Zarządzenie Nr 48/2015

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 48/2015 Rektora Pomorskiego Uniwersytetu Medycznego w Szczecinie z dnia 16 kwietnia 2015 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji zamawiania i likwidacji pieczęci urzędowych, pieczątek oraz tablic Na podstawie 20 ust. 2 pkt 7 Statutu Pomorskiego Uniwersytetu Medycznego w Szczecinie zarządzam, co następuje: 1 Wprowadzam Instrukcję zamawiania i likwidacji pieczęci urzędowych, pieczątek oraz tablic, która stanowi załącznik do niniejszego Zarządzenia Traci moc Zarządzenie Nr 16/2011 Rektora Pomorskiego Uniwersytetu Medycznego w Szczecinie z dnia 04 lutego 2011 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji zamawiania i likwidacji pieczęci urzędowych, pieczątek oraz tablic. 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. prof. dr hab. Andrzej Ciechanowicz Rektor PUM

2 Załącznik do Zarządzenia Nr 48/2015 z dnia 16 kwietnia 2015 r. INSTRUKCJA ZAMAWIANIA I LIKWIDACJI PIECZĘCI URZĘDOWYCH, PIECZĄTEK ORAZ TABLIC I. Pieczęcie urzędowe 1 1. Pieczęcią urzędową jest metalowa, tłoczona pieczęć okrągła zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku napis odpowiadający nazwie podmiotu uprawnionego do używania urzędowej pieczęci. 2. Pomorski Uniwersytet Medyczny w Szczecinie, zwany dalej Uniwersytetem używa metalowych, okrągłych pieczęci urzędowych: do tłoczenia w papierze, do tuszu, i do laku, zawierających pośrodku wizerunek orła, a w otoku napis Pomorski Uniwersytet Medyczny w Szczecinie. 2 Wzory pieczęci urzędowych określają odrębne przepisy Zamówienie na pieczęcie urzędowe kierownicy jednostek składają do działu zaopatrzenia. 2. Dział zaopatrzenia dokonuje zamówienia pieczęci urzędowych w Mennicy Państwowej. 3. Wykonane pieczęcie urzędowe, po odciśnięciu w rejestrze pieczątek, jednostki organizacyjne odbierają z kancelarii Pieczęcie urzędowe należy przechowywać w żelaznych szafach lub kasetkach. Podczas urzędowania pieczęć powinna znajdować się w miejscu dostępnym tylko dla pracownika odpowiedzialnego za pieczęć. 2. Pracownicy, odpowiedzialni za pieczęcie urzędowe zobowiązani są do używania pieczęci wyłącznie na odpowiednich dokumentach. 3. O utracie pieczęci urzędowej kierownik jednostki organizacyjnej, która pieczęć utraciła, zawiadamia niezwłocznie kanclerza z podaniem okoliczności utraty pieczęci i wskazaniem osoby odpowiedzialnej za pieczęć. 4. Kanclerz niezwłocznie zawiadamia Mennicę Państwową oraz właściwe organy Policji lub prokuratury o utracie pieczęci i stwierdzonych okolicznościach. 5 Pieczęcie urzędowe, które z jakiegokolwiek powodu nie mogą być używane, w szczególności z powodu ich zużycia lub uszkodzenia lub zmiany przepisów uprawniających do używania pieczęci urzędowych, należy przekazać niezwłocznie do działu zaopatrzenia. Dział

3 zaopatrzenia przekazuje je do Mennicy Państwowej celem kasacji, po odciśnięciu w rejestrze pieczątek w kancelarii. II. Pieczątki 6 1. Pieczątka służbowa jest to znak właściwy osób prawnych lub fizycznych przeznaczony do uwierzytelniania dokumentów lub ich odpisów, przeznaczonych do użytku wewnętrznego i zewnętrznego, zwany dalej pieczątką. 2. Na Uniwersytecie używane są następujące rodzaje pieczątek: 1) ogólne zawierające nazwę Uniwersytetu, adres stanowiący jej siedzibę, numery telefonów, numery faksów, nr NIP, nr REGON, 2) nagłówkowe jednostek organizacyjnych Uniwersytetu zawierające nazwę Uniwersytetu i nazwę jednostki organizacyjnej, adres stanowiący siedzibę jednostki organizacyjnej, numery telefonów i numer faksu, 3) imienne zawierające stanowisko lub pełnione funkcje, tytuł lub stopień naukowy, tytuł zawodowy oraz imię i nazwisko, 4) pomocnicze przeznaczone do uproszczenia pracy poszczególnych jednostek organizacyjnych np. datowniki, numeratory, za zgodność z oryginałem Wzory pieczątek, o których mowa w 6 ust. 2 pkt. 1-3 określa Zarządzenie Rektora Pomorskiego Uniwersytetu Medycznego w Szczecinie dotyczące księgi identyfikacji wizualnej Uniwersytetu. 2. Wzór pieczątki pomocniczej określa kierownik jednostki organizacyjnej. Zamawianie pieczątek 8 1. Rodzaj, treść i liczbę zamawianych pieczątek ustalają kierownicy jednostek organizacyjnych. 2. Zamówienie powinno zawierać następujące dane: 1) treść pieczątki, 2) określenie liczby poszczególnych rodzajów pieczątek, 3) źródło finansowania. 3. Treść napisu dotycząca nazwy jednostki organizacyjnej, powinna być zgodna z nazwą przyjętą w statucie lub regulaminie organizacyjnym, a treść napisu dotyczącego stanowiska lub pełnionej funkcji zgodna z mianowaniem / umową o pracę lub dokumentem powołującym pracownika do pełnienia odpowiednich funkcji Zamówienie na pieczątki podpisane przez kierownika jednostki organizacyjnej składane jest w dziale zaopatrzenia. 2. Dział zaopatrzenia uzgadnia z biurem rektora ostateczną treść zamawianej pieczątki i dokonuje zamówienia w punktach usługowych na terenie miasta. Treść pieczątki imiennej biuro rektora uzgadnia z działem kadr. 3. Wykonane pieczątki przekazywane są do kancelarii, która sprawdza zgodność wykonania z zamówieniem a następnie:

4 1) potwierdza na fakturze ich odbiór, 2) wpisuje do rejestru pieczątek. 4. Kancelaria przekazuje jednostkom organizacyjnym pieczątki w następujący sposób: 1) jednostki organizacyjne znajdujące się w budynku Rektoratu odbierają pieczątki z kancelarii za pośrednictwem swoich pracowników, 2) jednostkom organizacyjnym zlokalizowanym na terenie szpitali klinicznych, pieczątki przekazywane są za pośrednictwem upoważnionego kierowcy; kierowca pozostawia pieczątki w dziale administracyjno-gospodarczym oraz sekretariatach dyrekcji szpitali klinicznych, z których jednostki odbiorą pieczątki za pośrednictwem swoich pracowników, 3) pozostałym jednostkom organizacyjnym, pieczątki przekazywane są za pośrednictwem upoważnionego kierowcy lub za pośrednictwem poczty Kancelaria prowadzi rejestr pieczątek. 2. Rejestr pieczątek prowadzi się z podziałem na jednostki naukowo-dydaktyczne w ramach wydziałów oraz jednostki administracyjne. 3. Rejestr pieczątek zawiera: 1) odcisk pieczątki nowej, 2) datę oraz podpis osoby odbierającej pieczątkę, 3) odcisk pieczątki zdawanej, 4) datę oraz podpis osoby zdającej pieczątkę lub przyjmującej pieczątkę. 4. Rejestr pieczątek powinien wykazywać aktualny stan posiadania pieczęci urzędowych i pieczątek Uniwersytetu. Odpowiedzialność za pieczątki Za właściwe użytkowanie pieczątek oraz za ich zabezpieczenie i przechowywanie odpowiedzialność ponoszą pracownicy, którym je powierzono. 2. Pracownik, z którym został rozwiązany stosunek pracy, obowiązany jest rozliczyć się z pobranych i użytkowanych pieczątek. Likwidacja pieczątek Pieczątki, które nie mogą być używane z powodu zużycia, uszkodzenia lub likwidacji jednostki organizacyjnej albo rozwiązania stosunku pracy, należy przekazać do kancelarii w celu ich likwidacji. 2. Kancelaria dokonuje likwidacji pieczątek poprzez fizyczne zniszczenie, uniemożliwiające ich identyfikację i dalsze użycie np. spalenie. 3. Z czynności likwidacji sporządzony jest protokół.

5 III Tablice Uniwersytet używa tablic: 1) urzędowych, 2) informacyjnych (nazwy działów, schematy, napisy) Format urzędowych tablic określony jest odrębnymi przepisami. 2. Teksty tablic urzędowych zwierające nazwę jednostki organizacyjnej lub pełną nazwę Uniwersytetu powinny odpowiadać nazwom przyjętym w statucie i regulaminie organizacyjnym Tablice informacyjne mogą być dowolnych kształtów i wymiarów. 2. Wzór tablicy informacyjnej określa kierownik jednostki organizacyjnej Wnioski w sprawie zamawiania tablic urzędowych składane są przez kierowników jednostek organizacyjnych do działu zaopatrzenia. 2. Biuro rektora sprawdza pod względem formalno-prawnym treść zamówionych do wykonania tablic urzędowych. 3. Wnioski w sprawie zamawiania tablic informacyjnych uwzględniające wzór zamawianej tablicy (treść, kształt, wielkość) składają kierownicy jednostek organizacyjnych do działu administracyjno-gospodarczego. 4. Zamówienie wykonania tablic urzędowych i informacyjnych dokonywane są w firmach zewnętrznych wykonujących tablice. 17 Montażu i demontażu tablic dokonuje dział administracyjno-gospodarczy. IV Postanowienia końcowe 18 W sprawach nieuregulowanych niniejszą instrukcją decyzje podejmuje Kanclerz. prof. dr hab. Andrzej Ciechanowicz Rektor PUM