DUK Protokół

Transkrypt

1 DUK Protokół kontroli przeprowadzonej w Niepublicznym Żłobku Baby-Vip w Tychach w dniach od r. do r. przez mgr Dorotę Rusin oraz mgr Annę Wardzińską, inspektorów Wydziału Kontroli Urzędu Miasta Tychy na podstawie upoważnienia nr DUK z dnia r. wydanego przez Prezydenta Miasta Tychy. Zakres kontroli: Kontrola prawidłowości pobranej dotacji za okres od maja 2014 r. do dnia kontroli oraz właściwego wydatkowania środków z otrzymanej dotacji w 2014 r. 1. Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli Ustawa z dnia r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1457), Ustawa z dnia r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.), Regulamin przeprowadzenia kontroli przez pracowników Wydziału Kontroli Urzędu Miasta Tychy, stanowiący załącznik do Zarządzenia Prezydenta Miasta Tychy nr 0151/776/10 z dnia r. 2. Dane identyfikujące jednostkę 2.1. Podstawa prawna funkcjonowania jednostki: Ustawa z dnia r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (t.j. Dz.U. z 2013 poz. 1457), Ustawa z dnia r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 672 z późń. zm.), Statut obowiązujący w placówce w kontrolowanym okresie Organizacja, przedmiot i zakres działania kontrolowanej jednostki: Zgodnie z statutem obowiązującym w kontrolowanej placówce celem żłobka jest: Zapewnienie dzieciom warunków pobytu jak najbardziej zbliżonych do warunków domowych, Prowadzenie zajęć edukacyjnych przez zabawę z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb i możliwości dziecka, Zapewnienie dziecku właściwej opieki pielęgnacyjnej, 1

2 Prowadzenie zajęć opiekuńczo wychowawczych dostosowanych do wieku dziecka, Zapewnienie dziecku warunków pełnego bezpieczeństwa, Prowadzenie żywienia dziecka zgodnie z normami, Współpraca z rodzicami dziecka. Żłobek funkcjonuje przez cały rok kalendarzowy z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy. Rekrutację prowadzi się przez cały rok. Żłobek działa na zasadzie ogólnej dostępności Kierownictwo jednostki: Małgorzata Kokot Prowadząca Niepubliczny Żłobek Baby-Vip 3. Dokumentacja poddana kontroli Statut i Regulamin Żłobka Baby Vip, Dzienniki obecności dzieci w Żłobku, Umowy zawarte z rodzicami dzieci objętych opieką w Żłobku, na które pobierana byłą dotacja z UM Tychy, Dokumentacja potwierdzająca wpłaty rodziców tytułem opłaty za pobyt dziecka w Żłobku: wyciągi bankowe, dowody kasowe KP, paragony fiskalne Faktury dot. wydatków regulowanych ze środków pochodzących z dotacji, Listy dzieci zapisanych do Żłobka na ostatni dzień danego miesiąca w okresie objętym kontrolą. 4. Ustalenia kontroli 4.1. Kontrola w zakresie prawidłowości pobranej dotacji za okres od maja 2014 r. do lutego 2015 r. Na podstawie art. 60 ustawy z dnia r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz.U. z 2013 r.,poz.1457), art ustawy z dnia r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.), uchwały Nr XII/231/11 Rady Miasta Tychy z dnia r. w sprawie wysokości i zasad ustalania dotacji celowej dla podmiotów prowadzących żłobki lub kluby dziecięce na terenie Miasta Tychy (wraz z uchwałami zmieniającymi Nr XXXVI/739/13 z dnia r. oraz NR XLIII/878/14 z dnia r.) prowadząca Niepubliczny Żłobek Baby Vip dwukrotnie zawarła z Miastem Tychy umowę w sprawie udzielenia dotacji celowej na częściowe pokrycie kosztów pobytu dzieci w prowadzonej przez nią placówce tj. 2 maja 2014 r. (umowa Nr SWZ ) oraz 2 stycznia 2015 r. (umowa Nr SWZ ). 2

3 W myśl zapisów umowy nr SWA z dnia r. oraz nr SWZ z dnia r. w sprawie udzielenia dotacji celowej na częściowe pokrycie kosztów pobytu dzieci w żłobku Baby Vip zleceniodawca zobowiązuje się do przekazywania dotacji z dołu, w transzach miesięcznych w zależności od liczby dzieci zapisanych na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego przekazanie transzy, na wniosek złożony przez zleceniobiorcę. Do wniosku zleceniobiorca zobowiązany jest załączyć listę dzieci zapisanych do żłobka na ostatni dzień miesiąca. Jak wynika z wyjaśnień złożonych kontrolującym przez właścicielkę placówki opłata stała za pobyt dziecka uiszczana była przez rodziców na dwa sposoby: przelewem na rachunek bankowy bądź gotówką w siedzibie placówki. W okresie od maja 2014 r. do końca września 2014 r. rodzicom wpłacającym gotówkę wydawano potwierdzenie uiszczenia opłaty w postaci dowodu kasowego KP. Od października 2014 r. druki KP zostały zastąpione wydrukiem z kasy fiskalnej na podstawie którego nie można dokonać identyfikacji osoby wpłacającej. Dopiero od stycznia 2015 r. paragony fiskalne dodatkowo są odręcznie opisywane w celu identyfikacji osoby dokonującej opłaty. Sprawdzeniu poddano listy załączane do wniosków o wypłatę transzy złożone przez właścicielkę żłobka w okresie od maja 2014 r. do lutego 2015 r. w konfrontacji z umowami zawartymi z rodzicami, dowodami wpłaty oraz dziennikami obecności dzieci w żłobku. W wyniku przeprowadzonej w tym zakresie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: Dla dziecka wykazanego w pozycji nr 6 wniosku z dnia r. o wypłatę transzy dotacji za miesiąc maj 2014 r. nie przedłożono do kontroli dokumentu potwierdzającego uiszczenie przez rodziców opłaty za pobyt dziecka w żłobku, Zgodnie ze statutem żłobka: Przyjęcie dziecka odbywa się na podstawie karty zgłoszenia wypełnionej i złożonej w placówce, oraz umowy o świadczeniu usługi opieki zawartej pomiędzy rodzicem (prawnym opiekunem dziecka), a właścicielem żłobka. We wniosku z dnia r. 3 o wypłatę transzy dotacji za miesiąc czerwiec 2014 r. wykazano w pozycji nr 25 dziecko, które zgodnie z umową przyjęto do żłobka od dnia r. Również od dnia r. zaznaczano obecności dziecka w wykazie znajdującym się w dzienniku zajęć. W związku z powyższym we wniosku z dnia r. o wypłatę transzy dotacji za miesiąc czerwiec 2014 r. niewłaściwie określono wysokość przysługującej transzy dotacji zawyżając jej wartość o 224 zł tj. kwotę dotacji przysługującą na jedno dziecko objęte opieką w placówce, W dniu r. właścicielka żłobka zawarła umowę na świadczenie opieki nad dzieckiem zameldowanym w Tychach z terminem obowiązywania od

4 r. do r. Z przedłożonego do kontroli wyciągu bankowego wynika, iż w dniu r. rodzice po raz ostatni uiścili opłatę stałą w kwocie 250 zł za pobyt dziecka w żłobku w miesiącu wrześniu. Ww. dziecka nie wykazano jednak na liście żadnego z dzienników zajęć prowadzonych w placówce od września do końca grudnia 2014 r. (w dzienniku obejmującym okres od maja do sierpnia 2014 r. dziecko wpisano pod numerem 13) oraz nie zostało ono uwzględnione we wniosku o wypłatę transzy dotacji za miesiąc wrzesień 2014 r., Weryfikacji poddano wyciąg bankowy z dnia r., zawierający kwotę 80 zł, dotyczącą zwrotu opłaty za niewykorzystane obiady przez dziecko w miesiącu 08/2014. Biorąc pod uwagę, iż dzienny koszt wyżywienia w placówce wynosi 8 zł, należy stwierdzić, iż dziecko było nieobecne w miesiącu sierpniu przez okres 10 dni. Natomiast zgodnie z danymi wynikającymi z dziennika obecności wynika, iż dziecko było nieobecne w miesiącu sierpniu 6 dni, Z przedłożonych kontrolującym dokumentów wynika, iż właścicielka placówki zawarła umowę ze rodzicami na świadczenie usług opiekuńczych nad dzieckiem. Umowa została zawarta do dnia r. Zgodnie z treścią umowy, strony ustaliły opłatę miesięczną w wysokości 350 zł, oraz koszty wyżywienia w kwocie 8 zł za dzień. W wyniku weryfikacji dokumentów dotyczących dokonywanych opłat przez opiekunów dziecka, stwierdzono, iż w okresie od maja do sierpnia 2014 r. dokonano następujących wpłat: 05/2014 wpłata przelewem bankowym w kwocie 470 zł, oraz wpłata gotówkowa na kwotę 250 zł (w treści nie określono przedmiotu opłaty i okresu, którego dotyczą), 06/2014 wpłata przelewem bankowym w wysokości 430 zł; 07/2014 brak wpłaty; 08/2014 wpłata przelewem bankowym w wysokości 120 zł. Ponadto, należy wskazać, iż dziecko zostało objęte dotacją celową na dofinansowanie kosztów pobytu dziecka udzieloną przez Urząd Miasta w Tychach w miesiącach od maja do sierpnia 2014 r. Zgodnie z treścią wynikającą z dziennika obecności dziecko uczęszczało do żłobka zarówno w miesiącu lipcu i sierpniu 2014 r. Prowadząca żłobek nie udzieliła kontrolującym wyjaśnień w zakresie ww. nieprawidłowości, W odniesieniu do ww. rozbieżności w różnych dokumentach stanowiących potwierdzenie uczęszczania dziecka do żłobka kontrolujące zwracają uwagę, iż należy rzetelnie sporządzać wszelką dokumentację, w sposób odzwierciedlający 4

5 stan faktyczny wobec faktu, że stanowi ona podstawę o ubieganie się udzielenie dotacji z budżetu miasta. Jak wynika z 3 pkt. 1 umowy nr SWZ zawartej w dniu r. pomiędzy Miastem Tychy, a prowadzącą Żłobek zleceniobiorca zobowiązuje się przekazać w 2015 r. dotację w wysokości 50 % kosztów pobytu dziecka w żłobku, maksymalnie 400,00 zł miesięcznie na każe dziecko, pod warunkiem uiszczenia pozostałych 50% kosztów przez rodziców (wyżywienie nie jest objęte współfinansowaniem przez zleceniobiorcę). Na podstawie dostępnej dokumentacji kontrolujące podjęły próbę weryfikacji wysokości opłaty stałej regulowanej przez rodziców, których dziecko wykazane zostało we wniosku o wypłatę transzy dotacji celowej w lutym 2015 r. Jak wynika z ww. wniosku według stanu na dzień r. w placówce zapisanych było 22 dzieci objętych dofinansowaniem. Wykazane dane zweryfikowano z wydrukami kasy fiskalnej opisanymi w sposób identyfikujący daną opłatę z nazwiskiem rodzica, który ją uiścił. W wyniku przeprowadzonej weryfikacji stwierdzono, iż rodzice dzieci wykazanych we wniosku faktycznie dokonywali opłat, jednak wysokość poszczególnych wpłat jest bardzo zróżnicowana. Z wyjaśnień udzielonych kontrolującym wynika, iż kwoty widniejące na paragonach fiskalnych zawierają opłatę stałą oraz opłatę za żywienie dziecka w żłobku. Sposób ich ewidencji nie pozwala jednak na zweryfikowanie jaka część kwoty widniejącej na paragonie dotyczy opłaty stałej, a jaka opłaty za żywienie. W związku z powyższym nie sposób określić, czy warunek określony w 3 pkt. 1 ww. umowy dot. konieczności uiszczania 50 % kosztów pobytu dziecka w żłobku przez rodziców został w miesiącu lutym 2015 r. spełniony. W wyniku weryfikacji dokumentu wniosek o wypłatę transzy z informacją o liczbie dzieci według stanu na dzień r., złożonego do Urzędu Miasta Tychy w dniu r. stwierdzono niezgodność danych w konfrontacji z treścią wynikającą z dzienników obecności dzieci prowadzonych w placówce, m.in. w następujących pozycjach: Lp. w dokumencie Ilość dni uczęszczania dziecka do żłobka w stosunku do wniosek o wypłatę dni roboczych transzy dane wg dokumentu dane wg dziennika złożonego do UM obecności 1 10/20 11/ /20 17/ /20 20/20 5

6 6 11/20 12/ /20 12/ /20 12/ /20 10/ /20 19/ /20 10/ /20 15/20 Podobne niezgodności stwierdzono, również we wniosku o wypłatę transzy złożonym do Urzędu Miasta w dniu r. z danymi co do liczby dzieci na dzień r. Należy wskazać, iż dane ujęte w ww. wnioskach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z dzienników obecności Kontrola w zakresie właściwego wydatkowania środków z dotacji otrzymanej w 2014 r. W toku czynności kontrolnych weryfikacji poddano faktury potwierdzające kwotę wydatków poniesionych przez jednostkę od maja 2014 r. do grudnia 2014 r., które zgodnie z wyjaśnieniami właścicielki żłobka finansowane były ze środków pochodzących z dotacji celowej na częściowe pokrycie kosztów pobytu dzieci w placówce udzielonej przez Miasto Tychy. Wydatki finansowane w ramach otrzymanej dotacji obejmują: Wynagrodzenia pracowników oraz składki na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy, Opłaty za media, Zakup pomocy dydaktycznych. Wydatki poniesione przez jednostkę w ww. okresie zgodnie z przedłożoną do kontroli dokumentacją tj.: zestawieniami wydatków z podziałem na miesiące, fakturami, wyciągami bankowymi oraz listami płac przedstawiają się następująco: Miesiąc Łączna wartość faktur finansowanych ze środków pochodzących z dotacji Kwota otrzymanej dotacji w rozbiciu na poszczególne miesiące Maj 2014 r , ,00 Czerwiec 2014 r , ,00 Lipiec 2014 r , ,00 Sierpień 2014 r , ,00 6

7 Wrzesień 2014 r , ,00 Październik 2014 r , ,00 Listopad 2014 r , ,00 Grudzień 2014r , ,00 SUMA: , ,00 RÓŻNICA : 350,50 W wyniku weryfikacji ww. dokumentów stwierdzono, iż faktura nr VAT 275/II/2014 z dnia r. o wartości zł została wykazana w zestawieniu w błędnej kwocie tj zł. Ponadto zapłata faktury w dniu r. również została zawyżona o kwotę 105 zł. W związku z powyższym faktyczna wartość poniesionych w sierpniu wydatków (potwierdzonych dokumentami źródłowymi) to 4 476,39 zł, a nie jak wyliczono w przedłożonym do kontroli zestawieniu 4 581,39 zł. W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono różnicę w kwocie 350,50 zł pomiędzy łączną wartością faktur finansowanych ze środków pochodzących z dotacji, a kwotą dotacji otrzymanej w 2014 r. Ze względu jednak na fakt, iż w pkt niniejszego protokołu stwierdzono, iż 224 zł to wartość dotacji pobranej w nadmiernej wysokości, to kwota 126,50 zł stanowi część dotacji niewykorzystanej do końca 2014 r. i nie zwróconej w wyznaczonym w umowie terminie. W związku z powyższym dotację: 1. pobraną w nadmiernej wysokości w kwocie 224 zł należy zwrócić w ciągu 15 dni od dnia podpisania niniejszego protokołu, 2. w kwocie 126,50 zł - niewykorzystaną do końca roku i niezwróconą w terminie wyznaczonym w umowie tzn. do dnia 31 stycznia 2015 r. należy zwrócić wraz z należnymi odsetkami określonymi jak dla zaległości podatkowych począwszy od dnia następującego po upływie ww. terminu na rachunek bankowy Urzędu Miasta Tychy o nr Na powyższych ustaleniach protokół zakończono. Protokół składa się z 8 stron kolejno ponumerowanych i zaparafowanych przez osoby uczestniczące w postępowaniu kontrolnym. Niniejszy protokół podlega publikacji w wersji elektronicznej w Biuletynie Informacji Publicznej zgodnie z postanowieniami: - art. 6 ust. 1 pkt. 4 lit a) tiret drugie z zastrzeżeniem art. 8 ust. 5 ustawy 7

8 Powered by TCPDF ( z dnia r. o dostępie do informacji publicznej (j.t. Dz. U. z 2014 r., poz. 782 z późn. zm.) oraz - Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. z 2007 r. Nr 10, poz. 68). Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, które po uprzednim odczytaniu podpisano. Jeden egzemplarz protokołu pozostawiono w kontrolowanej jednostce. 5. Pouczenie Właścicielka kontrolowanej placówki Pani Małgorzata Kokot została poinformowana o prawie do złożenia w ciągu 7 dni od daty podpisania niniejszego protokołu dodatkowych wyjaśnień i uwag, co do treści protokołu do Wydziału Kontroli Urzędu Miasta Tychy. Tychy, dnia r. Protokół podpisały następujące osoby: Lp. Imię i nazwisko Stanowisko 1. /-/ Małgorzata Kokot Prowadząca Niepubliczny Żłobek Baby Vip 3. /-/ Dorota Rusin Inspektor Wydziału Kontroli Urzędu Miasta Tychy 4. /-/ Anna Wardzińska Inspektor Wydziału Kontroli Urzędu Miasta Tychy 8