Działania infrastrukturalne na rzecz poprawy stanu środowiska w obiektach użyteczności publicznej na terenie Dorzecza Parsęty

Transkrypt

1 Działania infrastrukturalne na rzecz poprawy stanu środowiska w obiektach użyteczności publicznej na terenie Dorzecza Parsęty Związek Miast i Gmin Dorzecza Parsęty w Karlinie Waldemar Miśko Przewodniczący Zarządu PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ SZWAJCARIĘ W RAMACH SZWAJCARSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY Z NOWYMI KRAJAMI CZŁONKOWSKIMI UNII EUROPEJSKIEJ

2 Umowa ws. Projektu (pomiędzy MRR a stroną szwajcarską) została podpisana r. Umowa ws. Realizacji Projektu została podpisana r. Harmonogram realizacji projektu: r r. Wartość projektu: ,00 PLN CHF Wartość dofinansowania (85%): ,00 PLN CHF Harmonogram realizacji projektu: r r. Instytucja Pośrednicząca: Władza Wdrażająca Programy Europejskie Instytucja Realizująca: Związek Miast i Gmin Dorzecza Parsęty 2

3 Partnerzy Projektu: Powiat Białogardzki, Powiat Świdwiński, Powiat Kołobrzeski, Powiat Szczecinecki, Miasto Białogard, Miasto Kołobrzeg, Miasto Szczecinek Gmina Borne Sulinowo, Gmina Dygowo, Gmina Gościno, Gmina Karlino, Energetyka Cieplna Sp. z o.o. w Karlinie, Gmina Połczyn-Zdrój, Gmina Sianów, Specjalistyczny Zespół Gruźlicy i Chorób Płuc w Koszalinie 3

4 Lp. Partner Wartość inwestycji Wartość dofinansowania 1 Powiat Białogardzki , ,92 2 Powiat Świdwiński , ,01 3 Powiat Kołobrzeski , ,53 4 Powiat Szczecinecki , ,54 5 Miasto Białogard , ,16 6 Miasto Kołobrzeg , ,96 7 Miasto Szczecinek , ,77 8 Gmina Borne Sulinowo , ,42 9 Gmina Dygowo , ,60 10 Gmina Gościno , ,09 11 Gmina Karlino , ,36 12 Energetyka Cieplna Sp. z o.o. Karlino , ,00 13 Gmina Połczyn-Zdrój , ,00 14 Gmina Sianów , ,12 15 Specjalistyczny Zespół Gruźlicy i Chorób Płuc , ,94 4

5 Najważniejsze zmiany do Umowy Partnerskiej, wynikające z podpisanej umowy z WWPE oraz projektu dokumentu Realizacja projektów w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Wytyczne dla beneficjentów Priorytetów nr 1 oraz nr 2 PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ SZWAJCARIĘ W RAMACH SZWAJCARSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY Z NOWYMI KRAJAMI CZŁONKOWSKIMI UNII EUROPEJSKIEJ 5

6 Instytucja Realizująca zobowiązana jest do archiwizowania i przechowywania w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji, wszelkich danych związanych z realizacją Projektu, w szczególności dokumentacji związanej z zarządzaniem finansowym, technicznym, procedurami zawierania umów z wykonawcami, przez okres co najmniej 10 lat od daty zakończenia realizacji Projektu. Partner zobowiązuje się do dostosowania wewnętrznych zarządzeń obowiązujących w jego instytucji do ww. wymogów archiwizacyjnych. Partner zobowiązany jest wystawić na rzecz Instytucji Realizującej weksel własny in blanco wraz z deklaracją wekslową. Partner zobowiązany jest współpracować z osobą/instytucją pełniącą usługę nadzoru inwestorskiego nad realizacją inwestycji. 6

7 Do końca lutego br. planowane jest ogłoszenie przetargu nieograniczonego na usługę nadzoru inwestorskiego. Przetarg zostanie podzielony na części: 1. Zakres Powiatu Kołobrzeskiego 2. Zakres Powiatu Białogardzkiego oraz Miasta Białogard 3. Zakres Powiatu Świdwińskiego oraz Gminy Połczyn Zdrój 4. Zakres Miasta Kołobrzeg, Gminy Gościno oraz Gminy Dygowo 5. Zakres Gminy Karlino oraz Energetyki Cieplnej w Karlinie 6. Zakres Powiatu Szczecineckiego oraz Gminy Borne Sulinowo 7. Zakres Gminy Sianów oraz Szpitala w Koszalinie 7

8 Zmiany dotyczące zamówień publicznych. Partnerzy zobowiązują się stosować ustawę Prawo Zamówień Publicznych. W celu zwiększenia przejrzystości i zapobieżenia korupcji dokumenty przetargowe winny zawierać klauzulę antykorupcyjną. Przed ogłoszeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, Partner zobowiązany jest do uzyskania pisemnej akceptacji ze strony Instytucji Realizującej treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz projektu umowy z wykonawcą. Dla zamówień publicznych o wartości powyżej kwoty CHF, Partner w terminie 45 dni przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zobowiązany jest dostarczyć Instytucji Realizującej projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz projekt umowy z wykonawcą. 8

9 W związku z koniecznością dostarczenia Instytucji Pośredniczącej (Władza Wdrażająca Programy Europejskie) przez Instytucję Realizującą w terminie 7 dni od podpisania przez Partnera umowy w sprawie zamówienia publicznego, oświadczenia potwierdzającego zgodność przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego z przepisami, Partner zobowiązuje się do przesyłania Instytucji Realizującej w terminie 3 dni po zawarciu umowy z wykonawcą, dokumentacji dotyczącej postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności: - opublikowane ogłoszenie / informację o wszczęciu postępowania, - Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami, - korespondencję prowadzoną na etapie przetargu (między innymi: odpowiedzi na pytania wykonawców, modyfikacje SIWZ), - oferty złożone przez wykonawców, - protokół z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych, - podpisaną umowę z wybranym wykonawcą wraz z załącznikami, - gwarancję należytego wykonania umowy (jeżeli wymagana). 9

10 Procedury dot. finansowania projektu Iwona Czerniec p.o. Dyrektora Biura Dofinansowanie przekazywane jest Instytucji Realizującej w formie refundacji poniesionych wydatków. Następnie refundacja przekazywana będzie na rachunek Partnera. PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ SZWAJCARIĘ W RAMACH SZWAJCARSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY Z NOWYMI KRAJAMI CZŁONKOWSKIMI UNII EUROPEJSKIEJ 10

11 Warunkiem rozliczenia lub przekazania Partnerowi środków dofinansowania w formie refundacji jest przedłożenie Instytucji Realizującej dokumentów poprawnych, kompletnych i spełniających wymogi formalne, merytoryczne i rachunkowe takich jak: - kopie faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej wraz z protokołami odbioru, oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Partnera, - kopie wyciągów bankowych z rachunków Partnera lub przelewów bankowych potwierdzających poniesienie wydatku, oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Partnera. W przypadku wyciągów bankowych należy przesłać pierwszą stronę wyciągu bankowego, strony, na których znajdują się przelewy dotyczące projektu oraz ostatnią stronę wyciągu bankowego, 11

12 . - kopie umów, oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Partnera, - w przypadku zamówień poniżej 14 tys. euro kopie formularza dokumentującego udzielenie zamówienia o wartości do 14 tys. euro, zgodnie z Załącznikiem nr 1 do Umowy, oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Partnera, - wydruki z systemu finansowo-księgowego wg. kosztów i wydatków, oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Głównego Księgowego jednostki lub osobę przez niego upoważnioną, - oświadczenie o przychodzie zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do Procedury - oryginał podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania Partnera. 12

13 . Dokument, na podstawie którego Partner będzie ubiegał się o refundację musi być opisany zgodnie z wytycznymi w tym zakresie. * Jeżeli kwota dokumentu dotyczy kilku działań, należy określić podział kwotowy na poszczególne działania; ** Wykaz działań niezbędnych do wypełnienia opisu faktury, zgodnych z Budżetem uproszczonym, stanowiącym załącznik do umowy nr URP/SPPW/2.1.2/KIK/48 w sprawie realizacji Projektu: 13

14 . Działanie 2.1. Instalacja kolektorów słonecznych w 35 budynkach użyteczności publicznej Działanie 2.2. Modernizacja i rozbudowa 3 miejskich sieci ciepłowniczych Działanie 2.3. Wymiana i modernizacja źródeł ciepła wraz z systemami ogrzewania w 3 budynkach należących do publicznych zakładów opieki zdrowotnej oraz w 10 szkołach publicznych Działanie 2.4. Montaż mikroturbin wiatrowych w 8 budynkach 14

15 . Wszystkie załączone do rozliczenia wyciągi bankowe, wyjaśnienia, protokoły, itp. powinny być opatrzone nazwą i numerem Projektu: Działania infrastrukturalne na rzecz poprawy stanu środowiska w obiektach użyteczności publicznej na terenie Dorzecza Parsęty nr projektu KIK/48 Płatność końcowa w wysokości co najmniej 5% łącznej kwoty dofinansowania zostanie przekazana Partnerowi po uzyskaniu środków od Instytucji Pośredniczącej po: - zatwierdzeniu wniosku o płatność końcową, - akceptacji części sprawozdawczej z realizacji projektu, - przeprowadzeniu kontroli na zakończenie realizacji projektu i stwierdzeniu prawidłowej realizacji projektu. 15

16 W trakcie realizacji projektu zostanie. złożonych 8 wniosków o płatność obejmujących następujące okresy sprawozdawcze: Okresy sprawozdawcze Terminy składania wniosków o płatność do do do do do do do do Aby dokument finansowy został ujęty w danym wniosku o płatność, kserokopia wszystkich poprawnie i kompletnie sporządzonych dokumentów musi zostać dostarczona do Instytucji Realizującej najpóźniej do 10 go dnia miesiąca następującego po zakończeniu okresu objętego wnioskiem o płatność. 16

17 Ewidencja księgowa projektu Edyta Tomaszewska Skarbnik Związku Partner zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla realizacji projektu oraz założenia kont analitycznych, związanych z realizacją przepływów pieniężnych zawierającym znacznik konta dla projektu i zasady budowy kont analitycznych. Wraz z pierwszymi przesyłanymi do Instytucji Realizującej dokumentami do refundacji, Partner zobowiązany jest do przedłożenia kopii planu kont jednostki Partnera z wyszczególnieniem wyodrębnienia kont analitycznych projektu. Z każdym rozliczeniem należy natomiast przesyłać księgowania według wydatków i kosztów projektu za okres sprawozdawczy, a także wydruki z kont rozrachunków z Instytucją Realizującą. Wydruki księgowań z systemu finansowo-księgowego jednostki powinny być podpisane przez Głównego Księgowego jednostki lub osobę przez niego upoważnioną. 17

18 Należy stosować następującą klasyfikację budżetową projektu: - Dział 900 Gospodarka komunalna i ochrona środowiska, - Rozdział Pozostała działalność, - Paragraf 628 dochody środki otrzymane od pozostałych jednostek. - Paragraf 605 wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych, - Wydatki wg źródeł finansowania (czwarta cyfra paragrafu): 0 - wydatki niekwalifikowane, 7 - wydatki kwalifikowane (środki z dofinansowania - 85%), 6 - wydatki kwalifikowane (środki własne - 15%) Przykładowe zapisy operacji księgowych dotyczących realizowanej inwestycji: - wpływ od Beneficjenta zaliczki lub refundacji (dotacji): znacznik projektu/ (znacznik projektu) - ujęcie w ewidencji księgowej przyjęcia faktury - 080/201 - zapłata za fakturę w części dotyczącej dofinansowania - 201/ (znacznik projektu) - zapłata za fakturę w części dotyczącej wkładu własnego - 201/ (znacznik projektu) 18

19 Przykładowe zapisy operacji księgowych dotyczących kosztów zarządzania (po stronie Partnera): - przekazanie przez Partnera, na podstawie noty księgowej, środków na koszty zarządzania dla Instytucji Realizującej: 240/ , 240/ , 240/ (w strukturze budowy kont analitycznych powinien znajdować się znacznik projektu). - zwrot od ZMiGDP 85% środków na koszty zarządzania (znacznik projektu) / (znacznik projektu) - przekazanie przez ZMiGDP nakładów inwestycyjnych w zakresie zarządzania projektem po zakończeniu realizacji projektu : 080/

20 Promocja Iwona Czerniec p.o. Dyrektora Biura Związku Za promocję w projekcie odpowiedzialna jest Instytucja Realizująca. Zasady promocji w ramach szwajcarsko-polskiego programu współpracy zostały przedstawione w dokumencie pn. Wytyczne ws. informacji i promocji, z którym można się zapoznać na stronie internetowej: zakładka Dokumenty. Partnerzy zobowiązani są do informowania o fakcie pozyskanego dofinansowania oraz zamieszczania logotypów Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy na korespondencji prowadzonej w ramach projektu, na stronie internetowej oraz przy informacjach przekazywanych do prasy. PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ SZWAJCARIĘ W RAMACH SZWAJCARSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY Z NOWYMI KRAJAMI CZŁONKOWSKIMI UNII EUROPEJSKIEJ 20

21 Zgodnie z Kompletną Propozycją Projektu Instytucja Realizująca Związek Miast i Gmin Dorzecza Parsęty wykonana następujące działania informacyjne: - organizacja czterech konferencji - zamieszczenie informacji prasowych - wykonanie tablic informacyjno promocyjnych - wykonanie ulotek informacyjnych - przeprowadzenie spotkań edukacyjnych w szkołach - wykonanie gadżetów promocyjnych. W marcu br. planowana jest konferencja otwierająca realizację projektu. W konferencji wezwą udział przedstawiciele Biura Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, Instytucji Pośredniczącej oraz Krajowej Instytucji Koordynującej. Termin konferencji zostanie ustalony w uzgodnieniu z ww. instytucjami. 21

22 Wszyscy Partnerzy Projektu zobowiązani są do promocji projektu na swoich stronach internetowych. Każda informacja dotycząca realizacji projektu powinna zawierać nazwę i numer projektu logo programu oraz informację o dofinansowaniu: projekt dofinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami Unii Europejskiej. Do wszelkiej korespondencji związanej z realizacją projektu należy używać przygotowanej przez Instytucję Realizującą firmówki. W prawym dolnym rogu (w stopce) dokumentu możliwe jest umieszczenie logo Partnera. 22

23 23

24 Dziękujemy za uwagę. PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ SZWAJCARIĘ W RAMACH SZWAJCARSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY Z NOWYMI KRAJAMI CZŁONKOWSKIMI UNII EUROPEJSKIEJ Instytucja Realizująca: Związek Miast i Gmin Dorzecza Parsęty Ul. Szymanowskiego Karlino 24