PROCEDURA AUDIT WEWNĘTRZNY

Transkrypt

1 PROCEDURA Urząd Miejski w Konstantynowie Łódzkim AUDIT WEWNĘTRZNY Spis treści 1. Cel procedury Miernik procedury Zakres stosowania Tryb postępowania Odpowiedzialność i uprawnienia Zapisy Załączniki... 4

2 Nr P. 3 PROCEDURA Strona: 2 Stron: 4 Urząd Miejski w Konstantynowie Łódzkim Tytuł: Audit wewnętrzny Wydanie 4 Opracował Imię i nazwisko Stanowisko /Referat Data Podpis Marzena Goleń-Kurta Inspektor Stanowisko ds. KA Dorota Imbierczyk Inspektor Stanowisko ds. OR Sprawdził Witold Stępień Pełnomocnik ds. SZJ Zatwierdził Henryk Brzyszcz Burmistrz Cel procedury Celem auditu wewnętrznego jest weryfikacja funkcjonowania systemu zarządzania jakością w Urzędzie Miejskim w Konstantynowie Łódzkim. Weryfikacja obejmuje zagadnienia: zgodności systemu z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2001, sprawdzenie czy działania dotyczące jakości i ich wyniki są zgodne z zaplanowanymi ustaleniami, normą i wymaganiami SZJ ustalonymi dla Urzędu Miejskiego w Konstantynowie Łódzkim, określenie efektywności wdroŝenia i utrzymania systemu jakości. 2. Miernik procedury Ilość wprowadzonych zmian w dokumentach zarządzania jakością oraz zmian w procedurach postępowania pracowników Urzędu w związku z przeprowadzonymi auditami. 3. Zakres stosowania Procedura określa zasady przeprowadzania zaplanowanych w odstępach czasu wewnętrznych badań realizacji zadań objętych SZJ. Właścicielem procedury jest Pełnomocnik ds. SZJ. Uczestnikami są wszystkie komórki organizacyjne urzędu. 4. Tryb postępowania Auditorami wewnętrznymi mogą być pracownicy urzędu, posiadający co najmniej 6 miesięczny staŝ pracy oraz ukończone szkolenie przeprowadzone przez wyspecjalizowaną instytucję zewnętrzną, udokumentowane zaświadczeniem o ukończeniu kursu auditorów. KaŜda komórka organizacyjna urzędu auditowana jest przynajmniej raz w roku. Pełnomocnik ds. SZJ sporządza do końca stycznia grafik auditów na rok bieŝący z dokładnością do jednego miesiąca. Grafik ten zawiera oznaczenie komórek auditowanych, skład auditorów z wyznaczeniem auditora wiodącego i pomocniczego oraz termin i obszar objęty auditem (Załącznik P.3.7). Pomocniczo sporządzany jest harmonogram auditów, obejmujący wykaz komórek podlegających auditowi oraz normy objęte auditem w danej komórce (Załącznik P.3.2). Grafik oraz harmonogram auditów zatwierdzany jest przez Burmistrza. W przypadku wystąpienia konieczności zmian zatwierdzonego harmonogramu bądź grafiku auditów wewnętrznych wprowadza się dodatkowy plan z adnotacją Aneks. Grafik auditów rozsyłany jest do poszczególnych auditorów. Auditor wiodący zobowiązany jest w terminie 14 dni przed planowanym auditem rozesłać informacje o planowanym audycie, jego zakresie oraz terminie przeprowadzenia do komórki auditowanej oraz do auditora pomocniczego (Załącznik P.3.3). Auditorzy muszą być niezaleŝni od auditowanego obszaru. Cel i zakres auditu powinien być jednoznacznie zrozumiały dla prowadzących audit i auditowanych. Obszarem objętym auditem mogą być: dokumentacja SZJ, zarządzenia wewnętrzne, punkty normy, dokumentacja wewnętrzna i zewnętrzna związana z punktem normy lub procesem oraz działania z nich wynikające i działania realizowane wg ustaleń zwyczajowych. Opracował: M. Goleń-Kurta; D. Imbierczyk, Sprawdził: Witold Stępień; Zatwierdził: Henryk Brzyszcz; Data zatwierdzenia: r.; Zapis w RWA: ; Oryginał dokumentów przechowywany jest u Administratora SZJ, udostępnione w intranecie, Nr dokumentu: P. 3; Nadzorowane są tylko dokumenty oryginalne; Nazwa elektroniczna dokumentu: P.3

3 Nr P. 3 PROCEDURA Strona: 3 Stron: 4 Urząd Miejski w Konstantynowie Łódzkim Tytuł: Audit wewnętrzny Wydanie 4 Audit powinien być przeprowadzony w przyjaznej atmosferze, gwarantującej pełną poufność ze strony audytującego. Auditowany zobowiązany jest do rzetelnej, opartej na dowodach współpracy z auditorem. Audit rozpoczyna spotkanie otwierające, prowadzone przez auditora wiodącego. W spotkaniu uczestniczą kierownik auditowanej komórki organizacyjnej i auditorzy. Celem spotkania jest: omówienie planu, sposobu prowadzenia, ustalenie spraw organizacyjnych, ustalenie terminu spotkania zamykającego audit. Przeprowadzając audit naleŝy zwrócić uwagę na następujące działania: ustalenie faktów na podstawie rozmów z pracownikami, studiowanie dokumentów, obserwację procesów, ocenę materiałów i sprzętu, zanotowanie faktów jako dowodów wydarzeń w czasie auditu, ocenianie faktów w celu określenia czy istnieją obiektywne dowody zaistnienia niezgodności, weryfikowanie wykonania działań korygujących z poprzedniego auditu. W tym celu auditor wiodący opracowuje jeszcze przed auditem Listę pytań kontrolnych (Załącznik P.6.3.). Audit prowadzony jest na podstawie pytań zawartych w liście, którą następnie dołącza się w oryginale do Raportu. Wszelkie stwierdzone niezgodności auditorzy powinni kaŝdorazowo omówić z kierownikiem komórki organizacyjnej. KaŜda stwierdzona niezgodność powinna być zapisana przez auditora wiodącego na formularzu Protokół niezgodności/spostrzeŝenia (Załącznik P.3.4). Przyjęte zasady postępowania, które moŝna ulepszyć (nie stanowiące jednak odchylenia od udokumentowanego systemu zarządzania jakością) powinno się równieŝ omówić z przedstawicielami komórki i zapisać jako SpostrzeŜenia w Protokole niezgodności/spostrzeŝeń. Zgodnie z planem auditu, auditor wiodący prowadzi spotkanie zamykające z udziałem kierownika auditowanej komórki i innych uczestników. W spotkaniu tym moŝe uczestniczyć Pełnomocnik ds. SZJ. W czasie spotkania naleŝy omówić cel i zakres auditu, zaprezentować wyniki obserwacji, przedłoŝyć do podpisu Protokoły niezgodności/spostrzeŝeń, uzyskać potwierdzenie niezgodności, ustalić propozycję działań korygujących oraz uzgodnić terminy ich realizacji. Auditowany ma obowiązek uzupełnić protokół w części Proponowanych działań korygujących i najpóźniej na następny dzień przedstawić go auditorowi wiodącemu. W przypadku stwierdzonych niezgodności, kierownik komórki organizacyjnej zobowiązany jest do załoŝenia Karty działań korygujących załącznik P.6.3 oraz do dalszego postępowania zgodnie z procedurą Działania korygujące i zapobiegawcze. Auditor, po spotkaniu zamykającym sporządza Raport z auditu wewnętrznego (Załącznik P.3.5), do którego dołącza Zawiadomienie o audicie wewnętrznym, Protokoły niezgodności i Protokoły spostrzeŝeń (potwierdzone przez auditowanego) oraz Listę pytań kontrolnych. Następnie Raport wraz z załącznikami przekazywany jest Administratorowi SZJ a następnie do zatwierdzenia Pełnomocnikowi ds. SZJ,. Po wykonaniu działań korygujących kierownik auditowanego obszaru zgłasza ten fakt Pełnomocnikowi. Pełnomocnik ds. SZJ zarządza weryfikację skuteczności działań korygujących poprzez powtórny audit lub uwzględnienie badanego obszaru podczas następnego auditu. Do końca marca roku następnego Pełnomocnik ds. SZJ sporządza Sprawozdanie z wyników przeprowadzonych auditów. Sprawozdanie powinno uwzględniać w szczególności ilość wprowadzonych zmian w dokumentach zarządzania jakością oraz zmian w procedurach postępowania pracowników Urzędu w związku z przeprowadzonymi auditami. Raport oraz pozostałe zapisy przechowywane są u Administratora SZJ przez okres 3 lat. 5. Odpowiedzialność i uprawnienia Stanowisko Odpowiedzialność i uprawnienia Burmistrz - powoływanie Zespołu Auditorów Wewnętrznych Wewnętrznego SZJ, - zatwierdzanie grafiku i harmonogramu auditów, - przyjmowanie rocznych sprawozdań z przeprowadzonych auditów. Pełnomocnik - przygotowanie projektu grafiku i harmonogramu auditów, Opracował: M. Goleń-Kurta; D. Imbierczyk, Sprawdził: Witold Stępień; Zatwierdził: Henryk Brzyszcz; Data zatwierdzenia: r.; Zapis w RWA: ; Oryginał dokumentów przechowywany jest u Administratora SZJ, udostępnione w intranecie, Nr dokumentu: P. 3; Nadzorowane są tylko dokumenty oryginalne; Nazwa elektroniczna dokumentu: P.3

4 Nr P. 3 PROCEDURA Strona: 4 Stron: 4 Urząd Miejski w Konstantynowie Łódzkim Tytuł: Audit wewnętrzny Wydanie 4 ds. SZJ Administrator SZJ Auditor wiodący Kierownik auditowanej komórki Pracownicy auditowanej komórki - nadzór nad realizacją działań wynikających z grafiku i harmonogramu, - opracowanie rocznego sprawozdania z przeprowadzonych auditów z uwzględnieniem analizy wyników auditów przedkładanych w ramach Procedury Przegląd Zarządzania, - decydowanie w sprawach działań korygujących. - pomoc w nadzorze nad realizacją działań wynikających z grafiku i harmonogramu, - przechowywanie Raportów z przeprowadzonych auditów. - uzgodnienie z kierownikami auditowanych komórek daty i planu auditu, - prawidłowe oraz zgodne z niniejszą procedurą przeprowadzenie auditu, - rzetelne i obiektywne prowadzenie auditu, - poufność przebiegu auditu. - sporządzenie raportu z auditu. - poinformowanie personelu, którego dotyczy audit, o jego celach i zakresie, - wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za współpracę z auditorami podczas prowadzenia auditu, - zapewnienie auditorom dostępu do dowodów obiektywnych (dokumentacji, pracowników, urządzeń, procesów), - współpracę z auditorami niezbędną do osiągnięcia celów auditu, - ustalenie i realizację działań korygujących, - zgłoszenie do Pełnomocnika potrzeb przeprowadzenia dodatkowych auditów w przypadku zmian np. organizacyjnych, mających wpływ na system jakości. Odpowiedzialni są za przygotowanie dokumentów i udzielanie wyjaśnień w zakresie spraw objętych auditem oraz zobowiązani do poufności przebiegu auditu. 6. Zapisy 1) Grafik auditów. 2) Harmonogram auditów. 3) Zawiadomienie o audycie wewnętrznym. 4) Lista pytań. 5) Protokół niezgodności/spostrzeŝeń z auditu. 6) Raport z auditu. 7) Roczne sprawozdanie z przeprowadzonych auditów. 7. Załączniki W procedurze zastosowano następujące załączniki: Numer załącznika P.3.2 P.3.3 P.3.4 P.3.5 P.3.6 P.3.7 Nazwa dokumentu Harmonogram auditów wewnętrznych Przygotowanie auditu Zawiadomienie o audycie wewnętrznym Protokół niezgodności/spostrzeŝenia Raport z auditu wewnętrznego Lista pytań Grafik auditów Opracował: M. Goleń-Kurta; D. Imbierczyk, Sprawdził: Witold Stępień; Zatwierdził: Henryk Brzyszcz; Data zatwierdzenia: r.; Zapis w RWA: ; Oryginał dokumentów przechowywany jest u Administratora SZJ, udostępnione w intranecie, Nr dokumentu: P. 3; Nadzorowane są tylko dokumenty oryginalne; Nazwa elektroniczna dokumentu: P.3

5 HARMONOGRAM AUDITÓW WEWNĘTRZNYCH ROK Załącznik P.3.2 Nr wyma gania Obszar wymagania normy 4 SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ 4.1 Wymagania ogólne 4,2 Wymagania dotyczące dokumentacji Postanowienia ogólne Księga jakości Nadzór nad dokumentami Nadzór nad zapisami Komórka auditowana SO USC SM KN GCI T-I PFiP Rz Fn GP GMiI OKiSS BRM KA OR OC PPOś ASI ABI RP 5 ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA 5.1 ZaangaŜowanie Kierownictwa 5.2 Orientacja na Klienta 5.3 Polityka Jakości 5.4 Planowanie Cele dotyczące jakości Planowanie systemu zarządzania jakością 5.5 Odpowiedzialność, uprawnienia, komunikacja Odpowiedzialność i uprawnienia Przedstawiciel kierownictwa Komunikacja wewnętrzna 5.6 Przegląd zarządzania 6 ZARZĄDZANIE ZASOBAMI 6.1 Zapewnienie zasobów 6.2 Zasoby ludzkie Postanowienia ogólne Kwalifikacje, świadomość, szkolenie 6.3 Infrastruktura 6.4 Środowisko pracy 7 REALIZACJA WYROBU 7.1 Planowanie realizacji wyrobu 7.2 Procesy związane z klientem Określenie wymagań dotyczących wyrobu

6 7.2.2 Przegląd wymagań dotyczących wyrobu Komunikacja z klientem 7.3 Projektowanie i rozwój produktu 7.4 Zakupy Proces zakupów Informacje dotyczące zakupów Weryfikacja zakupionego wyrobu 7.5 Produkcja i dostarczanie usług Nadzorowanie produkcji i dostarczania usługi Walidacja procesów produkcji i dostarczania usługi Identyfikacja i identyfikowalność Własność klienta Zabezpieczeni wyrobu 7.6 Nadzorowanie wyposaŝenia do monitorowania i pomiarów 8 POMIARY, ANALIZA I DOSKONALENIE 8.1 Postanowienia ogólne 8.2 Monitorowanie i pomiary Zadowolenie klienta Audit wewnętrzny Monitorowanie i pomiary procesów Monitorowanie i pomiary produktu 8.3 Nadzór nad produktem niezgodnym 8.4 Analiza danych 8.5 Doskonalenie Ciągłe doskonalenie Działania korygujące Działania zapobiegawcze Opracował: Pełnomocnik ds. SZJ Zatwierdził: Burmistrz /Data i podpis/ /Data i podpis/

7 Załącznik P.3.3 PRZYGOTOWANIE AUDITU ZAWIADOMIENIE O AUDYCIE WEWNĘTRZNYM Audit planowany / pozaplanowy / reaudit *niepotrzebne skreślić Data przeprowadzenia auditu... Nr auditu... Komórka auditowana... Zakres auditu (Procedury, Punkty normy, akty wewnętrzne, itp.) Auditor wiodący:. Auditor pomocniczy:... Informacje dodatkowe:...

8 Załącznik P.3.4 PROTOKÓŁ NIEZGODNOŚCI / SPOSTRZEśENIA * NR... /... (Lp. / Kolejny nr auditu) Data przeprowadzenia auditu... Nr auditu... Komórka auditowana... Auditor wiodący:. Auditor pomocniczy:... Obszar objęty auditem -... Wymaganie - nazwa/punkt dokumentu stanowiącego wymaganie/proces Opis niezgodności/ spostrzeŝenia wraz z określeniem dowodu obiektywnego /uwagi: Podpis auditorów 1. Auditor wiodący Podpis kierownika komórki: 2. Auditor pomocniczy... Propozycja działań korygujących )*przedstawia ją auditowany... podpis kierownik komórki organizacyjnej * niepotrzebne skreślić

9 RAPORT Z AUDITU WEWNĘTRZNEGO Załącznik P.3.5 I. Informacje ogólne Audit planowany / pozaplanowy / reaudit *niepotrzebne skreślić Data przeprowadzenia auditu... Nr auditu... Komórka auditowana... Zakres auditu (Procedury, Punkty normy, akty wewnętrzne, itp.) Auditor wiodący:. Auditor pomocniczy:... Informacje dodatkowe:... II. Przeglądane dokumenty i zapisy: III. Niezgodności - treść: Przyjęcie niezgodności:... (data i podpis auditowanego) Załączniki: 1. Zawiadomienie o audicie wewnętrznym 2. Protokoły niezgodności...(wpisać numery) 3. Protokoły spostrzeŝeń.(wpisać numery) 4. Lista pytań kontrolnych stron...

10 Str.... z... Załącznik P.3.6 LISTA PYTAŃ KONTROLNYCH Data przeprowadzenia auditu... Nr auditu... Komórka auditowana... L.p. Pytanie/Problem Odnośnik (np. Przestrzeganie: rozdział KJ, punkt normy, nr procedury) Tak Część Nie Nr spostrzeŝenia /niezgodności Uwagi:

11 Załącznik P.3.7 GRAFIK AUDYTÓW NA ROK... L.p. Imię i nazwisko audytora Komórki audytowane Imię i nazwisko audytora pomocniczego Termin audytu Nr audytu Obszar objęty audytem