Załącznik nr 5 do Zarządzenia nr 62/2010 Burmistrza Andrychowa z dnia 31grudnia 2010

Transkrypt

1 Załącznik nr 5 do Zarządzenia nr 62/2010 Burmistrza Andrychowa z dnia 31grudnia 2010 Szczegółowe zasady rachunkowości środków unijnych na finansowanie Projektu pt. Dodatkowe zajęcia dydaktyczne i doradztwo dla uczniów Gimnazjum nr 2 w Andrychowie w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Rozdział I 1. Środki finansowe przekazane na pokrycie kosztów realizacji Projektu 126 będą wpływały na rachunek podstawowy nr , z którego niezwłocznie zostaną przelane na wyodrębniony rachunek Urzędu nr Odsetki bankowe od środków dotacji rozwojowej stanowią dochód Beneficjenta. 3. Dla realizacji Projektu zostały wyodrębnione konta analityczne z wyróŝnikiem 9 - Ewidencja analityczna prowadzona w przekroju klasyfikacji budŝetowej, w podziale na zadania związane z realizacją projektu, świadczenia oraz wg kontrahentów. 4. Dla oznaczenia wydatków kwalifikowanych w ramach projektu Dodatkowe zajęcia dydaktyczne i doradztwo dla uczniów Gimnazjum nr 2 w Andrychowie wprowadza się następujące oznaczenia: Dział 853 Rozdział Paragraf wg wydatku( z czwartą z cyfrą 7-85% finans. z EFS, z cyfrą 9-15% finans. z B P) Nr projektu 1 Rodz. kosztów 1 - koszty bezpośrednie,2 koszty pośrednie Nr zadania 0 dla kosztów pośrednich 1, 2, 3, 4, 5, 6 - zgodnie z budŝetem projektu 5. Dla wyodrębnienia z ewidencji księgowej danych dotyczących projektu wprowadza się następujące oznaczenia struktury: 91 wyróŝnik dla kont 92 wyróŝnik dla klasyfikacji 0126 numer tematu 6. Umowy zlecenia z tytułu których Pracodawca ponosi dodatkowe koszty( ZUS,Fundusz pracy), księguje się na zaangaŝowaniu w części dotyczącej wynagrodzenia. W/w obciąŝenia księguje się na zaangaŝowaniu zgodnie z procedurą ewidencji zaangaŝowania wydatków budŝetowych. 7. W planie kont dla Organu wprowadza się następujące konta analityczne: Rozliczenie wydatków dotacji rozwojowej projekt Dochody budŝetu z dotacji rozwojowej projekt Wydatki budŝetu z dotacji rozwojowej projekt

2 Opis księgowań w organie a/ Wpływ transzy dotacji rozwojowej na konto podstawowe: WN 1331 MA 9019 b/ Przekazanie środków na rachunek wyodrębniony: WN 2239 MA 1331 c/ Przeksięgowanie zrealizowanych wydatków dotyczących projektu na podstawie miesięcznego sprawozdania Urzędu Rb-28 S: WN 9029 MA 2239 d/ Przeniesienie zrealizowanych w ciągu roku dochodów pod datą WN 9019 MA 961 e/ Przeniesienie zrealizowanych w ciągu roku wydatków pod datą WN 961 MA W planie kont dla Urzędu wprowadza się następujące konta analityczne dla ewidencji Projektu 126: Pozostałe środki trwałe w tym pomoce dydaktyczne: 0139 Wartości niematerialno prawne: 0209 Umorzenie: - Pozostałych środków trwałych (w tym pom. dydakt.) Umorzenie wartości niematerialno-prawnych Rachunek wydzielony dla Projektu 1309 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami 2019 nr NIPu kontrahenta Rozrachunki z budŝetem - PDOF osob. f. płac PDOF umowy zlecenia Rozrachunki publiczno-prawne - ZUS Pracodawcy i F.pracy ZUS ubezp..zdrowotne ZUS- Pracownika Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń dot. Projektu 2319 Rozrachunki z tytułu odsetek bankowych Koszty rodzajowe Materiały Wynagrodzenia Usługi obce Ubezpieczenia społeczne Pozostałe koszty Przychody z tytułu dochodów: Przychody z tytułu dotacji rozwojowej Projekt Fundusz jednostki: Zrealizowane wydatki związane z projektem Zrealizowane dochody budŝetowe związane z Projektem

3 Opis księgowań w Urzędzie a/wpływ dotacji rozwojowej na wyodrębniony rachunek bankowy na podstawie WB WN 1309 MA 7209 b/księgowanie faktury, rachunku za towary i usługi zgodnie z w/w analityką WN 4 MA 2019NIP c/ Księgowanie zakupu pomocy dydaktycznych i pozostałych środków trwałych WN 0139 MA 2019 NIP WN 4019 MA 0729 d/ Księgowanie zakupu wartości niematerialno-prawnych e/ Koszty wynagrodzeń osób zatrudnionych przy projekcie WN 0209 MA 2019 NIP WN 4019 MA WN 4049 MA 2319 f/ Księgowanie naliczenia PDOF naleŝnego do US: Osobowy fundusz płac: WN 2319 MA Bezosobowy fundusz płac: WN 2319 MA g/ Księgowanie naliczenia składek ZUS: pracownika: WN 2319 MA WN 2319 MA Pracodawcy: WN 4059 MA h/ Zapłata za faktury: WN 2019NIP MA 1309 i/ Zapłata wynagrodzeń WN 2319 MA 1309 j/ Zapłata podatku dochodowego do US: Osobowy fundusz płac: WN MA 1309 Bezosobowy fundusz płac: WN MA 1309 k/ Zapłata składek do ZUS: WN MA 1309 WN MA 1309 WN MA 1309 l/ Przeksięgowanie wydatków z dotacji na ostatni dzień miesiąca: WN 1309 MA ł/ Przeksięgowanie dochodów w z dotacji na ostatni dzień miesiąca: WN MA 1309 m/ Przeniesienie na koniec roku obrotowego kosztów rodzajowych WN8603 MA 4 analit n/ Przeniesienie na koniec roku obrotowego dochodów na wynik: WN MA8603 o/ Księgowanie odsetek zgromadzonych na wyodrębnionym rachunku: WN 1309 MA

4 p/ Przelew odsetek na rachunek budŝetu: WN MA 1309 r/ Refundacja wydatków zapłaconych z konta bieŝącego WN MA Opisana powyŝej ewidencja księgowa umoŝliwi identyfikację realizowanego projektu 126. Rozdział II Obieg dokumentów 1. Drogę dokumentów od chwili ich otrzymania bądź sporządzenia do momentu przekazania do dekretacji i księgowania określa się jako obieg dokumentów. 2. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych jest dowód księgowy, stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczych zgodny z opisem zawartym w Instrukcji obiegu dokumentów obowiązującej w Urzędzie Miejskim w Andrychowie. 3. W przypadku dokumentów dotyczących Projektu 126 wprowadza się do opisu dodatkowe elementy: Dokument.. nr.. z dnia. na kwotę.pln dotyczy w kwocie PLN Umowy nr UDA-POKL /09-00 z dnia r..o dofinansowanie projektu współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego, w tym: 1. kwota wydatku kwalifikowanego.. PLN poniesionego w związku z realizacją zadania.. Nr i nazwa zadania zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, w tym: w ramach cross-financingu:. PLN, w ramach kosztów personelu.. PLN 2. kwota wydatku kwalifikowanego.. PLN poniesionego w związku z realizacją zadania (nr i nazwa zadania) zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, w tym: w ramach cross-financingu:.. PLN, w ramach kosztów personelu PLN 3. kwota wydatku kwalifikowanego PLN poniesionego w ramach kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie faktycznie poniesionych wydatków zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu oraz odpowiednio z zapisami umowy o dofinansowanie projektu. Zakupu dokonano zgodnie z art... Ustawy Prawo zamówień publicznych, (Dz. U. z 2004 r., Nr 19, poz. 177 z późn. zm.) Sprawdzono pod względem merytorycznym (data i podpis osoby upowaŝnionej) Sprawdzono pod względem formalnorachunkowym (data i podpis osoby upowaŝnionej) 4

5 4. W kontroli i sprawdzaniu dokumentów bierze udział Zespół Zarządzający projektem oraz słuŝby finansowo-księgowe. Wykonanie usługi, lub dokonania zakupu w Urzędzie potwierdza specjalista ds. dokumentowania przebiegu projektu. Sprawdzenie merytoryczne w Urzędzie potwierdza Koordynator projektu lub Asystent koordynatora projektu. Sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym dokonuje i potwierdza podpisem księgowa projektu 5. Oryginały dokumentów dotyczących Projektu nr 126 przechowywane będą w oddzielnych segregatorach. Dokumenty grupowane są zgodnie z zasadą obowiązującą w Urzędzie Miejskim - w teczkach. Dla potrzeb Projektu 126 wprowadza się następującą numerację: - Wyciąg bankowy dotyczący wyodrębnionego dla Projektu 126 rachunku księgowany będzie teczką nr 92, - Dowody księgowe m.in; PK, listy płac - księgowane teczką nr 09, - Faktury i rachunki w celu zachowania ciągłości ewidencji, księgowane będą we wspólnej dla faktur teczce 10. Kserokopie (potwierdzone za zgodność z oryginałem) dołączane zostaną do ogólnego zbioru faktur, natomiast oryginał przechowywany będzie w wyodrębnionym segregatorze dotyczącym Projektu. 10. Zakupione w ramach Projektu 126 środki trwałe, wartości niematerialno prawne i rzeczowe składniki majątku (pomoce dydaktyczne) winny być objęte ewidencją analityczną, a fakt ten powinien być potwierdzony przez pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie w/w ewidencji na dowodzie zakupu przez wpisanie numeru ewidencyjnego pod którym został zarejestrowany. Środki trwałe i rzeczowe przed przekazaniem do Gimnazjum nr 2 w którym jest realizowany Projekt 126 winny być oznakowane numerem ewidencyjnym,oraz za pomocą naklejki informującej o współfinansowaniu zakupu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (naklejka winna mieć równieŝ dwa logotypy Programu Kapitał Ludzki oraz flaga Unii Europejskiej: Fakt przekazania w/w składników do Gimnazjum nr 2 winien być potwierdzony Protokołem przekazania w uŝywanie. Rozdział III Kontrola i archiwizacja dokumentów Celem kontroli wewnętrznej jest zapewnienie zgodności między stanem prawidłowym, a faktycznym kontrolowanego zdarzenia. Czynności kontrolne naleŝy przeprowadzić we wszystkich fazach działalności jednostki, przez zbadanie kaŝdego elementu stanu faktycznego i porównanie z wyznaczoną dla niego normą w formie kontroli wstępnej, kontroli bieŝącej i kontroli następczej. 1.Kontrola wstępna polega na zbadaniu decyzji i operacji w celu zapobieŝenia nieprawidłowym działaniom. Do czynności kontroli wstępnej naleŝy m.in. analiza, sprawdzenie, akceptacja, badanie projektów dokumentów, w tym dokumentów powodujących powstanie zobowiązań i naleŝności. 5

6 Kontroli wstępnej podlegają min.: projekty planów i przedsięwzięć, wnioski o wszczęcie postępowań o zamówienia publiczne, projekty umów oraz dokumenty powodujące powstanie zobowiązań i naleŝności. Dokonanie kontroli wstępnej kontrolująca potwierdza własnoręcznym podpisem na dokumencie wraz z datą. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości w toku kontroli wstępnej dokumentów, osoba kontrolująca: - zwraca bezzwłocznie dokumenty właściwym pracownikom lub komórkom organizacyjnym z wnioskiem o usunięcie nieprawidłowości w samych dokumentach bądź operacjach których dotyczą, - odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z przepisami, niecelowych lub niegospodarnych, zawiadamiając jednocześnie o ujawnionym fakcie bezpośredniego przełoŝonego, Kontrola wstępna jest wykonywana przede wszystkim w ramach obowiązku samokontroli i kontroli funkcjonalnej w toku codziennego działania przez pracowników merytorycznych realizujących projekt. 2. Kontrola bieŝąca polega w szczególności na badaniu czynności i wszelkiego rodzaju operacji podczas ich wykonywania, w celu stwierdzenia, czy wykonywanie to przebiega prawidłowo. Działanie to ma na celu wyeliminowanie przed zakończeniem kaŝdego etapu zjawisk negatywnych mogących wpłynąć na wynik końcowy operacji. Kontroli bieŝącej podlegają wszelkie działania jednostki i są dokonywane przez pracowników merytorycznych realizujących projekt. 3. Kontrola następcza polega na badaniu przedsięwzięć oraz operacji juŝ zrealizowanych i odzwierciedlających je dokumentów. Do zadań kontroli następczej naleŝy w szczególności: - analizowanie, badanie uzyskanych efektów działania oraz porównanie ich z załoŝonymi celami, - badanie sprawności działania operacyjnego, badanie rzetelności wcześniej wykonanych kontroli oraz dostarczeniu informacji o przebiegu operacji. W kontroli następczej, która ujawniłaby nieprawidłowości winny być podjęte czynności pokontrolne, mające na celu: - usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości, likwidację ich przyczyn i skutków oraz zapobieŝenie im w przyszłości, - zastosowanie sankcji wobec pracowników odpowiedzialnych za nieprawidłowości. Kontrolę następczą sprawują przede wszystkim pracownicy zobowiązani do nadzoru i kontroli prawidłowości wykonania zadań tj. pracownicy mający nadzór nad pracownikami merytorycznie realizującymi projekt oraz osoby nadzorujące rozliczenia finansowo-księgowe. Archiwizacja i przechowywanie dowodów księgowych i innych dokumentów. 1.Dokumenty w trakcie realizacji projektu archiwizowane będą w Urzędzie Miejskim. 2.Po zakończeniu roku obrotowego, w którym kończy się realizacja Projektu 126 do archiwum Urzędu przekazuje się uporządkowane rocznikami akta spraw ostatecznie załatwionych. 3.Przez uporządkowanie akt naleŝy rozumieć: - ułoŝenie akt wewnątrz teczek tak, aby sprawy następowały kolejno, poczynając od najwcześniejszej sprawy, - w obrębie sprawy dokumenty układa się chronologicznie poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę, - teczki, księgi, rejestry powinny być ułoŝone wg klasyfikacji jednolitego rzeczowego wykazu akt, - kaŝda teczka powinna zawierać spis spraw znajdujących się w teczce, - kaŝda teczka powinna być opisana na zewnętrznej stronie, - akta kategorii A muszą być w całości przesznurowane i na zewnętrznej okładce oznaczona ilość kart zawartych w teczce. 6

7 4.Dokumentację związaną z realizacją projektu 126 przechowuje się do dnia 31 grudnia 2020 r. Po tym terminie dokumenty płacowe zostaną przekazane do archiwum płac. 7