonywania raportów jest uzależniona od wcześniejszego ustawienia parametrów drukarek. Aby ustawić parametry drukarki, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Drukarki, a następnie rodzaj drukarki. Otworzy się panel zawierający ustawienia dla drukarki. 3. Wybrać drukarkę spośród dostępnych na liście i ustalić inne parametry definiujące wykorzystywanie drukarki w programie.

49 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 47 Zarządzanie okresami sprawozdawczymi Okresem sprawozdawczym nazywany jest okres czasu objęty kolejnym sprawozdaniem (zeznaniem) podatkowym składanym do Urzędu Skarbowego na podstawie obowiązujących przepisów. Dla podatników korzystających z uproszczonych form księgowości obsługiwanych przez program MAŁA KSIĘ- GOWOŚĆ PRO, jest to miesiąc kalendarzowy, kwartał lub rok. Wyjątek stanowią niepełne miesiące rozpoczęcia lub zakończenia działalności. Podatnicy zryczałtowanego podatku od dochodów ewidencjonowanych (prowadzący tylko ewidencję przychodów) składają wprawdzie zeznania co pół roku, ale zaliczkę naliczają i odprowadzają do Urzędu Skarbowego co miesiąc. Program umożliwia zamykanie miesięcy, w celu zabezpieczenia przed przypadkową zmianą wprowadzonych zapisów. Bezpośrednia praca w programie dotyczy jednego roku kalendarzowego (aktywna może być dokumentacja księgowa jednego roku). Natomiast możliwe jest zdefiniowanie wielu lat i przełączanie między nimi. Aby dodać nowy rok podatkowy, należy 1. Wybrać polecenie Wybór roku [ALT+U, W] z menu Funkcje. Otworzy się okno Wybór roku. 2. Wybrać przycisk polecenia. Na liście dodany zostanie kolejny rok. 3. Zapamiętać zmianę przyciskiem OK. Aby uaktywnić rok podatkowy, należy 1. Wybrać polecenie Wybór roku [ALT+U, W] z menu Funkcje. Otworzy się okno Wybór roku.

50 48 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 2. Zaznaczyć pole wyboru obok roku, który powinien zostać uaktywniony. 3. Zapamiętać zmianę przyciskiem OK. Aby zamknąć miesiąc podatkowy, należy 1. Wybrać polecenie Status miesiąca [ALT+U, S] z menu Funkcje. Otworzy się okno Status miesiąca. 2. Zaznaczyć poszczególne elementy zapisów miesiąca przeznaczonych do zamknięcia, lub wszystkie klikając ponad kolumną pól wyboru. 3. Wybrać przycisk polecenia. Zostaną zamknięte wybrane elementy zapisów w miesiącu. Po zamknięciu wszystkich elementów zamknięty zostaje cały miesiąc. 4. Zapamiętać zmianę przyciskiem OK. W zależności od rodzaju ewidencji prowadzonych w programie, w oknie tym aktywne są odpowiednie kartoteki. Aby otworzyć zamknięty miesiąc podatkowy, należy 1. Wybrać polecenie Status miesiąca [ALT+U, S] z menu Funkcje. Otworzy się okno Status miesiąca. 2. Zaznaczyć poszczególne elementy zapisów miesiąca przeznaczonych do otwarcia, lub wszystkie klikając ponad kolumną pól wyboru. 3. Wybrać przycisk polecenia. Zostaną otwarte wybrane elementy zapisów w miesiącu. 4. Zapamiętać zmianę przyciskiem OK.

51 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 49 Kartoteki programu Kontrahenci W celu ułatwienia pracy podczas wprowadzania dokumentów księgowych w programie istnieje kartoteka kontrahentów. Aby spełniała swoje zadanie powinna zawierać listę kontrahentów firmy wraz z ich opisem. Poniżej przedstawione są procedury postępowania w celu dostosowania obsługi kartoteki kontrahentów do wymagań użytkownika oraz wprowadzania danych do kartoteki. Istnieją jeszcze inne metody zapełniania kartoteki danymi wprowadzonymi uprzednio w innych systemach, zostały one opisane w procedurach importu danych. Aby ustalić sposób kontroli danych kontrahenta, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać przycisk polecenia [TAB, ALT+P] w nagłówku okna. Otworzy się okno Parametry pracy dla grupy.

52 50 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 3. Wybrać z gałęzi Kontrola danych pozycję Automatyczna kontrola danych kontrahenta. Poniżej wybrać metodę uruchamiania kontroli wprowadzanego opisu kontrahenta. 4. Zapamiętać zmiany przyciskiem OK. Aby określić maksymalny rozmiar pola Kod kontrahenta, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać przycisk polecenia [TAB, ALT+P] w nagłówku okna. Otworzy się okno Parametry pracy dla grupy.

53 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Wybrać z gałęzi Inne pozycję Maksymalny rozmiar pola Kod kontrahenta. W polu poniżej wpisać, jaka może być maksymalna długość (ilość znaków) pola Kod kontrahenta w opisie kontrahenta. 4. Zapamiętać zmiany przyciskiem OK. Aby ustalić sposób obsługi pola Kod kontrahenta, należy 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać przycisk polecenia [TAB, ALT+P] w nagłówku okna. Otworzy się okno Parametry pracy dla grupy.

54 52 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 3. Wybrać z gałęzi Domyślne tryby edycji i prezentacji zapisów pozycję Specjalna obsługa pola Kod kontrahenta. Poniżej wybrać sposób interpretacji przez program ciągu liczb wprowadzanego w polu Kod kontrahenta podczas wyboru kontrahenta w oknie Zapisy. 4. Zapamiętać zmiany przyciskiem OK. Aby zsynchronizować kartotekę kontrahentów z innymi programami Symfonii, należy Synchronizacja kartotek kontrahentów dotyczy programów HANDEL i FAKTURA PRO, których kartoteki są dostępne z programu MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO. 1. Wybrać polecenie Ustawienia [CTRL+7] z menu Funkcje lub przycisk polecenia z paska narzędziowego. Otworzy się okno Ustawienia. 2. Wybrać na drzewku w lewej części okna gałąź Współpraca z Symfonią, a następnie gałąź Kartoteki. Otworzy się panel Kartoteki.

55 Podręcznik użytkownika - krok po kroku Wskazać w odpowiednich polach położenie baz kontrahentów oraz ustalić zaznaczając odpowiednie pola wyboru tryb dokonywania kolejnych synchronizacji. Po zapisaniu wprowadzonych ustawień przyciskiem polecenia [SHIFT+ENTER] można przeprowadzić pierwszą synchronizację kartotek lub zostanie dokonana automatycznie. Aby bezpośrednio wpisać dane kontrahenta do kartoteki, należy 1. Wybrać polecenie Kontrahenci [CTRL+5] z menu Funkcje lub przycisk polecenia trahentów. z paska narzędziowego. Otworzy się okno Kartoteka kon- 2. Wybrać przycisk polecenia [CTRL+SZARY+]. Otworzy się okno opisu kontrahenta. 3. Wprowadzić do poszczególnych pól informacje o kontrahencie i zapisać wybierając przycisk polecenia [SHIFT+ENTER]. Aby wpisać dane kontrahenta do kartoteki podczas wprowadzania dokumentu księgowego, należy 1. Pracując w oknie wprowadzania dokumentów księgowych otworzyć listę związaną z polem Kod kontrahenta.

56 54 Podręcznik użytkownika - krok po kroku 2. Wybrać w stopce listy przycisk polecenia [ALT+O]. Otworzy się okno opisu kontrahenta. Ponadto klawisze skrótu ALT+ otwierają puste okno opisu kontrahenta, natomiast klawisze skrótu ALT+ otwierają okno opisu kontrahenta przenosząc kod wpisany w oknie Zapisy do bufora. 3. Wprowadzić do poszczególnych pól informacje o kontrahencie i zapisać wybierając przycisk polecenia [SHIFT+ENTER]. Okno opisu kontrahenta zostanie zamknięte, natomiast opis kontrahenta zostanie umieszczony w odpowiednich polach okna dokumentów księgowych. Pojazdy Pod pojęciem pojazdów w programie mogą być rejestrowane wszystkie pojazdy wykorzystywane w działalności gospodarczej, które nie są zaliczone do środków trwałych firmy. Kartoteka pojazdów zawiera spis pojazdów, wykorzystywanych do prowadzonej działalności gospodarczej. Wprowadzenie pojazdu do kartoteki umożliwia rozliczanie jego przebiegu i napraw stanowiących koszty uzyskania przychodów firmy. W celu prawidłowego rozliczania pojazdów niezbędne jest wprowadzanie w odpowiednim terminie stawki przebiegu poszczególnych grup pojazdów. Pomocne w pracy z programem jest również wprowadzenie do słowników programu opisów wykorzystywanych w ewidencjonowaniu czynności związanych z wykorzystywaniem pojazdu do działalności gospodarczej.