Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie

Transkrypt

1 Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Rozwiązanie dla Przedsiębiorstw Budowlanych System Komadres.M- Informacje Ogólne Charakterystyka Podsystemów Komadres.M Rozliczenie Budów Finanse i Księgowość Logistyka Zaopatrzenie, Magazynowanie, SprzedaŜ Ewidencja Majątku Kadry i Płace Elementy Controllingu Obieg Dokumentów Kontrola Realizacji Spraw Platforma Sprzętowo - Systemowa 1

2 Przedsiębiorstwo Informatyki ETOB-RES Sp. z o.o. w Rzeszowie wykorzystując swoją wieloletnią praktykę w tworzeniu aplikacji dla przedsiębiorstw oraz doświadczenie w kontaktach z uŝytkownikami naszych programów oferuje kompletną obsługę IT firmy. Obok oferowanego oprogramowania prowadzimy równieŝ usługi: projektowe, programistyczne, wdroŝeniowe, instalacyjne, sieciowe oraz dostarczamy potrzebny sprzęt komputerowy. Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Firmą Komadres.M spełniając wymagania europejskich standardów umoŝliwia kompleksowy wgląd w najbardziej aktualne dane firmy, przez co zapewnia efektywne zarządzanie jej zasobami oraz całkowitą kontrolę zachodzących w niej procesów. System Komadres.M- Informacje Ogólne Jest systemem łatwym w obsłudze, w pełni zintegrowanym, pracującym z relacyjnymi bazami danych typu SQL. Oprogramowanie umoŝliwia pracę wielostanowiskową, w tym w sieci rozproszonej. Jest systemem na miarę kaŝdej firmy, rozwija się razem z nią, dostosowując się do zmian organizacyjnych czy profilu działalności. Dane do systemu wprowadzane są jeden raz, ich dostępność oraz skutki w pozostałych obszarach systemu są natychmiastowe. Dane w systemie zapamiętane są z uwzględnieniem chronologii, tj. wprowadzone zmiany nie zacierają poprzednich wartości, ale ustalają datę ich obowiązywania, pozostawiając je w bazach. Oprogramowanie wykorzystuje tzw. technikę drill-down umoŝliwiającą szybkie dotarcie do dokumentu źródłowego z poziomu wysokozagregowanych danych syntetycznych. Oprogramowanie posiada elastyczny, wielopoziomowy system uprawnień pozwalający ograniczać dostęp do jego funkcji oraz poufnych danych. Pozwala na bieŝąco śledzić i analizować kształtowanie się wielkości przychodów, kosztów i wyniku przedsiębiorstwa. Pozwala prowadzić budŝetowanie i rozliczanie przedsięwzięć, gromadzić przychody i koszty na centra zysków i kosztów. UmoŜliwia prowadzenie analiz ekonomicznych i finansowych działalności przedsiębiorstwa. Posiada interfejsy do współpracy z rozpowszechnionymi aplikacjami biurowymi. 2

3 Komadres.M - Rozwiązanie dla Przedsiębiorstw Budowlanych Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Komadres.M jest kompletnym pakietem przeznaczonym do kompleksowej obsługi i rozliczania prowadzonych prac budowlanych. Pełna integracja podsystemu Rozliczanie Budów, współpracującego z programem kosztorysującym, z pozostałymi podsystemami pozwala w sposób pełny i w czasie rzeczywistym uzyskać informacje: o prowadzonych budowach. W skład całego pakietu wchodzą następujące podsystemy: specjalistyczne: Rozliczenie Budów (plany, etapy budowy, koszty) ogólnobiznesowe: Finanse i Księgowość Logistyka Zaopatrzenie, Magazynowanie, SprzedaŜ Ewidencja Majątku Kadry i Płace dodatkowe: Elementy Controllingu Obieg Dokumentów Kontrola Realizacji Spraw 3

4 Charakterystyka Podsystemów Komadres.M Podsystem Rozliczenie Budów to: Prowadzenie kartoteki przedsięwzięć budów realizowanych przez przedsiębiorstwo. MoŜliwość podzielenia przedsięwzięcia na etapy (planowanie i rozliczanie etapów) Przygotowanie nowego przedsięwzięcia na podstawie kosztorysu z zewnętrznego programu kosztorysującego (RODOS). Utworzenie planu kosztów przedsięwzięcia/budowy. Podgląd stanów magazynowych podczas analizy limitów przedsięwzięcia. Monitorowanie kosztów przedsięwzięcia/budowy - Analiza wydania z magazynu na zlecenie, - Analiza zakupów bezpośrednio w koszty zlecenia, - Analiza kosztów robocizny, - Analiza kosztów sprzętu i transportu. Obsługa kosztorysu rozliczanie kosztów transportu i pracy sprzętu. Tworzenie rozdzielników kosztów. Raportowanie odchyleń zuŝycia materiałów odchylenia ilościowe - rozliczenie kierowników budów. Raportowanie odchyleń materiałów odchylenia cenowe rozliczenie zakupów działu zaopatrzenia. Analiza cen dla wskazanego materiału/indeksu wspomaganie analizy kosztorysu oraz zakupów i ofert dostawców. Raportowanie odchyleń robocizny rozliczenie kierowników budów. Raport odchyleń robocizny odchylenie cenowe. Obsługa materiałów nie wbudowanych. 4

5 Podsystem Finanse i Księgowość to: Podstawowa ewidencja zdarzeń gospodarczych. Dowolna ilość lat obrotowych i otwartych okresów rozliczeniowych. Dowolna, segmentowa i słownikowana struktura konta definiowana przez uŝytkownika. Definiowanie rodzajów dokumentów: ich numeracji, dekretacji, sposobu wizualizacji. MoŜliwość tworzenia dokumentów zaleŝnych. Automatyczna dekretacja rejestrowanych i wystawianych dokumentów księgowych. Kontrola kręgu kosztów i bilansowania się dowodów księgowych. Wielowalutowość. Ustalenie i automatyczne wyksięgowanie róŝnic kursowych po rozliczeniu operacji. Obsługa przepływów pienięŝnych. Obsługa wielu Kas, równieŝ walutowych. Automatyczna dekretacja dokumentów KP i KW w momencie ich rejestracji. Wgląd w bieŝący stan rozrachunków z kontrahentami i pracownikami. Stan kasy na dowolnie wybrany dzień. Wydruk raportów kasowych MoŜliwość wystawienia i zaksięgowania noty odsetkowej w kasie wraz z wpłatą główną Obsługa banków z wykorzystaniem dowolnego Home-Bankingu, dwukierunkowa obsługa Home-Bankingu. Kontrola poprawności konta bankowego (NRB) Generowanie na dowolny dzień i konto bankowe paczek przelewów. Wydruk poleceń przelewu w dowolnych formatach. Prowadzenie rozrachunków dotyczących naleŝności i zobowiązań. Automatyczne rozliczanie rozrachunków. Podział kontrahentów na grupy według dowolnych kryteriów. MoŜliwość stosowania indywidualnych tabel odsetek dla kontrahentów. Obsługa not odsetkowych, wezwań do zapłaty, potwierdzeń sald. Badanie struktury zadłuŝenia według dowolnych okresów przeterminowania. Kompensowanie naleŝności i zobowiązań z automatycznym księgowaniem kompensat. Rejestry VAT. Wydruk deklaracji VAT. Aktualny wynik finansowy firmy dostępny on-line. Wykorzystanie tzw. techniki drill-down - moŝliwość dotarcia do dokumentu źródłowego z poziomu kont syntetycznych księgi głównej, a z poziomu dokumentu źródłowego - moŝliwość obejrzenia jego skutków w księdze głównej. Analiza kosztów: rodzajowych, operacyjnych, według miejsc powstawania, centrów zysku. Automatyczne rozliczanie kosztów. MoŜliwość definiowania pojęć ekonomicznych do wielokrotnego wykorzystania w analizach ekonomicznych i sprawozdaniach. Sprawozdawczość finansowa i skarbowa wraz z wydrukami niezbędnych formularzy. Tworzenie własnych, definiowalnych sprawozdań i zestawień. Analizy porównawcze, okresowe i wieloletnie. 5

6 Podsystem Logistyka Zaopatrzenie, Magazynowanie, SprzedaŜ to: Ogólnosystemowa kartoteka kontrahentów. Podział kontrahentów według własnych kryteriów na dowolne grupy. Kartoteka: ofert dostawców, umów, zapytań ofertowych, zamówień. Automatyczna numeracja umów i zamówień. Operowanie statusami umów: przygotowana, wysłana, zatwierdzona, aneks. Statusy umów rozróŝniane kolorami (przygotowana, wysłana, zatwierdzona, anulowana) Operowanie statusami ofert, zamówień: wprowadzone, przyjęte, zrealizowane. Obsługa przetargów własnych i obcych MoŜliwość podpięcia umowy do przetargu Powiązanie przetargu z umową, zamówieniem i fakturą zakupu Automatyczne rozliczanie zamówień i faktur zakupu. Rejestrowanie faktur zakupowych i dokumentów magazynowych (PZ) na podstawie zamówienia. Kartoteka faktur zakupu. MoŜliwość dołączenia plików zewnętrznych do pozycji kartoteki. Obsługa księgowa wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, usług Rozliczanie zakupów. Wydruk przewieszek magazynowych. Automatyczna dekretacja: dokumentów. Definiowanie dowolnej ilości miejsc składowania i magazynów wraz z metodą wyceny rozchodu. Prowadzenie ewidencji magazynowej zapasy magazynowe. Ewidencja przepływów materiałowych. Prowadzenie rezerwacji zapasów magazynowych dla dysponentów kryteriów uwzględnieniem ilości i terminów. MoŜliwość przeglądania cen zakupu wybranego towaru z okresu np. roku z wyznaczeniem ceny minimalnej i maksymalnej. Operowanie symboliką materiałów własną i dostawców. Stosowanie przeliczników jednostek miary. MoŜliwość grupowania indeksów materiałowych według własnych kryteriów. Identyfikacja wewnętrznych podmiotów generujących potrzeby materiałowe. Przeprowadzanie inwentaryzacji. Ustalenie ceny sprzedaŝy dla pozycji zamówienia niezaleŝnie od cennika. Pełna obsługa zamówień zewnętrznych od rejestracji przez wystawienie faktury do wydania z magazynu. Konfrontowanie przyjmowanych zamówień z moŝliwością ich realizacji. Śledzenie historii i stopnia realizacji zamówień na poziomie pozycji zamówienia. Dowolna liczba cenników. 6

7 RóŜne ceny dla: grup towarów i usług, dla wybranych kontrahentów lub grup kontrahentów, dla grup asortymentowych w ramach jednego cennika. Prowadzenie archiwum zmiany cen. Definiowanie czasowego obowiązywania ceny (ceny proponowane w przyszłości). Prowadzenie hierarchizacji cenników. Automatyczna aktualizacja i przecena cen towaru. MoŜliwość zdefiniowania dla kaŝdego kontrahenta: kredytu kupieckiego, sposobów płatności, terminów itp. Obsługa sprzedaŝy krajowej: faktury, paragony fiskalne. Rozliczanie zaliczek MoŜliwość podglądu innego dokumentu sprzedaŝy w trakcie edycji faktury sprzedaŝy. Kontrola sprzedaŝy poniŝej ceny zakupu. Analiza sprzedaŝy według dowolnych kryteriów. MoŜliwość korzystania z symboliki asortymentowej odbiorcy. Kontrola stanu rozliczeń z kontrahentem w trakcie operacji sprzedaŝy. Automatyczne wystawianie dowodów kasowych przy zapłatach gotówkowych. MoŜliwość przeglądania obrotów z kontrahentem pod względem wartościowym i asortymentowym. 7

8 Podsystem Ewidencja Majątku to: Prowadzenie kartotek środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych a takŝe środków niskocennych. Prowadzenie kartotek definiowalnych przez uŝytkownika składników środków trwałych. Prowadzenie ewidencji środków zlikwidowanych. Obsługa dokumentów: OT, LT, PT,MT z automatyczną dekretacją skutków dokumentów. Podział amortyzacji na podatkową i bilansową Automatyczne naliczanie amortyzacji. Ewidencja historii środka trwałego. Podział amortyzacji na wiele stanowisk kosztów. Podział majątku według własnych kryteriów na dowolne grupy Symulacja amortyzacji na okresy przyszłe. Wydruk zestawień i raportów. Przeprowadzenie inwentaryzacji przy pomocy kodów kreskowych. Prowadzenie ewidencji i wydań odzieŝy roboczej. 8

9 Podsystem Kadry i Płace to: Opis struktury organizacyjnej firmy Jednostki organizacyjne w układzie hierarchicznym. Kartoteka główna pracowników: - dane identyfikacyjne: nazwisko, imiona, data i miejsce urodzenia, imiona rodziców, nazwisko rodowe, NIP, PESEL, informacje dotyczące ZUS i NFZ. - inne informacje: nr dowodu, paszportu, obywatelstwo, stan cywilny, adresy, telefony, urząd skarbowy - zatrudnienie: nabór, data przyjęcia, zwolnienia, czas pracy, - staŝ pracy: daty staŝu liczone do urlopu, jubileuszu, pracy w firmie, emerytury, okresy staŝu, urlopy, - wykształcenie: ukończona szkoła, zawód, tytuł wyuczony. Kartoteka osobowa pracownika: informacje dotyczące nieobecności w pracy, karta ewidencji czasu pracy, umowy o pracę, angaŝe, przebieg pracy zawodowej, stan rodzinny, składniki stałe wynagrodzenia, stałe płacowe, obsługa poŝyczek, pomoc socjalna, badania okresowe, uprawnienia zawodowe, szkolenia, znajomość języków, informacje dotyczące powszechnego obowiązku obrony Rejestracja czasu pracy. Zgłoszenia do ZUS (Płatnik). Generowanie pism kadrowych: umowy, angaŝe, świadectwa pracy itp. Sprawozdania GUS. Generowanie dowolnych zestawień i statystyk. Ochrona danych osobowych zgodna z ustawą. Modyfikowalny przez uŝytkownika algorytm płacowy w skład, którego wchodzą: płaca zasadnicza, premie, godziny nadliczbowe, dodatki, urlopy wypoczynkowe, zaliczki, kary pienięŝne, ubezpieczenia, spłaty poŝyczek, składki ZUS. Obsługa świadczeń socjalnych Naliczanie płac dla pracowników pracujących w systemie akordowym czy czterobrygadowym. MoŜliwość rozliczania płac wg ewidencji czasu pracy lub wg zleceń. Rozliczanie umów cywilno-prawnych. MoŜliwość przygotowania więcej niŝ jednej listy płac w miesiącu. MoŜliwość dodania nowego pracownika do istniejącej listy płac. MoŜliwość wydruku list kopertowych dla pracowników Przechowywanie listy płac przez dowolny okres. Prowadzenie kartoteki zasiłkowej, podatkowej, zarobkowa. MoŜliwość zadekretowania przeliczonej listy płac na kontach księgi głównej. Tworzenie rozdzielnika kosztów na podstawie zadekretowanej listy płac. Rozliczanie pracowników z Urzędem Skarbowym, ZUS Tworzenie deklaracji podatkowych (PIT-4, PIT-11, PIT-40, PIT-8A, PIT- 8B). Przelewy bankowe dla pracowników z uwzględnieniem Homebankingu. 9

10 Podsystem Elementy Controllingu to: BudŜetowanie: Planowanie podstawowej działalności firmy koszty, przychody, sprzedaŝ, itp. Przedstawienie planu w postaci hierarchicznego drzewa Definiowanie węzłów planu, generowanie kwot planu Tworzenie nowych wersji planu Tworzenie wielomiarowych i wielowariantowych planów Monitorowanie przebiegu realizacji planu Analiza odchyleń i tworzenie alternatywnych scenariuszy planów System alarmowania i ostrzegania przy przekroczeniach planu Controling finansowy: Wykorzystanie tabel przestawnych (Excel) do sprawozdań typu bilans, rachunek wyników MoŜliwość wykorzystania danych historycznych Podsystem Obieg dokumentów - kontrola realizacji spraw to: Sprawna obsługa petenta szybkie odszukanie informacji o sprawach zainteresowanego wraz z wglądem w dokumenty związane z daną sprawą. Współpraca z MS Office automatyczne tworzenie druków dokumentów na podstawie szablonów, które mogą być modyfikowane przez uŝytkownika systemu. Rejestr historii przebiegu wszystkich spraw dotyczących kontrahenta Ewidencja wszystkich dokumentów związanych z kontrahentem Rejestracja wszystkich spraw przetwarzanych w Biurze obsługi Klienta wraz z dokumentami ich dotyczącymi Formalny zapis procedur organizacyjnych za pomocą obiegu spraw określenie czynności sekwencyjnych, równoległych i warunkowych, które muszą być zrealizowane wraz z określeniem komórki lub osoby odpowiedzialnej i terminu. MoŜliwość łatwego wyszukiwania spraw, które oczekują na realizację przez daną komórkę czy osobę. Automatyczne przesyłanie sprawy do następnych komórek, osób zgodnie z określonym dla sprawy obiegiem, w momencie zatwierdzenia w systemie realizacji danej czynności. Śledzenie obiegu kaŝdej sprawy kontrola stanu realizacji oraz terminowości; moŝliwość wyszukiwania spraw zaległych. Sprawozdawczość syntetyczna pokazująca ilość i terminowość spraw poszczególnych rodzajów realizowanych w poszczególnych komórkach lub przez poszczególne osoby. MoŜliwość definiowania nowych szablonów wydruków dokumentów. 10

11 Platforma Sprzętowo - Systemowa Dla systemów jednostanowiskowych, oprogramowanie instalowane jest na pojedynczym komputerze stacji roboczej, a dla systemów wielostanowiskowych o niewielkiej liczby uŝytkowników (2-3) moŝliwe jest zastosowanie środowiska typu peer-to-peer (P2P) opartego o systemy operacyjne Windows XP Professional wraz z bazą danych MS SQL Server 2005 Express. Komputer pełniący rolę serwera sieci P2P lub komputera dla systemu jednostanowiskowego powiniem spełniać nastepujące, wymagania techniczne: procesor: pamięć RAM: system operacyjny: dwurdzeniowy klasy Intel Pentium lub Core2Duo 1024 (zalecane 2048 MB) Windows XP Pro, Windows Vista Business Dla systemów wielostanowiskowych, o większej liczbie uŝytkowników wymagane jest zastosowanie środowiska typu klient-serwer skonfigurowanego na bazie systemu MS Windows Server uzupełnionym o serwer relacyjnej bazy danych MS SQL Server osadzonym na dedykowanym serwerze klasy Intel Xeon QuadCore (jedno lub dwuprocesorowym) spełniającym następujące wymagania techniczne: procesor: pamięć RAM: system dysków system zasilania system operacyjny: czterordzeniowe klasy Intel Xeon Quad Core zalecane 2 szt MB (zalecane 4096 MB) 2 x min.72 GB SAS RAID1 (zalecane 4 x 72 GB RAID5) 1 x zasilacz (zalecane 2 x zasilacz redundantny) MS Windows Server + MS SQL Server Komputery stacje robocze, zarówno w środowisku P2P jak i klient-serwer powinne spełniac następujące minimalne wymagania techniczne: procesor: pamięć RAM: system operacyjny: jednordzeniowy klasy Intel Celeron / Pentium 256 MB (zalecane 512 MB) Windows XP Pro, Windows Vista Business Dodatkowo, dla zapewnienia dostępu do zasobów systemu dla uŝytkowników połoŝonych poza lokalną siecią komputerową niezbędne jest ustanowienie połączenia umoŝliwiającego pracę terminalową dla tych stanowisk. Połączenia terminalowe realizowane są poprzez serwer pracy terminalowej dedykowany serwer spełniający następujące wymagania techniczne: procesor: pamięć RAM: system dysków system operacyjny: łącze dostępowe klasy Intel Pentium/Core2Duo/Xeon Dual/Quad Core min MB (uzaleŝniona od ilości uŝytkowników) 2 x min. 80 GB SATA RAID1 MS Windows Server + MS Terminal Server CAL DSL (dla siedziby głównej zalecane łącze symetryczne) 11