Projekt Budowanie innowacyjnej organizacji współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/EIPB/BIO/2013 z dnia r. odnoszące się do WYNAJMU SAL KONFERENCYJNYCH ORAZ ZAPEWNIENIA WYŻYWIENIA DLA UCZESTNIKÓW SZKOLEŃ w ramach projektu Budowanie innowacyjnej organizacji dotyczy zamówienia o łącznej wartości poniżej euro 1. ZAMAWIAJĄCY: Europejski Instytut Psychologii Biznesu C.M. Fryszkiewicz Spółka Jawna, ul. Bartnicza 5, Lublin, NIP , REGON POSTANOWIENIA OGÓLNE: a) Do niniejszego zapytania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia: 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych. b) Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny. c) Zamówienie realizowane jest w ramach projektu Budowanie innowacyjnej organizacji realizowanego na podstawie umowy nr 594/POKL /12-00 podpisanej z Województwem Lubelskim dnia r., współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Priorytet VIII. Regionalne kadry gospodarki, Działanie 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie, Poddziałanie Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw. 3. KRYTERIUM DOSTĘPU: a) Wykonawca przedkładający ofertę wypełniony formularz ofertowy wraz z załącznikami zobowiązuje się do: Wynajmu sal konferencyjnych na warunkach podanych w pkt. 4, Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia; Zapewnienia ciepłych posiłków wraz z poczęstunkiem na warunkach podanych w pkt. 4 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia; b) Oferty mogą składać wszystkie podmioty z wyłączeniem osób fizycznych (nie dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą). c) Z postępowania zostają wykluczone podmioty powiązane z Europejskim Instytutem Psychologii Biznesu C.M. Fryszkiewicz Spółka Jawna osobowo lub kapitałowo. 4. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Przedmiotem zamówienia jest wynajem sal konferencyjnych oraz zapewnienie ciepłego posiłku wraz z poczęstunkiem (przerwami kawowymi) dla uczestników szkoleń na potrzeby projektu Budowanie innowacyjnej organizacji realizowanego przez Europejski Instytut Psychologii Biznesu C.M. Fryszkiewicz Spółka Jawna współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Europejski Instytut Psychologii Biznesu C.M. Fryszkiewicz Sp.J. 1

2 SPECYFIKACJA ZAMÓWIENIA: Lp. RODZAJ PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA ILOŚĆ Uwagi ogólne: Wynajem sal konferencyjnych zajęcia grupowe (28 grup x 2 dni szkoleniowe, 1 dzień szkoleniowy = 8 godzin) Zapewnienie wyżywienia dla uczestników szkolenia, 2 przerwy kawowe + obiad każdego dnia (280 osób x 2 dni szkoleń) 56 dni szkoleniowych (448 godzin) 560 osobodni a) Okres realizacji zamówienia marzec - wrzesień 2013r. b) Zamówienie odbędzie się z uwzględnieniem harmonogramu realizacji projektu. c) Rozliczenia finansowe z Wykonawcą będą odbywały się na podstawie faktur cząstkowych wystawianych przez Wykonawcę do 7 dni po zakończeniu szkolenia. Rozliczenie nastąpi w terminie do 30 dni od dnia prawidłowo dostarczonej faktury. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwłoki z zapłatą należności w przypadku, gdy oczekuje na przelew transzy zgodnie z Umową o dofinansowanie Projektu. Wówczas należność zostanie uregulowana niezwłocznie po wpłynięciu transzy na konto Zamawiającego. d) Wykonawca zobowiązuje się, że w przypadku kontroli realizacji projektu przez uprawnione instytucje, udostępni wszelką posiadaną dokumentację związaną z projektem, w tym dokumentację finansową. e) Miejsce realizacji zamówienia Lublin. f) W projekcie weźmie udział 280 osób 28 grup 10 osobowych. Wymagania odnośnie sal konferencyjnych: a) Dostosowane do przeprowadzenia szkoleń dla grup 10 osobowych, wyposażone w krzesła ustawione w literę U (podkowę), dające możliwość również zmiany ustawienia, stolik dla trenera na materiały szkoleniowe, dostęp do bezprzewodowego Internetu, ekran projekcyjny oraz tablice typu flipchart; b) Lokalizacja sal: centrum Lublina. c) Godziny wynajęcia sal: 8:30 16:30. d) Planowany harmonogram szkoleń: zajęcia szkoleniowe przerwa kawowa zajęcia szkoleniowe przerwa obiadowa zajęcia szkoleniowe przerwa kawowa zajęcia szkoleniowe e) Planowane terminy szkoleń: marca sale szkoleniowe (2 grupy równolegle) marca sale szkoleniowe (2 grupy) Europejski Instytut Psychologii Biznesu C.M. Fryszkiewicz Sp.J. 2

3 22-23 kwietnia sale szkoleniowe (2 grupy) kwietnia sale szkoleniowe (2 grupy) maja sale szkoleniowe (2 grupy) maja sale szkoleniowe (2 grupy) czerwca sale szkoleniowe (2 grupy) czerwca sale szkoleniowe (2 grupy) 1-2 lipca sale szkoleniowe (2 grupy) 4-5 lipca sale szkoleniowe (2 grupy) sierpnia sale szkoleniowe (2 grupy) sierpnia sale szkoleniowe (2 grupy) września sale szkoleniowe (2 grupy) września sale szkoleniowe (2 grupy) Łącznie: 28 grup f) Wykonawca zapewnia: zabezpieczenie obsługi technicznej sali i sprzętu oraz miejsce na przechowywanie odzieży wierzchniej, albo dostęp do szatni. g) Sala powinna spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są konferencje/seminaria. h) Wykonawca, w ramach opłat za wynajem, ma obowiązek utrzymać pomieszczenia w czystości i porządku. i) Uczestnicy szkoleń powinni mieć dostęp do bezpłatnego parkingu (min. 15 miejsc parkingowych/dzień szkoleniowy) w trakcie odbywania zajęć w salach konferencyjnych. j) Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezerwacji sal szkoleniowych oraz odwołania rezerwacji z terminem 7 dni. k) Zamówienie może ulec zmianie, w zależności od ustaleń harmonogramu szkoleń. Wymagania odnośnie ciepłego posiłku i poczęstunku: a) Wyżywienie dla uczestników szkoleń. Ciepły posiłek każdego dnia: zupa, danie główne, deser, kawa, herbata, woda. Posiłek dla każdego uczestnika szkolenia musi być wyporcjowany i podany na ciepło, o gramaturze nie mniejszej niż 450g, z kompletem sztućców i serwetek. Wykonawca, w razie zapotrzebowania, zobowiązany będzie do przygotowywania posiłku wegetariańskiego. Poczęstunek dla uczestników szkoleń przerwy kawowe (2 przerwy każdego dnia): kawa, herbata, cukier, śmietanka do kawy, napoje chłodzące (3 rodzaje soków, woda niegazowana, woda gazowana) oraz poczęstunek w postaci mieszanki kruchych ciastek, zgodnie ze specyfikacją zamówienia. b) Podane ilości wyżywienia są szacunkowe. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia, jak i zwiększenia wysokości zamówienia z uwagi na możliwość zmian harmonogramów związanych z realizacją projektu. Europejski Instytut Psychologii Biznesu C.M. Fryszkiewicz Sp.J. 3

4 5. WSPÓLNY SŁOWNIK ZAMÓWIEŃ / KODY CPC/CPV: Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne Usługi podawania posiłków Usługi przygotowywania posiłków 6. DO UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU UPRAWNIENI SĄ WYKONAWCY, KTÓRZY: a) Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawa nakłada obowiązek posiadania takich uprawnień. b) Posiadają niezbędne doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia. c) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. d) Nie otwarto wobec nich likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. e) Nie zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek ubezpieczenia społecznego lub zdrowotnego. f) Nie zostali prawomocnie skazani za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. g) W przypadku, których, wspólnik spółki jawnej, partner członek zarządu spółki partnerskiej; komplementariusz spółki komandytowej oraz komandytowo-akcyjnej; członek organu zarządzającego osoby prawnej nie został prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. h) Wobec których, sąd nie orzekł zakazu ubiegania się o zamówienie, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary. 7. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY: a) Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, w sposób czytelny. b) Wszelkie zmiany w tekście oferty (przekreślenia, poprawki dopiski) powinny być podpisane lub parafowane przez Wykonawcę, w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane. c) Oferta powinna zawierać cenę brutto za dzień szkoleniowy, cenę brutto za osobodzień wyżywienia - sporządzoną według załączników, w złotówkach przedstawioną, jako cena sumaryczna za realizację całego zamówienia cena ta podlega ocenie w procesie oceny ofert wg kryteriów przedstawionych w części 9. d) Oferta powinna być opatrzona pieczęcią firmową, posiadać datę sporządzenia oraz podpis Oferenta, oferta musi być spięta w sposób trwały, uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie. Europejski Instytut Psychologii Biznesu C.M. Fryszkiewicz Sp.J. 4

5 e) Zamawiający nie dopuszcza ofert cząstkowych. f) Przed upływem terminu składania ofert, Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać ofertę. Zmiany lub wycofanie powinny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu winno być opakowane tak, jak oferta, a koperta zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazami odpowiednio ZMIANA lub WYCOFANIE. g) Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert. h) Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 8. MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY: Oferty prosimy składać osobiście lub drogą pocztową w terminie do: 27 lutego 2013r. do godz w biurze projektu ul. Bartnicza 5, Lublin w zamkniętej kopercie z pieczątką wykonawcy wraz z opisem: Odpowiedź na ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/EIPB/BIO/2013 WYNAJEM SAL KONFERENCYJNYCH ORAZ ZAPEWNIENIE WYŻYWIENIA DLA UCZESTNIKÓW SZKOLEŃ w ramach projektu Budowanie innowacyjnej organizacji. 9. KRYTERIUM WYBORU OFERTY: Wszystkie nadesłane oferty zostaną otwarte i rozpatrzone po dniu 27 lutego 2013r. Wykonawca, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę zostanie powiadomiony o tym fakcie telefonicznie lub mailowo. W ofercie cenowej należy podać kwotę brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia. Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o następujące kryterium/kryteria: Cena brutto za całość zamówienia - 100% (100 pkt.): Maksymalną ilość punktów w ramach kryterium cena (cena brutto) otrzyma najtańsza oferta wg. wzoru: C minimalna Cena = x 100 pkt C oferty ocenianej Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów. Do realizacji zamówienia zostanie wybrany wykonawca, który zaoferuje najniższą cenę sumaryczną, nie zostanie wykluczony z postępowania, a jego oferta nie zostanie odrzucona. Europejski Instytut Psychologii Biznesu C.M. Fryszkiewicz Sp.J. 5

6 10. INNE INFORMACJE: Wykonawcy będą związani swoją ofertą przez 30 dni, licząc od upływu terminu składania ofert. Wszelkie pytania prosimy kierować na adres lub telefonicznie: , osoba uprawniona do kontaktu: Anna Żurawiecka. W przypadku, gdy przedstawione przez oferentów oferty cenowe będą opiewały na kwoty wyższe niż środki finansowe jakimi dysponuje Zamawiający, Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie negocjacji ustnych z oferentem, który przedstawił najniższą ofertę. Europejski Instytut Psychologii Biznesu C.M. Fryszkiewicz Sp.J. 6

7 ZAŁĄCZNIK NR 1 do zapytania ofertowego nr 1/EIPB/BIO/2013 z dnia r. odnoszącego się do WYNAJMU SAL KONFERENCYJNYCH ORAZ ZAPEWNIENIA WYŻYWIENIA DLA UCZESTNIKÓW SZKOLEŃ w ramach projektu Budowanie innowacyjnej organizacji Pieczątka Przedsiębiorstwa FORMULARZ OFERTOWY W odpowiedzi na zapytanie ofertowe 1/EIPB/BIO/2013 z dnia r. odnoszącego się do WYNAJMU SAL KONFERENCYJNYCH ORAZ ZAPEWNIENIA WYŻYWIENIA DLA UCZESTNIKÓW SZKOLEŃ w ramach projektu Budowanie innowacyjnej organizacji, działając w imieniu (nazwa i adres firmy): (nazwa i pełny adres firmy) Numer REGON Numer NIP Składam/y ofertę na wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z zapytaniem ofertowym. Oferuję/emy dostawę przedmiotu zamówienia za cenę brutto: Cena brutto: słownie: Zgodnie z poniższą kalkulacją przedmiotu zamówienia: Lp. Rodzaj przedmiotu zamówienia Ilość cena jednost. (brutto) cena łącznie (brutto) 1 2 Wynajem sal konferencyjnych zajęcia grupowe (28 grup x 2 dni szkoleniowe, 1 dzień szkoleniowy = 8 godzin) Wyżywienie dla uczestników szkoleń w formie ciepłego posiłku oraz poczęstunku (280os. x 2 dni) (obiad + 2 przerwy kawowe/dzień) 56 dni szkoleniowych 560 osobodni (kompletów) RAZEM Europejski Instytut Psychologii Biznesu C.M. Fryszkiewicz Sp.J. 7

8 Ponadto: Oświadczam/y, że zapoznaliśmy się dokładnie z warunkami zawartymi w w/w zapytaniu ofertowym i uznajemy się za związanych określonymi w nim postanowieniami i zasadami postępowania. Zobowiązuję/emy się do realizacji zamówienia zgodnie z zapisami podanymi w zapytaniu ofertowym tj. w danych terminach, zgodnie z określoną specyfikacją podaną w opisie oferty. Uważam/y się za związanych niniejszą ofertą przez okres 30 dni od terminu składania ofert. Oświadczam/y, że w przypadku wyboru naszej oferty, zobowiązujemy się do zawarcia umowy, w terminie i w miejscu ustalonym z Zamawiającym. Posiadam/y uprawnienia do wykonywania zamówienia. Posiadam/y niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje/emy potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania Zamówienia. Znajduję/emy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Na każde żądanie Zamawiającego dostarczę/ymy niezwłocznie odpowiednie dokumenty potwierdzające prawdziwość każdej z kwestii zawartej w tym oświadczeniu. Osobą upoważniona do kontaktu z Zamawiającym w przypadku udzielenia zamówienia jest: (imię i nazwisko oraz telefon lub adres służący do kontaktu) (miejsce i data) (podpis i pieczęć Oferenta) Europejski Instytut Psychologii Biznesu C.M. Fryszkiewicz Sp.J. 8

9 ZAŁĄCZNIK NR 2 do zapytania ofertowego nr 1/EIPB/BIO/2013 z dnia r. odnoszącego się do WYNAJMU SAL KONFERENCYJNYCH ORAZ ZAPEWNIENIA WYŻYWIENIA DLA UCZESTNIKÓW SZKOLEŃ w ramach projektu Budowanie innowacyjnej organizacji Pieczątka Przedsiębiorstwa OŚWIADCZENIE Oświadczam/-my, iż nie podlegam/-my wykluczeniom, o których mowa w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dn r., tj. nie jestem powiązany/a osobowo lub kapitałowo z Beneficjentem projektu Budowanie innowacyjnej organizacji, a więc Zamawiającym w postępowaniu ofertowym Nr 1/EIPB/BIO/2013 z dnia r. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli (miejsce i data) (podpis i pieczęć Oferenta) Europejski Instytut Psychologii Biznesu C.M. Fryszkiewicz Sp.J. 9