INSTRUKCJA DOTYCZĄCA ZASAD GOSPODARKI KASOWEJ W GŁÓWNYM INSPEKTORACIE PRACY

Transkrypt

1 Załącznik nr 6 do zarządzenia nr 12 /2007 Głównego Inspektora Pracy z dnia 16 października 2007 r. INSTRUKCJA DOTYCZĄCA ZASAD GOSPODARKI KASOWEJ W GŁÓWNYM INSPEKTORACIE PRACY 1. Instrukcja ustala jednolite zasady gospodarki kasowej w Głównym Inspektoracie Pracy. 2. Zawarte w instrukcji zasady i postanowienia dotyczą kasjera i pracowników uczestniczących w kontroli funkcjonowania kasy w ramach przypisanych im imiennie zakresów czynności. 1 POMIESZCZENIE KASY 1. Kasa zlokalizowana jest w miejscu gwarantującym bezpieczeństwo przechowywanych wartości pieniężnych oraz umożliwiającym sprawną obsługę pracowników 2. Pomieszczenie kasy jest wydzielone. Okno w pomieszczeniu kasy jest okratowane, krata zamykana jest na 2 kłódki. Klucze od kłódek przechowywane są w kasie pancernej. Pomieszczenie kasy posiada 2 pary drzwi. Jedne drzwi prowadzące bezpośrednio do kasy są specjalnie wzmocnione, posiadają specjalny zamek i blokady. Drugie drzwi oddzielające pomieszczenie kasy od ogólnie dostępnego korytarza są metalowe, codziennie plombowane i zamykane na 2 zamki. Po zakończeniu pracy klucze od sejfu i drzwi są plombowane w specjalnym woreczku i oddawane na portiernię. Klucze od kasy w zaplombowanym woreczku są wydawane na portierni za pokwitowaniem osobom upoważnionym przez Dyrektora Departamentu Budżetu i Finansów. 3. Pomieszczenie kasy posiada sprawną instalację alarmową. 4. Do przechowywania środków pieniężnych przeznaczony jest sejf z zainstalowanym alarmem. 5. Kasjer przyjmuje i wypłaca gotówkę przez specjalne okienko, zamykane od wewnątrz na 2 zamki oraz zabezpieczone szybą pancerną. 2 GOSPODARKA KASOWA 1. W sejfie przechowywane są: a) Gotówka na niezbędne wydatki tzw. pogotowie kasowe b) Gotówka podjęta z banku na określone rodzaje wydatków c) Gotówka pochodząca z bieżących wpływów do kasy d) Książeczki czeków gotówkowych e) Kasetka metalowa zawierająca środki pieniężne PKZP 2. Gospodarka kasowa prowadzona jest w podziale na: a) Kasę Główną obsługującą budżet Głównego Inspektoratu Pracy tj. dochody i wydatki. b) Kasę Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w zakresie wpłat i wypłat z ZFŚS tj. rozliczania pożyczek mieszkaniowych, dopłat do wczasów dla pracowników, zapomóg itp. c) Kasę depozytów w zakresie operacji kasowych związanych z przyjmowaniem lub wypłatą obcych kwot np. wpłat wadium związanych z przetargami na zakup dóbr lub usług. 3. Gotówka z tytułu przyjęcia dochodów do kasy odprowadzana jest na subkonto dochodów w następujących terminach: a) 15 go dnia miesiąca według stanu na 14 go dnia miesiąca, b) 25 go dnia miesiąca według stanu na 24 go dnia miesiąca. 4. Przyjmowane kwoty do kasy depozytów winny są niezwłocznie wpłacane na wyodrębniony rachunek bankowy. 1

2 3 POGOTOWIE KASOWE 1. Ustala się na czas nieokreślony - pogotowie kasowe na niezbędne wydatki w Głównym Inspektoracie Pracy w wysokości zł. 2. Zmiany wysokości pogotowia kasowego dokonuje Główny Inspektor Pracy (Zastępca) na wniosek Głównego Księgowego (Zastępcy Głównego Księgowego) 4 TRANSPORT ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH 1. Do transportu środków pieniężnych używa się zabezpieczenia technicznego w postaci torby do przenoszenia wartości pieniężnych. 2. Kasjer, zależnie od wielkości kwoty, może przewozić środki pieniężne z banku: a) samochodem służbowym z kierowcą - do kwoty zł, b) wynajętym środkiem transportu z osobą ochraniającą w przypadkach przewożenia kwot wyższych. 3. Transport środków pieniężnych powyżej zł odbywa się na zasadach określonych w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne. 5 KASJER 1. Kasjerem może być osoba: a) Posiadająca minimum średnie wykształcenie ( o profilu ekonomicznym), b) Nie karana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko mieniu, c) Posiadająca nienaganną opinię, d) Posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, e) Legitymująca się praktyką w księgowości finansowej lub posiadająca przeszkolenie w zakresie prowadzenia gospodarki kasowej, 2. Kasjer podpisuje oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie, 3. Kasjer posiada bankowe karty wzorów podpisów osób upoważnionych do dysponowania środkami pieniężnymi i zatwierdzania dowodów kasowych 4. W razie urlopu (choroby kasjera) Główny Księgowy (Zastępca Głównego Księgowego) wyznacza pracownika Departamentu Budżetu i Finansów na zastępstwo. Fakt przejęcia (przekazania kasy) musi być poprzedzony przeliczeniem gotówki w kasie i złożeniem podpisów na Raporcie Kasowym przez Kasjera i osobę przejmującą kasę. W przypadku planowanej ponad 2-tygodniowej nieobecności Kasjera przejęcie-przekazanie kasy następuje w drodze protokolarnej. Jeżeli z przyczyn losowych kasjer nie może być obecny przy przekazaniu kasy, otwarcie kasy, przeliczenie gotówki oraz przekazanie jej innemu pracownikowi następuje komisyjnie. Skład komisji każdorazowo ustala Dyrektor Departamentu Budżetu i Finansów. Komisja składa się co najmniej z 2 osób. 5. Rozchód gotówki z kasy nieudokumentowany odpowiednimi dowodami kasowymi stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera. 6. Gotówka w kasie nieudokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową. W przypadku braku możliwości wyjaśnienia pochodzenia nadwyżki kasowej podlega ona odprowadzeniu na rachunek dochodów budżetu państwa 1. Dokumentację kasy stanowią: a) Dokumenty operacyjne kasy: 1. raport kasowy RK, 6 DOKUMENTACJA KASOWA 2

3 2. dowód wpłaty KP, b) dowody źródłowe lub dyspozycyjne zwane dowodami wypłaty KW 1. dowody zakupu faktury, rachunki, 2. dowody wpłat do banku, 3. wnioski o zaliczkę, 4. rozliczenie zaliczki, 5. rachunek kosztów podróży, 6. rachunek za wykonanie umowy zlecenia (o dzieło), 7. polecenie dokonania wypłaty. c) dokumenty organizacyjne kasy: 1. instrukcja w zakresie gospodarki kasowej, 2. oświadczenie o odpowiedzialności materialnej, 3. zakres czynności kasjera, 4. protokoły inwentaryzacyjne. 2. Wszystkie operacje kasowe powinny być udokumentowane dowodami kasowymi: a) wpłaty gotówkowe własnymi przychodowymi dowodami kasowymi KP, b) wypłaty gotówkowe rozchodowymi dowodami kasowymi KW, którymi są źródłowe dowody kasowe. 3. Przed przyjęciem lub wypłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić, czy odpowiednie dowody kasowe są podpisane przez osoby upoważnione do zlecenia wypłaty lub wpłaty. Dowody kasowe nie podpisane przez osoby do tego upoważnione nie mogą być przyjęte do realizacji. 4. Źródłowe dowody kasowe powinny być przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Pracownicy zobowiązani do wykonywania tych czynności zamieszczają na dowodach kasowych swój podpis i datę. Następnie Główny Inspektor Pracy /Zastępca Głównego Inspektora Pracy/ poleca realizację wydatku ze środków publicznych a główny księgowy /zastępca głównego księgowego/ przyjmuje dyspozycję wypłaty ze środków publicznych przez złożenie podpisu. 5. Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Odbiorca gotówki kwituje odbiór na dowodzie kasowym w sposób trwały atramentem lub długopisem, podając słownie kwotę i datę jej otrzymania oraz zamieszczając swój podpis. 6. Przy wypłacie gotówki osobom obcym, kasjer obowiązany jest zażądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki. Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, to w dowodzie wypłaty należy określić, że wypłata została dokonana osobie do tego upoważnionej. Upoważnienie powinno być dołączone do rozchodowego dowodu kasowego. Upoważnienie do odbioru gotówki powinno zawierać potwierdzenie tożsamości własnoręczności podpisu osoby wystawiającej upoważnienie. Potwierdzenie to powinno być dokonane przez właściwy urząd administracji państwowej, zakład pracy zatrudniający osobę, która wystawiła upoważnienie lub zakład leczniczy służby zdrowia w razie przebywania pracownika na leczeniu. 7. Zrealizowane dowody kasowe KP i KW oznacza się przez podanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, w którym objęte nimi operacje zostały zaewidencjonowane. Wszystkie dowody kasowe dotyczące wypłat i wpłat gotówki dokonywanych w danym dniu muszą być w tym dniu wpisane do raportu kasowego sporządzonego przez kasjera. 8. Raporty kasowe sporządzane są przez kasjera za każdy dzień, w którym wystąpiły operacje kasowe. Zapisy w raporcie kasowym ujmują wszystkie zdarzenia w porządku chronologicznym i umożliwiają uzgodnienie rzeczywistego stanu gotówki ze stanem wynikającym z raportu. Po sporządzeniu raportu kasowego i uzgodnieniu salda końcowego raportu kasowego ze stanem faktycznym gotówki w kasie kasjer podpisuje raport. Sporządzony w dwóch egzemplarzach raport kasowy wraz z dowodami kasowymi otrzymuje do akceptacji główny księgowy lub zastępca głównego księgowego. Jeden egzemplarz zaakceptowanego raportu kasowego zatrzymuje kasjer, natomiast drugi egzemplarz wraz z dowodami KP i KW przekazywany jest do księgowości. 3

4 7 ZASADY SPORZĄDZANIA DOKUMENTÓW KASOWYCH 1. Dowód wpłaty KP. a) Dowód wpłaty wypełnia kasjer w dwóch egzemplarzach, z których: 1. oryginał pozostaje jako załącznik do raportu kasowego, 2. kopia jest dla wpłacającego, b) Kasjer wystawiający dowód KP określa w nim: 1. datę wpłaty, 2. nazwisko i imię (nazwę) osoby dokonującej wpłaty, 3. dokładne określenie tytułu wpłaty, 4. kwotę wpłat cyfrowo i słownie. c) Dowód KP podpisuje kasjer w pozycji wystawił oraz w pozycji otrzymałem jako potwierdzenie przyjęcia gotówki. Dowód KP w pozycji zatwierdził podpisuje Główny Księgowy (Zastępca Głównego Księgowego). d) Dowody KP numerowane są odrębnie - dla każdej kasy budżetowej, ZFŚS oraz depozytowej. 2. Dowód wypłaty KW a) Dowodami wypłaty są: 1. wnioski o zaliczki, 2. rozliczenie zaliczki, 3. rachunki i faktury, 4. polecenie dokonania wypłaty, 5. bankowe dowody wpłaty, 6. rachunek kosztów podróży. 7. rachunek za wykonanie umowy zlecenia (o dzieło). b) Zasady sporządzania, obiegu i kontroli dowodów wypłat KW określone są odrębnym zarządzeniem Głównego Inspektora Pracy. 3. Raport kasowy RK. a) Raport kasowy zawiera wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat dokonanych przez kasjera w danym dniu. b) Prawidłowo sporządzony raport kasowy zawiera: 1. nazwę instytucji i oznaczenie kasy, dla której raport jest sporządzony /RK kasa główna, RK kasa funduszu/, 2. datę sporządzenia raportu kasowego oraz okres za jaki go sporządzono, 3. numer raportu kasowego, który ustala się z zachowaniem ciągłości numeracji rocznej dla roku obrotowego, 4. dowody kasowe ujęte w kolejności ich realizacji - przy czym w rubryce treść określa się rodzaj operacji gotówkowej, a w rubryce numer dowodu umieszcza się symbol KP, KW i ich kolejny numer. c) Poszczególne pozycje raportu kasowego podlegają sumowaniu. Łączną sumę obrotów objętych raportem kasowym wpisuje się w wierszu obroty dnia na ostatniej stronie raportu kasowego. Po ustaleniu obrotów rubryk przychód i rozchód następuje obliczenie pozostałości gotówki na dzień następny w ten sposób, że do stanu poprzedniego wpisanego w wierszu stan kasy poprzedni przeniesionego z raportu kasowego na dzień (okres) poprzedni dodaje się obroty przychodowe i odejmuje obroty rozchodowe a kwotę ustalonej pozostałości wpisuje się w wierszu stan kasy obecny. 4 d) Raporty kasowe sporządzane są w programie komputerowym KASA w dwóch egzemplarzach. Operacje kasowe system kwalifikuje automatycznie do podziałek budżetowych w oparciu o tytuł operacji przychodowej lub rozchodowej.

5 e) Do każdego raportu kasowego dotyczącego kasy budżetu GIP sporządzany jest wydruk salda kasy według podziałek budżetowych na dzień sporządzenia raportu. f) Oryginał raportu kasowego (RK) wraz z załączonymi dowodami przechowuje się łącznie z innymi dowodami księgowymi przez okres 5 lat po zakończeniu roku obrotowego. 8 KONTROLA KASY 1. Kasa podlega kontroli bieżącej, okresowej i rocznej 2. Kontrola bieżąca kasy polega na sprawdzeniu wszystkich dokumentów dotyczących operacji kasowych pod względem formalnym i rachunkowym. Przeprowadzenie kontroli potwierdza kontrolujący swoim podpisem. Raport kasowy wraz z załącznikami podlega kontroli merytorycznej przez głównego księgowego lub jego zastępcę. 3. Kontrola okresowa kasy polega na wyrywkowym skontrolowaniu stanu gotówki w kasie z zapisami raportu kasowego. Okresowa kontrola stanu gotówki w kasie jest przeprowadzana na ustne polecenie głównego księgowego, przez pracowników Departamentu Budżetu i Finansów. 4. Na dzień każdego roku przeprowadzana jest kontrola Kasy Budżetowej, ZFŚS i PKZP przez Komisję Inwentaryzacyjną powołaną przez Głównego Inspektora Pracy /lub Zastępcę/. 5. Z kontroli kasy Komisja Inwentaryzacyjna sporządza protokół. Protokół powinien być podpisany przez członków Komisji, osobę materialnie odpowiedzialną oraz przez głównego księgowego /zastępcę głównego księgowego/. 5