SPRAWOZDANIE z działalności kontrolnej. Komendy Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w KATOWICACH w 2012 roku.

Transkrypt

1 ZATWIERDZAM Śląski Komendant Wojewódzki SPRAWOZDANIE z działalności kontrolnej Komendy Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w KATOWICACH w 2012 roku. 1. Przepisy regulujące zasady i tryb przeprowadzania kontroli. Kontrole były realizowane na zasadach i według trybu wynikającego z ustawy o kontroli w administracji rządowej (Dz.U. z 2011 r. nr 185, poz. 1092) i z decyzji nr 65 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 31 maja 2012 r. w sprawie wprowadzenia do stosowania wytycznych w zakresie zasad i trybu przeprowadzania kontroli w urzędach obsługujących organy lub w jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych. W całym okresie sprawozdawczym działalność kontrolna była prowadzona na zasadach wynikających z ww. ustawy. Śląski Komendant Wojewódzki wydał zarządzenie nr 24/2012 z dnia 20 lutego 2012 r., w którym określił zasady wykonywania kontroli w jednostkach Państwowej Straży Pożarnej woj. śląskiego. Programy kontroli realizowanych w IV kwartale ubr. zostały uzupełnione o postanowienia zawarte w ww. decyzji nr Organizacja komórek PSP, realizujących czynności kontrolne Zgodnie z regulaminem organizacyjnym Komendy Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w Katowicach 8, ust.5 pkt.19 zadaniem wspólnym wszystkich komórek organizacyjnych Komendy, przy uwzględnieniu ich merytorycznych zakresów działania jest współdziałanie w realizacji zadań kontrolnych Komendanta Wojewódzkiego w stosunku do działalności organów i jednostek organizacyjnych PSP, działających na obszarze województwa śląskiego. Niezależnie od tego zapisu, planowanie, koordynowanie i przeprowadzanie kontroli organów oraz jednostek organizacyjnych PSP z terenu województwa w okresie sprawozdawczym od stycznia do czerwca ubr. przypisane było do zadań Wydziału Kadr, Organizacji i Nadzoru w części formułującej zadania dla Sekcji Organizacji i Nadzoru. Bezpośrednio osobą, której przypisano w zakresie czynności zadanie organizacji i koordynacji działalności kontrolnej w Komendzie był kierownik Sekcji Organizacji i Nadzoru w Wydziale Kadr, Organizacji 1

2 i Nadzoru. Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej zarządzeniem nr 5 z dnia 10 maja 2012 r. zatwierdził nowy regulamin organizacyjny Komendy Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w Katowicach. W strukturze Komendy od dnia 1 czerwca ubr. doszło do rozdzielenia dotychczasowego Wydziału Kadr, Organizacji i Nadzoru, utworzono samodzielne wydziały tj. Wydział Kadr (WK) i Wydział Organizacji i Nadzoru (WO).W strukturze Wydziału Organizacji i Nadzoru utworzono samodzielne stanowisko pracy ds. kontroli, które od dnia 1 czerwca 2012 r. zajmuje Zgodnie z postanowieniami rozdziału 3, 7.1. Regulaminu Organizacyjnego PSP w Katowicach wydział bezpośrednio podlega Komendantowi Wojewódzkiemu Liczba osób z poszczególnych komórek organizacyjnych realizujących czynności kontrolne. Lp. Nazwa komórki organizacyjnej Liczba osób realizujących czynności kontrolne w 2012 r. 2. Wydział Kadr 2 1. Wydział Organizacji i Nadzoru 2 3. Wydział Operacyjny - 4. Wydział Kontrolno Rozpoznawczy 4 5. Wydział Kwatermistrzowski 4 6. Wydział Techniki - 7. Wydział Informatyki i Łączności 3 8. Wydział Finansowy - 9. Wydział Szkolenia i Sportu Samodzielne Stanowisko Pracy ds. BHP Wydział Polityki Informacyjnej - W KW PSP Katowice nie występuje zjawisko fluktuacji kadry osób prowadzących kontrole, w zakresie tematycznym dotychczas realizowanym. Skład zespołu kontrolnego w ramach jednego wydziału z KW PSP może być różny i warunkowany jest, tematyką prowadzonej kontroli. Funkcjonuje to na zasadzie, że dane zagadnienie kontroluje osoba, realizująca je, w KW PSP. Na przestrzeni lat jeśli były zmiany stanowisk to tylko wewnątrz danego wydziału i nie miało to wpływu na fluktuację kadry kontrolerskiej Liczba jednostek, wobec których podjęto czynności kontrolne. W okresie 2012 roku czynności kontrolne podjęto w 13 komendach powiatowych / miejskich PSP woj. śląskiego Średni czas trwania kontroli 2

3 od dnia podpisania upoważnienia do dnia przekazania projektu wystąpienia pokontrolnego jednostce kontrolowanej 31 dni od dnia przekazania jednostce kontrolowanej wystąpienia pokontrolnego 12 dni 3. Liczba osób w komórce, które posiadają staż pracy w kontroli. Lp. Liczba osób posiadających ogólny staż pracy Liczba osób posiadających staż pracy w kontroli i/lub audycie 1. do 2 lat od 2 do 5 lat od 5 do 10 lat powyżej 10 lat Ogólne koszty planowane i ostatecznie poniesione na kontrole planowe i pozaplanowe. Kontrole planowe Liczba kontroli, która generowała koszty Koszty planowane poniesione Delegacje 0 0 Opinie biegłych 0 0 Inne 0 0 Razem: 0 0 Kontrole poza planem rocznym Liczba kontroli, która generowała koszty Koszty poniesione Delegacje 0 Opinie biegłych Inne Razem: Wyjazdy do kontrolowanych komend PSP woj. śląskiego odbywały się samochodem służbowym i były one tak koordynowane, aby za każdym razem obejmowały wszystkich członków zespołu kontrolnego. Zespoły kontrolne prowadzą czynności w ramach codziennego rozkładu służby i nie generują dodatkowych godzin służby, ani też kosztów związanych z wypłatą należności wynikających z delegacji. W działalności kontrolnej prowadzonej przez Komendę Wojewódzką PSP w Katowicach w 2012 r. nie powoływano biegłych, biegłych rewidentów, nie korzystano z żadnych pomocy naukowych, dodatkowego sprzętu ani też z programów komputerowych. 5. Sposób planowania kontroli. 3

4 w wyniku kontroli: Kompleksowa Ogółem Roczny plan kontroli na 2012 r. opracowano według zasad i trybu jego tworzenia określonych w 11 i 13 zarządzenia nr 11 z dnia 2 czerwca 2010 r. Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli przez ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz organy i jednostki organizacyjne podległe lub nadzorowane przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji. Kontrole były realizowane na podstawie zatwierdzonego przez Śląskiego Komendanta Wojewódzkiego PSP w Katowicach rocznego planu kontroli, a w procesie jego opracowywania kierowano się propozycjami naczelników wydziałów, którzy typowali konkretne komendy PSP woj. śląskiego na podstawie prowadzonych przez te wydziały analiz i ich wyników oraz rezultatów wcześniejszych kontroli i poleceń w nich zawartych bądź na podstawie informacji pochodzących od wpływających do Komendy listów. Dla przygotowania planu kontroli nie sporządzano na te potrzeby analizy ryzyka. 6. Liczba kontroli przeprowadzonych w roku sprawozdawczym przez poszczególne komórki organizacyjne. a) Tabela dla kontroli finansowo gospodarczych Rodzaj kontroli: - kontrole finansowo-gospodarcze* Planowe KW PSP w Katowicach Zarządzone Tryb doraźne podstawowy Tryb uproszczony Liczba przeprowadzonych kontroli skontrolowanych podmiotów** wniosków o wszczęcie postępowań dyscyplinarnych - - wniosków skierowanych do prokuratury w celu wszczęcia postępowania przygotowawczego - - skierowanych zawiadomień o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych kontroli rozpoczętych a niezakończonych w okresie sprawozdawczym (są to kontrole, w których na dzień r. czynności kontrolne były w trakcie realizacji, lub brak było podpisanego protokołu przez kontrolera*** niezrealizowanych kontroli zaplanowanych na 2012 r.**** - - przeciętny okres objęty kontrolą w miesiącach 17 b) Tabela dla pozostałych kontroli 4

5 w wyniku kontroli: Kompleksowa Ogółem Rodzaj kontroli: - pozostałe kontrole* Planowe KW PSP w Katowicach Zarządzone Tryb doraźnie podstawowy Tryb uproszczony Liczba przeprowadzonych kontroli 8 8 skontrolowanych podmiotów** 8 8 wniosków o wszczęcie postępowań dyscyplinarnych - wniosków skierowanych do prokuratury w celu wszczęcia postępowania przygotowawczego - skierowanych zawiadomień o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych kontroli rozpoczętych a niezakończonych w okresie sprawozdawczym (są to kontrole, w których na dzień r. czynności kontrolne były w trakcie realizacji, lub brak było podpisanego protokołu przez kontrolera*** niezrealizowanych kontroli zaplanowanych na 2012 r.**** przeciętny okres objęty kontrolą***** 27 Z liczby 12 wyżej wymienionych kontroli obejmowały one okres: 6 kontroli obejmowało zadania realizowane w latach , co stanowi 50% ilości wszystkich kontroli zrealizowanych w 2012 r. 6 kontroli obejmowało realizowane zadania w latach , co stanowi 50% ilości wszystkich kontroli zrealizowanych w 2012 r. Nie prowadzono kontroli, które obejmowały swoim zakresem przedmiotowym tylko rok Komenda Wojewódzka PSP w Katowicach nie prowadziła kontroli w trybie koordynowanym. 7. Kryteria kontroli najczęściej wykorzystywanych do oceny działalności kontrolowanego podmiotu. Kryteria Zakres przedm.kontroli legalność celowość rzetelność gospodarność efektywność kontrole finansowo-gospodarcze polityka kadrowa działalność operacyjna łączność i informatyka zadania kwatermistrzowskie, techniczne, logistyka 5

6 KW PSP w Katowicach działalność kontrolno rozpoznawcza sprawy organizacji i nadzoru bezpieczeństwo i higiena pracy/służby sprawy obronne inne Razem Oceny sformułowane na podstawie ustaleń kontroli. Jednostka org. PSP Kontrolowany obszar tematyczny pozytywna pozytywna z uchybieniami OCENA pozytywna z nieprawidłowości ami negatywna kontrole finansowogospodarcze polityka kadrowa działalność operacyjna łączność i informatyka zadania kwatermistrzowskie, techniczne, logistyka działalność kontrolnorozpoznawcza sprawy organizacji i nadzoru bezpieczeństwo i higiena pracy sprawy obronne inne* Razem**

7 punkt 9 i 10. Stwierdzone nieprawidłowości oraz informacje o sposobie realizacji uwag i wniosków pokontrolnych. Lp. Nieprawidłowości Przyczyny powstania nieprawidłowości Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości (stanowisko, stopień, imię, nazwisko) Sformułowane wnioski i zaleceniastan ich realizacji kontrole finansowo gospodarcze Naruszenie kryterium legalności polegało na : braku potwierdzenia i daty doręczenia decyzji stronie, 2. Naruszenie kryterium rzetelności polegało na: braku weryfikacji poprawności przyjmowanych oświadczeń mieszkaniowych, braku indywidualnych kart i teczek osób ubiegających się o świadczenia socjalne i mieszkaniowe. Brak należytej staranności i rzetelności w bieżącej weryfikacji przyjmowanych dokumentów socjalnych, niewłaściwe wykonywanie obowiązków przez pracowników oraz brak skutecznego nadzoru służbowego. inspektor w służbie cywilnej w Wydziale Kwatermistrzowskim z-ca komendanta miejskiego PSP w zakresie nadzoru nad zagadnieniami dotyczącymi gospodarki mieszkaniowej i socjalnej. 1. Bezwzględnie weryfikować poprawność przyjmowanych oświadczeń mieszkaniowych. i socjalnych. 2. Przestrzegać postanowień art.107 kpa i procedur w zakresie doręczania decyzji i innych dokumentów urzędowych. 3. Spowodować założenie kart i teczek indywidualnych dotyczących gospodarki mieszkaniowej i socjalnej. Komendant Miejski poinformował o pełnym wdrożeniu wniosków pokontrolnych. 7

8 Kontrole w zakresie realizacji zadań regulaminowych / ustawowych 2. Polityka kadrowa Naruszenie kryterium legalności polegało na: nieprawidłowościach w opiniowaniu służbowym strażaków. Naruszenie kryterium rzetelności polegało na: braku wdrożenia procedury naboru do służby, uchybieniach proceduralnych w procesie naboru do służby, w mianowaniach na stanowisko brak określenia systemu pełnienia służby, decyzje przyznające dodatek motywacyjny nie zawierają okresu na jaki został on przyznany. Działalność operacyjna kontroli nie prowadzono Przyczyną powstania nieprawidłowości było niewłaściwe wykonywanie obowiązków przez pracownika kadr poprzez nie pełne przestrzeganie postanowień rozporządzenia MSWiA w sprawie opiniowania służbowego strażaka PSP oraz niedostateczna wnikliwość przy sporządzaniu dokumentacji kadrowej. Łączność i informatyka Ocena pozytywna brak uwag i wniosków. Zadania kwatermistrzowskie, techniczne, logistyka zakwalifikowane do finansowogospodarczych (zamówienia publiczne, świadczenia socjalne i gospodarka magazynowo-mundurowa) Działalność kontrolno-rozpoznawcza Naruszenie kryterium legalności polegało na: w zakresach czynności brak zadań, wynikających z regulaminu organizacyjnego Komendy i innych aktów prawnych nakładających obowiązki w ww. zakresie na organ PSP, błędach w planach kontroli, zawiadomieniach o zamiarze jej przeprowadzenia i w protokołach z czynności kontr. rozpoznawczych prowadzonych Nieprawidłowości są wynikiem niedostatecznego nadzoru służbowego nad realizacją kontrolowanych zagadnień starszy specjalista w służbie cywilnej - komendant powiatowy w zakresie nadzoru nad sprawami kadrowymi. - kierownik sekcji kontrolno-rozpoznawczej - komendant miejski 1. Wdrożyć aktem prawnym szczegółową procedurę naboru do służby oraz wyeliminować wszystkie błędy w procesie naboru. 2. Opinie służbowe sporządzać zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. 3. W decyzjach i mianowaniach do służby zamieszczać wszystkie istotne elementy oraz przestrzegać prawnego sposobu ich doręczenia. Podmiot kontrolowany poinformował, że nieprawidłowości zostały usunięte zgodnie z poleceniem. 1. Zweryfikować i zaktualizować Regulamin Organizacyjny Komendy, a zakresy obowiązków pracowników ustalić tak, aby były spójne z tym dokumentem. 2. Czynności kontrolno-rozpoznawcze prowadzić z pełnym wypełnieniem postanowień zawartych w rozporządzeniu MSWiA w sprawie czynności kontr.-rozp. 8

9 w zakładach zwiększonego i dużego ryzyka wystąpienia poważnej awarii przemysłowej oraz w pozostałych, nie wykonywanie pełnego zakresu kontroli jaki wymagany jest dla grupy ww. zakładów, nie wszczęciu postępowania egzekucyjnego w terminie wymaganym przez kpa, wyrażeniu opinii o bezpieczeństwie imprezy masowej w formie postanowienia. Naruszenie kryterium rzetelności polegało na: braku egzekwowania postanowień umowy w sprawie okresowego szkolenia służby dyżurnej stanowiska kierowania KM PSP w zakresie obsługi ACO. sprawy organizacji i nadzoru Naruszenie kryterium legalności polegało na: z teczek zawierających akta kat. A nie wydzielono akt kat. B, nie prowadzono brakowania akt, niezgodnym z wymogami zabezpieczeniem i wyposażeniem pomieszczenia archiwum, nie przekazywaniu, przez komórki organizacyjne do archiwum, akt spraw zakończonych. bezpieczeństwo i higiena pracy / służby - kontroli nie prowadzono Brak pełnej realizacji zadań i nadzoru nad działalnością związaną z funkcjonowaniem archiwum zakładowego. kierownik sekcji organizacyjno-kadrowej komendant powiatowy / miejski PSP przeprowadzanych przez PSP. 3. Egzekwować postanowienia umowy zawartej z operatorem monitoringu pożarowego. 4. Na wniosek organizatora imprezy masowej wydawać opinie. Komendant Miejski w piśmie o sposobie wykonania zaleceń poinformował o pełnym wdrożeniu uwag i wniosków. 1. Uporządkować teczki kat. A przyjęte do archiwum zgodnie z wymogami prawa. 2. Przekazać do archiwum akta spraw zakończonych i przeprowadzić brakowanie akt, których termin przechowywania minął. 3. Dokonać analizy wyposażenia, zabezpieczenia i przystosowania pomieszczenia, w którym przechowywane są akta. Komendanci poinformowali o wdrożeniu wniosków i uwag pokontrolnych. sprawy obronne - kontroli nie prowadzono inne - kontroli nie prowadzono 9

10 Przyczyny powstania ww. nieprawidłowości to: brak przeszkolenia pracowników prowadzących kontrolowane sprawy, niewłaściwe wykonywanie obowiązków przez pracowników wynikające z nieznajomości przepisów prawa, błędne rozwiązania organizacyjne, brak skutecznego nadzoru służbowego nad podległymi pracownikami. Osobami odpowiedzialnymi za powstałe nieprawidłowości byli komendanci powiatowi / miejscy PSP i ich zastępcy, którzy nie sprawowali odpowiedniego nadzoru nad realizacją poddanych kontroli zadań oraz kierownicy komórek organizacyjnych i pracownicy merytoryczni. 11. Uzyskane efekty z kontroli zrealizowanych przez poszczególne komórki organizacyjne. Efektywność kontroli oceniono przez pryzmat działań podejmowanych przez kierowników podmiotów kontrolowanych w następstwie realizacji wniosków przedstawionych w wystąpieniach pokontrolnych. Na podstawie uzyskanych od kierowników jednostek nadzorowanych odpowiedzi ustalono, i: zwiększono nadzór nad pracownikami merytorycznymi poprzez przeprowadzanie kontroli wewnętrznych, nastąpiła poprawa efektywności i skuteczności prowadzonych czynności administracyjnych w tym czynności kontrolno rozpoznawczych, uporządkowano archiwa zakładowe zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, dokonano zmiany regulaminu organizacyjnego poprzez usunięcie kwestionowanych zapisów i dostosowano do tego dokumentu zakresy czynności. Ponadto realizacja zaleceń pokontrolnych wpłynęła na ujednolicenie zasad, procedur i metod postępowania na terenie województwa w kontrolowanym zakresie. Istotnym efektem kontroli jest także możliwość łączenia czynności kontrolnych z instruktażem dotyczącym skutecznego usuwania występujących uchybień oraz sposobów ich unikania w przyszłości. 10

11 12. Przykłady realizacji zadań przez podmiot kontrolowany, które mogą być wykorzystane w celu usprawnienia nadzoru także w innych podmiotach. Wyniki przeprowadzonych kontroli nie ujawniły mechanizmów, które mogą być wykorzystane, dla usprawnienia nadzoru w innych podmiotach. 13. Wnioski i uwagi dotyczące organizacji czynności kontrolnych i sprawozdawczości oraz przykłady dobrych praktyk w postępowaniu kontrolnym. Wśród badanych jednostek trzy z nich otrzymało ocenę pozytywną. Komendy zostały ocenione na najwyższą ocenę ze względu na nieujawnienie uchybień lub ujawnienie niedociągnięć, które nie miały żadnego wpływu na prawidłowość działania komendy PSP. Dlatego też, za dobrą praktykę w tym przypadku należy uznać stosowanie przepisów oraz prawidłową ich interpretację. Na podstawie przeprowadzonych kontroli należy jednak stwierdzić, iż komendy, które w wyniku kontroli miały wskazywane nieprawidłowości poprawiły swoje działanie. 14. Potrzeby szkoleniowe kadry kontrolerskiej, a także stanu ich realizacji. Istnieje potrzeba dalszych szkoleń z zakresu procedur kontroli, technik kontroli, interpretacji aspektów prawnych przeprowadzania kontroli (ich legalności i zakresu), prawidłowości sporządzania dokumentacji z kontroli; a także szkoleń merytorycznych z obszarów będących przedmiotem kontroli, w szczególności w sytuacjach zmiany obowiązujących przepisów prawa. Szkolenia z zakresu przeprowadzania postępowania kontrolnego oraz sporządzania dokumentacji przed i pokontrolnej są niezbędne, aby prawidłowo realizować zadania wynikające z zapisów ustawy o kontroli w administracji rządowej i wytycznych do decyzji nr 65 Ministra Spraw Wewnętrznych. Nieustanne doskonalenie kadry kontrolerskiej umożliwi przeprowadzenie procesu kontrolnego na jak najwyższym poziomie. 15. Praktyk w zakresie upubliczniania wyników kontroli w biuletynie Informacji Publicznej. W Biuletynie Informacji Publicznej zamieszczane są roczne sprawozdania z tej działalności. 16. Umiejscowienie w strukturze organizacyjnej, komórki odpowiedzialnej za koordynację zadań z zakresu kontroli zarządczej. Komórką odpowiedzialną za koordynację zadań z zakresu kontroli zarządczej jest Wydział Organizacji i Nadzoru, nad którym bezpośredni nadzór sprawuje Śląski Komendant Wojewódzki PSP. 11