Zapytanie ofertowe 37/2012/GSWB

Transkrypt

1 Gdańsk, Zapytanie ofertowe 37/2012/GSWB Kierujący zapytanie: Pomorskie Forum na rzecz Wychodzenia z Bezdomności z siedzibą w Gdańsku ul. Ks. Zator Przytockiego nr Gdańsk KRS , NIP , Skład Zarządu Marcin Kowalewski Prezes, Tomasz Maruszak Wiceprezes, Piotr Olech Sekretarz. Komisja Konkursowa Piotr Olech, Paweł Janowski, Tomasz Wysocki Konsultacje zapytania ofertowego Katarzyna Piętka Radca Prawny zwane dalej Zamawiającym Niniejszym zapraszamy do składania ofert w ramach konkursu ofert prowadzonego na podstawie art Kodeksu cywilnego na usługę noclegowej, cateringowej, konferencyjnej wraz z niezbędnym wyposażeniem podczas spotkań grupy zarządzającej w ramach projektu Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet I Zatrudnienie i integracja społeczna, Działanie 1.2 Wsparcie systemowe instytucji pomocy i integracji społecznej). I. Zakres usługi: Zapewnienie usługi noclegowej, cateringowej i konferencyjnej wraz z niezbędnym wyposażeniem podczas spotkania Grupy Zarządzającej: 1. Miejsce: Kraków (w granicach administracyjnych miasta) 2. Termin: Liczba osób - do Liczba sal konferencyjnych 1 dla osób II. Opis przedmiotu zamówienia: Poniższa specyfikacja dotyczy wszystkich punktów zawartych w punkcie I Zakres Usługi 1. Usługa noclegowa: a. usługa noclegowa musi być realizowana przez jeden obiekt hotelarsko szkoleniowy w danym terminie b. obiekt musi spełniać warunki wymagane dla pensjonatu, co najmniej trzygwiazdkowego; c. obiekt musi dysponować pokojami 1- i 2 osobowymi z łazienką i pojedynczymi łóżkami d. lokalizacja w granicach administracyjnych miasta Kraków z dostępem do przystanków komunikacji publicznej w odległości maksymalnie 1 km 2. Usługa cateringowa: W ramach spotkania Usługodawca zapewni: a. Wyżywienie w postaci

2 a.1. 1 dzień obiad i kolacja a.2. 2 dzień śniadanie, obiad i kolacja a.3. 3 dzień śniadanie i obiad b. 3 całodzienne przerwy kawowe w postaci: kawy, herbaty, soków, wody gazowanej i niegazowanej, drobnych ciasteczek, cytryny, cukru i śmietanki dla określonej powyżej ilości osób. Przerwy kawowe powinny być zlokalizowane w sali szkoleniowej, lub w jej bliskim otoczeniu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ostatecznego wyboru menu spośród propozycji przestawionych przez wybranego Wykonawcę. Usługa cateringowa musi być realizowana w tym samym obiekcie, co usługa noclegowa (bez konieczności wychodzenia z budynku). 3. Usługa konferencyjna Wykonawca zapewni salę szkoleniową wraz z niezbędnym wyposażeniem: (sala szkoleniowa powinna znajdować się w tym samym obiekcie, co usługa noclegowa) Sala powinna pomieścić ok osób, powinna mieć dostęp do bezprzewodowego Internetu, powinna być wyposażona w ekran, flipchart, papier do flipcharta, markery, rzutnik. Typ sali: szkoleniowa, biznesowa, konferencyjna o ustawieniu w podkowę. a. 1 dzień 8 godzin b. 2 dzień 10 godzin c. 3 dzień - 6 godzin Szczegółowy harmonogram prac dostosowany pod potrzeby zamawiającego harmonogram zostanie dostarczony przez zamawiającego wykonawcy na 72 godziny przed każdym zaplanowanym spotkaniem Kod zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji III. Warunki udziału w postępowaniu O wykonanie zapytania mogą ubiegać się wykonawcy stosujący instrumenty wspomagające pracowników, należących do grup wykluczonych z rynku pracy, zatrudniający grupy osób: 1. osoby bezdomne realizujące indywidualny program wychodzenia z bezdomności, w rozumieniu przepisów o pomocy społecznej lub 2. osoby chore psychicznie, w rozumieniu przepisów o ochronie zdrowia psychicznego lub 3. osoby bezrobotne, w rozumieniu przepisów o zatrudnieniu i przeciwdziałaniu bezrobociu, pozostających bez pracy przez okres co najmniej 12 miesięcy lub 4. osoby zwalniane z zakładów karnych, mających trudności w integracji ze środowiskiem, w rozumieniu przepisów o pomocy społecznej lub 5. uchodźcy realizujący indywidualny program integracji, w rozumieniu przepisów o pomocy społecznej lub 6. osoby niepełnosprawne, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony, jeżeli wykonawca przedstawi dokumenty potwierdzające zatrudnienie osób z wyżej wymienionych grup, w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert.

3 IV. Uwagi ogólne: 1. Nie później niż na 7 dni przed rozpoczęciem spotkania Zamawiający poinformuje Wykonawcę o ostatecznej liczbie uczestników, którzy potwierdzili udział w szkoleniu. Tym samym ostateczne rozliczenie usługi zależne będzie od ostatecznej liczby uczestników. 2. Nie później niż 72 godziny przed rozpoczęciem szkolenia Zamawiający dostarczy szczegółową agendę pobytu z zaznaczeniem godzin poszczególnych posiłków, przerw kawowych, godzin wykorzystania sal szkoleniowych. Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić założenia planu spotkania. 3. Termin płatności do 14 dni od daty wykonania zamówienia według prawidłowo wystawionej faktury VAT V. Oferta powinna zawierać: 1. Wykonawca złoży ofertę zamawiającemu według dołączonego załącznika nr Oświadczenie o braku powiązań z zamawiającym według załącznika nr Oferent składając ofertę wyraża zgodę na: a) Rezygnację przez Zamawiającego z zamówionych usług lub ich części w terminie do 7 dni przed realizacją usługi. b) Proporcjonalne obniżenie ceny usługi w przypadku pobytu mniejszej liczby odbiorców usługi oraz poinformowaniu o tym fakcie Oferenta na 7 dni przed rozpoczęciem danego spotkania. c) Możliwości skorzystania z usług większej ilości osób niż zaplanowano w przypadku poinformowania o takiej potrzebie, co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem szkolenia. d) Brak przedpłaty. e) Sporządzenie pisemnej umowy, zgodnie, z którą będzie realizowana usługa. VI. Kryteria oceny ofert: 1. Wykonawca spełnia warunki określone w pkt. III. Warunek konieczny, oceniany na zasadzie spełnia/nie spełnia 2. Cena usługi: a. waga procentowa kryterium - 100%, b. sposób przyznawania punktacji za spełnienie tego kryterium: z Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. VII. Zakres wykluczenia z możliwości realizacji Zamówienia Z możliwości realizacji zamówienia wyłącza się podmioty, które powiązane są z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: - uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; - posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; - pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku

4 przysposobienia, opieki lub kurateli. VIII. Informacje końcowe W związku z powyższym uprzejmie prosimy o złożenie oferty drogą mailową na adres t.wysocki@pfwb.org.pl lub w biurze Zamawiającego ul. Ks. J. Zator Przytockiego 4, Gdańsk do dnia 21 grudnia 2012 r. do godziny Decydująca jest data wpływu oferty. Zamawiający zastrzega, iż warunki konkursu mogą być zmienione lub konkurs może zostać odwołany, o czym Wykonawcy zostaną powiadomieni. Konkurs ofert może zostać zamknięty bez wybrania którejkolwiek z ofert.

5 Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego 37/2012/GSWB.. dnia.. Dotyczy zapytania ofertowego nr OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ Z ZAMAWIAJĄCYM Oświadczam/oświadczamy, że na dzień złożenia oferty dotyczącej zapytania ofertowego nr 37/2012/GSWB nie zachodzi żadne z poniżej przedstawionych powiązań z Zamawiającym (czyli osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy): - uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; - posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; - pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Oświadczenie/oświadczenia o braku powiązań z Zamawiającym podpisane przez osobę lub osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy.. Podpis wraz z pieczątką firmy/instytucji Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o braku ww. powiązań

6 Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego wzór Formularza Oferty. Oferta złożona w zapytaniu ofertowym na: Zapewnienie usługi noclegowej, cateringowej, wynajem sali szkoleniowej wraz z niezbędnym wyposażeniem podczas spotkań grupy zarządzającej w ramach projektu systemowego 1.18 Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej Nr postępowania: 37/2012/GSWB 1. Zamawiający: Pomorskie Forum na rzecz Wychodzenia z Bezdomności z siedzibą w Gdańsku ul. Ks. Zator Przytockiego nr Gdańsk KRS , NIP , 2. Wykonawca: Niniejsza oferta zostaje złożona przez: Nazwa Wykonawcy: Imię i nazwisko osoby do kontaktu: Adres: Nr telefonu: Nr faksu: Adres NIP Regon 3. Oferta cenowa: cena* łącznie dla wariantu 7 pokoi 2 osobowych, 2 pokoje 1 osobowe na okres całego spotkania Koszt (brutto) w PLN) catering dla jednej osoby podczas całego spotkania (3 dni) Koszty (brutto w PLN) noclegu w pokoju 1 os. / doba Koszty (brutto w PLN) noclegu w pokoju 2 os. / doba Koszt (brutto w PLN) wynajęcia sali szkoleniowej podczas całego spotkania (3 dni) Cena* łącznie Nazwa obiektu hotelowo szkoleniowego Standard obiektu Adres obiektu 4. Oferent składając ofertę wyraża zgodę na: a) Rezygnację przez Zamawiającego z zamówionych usług lub ich części w terminie do 7 dni przed realizacją usługi. b) Proporcjonalne obniżenie ceny usługi w przypadku pobytu mniejszej liczby odbiorców usługi oraz poinformowaniu o tym fakcie Oferenta na 7 dni przed rozpoczęciem danego spotkania.

7 c) Możliwości skorzystania z usług większej ilości osób niż zaplanowano w przypadku poinformowania o takiej potrzebie, co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem szkolenia. d) Brak przedpłaty. e) Sporządzenie pisemnej umowy, zgodnie, z którą będzie realizowana usługa. 5. Wykonawca gwarantuje wykonanie całości niniejszego zamówienia zgodnie z treścią Zapytania Ofertowego. Data i Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania wykonawcy..