Okno główne programu. 1. Zlecenia. W systemie wprowadza się zlecenia: Remontowe Serwisowe Usługowe Kompletacji

Transkrypt

1 Programu SERWIS XL przeznaczony jest do ewidencji i rozliczenia prowadzonej działalności serwisowej, usługowej oraz produkcyjnej. Pozwala na prowadzenie ewidencji napraw sprzętu przyjmowanego do serwisu, napraw prowadzonych u odbiorcy oraz usług dla niego wykonywanych, a także prostej kompletacji. Program jest zintegrowany z systemem CDN XL produkcji COMARCH. System raportowania wykorzystuje jedno z najbardziej wszechstronnych profesjonalnych narzędzi jakim jest Crystal Reports. Okno główne programu 1. Zlecenia. W systemie wprowadza się zlecenia: Remontowe Serwisowe Usługowe Kompletacji 1.1 Zlecenie Remontowe. Stosowane w przypadku serwisowania sprzętu przyjmowanego do serwisu. Każda pozycja zlecenia odpowiada jednemu urządzeniu (sprzęt, urządzenie, samochód itp.). Urządzenia te są w programie ewidencjonowane w kontekście każdego kontrahenta. Można wyświetlić ich historię. 1

2 Sprzęt/pojazdy kontrahenta Zlecenie Remontowe/Pozycja Zlecenia 2

3 Dla Zlecenia Remontowego prowadzona jest ewidencja stanu naprawianego sprzętu. Możliwe są następujące zdarzenia: - Przyjęto do naprawy; - Wysłano do centrali (w przypadku prowadzenia serwisu centralnego i oddziałów); - Wysłano do gwaranta; - Zwrócono od gwaranta; - Zwrócono z centrali (w przypadku prowadzenia serwisu centralnego i oddziałów); - Naprawiono; - Nie naprawiono; - Wydano System kontroluje chronologię kolejności występowania wymienionych zdarzeń; Na podstawie tych danych można uzyskać informacje statystyczne o czasie przebywania sprzętu w serwisie lub czasie naprawy oraz o naprawach przeterminowanych. Stan sprzętu/historia Do zlecenia można dodawać karty pracy (dla każdej pozycji lub do zlecenia jako całości) więcej w rozdziale Karty Pracy. Do zlecenia można dodawać plan pobrania towarów, produktów, usług lub materiałów (dla każdej pozycji lub do zlecenia jako całości) oraz realizować go przez wystawianie dokumentów więcej w rozdziale Dokumenty sprzedaży oraz wewnętrzne. Zlecenie można sklasyfikować jako: - Naprawa gwarancyjna 3

4 - Naprawa pogwarancyjna - Inna - Nie uznano gwarancji Ponadto zlecenie można opisać cechami (2) wybieranymi z rozwijanej listy. Cechy te może dowolnie definiować użytkownik. Ułatwiają one wyszukiwanie oraz raportowanie. Dla zlecenia remontowego można wydrukować potwierdzenie przyjęcia sprzętu wydruk Zgłoszenia oraz rozliczenie zlecenia po jego wykonaniu Wydruk Zlecenia. 1.2 Zlecenie serwisowe. Stosowane jest, gdy potrzebna jest ewidencja usług serwisowych bez konieczności ewidencji przyjęcia sprzętu. Zlecenie takie nie posiada pozycji. Zlecenie Serwisowe Do zlecenia można dodawać karty pracy więcej w rozdziale Karty Pracy. Do zlecenia można dodawać plan pobrania towarów, produktów, usług lub materiałów oraz realizować go przez wystawianie dokumentów więcej w rozdziale Dokumenty sprzedaży oraz wewnętrzne. Zlecenie można sklasyfikować jako: - Naprawa gwarancyjna - Naprawa pogwarancyjna - Inna - Nie uznano gwarancji 4

5 Ponadto zlecenie można opisać cechami (2) wybieranymi z rozwijanej listy. Cechy te może dowolnie definiować użytkownik. Ułatwiają one wyszukiwanie oraz raportowanie. 1.3 Zlecenie Usługowe ma wszystkie cechy zlecenia serwisowego, nie posiada klasyfikacji podziału na naprawę gwarancyjną, pogwarancyjną, inną. 1.4 Zlecenie kompletacji umożliwia ewidencję prostej kompletacji. Pozwala na wprowadzenie wielu pozycji. Dla każdej z nich można wygenerować związane dokumenty RW pobierające materiały (towary, produkty) oraz dokument PW na przyjęcie produktu kompletacji. Program automatycznie podpowiada koszt przyjęcia jako sumę kosztów pobranych materiałów na dokumentach RW. 2. Dokumenty Sprzedaży oraz wewnętrzne. Ze zleceniem można związać dokumenty CDN XL: Faktury sprzedaży FS Wydania zewnętrzne WZ Paragony PA Rozchody wewnętrzne RW Dokumenty PW (dla kompletacji) 5

6 Dokumenty te mogą być generowane z poziomu zlecenia, lub wcześniej wystawione w CDN XL, a następnie do zlecenia podłączone. Generowanie dokumentów ze zlecenia odbywa się na podstawie planu (pozycji towarów, usług lub materiałów wprowadzonych na zleceniu). Pozycje te mogą generować rezerwacje (blokować towary lub produkty w magazynie do czasu wystawienia dokumentów CDN XL). W każdej chwili widać, które pozycje zostały zrealizowane i w jakiej ilości. Przypisanie pobieranych towarów, produktów, usług oraz materiałów może odbywać się indywidualnie do każdej pozycji zlecenia (dotyczy zleceń remontowych) lub do zlecenia jako całości. Podobnie generowanie dokumentów może odbywać się z poziomu pozycji zlecenia lub zlecenia jako całości. Wygenerowane dokumenty są automatycznie otwierane i podlegają edycji (są w buforze). O ich zatwierdzeniu decyduje użytkownik. Planowane dokumenty zakładka Fakturowanie 6

7 Faktura CDN XL wystawiona automatycznie ze zlecenia Na podstawie dokumentów związanych ze zleceniem następuje rozliczenie zlecenia. Sumowane są wszystkie koszty oraz przychody. Jeden dokument może należeć do wielu zleceń. Jego udział w zleceniu może być procentowy. Program kontroluje, aby nie przekroczyć przypisania do zleceń 100% wartości dokumentu. Rozliczenie zlecenia 7

8 Zlecenie może być rozliczane wg udziału pracowników więcej na ten temat w rozdziale Przychody i kosztów Zleceń z podziałem na Pracowników. 3. Karty Pracy Karta pracy Z każdym zleceniem można wiązać karty pracy pracowników. Służą one do ewidencji rzeczywistego czasu pracy. Na każdej karcie można wprowadzić dowolną liczbę pracowników dokonujących napraw, czas rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz opis wykonanych czynności. Karty Pracy mogą należeć do zlecenia jako całości lub mogą być przypisane do każdej jego pozycji (dotyczy zleceń remontowych). 4. Opis analityczny. Do zlecenia można przypisać pracowników za pomocą opisu analitycznego. Pozwala on na podłączenie do danego zlecenia dowolnej liczby pracowników. Ich sumaryczny udział w zleceniu nie może przekroczyć 100%. Wg tych proporcji będą dzielone przychody i koszty dokumentów związanych ze zleceniem. 5. Przychody i kosztów Zleceń z podziałem na Pracowników Program umożliwia przypisanie przychodów i kosztów prowadzonej działalności gospodarczej do poszczególnych komórek organizacyjnych z dokładnością do pracowników. Podstawową jednostką podlegającą rozliczeniu jest Zlecenie. Analizie podlegają zlecenia wprowadzone w zadanym czasie i posiadające określoną serię (wyróżnik ciągu numeracji). Do zlecenia wiązane są dokumenty CDN XL Dzielone są ich przychody i koszty. Dokumenty generowane dla kompletacji nie biorą udziału w rozliczeniu. Nie ma ograniczenia zakresu dat wiązanych dokumentów (ze zleceniem wystawionym w danym dniu można powiązać dokument wystawiony z dowolną datą). Dokument może być podłączony do zlecenia w określonym udziale (maksymalnie w 100%). Można go więc związać z wieloma zleceniami (na przykład należą- 8

9 cymi do różnych komórek organizacyjnych), jednak program kontroluje, aby w sumie nie zostało przekroczone 100% przypisania (można opisać na niższy procent pozostawiając część do opisania przez inną komórkę). Do zlecenia są przypisani pracownicy. Występują tu dwa sposoby rozliczenia: 1. Udział proporcjonalny do czasu pracy jeżeli na zleceniu są wprowadzone karty pracy o niezerowym czasie pracy, a na nich wskazani pracownicy wykonujący, to wszelkie przychody i koszty takiego zlecenia są dzielone proporcjonalnie do czasu pracy każdego z pracowników. Taki sposób podziału jest automatycznie stosowany, gdy nie ma na danym zleceniu opisu analitycznego. 2. Rozliczenie wg opisu analitycznego stosowane automatycznie, gdy jest choć jedna pozycja opisu. Przypisanie wg czasu przepracowanego lub opisu analitycznego mnoży się z udziałem procentowym dokumentu w zleceniu. Program umożliwia wprowadzanie kosztów wynagrodzeń każdego z pracowników w rozbiciu na poszczególne miesiące i generowanie zestawienia porównującego uzyskane przychody lub usługi + marża do kosztów wynagrodzeń dla każdego miesiąca lub narastająco. Marcin Markowicz Kierownik Działu Wdrożeń ZETO-RZESZÓW Sp. z o.o Rzeszów, ul. Rejtana 55 tel , marcin.markowicz@zetorzeszow.pl 9