informacja pokontrolna INT egz. 1

Transkrypt

1 1 Numer kontroli 1/16/INT-IV 2 Nazwa jednostki kontrolowanej 3 Adres jednostki kontrolowanej Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Pomerania Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Pomerania Al. Wojska Polskiego 184 c /15 Szczecin 4 Kontrola dotyczy Programu Interreg IV A, INT Transgraniczna Sieć Centrów Usług i Doradztwa (SBC) Euroregionu Pomerania w okresie Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego Rozporządzenie (WE) nr 1783/ Termin kontroli Centrum Usługowo Doradcze w Koszalinie: r. 7 Osoby przeprowadzające kontrolę Centrum Usługowo Doradcze w Szczecinie: r Centrum Usługowo Doradcze w Karlinie: r. Centrum Usługowo Doradcze w Myśliborzu: r. Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Pomerania: r. Centrum Usługowo Doradcze w Dębnie: r. Pani Agnieszka Jakubowska starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich kierownik Zespołu Kontrolującego; Pani Katarzyna Wołyńska - Tarnowska starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich członek Zespołu Kontrolującego; Pani Małgorzata Bielecka inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Pani Magdalena Maciaszczyk inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Pan Daniel Michalski inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego. Pan Rafał Mańczak starszy inspektor w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego 8 Zakres kontroli 1) wykonanie działań przewidzianych we wniosku o dofinansowanie, 2) dane dotyczące wskaźników przedstawionych w raportach beneficjentów, 3) wydatki poniesione na realizację projektu, 4) kwalifikowalność VAT, 5) prowadzenie ewidencji księgowej, 6) realizacja kontraktów zawartych w wyniku udzielonych 1

2 zamówień publicznych, 7) nabywanie dostaw/usług/robót nie podlegających przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych, 8) wykonywanie działań informacyjnych i promocyjnych, 9) przestrzeganie zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans, 10) sposoby archiwizacji. 9 USTALENIA KONTROLI OPIS STANU ISTNIEJĄCEGO PODCZAS KONTROLI Kontrolę przeprowadzono na zakończenie realizacji projektu na podstawie oryginalnych dokumentów będących w posiadaniu Beneficjenta. W okresie objętym kontrolą funkcję sprawowali: Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Pomerania Krzysztof Soska Prezes Stowarzyszenia. Władysław Kiraga Wiceperezes Stowarzyszenia. Paweł Bartnik Dyrektor Biura. Irena Stróżyńska Wicedyrektor Biura. Halina Toczek Główna księgowa do dnia r. Katarzyna Dąbrowska Główna księgowa od dnia r. Paweł Chrzanowski Specjalista ds. Interrg IV i Projektów Własnych. Magdalena Grodzińska Specjalista ds. programu Interreg IV A. Elżbieta Pawlewicz Główny Specjalista ds. Administracyjno-Finansowych. Centrum Usługowo Doradcze w Koszalinie Piotr Jedliński Prezes Zarządu. Roman Szewczyk Wiceprezes Zarządu. Marek Gramza Dyrektor Biura Stowarzyszenia Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego w Koszalinie. Grażyna Nowak Skarbnik Stowarzyszenia. Daria Chomiuk Specjalista ds. doradztwa dla MŚP. Barbara Domaracka Specjalista ds. współpracy z samorządami oraz organizacjami pozarządowymi. Joanna Minkiewicz - Specjalista ds. współpracy z beneficjentami projektu. Centrum Usługowo Doradcze w Szczecinie Piotr Krzystek Prezydent Miasta Szczecin. Ryszard Słoka Sekretarz Miasta. Stanisław Lipiński Skarbnik Miasta. Piotr Wachowicz Dyrektor Biura Prezydenta Miasta. Michał Kaczmarczyk Zastępca Dyrektor Biura Prezydenta Miasta. Anna Kornak główny specjalista. Anna Szlesińska - podinspektor. Natalia Woronowicz - Inspektor Centrum Usługowo Doradcze w Karlinie Waldemar Miśko Przewodniczący Zarządu. Iwona Czerniec Dyrektor Biura Związku do dnia r. Monika Drabowicz p.o. Dyrektora Biura Związku od dnia r. 2

3 Edyta Tomaszewska Skarbnik. Małgorzata Bochniak Podinspektor ds. współpracy z przedsiębiorcami. Magdalena Rupek Podinspektor ds. współpracy z zagranicą. Centrum Usługowo Doradcze w Myśliborzu Arkadiusz Janowicz - Burmistrz Miasta i Gminy Myślibórz do dnia r. Piotr Sobolewski - Burmistrz Miasta i Gminy Myślibórz od dnia r. Janusz Cielecki - Zastępca Burmistrza. Beata Pampuchowicz Skarbnik Gminy do r. Renata Zioła - Skarbnik Gminy od r. Wioletta Urban Inspektor ds. usług konsultacyjno-doradczych. Marta Trzeciak Specjalista ds. usług konsultacyjno-doradczych. Anna Sosik zastępstwo - specjalista ds. usług konsultacyjno doradczych. Centrum Usługowo Doradcze w Dębnie Piotr Downar Burmistrz Dębna. Wojciech Czepułkowski Zastępca Burmistrza. Iwona Pludra Zastępca Skarbnika. Monika Piotrowska- inspektor ds. Centrum Wspierania Biznesu. Karolina Bachorzyńska podinspektor ds. Wspierania Biznesu. 8.1 Wykonanie działań przewidzianych we wniosku o dofinansowanie Zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym, wszystkie działania zostały zrealizowane zgodnie z wnioskiem aplikacyjnym i podpisaną umową o dofinansowanie projektu INT Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Pomerania w projekcie INT pełni rolę koordynatora po stronie polskiej dla pozostałych pięciu partnerów Biura CUD w Szczecinie, Biura CUD w Dębnie, Biura CUD w Myśliborzu, Biura CUD w Koszalinie i Biura CUD w Kalinie. Centrum Usługowo - Doradcze pełnią rolę moderatora gospodarczego. Jako partnerzy w projekcie byli odpowiedzialni za organizację różnorodnego rodzaju spotkań w zależności od aktualnych potrzeb rynkowych były to min. szkolenia, seminaria, spotkania z ekspertami różnych branż, wszystko celem zwiększenia konkurencyjności w regionie. Organizowane przez Biura CUD Polsko Niemieckiego Fora Przedsiębiorców ze względu na wielkie zainteresowanie stanowiły kontynuację cyklu imprez z poprzedniego okresu programowania. Spotkania te cieszyły się bardzo dużą frekwencją. Wszelkie działania w ramach projektu były skoncentrowane na problemach i tematach związanych z transgraniczną działalnością gospodarczą i miały na celu zagwarantowanie pozyskiwanie i przekazywanie informacji o rozwoju gospodarczym na terenie krajów sąsiadujących powodując w rezultacie umożliwienie praktycznej wymiany informacji i poglądów z możliwością oferty konkretnej współpracy. 8.2 Dane dotyczące wskaźników przedstawionych w raportach beneficjentów. Wskaźniki, za które był odpowiedzialny Partner polski zostały osiągnięte. Zestawienie wskaźników zostało sporządzone zbiorczo dla wszystkich Partnerów polskiej strony przez koordynatora projektu Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Pomerania w Szczecinie i stanowi załącznik nr 3 do niniejszej informacji pokontrolnej. 8.3 Wydatki poniesione na realizację projektu. 3

4 Wszelkie wydatki poniesione w ramach projektu są zgodne z wnioskiem aplikacyjnym i umową o dofinasowanie. Wydatki zostały poniesione w okresie wsparcia. Poniesione wydatki były niezbędne do zrealizowania działań zaplanowanych w projekcie oraz do osiągnięcia zakładanych wskaźników. Są poparte opisanymi zgodnie z wytycznymi programu dokumentami księgowymi potwierdzającymi ich dokonanie. Wszelkie spotkania, warsztaty, fora, szkolenia i seminaria poparte są dokumentami potwierdzającymi wykonanie tych działań. Wszystkie wydatki poniesione w ramach projektu są zgodne z przepisami prawa wspólnotowego, z zasadami kwalifikowalności obowiązującymi w Programie i krajowymi wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków. 8.4 Kwalifikowalność VAT Partnerzy realizujący projekt INT odrębnie złożyli oświadczenie o kwalifikowalności VAT dwukrotnie tj. przy składaniu wniosku aplikacyjnego oraz podczas kontroli na miejscu realizacji projektu. Każdy z partnerów projektu oświadczył, iż realizując powyższy projekt nie może w żaden sposób odzyskać poniesionego kosztu podatku VAT, oraz zobowiązuje się do zwrotu zrefundowanej części poniesionego VAT jeśli zaistnieją przesłanki umożliwiające odzyskanie tego podatku. Oświadczenia stanowią załącznik nr 3 do niniejszej informacji pokontrolnej. 8.5 Ustalenia szczegółowe kontroli finansowej projektu INT CUD Koszalin Kontroli na zakończenie realizacji Projektu podlegało czternaście Raportów partnera za łączny okres: 05/03/ /12/2015. Beneficjent posiada w swoim systemie księgowym wydzielone analitycznie konta, na których rejestrowane są zapisy dotyczące badanego Projektu. Dla potrzeb ewidencji kosztów wyodrębniono konto syntetyczne w układzie funkcjonalnym: 511-(zakres 1-7) Centrum Usługowo Doradcze z analityką dla powstałych kosztów oraz konto CUD Rachunek bankowy. Dodatkowo Beneficjent wyodrębnił konta: Dotacje i dopłaty CUD dotacja oraz Stowarzyszenie Gmin Euroregionu Pomerania. Ponadto dokonano weryfikacji zapisów na kontach: Środki trwałe. W wyniku kontroli stwierdzono wydatki niekwalifikowalne: kwota 0,06 PLN - Raport za okres 05/04/ /06/2013, faktura VAT za usługi telekomunikacyjne na kwotę brutto 172,26 PLN, zawiera odsetki od nieterminowej wpłaty za okres 01/04/ /04/2013 w kwocie 0,06 PLN, które są niekwalifikowalne. Prawidłowa wysokość kwoty kwalifikowalnej to 172,20 PLN. Beneficjent nie dokonywał żadnych odliczeń podatku VAT, stanowi on więc koszt projektu. Do dnia kontroli Partner otrzymał refundację poniesionych wydatków od PW w wysokości ,66 PLN. Beneficjent spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu. W toku czynność kontrolnych CUD Koszalin stwierdzono: - niekwalifikowalną kwotę w wysokości 0,06 PLN. Zgodnie z Uchwałą nr 2/1/2011 z dnia 8 lutego 2011 r. Stowarzyszenie Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego w Koszalinie otrzymało składkę w wysokości ,50 PLN na realizację projektu (wkład własny). Partner projektu po otrzymaniu poświadczenia wydatków za końcowy Raport 4

5 partnera, powinien zwrócić różnicę na rachunek bankowy Miasta Koszalin, w celu wykluczenia wystąpienia podwójnego finansowania na Projekcie. Kopię dokumentu potwierdzającego dokonanie przelewu należy dostarczyć do Kontrolera oraz przedstawić oświadczenie w sprawie źródeł finansowania. CUD Szczecin Obowiązujące u Beneficjenta zasady rachunkowości wynikają z zapisów Zarządzenia Nr 380/12 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 14 sierpnia 2012 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości. Środki na finansowanie projektu Beneficjent zabezpieczył w Uchwałach w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na poszczególne lata, w których projekt był realizowany. Kontroli na zakończenie realizacji Projektu podlegało dwanaście Raportów partnera za łączny okres: 21/03/ /12/2015. Kwota wydatków kwalifikowalnych zatwierdzona w poszczególnych raportach została potwierdzona dowodami księgowymi ujętymi w zestawieniach wydatków Załącznikach nr 2 do raportów. Partner polski spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu. Beneficjent wyodrębnił zapisy na kontach księgowych dotyczące badanego projektu wpisując nr zadania Projekt UE 146 z podziałem na wkład własny (146-W) i środki z EFRR (146- U). Dla potrzeb ewidencji kosztów wyodrębniono konta syntetyczne w układzie rodzajowym 4**-01 Centrum Usługowo Doradcze z analityką dla poszczególnych kosztów, konto oraz konto CUD Rachunek bankowy. Dodatkowo Beneficjent wyodrębnił konto Rachunki środków funduszy pomocowych, na które przekazywane są refundacje od PW. Partner przedstawił kontrolującym oryginały dowodów księgowych. Dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz zostały zatwierdzone do zapłaty. W wyniku kontroli stwierdzono wydatki niekwalifikowalne: kwota 0,01 PLN - Raport nr 5 za okres 18/04/ /07/2013, faktura VAT za tłumaczenie symultaniczne w dniu 6 kwietnia 2013 r. na kwotę brutto 1 095,93 PLN, została ujęta w zestawieniu wydatków w kwocie 1 095,94 PLN, tj. wyższej o 0,01 PLN niż wynika to z wyliczenia podatku VAT od kwoty netto oraz zapisów księgowych na koncie wydatków i kosztów. Prawidłowa wysokość kwoty kwalifikowalnej to 1 095,93 PLN; kwota 2,00 PLN - Raport nr 7 za okres 01/01/ /2014, PWS 34/23/14 dotycząca podróży zagranicznej p. Anny Szlesińskiej, została ujęta w zestawieniu wydatków w kwocie 104,40 PLN, tj. wyższej o 2,00 PLN niż wynika to z zapisów księgowych na koncie wydatków i kosztów oraz dokumentu. Prawidłowa wysokość kwoty kwalifikowalnej to 102,40 PLN. Podatek VAT stanowi koszt zrealizowanego projektu, dlatego jako koszt projektu zaksięgowano kwoty brutto wynikające z dowodów księgowych dołączonych do Raportów Partnera. Do dnia kontroli Partner otrzymał refundację poniesionych wydatków od PW w wysokości ,22 EUR. Beneficjent spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu. CUD Karlino. Obowiązujące u Beneficjenta zasady rachunkowości wynikają z zapisów Zarządzenia Nr 3/10 5

6 Przewodniczącego Zarządu Związku Miast i Gmin Dorzecza Parsęty w Karlinie z dnia 29 października 2010 r. r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości. Środki na finansowanie projektu Beneficjent zabezpieczył w Uchwałach w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na poszczególne lata, w których projekt był realizowany. Kontroli na zakończenie realizacji Projektu podlegało piętnaście Raportów partnera za łączny okres: 28/02/ /12/2015. Kwota wydatków kwalifikowalnych zatwierdzona w poszczególnych raportach została potwierdzona dowodami księgowymi ujętymi w zestawieniach wydatków Załącznikach nr 2 do raportów. Partner przedstawił kontrolującym oryginały dowodów księgowych. Dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz zostały zatwierdzone do zapłaty. Partner polski spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu. Beneficjent wyodrębnił zapisy na kontach księgowych dotyczące badanego projektu wpisując nr zadania Projektu 047 z podziałem na wkład własny i środki z EFRR. Wyróżnikiem środków pomocowych jest czwarta cyfra paragrafu wskazująca źródło finansowania: a) 8 wydatki płatne ze środków europejskich, b) 9 środki własne. Ewidencja kosztów projektu prowadzona jest w układzie rodzajowym na kontach zespołu 4 z analityką dla poszczególnych kosztów oraz na koncie Rachunek bankowy. W wyniku kontroli stwierdzono wydatki niekwalifikowalne: kwota 0,04 PLN - Raport nr 4 za okres 01/01/ /03/2013, poz. 29 Zestawienia wydatków - PWS 31/13 dotycząca wyjazdu służbowego zagranicznego, została ujęta w zestawieniu wydatków w kwocie 58,40 PLN, tj. wyższej o 0,04 PLN niż wynika to z zapisów księgowych na koncie wydatków i kosztów. Nie było dokonanej dopłaty w wysokości 0,04 PLN. Prawidłowa wysokość kwoty kwalifikowalnej to 58,36 PLN; kwota 6,78 PLN - Raport nr 10 za okres 01/07/ /09/2014, poz. 11 Zestawienia wydatków - PWS 162/14 dotycząca podróży zagranicznej p. Magdaleny Rupek, została ujęta w zestawieniu wydatków w kwocie 67,68 PLN, tj. wyższej o 6,78 PLN. Prawidłowa wysokość kwoty kwalifikowalnej to 60,90 PLN. Powstała rozbieżność w kwotach jest wynikiem ujęcia w Raporcie wydatku powiększonego o dopłatę z dnia 02/02/2015 r., która została wykazana w Raporcie nr 12 za okres 01/01/ /03/2015 w poz. 29 Zestawienia wydatków.; kwota 6,83 PLN - Raport nr 10 za okres 01/07/ /09/2014, poz. 17 Zestawienia wydatków - PWS 240/14 dotycząca podróży zagranicznej p. Magdaleny Rupek, została ujęta w zestawieniu wydatków w kwocie 68,25 PLN, tj. wyższej o 6,83 PLN. Prawidłowa wysokość kwoty kwalifikowalnej to 61,42 PLN. Powstała rozbieżność w kwotach jest wynikiem ujęcia w Raporcie wydatku powiększonego o dopłatę z dnia 02/02/2015 r., która została wykazana w Raporcie nr 12 za okres 01/01/ /03/2015 w poz. 30 Zestawienia wydatków. Podatek VAT stanowi koszt zrealizowanego projektu, dlatego jako koszt projektu zaksięgowano kwoty brutto wynikające z dowodów księgowych dołączonych do Raportów Partnera. Do dnia kontroli Partner otrzymał refundację poniesionych wydatków od PW w wysokości ,70 PLN. Beneficjent spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu. 6

7 CUD Myślibórz. Zarządzeniem Nr FB z dnia 04 listopada 2011 r., Burmistrz Gminy i Miasta Myślibórz ustalił zasady polityki rachunkowości i wprowadził zakładowy plan kont dla budżetu gminy oraz dla jednostki budżetowej. Kontroli na zakończenie realizacji Projektu podlegało jedenaście Raportów partnera za łączny okres: 13/03/ /12/2015. Kwota wydatków kwalifikowalnych zatwierdzona w poszczególnych raportach została potwierdzona dowodami księgowymi ujętymi w zestawieniach wydatków Załącznikach nr 2 do raportów. Partner przedstawił kontrolującym oryginały dowodów księgowych. Dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz zostały zatwierdzone do zapłaty. Partner polski spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu. Beneficjent wyodrębnił zapisy na kontach księgowych dotyczące badanego projektu wpisując kod CD dla realizowanego Projektu. Dla potrzeb ewidencji kosztów wyodrębniono konta syntetyczne w układzie rodzajowym 4**-CD Transgraniczna Sieć Centrów z analityką dla poszczególnych kosztów, konta zespołu 2 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami, konto 130-CD- CUD Rachunek wydatków jednostki, konto 013-CD Pozostałe środki trwałe w używaniu, konto 020-CD - Wartości niematerialne i prawne, konto 011-CD Środki trwałe. Podatek VAT stanowi koszt zrealizowanego projektu, dlatego jako koszt projektu zaksięgowano kwoty brutto wynikające z dowodów księgowych dołączonych do Raportów Partnera. Do dnia kontroli Partner otrzymał refundację poniesionych wydatków od PW w wysokości ,96 PLN. Beneficjent spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu. W toku czynność kontrolnych CUD Myślibórz nie stwierdzono nieprawidłowości. Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Pomerania Kontroli na zakończenie realizacji Projektu podlegało dwanaście Raportów partnera za łączny okres: 20/03/ /12/2015. Wszystkie wydatki kwalifikowalne umieszczone w Raportach partnera zostały poparte dowodami księgowymi potwierdzającymi realizację projektu i ujętymi w Załącznikach nr 2 Zestawieniach wydatków poniesionych w czasie realizacji projektu. Beneficjent przedstawił kontrolującym oryginały dowodów księgowych ujętych w Raportach partnera. Dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz zostały zatwierdzone do zapłaty. Uchwałą nr 3/1/2006 z dnia 2 stycznia 2006 r. oraz Uchwałą nr I/XII/2012 z dnia 17 listopada 2012 r., Zarząd Stowarzyszenia Gmin Polskich Euroregionu Pomerania ustalił zasady polityki rachunkowości. Kontrola potwierdziła, że Beneficjent spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej realizowanego projektu. Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Pomerania wyodrębniło zapisy na kontach księgowych Zespołu 5 wg typów działalności i ich rozliczenia, które pozwalają na identyfikację danego projektu: - konto 503 Projekt własny CUD. W przypadku niektórych kosztów osobowych zaksięgowane na wyodrębnionym dla projektu 7

8 koncie kwoty kwalifikowalne nie miały odzwierciedlenia w kwotach kwalifikowalnych wykazanych w Raportach, co jest wynikiem korekt Raportów. Koszty kwalifikowalne nie zaksięgowane na koncie projektowym, księgowane były na koncie 504 Koszty administracji. Beneficjent wyodrębnił również konto 201 rozrachunki z kontrahentami z analityką dla Partnerów Projektu oraz konto rachunek w EUR, z którego dokonywano przelewu środków z EFRR dla poszczególnych Partnerów. Do dnia kontroli Partner otrzymał refundację poniesionych wydatków w wysokości ,58 EUR. Kontrola potwierdziła prawidłowość dokonanych przez PW FMP refundacji wydatków. Kontrolujący stwierdzili zgodność kwot refundacji przekazanych Partnerom (łącznie ,85 EUR). Sposób ewidencji księgowej umożliwia weryfikację zdarzeń gospodarczych związanych z badanym projektem. Wydruki z kont księgowych oraz stosowne dokumenty stanowią załączniki z kontroli finansowej do niniejszej Informacji pokontrolnej. CUD Dębno. Zarządzeniem Nr 68/30/2012 z dnia 30 lipca 2012 r., Burmistrz Dębna ustalił zasady polityki rachunkowości. Kontroli na zakończenie realizacji Projektu podlegało dziesięć Raportów partnera za łączny okres: 16/03/ /12/2015. Kwota wydatków kwalifikowalnych zatwierdzona w poszczególnych raportach została potwierdzona dowodami księgowymi ujętymi w zestawieniach wydatków Załącznikach nr 2 do raportów. Partner przedstawił kontrolującym oryginały dowodów księgowych. Dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz zostały zatwierdzone do zapłaty. Partner polski spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu. Gmina Dębno sklasyfikowała dochody i wydatki zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U nr 38 poz. 207 z póź. zm), wyróżnikiem środków pomocowych jest czwarta cyfra paragrafu wskazująca źródło finansowania: a) 8 wydatki płatne ze środków europejskich, b) 9 środki własne Gminy Dębno. Operacje dotyczące realizowanego projektu zaewidencjonowano na kontach zespołu 4 oraz 130 Rachunek bieżący jednostki. Koszt zakupu paliwa do samochodu służbowego ewidencjonowany jest na koncie 310 Materiały i nie stosuje się do niego klasyfikacji budżetowej przez co nie ma możliwości sporządzenia wydruku wykazującego tylko koszty zakupu paliwa na rzecz projektu. W wyniku kontroli stwierdzono wydatki niekwalifikowalne: kwota 116,39 PLN - Raport nr 3 za okres 01/10/ /01/2013, faktura FSC /011/12 za usługi telekomunikacyjne została ujęta w zestawieniu wydatków w kwocie 351,74 PLN, tj. wyższej o 116,39 PLN. Prawidłowa wysokość kwoty kwalifikowalnej to 235,35 PLN; kwota 31,83 PLN - Raport nr 6 za okres 01/07/ /12/2013, faktura FF/12329/2013/318 za paliwo została ujęta w zestawieniu wydatków w kwocie 300,03 PLN, tj. wyższej o 31,83 PLN. 8

9 Prawidłowa wysokość kwoty kwalifikowalnej to 268,20 PLN; kwota 475,88 PLN - Raport nr 7 za okres 01/01/ /06/2014, Lista płac styczeń 2014 r. została ujęta w zestawieniu wydatków w kwocie 9 058,17 PLN, tj. wyższej o 475,88 PLN (uwzględniono zasiłek opiekuńczy). Prawidłowa wysokość kwoty kwalifikowalnej to 8 582,29 PLN; kwota 924,80 PLN - Raport nr 7 za okres 01/01/ /06/2014, Lista płac luty 2014 r., została ujęta w zestawieniu wydatków w kwocie 9 399,54 PLN, tj. wyższej o 924,80 PLN (uwzględniono zasiłek opiekuńczy). Prawidłowa wysokość kwoty kwalifikowalnej to 8 474,74 PLN; kwota 832,32 PLN - Raport nr 7 za okres 01/01/ /06/2014, Lista płac kwiecień 2014 r., została ujęta w zestawieniu wydatków w kwocie 9 280,44 PLN, tj. wyższej o 832,32 PLN (uwzględniono zasiłek opiekuńczy). Prawidłowa wysokość kwoty kwalifikowalnej to 8 448,12 PLN. Podatek VAT stanowi koszt zrealizowanego projektu, dlatego jako koszt projektu zaksięgowano kwoty brutto wynikające z dowodów księgowych dołączonych do Raportów Partnera. Do dnia kontroli Partner otrzymał refundację poniesionych wydatków od PW w wysokości ,77 PLN. Beneficjent spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu. W toku czynności kontrolnych CUD Dębno stwierdzono nieprawidłowości: kwota 116,39 PLN - Raport nr 3 za okres 01/10/ /01/2013, faktura FSC /011/12 za usługi telekomunikacyjne została ujęta w zestawieniu wydatków w kwocie 351,74 PLN, tj. wyższej o 116,39 PLN. Prawidłowa wysokość kwoty kwalifikowalnej to 235,35 PLN; kwota 31,83 PLN - Raport nr 6 za okres 01/07/ /12/2013, faktura FF/12329/2013/318 za paliwo została ujęta w zestawieniu wydatków w kwocie 300,03 PLN, tj. wyższej o 31,83 PLN. Prawidłowa wysokość kwoty kwalifikowalnej to 268,20 PLN; kwota 475,88 PLN - Raport nr 7 za okres 01/01/ /06/2014, Lista płac styczeń 2014 r. została ujęta w zestawieniu wydatków w kwocie 9 058,17 PLN, tj. wyższej o 475,88 PLN (uwzględniono zasiłek opiekuńczy). Prawidłowa wysokość kwoty kwalifikowalnej to 8 582,29 PLN; kwota 924,80 PLN - Raport nr 7 za okres 01/01/ /06/2014, Lista płac luty 2014 r., została ujęta w zestawieniu wydatków w kwocie 9 399,54 PLN, tj. wyższej o 924,80 PLN (uwzględniono zasiłek opiekuńczy). Prawidłowa wysokość kwoty kwalifikowalnej to 8 474,74 PLN; kwota 832,32 PLN - Raport nr 7 za okres 01/01/ /06/2014, Lista płac kwiecień 2014 r., została ujęta w zestawieniu wydatków w kwocie 9 280,44 PLN, tj. wyższej o 832,32 PLN (uwzględniono zasiłek opiekuńczy). Prawidłowa wysokość kwoty kwalifikowalnej to 8 448,12 PLN. 8.6 realizacja kontraktów zawartych w wyniku udzielonych zamówień publicznych. CUD Szczecin 1) Przetarg nieograniczony na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych: Świadczenie usług tłumaczeń pisemnych i ustnych z zakresu języka niemieckiego na polski i odwrotnie dla projektu unijnego pn. Transgraniczna Sieć Centrów Usług i Doradztwa (SBC) Euroregionu Pomerania realizowanego w strukturach Urzędu Miasta 9

10 Szczecin. Wybrany wykonawca: Dominik Moser Eurointerpret, Linienstr. 94, D Berlin. Umowę w sprawie zamówienia publicznego zawarto 27 sierpnia 2012 r., wartość przedmiotu zamówienia nie może przekroczyć kwoty ,00 PLN brutto. 2) Przetarg nieograniczony na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych: Dostawa materiałów informacyjno - promocyjnych w związku z realizacją projektu: Transgraniczna Sieć Centrów Usług i Doradztwa Euroregionu Pomerania, współfinansowanego z programu unijnego INTERREG IVA oraz na druk i dostawę druków reklamowych. Wybrany wykonawca: PPH Zapol Dmochowski, Sobczyk Spółka Jawna, Al. Piastów 42, Szczecin. Umowę w sprawie zamówienia publicznego zawarto 24 czerwca 2013 r., wartość umowy: ,73 PLN brutto. 3) Przetarg nieograniczony na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych: Świadczenie usług tłumaczeń pisemnych i ustnych z zakresu języka angielskiego i niemieckiego na polski i odwrotnie dla Urzędu Miasta Szczecin. Wybrany wykonawca: Dominik Moser Eurointerpret, Linienstr. 94, D Berlin. Umowę w sprawie zamówienia publicznego zawarto 3 stycznia 2014 r., wartość przedmiotu zamówienia nie może przekroczyć kwoty ,00 PLN brutto. U pozostałych partnerów w ramach realizowanego projektu nie przeprowadzono procedur zamówień publicznych. Zawarto szereg umów zleceń na podstawie art. 4 pkt.8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych oraz na podstawie wewnętrznych procedur obowiązujących w danej placówce. Badanie poprawności przeprowadzenia rozeznania rynku w ramach zawartych umów dokonano podczas kontroli administracyjnej raportów oraz sprawdzono ich zgodność z oryginałami podczas kontroli w siedzibie beneficjenta. 8.7 Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i zawartą decyzją o przyznaniu wsparcia. Centrum Usług Doradczych w Koszalinie 1) Umowa o pracę zawarta w dniu r. pomiędzy Stowarzyszeniem Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego w Koszalinie a Barbarą Domaracką na czas określony od dnia r. do dnia r., w pełnym wymiarze czasu pracy, na stanowisko specjalisty ds. współpracy z samorządami oraz organizacjami pozarządowymi w CUD w Koszalinie. 2) Aneks z dnia r. do umowy o pracę zawartej w dniu r. pomiędzy Stowarzyszeniem Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego w Koszalinie a Barbarą Domaracką przedłużający umowę na czas określony do dnia r. 3) Aneks z dnia r. do umowy o pracę zawartej w dniu r. pomiędzy Stowarzyszeniem Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego w Koszalinie a Barbarą Domaracką przedłużający umowę na czas określony do dnia r. 4) Umowa o pracę zawarta w dniu r. pomiędzy Stowarzyszeniem Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego w Koszalinie a Darią Chomiuk na czas określony od dnia r. do dnia r., w pełnym wymiarze czasu pracy, na stanowisko specjalisty ds. doradztw dla sektora MŚP w CUD w Koszalinie. 5) Aneks z dnia r. do umowy o pracę zawartej w dniu r. pomiędzy 10

11 Stowarzyszeniem Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego w Koszalinie a Darią Chomiuk przedłużający umowę na czas określony do dnia r. 6) Aneks z dnia r. do umowy o pracę zawartej w dniu r. pomiędzy Stowarzyszeniem Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego w Koszalinie a Darią Chomiuk przedłużający umowę na czas określony do dnia r. 7) Umowa o pracę zawarta w dniu r. pomiędzy Stowarzyszeniem Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego w Koszalinie a Magdaleną Rupek na czas określony od dnia r. do dnia r., w pełnym wymiarze czasu pracy, na stanowisko inspektor ds. turystyki w SGiPPŚ w Koszalinie. 8) Aneks z dnia r. do umowy o pracę zawartej w dniu r. pomiędzy Stowarzyszeniem Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego w Koszalinie a Magdaleną Rupek przedłużający umowę na czas nieokreślony. 9) Aneks z dnia r. do umowy o pracę zawartej w dniu r. pomiędzy Stowarzyszeniem Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego w Koszalinie a Magdaleną Rupek powierzenie pracy (na czas nieobecności Darii Chomiuk) na stanowiskach: specjalista ds. doradztwa dla sektora MŚP w CUD w Koszalinie w wymiarze ¾ etatu oraz inspektora ds. turystyki w SGiPPŚ w Koszalinie w wymiarze ¼ etatu. 10) Umowa używania samochodu prywatnego do celów służbowych zawarta w dniu r. pomiędzy Stowarzyszeniem Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego w Koszalinie a Darią Chomiuk na czas określony od dnia r. do dnia r. 11) Umowa używania samochodu prywatnego do celów służbowych zawarta w dniu r. pomiędzy Stowarzyszeniem Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego w Koszalinie a Darią Chomiuk na czas określony od dnia r. do dnia r. 12) Umowa używania samochodu prywatnego do celów służbowych zawarta w dniu r. pomiędzy Stowarzyszeniem Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego w Koszalinie a Darią Chomiuk na czas określony od dnia r. do dnia r. 13) Umowa z dnia r. zawarta pomiędzy Stowarzyszeniem Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego w Koszalinie a Telekomunikacją Polską S.A. o świadczenie publicznie dostępnych usług telekomunikacyjnych w tym usługi powszechnej (klient biznesowy). 14) Umowa z dnia r. zawarta pomiędzy Stowarzyszeniem Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego w Koszalinie a Polską Telefonią Cyfrową Sp. z o.o. o świadczenie usług telekomunikacyjnych. 15) Umowa z dnia r. zawarta pomiędzy Stowarzyszeniem Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego w Koszalinie a Gminą Miasto Koszalin Zarządem Budynków Mieszkalnych w Koszalinie na najem lokalu przy ul. Zwycięstwa 42 II piętro, pom. oznaczone nr 216 w Koszalinie na czas jednego roku. 16) Aneks nr 1/2010 z dnia r. do umowy najmu zawartej w dniu r. pomiędzy Stowarzyszeniem Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego w Koszalinie a Gminą Miasto Koszalin Zarządem Budynków Mieszkalnych w Koszalinie przedłużający umowę do dnia r. 17) Umowa z dnia r. zawarta pomiędzy Stowarzyszeniem Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego w Koszalinie a Bankiem Ochrony Środowiska S.A. Przedmiotem umowy jest otwarcie bieżącego rachunku bankowego w ramach Pakietu NGO. Centrum Usług Doradczych w Szczecinie 11

12 1) Umowa o pracę zawarta w dniu r. pomiędzy Urzędem Miasta Szczecin a Anną Kornak na czas określony od dnia r. do dnia r., w pełnym wymiarze czasu pracy, na stanowisko podinspektor ds. realizacji projektu pn. Centrum Usługowo Doradcze Euroregionu Pomerania w Urzędzie Miasta Szczecin. 2) Umowa o pracę zawarta w dniu r. pomiędzy Urzędem Miasta Szczecin a Katarzyną Jackowską na czas określony od dnia r. do dnia r., w pełnym wymiarze czasu pracy, na stanowisko podinspektor ds. realizacji projektu pn. Centrum Usługowo Doradcze Euroregionu Pomerania w Urzędzie Miasta Szczecin. 3) Umowa o pracę zawarta w dniu r. pomiędzy Urzędem Miasta Szczecin a Katarzyną Jackowską na czas określony od dnia r. do dnia r., w pełnym wymiarze czasu pracy, na stanowisko podinspektor ds. realizacji projektu pn. Centrum Usługowo Doradcze Euroregionu Pomerania w Urzędzie Miasta Szczecin. 4) Umowa o pracę zawarta w dniu r. pomiędzy Urzędem Miasta Szczecin a Katarzyną Świątkowską na czas wykonywania określonej pracy od dnia r., w pełnym wymiarze czasu pracy, na stanowisko podinspektor ds. realizacji projektu pn. Centrum Usług i Doradztwa w CUD w Szczecinie. 5) Umowa o pracę zawarta w dniu r. pomiędzy Urzędem Miasta Szczecin a Sewerynem Purolczakiem na czas wykonywania określonej pracy od dnia r r., w pełnym wymiarze czasu pracy, na stanowisko podinspektor ds. Centrum Usług i Doradztwa w CUD w Szczecinie. 6) Umowa o pracę zawarta w dniu r. pomiędzy Urzędem Miasta w Szczecinie a Natalią Woronowicz na czas wykonywania określonej pracy od dnia r r., w pełnym wymiarze czasu pracy, na stanowisko podinspektor ds. Centrum Usług i Doradztwa w CUD w Szczecinie. 7) Porozumienie zawarte w dniu 21 stycznia 2015 r, pomiędzy Urzędem Miasta Szczecin a Natalią Woronowicz zawarte w związku z przedłużeniem umowy o pracę na czas trwania projektu pn.: Centrum Usługowo Doradcze Euroregionu Pomerania 8) Umowa o pracę zawarta w dniu r. pomiędzy Urzędem Miasta w Szczecinie a Anną Szlesińską na czas wykonywania określonej pracy od dnia r r., w pełnym wymiarze czasu pracy, na stanowisko podinspektor ds. Centrum Usług i Doradztwa w CUD w Szczecinie. 9) Porozumienie zawarte w dniu 21 stycznia 2015 r, pomiędzy Urzędem Miasta Szczecin a Anną Szlesińską zawarte w związku z przedłużeniem umowy o pracę na czas trwania projektu pn.: Centrum Usługowo Doradcze Euroregionu Pomerania 10) Porozumienie zawarte w dniu 21 stycznia 2015 r, pomiędzy Urzędem Miasta Szczecin a Anną Kornak zawarte w związku z przedłużeniem umowy o pracę na czas trwania projektu pn.: Centrum Usługowo Doradcze Euroregionu Pomerania Centrum Usług Doradczych w Karlinie 1) Umowa o pracę zawarta w dniu r. pomiędzy Związkiem Miast i Gmin Dorzecza Parsęty w Karlinie a Małgorzatą Bochniak na czas nieokreślony w pełnym wymiarze czasu pracy, na stanowisko specjalisty ds. współpracy z przedsiębiorcami w CUD w Karlinie. 2) Aneks nr 1 obowiązujący od dnia , Aneks nr 2 obowiązujący od dnia r., Aneks nr 3 obowiązujący od r. do umowy o pracę zawartej w dniu r pomiędzy Związkiem Miast i Gmin Dorzecza Parsęty w Karlinie 12

13 a Małgorzatą Bochniak na czas nieokreślony w pełnym wymiarze czasu pracy, na stanowisko specjalisty ds. współpracy z przedsiębiorcami w CUD w Karlinie zmiany dotyczące wysokości wynagrodzenia zasadniczego. 3) Umowa o używanie do celów służbowych samochodu osobowego nie będącego własnością pracodawcy zawarta w dniu r. pomiędzy Związkiem Miast i Gmin Dorzecza Parsęty w Karlinie a Małgorzatą Bochniak. 4) Umowa o pracę zawarta w dniu r. pomiędzy Związkiem Miast i Gmin Dorzecza Parsęty w Karlinie a Magdaleną Rupek na czas nieokreślony, w pełnym wymiarze czasu pracy, na stanowisko specjalisty ds. współpracy z zagranicą w CUD w Karlinie. 5) Aneks nr 1 obowiązujący od dnia , Aneks nr 2 obowiązujący od dnia r., Aneks nr 3 obowiązujący od r. do umowy o pracę zawartej w dniu r pomiędzy Związkiem Miast i Gmin Dorzecza Parsęty w Karlinie a Magdaleną Rupek na czas nieokreślony w pełnym wymiarze czasu pracy, na stanowisko specjalisty ds. współpracy z przedsiębiorcami w CUD w Karlinie zmiany dotyczące wysokości wynagrodzenia zasadniczego. 6) Umowa z dnia r. pomiędzy Związkiem Miast i Gmin Dorzecza Parsęty w Karlinie a Państwowym Przedsiębiorstwem Użyteczności Publicznej Poczta Polska na świadczenie usług pocztowych. 7) Umowa z dnia r, pomiędzy Związkiem Miast i Gmin Dorzecza Parsęty w Karlinie a Telekomunikacją Polską S.A. na świadczenie usług telekomunikacyjnych. Centrum Usług Doradczych w Myśliborzu 1) Umowa o pracę zawarta w dniu r. pomiędzy Urzędem Miasta i Gminy w Myśliborzu a Martą Trzeciak na czas nieokreślony od dnia r., w pełnym wymiarze czasu pracy, na stanowisko specjalista ds. usług konsultacyjno-doradczych dla Małych i Średnich Przedsiębiorstw w CUD w Myśliborzu r. zostało podpisane porozumienie stron w sprawie zmiany terminu realizacji zadań na czas realizacji projektu INT oraz okres trwałości projektu. 2) Czasowe powierzenie innej pracy pani Wiolettcie Dolacińskiej z dnia (w ramach realizacji projektu INT ) do dnia r., w pełnym wymiarze czasu pracy, na stanowisku inspektora ds. usług konsultacyjno-doradczych w CUD w Myśliborzu. 3) Zmiana warunków umowy o pracę na mocy porozumienia stron z dnia r., pomiędzy Urzędem Miasta i Gminy w Myśliborzu a Wiolettą Dolacińską powierzenie w pełnym wymiarze czasu pracy, od dnia na czas realizacji i trwałości projektu INT , stanowiska inspektora ds. usług konsultacyjno-doradczych w CUD w Myśliborzu. 4) Porozumienie stron zawarte r. między Urzędem Miasta i Gminy w Myśliborzu a Wiolettą Dolacińską na kontynuację zadań na czas realizacji projektu INT oraz na czas jego trwałości. 5) Czasowe powierzenie innej pracy dla Anny Sosik. Wykonywanie pracy w Centrum Usług Doradczych na stanowisku specjalisty z zakresu prac dotychczas wykonywanych przez Martę Trzeciak od r. zastępstwo na czas nieobecności Marty Trzeciak. 13

14 Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Pomerania w Szczecinie (koszty zarządzania) 1) Umowa o pracę zawarta w dniu r. pomiędzy Stowarzyszeniem Gmin Polskich Euroregionu Pomerania w Szczecinie a Pawłem Bartnikiem na czas nieokreślony od dnia r., w pełnym wymiarze czasu pracy, na stanowisko Vice-Dyrektora Biura. Z dniem r. Panu Pawłowi Bartnikowi zostało powierzone stanowisko Dyrektora Biura SGPEP. 2) Umowa o pracę zawarta w dniu r. pomiędzy Stowarzyszeniem Gmin Polskich Euroregionu Pomerania w Szczecinie a Haliną Toczek na czas określony od dnia r. do dnia r., w wymiarze ¾ etatu czasu pracy, na stanowisko Głównej Księgowej. 3) Umowa o pracę zawarta w dniu r. pomiędzy Stowarzyszeniem Gmin Polskich Euroregionu Pomerania w Szczecinie a Pawłem Chrzanowskim na czas nieokreślony od dnia r. w pełnym wymiarze czasu pracy, na stanowisko specjalista ds. Funduszy Pomocowych. 4) Umowa o pracę zawarta w dniu r. pomiędzy Stowarzyszeniem Gmin Polskich Euroregionu Pomerania w Szczecinie a Elżbietą Pawlewicz na czas nieokreślony od dnia r., w pełnym wymiarze czasu pracy, na stanowisko specjalista ds. Administracyjno- Finansowych. 5) Umowa o pracę zawarta w dniu r. pomiędzy Stowarzyszeniem Gmin Polskich Euroregionu Pomerania w Szczecinie a Magdą Grodzińską na czas nieokreślony od dnia r., w pełnym wymiarze czasu pracy, na stanowisko Asystent Sekretariatu. Od dnia r. na stanowisku Specjalista ds. Programu Interreg IV A. 6) Umowa o pracę zawarta w dniu r. pomiędzy Stowarzyszeniem Gmin Polskich Euroregionu Pomerania w Szczecinie a Katarzyną Dąbrowską na czas określony od dnia r. do dnia r., w wymiarze ¾ etatu czasu pracy, na stanowisko Głównej Księgowej. 7) Umowa o pracę zawarta w dniu r. pomiędzy Stowarzyszeniem Gmin Polskich Euroregionu Pomerania w Szczecinie a Katarzyną Dąbrowską na czas nieokreślony w pełnym wymiarze czasu pracy, na stanowisko Głównej Księgowej. 8) Umowa o pracę zawarta w dniu r. pomiędzy Stowarzyszeniem Gmin Polskich Euroregionu Pomerania w Szczecinie a Ireną Stróżyńską na czas nieokreślony od dnia r., w pełnym wymiarze czasu pracy, na stanowisko Wice-Dyrektora Biura. Centrum Usług Doradczych w Dębnie 1) Umowa o pracę zawarta w dniu r. pomiędzy Urzędem Miejskim w Dębnie a Karoliną Bachorzyńską na czas nieokreślony w pełnym wymiarze czasu pracy, na stanowisko podinspektor ds. Centrum Wspierania Biznesu w CUD Dębno. 2) Umowa o pracę zawarta w dniu r. pomiędzy Urzędem Miejskim w Dębnie a Moniką Piotrowską na czas nieokreślony w pełnym wymiarze czasu pracy, na stanowisko inspektor ds. Centrum Wspierania Biznesu w CUD Dębno. 3) Umowa zawarta w dniu r. pomiędzy Gminą Dębno a Telekomunikacją Polską S.A. na usługi telekomunikacyjne i internet dla Urzędu Miejskiego w Dębnie. Centrum Usługowo Doradcze Dębno wykorzystuje w ramach projektu 1 abonament plus internet- neostrada. 8.8 Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji projektu przez Unię Europejską. 14

15 W poszczególnych biurach Centrum Usługowo Doradczych Partnerów znajduje się tabliczka informacyjną, która posiada logo Programu, emblemat Unii Europejskiej oraz zawiera informację o współfinansowaniu projektu z Programu Operacyjnego Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczypospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) Logo Programu jak i emblemat Unii Europejskiej zostały umieszczone na wszystkich przedmiotach zakupionych w ramach projektu oraz miejscach związanych z projektem. Na wszystkich dokumentach i opracowaniach wykonanych w ramach projektu typu foldery, broszury, teczki, wydruki ze stron internetowych, artykuły, sprawozdania z wyjazdów, konferencji, targów, seminariów i spotkań roboczych oraz na innych materiałach dot. działalności CUD znajdują się wymagane elementy związane z promocją. Biura CUD posiadają stronę internetowa, która zawiera informacje o realizacji projektu (postęp realizacji projektu), wydarzenia dotyczące projektu, dane kontaktowe Partnera Wiodącego, logo Programu, emblemat Unii Europejskiej oraz informację o EFRR. Partnerzy projektu wypełnili obowiązek informowania społeczeństwa o finansowaniu projektu przez Unie Europejską. 8.9 Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. W realizowanym projekcie INT nie udzielono pomocy publicznej a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu. Dokumenty związane z realizacją projektu są odpowiednio przechowywane, oznaczone nazwą projektu, logo programu i logo Unii Europejskiej oraz zawierają wymagane elementy graficzne. Zgodnie z oświadczeniem Beneficjenta: CUD Koszalin Dokumentacja dotycząca zamówień, umów z wykonawcami, faktur, protokołów odbioru, przelewów i wyciągów bankowych, korespondencja prowadzona w ramach projektu, kopia wniosku aplikacyjnego, kopia decyzji o dofinansowanie, dokumentacja z rozeznania rynku znajduje w Biurze CUD Koszalin przy ul. Zwycięstwa 42 pokój 216 w Koszalinie. CUD Szczecin Dokumentacja księgowa znajduje się w Wydziale księgowości. Dokumenty związane z procedurą przetargową znajdują się w Biurze Zamówień Publicznych. Dokumenty dotyczące kosztów osobowych znajdują się w referacie wynagrodzeń. Dokumenty dotyczące realizacji zadań w ramach projektu sprawozdania, zapytania ofertowe, notatki służbowe, znajdują się w Biurze Prezydenta Miasta. CUD Karlino Dokumentacja księgowa znajduje się w Referacie księgowości. Pozostałe dokumenty związane z realizacją projektu znajdują się w Referacie Centrum Usługowo Doradczego w Karlinie. CUD Myślibórz Oryginały faktur wyciągów bankowych, ewidencja księgowa, dokumentacja OT przyjęcie środka trwałego, znajdują się w Wydziale Finansowo Budżetowym w siedzibie Urzędu Miasta i Gminy Myślibórz pokój 101. Umowy dotyczące usług telekomunikacyjnych znajdują się w Wydziale Ogólno- 15

16 Organizacyjnym w siedzibie Urzędu Miasta i Gminy w Myśliborzu pokój 116. Listy płac i druki DRA znajdują się w Wydziale Finansowo Budżetowym w siedzibie Urzędu Miasta i Gminy w Myśliborzu pokój 105. Dokumenty związane z zamówieniami publicznymi, oryginały umów, potwierdzenia operacji przelewów, raporty i wszelkie dokumenty związane z realizacją projektu znajdują się w siedzibie Centrum Usługowo-Doradczego przy ul 1 Maja 19 w Myśliborzu. Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Pomerania Wszystkie dokumenty dotyczące zrealizowanego projektu znajdują się w siedzibie Stowarzyszenia Gmin Polskich Euroregionu Pomerania przy al. Wojska Polskiego 184c/15 w Szczecinie. CUD Dębno Wszelka dokumentacja związana z realizacją projektu INT znajduje się w Wydziale Administracyjno-Prawnym w Urzędzie Miejskim w Dębnie. Wszystkie dokumenty w oryginałach zostały udostępnione na życzenie Zespołu Kontrolującego. 10 STWIERDZONE UCHYBIENIA / NIEPRAWIDŁOWOŚCI CUD Koszalin Obowiązujące w Stowarzyszeniu Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego w Koszalinie zasady rachunkowości wynikają z zapisów Uchwały Nr 10/4/2011, którą z dniem 29 listopada 2011 r. Wprowadzono szczególne zasady rachunkowości dla niektórych jednostek nie będących spółkami handlowymi, nie prowadzących działalności gospodarczej. Zgodnie z Uchwałą nr 2/1/2011 z dnia 8 lutego 2011 r. Stowarzyszenie Gmin i Powiatów Pomorza Środkowego w Koszalinie otrzymało składkę w wysokości ,50 PLN na realizację projektu (wkład własny). Partner projektu po otrzymaniu poświadczenia wydatków za końcowy Raport partnera, powinien zwrócić różnicę na rachunek bankowy Miasta Koszalin, w celu wykluczenia wystąpienia podwójnego finansowania na Projekcie. Kopię dokumentu potwierdzającego dokonanie przelewu należy dostarczyć do Kontrolera oraz przedstawić oświadczenie w sprawie źródeł finansowania. Rozliczenie otrzymanej składki na sfinansowanie wkładu własnego stanowić będzie przedmiot kontroli następczej projektu. CUD Szczecin W toku czynność kontrolnych CUD Szczecin stwierdzono nieprawidłowości: kwota 0,01 PLN - Raport nr 5 za okres 18/04/ /07/2013, poz. 8 Zestawienia wydatków - faktura VAT za tłumaczenie symultaniczne w dniu 6 kwietnia 2013 r. na kwotę brutto 1 095,93 PLN, została ujęta w zestawieniu wydatków w kwocie 1 095,94 PLN, tj. wyższej o 0,01 PLN niż wynika to z zapisów księgowych na koncie wydatków i kosztów. Prawidłowa wysokość kwoty kwalifikowalnej to 1 095,93 PLN; kwota 2,00 PLN - Raport nr 7 za okres 01/01/ /2014, poz. 23 Zestawienia wydatków - PWS 34/23/14 dotycząca podróży zagranicznej p. Anny Szlesińskiej, została ujęta w zestawieniu wydatków w kwocie 104,40 PLN, tj. wyższej o 2,00 PLN niż wynika to z zapisów księgowych na koncie wydatków i kosztów oraz dokumentu. Prawidłowa wysokość kwoty kwalifikowalnej to 102,40 PLN. 16

17 CUD Karlino W toku czynność kontrolnych CUD Karlino stwierdzono nieprawidłowości: kwota 0,04 PLN - Raport nr 4 za okres 01/01/ /03/2013, poz. 29 Zestawienia wydatków - PWS 31/13 dotycząca wyjazdu służbowego zagranicznego, została ujęta w zestawieniu wydatków w kwocie 58,40 PLN, tj. wyższej o 0,04 PLN niż wynika to z zapisów księgowych na koncie wydatków i kosztów. Nie było dokonanej dopłaty w wysokości 0,04 PLN. Prawidłowa wysokość kwoty kwalifikowalnej to 58,36 PLN; kwota 6,78 PLN - Raport nr 10 za okres 01/07/ /09/2014, poz. 11 Zestawienia wydatków - PWS 162/14 dotycząca podróży zagranicznej p. Magdaleny Rupek, została ujęta w zestawieniu wydatków w kwocie 67,68 PLN, tj. wyższej o 6,78 PLN. Prawidłowa wysokość kwoty kwalifikowalnej to 60,90 PLN. Powstała rozbieżność w kwotach jest wynikiem ujęcia w Raporcie wydatku powiększonego o dopłatę z dnia 02/02/2015 r., która została wykazana w Raporcie nr 12 za okres 01/01/ /03/2015 w poz. 29 Zestawienia wydatków.; kwota 6,83 PLN - Raport nr 10 za okres 01/07/ /09/2014, poz. 17 Zestawienia wydatków - PWS 240/14 dotycząca podróży zagranicznej p. Magdaleny Rupek, została ujęta w zestawieniu wydatków w kwocie 68,25 PLN, tj. wyższej o 6,83 PLN. Prawidłowa wysokość kwoty kwalifikowalnej to 61,42 PLN. Powstała rozbieżność w kwotach jest wynikiem ujęcia w Raporcie wydatku powiększonego o dopłatę z dnia 02/02/2015 r., która została wykazana w Raporcie nr 12 za okres 01/01/ /03/2015 w poz. 30 Zestawienia wydatków. CUD Dębno W toku czynność kontrolnych CUD Dębno stwierdzono nieprawidłowości: kwota 116,39 PLN - Raport nr 3 za okres 01/10/ /01/2013, faktura FSC /011/12 za usługi telekomunikacyjne została ujęta w zestawieniu wydatków w kwocie 351,74 PLN, tj. wyższej o 116,39 PLN. Prawidłowa wysokość kwoty kwalifikowalnej to 235,35 PLN; kwota 31,83 PLN - Raport nr 6 za okres 01/07/ /12/2013, faktura FF/12329/2013/318 za paliwo została ujęta w zestawieniu wydatków w kwocie 300,03 PLN, tj. wyższej o 31,83 PLN. Prawidłowa wysokość kwoty kwalifikowalnej to 268,20 PLN; kwota 475,88 PLN - Raport nr 7 za okres 01/01/ /06/2014, Lista płac styczeń 2014 r. została ujęta w zestawieniu wydatków w kwocie 9 058,17 PLN, tj. wyższej o 475,88 PLN (uwzględniono zasiłek opiekuńczy). Prawidłowa wysokość kwoty kwalifikowalnej to 8 582,29 PLN; kwota 924,80 PLN - Raport nr 7 za okres 01/01/ /06/2014, Lista płac luty 2014 r., została ujęta w zestawieniu wydatków w kwocie 9 399,54 PLN, tj. wyższej o 924,80 PLN (uwzględniono zasiłek opiekuńczy). Prawidłowa wysokość kwoty kwalifikowalnej to 8 474,74 PLN; kwota 832,32 PLN - Raport nr 7 za okres 01/01/ /06/2014, Lista płac kwiecień 2014 r., została ujęta w zestawieniu wydatków w kwocie 9 280,44 PLN, tj. wyższej o 832,32 PLN (uwzględniono zasiłek opiekuńczy). Prawidłowa wysokość kwoty kwalifikowalnej to 8 448,12 PLN. 11 KATALOG BADANYCH DOKUMENTÓW - Wniosek aplikacyjny - Umowa o dofinansowanie - Dokumentacja przetargowa. - Dokumentacja projektowa w tym m.in. umowy o pracę z osobami bezpośredni 17