DOKUMENTY, ZASADY (w tym również niepisane) SKŁADAJĄCE SIĘ NA SYSTEM KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDZIE MIASTA LUBLIN

Transkrypt

1 DOKUMENTY, ZASADY (w tym również niepisane) SKŁADAJĄCE SIĘ NA SYSTEM KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDZIE MIASTA LUBLIN Standardy kontroli zarządczej: 1. Środowisko wewnętrzne: 1) Przestrzeganie wartości etycznych realizację standardu stanowi: a) Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych, b) Europejski Kodeks Dobrej Administracji z 6 września 2001 r., c) Poradnik antykorupcyjny dla urzędników (CBA, Warszawa 2012), d) Rekomendacje postępowań antykorupcyjnych przy stosowaniu procedury udzielania zamówień publicznych (CBA, Warszawa 2010), e) Regulamin pracy Urzędu Miasta Lublin, f) Kodeks Etyki Radcy Prawnego, g) Kodeks Etyki pracowników Urzędu Miasta Lublin. 2) Kompetencje zawodowe realizację standardu stanowi: a) Regulamin naboru na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze b) Opis stanowiska pracy, c) Zakres czynności, d) Zasady przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę e) Regulamin przeprowadzania okresowej oceny pracowników Urzędu Miasta Lublin, f) Regulamin podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu Miasta Lublin, g) Regulamin wynagradzania Urzędu Miasta Lublin. 3) Struktura organizacyjna realizację standardu stanowi: a) Statut Miasta Lublin, b) Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Lublin, c) Regulaminy organizacyjne departamentów, 1 z 6

2 d) Opis stanowiska pracy. 4) Delegowanie uprawnień realizację standardu stanowi: a) Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Lublin, b) Regulaminy organizacyjne departamentów, c) Opisy stanowisk pracy, d) Upoważnienia, pełnomocnictwa (rejestr upoważnień), e) Zarządzenia, z których wynika delegowanie uprawnień, f) Zakresy czynności pracowników Urzędu Miasta Lublin. 2. Cele i zarządzanie ryzykiem 1) Misja realizację standardu stanowi: a) Statut Miasta Lublin, b) Polityka Jakości. 2) Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji realizację standardu stanowi: a) Wieloletni Plan Inwestycyjny na lata , b) Strategia Rozwoju Lublina na lata , c) Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Lublin, d) Budżet miasta, e) Coroczne założenia do projektu budżetu miasta na dany rok budżetowy, f) Tryb prac nad projektem uchwały budżetowej, tryb prac nad projektem wieloletniej prognozy finansowej, g) Sprawozdania roczne i informacja półroczna z wykonania budżetu i wieloletniej prognozy finansowej, h) Zasady dotyczące obiegu wniosków w sprawie zmian w uchwale budżetowej i w wieloletniej prognozie finansowej, i) Plan zakupów, j) Plan audytów, k) Plan kontroli, l) Plan zamówień publicznych. 3) Identyfikacja ryzyka. 4) Analiza ryzyka. 5) Reakcja na ryzyko. Realizację standardu 3, 4, 5 stanowi: a) Zasady funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Lublin 2 z 6

3 i jednostkach organizacyjnych miasta Lublin. 3. Mechanizmy kontroli 1) Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej realizację standardu stanowi: a) Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Lublin, b) Regulamin pracy Urzędu Miasta Lublin, c) Procedury przeprowadzania kontroli przez Wydział Audytu i Kontroli, d) Zasady postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych oraz organizacji, składu, trybu pracy i zakresu obowiązków członków komisji przetargowych, e) Procedura załatwiania skarg, wniosków, interwencji i przyjmowania interesantów f) Instrukcja kancelaryjna, system wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Lublin oraz określenie wyjątków od systemu tradycyjnego, g) Instrukcja w sprawie sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych h) Instrukcja inwentaryzacyjna dla Urzędu Miasta Lublin, i) Procedura zarządzania projektami nieinwestycyjnymi, j) Procedura zarządzania projektami europejskimi, k) Zasady rozliczania finansowego projektów europejskich (niepisane). 2) Nadzór realizację standardu stanowi: a) Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Lublin, b) Regulamin pracy Urzędu Miasta Lublin, c) Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, d) Regulaminy organizacyjne departamentów. 3) Ciągłość działalności realizację standardu stanowi: a) Regulamin Organizacyjny Urzędu, b) System zastępstw, c) System upoważnień, d) Zasady ewakuacji ludności, zwierząt i mienia na czas zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny. 4) Ochrona zasobów realizację standardu stanowi: a) Polityka bezpieczeństwa danych osobowych i instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Urzędzie Miasta Lublin, b) Zasady gospodarowania niektórymi obiektami sportowymi stanowiącymi własność Gminy Lublin, c) Regulamin pracy Urzędu Miasta Lublin, d) Zasady użytkowania oprogramowania na stacjach roboczych Urzędu Miasta 3 z 6

4 Lublin, e) Regulamin korzystania z telefonii komórkowej f) Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, g) Zasady korzystania z Internetu, h) Instrukcja inwentaryzacyjna dla Urzędu Miasta Lublin, i) Zakładowy planu kont oraz zasady prowadzenia rachunkowości dla budżetu miasta i Urzędu Miasta Lublin, j) Zasady korzystania z samochodów służbowych, k) Zasady korzystania z parkingów urzędowych, l) Instrukcja BHP i ppoż., m) Zasady udostępniania dokumentów z archiwum zakładowego, n) Zasady dotyczące obiegu wniosków w sprawie zmian w budżecie i w wieloletniej prognozie finansowej, o) Tryb prac nad projektem uchwały budżetowej i wieloletniej prognozy finansowej, p) Instrukcja w sprawie sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych q) Szczegółowe zasady, sposób i tryb przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków z budżetu miasta Lublin oraz samorządowych jednostkach organizacyjnych, r) Zasady przechowywania depozytów w Urzędzie Miasta Lublin. 5) Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych realizację standardu stanowi: a) Procedury kontroli finansowej procesów gromadzenia dochodów budżetu Miasta Lublin z tytułu podatków i opłat lokalnych, b) Instrukcja w sprawie sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych c) Wstępna ocena celowości, d) Regulamin podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu Miasta Lublin, e) Zakładowy plan kont oraz zasady prowadzenia rachunkowości dla budżetu miasta i Urzędu Miasta Lublin, f) Szczegółowe zasady, sposób i tryb przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków z budżetu miasta Lublin oraz samorządowych jednostkach organizacyjnych, g) Zasady prowadzenia gospodarki finansowej drukami ścisłego zarachowania h) Procedury kontroli finansowej związane z gromadzeniem i dochodzeniem środków publicznych i) Zasady rozliczania finansowego projektów europejskich (niepisane). 4 z 6

5 6) Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych realizację standardu stanowi: a) Polityka bezpieczeństwa danych osobowych i instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Urzędzie Miasta Lublin, b) Przydział uprawnień użytkownikom systemu. 4. Informacja i komunikacja. 1) Bieżąca informacja realizację standardu stanowi: a) Przeglądy zarządzania, b) Mdok, c) BIP, d) Intranet, e) Lex, f) Poczta elektroniczna, g) KSAT, h) Instrukcja kancelaryjna, system wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Lublin oraz określenie wyjątków od systemu tradycyjnego. 2) Komunikacja wewnętrzna realizację standardu stanowi: a) Zarządzenia Prezydenta Miasta Lublin, b) BIP, c) Przeglądy zarządzania, d) Zasady obsługi medialnej oraz współpracy z rzecznikiem prasowym, e) Zasady zamieszczania materiałów na stronie intranetowej Urzędu, f) Intranet, g) Poczta elektroniczna, h) Mdok, i) KSAT, j) System Identyfikacji Wizualnej Urzędu Miasta Lublin, k) Instrukcja kancelaryjna, system wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Lublin oraz określenie wyjątków od systemu tradycyjnego, l) Regulamin tworzenia elektronicznych serwisów Urzędu Miasta Lublin i publikowania w nich informacji. 3) Komunikacja zewnętrzna realizację standardu stanowi: a) Zasady przygotowywania odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz interwencje posłów i senatorów, b) Zasady obsługi medialnej oraz współpracy z rzecznikiem prasowym, c) Zasady oraz tryb przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków, 5 z 6

6 d) Karty informacyjne, e) Serwisy informacyjne Urzędu, f) System Identyfikacji Wizualnej Urzędu Miasta Lublin, g) Podawanie do publicznej wiadomości informacji wynikających z ustawy o finansach publicznych, h) Poczta elektroniczna, i) Instrukcja kancelaryjna, system wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Lublin oraz określenie wyjątków od systemu tradycyjnego, j) Regulamin tworzenia elektronicznych serwisów Urzędu Miasta Lublin i publikowania w nich informacji. 5. Monitorowanie i ocena 1) Monitorowanie systemu kontroli zarządczej realizację standardu stanowi: a) Audyty certyfikujące i audyty nadzoru, b) Audyty wewnętrzne, c) Kontrole wewnętrzne i zewnętrzne, d) Badania satysfakcji klienta, e) Kwestionariusz samooceny. 2) Samoocena realizację standardu stanowi: a) Przegląd zarządzania najwyższego kierownictwa, b) CAF, c) Kwestionariusz samooceny kontroli zarządczej. 3) Audyt wewnętrzny realizację standardu stanowi: a) Karta i procedura audytu wewnętrznego, b) Procedury przeprowadzania kontroli przez Wydział Audytu i Kontroli, c) Kodeks Etyki Audytora Wewnętrznego. 4) Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej realizację standardu stanowią Zasady funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Lublin i jednostkach organizacyjnych miasta Lublin. 6 z 6