Zarządzenie nr 15/2008 Rektora Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Oświęcimiu z dnia roku

Transkrypt

1 PAŃSTWOWA WYŻSZA SZKOŁA ZAWODOWA W OŚWIĘCIMIU Zarządzenie nr 15/2008 Rektora Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Oświęcimiu z dnia roku w sprawie: ewidencji druków ścisłego zarachowania oraz obiegu dokumentów księgowych w Państwowej Wyższej Szkole Zawodowej w Oświęcimiu. Na podstawie art. 66 ust. 2 pkt 4 ustawy z 27 lipca 2005r Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164 z 2005r., poz z późniejszymi zmianami) oraz 37 ust. 3 pkt 3 Statutu Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Oświęcimiu zarządzam, co następuje: 1 Wprowadzam Instrukcję ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Państwowej Wyższej Szkole Zawodowej w Oświęcimiu stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia. 2 Wprowadzam Instrukcję obiegu dokumentów księgowych w Państwowej Wyższej Szkole Zawodowej w Oświęcimiu stanowiącą załącznik nr 2 do niniejszego Zarządzenia. 3 Wykonanie Zarządzenia powierzam Kanclerzowi. 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem r. Rektor Prof. dr hab. Lucjan Suchanek 1

2 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 15/2008 Rektora Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Oświęcimiu z dnia 21 lipca 2008r INSTRUKCJA EWIDENCJI I KONTROLI DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA W PAŃSTWOWEJ WYŻSZEJ SZKOLE ZAWODOWEJ W OŚWIĘCIMIU Oświęcim

3 1 Instrukcję niniejszą opracowano na podstawie przepisów: 1. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694, ze zm.), 2. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r., Nr 249, poz ze zm.) 3. Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz. U. z 2006 r. Nr 224, poz. 1634) 2 1. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o: PWSZ oznacza to Państwową Wyższą Szkołę Zawodową w Oświęcimiu Rektorze oznacza to Rektora Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Oświęcimiu Kwestorze oznacza to Kwestora Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Oświęcimiu, 2. Zawarte w instrukcji postanowienia dotyczą pracowników: - prowadzących ewidencję druków ścisłego zarachowania - korzystających z druków ścisłego zarachowania 3 1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze i pokwitowania powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich praktycznego stosowania. 2. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze, w stosunku, do których wskazana jest wzmożona kontrola. 3. Druki ścisłego zarachowania podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu) i od tego momentu podlegają ścisłej ewidencji, zabezpieczeniu i kontroli. 4. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonych księgach, w których rejestruje się pod datą liczbę i numer przyjętych, wydanych oraz zwróconych formularzy i każdorazowo wprowadza się stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania. 1. W PWSZ w Oświęcimiu do druków ścisłego zarachowania zalicza się: a) kartoteki ilościowo wartościowe, b) arkusze spisu z natury, c) dowody wpłaty KP, d) dowody wypłaty KW, e) kwitariusze przychodowe, f) czeki gotówkowe, rozrachunkowe, g) legitymacje studenckie, h) dyplomy ukończenia studiów licencjackich, w tym oryginał, odpisy oraz odpis przeznaczony do akt, i) odpis dyplomu ukończenia studiów licencjackich w języku obcym, j) suplementy część B dyplomu ukończenia studiów, k) świadectwo ukończenia studiów podyplomowych 4 3

4 2. Część B dyplomu ukończenia studiów Suplement, jest wydawany na specjalnym papierze pokrytym giloszem. Papier zadrukowany giloszem, nie jest drukiem ścisłego zarachowania, ale jego wykorzystanie podlega rozliczeniu w ryzach po 500 szt. i jest pobierany z Działu organizacyjno administracyjnego, na podstawie zamówienia wystawionego przez osoby upoważnione w Instytucie Za zamawianie druków ścisłego zarachowania, zgodnych ze wzorami określonymi w przepisach prawa, odpowiedzialny jest pracownik Działu organizacyjno administracyjnego, któremu na piśmie powierzono obowiązki prowadzenia gospodarki magazynowej tymi drukami. 2. Zamawianie druków wymienionych 4 odbywa się z zachowaniem procedur obowiązujących w zakresie zamówień publicznych. 3. Dostarczone druki podlegają wpisaniu, jako przychód, w ewidencji druków ścisłego zarachowania na podstawie otrzymanych faktur i dokumentów przewozowych lub dowodu dostawy. 4. Druk ścisłego zarachowania należy przechowywać w miejscach i pomieszczeniach odpowiednio zabezpieczonych Druki ścisłego zarachowania wydawane są pracownikom, którzy z racji pełnionych obowiązków są upoważnieni do ich wystawiania. 2. Przed wydaniem nowej partii druków należy rozliczyć pracownika z druków poprzednio pobranych. 3. Upoważnieni pracownicy pobierają druki ścisłego zarachowania w ilościach wskazanych przez nich na formularzu zamówienia, stanowiącym załącznik do instrukcji i za potwierdzeniem odbioru w ewidencji druków. 4. Niedopuszczalne jest wydanie do użytku druków ścisłego zarachowania nieujętych w ewidencji oraz nieposiadających wszystkich koniecznych oznaczeń Ewidencja druków i kontrola ich obrotu stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania. 2. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na: a) przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu, b) bieżącym wpisywaniu przychodu, rozchodu i zapasu druków w księdze druków ścisłego zarachowania, c) oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nieposiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię. 3. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się odrębnie dla każdego rodzaju druków w księdze o ponumerowanych stronach. Na ostatniej stronie należy wpisać: Księga... zawiera... stron, słownie..., kolejno 4

5 ponumerowanych, przesznurowanych i zalakowanych, a następnie zaopatrzyć podpisem Kwestora. 4. Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią: a) dla przychodu zapis osoby dokonującej przyjęcia i ewentualnego ocechowania druków wraz z odpisem rachunku dostawcy, ewentualnie dowodu przyjęcia, b) dla rozchodu pokwitowanie osoby upoważnionej do odbioru druków, udokumentowane upoważnieniem i ewentualnie dowodem wydania. 5. Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie atramentem lub długopisem. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie, wyskrobywanie lub zamazywanie korektorem omyłkowych zapisów. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go odczytać i wpisać zapis prawidłowy. Osoba dokonująca poprawki powinna obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności. 6. Osoba pobierająca druki ścisłego zarachowania potwierdza ilość pobranych lub zwróconych w księdze druków. Zwroty niewykorzystanych druków ścisłego zarachowania należy ująć w księdze druków w rubryce zwrot. 7. Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne, protokoły przyjęcia i ocechowania oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania (zapotrzebowania, rozliczenia itp.) należy przechowywać przez okres 5 lat. Dotyczy to także druków anulowanych. 8. Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez przekreślenie z adnotacją ANULOWANO wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tych czynności na wszystkich kartach. Anulowane druki o ile są broszurowane, należy pozostawić w bloku, a luźne druki należy przechowywać w przeznaczonym do tego segregatorze lub teczce. 9. Anulowane druki uszkodzone, błędnie wypełnione lub nieodebrane należy zwracać do Działu organizacyjno administracyjnego za pokwitowaniem, przy każdym kolejnym zamówieniu na druki, na podstawie protokołu zwrotu druków. 10. Zabronione jest, pod groźbą odpowiedzialności służbowej i karnej, jakiekolwiek poprawianie i przerabianie numeracji druków ścisłego zarachowania, a także wydawanie po raz drugi druków o tej samej numeracji Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane co najmniej raz w roku, poprzez dokonanie spisu z natury. 2. Komisja Inwentaryzacyjna jest zobowiązana ustalić stan faktyczny druków ścisłego zarachowania w składowaniu oraz osób dokonujących operacji tymi drukami. 3. W arkuszach spisu z natury należy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę. 4. Druki ścisłego zarachowania muszą być rozliczone na koniec roku kalendarzowego u osoby prowadzącej ewidencję druków ścisłego zarachowania. 5

6 9 W przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej za druki ścisłego zarachowania podlegają one przekazaniu. Okoliczność przekazania (przejęcia) druków ścisłego zarachowania musi być zamieszczona w protokole zdawczo-odbiorczym W przypadku zaginięcia ( zgubienia lub kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę i cechy (numery, serie, rodzaje pieczęci) zaginionych druków. 2. Natychmiast po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy: a) sporządzić protokół zaginięcia, b) w przypadku zaginięcia czeków powiadomić niezwłocznie bank obsługujący, który czeki wydał, c) w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa, zawiadomić organy ścigania. 3. Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dane: a) liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloków, z podaniem ilości egzemplarzy w każdym komplecie druków, b) dokładne cechy zaginionych druków numer, seria nadana przez drukarnię lub oznaczenie nadane we własnym zakresie, symbol druku oraz rodzaje i nazwy pieczęci, c) datę zaginięcia druków, d) okoliczności zaginięcia druków, e) miejsce zaginięcia druków (nazwę jednostki organizacyjnej PWSZ), f) nazwa i dokładny adres (miejscowość, ulica, numer domu) jednostki ewidencjonującej druki. 11 W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania z przyczyn losowych należy sporządzić protokół, który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania w Dziale organizacyjno administracyjnym Likwidacja zdanych, uszkodzonych, błędnie wypełnionych lub nieodebranych druków ścisłego zarachowania następuje po zakończeniu okresu ich przechowywania, komisyjnie w jednostce organizacyjnej prowadzącej ewidencję druków. 2. Kwalifikacji druków ścisłego zarachowania do likwidacji dokonuje Komisja Inwentaryzacyjna powołana zarządzeniem Rektora. 3. Fizycznej likwidacji druków ścisłego zarachowania dokonuje Komisja Likwidacyjna Druków Ścisłego Zarachowania powołana zarządzeniem Rektora. 4. Komisja Likwidacyjna Druków Ścisłego Zarachowania zobowiązana jest sporządzić protokół likwidacji, który przechowuje się w Dziale organizacyjno - administracyjnym. 5. Likwidacja druków ścisłego zarachowania winna odbywać się raz w roku. 6

7 13 Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzą: 1. pracownik prowadzący sprawy księgowości wyznaczony przez Kwestora, w zakresie wymienionym w 4 ust. 2 pkt a f, 2. pracownik prowadzący sprawy sekretariatu Instytutu wyznaczony przez Dyrektora Instytutu, w zakresie wymienionym w 4 ust. 2 pkt g l, 3. pracownik Biblioteki wyznaczony przez Dyrektora Biblioteki, w zakresie wymienionym w 4 ust. 2 pkt c Wypełnione druki wymienione w 4 ust. 2 pkt. g l, wydawane są przez pracowników prowadzących sprawy sekretariatu Instytutu za pokwitowaniem. 2. Wydanie duplikatu dokumentu będącego drukiem ścisłego zarachowania należy odnotować w pozycji wydania dokumentu, odpowiedniej dla danego rodzaju druku ścisłego zarachowania, z adnotacją duplikat. 3. Wydanie nowych dokumentów przy zmianie nazwiska, w przypadkach określonych w rozporządzeniu ministra nauki i szkolnictwa wyższego, dotyczącym dokumentacji przebieg studiów, należy przeprowadzić po odebraniu starych dokumentów i dołączeniu ich do akt oraz odnotowaniu tego faktu w pozycji ich wydania. 15 Legitymacje studenckie zdawane przez studentów opuszczających PWSZ należy dołączyć do teczki osobowej studenta, a fakt ten odnotować na poświadczeniu zwrotu legitymacji. 16 Pracownicy, o których mowa w mowa w 13 są odpowiedzialni za prawidłowe gospodarowanie, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania. 17 Kierownik jednostki organizacyjnej jest zobowiązany umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należyte przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem. 18 Nadzór nad gospodarką, ewidencją i zabezpieczeniem druków ścisłego zarachowania pełni Kwestor. 19 Instrukcja wchodzi w życie z dniem r. 7

8 Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 15/2008 Rektora Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Oświęcimiu z dnia 21 lipca 2008r INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH W PAŃSTWOWEJ WYŻSZEJ SZKOLE ZAWODOWEJ W OŚWIĘCIMIU Oświęcim

9 Instrukcja niniejsza została opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994r o rachunkowości (Dz. U. nr 121 póz. 591 z póz. zm.) POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Instrukcja obiegu dokumentów księgowych, zwana dalej instrukcją reguluje obieg dokumentów w PWSZ w Oświęcimiu, stanowiących podstawę dokonywania zapisów księgowych. 2 Osobami upoważnionymi do podpisywania dyspozycji pieniężnych w obrocie gotówkowym i bezgotówkowym są: 1) Rektor Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Oświęcimiu, lub osoby przez niego upoważnione, 2) Kwestor Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Oświęcimiu, lub w zastępstwie Kwestora osoba upoważniona przez Rektora. 3 Osobą materialnie odpowiedzialną za wartości pieniężne i inne przechowywane w kasie jest osoba, która złożyła deklarację odpowiedzialności materialnej Dokumentem księgowym jest dokument stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej, zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierający co najmniej: 1) określenie rodzaju dokumentu i jego numeru identyfikacyjnego, 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, 3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, 4) datę dokonania operacji, a gdy dokument został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dokumentu, 5) podpis wystawcy dokumentu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, 6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dokumentu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 2. Dokument księgowy powinien być: a) Sprawdzony pod względem formalnym i rachunkowym. b) Sprawdzony pod względem merytorycznym. c) Oznaczony numerem, lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dokumentu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie Sprawdzenie dokumentu pod względem formalnym polega na ustaleniu, czy dokument jest kompletny, tj. zawiera co najmniej dane, o których mowa w 4 ust Sprawdzenie dokumentu pod względem rachunkowym polega na ustaleniu, czy dokument nie zawiera błędów arytmetycznych w obliczeniach. 9

10 3. Sprawdzenie dokumentu pod względem merytorycznym, polega na ustaleniu: - jego rzetelności, celowości, gospodarności, - zgodności z prawem operacji gospodarczej w nim wyrażonej, - jednostki uprawnionej do jego wydania zgodnie z zawartą umową lub zleceniem. 6 Sprawdzenia dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym dokonuje Kwestor lub osoba przez niego upoważniona niezwłocznie po jego otrzymaniu. Dokonanie sprawdzenia pod względem formalnym i merytorycznym winno być potwierdzone podpisem i klauzulą "Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym...". Sprawdzenia dokumentu pod względem merytorycznym dokonuje Rektor PWSZ lub osoby do tego upoważnione niezwłocznie po jego otrzymaniu. Dokonanie sprawdzenia pod względem merytorycznym winno być potwierdzone podpisem i umieszczeniem klauzuli "Sprawdzono pod względem merytorycznym. Dokument, który nie zawiera co najmniej elementów formalnych określonych w 4 ust. 1 podlega zwrotowi celem uzupełnienia lub usunięcia nieprawidłowości Potwierdzenie wykonania czynności gospodarczej dokonują osoby zlecające wykonanie dostawy lub usługi bądź osoby, których ta dostawa lub usługa dotyczy. Potwierdzenie wykonania roboty lub usługi, winno być stwierdzone odręcznym podpisem. 10 Za zapewnienie terminowości uzyskania potwierdzeń, o których mowa w 6, 7, 9 odpowiada Kierownik Działu organizacyjno - administracyjnego, lub osoby do tego upoważnione. 11 Dokumenty księgowe stanowiące podstawę dokonywania wydatków winny być zatwierdzane przez osoby do tego upoważnione. Brak zatwierdzenia stanowi przeszkodę do dokonania wydatku Dowody księgowe, stanowiące podstawę do wypłaty w obrocie bezgotówkowym Kwestor przekazuje wyznaczonemu pracownikowi celem wypisania polecenia przelewów. 2. Wyznaczony pracownik sporządza polecenia przelewów, pieczętuje i doręcza do podpisu osobom upoważnionym do podpisywania dyspozycji pieniężnych w obrocie gotówkowym i bezgotówkowym. Następnie doręcza do banku celem realizacji. 10

11 DOWODY KSIĘGOWE WŁASNE Dowodami księgowymi własnymi są: 1) Raporty kasowe. 2) Listy płac. 3) Zestawienia dowodów księgowych. 4) Polecenie księgowania. 5) Noty księgowe. 13 6) Dowody przekazania środków rzeczowych. 7) Pokwitowanie wpłaty (kwitariusz przychodu). 8) Polecenie wyjazdu służbowego (delegacje krajowe i zagraniczne). 9) Decyzja dotycząca wypłat zaliczek. 10) Spisy z natury, zestawienia spisów z natury. 11) Sprawozdawczość. 12) Zlecenie na dostawy, roboty i usługi. 13) Umowy. 14) Polecenie przelewu. 15) Dowód otrzymania, przekazania, likwidacji środków rzeczowych (OT, PT, LT, LN). 16) Wniosek na wyjazd służbowy za granicę. 17) Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej. 18) Rachunki Raport kasowy - sporządza kasjer w dwóch egzemplarzach w odstępach co najmniej 10- dniowych i na koniec każdego miesiąca. Raport kasowy dotyczy sum do odprowadzenia jako przychody. 2. Oryginał raportu kasowego wraz z dodatkowymi dowodami kasowymi, kasjer doręcza za potwierdzeniem odbioru Kwestorowi, względnie osobie przez niego upoważnionej. Kwestor sprawdza kompletność dowodów kasowych dołączonych do raportu kasowego i potwierdza odbiór oryginału raportu na kopii raportu. Kopie przechowywane są u kasjera. 3. Oryginały raportów kasowych po oznakowaniu ich kolejnymi numerami i zaksięgowaniu włącza się do zbioru dokumentów księgowych. 1. Listy płac - sporządza się na należności stałe na podstawie kart wynagrodzeń oraz na należności periodyczne na podstawie każdorazowych decyzji

12 2. Listę płac podpisują: a) Pracownik sporządzający listę, b) Kwestor pod klauzulą "Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym". c) Rektor lub osoba przez niego upoważniona, pod klauzulą "Sprawdzono pod względem merytorycznym" 3. Po sprawdzeniu i zatwierdzeniu listy płac do wypłaty, pracownik sporządzający listę płac przekazuje ją osobie odpowiedzialnej za sporządzanie przelewów na rachunki bankowe pracowników. 16 Na zestawieniu sporządzonym na podstawie odrębnie sprawdzonych i zatwierdzonych dokumentów, nie jest wymagane powtórne składanie odpowiednich klauzuli. Po zaksięgowaniu i oznakowaniu zestawienia dokumentów księgowych załącza się go do zbioru dokumentów księgowych Polecenie księgowania - sporządza się w celu: a) wystornowania błędnych zapisów, otwarcia ksiąg i w innych przypadkach, wynikających ze stosowania techniki księgowości. b) dokonania zapisu księgowego wyrażającego fakt operacji gospodarczej. 2. Polecenie księgowania sporządza Kwestor lub wyznaczony pracownik w 1 egzemplarzu, podpisuje osoba sporządzająca dowód "PK". 3. Dowody "PK" po zaksięgowaniu oraz oznakowaniu włącza się do zbioru dokumentów księgowych Noty księgowe - sporządza w trzech egzemplarzach Kwestor lub osoba przez niego wyznaczona, celem skorygowania błędów dokumentów obcych lub obciążenia, bądź uznania kontrahentów. Zapis w nocie księgowej winien wynikać z odpowiednich dokumentów. 2. Nota księgowa powinna zawierać: numer kolejny, kwotę obciążenia lub uznania, treść z powołaniem się na odpowiednie dokumenty, określenie terminu zapłaty lub ewentualny sposób zwrotu zobowiązanie nazwę kontrahenta, podpisy osób upoważnionych do dokonywania dyspozycji pieniężnych. 3. Notę księgową wysyła się do adresata przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem, lub przekazuje osobiście za potwierdzeniem odbioru. 4. Po zaksięgowaniu na kontach rozrachunkowych noty księgowe podlegają włączeniu do dokumentów księgowych na zasadach ogólnych. 12

13 19 1. Dowody przekazania środków rzeczowych sporządzają merytorycznie odpowiedzialni pracownicy. 2. Dowody "PT" sporządza się w trzech egzemplarzach, których oryginał dołącza się do dowodu, którego "PT" dotyczy, 1-szą kopię otrzymuje instytucja/ organizacja/osoba itp., na rzecz, której przekazano dany środek rzeczowy, a trzecia kopia pozostaje a/a. 3. Dowód "PT" podpisany przez Rektora, lub osoby przez niego upoważnione oraz Kwestora, lub osobę upoważnioną w zastępstwie Kwestora, musi być potwierdzony dwoma podpisami i pieczęcią instytucji lub organizacji na rzecz, której przekazano środek rzeczowy. 4. Potwierdzony dowód "PT" stanowi podstawę dokonania zapisu księgowego. Po odpowiednim zaksięgowaniu i oznakowaniu dowód "PT" włącza się do zbiorów księgowych Pokwitowanie wpłaty sporządza kasjer na kwitariuszach. 2. Pokwitowania powinny być wypełniane wyraźnie i czytelnie, kasjer umieszcza na pokwitowaniach ( na oryginale i na pierwszej kopii) swój podpis oraz pieczęć urzędową, po czym wydaje pokwitowanie wpłacającemu, a oryginał zatrzymuje. 3. Po zakończeniu czynności kasowych, kasjer segreguje kwity, sumuje, sporządza dowody wpłat i odprowadza do banku Polecenie wyjazdu służbowego- tzw. delegacja, wystawiana jest w celu rozliczenia i udokumentowania kosztów podróży służbowej. Delegację wystawia pracownik odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji delegacji, następnie przekazuje do Rektora, lub osoby przez niego upoważnionej, do podpisu. 2. Po odbyciu podróży służbowej pracownik rozlicza delegację ( nie później niż w ciągu 7 dni od zakończenia podróży). 3. Wypełnioną i zatwierdzoną merytorycznie delegację pracownik przedkłada w Kwesturze, celem rozliczenia i zatwierdzenia do wypłaty Decyzje dotyczące wypłat zaliczek są dokumentami wewnętrznymi i służą jako podstawa do wypłaty zaliczek gotówkowych. 2. Wniosek o wypłatę zaliczki winien zawierać - wskazanie osoby pobierającej zaliczkę, przeznaczenie zaliczki oraz termin rozliczenia nie dłuższy niż 7 dni. 3. Zaliczki mogą być udzielane właściwym merytorycznie pracownikom na realizację uzasadnionych wydatków oraz w innych uzasadnionych przypadkach. 13

14 4. W PWSZ mogą być udzielane zaliczki stałe, na pokrywanie powtarzających się wydatków zatwierdzone przez Kanclerza, rozliczane na koniec każdego miesiąca. 23 Spis z natury sporządzany jest przez członków zespołów spisowych powoływanych na podstawie zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. Tryb postępowania i rozliczania wyników inwentaryzacji określa instrukcja dotycząca przeprowadzenia inwentaryzacji w PWSZ Sprawozdania -z realizacji budżetu sporządza Kwestor lub osoba przez niego wyznaczona na podstawie odrębnych przepisów w tym zakresie. 2. Prawidłowo sporządzone sprawozdania budżetowe stanowią podstawę do sporządzenia odpowiednich zapisów księgowych. 3. Sporządzone sprawozdania, przekazywane są do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, Ministerstwa Finansów, Izby Skarbowej, natomiast kopie są przechowywane w Kwesturze Polecenie przelewu- sporządza wyznaczony pracownik na podstawie zatwierdzonych do wypłaty faktur i rachunków. Podstawą sporządzenia przelewu może być również zestawienie pomocnicze potrąceń z list płac. 2. Pracownik ten sporządza również polecenia przelewów potrąconych podatków od rachunków realizowanych w gotówce. 3. Wypisane polecenia przelewu wyznaczony pracownik pieczętuje i przekazuje osobom upoważnionym do dokonywania dyspozycji pieniężnych. Następnie polecenia przelewu dostarczane są do banku celem realizacji. 26 Dokumenty otrzymania, przekazania i likwidacji środków rzeczowych sporządzane są przez Kwestora lub wyznaczoną przez niego osobę. Są to: a) OT- przyjęcie nowego środka trwałego (przyjęcie z inwestycji). b) PT- przyjęcie środka trwałego w wyniku przekazania od innej jednostki. Dowód PT wystawia strona przekazująca w 3 egzemplarzach, z których oryginał dołącza się do dowodu, którego PT dotyczy, pierwszą kopię otrzymuje jednostka na rzecz, której przekazano środek trwały a 3-cia kopia pozostaje a/a. Dowód "PT" podpisany przez Rektora PWSZ, lub osobę przez niego upoważnioną i Kwestora musi być potwierdzony dwoma podpisami i pieczęcią instytucji lub organizacji na rzecz, której przekazano środek. Potwierdzony dowód "PT" stanowi podstawę dokonania zapisu księgowego. Po odpowiednim zaksięgowaniu i oznakowaniu dowód "PT" włącza się do zbiorów księgowych. 14

15 c) LT- postawienie w stan likwidacji środka trwałego. Sporządzany jest w 3-ch egzemplarzach na podstawie protokołu fizycznej likwidacji środka trwałego i ewentualnych kwitów z przekazania na złom. Dowód LT zatwierdzony przez Rektora lub osoby przez niego upoważnione, i Kwestora stanowi podstawę do dokonania zapisu księgowego. Kopie pozostają w komórce administracyjnej. d) LN- likwidacja pozostałych środków trwałych następuje na wniosek osób służbowo lub materialnie odpowiedzialnych za mienie, na podstawie protokołu likwidacji sporządzonego prze komisję likwidacyjną. Na podstawie protokołu likwidacji Kwestor lub osoba przez niego wyznaczona sporządza dowód LN w 3-ch egzemplarzach i przedkłada do zatwierdzenia Rektorowi lub osobie przez niego wyznaczonej. Oryginał LN stanowi podstawę do dokonania zapisu księgowego i włączeniu do dokumentów księgowych, kopie pozostają w komórce administracyjnej. Na podstawie dowodu LN dokonuje się wpisu rozchodu likwidowanych pozostałych środków trwałych w książkach inwentaryzacyjnych. DOWODY KSIĘGOWE OBCE 27 Dowodami obcymi są: 1) Faktury i rachunki za dostawy towarów, materiałów, wykonanie robót i usług. 2) Rachunki gotówkowe. 3) Noty księgowe. 4) Wyciągi bankowe wraz z dowodami obrotu pieniężnego. 5) Czeki gotówkowe i rozrachunkowe. 6) Przekazy pocztowe. 7) Umowy Faktury i rachunki za dostawy towarów, materiałów, wykonanie robót i usług - wpływające do PWSZ przyjmowane są przez Sekretariat Kanclerza Kancelarię Uczelni. 2. Rektor, lub Kanclerz, bądź upoważniony pracownik merytorycznie odpowiedzialny, opisuje fakturę pod klauzulą "Sprawdzono pod względem merytorycznym ". 3. Potwierdzenie odbioru towaru lub usługi podpisuje Kanclerz lub pracownik, który został do tego upoważniony. 4. Do rachunków za dostawy towarów i materiałów o ile to możliwe winny być dołączone rozdzielniki wydania materiałów względnie oświadczenie, że materiały zostały przyjęte na stan kartotekowy do sukcesywnego wydania za potwierdzeniem odbioru, lub składniki majątku przyjęto na stan inwentarzowy. 5. Do faktury za wykonanie remontów i napraw winien być dołączony protokół odbioru robót podpisany przez wyznaczonego pracownika. 15

16 6. Otrzymaną fakturę za dostawę lub usługę, Kwestor sprawdza pod względem formalnorachunkowym, następnie wyznaczony pracownik sporządza polecenie przelewu, uzyskuje podpisy osób upoważnionych do dyspozycji środkami pieniężnymi i doręcza do banku celem realizacji Rachunki gotówkowe- przyjmowane są przez Sekretariat Kanclerza Kancelarię Uczelni. 2. Pracownik merytorycznie odpowiedzialny, podpisuje rachunek pod klauzulą "Sprawdzono pod względem merytorycznym "i jednocześnie wpisuje na odwrocie rachunku potwierdzenie odbioru towaru lub wykonania usługi lub roboty. 3. Skompletowane rachunki Kwestor sprawdza pod względem formalno-rachunkowym, następnie są one zatwierdzane przez Kwestora do wypłaty, 4. Po zaksięgowaniu w urządzeniach księgowych syntetycznych i analitycznych oraz po oznakowaniu kolejnym numerem dowodu księgowego, rachunek zostaje włączony do zbioru dowodów księgowych Noty księgowe- wpływające do PWSZ, przyjmowane są przez Sekretariat Kanclerza Kancelarię Uczelni lub bezpośrednio przez Kwesturę. 2. Otrzymaną notę księgową, Kwestor sprawdza pod względem formalno-rachunkowym, następnie wyznaczony pracownik sporządza polecenie przelewu, uzyskuje podpisy osób upoważnionych do dyspozycji środkami pieniężnymi i doręcza do banku celem realizacji. Po otrzymaniu wyciągu bankowego dołącza się do właściwego przelewu i noty następnie włącza się do zbioru dokumentów księgowych. 3. Noty księgowe dotyczące uznania należności, wyznaczony pracownik sprawdza czy należność dotyczy PWSZ a następnie dokonuje stosownych księgowań. Po zaksięgowaniu i oznakowaniu numerem kolejnym nota zostaje włączona do zbioru dokumentów księgowych Wyciągi bankowe- pracownik upoważniony do odbioru wyciągów bankowych z banku odbiera je i dostarcza bezpośrednio Kwestorowi. 2. Kwestor lub wyznaczony pracownik sprawdza czy saldo końcowe podane na wyciągu jest zgodne z zapisami księgowymi oraz czy zostały dołączone wszystkie dowody objęte wyciągiem. 3. W przypadku mylnego salda lub braku dowodu obrotu pieniężnego wskazanego w wyciągu, Kwestor niezwłocznie powiadamia telefonicznie bank, a następnie zwraca się pisemnie w wyjaśnienie zaistniałej sytuacji. 16

17 32 1. Czeki gotówkowe i rozrachunkowe- są drukami ścisłego zarachowania. 2. Czeki gotówkowe wypisuje wyznaczony przez Kwestora pracownik. 3. Ewidencję czeków gotówkowych prowadzi wyznaczony pracownik. Szczegółowe postanowienia zawarto w odrębnej instrukcji. 4. Po wystawieniu, pracownik przekazuje czek do podpisu osób upoważnionych do dokonywania dyspozycji pieniężnych, a następnie przekazuje wnioskodawcy. 5. Czeki rozrachunkowe- po akceptacji osób upoważnionych do dokonywania dyspozycji pieniężnych, wystawia pracownik odnotowując fakt wydania czeku w książce - rejestrze ewidencji druków ścisłego zarachowania. Wpis ten winien być potwierdzony przez pracownika pobierającego czek Przekazy pocztowe, dotyczące kwot wpłacanych na rachunek PWSZ za pośrednictwem poczty, są przekazywane przez właściwą placówkę pocztową na wskazany w dowodzie wpłaty rachunek, wraz z dołączonym przedmiotowym dowodem stanowiącym załącznik do wyciągu bankowego. 2. Niedopuszczalne jest przyjmowania gotówki do kasy na podstawie przekazu pocztowego. ZASADY PRZECHOWYWANIA DOWODÓW KSIĘGOWYCH 34 Po dokonaniu księgowań dotyczących okresu sprawozdawczego ( miesiąca) wszystkie dokumenty księgowe i ich zestawienia, które stanowiły podstawę księgowań należy układać w segregatorach w porządku wg numerów (dokumentów księgowych i liczby porządkowej z księgi głównej. 35 Ze zbiorów dokumentów księgowych stanowiących podstawę księgowania i podstawę zapisów w księdze głównej wyłącza się i przechowuje oddzielnie w zbiorach " Listy płatnicze". W celu zapewnienia ciągłości numeracji dokumentów księgowych w miejsce wyłączonych dokumentów ( list płatniczych) pozostawia się polecenie księgowania z zaznaczeniem odpowiedniego numeru Po zamknięciu okresu sprawozdawczego, zestawienia spisów z natury oraz różnic inwentaryzacyjnych należy ułożyć w porządku i kolejności dostosowanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych, jak też czasu przechowywania dokumentów i umieścić w teczkach, segregatorach itp., w sposób zabezpieczający przed wymianą lub zniszczeniem. 2. Luźne karty kontowe należy po upływie roku umieść w teczkach. 17

18 3. Sprawozdania finansowe należy przechowywać w teczkach specjalnie na ten cel przeznaczonych. 4. Na okładkach teczek należy zamieścić: a) nazwę urzędu i komórki prowadzącej księgi rachunkowe, b) znak kancelaryjny teczki składający się z symbolu komórki i symbolu hasła określającego rodzaj akt, c) określenie kategorii akt (A lub B) z podanie przy kategorii B czasu przechowywania, d) okres, którego dotyczą akta( rok, miesiąc) e) pierwszy i ostatni numer dowodu umieszczonych w teczce f) termin, po którego upływie akta mogą być przekazane do archiwum 5. Teczki oraz księgi należy przechowywać w sposób zabezpieczający przed uszkodzeniem lub zagubieniem 6. Wydawanie dokumentów ze zbioru na potrzeby wewnętrzne jednostki może nastąpić za zgodą Kwestora za pokwitowaniem. Wydanie dowodów na zewnątrz jednostki może nastąpić tylko za pisemną zgodą Rektora lub osoby upoważnionej. 7. W wypadku zniszczenia lub zaginięcia dowodów, teczek, ksiąg rachunkowych, sprawozdań finansowych, sporządza się na wniosek archiwisty stosowny protokół. TERMINY PRZECHOWYWANIA AKT Listy płac, karty wynagrodzeń bądź inne dowody na podstawie, których następuje obliczenie podstawy wymiaru rent i emerytur - 50 lat 2. Wszelkie dowody księgowe, pod warunkiem, że uprzednio rozliczono osoby materialnie odpowiedzialne -5 lat. 3. Księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe, dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat. 4. Po upływie ustalonego okresu przechowywania dokumenty w/w należy przekazać do likwidacji w trybie przewidzianym odrębnymi przepisami. 1. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres: 1) księgi rachunkowe 5 lat, 2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przez okres wymaganego dostępu do tych informacji wynikających z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat, 3) dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodowych w postępowaniu cywilnym lub objętym postępowaniem karnym albo podatkowym przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione, 18

19 4) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności, 5) dokumenty inwentaryzacyjne 5 lat, 6) pozostałe dowody księgowe i dokumenty 5 lat. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 38 Nadzór nad gospodarką, obiegiem dokumentów księgowych w Państwowej Wyższej Szkole Zawodowej w Oświęcimiu pełni Kwestor. 39 Instrukcja wchodzi w życie z dniem r. 19