CDN OPT!MA nowoczesny program wspomagający zarządzanie firmą, którego głowne zalety to:

Transkrypt

1 CDN OPT!MA to program do obsługi mikro i małych firm. Dzięki niemu prosto i szybko wystawisz CDN OPT!MA nowoczesny program wspomagający zarządzanie firmą, którego głowne zalety to: - pełna integracja, czyli dane wpisujesz tylko jeden raz dzięki pracy na jednej bazie danych - w miarę rozwoju firmy możesz dokupywać więcej modułów - program zawsze zgodny z przepisami - możliwość pracy jednostanowiskowej lub w sieci Moduł Faktury to łatwe wystawianie dokumentów handlowych również w walutach obcych, cennik z dowolną ilością cen, kartoteki kontrahentów wraz indywidualnymi warunkami handlowymi oraz wielowymiarowe rabaty. Moduł dostępny jest w pakiecie promocyjnym CDN OPT!MA START Mikrofirma wraz z modułem Kasa/Bank. Funkcjonalność modułu Faktury obejmuje między innymi: - wystawianie faktur sprzedaży dla podmiotów gospodarczych oraz osób fizycznych, faktur zakupu, paragonów, faktur zakupu od rolnika ryczałtowego, wewnętrznych faktur zakupu i sprzedaży, faktur zaliczkowych - fiskalizację paragonów i faktur sprzedaży dla osób fizycznych - współpraca z drukarkami fiskalnymi - faktury korygujące (ilość, wartość, podatek VAT) - wystawianie dokumentów związanych z procesem przedsprzedaży - faktur Pro Forma - wystawianie dokumentów w walutach obcych - na dokumencie sprzedaży można określić walutę, rodzaj kursu i aktualny przelicznik - możliwość wydruku faktury wraz ze skojarzonymi dokumentami kasowymi - standardowe formy płatności (gotówka i przelew) oraz płatności kartami kredytowymi, kompensaty, kredyty oraz inne dowolnie definiowane - elastyczną, definiowalną numeracja dokumentów - prowadzenie dowolnej ilości kartotek usług z możliwością podziału na dowolne grupy asortymentowe prezentowane w formie drzewa - obsługę kodów kreskowych. 1 / 8

2 Moduł Faktury charakteryzuje się dużą swobodą pracy: - operacje seryjne (zbiorcze zatwierdzanie i usuwanie oraz kopiowanie dokumentów) - faktury można wystawiać w cenach "od netto" lub "od brutto" - dla faktur można ustalić dowolny system numeracji - nieograniczona lista cen w dowolnej walucie - dla każdego kontrahenta można zdefiniować szczegółowe warunki handlowe - wygląd graficzny faktury można dowolne definiować - układ kolumn, nagłówek faktury, umieszczen - opisywanie cechami (atrybutami) pozycji na dokumencie (towarów) oraz całych dokumentów i kont - gotowe zestawienia według cech (atrybutów) pozycji na dokumencie i całych dokumentów. Okno sprzedaży dedykowanej to narzędzie efektywnie podwyższające jakość obsługi stałych klientów. Oprócz możliwości szybkiego wystawienia dokumentów na danego kontrahenta okno to zawiera wszystkie kluczowe informacje dotyczące kontrahenta: - dane teleadresowe z możliwością podglądu karty kontrahenta 2 / 8

3 - zestawienie rabatów z możliwością wydruku indywidualnego cennika - historię kontrahenta (wszelkie dokumenty związane z kontrahentem) - historię płatności kontrahenta wraz z prognozą przyszłych - przyznany limit kredytu kupieckiego, wartość przeterminowanych płatności, zadłużenia i pobranych - analizę w formie wykresu słupkowego sprzedaży za ostatnie 3 miesiące w porównaniu z analogicz - listę zdarzeń CRM dotyczących kontrahenta z możliwością rejestracji nowych z poziomu okna Łatwa sprzedaż pozwala na znaczne skrócenie całego procesu wystawiania dokumentów sprzedaży, który ogranicza się do 3 kroków: zaznaczenie zasobów i określenie ilości, wybór dokumentu (faktura, paragon), wybór kontrahenta na dokumencie. Od strony zakupowej można wykorzystać opcję Łatwe zakupy. CDN OPT!MA wyposażona jest w specjalne alternatywne okno sprzedaży detalicznej - moduł CDN OPT System jest dostosowany do przepisów dotyczących wymiany handlowej z kontrahentami z Unii Europejskiej umożliwiając m. in. rejestrowanie wewnątrzwspólnotowych transakcji nabycia oraz dostawy, a także transakcji trójstronnych (pośrednictwa sprzedaży). Specjalną propozycję stanowi dodatkowa aplikacja CDN OPT!MA Ofertowanie, która usprawnia przygotowanie w Microsoft Office Word oferty handlowej, w oparciu o aktualne dane pobierane bezpośrednio z CDN OPT!MA. System CDN OPT!MA może współpracować z systemem ECOD, dzięki czemu możliwa jest elektroniczna wymiana dokumentów z partnerami handlowymi, m. in. z sieciami handlowymi. Eksport faktur oraz import zamówień realizowany jest w standardzie EDI (Electronic Data Interchange). Moduł Handel oprócz pełnej funkcjonalności modułu Faktury pozwala na prowadzenie gospodarki magazynowej przy zastosowaniu automatycznej wyceny magazynu. Pracując na 3 / 8

4 programie, Użytkownicy prowadzą i zarządzają gospodarką magazynową przy zastosowaniu rozliczania kosztu własnego sprzedaży jedną z czterech metod: FIFO, LIFO, AVCO, QUAN. Program umożliwia wystawianie różnego rodzaju dokumentów handlowych i magazynowych: faktury VAT, paragony, faktury proforma, faktury RR, dokument Tax Free, Intrastat, zamówienia i rezerwacje, przyjęcia i wydania zewnętrzne oraz wewnętrzne, arkusze inwentaryzacyjne i wiele innych. CDN OPT!MA Handel zapewnia prowadzenie wielu magazynów. Magazyny mogą być prowadzone lokalnie lub w lokalizacjach odległych. Przesyłanie informacji o towarach przesuwanych pomiędzy magazynami odbywa się za pomocą plików. Użytkownicy CDN OPT!MA dysponują dużą swobodą ustalania schematu obiegu dokumentów w firmie, dzięki możliwości ich przekształcania: - Tworzenie faktur na podstawie jednego lub wielu dokumentów magazynowych - Faktura sprzedaży może być tworzona na podstawie rezerwacji przyjętych od klientów - Faktura zakupu może być wygenerowana na podstawie złożonych wcześniej zamówień do dostawców - Wydania i przyjęcia zewnętrzne mogą powstawać automatycznie do dokumentów handlowych (faktur sprzedaży, paragonów, faktur zakupu) - Proces sprzedaży może być poprzedzony wystawieniem faktury Pro Forma, na podstawie której można wygenerować zamówienie do dostawcy, rezerwację klienta lub dokument sprzedaży. Program umożliwia ewidencjonowanie usług, towarów prostych oraz złożonych. Towary złożone posiadają własne receptury, na podstawie których odbywa się kompletowanie zestawów lub produktów. Kompletacja to uproszczona forma produkcji umożliwiająca wprowadzenie produktów na magazyn, z równoczesnym rozchodem użytych do produkcji składników. Towary posiadają nieograniczoną ilość cen sprzedaży w PLN oraz dowolnej walucie, rozbudowany system rabatów i indywidualne cenniki klientów. Każdy towar może być przypisany do wielu grup magazynowych, które prezentowane są w formie drzewa. Jeśli standardowe informacje o towarze są niewystarczające, Użytkownik ma możliwość zdefiniowania w 4 / 8

5 NOWOŚĆ! Rozszerzony moduł CDN OPT!MA Handel Plus. W porównaniu z wersją standardową zawiera dodatkowo: - możliwość przyjęcia i ocechowania konkretnych partii dostawy - możliwość wydania towaru ze wskazaniem na dostawy Te dwie bardzo innowacyjne funkcje to narzedzia dla firm, w których kluczowe znaczenie odgrywa możliwość prowadzenia obrotu towarami w oparciu o konkretne partie zróżnicowane pod względem opisujących je cech. To użytkownik sam decyduje jak wprowadzić towar na magazyn aby w jak najbardziej przejrzysty dla siebie sposób móc go potem rozchodować. Stworzono mechanizm podziału wprowadzanych dostaw na konkretne partie w jednoznaczny i precyzyjny sposób opisane za pomocą cech. W zależności od potrzeb możliwe jest zdefiniowanie aż do 10-u atrybutów dla danej partii. Dodatkowo znacznik obowiązkowości opcjonalnie definiowany podczas tworzenia cech zapewnia pełną kontrolę ze strony programu - blokowana jest możliwość zatwierdzenia dostawy w przypadku braku cech obowiązkowych dla danej partii. Rozbudowany i płynny mechanizm tworzenia ocechowanych partii dostaw to znaczne usprawnienie i zwiększenie wydajności pracy. Szczegółowy opis partii pozwala przy wydawaniu wyszukiwać i wprowadzać na dany dokument żądany produkt o konkretnych cechach. Użytkownik sam decyduje, z którego przyjęcia lub którą sztukę o zdefiniowanych cechach chce wydać z magazynu. Zapewnia to pełną kontrolę i świadomy wybór konkretnych zasobów podczas prowadzenia obrotu towarami. Serwis 5 / 8

6 Moduł CDN OPT!MA Serwis dedykowany jest dla firm zajmujących się działalnością serwisową. Umożliwia rejestrację zdarzeń dotyczących zleceń serwisowych oraz planowanie pracy serwisantów. Moduł odpowiada potrzebom małych punktów serwisowych. W zależności od potrzeb firmy w module CDN OPT!MA Serwis można: - prowadzić kartoteki urządzeń serwisowanych (w podziale na rodzaje) - swobodnie opisywać urządzenia serwisowane cechami (atrybutami), w tym również obowiązkowymi (np. wymagane jest podanie numeru seryjnego) - rejestrować wszystkie przyjmowane w firmie zlecenia serwisowe (zrealizowane i "w toku") i opisywać cechami - harmonogramować zadania i rejestrować wykonane czynności (zlecenia są albo od razu przydzielane konkretnemu serwisantowi, albo trafiają do kolejki zgłoszeń oczekujących skąd serwisanci pobierają je dla siebie - w zależności od zasad obsługi serwisu w danej firmie) - szybko wyszykiwać zlecenia i zadania przeterminowane lub na dziś - rejestrować historię realizacji napraw (wraz z rejestracją czasu trwania) oraz wykorzystanych części - bezpośrednio z poziomu zlecenia wystawić fakturę/ paragon na wykonaną usługę (wymagany moduł Faktury) - w przypadku zleceń związanych z wyjazdem do Klienta istnieje możliwość zarezerwowania czasu w terminarzu. Moduł CDN OPT!MA Serwis może współpracować z modułem CDN OPT!MA Faktury (w zakresie wystawiania faktur) oraz z modułem magazynowym CDN OPT!MA Handel (w zakresie pobierania części z magazynu). Jednak moduły te nie są wymagane do funkcjonowania modułu serwisowego (jeżeli Użytkownik nie posiada modułów handlowo-magazynowych to funkcje przekształceń do dokumentów handlowych i magazynowych nie będą dostępne). Użytkownicy, którzy posiadają moduł CDN OPT!MA Analizy, mają możliwość raportowania informacji gromadzonych w module CDN OPT!MA Serwis. Dostępne są następujące zestawienia: 6 / 8

7 - analiza czynności wg serwisantów - wykonane czynności w zadanym okresie - najczęściej pobierane części - najczęściej wykonane czynności. Użytkownik może definiować własne statusy zleceń, które ułatwiają filtrowanie listy i kontrolę realizacji zlecenia. Formularz zlecenia składa się z pięciu zakładek: - Ogólne - zawiera wszystkie informacje ogólne dotyczące zlecenia - Czynności - na zakładce tej Użytkownik może określić czynności do wykonania dla danego zlecenia serwisowego lub wprowadzić notatki - Części - zawiera informacje o wykorzystanych częściach. Z poziomu tej zakładki Użytkownik może pobierać części potrzebne do realizacji zlecenia dokumentem MM lub utworzyć zamówienie u dostawcy na wskazane części - Atrybuty - zawiera informacje o atrybutach przypiętych do zlecenia, za pomocą których można wpisać charakterystyczne cechy danego zlecenia (numer seryjny, dane techniczne samochodu itp.) - Dokumenty - zawiera listę związanych ze zleceniem dokumentów. Każda czynność, jaką należy wykonać w związku z realizacją zlecenia, może być przypisana do innego operatora. Użytkownik może określić sposób, w jaki ma być realizowana przez serwisanta dana czynność. Do wyboru są trzy możliwości: - niezależna - czynność, która może być zrealizowana w dowolnym momencie w trakcie realizacji zlecenia - po wykonaniu poprzedniej - czynność, która może być zrealizowana dopiero gdy czynność poprzedzająca ją na liście zostanie wykonana - wg terminu - czynność, która może być zrealizowana w podanym terminie. W przypadku czynności wykonywanych w podanym terminie istnieje możliwość zarezerwowania czasu w terminarzu konkretnego operatora. Operatorzy mogą również filtrować na liście zlecenia, na których mają przypisane do realizacji czynności. Na potrzeby obsługi modułu CDN OPT!MA Serwis należy utworzyć dedykowany magazyn serwisowy, na który mają być przesunięte części potrzebne do realizacji zlecenia (np. w firmie remontowo- budowlanej każda budowa może mieć odrębny magazyn serwisowy, na który będzie tworzyła zlecenia serwisowe i przesuwała potrzebne materiały). Pobierając części operator może zdecydować, które z nich mają być fakturowane, a które pozostają kosztem serwisowym i będą rozchodowane dokumentem wewnętrznym RW. 7 / 8

8 Dla potrzeb kosztorysowania można wyliczyć wartość netto i brutto czynności (usług) i części wpisanych Wraz z zamykaniem zlecenia Użytkownik ma możliwość tworzenia dokumentów handlowo - magazynowych. Ogólnie fakturowanie zlecenia polega na tworzeniu: - dokumentu RW na części nie podlegające fakturowaniu - dokumentu WZ na części podlegające fakturowaniu - dokumentu FA/ PA, zawierającego części z dokumentu WZ oraz wszystkie usługi cennikowe z zakładki czynności. Zapraszamy do zapoznania się z multimedialną prezentacją oraz pobrania wersji demonstracyjnej oprogramowania CDN OPT!MA Chętnie udzielimy wszelkich dodatkowych informacji pocztą elektroniczną, telefoniczni e lub w Bi urze Handlowym firmy. 8 / 8