Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie

Transkrypt

1 Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Rozwiązanie dla Spółdzielni i Wspólnot Mieszkaniowych System Komadres- Informacje Ogólne Charakterystyka Podsystemów Komadres Lokale Finanse i Księgowość Logistyka Zaopatrzenie, Magazynowanie, Sprzedaż Ewidencja Majątku Kadry i Płace Elementy Controllingu Obieg Dokumentów Kontrola Realizacji Spraw Platforma Sprzętowo - Systemowa 1

2 Przedsiębiorstwo Informatyki ETOB-RES Sp. z o.o. w Rzeszowie wykorzystując swoją wieloletnią praktykę w tworzeniu aplikacji dla przedsiębiorstw oraz doświadczenie w kontaktach z użytkownikami naszych programów oferuje kompletną obsługę IT firmy. Obok oferowanego oprogramowania prowadzimy również usługi: projektowe, programistyczne, wdrożeniowe, instalacyjne, sieciowe oraz dostarczamy potrzebny sprzęt komputerowy. Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Firmą Komadres spełniając wymagania europejskich standardów umożliwia kompleksowy wgląd w najbardziej aktualne dane firmy, przez co zapewnia efektywne zarządzanie jej zasobami oraz całkowitą kontrolę zachodzących w niej procesów. System Komadres - I nformacje Ogólne Jest systemem łatwym w obsłudze, w pełni zintegrowanym, pracującym z relacyjnymi bazami danych typu SQL. Oprogramowanie umożliwia pracę wielostanowiskową, w tym w sieci rozproszonej. Jest systemem na miarę każdej firmy, rozwija się razem z nią, dostosowując się do zmian organizacyjnych czy profilu działalności. Dane do systemu wprowadzane są jeden raz, ich dostępność oraz skutki w pozostałych obszarach systemu są natychmiastowe. Dane w systemie zapamiętane są z uwzględnieniem chronologii, tj. wprowadzone zmiany nie zacierają poprzednich wartości, ale ustalają datę ich obowiązywania, pozostawiając je w bazach. Oprogramowanie wykorzystuje tzw. technikę drill-down umożliwiającą szybkie dotarcie do dokumentu źródłowego z poziomu wysokozagregowanych danych syntetycznych. Oprogramowanie posiada elastyczny, wielopoziomowy system uprawnień pozwalający ograniczać dostęp do jego funkcji oraz poufnych danych. Pozwala na bieżąco śledzić i analizować kształtowanie się wielkości przychodów, kosztów i wyniku przedsiębiorstwa. Pozwala prowadzić budżetowanie i rozliczanie przedsięwzięć, gromadzić przychody i koszty na centra zysków i kosztów. Umożliwia prowadzenie analiz ekonomicznych i finansowych działalności przedsiębiorstwa. Posiada interfejsy do współpracy z rozpowszechnionymi aplikacjami biurowymi. 2

3 Komadres - Rozwiązanie dla Spółdzielni i Wspólnot Mieszkaniowych Komadres jest kompleksowym systemem wspomagającym zarządzanie zasobami Spółdzielni i Wspólnot Mieszkaniowych. Prowadzi ewidencję dowolnie definiowanej przez użytkownika infrastruktury spółdzielni, tzw. obiektów (wspólnoty, ulice, rejony, budynki, lokale, klatki, itp.) oraz prezentację ich wzajemnych powiązań w strukturze drzewka. W ramach podsystemu Lokale możliwa jest również ewidencja: umów i aneksów oraz liczników wraz z historią montaży, napraw i legalizacji. Podsystem prowadzi rejestr odczytów i zużyć, przy czym istnieje możliwość rejestracji odczytów liczników na komputerze przenośnym ( typu: PSION, Palmtop) z transmisją danych na komputer stacjonarny. Pełny zakres funkcjonalności Komadres obejmuje następujące podsystemy: specjalistyczne: Lokale (zasoby, czynsze, wkłady i udziały, media licznikowe, windykacja, remonty, nieruchomości) ogólnobiznesowe: Finanse i Księgowość Logistyka Zaopatrzenie, Magazynowanie, Sprzedaż Ewidencja Majątku Kadry i Płace dodatkowe: Elementy Controllingu Obieg Dokumentów Kontrola Realizacji Spraw 3

4 Charakterystyka Podsystemów Komadres Podsystem Lokale to: Obsługa wspólnot mieszkaniowych Prowadzenie kartotek i naliczeń dla wielu firm. Ewidencja umów i aneksów Ewidencja dowolnie definiowanej przez użytkownika infrastruktury spółdzielni tzw. obiektów ( wspólnoty, ulice, rejony, budynki, lokale, klatki, itp.) oraz prezentacja ich wzajemnych powiązań w strukturze drzewka. Możliwość podłączenia zdjęć pod elementy infrastruktury Definiowanie dowolnych parametrów opisujących obiekty. Analiza aktualnego stanu obiektów przeprowadzanych prac remontowych oraz przygotowanie założeń do Planowanie prac remontowych na podstawie: zakresu potrzeb remontowych, wybranych wartości cech opisowych, inwestycji długoterminowych. Prowadzenie kartoteki planowanych prac z podziałem na: remonty, bieżące prace konserwacyjne, eksploatacyjne oraz inwestycje długoterminowe. Rejestracja potrzeb remontowych zgłaszanych na zebraniach wspólnot Rejestracja potrzeb konserwacyjnych i eksploatacyjnych zgłaszanych przez mieszkanców Ewidencja liczników. Definiowanie struktury liczników ( licznik główny, podlicznik, itp) Historyczne przechowywanie informacji o montażach, naprawach i legalizacjach liczników (kontrola terminów legalizacji). Automatyczne uwzględnianie przy rozliczaniu: zamontowania, wymontowania, wymiany czy uszkodzenia licznika, zmiany taryfy czy zmiany cen, przejścia z rozliczenia licznikowego na ryczałt i odwrotnie Rozliczanie zużycia wg stanu licznika z uwzględnieniem ryczałtów, średnich zużyć, podziału zużyć według dowolnych kryteriów itp. Naliczanie zużyć średnich oraz szacunkowych Rejestr odczytów i zużyć. Możliwość rejestracji odczytów liczników na komputerze przenośnym ( typu: PSION, Palmtop) z transmisją danych na komputer stacjonarny. Definiowanie dowolnych składników opłat czynszowych, które mogą być określane dla dowolnej grupy obiektów (np. dla rejonu, budynku, lokalu itp.) z uwzględnieniem wskazanych cech obiektów ( np. rodzaj lokalu, kategoria, rodzaj własności itp. ). Możliwość określania cen składników z dokładnością do rejonu, osiedla, bloku, klatki, lokalu. 4

5 Wprowadzenie współczynników, mnożników zmieniających stawkę bazową ceny składnika Obsługa zmiany cen w trakcie trwania okresu rozliczeniowego. Definiowanie dowolnych współczynników opłat ( np. współczynniki atrakcyjności ) i uwzględnienie ich w naliczeniach zarówno do cen jak i ilości składników opłat. Naliczanie należnych opłat czynszowych z uwzględnieniem wszelkich zmian lokalowych, jakie nastąpiły w naliczanym okresie (np. zmiana właściciela, najemcy, kategorii lokalu itp.) Automatyczne generowanie i dekretacja dokumentów sprzedaży na podstawie naliczonych opłat. Umożliwienie lokatorom zdalnego dostępu przez przeglądarkę internetową do ich rozliczeń czynszowych. Ewidencja dodatków mieszkaniowych i automatyczne rozksięgowanie przelewów wg list przyznanych dodatków. Automatyczne wygasanie dodatku po upływie okresu obowiązywania. Historia przeprowadzonych zmian: cen, parametrów i składników wraz z opisem daty ich obowiązywania. Windykacja należności prowadzona jest w podsystemie FK. Rozliczanie dowolnych mediów (np. woda, gaz itp.) za wskazany okres wg rzeczywistych kosztów i zużyć z uwzględnieniem pobranych zaliczek. Rozliczenie niedoborów (np. wody)proporcjonalnie do zużycia lub dowolnie wskazanego parametru lokalu. Ewidencja praw do lokali. Ewidencja członków spółdzielni. Ewidencja osób zameldowanych. Ewidencja funkcji samorządowych. 5

6 Podsystem Finanse i Księgowość to: Podstawowa ewidencja zdarzeń gospodarczych. Dowolna ilość lat obrotowych i otwartych okresów rozliczeniowych. Równoległa praca we wszystkich otwartych okresach. Dowolna, segmentowa i słownikowana struktura konta definiowana przez użytkownika. Obsługa kont pozabilansowych. Definiowanie rodzajów dokumentów: ich numeracji, dekretacji, sposobu wizualizacji. Automatyczna dekretacja rejestrowanych i wystawianych dokumentów księgowych. Kontrola kręgu kosztów i bilansowania się dowodów księgowych. Możliwość kopiowania dowodów księgowych. Obsługa Kasy. Automatyczna dekretacja dokumentów KP i KW w momencie ich rejestracji. Wgląd w bieżący stan rozrachunków z kontrahentami i pracownikami w kasie. Wydruk raportów kasowych. Obsługa banków z wykorzystaniem dowolnego Home-Bankingu, dwukierunkowa obsługa Home-Bankingu. Generowanie na dowolny dzień i konto bankowe paczek przelewów. Możliwość przenoszenia przelewów pomiędzy paczkami. Wydruk poleceń przelewu w dowolnych formatach. Prowadzenie rozrachunków dotyczących należności i zobowiązań. Automatyczne rozliczanie rozrachunków. Obsługa spraw spornych kontrahentów na grupy według dowolnych kryteriów. z odbiorcami. Podział Obsługa not odsetkowych, wezwań do zapłaty, potwierdzeń sald. Badanie struktury zadłużenia według dowolnych okresów przeterminowania. Kompensowanie należności i zobowiązań z automatycznym księgowaniem kompensat. Rejestry VAT. Wydruk deklaracji VAT. Aktualny wynik finansowy firmy dostępny on-line. Wykorzystanie tzw. techniki drill-down - możliwość dotarcia do dokumentu źródłowego z poziomu kont syntetycznych księgi głównej, a z poziomu dokumentu źródłowego - możliwość obejrzenia jego skutków w księdze głównej. Analiza kosztów: rodzajowych, operacyjnych, według miejsc powstawania, centrów zysku. Automatyczne rozliczanie kosztów. Możliwość definiowania pojęć ekonomicznych do wielokrotnego wykorzystania w analizach ekonomicznych i sprawozdaniach. Sprawozdawczość finansowa i skarbowa wraz z wydrukami niezbędnych formularzy. Tworzenie własnych, definiowalnych sprawozdań i zestawień. Analizy porównawcze, okresowe i wieloletnie. Wydruk sprawozdań według ustawowych formularzy. Możliwość tworzenia planów (budżetowanie). 6

7 Podsystem Logistyka Zaopatrzenie, Magazynowanie, Sprzedaż to: Ogólnosystemowa kartoteka kontrahentów. Podział kontrahentów według własnych kryteriów na dowolne grupy. Kartoteka: przetargów, zamówień, umów. Kartoteka: umów z odbiorcami. Operowanie statusami umów. Możliwość podpięcia umowy do przetargu Rejestrowanie faktur zakupowych i dokumentów magazynowych (PZ) na podstawie zamówienia. Automatyczne rozliczanie zamówień i faktur zakupu Powiązanie przetargu z umową, zamówieniem i fakturą zakupu. Kartoteka faktur zakupu. Obsługa sprzedaży krajowej: faktury, paragony fiskalne. Automatyczne wystawianie dowodów kasowych przy zapłatach gotówkowych. Rozliczanie zakupów i sprzedaży. Automatyczna dekretacja: dokumentów zakupu, magazynowych i sprzedaży. Prowadzenie ewidencji magazynowej zapasy magazynowe. Ewidencja przepływów materiałowych. Możliwość przeglądania cen zakupu wybranego towaru z okresu np. roku z wyznaczeniem ceny minimalnej i maksymalnej. Przeprowadzanie inwentaryzacji. Zestaw standardowych raportów. 7

8 Podsystem Ewidencja Majątku to: Prowadzenie kartotek środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych a także środków niskocennych. Prowadzenie kartotek definiowalnych przez użytkownika składników środków trwałych. Prowadzenie ewidencji środków zlikwidowanych. Obsługa dokumentów: OT, LT, PT,MT z automatyczną dekretacją skutków dokumentów. Podział amortyzacji na podatkową i bilansową Automatyczne naliczanie amortyzacji. Ewidencja historii środka trwałego. Podział amortyzacji na wiele stanowisk kosztów. Podział majątku według własnych kryteriów na dowolne grupy Symulacja amortyzacji na okresy przyszłe. Wydruk zestawień i raportów. Przeprowadzenie inwentaryzacji przy pomocy kodów kreskowych. Prowadzenie ewidencji i wydań odzieży roboczej. 8

9 Podsystem Kadry i Płace to: Jednostki organizacyjne w układzie hierarchicznym. Kartoteka główna pracowników: - dane identyfikacyjne: nazwisko, imiona, data i miejsce urodzenia, imiona rodziców, nazwisko rodowe, NIP, PESEL, informacje dotyczące ZUS i NFZ. - inne informacje: nr dowodu, paszportu, obywatelstwo, stan cywilny, adresy, telefony, urząd skarbowy - zatrudnienie: nabór, data przyjęcia, zwolnienia, czas pracy, - staż pracy: daty stażu liczone do urlopu, jubileuszu, pracy w firmie, emerytury, okresy stażu, urlopy, - wykształcenie: ukończona szkoła, zawód, tytuł wyuczony. Kartoteka osobowa pracownika: informacje dotyczące nieobecności w pracy, karta ewidencji czasu pracy, umowy o pracę, angaże, przebieg pracy zawodowej, stan rodzinny, składniki stałe wynagrodzenia, stałe płacowe, obsługa pożyczek, pomoc socjalna, badania okresowe, uprawnienia zawodowe, szkolenia, znajomość języków, informacje dotyczące powszechnego obowiązku obrony Rejestracja czasu pracy. Obsługa świadczeń socjalnych Zgłoszenia do ZUS (Płatnik). Generowanie pism kadrowych: umowy, angaże, świadectwa pracy itp. Sprawozdania GUS. Generowanie dowolnych zestawień i statystyk. Modyfikowalny przez użytkownika algorytm płacowy w skład, którego wchodzą: płaca zasadnicza, premie, godziny nadliczbowe, dodatki, urlopy wypoczynkowe, zaliczki, kary pieniężne, ubezpieczenia, spłaty pożyczek, składki ZUS. Możliwość rozliczania płac wg ewidencji czasu pracy lub wg zleceń. Rozliczanie umów cywilno-prawnych. Możliwość przygotowania więcej niż jednej listy płac w miesiącu. Możliwość wydruku list kopertowych dla pracowników Prowadzenie kartoteki zasiłkowej, podatkowej, zarobkowej. Możliwość zadekretowania przeliczonej listy płac na kontach księgi głównej. Tworzenie rozdzielnika kosztów na podstawie zadekretowanej listy płac. Rozliczanie pracowników z Urzędem Skarbowym, ZUS Tworzenie deklaracji podatkowych (PIT-4, PIT-11, PIT-40, PIT-8A, PIT- 8B). Przelewy bankowe dla pracowników z uwzględnieniem Homebankingu. 9

10 Podsystem Elementy Controllingu to: Planowanie podstawowej działalności firmy takich jak: koszty, przychody, produkcja itp. Kartoteka dostępnych wymiarów. Konfiguracja planu w postaci hierarchicznego drzewa. Automatyczne generowanie planu na podstawie istniejących wartości w hurtowni danych. Prowadzenie wielu wersji planów. Przypisanie statusu do wersji planu np.: zatwierdzony, w przygotowaniu itp. Możliwość prowadzenia planu w roku jak i miesiącu. Prowadzenie planów wieloletnich. Automatyczna aktualizacja planu o nowe wartości wymiaru. Zmiana planu na podstawie dokumentu. Operowanie statusami zmian: blokada, zmiana, niewygasające i wewnętrzne. Dekretacja dokumentów zmian. Operowanie statusami dokumentów zmian: zatwierdzony i anulowany. Monitorowanie przebiegu realizacji planu. Możliwość dotarcia z planu do dokumentów źródłowych. Aktualizacja kwot planu na podstawie innego planu. Rozbudowany system praw. Wykorzystanie tabel przestawnych(excel) do sprawozdań typu bilans, rachunek wyników itp. Możliwość wykorzystania danych historycznych. Podsystem Obieg dokumentów - kontrola realizacji spraw to: Sprawna obsługa petenta szybkie odszukanie informacji o sprawach zainteresowanego wraz z wglądem w dokumenty związane z daną sprawą. Współpraca z MS Office automatyczne tworzenie druków dokumentów na podstawie szablonów, które mogą być modyfikowane przez użytkownika systemu. Rejestr historii przebiegu wszystkich spraw dotyczących kontrahenta Ewidencja wszystkich dokumentów związanych z kontrahentem Rejestracja wszystkich spraw przetwarzanych w Biurze obsługi Klienta wraz z dokumentami ich dotyczącymi Formalny zapis procedur organizacyjnych za pomocą obiegu spraw określenie czynności sekwencyjnych, równoległych i warunkowych, które muszą być zrealizowane wraz z określeniem komórki lub osoby odpowiedzialnej i terminu. Możliwość łatwego wyszukiwania spraw, które oczekują na realizację przez daną komórkę czy osobę. Automatyczne przesyłanie sprawy do następnych komórek, osób zgodnie z określonym dla sprawy obiegiem, w momencie zatwierdzenia w systemie realizacji danej czynności. Śledzenie obiegu każdej sprawy kontrola stanu realizacji oraz terminowości; możliwość wyszukiwania spraw zaległych. Śledzenie obiegu każdej sprawy kontrola stanu realizacji oraz terminowości; możliwość wyszukiwania spraw zaległych. 10

11 Platforma Sprzętowo - Systemowa Dla systemu jednostanowiskowego oprogramowanie instalowane jest na pojedynczym komputerze stacji roboczej, a dla systemów wielostanowiskowych o niewielkiej liczbie użytkowników (2-3) możliwe jest zastosowanie środowiska LAN opartego o systemy operacyjne klasy desktop (Windows) wraz z bazą danych (np. SQL Server Express). Komputer pełniący rolę serwera aplikacji lub stacji roboczej dla systemu jednostanowiskowego powiniem spełniać nastepujące, wymagania techniczne: procesor: min. dwurdzeniowy (Intel Pentium, Core2Duo) pamięć RAM: 1024 (zalecane 2048 MB) system operacyjny: Windows 7 Professional / XP Professional Dla systemów wielostanowiskowych, o większej liczbie użytkowników wymagane jest środowisko typu klient-serwer na bazie sieciowego systemu operacyjnego (MS Windows Server) oraz serwera relacyjnej bazy danych (MS SQL Server) osadzonych na dedykowanym serwerze klasy Intel Xeon QuadCore (jedno lub dwuprocesorowym), spełniającym następujące wymagania techniczne: procesor: czterordzeniowy, Intel Xeon QuadCore (zalecane: 2 procesory dla systemów powyżej 8 użytkowników) pamięć RAM: min. 4 GB system dysków min. 2 x SAS RAID1 (zalecane 4 x SAS RAID5) karta sieciowa: 1 x 10/100/1000 Mb/s system zasilania 1 x zasilacz (zalecane: redundantne 2 szt zasilaczy typu HotPlug) system operacyjny: MS Windows Server + MS SQL Server Zapewnienie dostępu do zasobów systemu Komadres dla tzw. użytkowników zdalnych (poza lokalna siecią komputerową) wykonywane jest w trybie pracy terminalowej, realizowanej poprzez serwer terminalowy dedykowany serwer spełniający następujące wymagania techniczne: procesor: klasy Intel Pentium/Core2Duo/Xeon Dual/Quad Core pamięć RAM: min MB (uzależniona od ilości użytkowników) system dysków 2 x min. 160 GB SATA RAID1 system operacyjny: łącze dostępowe MS Windows Server + usługi terminalowe DSL (dla siedziby głównej zalecane łącze symetryczne). 11

12 Dane Firmy: Przedsiębiorstwo Informatyki "ETOB-RES" Sp. z o.o Rzeszów, ul Hoffmanowej 21 tel/fax etobres@etobres.pl Wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego Sądu Rejonowego w Rzeszowie XII Wydział Gospodarczy KRS: Kapitał zakładowy: ,00 zł NIP: REGON: PKD: 7222Z 6201Z 12