Instrukcja obiegu i kontroli umów w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym. Rozdział I Przepisy ogólne

Transkrypt

1 Załącznik do zarządzenia nr 6/11 Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego z dnia 11 lutego 2011 r. (poz. ) Instrukcja obiegu i kontroli umów w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym Rozdział I Przepisy ogólne Instrukcja wprowadza zasady obiegu i kontroli umów zawieranych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym. 2. Użyte w instrukcji określenia oznaczają: 1) CBA Centralne Biuro Antykorupcyjne; 2) dyrektor Biura Finansów dyrektora Biura Finansów CBA lub osobę przez niego upoważnioną; 3) jednostka organizacyjna jednostkę organizacyjną CBA; 4) kierownik jednostki kierownika jednostki organizacyjnej CBA lub osobę przez niego upoważnioną; 5) funkcjonariusz funkcjonariusza lub pracownika CBA; 6) podpis, podpisanie złożenie podpisu z pieczęcią imienną lub w przypadku braku pieczęci imiennej czytelnego podpisu. Rozdział II Obieg i kontrola umów, których zawarcie poprzedzone jest postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego Z wnioskiem o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego występuje jednostka organizacyjna, której ono dotyczy, po uzyskaniu pisemnej akceptacji Szefa CBA, w tym w zakresie trybu postępowania, zatwierdzeniu przez dyrektora Biura Finansów oraz po potwierdzeniu zablokowania na ten cel środków przez Biuro Finansów CBA. 2. Wniosek powinien zawierać numer zadania z planu budżetu Specyfikację istotnych warunków zamówienia wraz ze stanowiącym jej załącznik projektem umowy opracowuje jednostka organizacyjna, której dotyczy zamówienie. 2. Projekt umowy zatwierdza pod względem formalno-prawnym dyrektor Biura Prawnego CBA. 3. Specyfikację istotnych warunków zamówienia podpisują członkowie komisji przetargowej i zatwierdza Szef CBA oraz dyrektor Biura Logistyki CBA. Projekt ogłoszenia zatwierdza Szef CBA na wniosek dyrektora Biura Logistyki CBA. 4.

2 5. 1. Wyboru najkorzystniejszej oferty dokonuje Szef CBA na wniosek komisji przetargowej, sporządzony po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 2. Komisja przetargowa ogłasza wynik postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zawiadamia jego uczestników o dokonanym wyborze Projekt umowy, zgodny z brzmieniem projektu, o którym mowa w 3 ust. 2, sporządza co najmniej w 4 egzemplarzach Biuro Logistyki CBA albo jednostka organizacyjna, której dotyczy zamówienie. 2. Projekt umowy powinien zawierać w szczególności: 1) w przypadku jednostek organizacyjnych prowadzących działalność gospodarczą: a) numer wpisu do właściwego rejestru, b) adres siedziby; 2) wartość przedmiotu umowy, z wyróżnieniem kwot brutto, netto oraz stawki podatku od towarów i usług; 3) termin rozpoczęcia i zakończenia realizacji zamówienia; 4) formę płatności; 5) co najmniej 21-dniowy termin płatności, liczony od daty wpływu do CBA dokumentu będącego podstawą do wypłaty; w uzasadnionych przypadkach możliwe jest wskazanie krótszego terminu płatności. 3. Do projektu umowy, w zależności od przedmiotu zamówienia, dołącza się: 1) jego opis; 2) specyfikację techniczną wykonania i odbioru robót; 3) formularz cenowy; 4) kosztorys ofertowy; 5) ofertę wykonawcy. 4. Kierownik jednostki organizacyjnej sporządzającej projekt umowy, zatwierdzając go wskazuje numer zapotrzebowania oraz z jakiego zadania z planu budżetu będzie ona realizowana. 7. Dyrektor Biura Logistyki CBA stwierdza na umowie w jakim trybie zostało udzielone zamówienie publiczne, podpisując się pod klauzulą: Postępowanie przeprowadzone zgodnie z... ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.) w trybie..... (data i podpis) Jeden egzemplarz projektu umowy podpisuje dyrektor Biura Prawnego CBA na dowód sprawdzenia go pod względem formalno-prawnym. 2. Upoważniony funkcjonariusz Biura Finansów CBA rejestruje projekt umowy w rejestrze komputerowym i składa podpis na dowód zabezpieczenia środków w budżecie. 3. Projekt umowy parafuje dyrektor Biura Finansów CBA.

3 4. Szef CBA podpisuje umowę jako zamawiający i parafuje każdą jej stronę. 5. Rejestracji i nadania umowie numeru w Centralnym Rejestrze dokonuje Biuro Prawne CBA. 6. Merytoryczna jednostka organizacyjna doręcza po jednym egzemplarzu umowy dla wykonawcy i Biura Prawnego CBA. 7. Egzemplarz z kompletem podpisów pozostawia się w Biurze Finansów CBA. Jeden egzemplarz pozostaje w merytorycznej jednostce organizacyjnej. 8. Egzemplarz umowy z kompletem podpisów rejestrowany jest w Biurze Finansów CBA i opatrywany pieczęcią o treści określonej w załączniku nr 1. Rozdział III Obieg i kontrola umów, których zawarcie nie jest poprzedzone postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego Jednostka organizacyjna, której zamówienie dotyczy, sporządza umowę co najmniej w 4 egzemplarzach. 2. Jeden egzemplarz podpisuje osoba redagująca jej treść oraz kierownik jednostki organizacyjnej, ze wskazaniem z jakiego zadania z planu budżetowego umowa będzie realizowana oraz numeru zapotrzebowania. 3. W umowie zawieranej z podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą należy w szczególności: 1) podać nazwę firmy, adres siedziby, numer rejestru działalności gospodarczej, NIP, REGON; 2) określić skutki finansowe z podaniem kwot netto, VAT i brutto, terminy rozpoczęcia i zakończenia robót lub usług, formę płatności oraz wskazać co najmniej 21-dniowy termin płatności liczony od daty wpływu faktury, rachunku lub innego stosownego dokumentu do CBA. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest wskazanie krótszego terminu płatności. 4. Umowy zlecenia i umowy o dzieło z osobami fizycznymi powinny zawierać nazwisko, imię, adres, NIP, kwotę brutto, termin rozpoczęcia i zakończenia, formę płatności oraz wskazanie co najmniej 21-dniowego terminu płatności liczonego od daty wpływu faktury, rachunku lub innego stosownego dokumentu do CBA. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest wskazanie krótszego terminu płatności. 5. Osoba fizyczna wskazana w umowie: 1) zlecenia jako zleceniobiorca wypełnia druk Oświadczenie dla celów podatkowych według wzoru określonego w załączniku nr 2 oraz druk Oświadczenie dla celów ZUS według wzoru określonego w załączniku nr 3; 2) o dzieło jako wykonawca wypełnia druk Oświadczenie podatkowe według wzoru określonego w załączniku nr 4 do niniejszej instrukcji. 6. Dalszy obieg umowy odbywa się zgodnie z przepisami 7 i Datę zawarcia umowy wpisuje się po zabezpieczeniu środków finansowych przez Biuro Finansów CBA i po złożeniu podpisu przez dyrektora Biura Finansów CBA oraz Szefa CBA, w dniu podpisania umowy przez zleceniobiorcę lub wykonawcę umowy. 2. W wyjątkowych przypadkach, gdy umowa nie została jeszcze sporządzona, dopuszcza się zabezpieczenie środków przez Biuro Finansów CBA na podstawie pisma przewodniego

4 lub zapotrzebowania sporządzonego przez jednostkę organizacyjną odpowiedzialną merytorycznie za zapotrzebowanie lub realizację i zatwierdzonego przez dyrektora Biura Finansów. 3. Pismo przewodnie powinno zawierać: 1) nazwę kontrahenta, z którym zostanie podpisana umowa; 2) określenie przedmiotu umowy; 3) określenie kwoty brutto; 4) określenie zadania budżetowego, z którego umowa będzie realizowana; 5) podpis z pieczęcią imienną osoby merytorycznie odpowiedzialnej; 6) podpis dyrektora Biura Finansów. 4. Funkcjonariusz Biura Finansów CBA rejestruje pismo w rejestrze komputerowym i podpisuje się na dowód zabezpieczenia środków w budżecie. 5. Zawartą umowę rejestruje się wraz z pismem przewodnim w Biurze Finansów CBA pod tą samą datą i numerem rejestru co zapotrzebowanie lub pismo przewodnie. 6. Dalszy obieg umowy odbywa się zgodnie z 7 i 8.

5 Załączniki do Instrukcji obiegu i kontroli umów zawieranych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym Załącznik nr 1 Z JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA CBA DZIAŁ ROZDZIAŁ NR REJESTRU DATA WPŁYWU DO BIURA FINANSÓW Załącznik nr 2 OŚWIADCZENIE DLA CELÓW PODATKOWYCH Imię (imiona) i nazwisko zleceniobiorcy... Nazwisko rodowe... Data urodzenia... NIP... PESEL... Seria i nr dowodu osobistego... Obywatelstwo... Telefon... Telefon komórkowy. Adres zameldowania na pobyt stały: Województwo...Powiat...Gmina... Miejscowość...Kod pocztowy...ulica... Nr domu... Nr lokalu... Adres zamieszkania (podać jeśli jest inny niż stałe miejsce pobytu)... Urząd skarbowy podatnika (data i czytelny podpis) Załącznik nr 3 OŚWIADCZENIE DLA CELÓW ZUS Jako zleceniobiorca oświadczam, że: 1. jestem/nie jestem* równocześnie zatrudniony na podstawie umowy o pracę lub innej równoważnej w wynagrodzenie ze stosunku pracy w kwocie brutto wynosi: co najmniej minimalne wynagrodzenie, określone odrębnymi przepisami, mniej niż minimalne wynagrodzenie. 3. jestem/nie jestem* równocześnie ubezpieczony jako osoba wykonująca umowę zlecenie agencyjną, zawartą z (nazwa i adres)......

6 4. jestem/nie jestem* ubezpieczony z innych tytułów niż wymienione w pkt 1 i 3 (jeśli tak, określić tytuł ubezpieczenia, nazwę i adres firmy, działalności itp.) jestem/nie jestem* emerytem/rencistą* (nr świadczenia i organ, który je wypłaca) jestem uczniem szkoły ponadpodstawowej lub studentem i nie ukoń (nazwa i adres szkoły/uczelni wyższej, wydział) pozostaję/nie pozostaję* w rejestrze bezrobotnych. 8. nazwa Oddziału Wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia wnoszę/nie wnoszę* o dodatkowe ubezpieczenie społeczne z tytułu wykonywania pracy na umowę zlecenie. Zostałem/am* poinformowany/a* o treści art Kodeksu karnego. Powyższe dane składam będąc świadomym/ą* odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań. Art Kodeksu karnego: Kto składając zeznanie mające służyć za dowód w postępowaniu sądowym lub innym postępowaniu prowadzonym na podstawie ustawy, zeznaje nieprawdę, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3. O wszelkich zmianach dotyczących treści oświadczenia uprzedzę zleceniodawcę na piśmie. * niepotrzebne skreślić postawić znak x w odpowiedniej kratce... (data i czytelny podpis)

7 Załącznik nr 4 OŚWIADCZENIE PODATKOWE (dotyczy umowy o dzieło) Imię (imiona) i nazwisko Data urodzenia... NIP... PESEL... Seria i nr dowodu osobistego... Telefon... Województwo... Powiat... Gmina... Miejscowość... Kod pocztowy... Ulica... Nr domu... Nr lokalu... Urząd skarbowy podatnika... Zostałem/am* poinformowany/a* o treści art Kodeksu karnego. Powyższe dane składam będąc świadomy/a* odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań. Art Kodeksu karnego: Kto, składając zeznanie mające służyć za dowód w postępowaniu sądowym lub w innym postępowaniu prowadzonym na podstawie ustawy, zeznaje nieprawdę, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3. O wszelkich zmianach dotyczących treści oświadczenia poinformuję na piśmie. Proszę o potrącenie 20/50%* kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z treścią umowy nr.... z dnia (data i czytelny podpis) * niepotrzebne skreślić