I. INFORMACJA O KOMITECIE AUDYTU. Podstawa prawna dzialania Komitetu Audytu

Transkrypt

1 w Przewodniczący Jan Robert Halina Podsekretarz Sprawozdanie z realizacji zadań Komitetu Audytu dla dzialów administracja publiczna, informatyzacja, łączność, wyznania religijne oraz mniejszości narodowej etniczne w2015 roku I. INFORMACJA O KOMITECIE AUDYTU Podstawa prawna dzialania Komitetu Audytu Komitet Audytu w Ministerstwie Administracji i Cyfryzacji został powołany 6 sierpnia 2012 r. Zarządzeniem Nr 10 Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 3 sierpnia 2012 r. 1. zmienionym Zarządzeniem Nr 12 z dnia 17 czerwca 2013 r., Zarządzeniem Nr 20 z dnia 12 września 2013 r. oraz Zarządzeniem Nr 12 z dnia 14 października 2014 r. Regulamin Komitetu Audytu został nadany 20 listopada 2012 r. Zarządzeniem Nr 17 Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 19 listopada 2012 r. w sprawie nadania regulaminu Komitetowi Audytu. Zarządzenie weszło w życie z dniem 20 listopada 2012 r. Skład Komitetu Audytu 2. W 2015 r. w skład Komitetu Audytu wchodzili: Komitetu Audytu: Bogdan Dombrowski Stanu w Ministerstwie Administracji i Cyfryzacji Pastwa niezależny; Bartoid niezależny; Lech Marcinkowski niezależny, Tymczyszyn zależny, Zastępca Dyrektora Departamentu Budżetu i Finansów w Ministerstwie Administracji i Cyfryzacji; Katarzyna Kobierska zależny, Dyrektor Departamentu Prawnego Ministerstwie Administracji i Cyfryzacji. Posiedzenia Komitetu Audytu W 2015 r. odbyły się cztery posiedzenia Komitetu Audytu 2015 r., 29 września 2015 r. oraz 17 listopada 2015 r. 31 marca 2015 r., 23 kwietnia Z posiedzeń Komitetu sporządzone zostały protokoły podpisane przez Przewodniczącego Komitetu Audytu. Uczestnictwo poszczególnych członków w posiedzeniach Komitetu Audytu: a) Pan Bogdan Dombrowski (uczestnictwo w 4 posiedzeniach); b) Pan Jan Pastwa (uczestnictwo w 4 posiedzeniach); c) Pan Robert Bartold (uczestnictwo w 4 posiedzeniach); d) Pan Lech Marcinkowski (uczestnictwo w 3 posiedzeniach); e) Pani Katarzyna Kobierska (uczestnictwo w 4 posiedzeniach); 1) Pani Halina Tymczyszyn (uczestnictwo w 2 posiedzeniach). Wyszczególnienie lącznej kwoty wynagrodzeń wypiaconych w danym roku niezależnym Członkom Komitetu Audytu Do dnia sporządzenia sprawozdania koszt wynagrodzeń wypłaconych w 2015 r. (za 3 kw.) niezależnym członkom Komitetu Audytu wyniósł ,14 zł.

2 Zwrócono Wskazano Zbiorcza Sprawozdanie Projekt Informacja Informacja Projekt istotnych II. DZIAŁANIA KOMITETU AUDYTU Sygnalizowanie istotnych ryzyk i siabości kontroli zarządczej w dzialalności dzialów administracji rządowej kierowanych przez Ministra Administracji i Cyfryzacji a) źródla informacji poddane analizie: Na potrzeby sygnalizowania istotnych ryzyk i słabości kontroli zarządczej Komitet Audytu przeanalizował następujące informacje i dokumenty: Projekt informacja na temat istotnych wyników audytu ryzyk i słabości kontroli zarządczej oraz propozycji usprawnień kontroli zarządczej w ramach audytu wewnętrznego prowadzonego w MAC oraz w jednostkach w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra Administracji i Cyfryzacji uwzględniające: o Zapewnienia dotyczące oceny stanu kontroli zarządczej przez audyt wewnętrzny złożone przez kierowników komórek audytu wewnętrznego w Ministerstwie Administracji i Cyfryzacji i jednostkach w działach, o Rejestry zaleceń! rekomendacji kontroli wewnętrznych i zewnętrznych oraz audytów przeprowadzonych w Ministerstwie Administracji i Cyfryzacji oraz jednostkach w działach; Zespołu Audytu Wewnętrznego MAC (ZAW) z zadania doradczego Analiza i opinia w zakresie podpisania przez Ministra Administracji i Cyfryzacji oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za 2014 rok ; Sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra Administracji i Cyfryzacji za 2014 rok ; Informacja dotycząca procesu przygotowania projektu oświadczenia o stanie kontroli zarządczej przedstawioną na posiedzeniu Komitetu Audytu przez Departament Kontroli Skarg i Wniosków MAC (DKSIW); Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej Ministra Administracji I Cyfryzacji za rok 2014 ; dotycząca procesu sporządzania półrocznej Informacji o poziomie realizacji celów i zadań dla działów administracji rządowej: administracja publiczna, łączność, informatyzacja, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne przedstawiona na posiedzeniu Komitetu Audytu przez DKSiW; o poziomie realizacji celów i zadań dla działów administracji rządowej: administracja publiczna, łączność, informatyzacja, wyznania religij nie oraz mniejszości narodowe i etniczne (za I półrocze 2015 r.); planu działalności Ministra Administracji i Cyfryzacji na rok 2016 dla działów administracji rządowej: administracja publiczna, łączność, informatyzacja, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne. b) najistotniejsze zidentyfikowane ryzyka oraz słabości: uwagę na potrzebę podnoszenia wśród pracowników świadomości w zakresie celów realizowanych przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji; na potrzebę zwrócenia szczególnej uwagi na proces określania celów i zadań oraz definiowania mierników służących ocenie ich realizacji, a także sposób przedstawiania półrocznej informacji o poziomie realizacji celów i zadań, tak aby dokumenty umożliwiały dokonanie jednoznacznej oceny stopnia realizacji celów i zadań a tym samym skuteczności funkcjonowania jednostki.

3 i Niezależnie Podjęcie Stwierdzono istotnych c) propozycje reakcji na zidentyfikowane siabości oraz ryzyka: od planów działalności Ministra, powinny być tworzone plany działalności Ministerstwa lub plany pracy poszczególnych komórek organizacyjnych; działań mających na celu poprawę jakości przygotowywanych dokumentów związanych z planem działalności i sprawozdawczością; potrzebę przeprowadzenia zadania audytowego nt.: Ocena poprawności doboru mierników do planu działalności w ramach działalności doradczej prowadzonej przez Zespół Audytu Wewnętrznego. Wyznaczanie priorytetów do rocznych planów audytu wewnętrznego 2. Komitet Audytu nie wyznaczył priorytetów do planu audytu wewnętrznego, z uwagi na przekształcenie Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji dokumenty będą podlegały aktualizacji. Przegląd istotnych wyników audytu wewnętrznego oraz monitorowanie stopnia ich wdrożenia istotnych wyników audytu wewnętrznego dokonano poprzez analizę Zbiorczej Przeglądu informacja na temat istotnych wyników audytu ryzyk i słabości kontroli zarządczej oraz propozycji usprawnień kontroli zarządczej w ramach audytu wewnętrznego prowadzonego w MAC oraz w jednostkach w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra Administracji i Cyfryzacji. Przegląd sprawozdań z wykonania planu audytu oraz z oceny kontroli zarządczej W ramach analizy Zbiorczej informacji na temat istotnych wyników audytu (...) dokonano przeglądu sprawozdań z realizacji planów audytu wewnętrznego w 2014 r. wraz z zapewnieniami dotyczącymi oceny stanu kontroli zarządczej przez audyt wewnętrzny, złożonymi przez kierowników komórek audytu wewnętrznego w Ministerstwie Administracji Cyfryzacji i jednostkach w działach. Monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego, w tym przegląd wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego W ramach monitorowania efektywności pracy audytu wewnętrznego dokonywano przeglądu rejestrów rekomendacji oraz audytów wewnętrznych przeprowadzonych w Ministerstwie Administracji i Cyfryzacj i oraz jednostkach w działach. Stwierdzono, że podsumowanie sprawozdań z wykonania planów audytu, które przyjmuje często formę zbiorczej informacji na temat istotnych wyników audytu, istotnych ryzyk. i słabości powinno być najważniejszym dokumentem, który po roku podsumowuje efekty pracy komórek audytu. Najbardziej wymiernym odzwierciedleniem wpływu audytu na poprawę jakości kontroli zarządczej jest miernik w postaci liczby rekomendacji przyjętych do realizacji przez poszczególne jednostki. Ponadto istotną informacją pokazującą skuteczność audytu byłaby informacja wynikająca z zamknięcia cyklu audytu, pokazująca pełny obraz jednostki sformułowany w wyniku objęcia wszystkich istotnych obszarów działaniami zapewniającymi oraz doradczymi. Ustalono rozważenie przygotowania takiej informacji dla każdej jednostki po 10 czy 14 latach funkcjonowania audytu.

4 efektywność Wnioski także 6 Działania Komitetu Audytu w związku z wniesionymi wnioskami o wyrażenie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków płacy i pracy kierowników komórek audytu wewnętrznego i podjętych w tych sprawach rozstrzygnięciach Nie dotyczy 7 Inne działania oraz inicjatywy podjęte przez Komitet Audytu, których nie da się zaliczyć do żadnej z powyższych grup Ustalono, że na spotkania Komitetu Audytu z kierownikami jednostek będą zapraszani kierownicy komórek merytorycznych sprawujący nadzór nad daną jednostką, którzy przedstawiać będą swoją ocenę działania danej jednostki. W pierwszej kolejności miało miejsce spotkanie z przedstawicielami CPI, na którym omówiono funkcjonowanie kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w CPI oraz sprawy związane z podległością wobec Ministra. Komitet Analizy dokonał także analizy zmian przepisów prawnych regulujących funkcjonowanie audytu wewnętrznego, w szczegótności mających istotny wpływ na i poprawę jakości audytu wewnętrznego. III. WNIOSKI w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w ministerstwie i w jednostce/jednostkach w działach administracja publiczna, informatyzacja, łączność, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne a) w zakresie kontroli zarządczej: Komitet Audytu brał udział w opiniowaniu planu działalności MAC oraz sprawozdania z jego realizacji wraz z oświadczeniem o stanie kontroli zarządczej MAC, celem m.in. ukierunkowania działań audytu wewnętrznego na priorytetowe kierunki funkcjonowania działów zarządzanych przez Ministra Administracji i Cyfryzacji. Wskazano na konieczność wiązania w większym stopniu planu audytu z planem działalności, chyba że przy analizie 1. ryzyka wszystkie obszary wskazane w planie działalności wskazują na niski poziom ryzyka w tych obszarach. b) w zakresie audytu wewnętrznego: Podczas dokonywania analiz planów audytu na 2015 rok stwierdzono, że działalność wspomagająca jest tak samo ważna jak działalność podstawowa. Zwrócono uwagę na brak powiązania obszarów ryzyka, w których zaplanowano działania audytowe z planem działalności jednostek, a także na konieczność prawidłowego wypełniania dokumentu jakim jest plan audytu wewnętrznego, zadecydowano przy tym o zwróceniu uwagi na ten aspekt audytorom wewnętrznym w działach. Wnioski w zakresie pracy Komitetu Audytu 2. Podobnie jak w roku poprzednim kalendarz posiedzeń Komitetu Audytu został dostosowany do terminów sporządzania projektów: planu działalności Ministra, sprawozdania z realizacji planu działalności i oświadczenia o stanie kontroli zarządczej. Pozwoliło to na aktywne opiniowanie wskazanych dokumentów przez członków Komitetu Audytu. 3. Wnioski o charakterze systemowym oraz inne spostrzeżenia Komitetu Audytu

5 Komitet Audytu uczestniczył w opiniowaniu projektów następujących dokumentów; $prawozdania z wykonania planu działalności Ministra Administracji i Cyfryzacji za 2014 rok ; Oświadczenia Półrocznej Planu o stanie kontroli zarządczej Ministra Administracji i Cyfryzacji za 2014 rok ; informacji o poziomie realizacji celów i zadań; działalności Ministra Administracji i Cyfryzacji na 2016 rok. Data sporządzenia sprawozdania: Podpis Przewodniczącego Komitetu Audytu

6