Rodzaje i specyfika kont księgowych wybrane zagadnienia

Transkrypt

1 Rodzaje i specyfika kont księgowych wybrane zagadnienia Strona 1 z 16

2 Spis treści Wstęp Konta analityczne słownikowe Konta analityczne słownikowe Słownik Definicja analityki Saldo na kontach aktywno-pasywnych Konta aktywno-pasywne w BO Konta zwykłe, rozliczeniowe i rozrachunkowe Konta zwykłe Konta rozliczeniowe Lista: Rozliczenia księgowe Konta rozrachunkowe Przykład: Księgowanie listy płac...13 Strona 2 z 16

3 Wstęp Poniższe opracowanie zawiera tylko wybrane zagadnienia dotyczące budowy i funkcjonowania niektórych typów kont księgowych zagadnienia, które jak pokazuje praktyka konsultanta powodują najwięcej pytań i wątpliwości. Opisane są więc mechanizmy dotyczące kont analitycznych słownikowych, prezentacja salda na koncie aktywno-pasywnym oraz specyfika księgowań na konta rozliczeniowe i rozrachunkowe. Pełny opis wszystkich parametrów kont znajduje się w podręczniku enova Księgowość 1. Konta analityczne słownikowe Program umożliwia tworzenie dowolnej liczby kont. Nazwa konta może zawierać maksymalnie 128 znaków a segment konta maksymalnie 30 znaków. Liczba poziomów analitycznych konta nie jest ograniczona ważne by długość segmentu kont analitycznych nie przekroczyła 30 znaków. 1.2 Konta analityczne słownikowe Dzięki mechanizmowi kont słownikowych plan kont jest przejrzystszy występują w nim tylko te konta, na których pojawiają się zapisy dotyczące konkretnego elementu słownika tj. zamiast analityk dla wszystkich kontrahentów z którymi kiedykolwiek mieliśmy do czynienia, wystąpią analityki tylko dla tych kontrahentów, dla których odnotowaliśmy obrót w danym okresie obrachunkowym. Podczas generowania kont z poprzedniego okresu obrachunkowego generują się tylko konta do poziomu syntetycznego kolejne poziomy są w programie dynamicznie tworzone po wygenerowaniu bilansu otwarcia i kolejnych księgowaniach Słownik Użytkownik ma możliwości korzystania ze standardowych słowników opartych o tabele systemowe dostępnych w programie Strona 3 z 16

4 Definicje słowników systemowych znajdują się w konfiguracji, Ogólne\Definicje słowników. Użytkownik może tam modyfikować elementy słowników, np. chcemy, żeby konta analityczne tworzone wg słownika Pracownicy miały w segmencie imię i nazwisko pracownika: Jeżeli już jakieś konta zostały wygenerowane wg dotychczasowego wzorca, należy po zmianie słownika wykonać na koncie słownikowym czynność: Synchronizuj analitykę Użytkownik może także definiować własne słowniki, np. słownik miejsc powstawania kosztów, który będzie podstawą do rozbudowywania kont wynikowych Elementy słowników użytkownika można dodawać z okna roboczego enova, z zakładki ogólne: Strona 4 z 16

5 Dla słowników ogólnych możliwe jest także wprowadzanie na definicji słownika algorytmów. W algorytmie można np. określić dostępność w słowniku tylko wybranych kartotek kontrahentów spełniających określone kryteria Definicja analityki Jeżeli nie zostanie uzupełniony słownik na koncie na zakładce Ogólne, dostępna jest zakładka Definicja analityki, na której możemy zaprojektować budowę wszystkich poziomów konta. Aby zdefiniować analitykę dla konta syntetycznego należy otworzyć konto, przejść na zakładkę Definicja analityki i wybrać Nowy (Definicja analityki). Strona 5 z 16

6 Pola: Lp: oznacza poziomy analityki Słownik: wybór dostępnego słownika Typ: Księgowy X9?* - daje użytkownikowi najwięcej możliwości. X-litera 9-liczba?-dowolny znak *-dowolna liczba dowolnych znaków Podobny*? wybierając ten typ można użyć stałego elementu, który zawsze będzie tworzony na tym poziomie analityki (np.?404?, na analityce będzie zawsze w środku 404) Wyrażenie regularne - daje możliwość użycia algorytmu. Podobny SQL %_ -funkcja działa na poziomie zapytań SQL. %-dowolna liczba dowolnych znaków _-jeden dowolny znak Wzór segmentu: W tym miejscu definiujemy jak będzie wyglądał poziom analityki, (np.xx9*, czyli dwie litery cyfra i dowolny ciąg znaków, długość możemy zastrzec w polu Długość segmentu) Długość segmentu liczba znaków dla analityki Składnia nazwy pozwala na utworzenie nazwy konta na podstawie nazw innych poziomów analityki i konta syntetycznego. {0} nazwa konta syntetycznego, {1} nazwa konta poziomu 1 {2} nazwa konta poziomu 2 {NS} nazwa słownika Strona 6 z 16

7 Definicja analityki traktowana jest jako swoisty projekt konta, który niekoniecznie musi się zrealizować dlatego np. wskazanie na definicji analityki słownika nie powoduje na poziomie słownikowym zablokowania księgowania - inaczej niż w przypadku słownika ustawionego na zakładce Ogólne. 2. Saldo na kontach aktywno-pasywnych Dla kont bilansowych istnieją trzy typy kont:aktywne, pasywne i aktywno pasywne. Konta te różnią się ze względu na prezentację salda. Dla kont aktywnych i pasywnych saldo jest to ustalona w trakcie zamknięcia różnica miedzy obrotami obu stron, wyrażająca stan konta na koniec okresu. Dla kont aktywnych saldo wykazywane jest po stronie Wn (debetowe), dla kont pasywnych po stronie Ma (kredytowe). Strona 7 z 16

8 W przypadku tych dwóch typów kont saldo będzie wynikało z obrotów konta. Inaczej funkcjonują konta typu aktywno -pasywnego, które posiadają dwa salda końcowe debetowe, wyrażające składnik aktywów i kredytowe wyrażające składnik pasywów. Dwa salda widoczne są na poziomie syntetycznym i ustalane są jako suma sald z kont analitycznych. Inaczej mówiąc na poziomie analitycznym saldo wykazywane jest po jednej stronie, ustalane jest jako różnica Wn-Ma, natomiast na poziomie syntetycznym może wystąpić zarówno saldo debetowe jak i kredytowe, na saldo konta syntetycznego składają się sumy sald kont analitycznych Konta aktywno-pasywne w BO Bilans otwarcia w systemie enova jest uzyskiwany za pomocą odrębnego dziennika księgowań, którego zapisy składają się na obroty BO. Z sumy zapisów BO obliczane są obroty BO, a na podstawie obrotów BO obliczane są salda BO. Dla pojedynczego konta analitycznego (kontrahenta) obliczane jest tylko jedno saldo BO. Domyślnie na liście obrotów i sald prezentowane są salda BO żeby oglądać obroty BO należy wyciągnąć z organizatora listy dodatkowe pola BOWn b i BOMa b: Jeśli w rozrachunkach z danym kontrahentem mamy nierozliczone transakcje (należności i zapłaty), podczas przenoszenia BO konta rozrachunków z tym kontrahentem będziemy mieli obroty Wn i obroty Ma. Mimo obrotów po obu stronach saldo konta będzie jedno - wynikające z różnicy obrotów (przepisy stanowią, że w tej sytuacji powinniśmy dążyć do ustalenia persalda, żeby sztucznie nie zawyżać w bilansie należności i zobowiązań, tylko i wyłącznie z powodu braku rozliczeń). Podobnie jeżeli na koncie rozrachunków jednego odbiorcy mamy saldo Wn, a na koncie rozrachunków z innym odbiorcą występuje saldo Ma (nadpłaty), to nie możemy z tych sald zrobić persalda. Ponieważ przepisy nakazują rozłączną prezentację sald dotyczących odpowiednio pasywów i aktywów na koncie syntetycznym mamy odrębnie saldo należności (sumę sald kont analitycznych z saldami Wn) i saldo zobowiązań-nadpłat (sumę sald kont analitycznych z saldami Ma). Strona 8 z 16

9 W sytuacji kiedy na bilans otwarcia poszczególnych kont składają się zapisy po obu stronach tych kont, kwoty obrotów obliczanych narastająco z BO będą zawierały obroty BO (a nie salda BO). Salda Wn i Ma na koncie syntetycznym obliczane według tej logiki nie będą wynikały z obrotów Wn i Ma na koncie syntetycznym (obroty prezentują sumy obrotów kont analitycznych, a salda prezentują sumy sald kont analitycznych). 3. Konta zwykłe, rozliczeniowe i rozrachunkowe Z punktu widzenia rozliczania zapisów konta dzielą się na zwykłe (nie rozliczamy zapisów), rozliczeniowe (rozliczamy zapisy) i rozrachunkowe (prawidłowo zaksięgowane zapisy są rozliczane poprzez rozliczenie rozrachunków). 3.2 Konta zwykłe Konta na których księgowania odbywają się przez zaksięgowanie zapisów. Zapisy nie wymagają rozliczania. BO dla takich kont przenoszone jest przez Czynność: Generuj BO z poprzedniego okresu\salda przenosi się saldo jako różnica stron. Przy ręcznym wprowadzaniu BO zapisy wprowadzane są bezpośrednio w dekrecie BO Strona 9 z 16

10 3.3 Konta rozliczeniowe Konta na których księgowane są zwykłe zapisy. Zapisy wymagają rozliczenia. Do rozliczania zapisów dedykowana jest lista Księgowość\Rozliczenia księgowe. BO dla takich kont przenoszone jest poprzez czynność: Generuj BO z poprzedniego okresu\zapisy nierozliczone. Przenoszą się nierozliczone zapisy Wn i Ma. Przy ręcznym wprowadzaniu BO zapisy, tak jak na kontach zwykłych, wprowadzane są bezpośrednio w dekrecie BO Lista: Rozliczenia księgowe Lista rozliczeń księgowych umożliwia sprawdzenie, które z kont posiadają jeszcze nierozliczone zapisy. Można analizować tutaj zapisy na kontach rozrachunkowych (filtr: Element ksiegowalny konta: Rozrachunki) ale jeżeli znajdziemy jakieś zapisy nierozliczone na takich kontach, rozliczenia dokonujemy z poziomu Ewidencji środków pieniężnych. Strona 10 z 16

11 W przypadku kont rozliczeniowych, nierozliczone zapisy można z poziomu tej listy także rozliczyć. 3.4 Konta rozrachunkowe Konta, na których księgowane są płatności i zapłaty. Konto rozrachunkowe jest zawsze kontem rozliczeniowym. Zapisy wymagają powiązania z rozrachunkiem. Powiązanie z rozrachunkiem widoczne jest w środku zapisu Strona 11 z 16

12 W schemacie takie powiązanie odbywa się poprzez zaznaczenie parametru Powiąż z zapisem. Po wybraniu niektórych przedmiotów księgowania, np. Płatności, parametr jest domyślnie zaznaczony. Taki sposób księgowania (z powiązaniem) umożliwia bardziej analityczne spojrzenie na zapis poprzez powiązaną z nim płatność, tzn. użytkownik otrzymuje informację o podmiocie płatności, dacie płatności, terminie płatności itp. Zapisy na kontach rozrachunkowych należy rozliczać. Rozliczanie zapisów odbywa się zawsze od strony Ewidencji środków pieniężnych (najlepszą listą do tego celu są: Rozrachunki wg dokumentów). Próba rozliczenia na kontach rozrachunkowych od strony innej niż EŚP skończy się informacją: Jeżeli rozrachunki (czyli płatności i zapłaty są prawidłowo zaksięgowane w powiązaniu z zapisem rozliczenie wykonane od strony EŚP przeniesie się na zapisy księgowe. Dzięki takiemu księgowaniu i rozliczaniu informacje z EŚP są zbieżne z informacjami z zapisów księgowych. BO dla kont rozrachunkowych przenoszone jest poprzez czynność: Generuj BO z poprzedniego okresu\zapisy nierozliczone. Przenoszą się nierozliczone zapisy Wn i Ma. Strona 12 z 16

13 Przy ręcznym wprowadzaniu BO należy najpierw w dokumencie BO na zakładce ogólne wprowadzić płatności które następnie będą zaksięgowane w powiązaniu z zapisem. Księgowanie na konto rozrachunkowe zawsze odbywa się w stosunku 1:1 tzn., jedna płatność=jeden zapis. Praktycznie oznacza to, że nie można np. jednej zapłaty z kasy/banku, która podlega rozliczeniu rozdzielić przy księgowaniu na dwa konta. Analityki dziedziczą ustawienia z kont syntetycznych. Choć technicznie możliwe jest ustawienie syntetyki jako konta zwykłego a analityki jako konta rozrachunkowego lub odwrotnie, dla użytkownika nie jest to jednoznaczne, nie zalecamy takiej konfiguracji Przykład: Księgowanie listy płac Lista płac może być potraktowana rozrachunkowo lub nie rozrachunkowo, zależy to od parametru w konfiguracji: Płace\Ogólne\Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń oznaczaj jako podlegające rozliczaniu Przy włączonym parametrze zobowiązania powstające z listy płac traktowane są rozrachunkowo, tzn. podlegają rozliczeniu i muszą być zaksięgowane na konta rozrachunkowe. Mogą (ale nie muszą) być zaksięgowane na analitykach pracowników. Zapłaty za takie zobowiązania muszą być realizowane jako podlegające rozliczeniu. Strona 13 z 16

14 Przy wyłączonym parametrze zobowiązania spod listy płac nie podlegają rozliczeniu, muszą być księgowane na konto zwykłe lub rozliczeniowe. Zapłaty za takie zobowiązania nie podlegają rozliczeniu, zapłata może być zrealizowana jedną zbiorczą kwotą. Strona 14 z 16

15 Jeżeli księgowanie odbywa się na konto rozliczeniowe, taki zbiorczy zapis można rozliczyć z zapisami zobowiązań na liście rozliczeń księgowych. Jeżeli nie ma potrzeby prowadzić ścisłych rozrachunków z pracownikami, księgowanie odbywa się na konta zwykłe bądź rozliczeniowe a jednocześnie jest potrzeba analitycznych kont pracowników można na koncie ustawić słownik pracowników, w schemacie księgowym odwołać się do płatności (ale bez powiązania z zapisem) i w koncie korzystać z elementu słownika. Strona 15 z 16

16 Przy księgowaniu innych elementów niż zobowiązanie można w trybie zaawansowanym korzystać z poniższych warunków: Przedmiot księgowania: Wypłaty. {true,kontowgsymbolu("233"),kontekst.wypłata.pracownik} Przedmiot księgowania: Elementy wg wypłat. {true,kontowgsymbolu("233"),kontekst.wyplata.pracownik} Strona 16 z 16