UNIWERSYTET KARDYNAŁA STEFANA WYSZY SKIEGO w WARSZAWIE REKTOR

Transkrypt

1 UNIWERSYTET KARDYNAŁA STEFANA WYSZY SKIEGO w WARSZAWIE REKTOR R-0161-I-5/07 Zarz dzenie Nr 5/2007 Rektora Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszy skiego w Warszawie z dnia 1 marca 2007 r. w sprawie ewidencjonowania, pobierania i rozliczania druków cisłego zarachowania zwi zanych z tokiem studiów lub uzyskaniem stopnia naukowego. Na podstawie 38 ust. 1 pkt 7 statutu Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszy skiego w Warszawie, w zwi zku z rozporz dzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wy szego z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz. U. Nr 224, poz. 1634), rozporz dzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wy szego z dnia 19 grudnia 2006 r. w sprawie studiów doktoranckich prowadzonych przez jednostki organizacyjne uczelni (Dz.U. Nr 1, poz. 3), rozporz dzeniem Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 15 stycznia 2004 r. w sprawie szczegółowego trybu przeprowadzania czynno ci w przewodach doktorskim i habilitacyjnym oraz w post powaniu o nadanie tytułu profesora (Dz.U. Nr 15, poz. 128) oraz rozporz dzeniem Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 23 lipca 2004 r. w sprawie rodzajów dyplomów i tytułów zawodowych oraz wzorów dyplomów wydawanych przez uczelnie (Dz.U. Nr 182, poz. 1881), zarz dza si, co nast puje: 1 1. Zarz dzenie okre la zasady ewidencjonowania, pobierania i rozliczania druków cisłego zarachowania zaliczanych do dokumentacji przebiegu studiów oraz dokumentów dotycz cych przebiegu studiów doktoranckich, przewodów doktorskich i habilitacyjnych, zwanych dalej drukami cisłego zarachowania. 2. Do druków cisłego zarachowania zalicza si : 1) indeks; 2) legitymacj studenck ; 3) dyplom uko czenia jednolitych studiów magisterskich, w tym oryginał, odpisy i odpis przeznaczony do akt; 4) dyplom uko czenia studiów drugiego stopnia (magisterskich studiów uzupełniaj cych), w tym oryginał, odpisy i odpis przeznaczony do akt; 5) dyplom uko czenia studiów pierwszego stopnia (wy szych studiów zawodowych), w tym oryginał, odpisy i odpis przeznaczony do akt; 6) dyplom uko czenia studiów z wyró nieniem;

2 7) odpis dyplomu uko czenia studiów wy szych w j zyku angielskim, niemieckim, francuskim, rosyjskim, hiszpa skim; 8) wiadectwo uko czenia studiów podyplomowych w tym oryginał, odpis, odpis i egzemplarz do akt; 9) legitymacj doktoranta; 10) indeks doktoranta; 11) wiadectwo uko czenia studiów doktoranckich; 10) dyplom doktora, w tym oryginał, odpis i odpis do akt; 11) odpis dyplomu doktora w j zyku angielskim, niemieckim, francuskim, rosyjskim, hiszpa skim; 12) dyplom doktora habilitowanego, w tym oryginał, odpis i odpis do akt; 13) odpis dyplomu doktora habilitowanego w j zyku angielskim, niemieckim, francuskim, rosyjskim, hiszpa skim Cz B dyplomu uko czenia studiów Suplement jest wydawany na specjalnym papierze pokrytym giloszem. 2. Papier zadrukowany giloszem, nie jest drukiem cisłego zarachowania, ale jego wykorzystanie podlega rozliczeniu zgodnie ze wzorem okre lonym w zał czniku nr 1. Papier (w ryzach po 500 szt.) jest pobierany z Biura ds. Kształcenia UKSW na podstawie zamówienia wystawionego przez osoby upowa nione w dziekanacie Za zamawianie druków zgodnych ze wzorami okre lonymi w przepisach prawa odpowiedzialny jest pracownik Biura ds. Kształcenia, któremu na pi mie powierzono obowi zki prowadzenia gospodarki magazynowej tymi drukami. 2. Zamawianie druków wymienionych 1 odbywa si z zachowaniem procedur obowi zuj cych w UKSW w zakresie zamówie publicznych Dostarczone druki podlegaj wpisaniu, jako przychód, w ewidencji druków cisłego zarachowania na podstawie otrzymanych faktur i dokumentów przewozowych lub dowodu dostawy. 2. Ewidencj druków cisłego zarachowania prowadzi si odr bnie dla ka dego rodzaju druków.

3 5 1. Pracownik Biura ds. Kształcenia wydaje druki upowa nionym pracownikom dziekanatów na podstawie pisemnej zgody Kanclerza UKSW. Pracownikowi, który pobiera druki cisłego zarachowania, wpisuje si w zakres obowi zków pobieranie i rozliczanie druków cisłego zarachowania. 2. Upowa nieni pracownicy Dziekanatów pobieraj druki w ilo ciach przez nich wskazanych na formularzu zamówie stanowi cym zał cznik nr 2 do zarz dzenia i za potwierdzeniem odbioru w ewidencji druków cisłego zarachowania. 3. Wydanie druków upowa nionym pracownikom podlega ewidencji ksi gowej na podstawie miesi cznych rozlicze sporz dzanych przez Biuro ds. Kształcenia według wzoru stanowi cego zał cznik nr Pracownicy dziekanatów s zobowi zani do sukcesywnego rozliczenia si z pobranych druków. 5. Rozliczenie pobranych druków nast puje sukcesywnie przy zamówieniu kolejnej partii druków na podstawie zał cznika nr 4 do zarz dzenia. Do zał cznika zał cza si list studentów, którym wydano dane druki. 6. Fakt rozliczenia z pobranych partii druków zostaje odnotowany w ewidencji druków cisłego zarachowania w Biurze ds. Kształcenia. 7. Pracownicy dziekanatów s zobowi zani do sporz dzenia rocznego rozliczenia pobranych druków według formularza stanowi cego zał cznik nr 5 do zarz dzenia. Formularz ten składa si do dnia 5 stycznia ka dego roku do Biura ds. Kształcenia Druki uszkodzone lub bł dnie wypełnione nale y sukcesywnie zwraca do Biura ds. Kształcenia za pokwitowaniem, przy ka dym kolejnym zamówieniu na druki, na podstawie protokołu zwrotu druków stanowi cego zał cznik nr 6 do zarz dzenia. 2. Przepis ust. 1 nie dotyczy arkuszy na Suplement - bł dnie wypełnione i anulowane arkusze podlegaj zniszczeniu w niszczarce, a protokół zniszczenia zawieraj cy liczb zniszczonych arkuszy nale y przekaza do Biura ds. Kształcenia. 3. Fakt zwrotu druków zostaje odnotowany w ewidencji druków cisłego zarachowania. 4. Zniszczenia druków uszkodzonych lub bł dnie wypełnionych dokonuje komisja powołana przez Kanclerza na wniosek pracownika Biura ds. Kształcenia.

4 7 1. Upowa nieni pracownicy dziekanatów wydaj dokumenty wymienione w 1 ust. 2 oraz 2 ust. 1 za pokwitowaniem odpowiednio : 1) odbioru: legitymacji studenckiej, indeksu, dyplomu uko czenia studiów wraz z odpisami, odpisu dyplomu w tłumaczeniu na j zyk (angielski, francuski, hiszpa ski, niemiecki, rosyjski), dyplomu uko czenia studiów z wyró nieniem, suplementu, suplementu w tłumaczeniu na j zyk angielski - w potwierdzeniu odbioru dokumentów drukowanym z systemu USOS i przechowywanym w teczce osobowej studenta; 2) w rejestrze legitymacji i indeksów doktorantów; 3) w ksi dze dyplomów doktora; 4) w ksi dze dyplomów doktora habilitowanego; 5) w rejestrze wiadectw uko czenia studiów podyplomowych; 6) w rejestrze wiadectw uko czenia studiów doktoranckich. 2. Wydanie duplikatu dokumentu nale y odnotowa w pozycji wydania dokumentu odpowiednio dla poszczególnych rodzajów druków cisłego zarachowania: 1) odbiór duplikatu indeksu, legitymacji, dyplomu uko czenia studiów, suplementu potwierdza si w potwierdzeniu odbioru dokumentów drukowanym z systemu USOS i przechowywanym w teczce osobowej studenta; 2) w kolumnie nr 15 i 16 Ksi gi dyplomów doktora ; 3) w kolumnie nr 14 Ksi gi dyplomów doktora habilitowanego ; 4) w rejestrze indeksów doktoranta ; 5) w kolumnie uwagi rejestru wiadectw uko czenia studiów podyplomowych; 6) w kolumnie uwagi rejestru wiadectw uko czenia studiów doktoranckich. 3. Wydanie nowych dokumentów przy zmianie nazwiska, w przypadkach okre lonych w rozporz dzeniu ministra wła ciwego do spraw szkolnictwa wy szego, dotycz cym dokumentacji przebiegu studiów, nale y przeprowadzi po odebraniu starych dokumentów i doł czeniu ich do akt oraz odnotowaniu tego faktu w pozycji ich wydania. 8 Legitymacje studenckie zdawane przez studentów opuszczaj cych uczelni nale y doł cza do teczki osobowej studenta, a fakt ten odnotowa na po wiadczeniu zwrotu legitymacji.

5 9 1. W celu kontroli druków cisłego zarachowania, co najmniej jeden raz w roku według stanu na ostatni dzie roku kalendarzowego, komisja inwentaryzacyjna dokona spisu z natury w magazynie druków cisłego zarachowania oraz w dziekanatach. 2. Spisu z natury zdawczo odbiorczego dokonuje si w przypadku odej cia z pracy pracownika, któremu powierzono obowi zek prowadzenia gospodarki drukami. 3. Wniosek o powołanie komisji inwentaryzacyjnej Biuro ds. Kształcenia składa do Kanclerza UKSW, na podstawie informacji przekazanej z Działu Kadr dotycz cej: 1) wypowiedzenia przez jedn ze stron umowy o prac (zako czenie inwentaryzacji powinno nast pi najpó niej w dniu rozwi zania umowy o prac ), 2) rozwi zania umowy o prac bez wypowiedzenia lub w razie wyga ni cia umowy o prac (do przeprowadzenia inwentaryzacji nale y przyst pi niezwłocznie, jednak nie pó niej ni w ci gu 7 dniu od dnia rozwi zania lub wyga ni cia umowy o prac ), 3) zmiany stanowiska pracy lub zakresu obowi zków pracownika odpowiedzialnego za pobieranie i rozliczania druków cisłego zarachowania (zako czenie inwentaryzacji powinno nast pi najpó niej w dniu zmiany stanowiska pracy lub zakresu obowi zków pracownika); Dział Kadr zobowi zany jest do niezwłocznego poinformowania na pi mie Biura ds. Kształcenia o tym fakcie. 10 Traci moc zarz dzenie nr 10/2005 Rektora Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszy skiego w Warszawie z dnia 5 kwietnia 2005 r. w sprawie ewidencjonowania, pobierania i rozliczania druków cisłego zarachowania zaliczanych do dokumentacji przebiegu studiów. 11 Zarz dzenie wchodzi w ycie z dniem podpisania. Ks. prof. dr hab. Ryszard Rumianek Rektor UKSW