1. Firma Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Firmą Komadres - Rozwiązanie dla Zakładów Komunalnych 6

Transkrypt

1

2

3 Spis treści 1. Firma 3 2. Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Firmą Komadres - Rozwiązanie dla Zakładów Komunalnych Podsystem Zbyt Mediów ibok - Internetowe Biuro Obsługi Klienta System Informacji Przestrzennej (GIS) Mapa Cyfrowa Podsystem Finanse i Księgowość Podsystem Obsługa Budżetu Podsystem Logistyka Podsystem Ewidencja Majątku Podsystem Kadry i Płace Obieg dokumentów - kontrola realizacji spraw Środowisko Pracy Komadres Platforma Sprzętowo Systemowa Usługi Tworzenie Oprogramowania Konsulting i Doradztwo Audyt Systemów Komputerowych Wdrożenie i Szkolenie Nadzór Autorski po Wdrożeniu Oprogramowania Referencje 29

4 2 / 34

5 1. Firma Przedsiębiorstwo Informatyki ETOB-RES Sp. z o.o. powstało w listopadzie 1990 roku. Od początku swojej działalności ETOB-RES tworzyło i wdrażało oprogramowanie dla firm z różnych branż gospodarki takich jak: zakłady komunalne, przedsiębiorstwa energetyki cieplnej, spółdzielnie mieszkaniowe, jednostki budżetowe, przedsiębiorstwa produkcyjne oraz firmy budowlane. Od kilku lat firma nasza posiada w ofercie autorskie rozwiązanie jakim jest system klasy ERP Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Firmą Komadres. Dzisiaj ETOB-RES zatrudnia prawie 50 osób. Ma ugruntowaną pozycję na rynku wysokospecjalizowanych usług informatycznych. 12% 5% 50% 33% administracja projektanci / programiści wdrożeniowcy / serwis marketing / handel Nasi Klienci to firmy duże i małe o różnorodnym profilu działalności. Ich dynamiczny rozwój wymaga również od nas ciągłego doskonalenia produktów i podnoszenie jakości usług. Dlatego też, we wszystkich sferach naszej działalności staramy się spełniać najwyższe standardy jakościowe. Starania te znalazły odzwierciedlenie w licznych certyfikatach i nagrodach, jakie otrzymała nasza firma. 3 / 34

6 2. Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Firmą Komadres Przedsiębiorstwo Informatyki ETOB-RES Sp. z o.o. w Rzeszowie wykorzystując swoją wieloletnią praktykę w tworzeniu aplikacji dla przedsiębiorstw oraz doświadczenie w kontaktach z użytkownikami naszych programów oferuje kompletną obsługę IT firmy. Obok oferowanego oprogramowania prowadzimy również usługi: projektowe, programistyczne, wdrożeniowe, instalacyjne, sieciowe oraz dostarczamy potrzebny sprzęt komputerowy. System Komadres Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Firmą Komadres spełniając wymagania europejskich standardów umożliwia kompleksowy wgląd w najbardziej aktualne dane firmy, przez co zapewnia efektywne zarządzanie jej zasobami oraz kontrolę zachodzących w niej procesów. Jest systemem łatwym w obsłudze, w pełni zintegrowanym, pracującym z bazą danych MS SQL. Oprogramowanie umożliwia pracę wielostanowiskową, w tym w sieci rozproszonej. Jest systemem na miarę każdej firmy, rozwija się razem z nią, dostosowując się do zmian organizacyjnych czy profilu działalności. Dane do systemu wprowadzane są jeden raz, ich dostępność oraz skutki w pozostałych obszarach systemu są natychmiastowe. Dane w systemie zapamiętane są z uwzględnieniem chronologii, tj. wprowadzone zmiany nie zacierają poprzednich wartości, ale ustalają datę ich obowiązywania, pozostawiając je w bazach. Oprogramowanie wykorzystuje tzw. technikę drill-down umożliwiającą szybkie dotarcie do dokumentu źródłowego z poziomu wysokozagregowanych danych syntetycznych. Oprogramowanie posiada elastyczny, wielopoziomowy system uprawnień pozwalający ograniczać dostęp do jego funkcji oraz poufnych danych. Pozwala na bieżąco śledzić i analizować kształtowanie się wielkości przychodów, kosztów i wyniku przedsiębiorstwa. Pozwala prowadzić budżetowanie i rozliczanie przedsięwzięć, gromadzić przychody i koszty na centra zysków i miejsca powstawania kosztów. Umożliwia prowadzenie analiz ekonomicznych i finansowych z działalności przedsiębiorstwa. Posiada interfejsy do współpracy z rozpowszechnionymi aplikacjami biurowymi. 4 / 34

7 Oprogramowanie zostało podzielone na kilka kategorii w zależności od specyfiki firmy, w której miałoby pracować. Strukturę oferowanych systemów ilustruje poniższy rysunek. 5 / 34

8 2.1. Komadres - Rozwiązanie dla Zakładów Komunalnych Rozwiązania informatyczne przeznaczone dla obsługi przedsiębiorstw i zakładów komunalnych oparte są na Zintegrowanym Systemie Zarządzania Komadres. System dostosowany jest do specyfiki działania tych firm poprzez integrację podsystemu Zbyt Mediów, zawierającego wymagane dla zakładów komunalnych specjalistyczne funkcjonalności, z pozostałymi podsystemami. System gwarantuje m.in. natychmiastowy dostęp do informacji o odbiorcach, strukturze sieci oraz parametrach rozliczania. Automatycznie obsługuje cały proces sprzedaży od zawarcia umowy do wystawienia faktury zgodnie z zatwierdzoną taryfą oraz przyjętym sposobem rozliczania. Pełny zakres funkcjonalności Komadres obejmuje następujące podsystemy: Specjalistyczne: Zbyt Mediów (bilingi: wody, nieczystości stałych i płynnych oraz innych mediów, windykacja, struktura sieci) ibok - Internetowe Biuro Obsługi Klienta System Informacji Przestrzennej (GIS) - Mapa Cyfrowa Ogólnobiznesowe: Finanse i Księgowość Logistyka: Zakupy, Magazynowanie, Sprzedaż Ewidencja Majątku Kadry i Płace Dodatkowe: Obieg Informacji 6 / 34

9 Charakterystyka Podsystemów Komadres Podsystem Zbyt Mediów to: Ewidencja umów: Rejestracja umów medialnych odbiorców. Integracja z dowolnymi edytorami tekstu w zakresie tworzenia szablonów umów i edytowania ich treści. Możliwość operowania statusami umowy (przygotowana, wysłana, itp.) Powiązanie umowy z odbiorcą, punktem poboru i rodzajem rozliczanego medium. Historyczne przechowywanie informacji o umowach i aneksach. Automatyczne wpisywanie numeru umowy na fakturze sprzedaży. Struktura sieci: Elastyczny opis struktury sieci odbioru mediów, możliwość definiowania dla jednego kontrahenta wielu punktów poboru z wieloma licznikami. Definiowanie mieszanej struktury odliczników: ryczałtów jako podliczników i odwrotnie, brak ograniczeń na ilość podliczników, punkty wielolicznikowe oraz odliczniki do nich. Tworzenie punktów poboru na podstawie zdefiniowanych szablonów rozliczeń. Możliwość prowadzenia rozliczeń sezonowych. Okresowe rozliczanie punktów poboru z zapamiętaniem ewentualnych wymian liczników w terminie spoza okresu rozliczeniowego. Automatyczne uwzględnianie przy rozliczaniu: zamontowania, wymontowania, wymiany czy uszkodzenia licznika, zmiany taryfy czy zmiany cen, przejścia z rozliczenia licznikowego na ryczałt i odwrotnie. Przechowywanie historii zmian danych mogących wpłynąć na rozliczanie. Trasy i listy odczytowe: Tworzenie tras i harmonogramów oraz list odczytowych dla inkasentów. Rejestracja odczytów prowadzona standardowo lub za pomocą przenośnych urządzeń (PSION). Ewidencja odczytów na komputerach przenośnych z kontrolą spodziewanego odczytu. Możliwość poprawy wykonanego odczytu wraz z ponownym wydrukiem faktury. Możliwość prowadzenia pełnego raportu kasowego przez inkasenta z możliwością zapłat za faktury wcześniej wystawione. Fakturowanie: Generowanie faktur, korekt do nich. Możliwość konfigurowania wizualizacji faktury do pliku formatu RTF. Numeracja faktur w układzie rocznym lub miesięcznym. 7 / 34

10 Możliwość wieloczłonowego sposobu numeracji faktur. Możliwość wystawiania faktur uwzględniających dopłaty gminy. Definiowanie przez użytkownika dowolnych składników taryf - stałych i zmiennych (np. opłata abonamentowa, opłata za odczyt i inne). Możliwość naliczania dowolnej ilości opłat dla punktu poboru i dla odbiorcy. Indywidualne ceny tego samego medium dla różnych odbiorców w ujęciu historycznym. Automatyczne rozliczenie skutków zmiany ceny w trakcie okresu rozliczeniowego bez konieczności wykonania odczytu. Rozliczanie zużycia wg stanu licznika z uwzględnieniem ryczałtów, średnich zużyć, podziału, zużyć według dowolnych kryteriów itp. Naliczanie zużyć średnich oraz szacunkowych. Analiza odchyleń wskazań liczników od średnich zużyć z zadanych okresów. Automatyczne rozliczanie przedpłat i nadpłat, Dołączanie do faktur informacji o zaległościach płatniczych i nadpłatach. Poprawa zużycia w naliczeniach zafakturowanych wywołuje rejestrację korekty dokumentu sprzedaży. Analiza kompletności odczytów i fakturowania. Generowanie na jednej fakturze wszystkich usług dotyczących określonego odbiorcy, możliwość definiowania łącznego fakturowania punktów poboru. Możliwość rozliczania zaliczkowego odbiorcy. Możliwość wystawiania wielu faktur dla jednego odbiorcy. Automatyczna dekretacja dokumentów. Raporty, zestawienia: Możliwość tworzenia zbiorczych zestawień sprzedaży mediów w ujęciu ilościowym i wartościowym w wymaganym okresie, z określonego rejonu lub dla określonej grupy odbiorców. Standardowe zestawienia i raporty. Przegląd wygenerowanych dokumentów. Wydruki: graficzne, do PDF, tekstowe, do MS EXCEL i raporty DX Gospodarka licznikowa: Ewidencja techniczna liczników własnych i powierzonych. Historyczne przechowywanie informacji o montażach, naprawach i legalizacjach liczników (kontrola terminów legalizacji). Informacja o miejscu instalacji wodomierza. Prowadzenie historii wodomierzy. Fakturowanie w systemie książeczkowym Obsługa systemu książeczkowego: generowanie automatyczne z możliwością określenia ilości rat/faktur/naliczeń. Możliwość anulowania rat z wygenerowanej książeczki. Wydruk książeczek: tekstowy lub graficzny. 8 / 34

11 Możliwość generowania książeczek na przełomie roku. Rozliczanie książeczek, możliwość wcześniejszego rozliczenia książeczek. efaktury: Możliwość zapisania faktury sprzedaży w formacie pdf i wysłanie jej e- mailem. Wygląd faktury definiowany przez formularze zewnętrzne. Obsługa podpisu elektronicznego. e-archiwum umożliwia: Przechowywanie kopii faktur sprzedaży w formie elektronicznej (format pdf), Podgląd zawartości dokumentu, Szybkie wyszukiwanie i sortowanie dokumentów według podanych kryteriów, Wydruk dokumentu: duplikatu lub kopii, Zarządzanie uprawnieniami użytkowników. Rozliczenia masowe: kody kreskowe, konta wirtualne, KTR, Możliwość nadruku kodów kreskowych na: fakturach sprzedaży, poleceniach zapłaty, przelewach bankowych. Rejestracja zapłat przy pomocy kodów kreskowych w kasie i w raporcie bankowym. Możliwość wystawiania faktur z uwzględnieniem rozliczeń masowych (kont wirtualnych) z dowolnym bankiem. Rejestracja wpłat bankowych z uwzględnieniem płatności masowych. Obsługa KTR. Zewnętrzne systemy odczytujące: Integracja z zewnętrznymi systemami odczytującymi radiodczyty na komputerach przenośnych typu PSION. Wniosek taryfowy: Automaty przeksięgowujące koszty. Możliwość przesłania wniosku taryfowego do Excela. Wydruk wniosku taryfowego. Fakturowanie usług na komputerach przenośnych: Obsługa tras odczytowych. Rejestracja odczytów. Kontrola spodziewanego odczytu. Wystawianie i wydruk faktur. Możliwość dołączenia do wydruku faktury informacji o niezapłaconych należnościach, odsetkach, nadpłatach. Rejestracja wpłat dokonanych u inkasenta. 9 / 34

12 ibok - Internetowe Biuro Obsługi Klienta: Użytkownik serwisu ma możliwość m. in.: Przeglądania własnych rozrachunków - możliwość obejrzenia szczegółów dokumentów, pozycji, wartości, ewentualnych odsetek czy nadpłat, Podglądu każdego, własnego naliczenia zarejestrowanego w systemie, Zarządzania danymi teleadresowymi swojego konta ibok, Przeglądania wprowadzonych stanów liczników, zgłoszenia nowego odczytu, Pobierania odpowiednich formularzy i dokumentów oraz aktualnych informacji, udostępnianych przez zakład komunalny, Zgłoszenie awarii, reklamacji lub wniosku z możliwością wybrania kategorii-zgłoszenie jest przesyłane do podsystemu obieg spraw i dokumentów, Przeglądania informacji na temat zawartych umów, Odczytywania komunikatów od zakładu komunalnego. Administrowanie systemem ibok odbywa się również poprzez sieć Internet lub poprzez lokalną sieć Intranet. Administrator serwisu ma możliwość: Zarządzania użytkownikami, Zarządzania zawartością strony (treść wysyłanych automatycznie i, regulamin, pomoc itp), Zarządzania komunikatami treść oraz daty publikacji, Konfigurowania danych wymaganych do rejestracji użytkownika, Konfigurowania maksymalnych odchyleń wprowadzanych przez użytkowników odczytów licznikowych, Zarządzania tytułami prezentowanych dokumentów rozrachunkowych, Zarządzania formularzami i dokumentami publikowanymi na stronie aplikacji. Integracja z GIS: Rozszerzenie ewidencji miejsc poboru o ich prezentację przestrzenną na mapie cyfrowej. Uszczegółowienie informacji opisowej o wartości techniczne wynikające z mapy cyfrowej. Tworzenie zestawień miejsc poboru względem parametrów przestrzennych zdefiniowanych z poziomu mapy cyfrowej (strefy, obszary zasilania, obszary zlewni itp.) Prezentacja grup miejsc poborów na mapie cyfrowej Wykonywanie analiz przestrzennych na wybranej grupie miejsc poborów. 10 / 34

13 System Informacji Przestrzennej (GIS) Mapa Cyfrowa Ewidencja Obiektów Branżowych Szczegółowa, zdefiniowana dla przedsiębiorstw branży komunalnej ewidencja elementów sieci wodociągowej, kanalizacyjnej. Zdefiniowane słowniki branżowe ułatwiające tworzenie dużych baz danych branżowych. Tworzenie relacji hierarchicznych obiektów mapowych (budynków) z miejscami poborów. Tworzenie relacji hierarchicznych obiektów mapowych (rur wodociągowych, zasuw, hydrantów, rur kanalizacyjnych, studzienek kanalizacyjnych itp.) z elementami kartoteki środków trwałych. Tworzenie relacji hierarchicznych pomiędzy logicznie połączonymi obiektami sieci wodociągowej, sieci kanalizacyjnej i ewidencja budynków (miejsc poboru). Wyszukiwanie elementów sieci po dowolnych parametrach jakościowych i ilościowych (typ, rodzaj, długość itp.). Manager Map Cyfrowych Obsługa cyfrowych map wektorowych i cyfrowych map rastrowych w najnowszych standardach baz danych graficznych. Wizualne zarządzanie zbiorem map wektorowych i rastrowych. Możliwości wersjonowania map. Resymbolizacja tematyczna map wektorowych wg kryteriów użytkownika. Obsługa przezroczystości i koloryzacji map rastrowych. Obsługa krajowych geodezyjnych układów odniesienie 2000, 65 i lokalnych. Kreator Obiektów Branżowych Definiowane dla branży wodociągowej i kanalizacyjnej narzędzia do nanoszenia na mapę cyfrową nowych obiektów. Wysoko zautomatyzowany proces wprowadzania danych. Zgodność z wytycznymi krajowych instrukcji geodezyjnych w zakresie tworzenia map cyfrowych. Możliwość edycji grupy obiektów o zbliżonych parametrach ilościowo, jakościowych. Manager Wydruku Druk w dowolnie wybranym przez użytkownika rozmiarze papieru, skali. Obsługa poziomej, pionowej orientacji papieru, wsparcie dla wydruków nieortogonalnych. Intuicyjny interface umożliwiający swobodne, precyzyjne określenie zakresu wydruku. Obsługa drukarek wielkoformatowych i ploterów. 11 / 34

14 Narzędzia Edycyjne Narzędzie do przestrzennego wyboru obiektów na mapie spełniających określone kryteria opisowe. Kryteria opisowe konstruowane są graficznie przez użytkownika systemu. Funkcja edycji opisów obiektów z poziomu mapy cyfrowej. Możliwość szybkiego odnajdywania grupy obiektów wyselekcjonowanych obiektów. Narzędzie do graficznego tworzenia relacji hierarchicznych pomiędzy obiektami branżowymi. Raporty i Zestawienia Raporty i zestawienia graficzno-opisowe importowane do MS EXCEL. Pełne wykorzystanie funkcjonalności tabel przestawnym MS EXCEL. Możliwość zachowania raportu jako załącznik do obiektu, którego raport dotyczy Podsystem Finanse i Księgowość to: Rejestracja dokumentów: Podstawowa ewidencja zdarzeń gospodarczych. Dowolna ilość lat obrotowych i otwartych okresów rozliczeniowych. Równoległa praca we wszystkich otwartych okresach. Korzystanie z dwóch różnych wersji planu kont na przełomie roku obrachunkowego. Dowolna, segmentowa i słownikowana struktura konta definiowana przez użytkownika. MPK, centra zysków, zadania/zlecenia, grupy taryfowe jako segmenty w planie kont. Obsługa kont pozabilansowych. Definiowanie rodzajów dokumentów: ich numeracji, dekretacji, sposobu wizualizacji. Możliwość wydruku dokumentów przy wykorzystaniu formularzy zewnętrznych. Możliwość tworzenia dokumentów zależnych. Automatyczna dekretacja rejestrowanych i wystawianych dokumentów księgowych. Kontrola kręgu kosztów i bilansowania się dowodów księgowych. Możliwość prowadzenia dzienników cząstkowych. Możliwość prowadzenia księgowości dla rozliczeń funduszy unijnych. Kasa, Banki: Obsługa przepływów pieniężnych. Obsługa wielu kas, również walutowych. Automatyczna dekretacja dokumentów KP i KW w momencie ich rejestracji. Wgląd w bieżący stan rozrachunków z kontrahentami i pracownikami. 12 / 34

15 Stan kasy i banku na dowolnie wybrany dzień. Możliwość wystawienia i zaksięgowania noty odsetkowej w kasie wraz z wpłatą główną. Rozliczanie delegacji i zaliczek. Wydruk raportów kasowych. Obsługa banków z wykorzystaniem dowolnego Home-Bankingu, dwukierunkowa obsługa Home-Bankingu. Automatyczna dekretacja dokumentów bankowych. Generowanie na dowolny dzień i konto bankowe paczek przelewów. Wydruk poleceń przelewu w dowolnych formatach. Możliwość tworzenia kilku raportów bankowych w tym samym banku na dany dzień. Zakup w koszty: Rejestrowanie faktur zakupowych (kosztowych). Kartoteka faktur zakupu. Automatyczna dekretacja dokumentów. Możliwość przeglądania cen zakupu wybranego towaru z okresu np. roku z wyznaczeniem ceny minimalnej i maksymalnej. Sprzedaż pozostała: Obsługa sprzedaży krajowej: faktury, paragony fiskalne. Fakturowanie usług w zakresie wydawania warunków technicznych, uzgadniania dokumentacji, odbiorów technicznych, itp. Fakturowanie dodatkowych usług świadczonych przez Zamawiającego (wynajem sprzętu, usługi obce budowlano-montażowe, diagnostyka sieci wod.- kan. i inne). Rozliczanie zaliczek. Prowadzenie sprzedaży w walucie krajowej i obcej. Analiza sprzedaży według dowolnych kryteriów. Kontrola stanu rozliczeń z kontrahentem w trakcie operacji sprzedaży. Automatyczne wystawianie dowodów kasowych przy zapłatach gotówkowych. Możliwość przeglądania obrotów z kontrahentem pod względem wartościowym i asortymentowym. Rejestry VAT: Rejestry VAT tworzone automatycznie na podstawie dokumentów zakupu i sprzedaży. Prowadzenie dowolnej ilości rejestrów sprzedaży i zakupu. Możliwość modyfikacji daty obowiązku podatkowego. Podsumowanie rejestrów i ich wydruki. Dekretacja deklaracji VAT 7. Księga główna, wydruki: Aktualny wynik finansowy firmy dostępny on-line. 13 / 34

16 Wykorzystanie tzw. techniki drill-down - możliwość dotarcia do dokumentu źródłowego z poziomu kont syntetycznych księgi głównej, a z poziomu dokumentu źródłowego - możliwość obejrzenia jego skutków w księdze głównej. Analiza kosztów: rodzajowych, operacyjnych, według miejsc powstawania. Analiza przychodów. Rozrachunki, windykacja należności: Prowadzenie rozrachunków dotyczących należności i zobowiązań. Automatyczne rozliczanie rozrachunków. Obsługa not odsetkowych, wezwań do zapłaty, potwierdzeń sald. Badanie struktury zadłużenia według dowolnych okresów przeterminowania. Obsługa różnych zapłat: pełne, częściowe, przedpłaty, kompensaty. Analiza rozrachunków na dowolny dzień, przedziały czasowe, wg terminów płatności, nieuregulowanych itp.. Sprawozdania podstawowe: Bilans. Rachunek zysków i strat (wariant porównawczy). Automaty rozliczające: Definiowanie przeksięgowań, rozdzielników kosztów, kalkulacji kosztów Automatyczne rozliczanie kosztów. Automatyczne przenoszenie bilansu otwarcia z bilansu zamknięcia roku poprzedniego. Generator sprawozdań dodatkowych: Możliwość definiowania pojęć ekonomicznych do wielokrotnego wykorzystania w analizach ekonomicznych i sprawozdaniach. Sprawozdawczość finansowa i skarbowa wraz z wydrukami niezbędnych formularzy. Tworzenie własnych, definiowalnych sprawozdań i zestawień. Analizy porównawcze, okresowe i wieloletnie. Możliwość wykorzystania gotowych szablonów sprawozdań: F01, RB28, DGI, CIT, Rachunek Zysków i Strat wariant kalkulacyjny i inne. Sprawozdania dodatkowe: F01 szablon, RB 30 szablon, DG1 szablon, CIT szablon, Rachunek Zysków i Strat, wariant kalkulacyjny szablon, Rachunek Przepływów szablon, Zestawienie Zmian w Kapitale Własnym szablon, Szablony innych sprawozdań. 14 / 34

17 Windykacja rozszerzona: sprawy sądowe, BIG: Obsługa spraw spornych z odbiorcami z podziałem na etapy postępowania. Wyliczanie rat spłat należności. Wnioski do BIG. Sporządzenie kartoteki dłużnika (wykaz niezapłaconych należności, wezwań, spraw sądowych, egzekucji, kosztów, ugody). Ewidencja sądów, komorników, spraw sądowych Podsystem Obsługa Budżetu to: Możliwość prowadzenia wielu planów wg. wymiarów ( rozdziały, paragrafy, zadania, jednostki organizacyjne itp.) Możliwość definiowania relacji między planami ( plan nadrzędny, plan podrzędny) Prowadzenie wielu wersji planów. Przypisanie statusu do wersji planu np.: zatwierdzony, w przygotowaniu. Możliwość prowadzenia planu w roku jak i miesiącu. Prowadzenie planów wieloletnich. Zmiana planu na podstawie dokumentu (decyzji). Operowanie statusami zmian: blokada, zmiana, niewygasające i wewnętrzne. Dekretacja dokumentów zmian. Wystawianie/rejestracja wniosków wydatkowych wprowadzających zaangażowanie, sprawdzanych z zatwierdzonym planem. Wystawianie/rejestracja wniosków bezumownych wprowadzających zaangażowanie, połączone z weryfikacją z zatwierdzonym planem. Wystawianie/rejestracja umów wydatkowych na podstawie wniosków wraz z aktualizacją zaangażowania, połączone z weryfikacją z zatwierdzonym planem. Wydruk wniosku i umowy wg formularzy zewnętrznych, przygotowanych w trakcie wdrożenia. Rejestracja faktur zakupu na podstawie umów wydatkowych. Monitorowanie stopnia realizacji umów wydatkowych. Monitorowanie przebiegu realizacji zatwierdzonej wersji planu na poziomie: zaangażowania, kosztów, wydatków itp. Możliwość dotarcia z planu do dokumentów źródłowych wykonania planu. Aktualizacja kwot planu na podstawie innego planu. Rozbudowany system praw. Wykorzystanie tabel przestawnych(excel) do analizy planów. 15 / 34

18 Podsystem Logistyka Zakupy, Magazynowanie, Sprzedaż: Ogólnosystemowa kartoteka kontrahentów. Automatyczna numeracja kontrahentów. Ogólnosystemowa kartoteka indeksowa. Ewidencja i podział materiałów według: PKWIU, CPV, SWW. Automatyczne rozliczanie zamówień i faktur zakupu. Rejestrowanie faktur zakupowych i dokumentów magazynowych (PZ) na podstawie zamówienia z automatyczną dekretacją do FK. Identyfikacja wewnętrznych podmiotów generujących potrzeby materiałowe. Zarządzanie stanami magazynowymi (stany minimalne, okres przechowywania). Wycena stanów magazynowych. Przeprowadzanie inwentaryzacji. Zestaw standardowych raportów i zestawień. Tworzenie rozdzielnika kosztów. Obsługa przetargów, zamówień i umów: Kartoteka: przetargów. Automatyczna numeracja umów i zamówień. Możliwość podpięcia umowy do przetargu. Powiązanie przetargu z umową, zamówieniem i fakturą zakupu. Rejestrowanie faktur zakupowych i dokumentów magazynowych (PZ) na podstawie zamówienia. Fakturowanie cykliczne sprzedaż usług powtarzalnych: Obsługa umów. Możliwość przeniesienia opisu pozycji z umowy do faktury. Fakturowanie usług powtarzalnych (cyklicznych) na podstawie obowiązującej umowy. Możliwość określenia terminu płatności podczas procesu fakturowania. Planowanie i rozliczanie prac budowlano-remontowych: Definiowanie przedsięwzięć jako zadań/zleceń budowlano-remontowych. Możliwość podzielenia przedsięwzięcia na etapy (planowanie i rozliczanie etapów). Przygotowanie nowego przedsięwzięcia na podstawie kosztorysu z zewnętrznego programu kosztorysującego (RODOS). Utworzenie planu kosztów przedsięwzięcia/budowy. Podgląd stanów magazynowych podczas analizy limitów wydań na przedsięwzięcia. Monitorowanie kosztów przedsięwzięcia//budowy. Analiza wydania z magazynu na zlecenie. Analiza zakupów bezpośrednio w koszty zlecenia. Analiza kosztów robocizny. Analiza kosztów sprzętu i transportu. 16 / 34

19 Tworzenie rozdzielników kosztów. Raportowanie odchyleń zużycia materiałów: odchylenia ilościowe - rozliczenie kierowników budów. Raportowanie odchyleń materiałów: odchylenia cenowe - rozliczenie zakupów działu zaopatrzenia. Analiza cen dla wskazanego materiału/indeksu, wspomaganie analizy kosztorysu oraz zakupów i ofert dostawców. Raportowanie odchyleń robocizny rozliczenie kierowników budów. Raport odchyleń robocizny odchylenie cenowe. Obsługa materiałów niewbudowanych Podsystem Ewidencja Majątku to: Ewidencja środków trwałych: Obsługa dokumentów: OT, LT, PT, MT z automatyczną dekretacją skutków księgowych dokumentów. Prowadzenie ewidencji środków zlikwidowanych. Podział amortyzacji na podatkową i bilansową. Automatyczne naliczanie amortyzacji. Automatyczna dekretacja. Ewidencja historii środka trwałego. Podział amortyzacji na wiele stanowisk kosztów. Wyliczanie amortyzacji dla środków zakupionych z dotacji unijnych. Symulacja amortyzacji na okresy przyszłe. Wyliczanie daty całkowitego umorzenia. Wydruk zestawień i raportów. Przeprowadzenie inwentaryzacji przy pomocy kodów kreskowych. Prowadzenie kartotek definiowalnych przez użytkownika składników środków trwałych. Integracja kartoteki środków trwałych z modułem GIS. Możliwość uzupełnienia danych środków trwałych o dane techniczne zgromadzone w systemie GIS. Export danych do Excela. Podatek od nieruchomości: Obsługa kartoteki podatkowej. Wydruk deklaracji. Automatyczna dekretacja skutków księgowych dokumentów. Ewidencja środków niskocennych - wyposażenia: Obsługa dokumentów: RW, LT, MM z automatyczną dekretacją skutków księgowych dokumentów. Prowadzenie kartotek środków niskocennych (również w wariancie ilościowym). Wydruk standardowych zestawień i raportów. Przeprowadzenie inwentaryzacji przy pomocy kodów kreskowych. Export danych do Excela. 17 / 34

20 Ewidencja odzieży roboczej: Prowadzenie ewidencji i wydań odzieży roboczej. Prowadzenie norm odzieży. Wydruk i export do Excela zapotrzebowania Podsystem Kadry i Płace to: Kartoteki kadrowe podstawowe: Opis struktury organizacyjnej firmy, jednostki organizacyjne w układzie hierarchicznym Kartoteka główna pracowników: dane identyfikacyjne: nazwisko, imiona, data i miejsce urodzenia, imiona rodziców, nazwisko rodowe, NIP, PESEL, informacje dotyczące ZUS i NFZ. - inne informacje: nr dowodu, paszportu, obywatelstwo, stan cywilny, adresy, telefony, urząd skarbowy, - zatrudnienie: nabór, data przyjęcia, zwolnienia, czas pracy, - staż pracy: daty stażu liczone do urlopu, jubileuszu, pracy w firmie, emerytury, okresy stażu, urlopy, - wykształcenie: ukończona szkoła, zawód, tytuł wyuczony. Ochrona danych osobowych zgodnie z ustawą. Informacje dotyczące przebiegu zatrudnienia: karta ewidencji czasu pracy, nieobecności, umowy o pracę, angaże, historia pracy, składniki stałe wynagrodzenia, stałe płacowe, świadczenia socjalne, badania okresowe. Definiowalne harmonogramy czasu pracy. Pisma kadrowe: Umowy, angaże, świadectwa pracy, wypowiedzenia, zaświadczenia o zatrudnieniu. Możliwość zdefiniowania dowolnych dodatkowych. Płace: Modyfikowalny przez użytkownika algorytm płacowy w skład, którego wchodzą: płaca zasadnicza, premie, godziny nadliczbowe, dodatki, urlopy wypoczynkowe, zaliczki, kary pieniężne, ubezpieczenia, spłaty pożyczek, składki ZUS. Obsługa świadczeń socjalnych. Rozliczanie umów cywilno-prawnych. Naliczanie wynagrodzeń za umowy z podatkiem ryczałtowym. Możliwość naliczenia wynagrodzeń członkom zarządu. Możliwość przygotowania więcej niż jednej listy płac w miesiącu. Możliwość wydruku list kopertowych dla pracowników. Przechowywanie listy płac przez dowolny okres. Prowadzenie kartoteki zasiłkowej, podatkowej, zarobkowej. Tworzenie rozdzielnika kosztów według ewidencji czasu na zlecenia, zdefiniowanych współczynników lub kwotowo. 18 / 34

21 Możliwość zadekretowania przeliczonej listy płac na kontach księgi głównej. Rozliczanie pracowników z Urzędem Skarbowym, ZUS. Export danych do programu Płatnik. Ewidencja wypłaconych zasiłków z ubezpieczenia chorobowego. Ewidencja wypłaconych zasiłków z budżetu Państwa. Przelewy bankowe dla pracowników z uwzględnieniem Homebankingu. Generowanie standardowych zestawień i raportów. Raporty i zestawienia: Deklaracje ZUS (RZA, RCA, RSA, DRA) Deklaracje podatkowe (PIT-11, PIT-40, PIT-8C, PIT-R, PIT-4R, PIT- 8AR). Kartoteki kadrowe dodatkowe: rodzinna, uprawnienia, szkolenia, wojsko, języki, BHP szkolenia, prace w warunkach szkodliwych, przebieg nauki szkoły, orzeczenia o niepełnosprawności, nagrody i odznaczenia, kary, warunki szczególne. Zmianowość - możliwość wygenerowania grafiku dla osób pracujących na zmianach w różnych układach, m.in. równoważny czas pracy lub praca ciągła w układzie trzyzmianowym czterobrygadowa. Obsługa PKZP, ZFM: Obsługa kasy zapomogowo-pożyczkowej oraz innych rodzajów pożyczek: ZFM, pożyczka budowlana, itp. Składka na PKZP i rata pożyczki potrącane automatycznie z wynagrodzenia. Rejestracja operacji takich jak: spłata pożyczki w kasie firmy, przeksięgowanie wkładów na zadłużenie, wypłata wkładów, itp. Stan wkładów PKZP i zadłużenie na poszczególnych rodzajach pożyczek można na bieżąco monitorować oraz wydrukować na liście płac pracownika. RCP- Rejestracja Czasu Pracy: Wczytywanie rejestracji z urządzeń zegarowych. Możliwość sprawdzenia i modyfikacji danych z urządzeń zegarowych. Wyliczenie czasu przepracowanego w danym dniu i przeniesienie informacji do karty ewidencji czasu pracy. Przeglądanie i wydruk bilansu czasu pracy. Sprawozdania dodatkowe: Rp7 GUS Z03 GUS Z06 19 / 34

22 Obieg Informacji to: Obieg dokumentów, kontrola realizacji spraw: Sprawna obsługa petenta szybkie odszukanie informacji o sprawach zainteresowanego wraz z wglądem w dokumenty związane z daną sprawą. Współpraca z MS Office automatyczne tworzenie druków dokumentów na podstawie szablonów, które mogą być modyfikowane przez użytkownika systemu. Możliwość definiowania nowych szablonów wydruków dokumentów. Rejestr historii przebiegu wszystkich spraw dotyczących kontrahenta. Ewidencja wszystkich dokumentów związanych z kontrahentem. Rejestracja wszystkich spraw przetwarzanych w Biurze Obsługi Klienta wraz z dokumentami ich dotyczącymi. Formalny zapis procedur organizacyjnych za pomocą obiegu spraw określenie czynności sekwencyjnych, równoległych i warunkowych, które muszą być zrealizowane wraz z określeniem komórki lub osoby odpowiedzialnej i terminu. Możliwość łatwego wyszukiwania spraw, które oczekują na realizację przez daną komórkę czy osobę. Automatyczne przesyłanie sprawy do następnych komórek, osób zgodnie z określonym dla sprawy obiegiem, w momencie zatwierdzenia w systemie realizacji danej czynności. Śledzenie obiegu każdej sprawy kontrola stanu realizacji oraz terminowości; możliwość wyszukiwania spraw zaległych. Sprawozdawczość syntetyczna pokazująca ilość i terminowość spraw poszczególnych rodzajów realizowanych w poszczególnych komórkach lub przez poszczególne osoby. Wewnętrzny komunikator dla użytkowników: Umożliwia wysyłanie wiadomości do osób pracujących w systemie Komadres. Umożliwia podejrzenie wiadomości wysłanych i odebranych z wybranym zakresem. Rodzaje wiadomości: Normalna Krytyczna wiadomość która powinna zawierać treść znaczącą dla użytkowników systemu (zaznaczona kolorem fioletowym). Zamknięcie systemu wiadomość informująca użytkowników o konieczności zamknięcia systemu Komadres (zaznaczona kolorem czerwonym). Wybieralny czas wyświetlenia wiadomości, natychmiastowy czyli informacja o wiadomości zostanie wyświetlona w chwili sprawdzenia poczty lub wiadomość zostanie wyświetlona podczas startu systemu. W chwili pojawienia się nowej wiadomości w menu pojawi się symbol koperty. 20 / 34