Zarządzenie Nr II/674/2010 Prezydenta Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego z dnia 29 września 2010 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr II/674/2010 Prezydenta Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego z dnia 29 września 2010 r. w sprawie: szczegółowych zasad rachunkowości środków otrzymywanych w ramach współfinansowania z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na dofinansowanie projektu pod nazwą: Uzupełnienie funkcji kulturalno rekreacyjnych w ramach rewitalizacji obszaru Śródmieścia Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego. Umowa finansowana nr UDA RPSW /08. Na podstawie art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223), 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 142, poz. 1020, z 2008 r. Nr 72, poz. 422) oraz umowy finansowej nr UDA-RPSW /08 o dofinansowanie Projektu WND-RPSW /08 pod nazwą Uzupełnienie funkcji kulturalno rekreacyjnych w ramach rewitalizacji obszaru Śródmieścia Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego zawartej w dniu 12 sierpnia 2010 r. pomiędzy Gminą Ostrowiec Świętokrzyski a Województwem Świętokrzyskim zarządza się, co następuje: 1.Wprowadza się szczegółowe zasady (politykę) rachunkowości środków otrzymanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na współfinansowanie Projektu po nazwą Uzupełnienie funkcji kulturalno rekreacyjnych w ramach rewitalizacji obszaru Śródmieścia Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego w brzmieniu stanowiącym załącznik do niniejszego zarządzenia. 2.Zobowiązuję wszystkich pracowników Urzędu Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego do przestrzegania i stosowania procedur zawartych w załączniku do niniejszego zarządzenia. 3.Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od r. Prezydent Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego Jarosław Wilczyński

2 Załącznik do Zarządzenia Nr II/674/2010 Prezydenta Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego z dnia 29 września 2010 r. Szczegółowe zasady rachunkowości środków otrzymanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na współfinansowanie Projektu pn. Uzupełnienie funkcji kulturalno rekreacyjnych w ramach rewitalizacji obszaru Śródmieścia Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego. Umowa finansowa Nr UDA RPSW /08. Rozdział I Zasady ogólne Podstawę niniejszego opracowania stanowią: 1) ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009, Nr 152, poz. 1223), 2) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240), 3) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207), 4) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726), 5) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budŝetowej (Dz. U. Nr 20 poz. 103). 2. Celem niniejszego opracowania jest zapewnienie: - prawidłowości ewidencji, - dostosowanie ewidencji do obowiązującej sprawozdawczości zewnętrznej i potrzeb bieŝącego zarządzania, - prawidłowego i terminowego rozliczania wyniku finansowego, - zabezpieczenia majątku, - prawidłowego przechowywania dokumentacji rachunkowości, - prawidłową ochronę zbiorów ksiąg rachunkowych. Rozdział II Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych Księgi rachunkowe są prowadzone w oparciu o niŝej określone zasady: 1) zasadę jawności podczas realizacji zadań, wykonywania planu finansowego oraz ewidencji księgowej wykonania tego planu, gospodarowania środkami publicznymi, przejawiająca się, między innymi, podawaniem do publicznej wiadomości zakresu zadań i usług wykonywanych lub świadczonych przez Urząd, kwot dotacji udzielonych z budŝetu państwa w ramach środków pomocowych nie podlegających zwrotowi udzielonych ze środków Mechanizmu Finansowego EOG. Przy realizacji zasady jawności obowiązuje Urząd zachowanie przepisów o ochronie danych osobowych, 1

3 2) zasadę kasowości która stanowi, iŝ dochody i wydatki budŝetu ujmowane są w terminie ich zapłaty niezaleŝnie od rocznego budŝetu, którego dotyczą, 3) zasadę memoriału, która mówi, Ŝe w księgach rachunkowych naleŝy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na rzecz jednostki przychody i obciąŝające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezaleŝnie od terminu ich zapłaty. Na koniec miesiąca, księgowanie faktur obcych, które wpłynęły do 7 dnia miesiąca następnego, będzie traktowane jako zachowanie zasady zupełności zapisów. W zakresie wszystkich innych dokumentów księgowych, zachowuje się chronologię zapisów. Zasadę memoriału zachowuje się w pełni na koniec roku w zakresie dochodów i kosztów. Przy prowadzeniu ksiąg i sporządzeniu sprawozdawczości Urząd zachowuje zasady rzetelności, szczegółowości, prawidłowości, terminowości i ciągłości, 4) zasadę ostroŝnej wyceny, która oznacza uwzględnienie w wyniku finansowym: - zmniejszenie wartości uŝytkowej majątku, w tym równieŝ w postaci odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych), - zmniejszenie wartości innych składników majątkowych wywołanych trwałymi zmianami, - wyłączenie pozostałych przychodów operacyjnych i zysków nadzwyczajnych, których zapłata budzi wątpliwości, 5) zasadę istotności, która mówi Ŝe stosuje się uproszczenia, jeŝeli nie wywierają one istotnie ujemnego wpływu na zasadę jasnego, rzetelnego, wiernego przestawienia sytuacji finansowej. 2. Księgi rachunkowe prowadzone są w siedzibie Urzędu. 3. Rachunkowość prowadzi się jednowalutowo: w walucie PLN. 4. Inwentaryzację środków trwałych przeprowadza się w drodze spisu z natury zgodnie z terminami określonymi w przepisach wewnętrznych Urzędu w tym zakresie. 5. Środki finansowe przekazywane będą na wyodrębniony rachunek bankowy Gminy nr Kodem wyodrębniającym osobne księgi rachunkowe dochodów jest numer rachunku bankowego. 6. Wydatki dotyczące Projektu są dokonywane z rachunku bieŝącego Gminy. Do realizacji Projektu zostały wyodrębnione osobne księgi rachunkowe, dla których kodem jest nazwa zadania: a) Uzupełnienie funkcji kulturalno rekreacyjnych w ramach rewitalizacji obszaru Śródmieścia Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego (ul. Młyńska, Górzysta, Sienkiewicza, Starokunowska), b) Uzupełnienie funkcji kulturalno rekreacyjnych w ramach rewitalizacji obszaru Śródmieścia Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego (renowacja zbiorników), c) Uzupełnienie funkcji kulturalno rekreacyjnych w ramach rewitalizacji obszaru Śródmieścia Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego (zagospodarowanie Parku Miejskiego), d) Uzupełnienie funkcji kulturalno rekreacyjnych w ramach rewitalizacji obszaru Śródmieścia Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego (boisko wielofunkcyjne). Księgi rachunkowe obejmują: 1) dziennik, w którym zapisy dotyczące Projektu nie są wyodrębnione ze względu na brak moŝliwości technicznych programu FK. Identyfikacja zapisów dotyczących Projektu jest moŝliwa na podstawie danych z innych zbiorów, 2) konta księgi głównej, 3) konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna prowadzona w przekroju klasyfikacji budŝetowej, w podziale na zadania związane z realizacją projektu, świadczenia oraz według kontrahentów), 4) zestawienie obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, 5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). 2

4 7. Księgi rachunkowe prowadzone są w sposób bieŝący, przy zapewnieniu ich bezbłędności, rzetelności i sprawdzalności. Ewidencja operacji gospodarczych odbywa się na najniŝszym poziome analityk przewidzianym w zdefiniowanym dalej planie kont przy uŝyciu programu komputerowego Finansowo-Księgowego OTAGO w podsystemie FKJB i FKORG autorstwa Jolanty Bony dopuszczonego, do eksploatacji z dniem r., programie Środki trwałe, Wartości niematerialne i prawne, Środki na wyposaŝeniu autorstwa Waldemara Jaszczyka, podsystemie obsługi wydatków budŝetowych WYBUD, podsystemie obsługi rejestracji umów GRU, podsystemie rejestracji planu budŝetu, podsystemie obsługa planowania budŝetu - projektowanie budŝetu. 8. Opisy działania programów znajdują się w instrukcjach eksploatacyjnych do poszczególnych programów. Programy posiadają hasła zabezpieczające dostęp do wprowadzania danych określone przez administratora programów. W programie występuje moŝliwość archiwizowania danych na magnetycznych nośnikach informacji (płyty CD). Płyty CD zawierające zarchiwizowane dane są przekazywane przez Wydział Finansowy do Referatu Informatyki Urzędu, który deponuje je w skrytce sejfowej w banku, z którym zawarto umowę w tym zakresie. Kopia płyty CD jest przechowywana w Wydziale Finansowym. 9. Dziennik prowadzony jest w sposób następujący: - zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym ujmowane są w nim chronologicznie, - zapisy są kolejno numerowane w okresie roku, co pozwala na ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzanymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi, - sumy zapisów (obroty) liczone są w sposób ciągły, - jego obroty są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald księgi głównej. 10. Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniający następujące zasady: - podwójnego zapisu, - systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową, z wyjątkiem dochodów i wydatków, które ujmowane są w terminie ich zapłaty, niezaleŝnie od rocznego budŝetu, którego dotyczą, - powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku. 11. Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegóławiające dla wybranych kont księgi głównej. 12. Konta pozabilansowe pełnią funkcję wyłącznie informacyjno- kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach pozabilansowych obowiązuje zapis jednokrotny, który nie podlega uzgodnieniu z dziennikiem ani innym urządzeniem ewidencyjnym. Ujmowane są na nich: - zaangaŝowanie środków na wydatki budŝetowe roku bieŝącego, - zaangaŝowanie środków na wydatki budŝetowe przyszłych lat, - plan finansowy wydatków budŝetowych, - plan finansowy niewygasających wydatków, - inne związane z realizacją projektu. 13. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej- sporządza się do 15 następnego miesiąca według stanu na koniec kaŝdego miesiąca. Zawiera ono: - symbole i nazwy kont, - salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, 3

5 - sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. 14. Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych sporządzane jest dla wszystkich ksiąg pomocniczych na koniec roku budŝetowego dla składników objętych inwentaryzacją na dzień inwentaryzacji. Rozdział III Zasady ewidencji księgowej 3. Plan kont dla organu (w zakresie dochodów rachunek bankowy wyodrębniony) Symbol Nazwa konta Konta 133 Rachunek budŝetu. 222 Rozliczenie dochodów budŝetowych 240 Pozostałe rozrachunki 901 Dochody budŝetu 991 Planowane dochody budŝetu 4. Opis księgowań w organie 1) Wpływ środków na wyodrębniony rachunek bankowy WN 133 MA 222 2) Przeksięgowanie zrealizowanych dochodów na podstawie sprawozdania Rb27S sporządzonego przez jednostkę Urząd Miasta WN 222 MA 901 3) Przelew środków na rachunek budŝetu WN 240 MA 133 Symbol Konta 5. Plan kont dla jednostki (w zakresie dochodów rachunek bankowy wyodrębniony) Nazwa zespołu lub konta Konta bilansowe Zespół 1 Środki pienięŝne i rachunki bankowe 130 Rachunek bieŝący Zespół 7 Przychody i koszty ich uzyskania 750 Przychody i koszty finansowe Zespół 8 Fundusze, rezerwy i wynik finansowy 800 Fundusz jednostki 860 Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy 4

6 6. Opis księgowań w jednostce 1. Przychód z tytułu środków europejskich WM 130 MA 750 (zapis powielony do księgowania dochodu w budŝecie) 2. Przeniesienie przychodów finansowych na koniec roku obrotowego na wynik finansowy WN 750 MA Księgowanie sprawozdania Rb27S WN 800 MA Plan kont dla organu (w zakresie wydatków rachunek bieŝący budŝetu) Symbol Nazwa konta Konta 133 Rachunek bieŝący 223 Rachunek wydatków budŝetowych 902 Wydatki budŝetu 992 Planowane wydatki budŝetu 8. Opis księgowań w organie Dokumentem źródłowym dotyczącym operacji dla Projektu jest drugi egzemplarz wyciągu bankowego pobranego w formie wydruku z systemu bankowości elektronicznej Multicash. Operacje dotyczące Projektu są oznaczone kolorowym markerem oraz numerem pod którym są ujęte w ewidencji księgowej. 1. Zapłata zobowiązań z tytułu zakupu towarów i usług WN 223 MA Przeksięgowanie zrealizowanych wydatków na podstawie sprawozdania Rb28s WN 902 MA Plan kont dla jednostki (w zakresie wydatków rachunek bieŝący) Symbol Konta Nazwa konta Zespół 0 Majątek trwały 011 Środki trwałe 013 Pozostałe środki trwałe 071 Umorzenie środków trwałych 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych 080 Inwestycje (środki trwałe w budowie) Zespół 1 Środki pienięŝne i rachunki bankowe 101 Kasa 130 Rachunek bieŝący Zespół 2 Rozrachunki i roszczenia 5

7 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami Zespół 4 Koszty według rodzajów 400 Koszty według rodzajów 401 Amortyzacja Zespół 7 Przychody i koszty finansowe 750 Przychody i koszty finansowe 761 Pokrycie amortyzacji Zespół 8 Fundusze, rezerwy i wynik finansowy 800 Fundusze jednostki 810 Dotacje budŝetowe oraz środki z budŝetu na inwestycje 860 Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy Konta pozabilansowe 980 Plan finansowy wydatków budŝetowych 998 ZaangaŜowanie wydatków budŝetowych na bieŝąco 999 ZaangaŜowane wydatków budŝetowych lat przyszłych 10. Opis księgowań w jednostce (w zakresie wydatków rachunek bieŝący) 1. Księgowanie faktury, rachunku za dostawę towarów i usług WN 400 MA 201 lub WN 080 MA Zapłata faktury, rachunku za dostawę towarów i usług WN 201 MA Księgowanie równowartości wydatków budŝetowych na sfinansowanie inwestycji WN 810 MA 800 (zapis równoległy do zapłaty zobowiązań, zapis dodatkowy na dowodzie wpłaty) 4. Przejecie na majątek dowodem OT środka trwałego na skutek zakupów inwestycyjnych WN 011 MA Księgowanie amortyzacji środków trwałych WN 401 MA Księgowanie pokrycia amortyzacji WN 800 Ma Przeniesienie kosztów (wg rodzaju) i pozostałych kosztów na wynik finansowy WN 860 MA 400 WN 860 MA Przeniesienie na koniec roku obrotowego salda konta 810 na fundusz konto Księgowanie sprawozdania Rb28s o zrealizowanych wydatkach WN 130 MA 800 Rozdział IV Kontrola i obieg dokumentów księgowych Celem kontroli wewnętrznej jest zapewnienie zgodności między stanem prawidłowym a faktycznym kontrolowanego zdarzenia. Czynności kontrolne naleŝy przeprowadzić we wszystkich fazach działalności jednostki, przez zbadanie kaŝdego elementu stanu faktycznego i porównanie z wyznaczoną dla niego normą w formie kontroli wstępnej, kontroli bieŝącej i kontroli następczej. 6

8 2. Kontrola wstępna polega na zbadaniu decyzji i operacji w celu zapobieŝenia nieprawidłowym działaniom. Do czynności kontroli wstępnej naleŝy m.in. analiza, sprawdzenie, akceptacja, badanie projektów, dokumentów, w tym dokumentów powodujących powstanie zobowiązań i naleŝności. Kontroli wstępnej podlegają m.in.: projekty planów i przedsięwzięć, wnioski o wszczęcie postępowań o zamówienia publiczne, projekty umów oraz dokumenty powodujące powstanie zobowiązań lub naleŝności. 3. Dokonanie kontroli wstępnej osoba kontrolująca potwierdza własnoręcznym podpisem na dokumencie, wraz z datą. 4. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości w toku kontroli wstępnej dokumentów osoba kontrolująca: - zwraca bezzwłocznie dokumenty właściwym pracownikom lub komórkom organizacyjnym z wnioskiem o usunięcie nieprawidłowości w samych dokumentach bądź operacjach, których dotyczą, - odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z przepisami, niecelowych czy niegospodarnych, zawiadamiając jednocześnie o ujawnionym fakcie bezpośredniego przełoŝonego, - kontrola wstępna jest wykonywana przede wszystkim w ramach obowiązku samokontroli i kontroli funkcjonalnej w toku codziennego działaniu przez pracowników merytorycznych realizujących projekt. 5. Kontrola bieŝąca polega w szczególności na badaniu czynności i wszelkiego rodzaju operacji podczas ich wykonywania, w celu stwierdzenia, czy wykonanie to przebiega prawidłowo. Działanie to ma na celu wyeliminowanie przed zakończeniem kaŝdego etapu zjawisk mogących negatywnie wpłynąć na wynik końcowy operacji. 6. Kontroli bieŝącej podlegają wszystkie działania jednostki i są dokonywane przez pracowników merytorycznych realizujących projekt. 7. Kontrola następcza polega na badaniu przedsięwzięć i operacji juŝ zrealizowanych i odzwierciedlających je dokumentów. 8. Do zadań kontroli następczej naleŝy w szczególności: - analizowanie, badanie uzyskanych efektów działania oraz porównywanie ich z załoŝonymi celami, - badanie sprawności działania operacyjnego, badanie rzetelności wcześniej wykonanych kontroli oraz dostarczeniu informacji o przebiegu operacji. 9. W kontroli następczej, która ujawniła nieprawidłowości winny być podjęte czynności pokontrolne, mające na celu: - usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości, likwidację ich przyczyn i skutków oraz zapobieŝenie im w przyszłości, - usprawnienie działalności poprzez wyeliminowanie nieprawidłowości lub powtarzających się zaniedbań, - zastosowanie sankcji wobec pracowników odpowiedzialnych za nieprawidłowości. 10. Kontrolę następczą sprawują przede wszystkim pracownicy zobowiązani do nadzoru i kontroli prawidłowości wykonania Podstawą zapisów w księgach rachunkowych jest dowód księgowy, stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczych, Dowody księgowe powinny być rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne i bez błędów rachunkowych. Dowód księgowy musi zawierać: - określenie stron operacji gospodarczej, - datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji, której dowód dotyczy, - nazwę operacji gospodarczej oraz jej wartości, ilość i cenę jednostkową, 7

9 - podpis wystawcy i odbiorcy dowodu lub osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe, - numer dowodu księgowego, - potwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez nadanie numeru ewidencji księgowej oraz wskazaniu miesiąca księgowania a takŝe kont księgowych na których dokonano zapisów. 2. KaŜdy dokument księgowy powinien być sprawdzony i zatwierdzony pod względem merytorycznym, tzn. powinien być podpisany przez upowaŝnione osoby, a stwierdzenie rzetelności, celowości i legalności zawartych tam danych powinno być poświadczone podpisem osoby zatwierdzającej dokument w tym zakresie. 3. KaŜdy dowód księgowy powinien być sprawdzony i zatwierdzony pod względem formalno- rachunkowym. To znaczy, Ŝe dowód został wystawiony w sposób prawidłowy, zawiera wszystkie wymagane elementy oraz dane liczbowe nie zawierają błędów rachunkowych. 4. Dowody księgowe nie mogą posiadać wad i błędów. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych (obcych) i własnych moŝna korygować tylko innym dokumentem zawierającym sprostowanie. Niedopuszczalne jest korygowanie dowodów księgowych poprzez skreślenia, wymazywanie lub przeróbki. Błędy w dowodach wewnętrznych lub własnych mogą być poprawiane przez skreślenie w sposób umoŝliwiający odczytanie skreślonej treści, wpisanie prawidłowej i opatrzenie jej datą i podpisem osoby dokonującej poprawki. 5. JeŜeli jedną operację gospodarczą dokumentuje kilka egzemplarzy tego samego dowodu lub kilka róŝnych dowodów, to dla potrzeb prawidłowej ewidencji księgowej naleŝy, przy kilku egzemplarzach określić słowem oryginał, a pozostałe słowem kopia. 6. Zakupy rzeczowych składników majątkowych powinny być udokumentowane wyłącznie fakturami i rachunkami. Dowody zapłaty, lub inne dokumenty nie mogą być uwaŝane za dowody księgowe i nie stanowią podstawy do zaksięgowania zakupu. 7. Tylko prawidłowe dowody księgowe mogą być podstawą do zaksięgowania. 8. Polecenie księgowania sporządza się w celu dokonania zapisu księgowego niepotwierdzającego faktu dokonania operacji gospodarczej np. storno błędnego zapisu, lub w innych przypadkach wynikających ze stosowania techniki księgowań. 9. Zastępczy dowód księgowy moŝe być dopuszczony jako podstawa do zapisów księgowych tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach z braku moŝliwości uzyskania dokumentów źródłowych dowodów obcych. 10. Wykaz podstawowych dokumentów źródłowych obowiązujących przy realizacji projektu: 1) faktura VAT, 2) faktura korygująca VAT, 3) nota korygująca, 4) rachunek, 5) polecenie przelewu, 6) wyciąg bankowy. Rozdział V Kontrola W kontroli i sprawozdaniu dokumentów biorą udział poszczególne komórki jednostki organizacyjnej tzn. wydział merytoryczny realizujący projekt oraz słuŝby finansowo księgowe. 8

10 2. Drogę dokumentów od chwili ich otrzymania bądź sporządzenia do momentu przekazania do księgowania i jego dekretacji określa się jako obieg dokumentów. 3. Dokument sprawdzony pod względem merytorycznym powinien być potwierdzony datą dokonania kontroli oraz podpisem osoby upowaŝnionej do jego sprawdzania i akceptacji. Dodatkowo na dokumencie powinien zostać umieszczony co najmniej opis uzasadniający celowość dokonania zakupu lub wykonania usługi, jakich kosztów dotyczy. 4. Sprawdzone pod względem merytorycznym i opisane dowody księgowe podlegają sprawdzeniu pod względem formalnym i rachunkowym przez upowaŝnionego pracownika wydziału finansowego, który nadaje im numer ewidencji księgowej, dokonuje dekretacji i przekazuje do zapłaty Najczęściej stosowanymi dowodami dokumentującymi zakupy materiałów, towarów i usług są: zamówienia, umowy, zlecenia wykonania usług, faktury VAT, rachunki. 2. Do księgowania powinny być przekazywane kompletne dokumenty dotyczące zakupu towarów i usług. 3. Dokumenty potwierdzające dokonane zakupy w oparciu o ustawę o zamówieniach publicznych powinny dodatkowo zawierać oferty cenowe, notatki słuŝbowe o wyborze ceny i inne dokumenty wynikające bezpośrednio z ustawy. 4. Oryginał umowy, zlecenia, zamówienia powinny być przekazywane do Wydziału Finansowego bezpośrednio po jej akceptacji i podpisaniu. Realizacja umowy zakupu jest dokonywana w oparciu o komplet dokumentów uzasadniających wybór dostawcy (sprzedającego). 5. Zapłata za dostarczone towary i usługi dokonywana jest na podstawie zaakceptowanych do płatności rachunków i faktur, przelewem bankowym. Rozdział VI Dowody dotyczące obrotu środkami trwałymi i rzeczowymi Wpływające od dostawców faktury za zakupione środki trwałe i rzeczowe podlegają ostemplowaniu datą wpływu w kancelarii Urzędu. Następnie przekazywane są do wydziału merytorycznego. Wykazane na fakturach składki rzeczowe i środki trwałe powinny być objęte ewidencją, a fakt ten powinien być potwierdzony przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi i rzeczowymi na dowodzie zakupu (fakturze) przez wpisanie numeru ewidencyjnego środków trwałych lub rzeczowych, pod którym zakup został zarejestrowany. 2. Środki trwałe i rzeczowe przed przekazaniem do odpowiednich wydziałów winny być oznakowane przy pomocy metkownicy numerem ewidencyjnym. Rozdział VII Archiwizacja i przechowywanie dowodów księgowych i innych dokumentów Do archiwum Urzędu przekazuje się akta uporządkowanych spraw ostatecznie załatwionych, po upływie jednego roku kompletnymi rocznikami. 2. Przez uporządkowanie akt naleŝy rozumieć: 9

11 - ułoŝenia akt wewnątrz teczek, tak aby sprawy następowały kolejno, poczynając od najwcześniejszej sprawy z dołączonym na wierzchu spisem spraw, - w obrębie sprawy dokumenty układa się chronologicznie poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę, - teczki, księgi, rejestry powinny być ułoŝone według klasyfikacji jednolitego rzeczowego wykazu akt, - kaŝda teczka powinna zawierać spis spraw znajdujących się w teczce, - kaŝda teczka powinna być opisana na zewnętrznej stronie, - akta kategorii A muszą być w całości przesznurowane i na zewnętrznej okładce oznaczona ilości kart zawartych w teczce. 3. Dokumentację związaną z realizacją Projektu przechowuje się 10 lat od daty zatwierdzenia raportu końcowego z realizacji projektu, w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. 4. Udostępnienie osobom trzecim zbiorów dokumentów lub ich części: - do wglądu na terenie Urzędu - wymaga zgody prezydenta lub osoby przez niego upowaŝnionej, - poza siedzibą Urzędu - wymaga pisemnej zgody prezydenta oraz pozostawienie w Urzędzie potwierdzonego przez pobierającego i wydającego odpowiedniego dokumentu na okoliczność pobrania oraz spisu przyjętych dokumentów. Wszystkie udostępnione osobom trzecim dokumenty archiwalne muszą być wpisane do rejestru dokumentów wypoŝyczonych z archiwum Urzędu. Rozdział VII Sprawozdawczość Sprawozdania z realizacji Projektu sporządza się okresowo i przekazuje się je według obowiązujących wzorów i terminów. 2. Sprawozdania comiesięczne z realizacji dochodów i wydatków sporządza się według wzoru RB-27S i RB-28S stanowiącego załącznik Nr 16 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budŝetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). Prezydent Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego Jarosław Wilczyński 10