MODEL WSPARCIA AKTYWNOŚCI I ROZWOJU ZAWODOWEGO PRACOWNIKÓW 50+ POPRZEZ INSTYTUCJĘ CENTRUM KARIERY 50+

Transkrypt

1 ZAŁĄCZNIK DO OPISU PRODUKTU FINALNEGO- INSTRUKCJA STOSOWANIA PRODUKTU FINALNEGO MODEL WSPARCIA AKTYWNOŚCI I ROZWOJU ZAWODOWEGO PRACOWNIKÓW 50+ POPRZEZ INSTYTUCJĘ CENTRUM KARIERY 50+ Realizator projektu: PBS Spółka z o.o. Sopot, czerwiec 2012 Projekt: Pracuję rozwijam kompetencje. Innowacyjny model wsparcia dla pracowników 50+ Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Człowiek najlepsza inwestycja

2 Spis treści I. Wprowadzenie... 4 II. Cel i misja działania Centrum Kariery III. Działania przygotowawcze do rozpoczęcia działalności Centrum Kariery Potencjalne źródła finansowania Modelu Plan budżetowy Centrum Kariery Lokalizacja i warunki techniczne Kampania promocyjna Nawiązanie współpracy z instytucjami rynku pracy Stworzenie bazy danych pod względem dostępności do konsultacji i usług szkoleniowych15 7. Wyłonienie doradców zawodowych i konsultantów Rekrutacja personelu administracyjnego IV. Siedem kroków w procesie świadczenia usług w działalności CK Pierwszy kontakt z klientem (krok 1) i rekrutacja (krok 2) Opracowanie Bilansu Kompetencji (krok 3) Ustalenie planu rozwojowego klienta (krok 4) Realizacja usług wynikających z Bilansu Kompetencji i monitoring (krok 5) Ewidencjonowanie, dokumentowanie i rozliczanie usług (krok 6) oraz sprawozdawczość (krok 7) Wykaz Załączników: Załącznik 1: Regulamin rekrutacji i uczestnictwa w Centrum Kariery 50+. Załącznik 2: Załącznik 3: Załącznik 4: Załącznik 5: Załącznik 6: Załącznik 7: 1.1 Wzór formularza zgłoszenia. 1.2 Wzór karty oceny formalnej Formularza Zgłoszenia do CK Wzór protokołu z czynności Komisji Rekrutacyjnej. 1.4 Wzór Umowy uczestnictwa w CK50+ ( wraz z oświadczeniem o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych). 1.5 Wzór deklaracji bezstronności i poufności. Podręcznik Metodologia Tworzenia Bilansu Kompetencji. Podręcznik Test Kompetencji Ogólnych. Wzór Talonu Kariery. Wzór Umowy o udzielenie wsparcia szkoleniowego. Wzór Karty Usług Klienta. Przykładowe programy treningów rozwoju osobistego w zakresie: 2

3 7.1 Twórcze myślenie 7.2 Asertywność i radzenie sobie ze stresem 7.3 Komunikowanie się i autoprezentacja Załącznik 8: Wzór tygodniowego grafiku konsultacji w CK50+. Załącznik 9: Wzór miesięcznego grafiku konsultacji w CK50+. Załącznik 10: Wzór łącznego zestawienia godzin konsultacji w CK50+. Załącznik 11: Wzór kwestionariusza samooceny na rozpoczęcie uczestnictwa w CK50+. Załącznik 12: Wzór kwestionariusza samooceny na zakończenie uczestnictwa w CK50+. Załącznik 13: Wzór kwestionariusza oceny usługi. 3

4 I. Wprowadzenie Instrukcja zawiera zestaw materiałów i dokumentów wypracowanych w wyniku tworzenia produktu oraz podczas testowania Modelu w ramach projektu innowacyjnego testującego Pracuję rozwijam kompetencje. Innowacyjny model wsparcia dla pracowników 50+, który jest realizowany w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki VIII Priorytet Regionalne kadry gospodarki. Działanie 8.3. Projekty innowacyjne. Projekt jest finansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Realizatorem projektu jest sopocka firma badawcza PBS sp. z o.o. Produkt finalny Model wsparcia aktywności i rozwoju zawodowego pracowników 50+ poprzez instytucję Centrum Kariery 50+ testowano od do roku. Centrum Kariery 50+ znajdowało się w Sopocie przy ulicy Świemirowskiej 3. W testowaniu wzięło udział 50 osób pracujących w wieku powyżej 50 lat, mieszkańców województwa pomorskiego. W niniejszej instrukcji zawarto dokumenty o charakterze formalnym i praktycznym, które powinny być zastosowanie w działalności CK 50+ przez instytucję wdrażającą Model. Dokumenty te stosowano w praktyce funkcjonowania Centrum Kariery 50+ podczas procesu testowania produktu i po jego zakończeniu, ostatecznie dopracowano je w prezentowanej formie. Ich wykorzystanie może się wiązać z potrzebą niewielkiego dostosowania treści i oznaczeń do charakteru i specyfiki działalności danej instytucji. Użytkownikami Modelu (i jego produktów pośrednich) mogą być: przedstawiciele samorządu regionalnego i lokalnego oraz instytucji regionalnych, prowadzący promocji zatrudnienia, dysponujący sposobami wdrażania systemowych rozwiązań aktywności zawodowej na rynku pracy (m.in. wojewódzki i powiatowe urzędy pracy), doradcy zawodowi publicznych (urzędy pracy) oraz niepublicznych (agencje poradnictwa zawodowego) instytucji rynku pracy, zajmujący się prowadzeniem specjalistycznych usług całożyciowego poradnictwa zawodowego, między innymi planowania i zarządzania potencjałem i karierą zawodową pracowników, organizacje pozarządowe, instytucje szkoleniowe realizujące programy szkoleniowe oraz inne formy rozwoju zawodowego (szkolenia, treningi, warsztaty itp.). Ponieważ wdrożenie Modelu mogą podjąć różnorodne instytucje, od publicznych służb zatrudnienia po podmioty działające komercyjnie, nie jest możliwe opracowanie jednolitego schematu funkcjonowania Centrum Kariery 50+. Zaprezentowana instrukcja jest uniwersalna 4

5 i obejmuje główne założenia i warunki wdrożenia Modelu. Zasadniczo Model powinien się cechować elastycznością, umożliwiającą na jego dostosowanie zarówno do warunków logistycznych, technicznych, środowiskowych podmiotu, jak i wynikających z nich ograniczeń. Odbiorcą produktu finalnego klientem, do którego są kierowane usługi doradczoszkoleniowe, wspierające aktywność zawodową na rynku pracy opisane w niniejszej instrukcji, są osoby pracujące w wieku powyżej 50 lat. Pośrednio odbiorcami rezultatów usług są także specjaliści do spraw zasobów ludzkich (HR, human resources) oraz pracodawcy, którzy za zgodą osób poddanych Bilansowi Kompetencji mogą otrzymać od nich opis profilu zawodowego zawarto w nim informacje dotyczące kompetencji i potencjału zawodowego. W ten sposób pracodawca może uzyskać rzetelną i obiektywną informację o zasobach pracownika i dzięki temu najlepiej dostosować potencjał osób z tej grupy wiekowej do potrzeb firmy zgodnie z polityką zarządzania wiekiem w firmie. Zakres wykorzystania załączonych dokumentów w praktyce może się istotnie różnić od zastosowanego w projekcie, ponieważ dopuszcza się możliwość wdrożenia wybranych produktów pośrednich, opisanych w dalszej części instrukcji. Skróty: CK 50+ Centrum Kariery 50+ BK Bilans Kompetencji TKO Test Kompetencji Ogólnych TK Talon Kariery KUK Karta Usług Klienta 5

6 II. Cel i misja działania Centrum Kariery 50+ Misją Centrum Kariery 50+ jest dążenie do trwałej zmiany postaw w podejściu do osób w wieku 50 i więcej lat na rynku pracy, reprezentowanych przez samych pracowników tej grupy wiekowej, pracodawców, specjalistów HR oraz przedstawicieli instytucji rynku pracy, perspektywicznie wyrażającej się w utrzymaniu zatrudnienia oraz poprawie efektywności wykorzystania zasobów pracy tej populacji. Ogólnym celem funkcjonowania CK 50+ jest zwiększenie aktywności oraz atrakcyjności zawodowej pracowników z tej grupy wiekowej na rynku pracy, co wpłynie na wydłużenie okresu ich aktywności zawodowej. Cel jest osiągany dzięki realizacji działań ukierunkowanych na potrzeby grupy osób w wieku powyżej 50 lat w ramach funkcjonowania CK 50+. Formy i zakres usług oferowanych w ramach Modelu obejmują wielotorowe i kompleksowe działania o charakterze: a) informacyjnym zwiększają one wiedzę uczestników dotyczącą działania instytucji rynku pracy, uprawnień i obowiązków pracowniczych, regulacji prawnych związanych z funkcjonowaniem zawodowym, b) psychologiczno-zdrowotnym polegają na wzmacnianiu samooceny i poczucia wartości, kształtowaniu aktywnych postaw na rynku pracy, budowaniu pozytywnego wizerunku oraz kształtowaniu właściwych zachowań w ramach profilaktyki zdrowotnej, sprawności i aktywności ruchowej poprawiających kondycję psychofizyczną, c) edukacyjnym i świadomościowym obejmują one proces doradztwa kariery, między innymi procesy poznawcze dotyczące własnych kompetencji zawodowych, potencjału umiejętności i doświadczenia zawodowego oraz procesy uczenia się związane z nabywaniem nowej wiedzy i umiejętności w ramach udziału w szkoleniach i kursach doskonalących zawodowo oraz rozwijających umiejętności miękkie. Produkt finalny projektu innowacyjnego składa się z 3 produktów pośrednich: 1. Nowej metody poradnictwa zawodowego Metodologii tworzenia Bilansu Kompetencji dla pracowników w grupie wiekowej 50 i więcej lat, z wykorzystaniem innowacyjnego narzędzia diagnostycznego w postaci wystandaryzowanego Testu Kompetencji Ogólnych (TKO). 2. Nowego instrumentu finansowego w postaci Talonu Kariery (TK). Na podstawie zawartej umowy z uczestnikiem TK umożliwia kierowanie osób do korzystania z usług aktywizujących oferowanych przez CK 50+ zgodnie z rekomendacjami doradcy 6

7 zawodowego, zamieszczonymi w Bilansie Kompetencji, opracowanym w ramach tej metodologii. 3. Nowej instytucji na rynku pracy CK 50+ oferującego specjalistyczne usługi doradczo-szkoleniowo-konsultacyjne dla osób pracujących. Rycina 1. Model Wsparcia Aktywności i Rozwoju Zawodowego pracowników 50+ poprzez Instytucję Centrum Kariery 50+ TALON KARIERY Źródło: Raport ewaluacji wstępnej wersji produktu finalnego. PrePost Consulting Alicja Zajączkowska, marzec Nowa metoda poradnictwa zawodowego Metodologia tworzenia Bilansu Kompetencji (składająca się na sześciogodzinne konsultacje doradcy zawodowego z Uczestnikiem), oprócz badania TKO, obejmuje także wywiad zawodowy, ustalenie zdobyczy zawodowych klienta (osiągnięć, umiejętności, kwalifikacji) i ewentualnych luk kompetencyjnych oraz opracowanie dalszych rekomendacji rozwojowych, czyli określenie pożądanego katalogu działań aktywizacyjnych i wzmacniających potencjał zawodowy uczestnika (w ramach działalności CK 50+ oraz działań własnych uczestnika). Opracowanie przez doradcę zawodowego indywidualnego dokumentu Bilansu Kompetencji i wspólne 7

8 z uczestnikiem zaplanowanie działań rozwojowych stanowią podstawę do uruchomienia kolejnych usług szkoleniowych i konsultacyjnych dostępnych w CK W modelu zastosowano nowy instrument finansowy świadczenia usług utrzymania aktywności zawodowej 50+ w postaci Talonu Kariery w wysokości 2500 PLN na uczestnika. Umożliwia on przeprowadzenie (sfinansowanie) usługi doradztwa zawodowego Bilansu Kompetencji usługi szkoleniowej podnoszącej i uzupełniającej kwalifikacje zawodowe (np. prowadzenie działalności gospodarczej, rozwój osobisty) oraz konsultacji w zakresie funkcjonowania rynku pracy, konsultacji z zakresu prawa pracy i problematyki zatrudnienia oraz konsultacji profilaktyki zdrowotnej. 3. Nowa instytucja na rynku pracy CK 50+ realizuje usługi doradcze i szkoleniowokonsultacyjne związane z zarządzaniem karierą i rozwojem zawodowym pracowników, obejmują one zwłaszcza: opracowanie indywidualnej diagnozy potencjału i kompetencji zawodowych (BK), badanie TKO, treningi rozwoju osobistego (rozwoju umiejętności komunikowania się, treningi asertywności, twórczego myślenia), szkolenia zawodowe uwzględniające indywidualne rekomendacje wynikające z BK, szkolenie dotyczące rozpoczynania i prowadzenia własnej działalności gospodarczej, konsultacje prawne związane z problematyką zatrudnienia, konsultacje w zakresie funkcjonowania rynku pracy, konsultacje prozdrowotne (fizjoterapeutyczne, lekarza geriatry/gerontologa, psychologa, dietetyka). Wdrożenie Modelu Wsparcia Aktywności i Rozwoju Zawodowego pracowników 50+ poprzez instytucję Centrum Kariery 50+ wiąże się z koniecznością stworzenia sprawnej i skutecznie działającej struktury organizacyjnej, adekwatnej do poszczególnych etapów świadczenia usług wspierających i zadań realizowanych na rzecz osób powyżej 50 lat. 8

9 III. Działania przygotowawcze do rozpoczęcia działalności Centrum Kariery Potencjalne źródła finansowania Modelu Punktem wyjścia dla rozpoczęcia prac przygotowawczych jest zapewnienie środków finansowych związanych z wdrożeniem Modelu. Potencjalne możliwości ich pozyskania odnoszą się do dwóch źródeł: 1.1 Środki Funduszu Pracy. Jako najbardziej trafne i celowe wydaje się wytyczenie ścieżki finansowej na podstawie środków Funduszu Pracy (FP). Na podstawie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy głównym dysponentem FP jest Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej oraz urzędy pracy. Aktualne rozwiązania prawne umożliwiają ponoszenie kosztów związanych z realizowaniem usług poradnictwa zawodowego (wykonywanie Bilansu Kompetencji) przez wojewódzki i powiatowe urzędy pracy. Katalog kosztów, jakie mogą być finansowane z FP, nie obejmuje jednak możliwości zlecania i finansowania usług aktywizacyjnych (w tym poradnictwa zawodowego) instytucjom zewnętrznym (niepublicznym instytucjom rynku pracy). Nie ma też obecnie prawnej możliwości kontraktowania i finansowania usług profilaktyki zdrowotnej (realizowanych zarówno przez urzędy pracy, jak i inne instytucje). Potencjalnym sposobem uzyskania finansowania Modelu z Funduszu Pracy jest wystąpienie do Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej o uzyskanie środków z rezerwy FP na realizację projektu pilotażowego. W ramach zasad realizacji programów pilotażowych po uzyskaniu pozytywnych efektów w ramach pilotażu wnioskodawca wnioskuje do Ministerstwa o włączenie nowego rozwiązania do praktyki działania urzędów pracy i wprowadzenie stosownych zapisów w cytowanej ustawie w części dotyczącej rozszerzenia katalogu działań i możliwości ich finansowania z FP. 1.2 Środki Europejskiego Funduszu Społecznego Kolejnym potencjalnym źródłem finansowania wdrożenia Modelu jest wykorzystanie środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Rozwiązanie takie może nastąpić w trybie ogłaszanego przez Instytucję Pośredniczącą konkursu dla podmiotów zewnętrznych na realizację projektu ukierunkowanego na świadczenie usług w ramach działania Centrum Kariery

10 1.3. Środki własne Jako minimalnie prawdopodobne lub wręcz nierealne źródło finansowania należy uznać środki własne osób 50+ oraz z powodu między innymi słabo sygnalizowanych potrzeb środki pracodawców. Po ustaleniu źródła finansowania niezbędne jest także określenie poziomu ich zapotrzebowania. Aby oszacować niezbędne zasoby finansowe do wdrożenia Modelu, istotne jest założenie, że przeciętna struktura czasu przeznaczonego na indywidualne wsparcie pracownika 50+ będzie się kształtowała według proporcji 20/60/20 20% czasu przeznacza się na badanie kompetencji i doradztwo zawodowe, 60% na uczestnictwo w szkoleniach, 20% na korzystanie z dostępnego w Centrum specjalistycznego doradztwa (prawnego, zdrowotnego, dotyczącego rynku pracy). Docelowa struktura finansowania usług w ramach CK50+ opiera się na następujących założeniach: - indywidualne badanie kompetencji na trwa 6 godzin w ramach 3 spotkań (20% czasu), koszt jednej godziny wynosi 100 PLN. Ta część usług obciąża Talon Kariery łącznie kwotą 600 PLN, - pozostałe formy wsparcia (szkolenia i konsultacje specjalistyczne) przy założonej strukturze czasu będą obejmować na jedną osobę średnio 20 godzin (80% czasu). Ponieważ te formy wsparcia nie muszą być świadczone indywidualnie oraz poszczególni uczestnicy korzystają z jednej lub kilku usług, można przyjąć, że średnio koszt jednej godziny usług wynosi 95 PLN na osobę. Suma środków przeznaczonych na realizację usług konsultacyjno-szkoleniowych na jednego uczestnika to średnio 1900 PLN. Łącznie zakładana średnia wartość środków finansowych przeznaczonych na realizację usług wspierających aktywność zawodową w CK 50+ na jednego Uczestnika wynosi 2500 PLN (średnia wartość indywidualnego TK). Należy jednak wziąć pod uwagę, że kwota ta nie powinna być obligatoryjnie sztywna. W praktyce niezbędne jest elastyczne dostosowywanie zakresu usług do rekomendacji doradcy zawodowego zawartej w BK i jednoczesne dążenie do osiągnięcia jakości usługi, a także utrzymania założonego średniego poziomu finansowania wsparcia dla jednej osoby. Podejście to jest niezmiernie ważne dla utrzymania dyscypliny wydatkowania budżetu CK

11 2. Plan budżetowy Centrum Kariery 50+ Zaprezentowany plan budżetowy CK 50+ opiera się na wynikach i przebiegu testowania produktu finalnego. Plan budżetowy zakłada dwunastomiesięczną działalność CK50+, w której ramach z usług aktywizacyjnych skorzysta około 200 osób. Szacunek ten powstał na podstawie następujących przesłanek: obserwowane w trakcie realizacji projektu znaczne zainteresowanie osób powyżej 50 lat usługami CK 50+, co w połączeniu ze wzmocnioną kampanią informacyjnopromocyjną może zwiększyć liczbę osób korzystających z Centrum, ocena dokonanej przez personel uczestniczący w realizacji projektu, spodziewany wzrost zainteresowania usługami Modelu ze strony pracowników i pracodawców (co wiąże się m.in. z przebiegiem procesów demograficznych oraz wdrożeniem reformy emerytalnej i wydłużeniem wieku aktywności zawodowej). Całościowy budżet funkcjonowania CK 50+ obejmuje, oprócz kosztów usług Bilansowania Kompetencji i pozostałych form wsparcia, także pozostałe koszty związane z zapewnieniem funkcjonowania instytucji, czyli koszty personelu, czynszu, usług komunalnych, mediów, telefonów, promocji, materiałów biurowych i inne. W tabeli 1 przedstawiono, jak powinny się kształtować planowane roczne koszty całkowite funkcjonowania CK 50+, uwzględniające przedstawione założenia. 11

12 Tabela 1. Planowane koszty działalności CK50+ w okresie 12 miesięcy świadczone na rzecz 200 uczestników Koszty w układzie KOSZTY kalkulacyjnym PLN Założenia Bilanse Kompetencji uczestników Koszty zmienne Usługi CK 50+ Szkolenie ABC W zależności od Przedsiębiorczości wskazań w BK Treningi rozwoju osobistego jw. Konsultacje rynek pracy jw. Konsultacje prawne 9700 jw. Konsultacje prozdrowotne jw. Szkolenia zawodowe jw. RAZEM KOSZTY ZMIENNE Personel Koszty biura Koszty stałe Promocja i inne RAZEM KOSZTY STAŁE RAZEM KOSZTY Uwaga! Budżet nie uwzględnia narzutu kosztów pośrednich. 5 pracowników łącznie - 3,8 etatu m.in. czynsze, telefony Strona internetowa, materiały promocyjne, spoty radiowe Łączny roczny plan finansowy funkcjonowania CK 50+ wynosi około PLN. Wielkość budżetu może być modyfikowana w zależności od przyjętych ustaleń oraz uwarunkowań organizacyjnych i lokalnych instytucji wdrażających Model. Zapewnienie środków na wskazanym poziomie może się stać działaniem umożliwiającym podjęcie dalszych prac związanych z wdrożeniem Modelu i uruchomieniem CK

13 3. Lokalizacja i warunki techniczne Podmiot wdrażający Model poprzez powołanie CK 50+ powinien uwzględnić właściwą lokalizację placówki. Rekomendowaną lokalizacją jest minimum miasto powiatowe ze względu na potencjalnie większą liczbę osób zainteresowanych skorzystaniem z usług aktywizacyjnych, a także ze względu na dostępność dostawców i realizatorów usług, czyli doradców zawodowych (na ogół zatrudnionych w instytucjach rynku pracy), a także instytucji szkoleniowych, trenerów i konsultantów. Ważne jest, aby lokalizacja CK 50+ była dogodna pod względem komunikacyjnym i dojazd nie był uciążliwy dla uczestników. Optymalnie dotarcie do miejsca świadczenia usługi nie powinno przekraczać 45 minut (należy pamiętać, że usługi są skierowane do osób aktywnych zawodowo, dysponujących czasem poza okresem wykonywania pracy). Model zakłada świadczenie usług na rzecz klientów przez 7 dni w tygodniu: od poniedziałku do piątku w godzinach , w soboty w zaś Dostępność Centrum dla Uczestników w tych godzinach jest istotna ze względu na potrzebę dostosowania godzin funkcjonowania CK 50+ do czasu pracy uczestników, którzy pracują w różnych godzinach, i nie powinno to stanowić bariery w korzystaniu z usług. Usługi świadczone w ramach CK 50+ powinny być realizowane w odpowiednich warunkach lokalowych, spełniających potrzeby klientów w wieku powyżej 50 lat i uwzględniające ich ewentualne ograniczenia oraz spełniające wymagania wynikające z prowadzenia indywidualnego doradztwa i konsultacji. Dla tych celów zaleca się zapewnienie minimum 3 pomieszczeń do rozmów indywidualnych. Niezbędna jest także odpowiednia powierzchnia administracyjno-biurowa, z przeznaczeniem na miejsce do recepcji i prowadzenia swobodnej rozmowy oraz przekazywania informacji wstępnej dla osób zainteresowanych udziałem w CK 50+, służące także do przechowywania dokumentacji towarzyszącej procesowi świadczenia usług oraz związanej z działalnością biurową CK 50+. Powierzchnia CK 50+ powinna mieć łączną wielkość około 50 m 2. Pomieszczenia powinny być wyposażone w sprzęt biurowy (telefon, komputery i meble) pozwalający na wykonywanie prac administracyjnych i obsługę klientów oraz świadczenie specjalistycznych konsultacji przez ekspertów zewnętrznych. W wypadku ekspertów ważne jest zapewnienie warunków gwarantujących zachowanie poufności rozmów w ramach procesu doradztwa. Pomieszczenia, w których będą realizowane Bilanse Kompetencji, powinny być wyposażone w komputer z zainstalowanym TKO oraz z możliwością wykonywania wydruków dokumentu. 13

14 Wymagania techniczne instalacji TKO to: system operacyjny minimum Windows XP Home Edition, procesor minimum 1GHz, RAM minimum 512 MB miejsce na dysku dla 32-bit 850 MB dla 64-bit 2 GB. Wszystkie informacje dotyczące przeprowadzania badania i stosowania TKO znajdują się w Załączniku 3. Podręcznik Testu Kompetencji Ogólnych. Cennym rozwiązaniem organizacyjnym byłoby przygotowanie dodatkowego pomieszczenia o charakterze socjalnym, z którego mogliby korzystać klienci oczekujący na spotkanie z doradcą lub konsultantem. Ze względu na specyfikę tej grupy osób działalność CK 50+ powinna być odizolowana od ewentualnych innych form aktywności instytucji, która wdrożyła Model. 4. Kampania promocyjna Funkcjonowanie CK 50+ wymaga prowadzenia szeroko zakrojonej działalności informacyjnej i marketingowej skierowanej do osób pracujących, instytucji rynku pracy, organizacji pozarządowych i społecznych oraz do społeczności lokalnej. Innowacyjny zakres usług, dotychczas nieznany i niedostępny dla osób pracujących, wymaga wykreowania świadomościowej potrzeby inwestowania i zarządzania własną karierą przez pracowników w starszych grupach wiekowych. Zaistnienie w świadomości społecznej działania nowej placówki wymaga przeprowadzenia kampanii promocyjnej w środkach masowego przekazu skierowanej także do podmiotów i organizacji społecznych oraz środowisk zajmujących się aktywizacją zawodową i edukacją. Wśród rekomendowanych narzędzi promocji należy wymienić: a) ulotki i plakaty promocyjne, b) spoty reklamowe w lokalnym radiu i telewizji, c) banery umieszczone w lokalnych portalach internetowych, d) ogłoszenia w lokalnej prasie, e) ogłoszenia w lokalnych środkach komunikacji, f) Internet i media elektroniczne. 14

15 Skuteczne dotarcie do potencjalnych uczestników CK 50+ wymaga opracowania i realizacji właściwego planu promocyjnego. Dlatego warto zaprosić do współpracy inne instytucje, takie jak władze samorządowe, urzędy, organizacje pracownicze, organizacje pozarządowe, w celu dodatkowego wzmocnienia działań promocyjnych i uświadamiających. 5. Nawiązanie współpracy z instytucjami rynku pracy Skuteczne działania CK 50+ w dużym stopniu zależą od nawiązania partnerskiej współpracy lokalnej. Centrum Kariery 50+ powinno współpracować z wieloma regionalnymi i lokalnymi instytucjami rynku pracy: publicznymi i niepublicznymi, czyli publicznymi służbami zatrudnienia: Wojewódzkim Urzędem Pracy, powiatowymi urzędami pracy, agencjami zatrudnienia, między innymi z agencjami poradnictwa zawodowego. Centrum powinno współpracować szczególnie z doradcami zawodowymi, specjalistami rozwoju zawodowego, pośrednikami pracy, z instytucjami szkoleniowymi, specjalistami rozwoju zasobów ludzkich w firmach i organizacjach oraz bezpośrednio z pracownikami 50+. Celem tej współpracy jest zarówno promocja samego CK 50+, poinformowanie środowiska o funkcjonowaniu instytucji i zakresie dostępnych usług, uzyskanie z ich strony niezbędnego wsparcia merytorycznego, jak i wsparcie w bezpośrednim dotarciu do grup odbiorców. 6. Stworzenie bazy danych pod względem dostępności do konsultacji i usług szkoleniowych Na etapie prac przygotowawczych istotne jest stworzenie zaplecza podwykonawców i instytucji lub osób współpracujących podczas realizacji usług aktywizacyjnych: szkoleń, treningów, warsztatów, specjalistycznych konsultacji. W tym wypadku zaleca się przeprowadzenie analizy (głównie lokalnego) rynku usług szkoleniowych oraz środowiska konsultantów związanych z działalnością rynku pracy i doradców zawodowych. Warto, aby instytucja, która podejmie działania wdrożeniowe, skatalogowała informacje w postaci bazy danych o dostępnych zewnętrznych lokalnych i regionalnych zasobach niezbędnych do reagowania na istniejące zapotrzebowanie na poszczególne usługi. Skatalogowanie powinno zwłaszcza dotyczyć informacji o: instytucjach szkoleniowych i edukacyjnych, oferujących formy kształcenia i doskonalenia zawodowego, w tym zwłaszcza mających doświadczenie w organizowaniu szkoleń dedykowanych dla grupy osób powyżej 50 lat, trenerach, wykładowcach, coach ach, 15

16 doradcach zawodowych, konsultantach w zakresie profilaktyki zdrowotnej, prawnikach, psychologach. Niezbędne jest także stworzenie bazy informacji dotyczących potencjalnych realizatorów programów szkoleniowych wpisujących się tematyką w Model. Obejmują one: 1. Treningi rozwoju osobistego w zakresie komunikowania się, asertywności i twórczego myślenia. 2. Szkolenia zawodowe doskonalące i uzupełniające kwalifikacje zawodowe głównie: a) komputerowe związane z nabyciem lub doskonaleniem umiejętności w zakresie obsługi komputera, użytkowania programów specjalistycznych oraz wykorzystywania Internetu, b) w zakresie księgowości, finansów, przepisów podatkowych, c) sprzedażowo-handlowe dotyczące między innymi technik obsługi klienta, sprzedaży i prezentacji towarów. 3. Szkolenia z zakresu przedsiębiorczości i prowadzenia własnej działalności gospodarczej. Baza danych powinna być możliwe rozbudowana, systematycznie uzupełniana pod względem potrzeb szkoleniowych wynikających z przeprowadzonych Bilansów Kompetencji. Informacje powinny dotyczyć szczególnie: zakresu merytorycznego szkoleń, programu i trybu organizacji szkoleń, referencji, ocen dotyczących instytucji, trenerów prowadzących szkolenia, zaplecza szkoleniowego, możliwości dostosowania oferty do potrzeb i grupy uczestników w wieku powyżej 50 lat, warunków finansowych. 7. Wyłonienie doradców zawodowych i konsultantów Podobnie jak w wypadku podmiotów i trenerów oferujących szkolenia, na etapie przygotowawczym należy dokonać wyboru specjalistów, którzy będą współpracować z CK 50+ w zakresie świadczenia usług doradczych i konsultacyjnych. Kryteria rekrutacji doradców zawodowych do opracowywania BK oraz przeprowadzania badania TKO i konsultacji w zakresie poradnictwa zawodowego to: ukończenie studiów z zakresu poradnictwa zawodowego, zarządzania zasobami ludzkimi (w trybie dziennym lub studiów podyplomowych) lub ukończenie 16

17 specjalistycznych szkoleń z zakresu poradnictwa indywidualnego i przeprowadzania diagnozy zawodowej, dwuletni staż pracy na stanowisku doradcy zawodowego w publicznych lub niepublicznych instytucjach rynku pracy, doświadczenie w prowadzeniu usług poradnictwa zawodowego dla dorosłych osób, doświadczenie w stosowaniu narzędzi diagnozy potencjału zawodowego. Liczba zaangażowanych doradców zależy od liczby uczestników korzystających z CK 50+, ich dostępności czasowej, pozwalającej na zapewnienie sprawnego przebiegu procesu doradczego. Zakwalifikowani doradcy zawodowi powinni po podpisaniu stosownych umów o współpracę być odpowiednio przeszkoleni i przygotowani przez twórców ekspertów w stosowaniu BK, między innymi w przeprowadzeniu i interpretacji TKO. Program seminarium lub warsztatu dotyczący stosowania TKO obejmuje następujące zagadnienia: a) teoria zarządzania kompetencjami, b) model kompetencyjny badane kompetencje, c) tworzenie profili kompetencyjnych na potrzeby usługi doradczej, d) konstrukcja TKO, e) przebieg przeprowadzania testu, f) obliczanie i interpretowanie wyników, g) udzielanie informacji zwrotnej na podstawie wyników testu. Aby zapewnić pozostałe konsultacje w CK 50+, niezbędne jest zaangażowanie do współpracy ekspertów w zakresie funkcjonowania rynku pracy, prawa pracy oraz profilaktyki zdrowotnej w zakresie: dietetyki, gerontologii, fizjoterapii i psychologii. Z ekspertami należy określić tryb i warunki materialne świadczenia usług oraz zaplanować ich harmonogram prac i planowany na nie budżet. 8. Rekrutacja personelu administracyjnego Aby CK 50+ sprawnie funkcjonowało, niezbędne jest pozyskanie personelu zajmującego się pracami koordynującymi działalność instytucji oraz zabezpieczającego prace organizacyjne. 17

18 Personel administracyjny stanowią: 1. Kierownik Centrum Kariery 50+ (0,5 etatu). Osoba na tym stanowisku powinna posiadać wiedzę z zakresu rynku pracy oraz poradnictwa zawodowego, aby móc merytorycznie nadzorować przebieg procesu doradczego, tworzenie BK oraz realizację usług aktywizacyjnych. Jego zakres obowiązków obejmuje: zarządzanie i nadzór nad całością działalności CK 50+, planowanie finansowe i koordynację kosztów działania CK 50+, między innymi planowanie i zarządzanie budżetem TK uczestników CK 50+, zawieranie umów z podwykonawcami i realizatorami usług w ramach działania CK 50+, nadzór i koordynacja prac personelu CK 50+, reprezentowanie CK 50+ w kontaktach z instytucjami zewnętrznymi. 2. Koordynator ds. obsługi CK 50+ (1 etat) jego zakres obowiązków obejmuje: bieżącą koordynację działalności CK 50+ i współpracę z personelem CK 50+, informowanie potencjalnych uczestników oraz instytucji i osób zainteresowanych działalnością CK 50+, realizację procesu rekrutacji uczestników CK50+, realizację procesu wyboru wykonawców konsultacji specjalistycznych oraz realizatorów szkoleń i treningów, monitorowanie i bilansowanie wydatków związanych z przyznanymi Talonami Kariery uczestników, organizację i koordynowanie realizacji usług aktywizacyjnych i profilaktyki zdrowotnej świadczonych w CK 50+, sporządzanie szczegółowych harmonogramów realizacji usług aktywizacyjnych i profilaktyki zdrowotnej świadczonych w CK 50+, regularne kontaktowanie się ze specjalistami i ekspertami świadczącymi usługi aktywizacyjne i prozdrowotne w CK 50+, prowadzenie dokumentacji dotyczącej realizowanej działalności usług aktywizacyjnych i prozdrowotnych, współpracę ze specjalistą ds. obsługi CK 50+ w zakresie sprawozdawczości, monitoringu i ewaluacji usług, współpracę ze specjalistą ds. rozliczeń w zakresie finansowania zadań CK 50+, sporządzanie informacji i sprawozdań dotyczących działalności CK 50+, dbałość o bezpieczeństwo i zachowanie porządku w pomieszczeniach oraz dbałość o sprzęt i wyposażenie należące do CK 50+. przestrzeganie procedur i instrukcji związanych z działalnością CK

19 3. Specjalista ds. obsługi CK 50+ (2 etaty), którego zakres obowiązków obejmuje: bieżącą realizację działalności CK 50+, działania promocyjne CK 50+, stałą współpracę z personelem CK 50+, informowanie potencjalnych uczestników CK 50+, instytucji i osób zainteresowanych o działalności CK 50+, prowadzenie działań rekrutacyjnych, bieżącą organizację usług aktywizacyjnych i prozdrowotnych świadczonych w CK 50+, dbałość o zachowanie jakości i zgodności z harmonogramem realizacji zadań dotyczących świadczenia usług CK 50+, regularne kontaktowanie się ze specjalistami i ekspertami świadczącymi usługi aktywizacyjne i prozdrowotne w CK 50+, prowadzenie dokumentacji dotyczącej realizowanej działalności usług aktywizacyjnych i prozdrowotnych, dbałość o bezpieczeństwo i zachowanie porządku w pomieszczeniach oraz dbałość o sprzęt i wyposażenie CK 50+, przestrzeganie procedur i instrukcji związanych z działalnością CK 50+, przygotowywanie sprawozdań z działalności CK 50+ i jej monitorowanie. 4. Specjalista ds. rozliczeń finansowych (0,3 etatu), którego zakres obowiązków obejmuje: bieżące rozliczanie finansowe kosztów związanych z działalnością CK 50+, prowadzenie rachunkowości związanej z działalnością CK 50+, sporządzanie rachunków i innych dokumentów finansowych dotyczących działalności CK 50+. Konieczne kryteria dla kandydatów na wymienione stanowiska pracy to: odpowiednie kwalifikacje minimum wykształcenie wyższe zawodowe z zakresu nauk społecznych, zarządzania, psychologii lub pedagogiki, cechy osobowe związane z bezpośrednią obsługą klientów, zwłaszcza w starszych grupach wiekowych (m.in. kultura osobista, otwartość, komunikatywność, empatia, rzetelność, dokładność, cierpliwość), znajomość sytuacji funkcjonowania instytucji rynku pracy (m.in. instytucji rynku pracy, organizacji działających na rzecz aktywizacji zawodowej i społecznej, przepisów i regulacji formalno-prawnych związanych z aktywnością zawodową). 19

20 W ramach zatrudniania personelu CK 50+ rekomenduje się powołanie Komisji Rekrutacyjnej, której zadaniem jest dokonywanie oceny dokumentów zgłoszeń kandydatów i ostateczne kwalifikowanie uczestników CK 50+. Efektywne wdrożenie Modelu wymaga zapewnienie dobrej współpracy i komunikacji między personelem i poszczególnymi konsultantami. W tym celu niezbędne jest zorganizowanie wspólnego spotkania informacyjno-integracyjnego, które umożliwi poznanie się wszystkich specjalistów oraz przybliżenie zakresu świadczonych przez nich usług, a także pozwoli na precyzyjne przedstawienie pełnej informacji na temat zakresu, trybu i organizacji funkcjonowania CK

21 IV. Siedem kroków w procesie świadczenia usług w działalności Centrum Kariery 50+ Na rycinie 2 zobrazowano przebieg procedur związanych ze świadczeniem usług w ramach CK 50+, który obejmuje 7 kluczowych kroków. Rycina 2. Siedem kroków w procesie świadczenia usług w działalności Centrum Kariery 50+ (CK 50+) kroki PROCES ŚWIADCZENIA USŁUG W CENTRUM KARIERY Pierwszy kontakt z klientem (wizyta w CK 50+, rozmowa telefoniczna lub przesłanie pocztą formularza zgłoszenia): zgłoszenie przez klienta zamiaru skorzystania z usług CK 50+ poinformowanie o zasadach działania CK 50+ Rekrutacja: spełnienie kryteriów rekrutacji ocena Komisji Rekrutacyjnej, powiadomienie o wyniku rekrutacji zebranie niezbędnych danych i zawarcie umowy z uczestnikiem uzgodnienie terminu konsultacji z doradcą zawodowym Opracowanie Bilansu Kompetencji: określenie rekomendacji Ustalenie planu rozwojowego klienta: przygotowanie Talonu Kariery oraz Karty Usług Klienta 50+ Realizacja usług i monitoring: szkolenia podnoszące kompetencje zawodowe, prowadzenia działalności gospodarczej, rozwoju osobistego, doradztwo, konsultacje w zakresie prawa pracy, rynku pracy, profilaktyki zdrowotnej (dietetyk, gerontolog, fizjoterapeuta, psycholog) 6 Ewidencjonowanie dokumentowanie i rozliczanie usług 7 Sprawozdawczość Źródło: opracowanie własne. 21

22 1. Pierwszy kontakt z klientem (krok 1) i rekrutacja (krok 2) Pierwszy bezpośredni kontakt z klientem (krok 1) polega na wizycie w CK 50+ osoby w wieku powyżej 50 lat, zainteresowanej korzystaniem z usług centrum. Może być ona poprzedzona rozmową telefoniczną. Osoba zainteresowana udziałem w CK50+ wypełnia formularz zgłoszenia (zalecane jest pobranie dokumentu on-line ze strony internetowej) i zostawia go w CK 50+ lub przesyła pocztą. Istotą tego etapu jest poinformowanie kandydata o celach CK 50+ i usługach realizowanych w Centrum, ogólnych zasadach i trybie korzystania z usług oraz zobowiązaniach uczestnika wobec CK 50+. Na tym etapie ważne jest także określenie poziomu motywacji potencjalnego uczestnika CK 50+. Ze względu na oferowanie w ramach Talonu Kariery bezpłatnych konsultacji jest istotne, aby potencjalni uczestnicy centrum charakteryzowali się dużą motywacją do udziału w formach wsparcia oraz mieli wstępnie sprecyzowane potrzeby poznania własnego potencjału rozwojowego. Po pierwszej wizycie klient podejmuje decyzję o kontynuacji współpracy z CK 50+ lub zaniechaniu dalszych kontaktów. Jeśli jest on zainteresowany usługami CK 50+, przechodzi się do kolejnego etapu (krok 2) polegającego na przeprowadzeniu wstępnej rozmowy z zainteresowanym i rozpoczęciu formalnej rekrutacji. Jej celem jest dokładne przedstawienie zasad oraz zakresu dostępnych usług aktywizacyjnych, omówienie zadań i zobowiązań klientów (zapoznanie się z regulaminem uczestnictwa, kryteriami naboru) oraz zobowiązań ze strony CK 50+ (personelu oraz konsultantów świadczących usługi). Po dokonaniu formalnego zgłoszenia następuje kwalifikacja (praca Komisji Rekrutacyjnej) oraz ustalenie z Uczestnikiem trybu dalszych kontaktów, podpisanie umowy o uczestnictwie w projekcie i ustalenie terminu pierwszego spotkania Uczestnika z doradcą zawodowym. Na tym etapie należy się zapoznać z następującymi dokumentami i wypełnić formularze: Załącznik 1. Regulamin rekrutacji i uczestnictwa w Centrum Kariery 50+ (wraz z załącznikami): wzór formularza zgłoszenia, wzór karty Oceny formalnej formularza zgłoszenia do CK 50+, wzór protokołu z czynności Komisji Rekrutacyjnej, wzór Umowy uczestnictwa w CK 50+ (wraz z oświadczeniem o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych), deklaracja bezstronności i poufności. 22

23 2. Opracowanie Bilansu Kompetencji (krok 3) Etap ten polega na rozpoczęciu procesu badania kompetencji pracownika w wieku powyżej 50 lat zgodnie z Metodologią tworzenia Bilansu Kompetencji z wykorzystaniem TKO i docelowo opracowaniu przez doradcę zawodowego indywidualnego dokumentu BK. Szczegółowy opis metodologii BK oraz zastosowania TKO i interpretacji wyników znajduje się w załączniku 2 i załączniku 3. Tworzenie BK odbywa się podczas sześciogodzinnych konsultacji realizowanych w trybie 3 spotkań, w których przeprowadza się między innymi badanie TKO. Badanie TKO może się odbyć zarówno w warunkach indywidualnych, jak i grupowych. Badanie TKO jest wykonywane w CK 50+ przez odpowiednio przygotowanych i przeszkolonych doradców zawodowych. Badana osoba wypełnia test za pomocą programu komputerowego. Wypełnienie TKO jest elementem tworzenia indywidualnego Bilansu Kompetencji i opracowania indywidualnego planu rozwoju klienta. Doradca zawodowy musi być obecny podczas wypełniania testu. Zarówno w warunkach indywidualnych, jak i grupowych konieczne jest zapewnienie badanym komfortowych, niezakłócających warunków wypełniania testu. Warunki te obejmują: odpowiednio przystosowane pomieszczenia, wyeliminowanie obecności osób trzecich, zapewnienie stałego dostępu do pomocy osoby przeprowadzającej badanie, zapewnienie przekazania przez osobę przeprowadzającą badanie informacji wprowadzającej do badania. Czas na wypełnienie testu jest nieograniczony. Proces poradnictwa zawodowego w CK 50+ zakłada stosowanie metodologii Bilansu Kompetencji (obejmującego także, oprócz badania TKO, wywiad zawodowy, ustalenie dorobku zawodowego klienta: jego kwalifikacji, doświadczeń zawodowych, osiągnięć zawodowych). Ostatecznym efektem pracy doradcy korzystającego z wyników uzyskanych przez uczestnika w ramach badania TKO (a także sugerowanych narzędzi dodatkowych) jest opracowanie indywidualnego dokumentu Bilansu Kompetencji i zaplanowanie, wspólnie z klientem, działań rozwojowych umożliwiających realizację przyjętych celów zawodowych i rozwojowych. Indywidualny plan rozwojowy formalnie staje się rekomendacjami, które stanowią podstawę do rozpoczęcia kolejnego etapu wsparcia i korzystania z usług pozostających do dyspozycji w ramach Talonu Kariery. Na tym etapie ważna jest współpraca i konsultacje doradcy zawodowego oraz koordynatora CK 50+ w zakresie ustaleń dotyczących możliwości organizacyjnych i finansowych związanych z wykorzystaniem środków dostępnych w ramach TK. Ze względu na indywidualne potrzeby uczestników (np. skutkujące niewykorzystaniem 23

24 przez niektóre osoby całej kwoty Talonu) istnieje możliwość elastycznego modyfikowania przyznanych środków finansowych zgodnie z rekomendowanymi przez doradcę zawodowego usługami i formami wsparcia, przekraczającymi w niektórych przypadkach standardową wysokość Talonu. Takie działania wymagają stałego kontrolowania możliwości wynikających z planu finansowego CK 50+. Aby przebieg procesu doradztwa, pozwalającego na lepsze zagospodarowanie czasu pracy doradców w CK 50+, był sprawnie organizowany, zaleca się stosowanie grafiku konsultacji. Na tym etapie prac powinno się wykorzystać następujące dokumenty: Załącznik 2. Podręcznik Metodologia Tworzenia Bilansu Kompetencji, Załącznik 3. Podręcznik Test Kompetencji Ogólnych. Z powodu ich obszerności stanowią one odrębne materiały. 24

25 3. Ustalenie planu rozwojowego klienta (krok 4) Na podstawie opracowanego BK i zawartych w nim rekomendacji personel CK 50+ planuje realizację wskazanych form wsparcia uczestnika. Ustala się z klientem przebieg konsultacji specjalistycznych oraz harmonogram realizacji poszczególnych usług aktywizacyjnych. Zakres usług w ramach planu rozwoju zawodowego obejmuje: 1. Treningi rozwoju osobistego w zakresie: komunikowania się. Główne zagadnienia szkoleniowe to: style porozumiewania się, język werbalny i pozawerbalny, techniki nawiązywania kontaktu, rodzaje barier komunikacyjnych i sposoby ich pokonywania, wystąpienia publiczne, przekonywanie i perswazja, asertywność. Główne zagadnienia szkoleniowe to: postawy i zachowania asertywne, radzenie sobie z nieśmiałością i w sytuacjach konfliktowych, śmiałe wyrażanie własnych opinii, obrona własnego zdania, twórcze myślenie. Główne zagadnienia szkoleniowe to: techniki kreatywnego myślenia, mind mapping, wykorzystywanie wyobraźni w rozwiązywaniu problemów. 2. Szkolenia zawodowe doskonalące lub uzupełniające umiejętności i wiedzę zawodową 1 Najczęściej występującymi potrzebami szkoleniowymi w grupie pracowników powyżej 50 lat są szkolenia: a) komputerowe związane z nabyciem lub doskonaleniem umiejętności w zakresie obsługi komputera, użytkowania specjalistycznych programów oraz wykorzystywania Internetu, b) w zakresie księgowości, finansów, przepisów podatkowych, c) sprzedażowo-handlowe dotyczące między innymi technik obsługi klienta, efektywnej sprzedaży oraz promocji i prezentacji towarów. 1 W wynikach badań wśród pracowników i pracodawców wskazuje się na zróżnicowane potrzeby szkoleniowe zgłaszane zarówno przez samych pracodawców, jak i pracowników w wieku powyżej 50 lat. Wśród najważniejszych tematów wymienia się informatykę i wykorzystanie komputerów, języki obce, rozwój osobowościowy i kariery zawodowej, rachunkowość. Często pojawiają się odmienne preferencje obu grup respondentów dotyczące tematyki. Ostateczny dobór tematyki szkoleń stanowi konsekwencję wyników badań na podstawie Bilansu Kompetencji, dlatego trudno dokładnie wskazać, jaka jest ostateczna struktura szkoleń. Działalność szkoleniową CK 50+ musi cechować elastyczność w doborze tematów, ale także racjonalność pod kątem potrzeb lokalnego rynku oraz możliwości finansowania usługi we względu na wartość Talonu Kariery. 25

26 3. Szkolenia w zakresie przedsiębiorczości i prowadzenia własnej działalności gospodarczej oraz inne szkolenia wynikające z potrzeb rozwojowych zawartych w indywidualnym dokumencie BK. 4. Konsultacje Zakres konsultacji na rzecz pracowników powyżej 50 lat realizowanych w ramach działalności CK 50+ obejmuje następujące dziedziny: a) rynek pracy funkcjonowanie lokalnych i regionalnych instytucji rynku pracy oraz usługi przez nie świadczone, trendy zatrudnienia, zawody nadwyżkowe i deficytowe, zapotrzebowanie gospodarki na kwalifikacje i kompetencje zawodowe; zakłada się, że jeden uczestnik może skorzystać z maksymalnie 3 godzin konsultacji w tym zakresie, b) zagadnienia prawne dotyczące problematyki zatrudnienia związane z prawami i obowiązkami pracownika, zasadami i normami regulującymi stosunki pracy, elastyczne formy zatrudnienia, ogólne zagadnienia związane ze stosowaniem i interpretacją przepisów Kodeksu Pracy; zakłada się, że jeden uczestnik może skorzystać maksymalnie z 3 godzin konsultacji w tym zakresie, c) profilaktyka zdrowotna konsultacje specjalistów z zakresu dietetyki, psychologii, gerontologii, fizjoterapii wspomagające utrzymanie aktywności ruchowej i dobrej kondycji psychofizycznej, profilaktyka przedwczesnej utraty aktywności zawodowej wykluczającej z życia zawodowego i społecznego, wsparcie psychologiczne; zakłada się, że jeden uczestnik może skorzystać z maksymalnie 3 godzin konsultacji w ramach jednej specjalności. Na tym etapie uczestnictwa w CK 50+ produkt pośredni w postaci Talonu Kariery znajduje zastosowanie. Talon Kariery to instrument finansowy, który jest konsekwencją umowy zawartej w kroku 2. pomiędzy uczestnikiem (pracownikiem powyżej 50 lat) a instytucją świadczącą usługi w ramach CK 50+. Z treści tej umowy wynikają prawa do uzyskania różnych form wsparcia oraz zobowiązania uczestnika do stosowania się do zasad i warunków związanych z korzystaniem z bezpłatnych usług aktywizacyjnych. Talon Kariery kompleksowo ujmuje informacje o zakresie udzielonego wsparcia, na ich podstawie można na każdym etapie procesu wsparcia dokonać oceny przebiegu procesu aktywizacji uczestnika oraz rozliczyć stan wykorzystania Talonu Kariery. Na rycinie 3 zaprezentowano ideę funkcjonowania Talonu Kariery. 26

27 Rycina 3. Sposób funkcjonowania Talonu Kariery (TK) w Centrum Kariery 50+ (CK 50+) Koordynator ds. obsługi CK 50+ Przyznanie TK Założenie Karty Usług Klienta Doradca zawodowy Rekomendacje wynikające z Bilansu Kompetencji Klient/usługodawca Realizacja usług, potwierdzenie wykonania usługi w Karcie Usług Klienta przez klienta i realizatora Koordynator ds. Obsług CK 50+ Ewidencjonowanie, dokumentowanie realizacji TK Cykliczna weryfikacja wykorzystania TK Raport do kierownika CK 50+ Specjalista ds. rozliczeń Rozliczenia z dostawcami usług Kierownik CK 50+ Ocena stanu wykorzystania TK Ewentualne decyzje dotyczące zmian w Karcie Usług Klienta (zwiększenie bądź zmniejszenie zakresu usług przyznanych klientowi) Sprawozdawczość Źródło: opracowanie własne. Jednocześnie podczas przyznania TK oferuje się Kartę Usług Klienta (KUK). Zakres usług, z których na podstawie rekomendacji ma prawo skorzystać klient CK 50+, jest odzwierciedlony w KUK. Do niej zostaną wpisane szkolenia oraz wszystkie pozostałe usługi, z których skorzystał uczestnik. Kartę tę zakłada Koordynator ds. obsługi CK 50+. W KUK odnotowane są terminy i realizatorzy usług. Termin odbycia usługi jest w KUK potwierdzany podpisem przez usługodawcę lub realizatora usług oraz klienta CK 50. Rolą koordynatora jest regularny nadzór nad finansowym aspektem wsparcia wyrażający się dążeniem do utrzymania finansowania na poziomie nieprzekraczającym maksymalnej kwoty na 27

28 jednego uczestnika i jednoczesnym zapewnieniem wysokiej jakości merytorycznej rekomendowanych usług. W sytuacji gdy rekomendacje doradcy będą przekraczały możliwości finansowe wsparcia jednej osoby 2, Koordynator informuje o tym doradcę, który ma możliwość dokonania po uzgodnieniu z klientem modyfikacji dokumentu Bilansu Kompetencji. Po jego zmianie Koordynator uzgadnia ewentualną zmianę wysokości Talonu z Kierownikiem Centrum i dokonuje nowego wyboru szkolenia lub innych usług konsultacyjnych spełniających oczekiwania Uczestnika i możliwości finansowe CK 50+. W dokumencie TK (w wersji papierowej i elektronicznej, przechowywanym przez Koordynatora w siedzibie CK 50+), na podstawie zapisów w KUK oraz na podstawie innych dokumentów, potwierdzających skorzystanie z usługi (np. lista obecności na szkoleniu), zostaną odnotowane koszty usług, z których skorzystał klient. Rolą koordynatora jest cykliczne (wskazane co dwa miesiące) weryfikowanie i rozliczanie wartości usług, z których skorzystał klient CK 50+ i raportowanie bieżącego stanu do Kierownika Centrum. Kierownik CK 50+ monitoruje cały budżet i decyduje o ewentualnych zmianach jednostkowego Talonu Kariery zgodnie z potrzebami uczestnika i możliwościami finansowymi CK Zadaniem personelu CK 50+ jest dokonywanie szacunków i właściwego planowania finansowego realizowanych usług, zgodnie z ogólnym budżetem środków przeznaczonych na działalność CK 50+ (całościowa wartość Talonów Kariery dla wszystkich uczestników CK 50+). Na tym etapie prac powinno się wykorzystać następujące dokumenty: Załącznik 4. Talon Kariery, Załącznik 5. Umowa o udzielenie wsparcia szkoleniowego w projekcie, Załącznik 6. Karta Usług Klienta, Załącznik 7. Programy treningu rozwoju osobistego: a) Twórcze myślenie, b) Asertywność i radzenie sobie ze stresem, c) Komunikowanie się i autoprezentacja. 2 O poziomie cen usług CK 50+ oraz wysokości TK i możliwościach finansowych CK 50+ doradcy zawodowi także zostaną poinformowani odpowiednio wcześniej, przed sformułowaniem rekomendacji, po to by możliwie najlepiej wyczerpać kwotę przypadająca na jednego klienta. 3 Jednostkowa średnia wartość TK wynosi około 2500 PLN. Ze względu na indywidualny, zróżnicowany zakres potrzeb rozwojowych uczestników CK 50+ wartość Talonu Kariery może się wahać między PLN brutto. 28

29 4. Realizacja usług wynikających z Bilansu Kompetencji i monitoring (krok 5) Pracownicy CK 50+ na podstawie wskazań i rekomendacji wynikających z Bilansu Kompetencji podejmują działania związane z kierowaniem klienta i ustaleniem grafiku terminów udziału w kolejnych działaniach aktywizacyjnych: treningach, szkoleniach lub specjalistycznych konsultacjach. Zarówno usługi szkoleniowe, jak i doradcze powinny być zróżnicowane pod względem treści ze względu na potrzebę dostosowania ich do indywidualnych potrzeb klienta. Organizacja szkoleń zawodowych spełniających wymagania Uczestników będzie się wiązała z koniecznością przeprowadzenia analizy rynku usług szkoleniowych. W wyniku analizy zostanie określony realizator szkolenia oraz będą ustalone: docelowy program szkolenia, harmonogram i warunki organizacyjne, materiały szkoleniowe oraz koszt szkolenia. Po zbadaniu potrzeb szkoleniowych uczestnika (np. w wyniku przeprowadzenia testu wiedzy poprzedzającego szkolenie, mającego na celu ustalenie poziomu wiedzy i umiejętności) nastąpi zawarcie umowy szkoleniowej z instytucją zewnętrzną, jeśli takiego szkolenia nie oferuje instytucja, która wdrożyła Model. Zawarcie umowy między CK 50+ a instytucją szkoleniową poprzedza zawarcie umowy o wsparcie szkoleniowe między CK 50+ a uczestnikiem CK 50+. Usługa szkoleniowa może być świadczona w siedzibie lub poza instytucją wdrażającą Model, w firmach szkoleniowych, które oferują pożądane szkolenia. Instytucja realizująca usługę szkoleniową powinna mieć odpowiednie zaplecze szkoleniowe i metodyczne, spełniające wymogi jakości, oraz być zarejestrowana w Rejestrze Instytucji Szkoleniowych (RIS). Usługi doradztwa kariery i konsultacje specjalistyczne powinny być świadczone w instytucji wdrażającej Model (zakłada się, że instytucja ma odpowiednie zaplecze spełniające wymogi jakości usług). Skorzystanie z usług szkoleniowych i doradczych powinno być odnotowane zarówno w Karcie Usług Klienta, jak i Talonie Kariery. Aby zachować lepszą kontrolę na przebiegiem procesu świadczenia usług, rekomenduje się także zastosowanie grafiku pracy doradcy i pozostałych konsultantów. Świadczeniu usług CK 50+ muszą też towarzyszyć kontrola i ewaluacja, realizowane głównie przez ankiety monitoringowe, na których podstawie przeprowadza się: test wiedzy na początku szkolenia w celu ustalenia właściwego poziomu merytorycznego szkolenia, 29