Organizowanie przyjęć okolicznościowych 341[04].Z5.02

Transkrypt

1 MINISTERSTWO EDUKACJI NARODOWEJ Sebastian Krzywda Luiza Wosik Organizowanie przyjęć okolicznościowych 341[04].Z5.02 Poradnik dla ucznia Wydawca Instytut Technologii Eksploatacji Państwowy Instytut Badawczy Radom 2006

2 Recenzenci: mgr Małgorzata Małek mgr Barbara Górka Opracowanie redakcyjne: Urszula Kamińska Konsultacja: mgr inż. Piotr Ziembicki Poradnik stanowi obudowę dydaktyczną programu jednostki modułowej 341[04].Z5.02 Organizacja przyjęć okolicznościowych zawartego w modułowym programie nauczania dla zawodu technik hotelarstwa. Wydawca Instytut Technologii Eksploatacji Państwowy Instytut Badawczy, Radom

3 SPIS TREŚCI 1. Wprowadzenie 3 2. Wymagania wstępne 5 3. Cele kształcenia 6 4. Materiał nauczania Rodzaje przyjęć okolicznościowych Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Zasady planowania, organizacji i rozliczania przyjęć okolicznościowych Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Karty dań na przyjęcia okolicznościowe Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Sposoby ustawienia, nakrywania i dekorowania stołów na różne okazje Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Zasady rozmieszczanie przy stole i obsługa gości podczas przyjęć okolicznościowych Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Sprawdzian osiągnięć Literatura 54 2

4 1. WPROWADZENIE Poradnik, który będzie Ci pomocny w kształtowaniu umiejętności związanych z organizowaniem przyjęć okolicznościowych, przyjęciem zamówienia na przyjęcie okolicznościowe oraz obsługą gości. W poradniku zamieszczono: 1. Wymagania wstępne, czyli wykaz niezbędnych umiejętności i wiedzy, które powinieneś mieć opanowane, aby przystąpić do realizacji tej jednostki modułowej. 2. Cele kształcenia tej jednostki modułowej. 3. Materiał nauczania (rozdział 4) umożliwia samodzielne przygotowanie się do wykonania ćwiczeń i zaliczenia sprawdzianów. Wykorzystaj do poszerzenia wiedzy wskazaną literaturę oraz inne źródła informacji. Obejmuje on również ćwiczenia, które zawierają: - wykaz materiałów, narzędzi i sprzętu potrzebnych do realizacji ćwiczenia, - pytania sprawdzające wiedzę potrzebną do wykonania ćwiczenia. 4. Przykład zadania/ćwiczenia oraz zestaw pytań sprawdzających Twoje opanowanie wiedzy i umiejętności z zakresu całej jednostki. Zaliczenie tego ćwiczenia jest dowodem osiągnięcia umiejętności praktycznych określonych w tej jednostce modułowej. Wykonując sprawdzian postępów powinieneś odpowiadać na pytanie tak lub nie, co oznacza, że opanowałeś materiał albo nie. Jeżeli masz trudności ze zrozumieniem tematu lub ćwiczenia, to poproś nauczyciela lub instruktora o wyjaśnienie i ewentualne sprawdzenie, czy dobrze wykonujesz daną czynność. Po przerobieniu materiału spróbuj zaliczyć sprawdzian z zakresu jednostki modułowej. Powinieneś zwrócić szczególną uwagę na zagadnienia przygotowania stanowiska pracy w sali konsumenckiej i poza nią oraz wykonywania podstawowych czynności i zadań pracowników działu gastronomicznego w hotelu. Bezpieczeństwo i higiena pracy W czasie pobytu w pracowni musisz przestrzegać regulaminów, przepisów bhp i higieny pracy oraz instrukcji przeciwpożarowych, wynikających z rodzaju wykonywanych prac. Przepisy te poznasz podczas trwania nauki. 3

5 MODUŁ 341 [04].Z5 USŁUGI DODATKOWE W ZAKŁADZIE HOTELARSKIM 341 [04].Z5.01 Organizowanie usług dodatkowych w zakładzie hotelarskim 341 [04].Z5.02 Organizowanie przyjęć okolicznościowych 341 [04].Z5.03 Komunikowanie się z gościem w języku obcym w zakresie usług dodatkowych w zakładzie hotelarskim Schemat jednostek modułowych 4

6 2. WYMAGANIA WSTĘPNE Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć: określać usługi hotelarskie, klasyfikować usługi dodatkowe w hotelarstwie, określać zakres pracy działów zakładu hotelarskiego, określać zakres pracy na stanowiskach w zakładzie hotelarskim ze szczególnym uwzględnieniem pionu gastronomicznego, określać rolę pracowników w procesie organizacji gastronomii hotelowej, obsługiwać gości korzystających z gastronomii hotelowej, stosować podstawowe zasady sztuki serwowania, klasyfikować różne rodzaje serwisów, oferować usługi gastronomiczne na sali konsumenckiej, scharakteryzować wizerunek kelnera i stosować podstawowe zasady etyki pracy kelnera, korzystać z różnych źródeł informacji. 5

7 3. CELE KSZTAŁCENIA W wyniku realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć: określić rodzaje przyjęć okolicznościowych, przyjąć zamówienie na organizację przyjęć okolicznościowych, ustalić jadłospisy na różne rodzaje przyjęć okolicznościowych, przygotować przyjęcie dla gości, którzy zasiądą do stołu, przygotować przyjęcie dla gości nie zasiadających do stołu, obsłużyć konsumentów podczas przyjęć okolicznościowych, dobrać dekorację stołów do rodzaju i okazji przyjęcia okolicznościowego, rozliczyć koszt przyjęcia okolicznościowego, zastosować obowiązujące zasady etyki i kultury zawodowej. 6

8 4. MATERIAŁ NAUCZANIA 4.1. Rodzaje przyjęć okolicznościowych Materiał nauczania Przyjęcie okolicznościowe to przyjęcie o uroczystym charakterze wydawane z jakiejś ściśle określonej okazji. Ze względu na kryterium okoliczności organizowania przyjęcia rozróżniamy: przyjęcia rodzinne i wesela, chrzciny, komunie, zaręczyny, urodziny, imieniny, itp. oficjalne, np. spotkania firmowe, bale związkowe, nadania odznaczeń, kongresy, seminaria, wernisaże, pokazy, gale, itp. przyjęcia koleżeńskie z okazji: awansu, spotkań klasowych, spotkań towarzyskich, spotkań przyjaciół, złożenia egzaminu itp. Kryterium organizacji przyjęcia stosowane w gastronomii międzynarodowej pozwala na wyróżnienie przyjęć organizowanych w formie: siedzącej bankiety zasiadane, stojącej bankiety angielskie, mieszanej bankiety amerykańskie. W gastronomii międzynarodowej rozwinęły się następujące rodzaje przyjęć zasiadanych: - lampka wina, - aperitif, - koktail party (przyjęcie koktajlowe), - przyjęcie bufetowe (bankiet mieszany), - bankiety wydawane w formie śniadania lub obiadu, - bankiety angielskie wydawane w formie obiadu bufetowego. Lampka wina (toast) to przyjęcie, które powinno się rozpocząć między godz i trwać do 1 godziny czasu. Przyjęcie ma charakter dość swobodny, nie ma przypisanych miejsc. Gospodarz przyjęcia powinien znajdować się w pobliżu wejścia, ponieważ do jego obowiązków należy przywitanie i pożegnanie gości. Forma ta znajduje wielu zwolenników, organizuje się w ten sposób spotkania w placówkach dyplomatycznych z okazji np. świąt narodowych, różne instytucje i firmy z okazji przyznania nagród, otwarcia targów, podpisania umów handlowych itp. Na tym przyjęciu roznoszone są na tacach napoje bezalkoholowe i alkoholowe (wino) oraz drobne przekąski - ale maksimum 2. Kategorycznie nie podaje się ciepłych napojów. Aperitif to przyjęcie, które jest zbliżone do lampki wina, gdy jest samodzielnym przyjęciem. Może być wprowadzeniem do innego przyjęcia (przeważnie zasiadanego) lub zakończeniem jakiejś uroczystości np. po zakończeniu konferencji prasowej, dla oficjalnych gości w czasie przerwy w przedstawieniu premierowym itp. Trwa minut. Podczas tego przyjęcia serwuje się napoje bezalkoholowe oraz aperitify oryginalne lub sporządzane na podstawie wina albo wytrawne wermuty, koktajle. Do napojów podajemy paluszki, orzeszki, migdały itp., można podać także drobne kanapki (tartinki). Przyjęcia koktajlowe często określane skrótowo jako cocktail lub koktail party, trwa nie dłużej niż 2 godziny i odbywa się w godzinach popołudniowych (między posiłkami). Czas rozpoczęcia i zakończenia przyjęcia należy dokładnie zaznaczyć w zaproszeniu, aby goście byli poinformowani, kiedy powinni podziękować za zaproszenie i pożegnać się z gospodarzem. Zaproszenia na cocktail należy wysyłać z wyprzedzeniem około dwutygodniowym. Nie jest wymagane potwierdzenie przyjęcia zaproszenia, chyba że gospodarz prosi o to gości w zaproszeniu. Na tego typu przyjęciu nie obowiązujący jest strój wieczorowy (można przyjść na koktail 7

9 w codziennym garniturze, prosto z pracy), jeżeli jednak gospodarz wymieni swoje wymagania co do stroju w zaproszeniu tj. podkreśli uroczysty charakter spotkania, wtedy należy przybyć na to przyjęcie stosownie ubranym. Gości wita i żegna gospodarz. Tego typu przyjęcie jest najczęściej organizowane z okazji spotkań tzw. niższej rangi np. powitań lub pożegnań przedstawicieli ambasad w randze attache. Bardzo często z tej formy korzystają firmy, które urządzają spotkania promocyjne swoich produktów. Ważnym elementem w organizacji tego typu przyjęć jest właściwe przygotowanie sali głównej oraz pomieszczeń pomocniczych do przyjęcia. Sala na to przyjęcie powinna być pusta bez krzeseł i foteli, można zostawić stoły, które spełniają funkcję pomocniczych. Na nich mogą być przygotowane drobne przystawki np. palone migdały, orzeszki, paluszki, słodycze, ciastka, wyroby tytoniowe. Stoły te służą również gościom do odstawiania kieliszków, szklanek, talerzyków (muszą być na bieżąco sprzątane przez kelnerów). Kelnerzy roznoszą na tacach napoje bezalkoholowe i alkoholowe (w formie drinków lub koktajli) oraz drobne przekąski na zimno i na ciepło. W ramach tego przyjęcia nie należy podawać mocnych alkoholi. W lecie w czasie koktailu serwowane jest piwo. Napoje oraz przekąski muszą być serwowane w taki sposób, aby uczestnicy przyjęcia nie mieli trudności z konsumpcją odbywającą się na stojąco. Przekąski (na wykałaczkach, koreczki, tartinki) muszą się charakteryzować trwałą konsystencją, by nie kruszyły się w palcach i małym rozmiarem, by można było je zjeść bez pomocy sztućców. Wskazane jest, żeby różniły się barwą, kształtem oraz aromatem. Przekąski gorące (np. śliwka w bekonie, mini pizza, pieczarka w cieście, babeczki, tiftele, vol-au-vent) powinny być wydawane z kuchni na dużych, płaskich półmiskach i roznoszone przez kelnerów na tacach. Przez cały czas trwania przyjęcia napoje i zakąski muszą być podawane bez przerwy, dlatego do każdego kelnera podającego napoje powinien być przydzielony kelner z zakąskami. Zapewni to podanie gościom zakąsek bezpośrednio po podaniu napojów. Dopuszcza się podawanie kawy czy herbaty z tac kelnerów. W czasie większych przyjęć koktajlowych mogą być urządzane stoły w formie bufetu lub baru z obsługą kelnerską. Bankiet jest już przyjęciem poważnym, oznaczającym konieczność podania zestawu wykwintnych dań, których wyszukany charakter dodatkowo podkreśla uroczystość chwili, bankiety bowiem organizuje się na okoliczność. Zwykle na zakończenie zjazdów, sympozjów, konferencji. Zwyczajowo bankiety są również ważnym punktem podczas podejmowania oficjalnych delegacji zagranicznych, dostojników państwowych itp. Jest więc bankiet ucztą, bez muzyki i bez tańców, co najwyżej, dla uświetnienia przyjęcia, można zaproponować występy uznanych artystów. Zasadniczo wyróżnia się dwie podstawowe formy organizacji bankietów: przyjęcie zasiadane i przyjęcie lub stół, lub bufet angielskie. Przyjęcie bufetowe (stojące i mieszane - amerykańskie) to najbardziej uroczysta forma przyjmowania gości z okazji rocznic, świąt narodowych, wizyt państwowych. Przyjęcia te organizuje się na stojąco, przeważnie o godzinie Gości wita gospodarz, a po przybyciu gościa honorowego (lub gości honorowych), zaprasza wszystkich uczestników do sali głównej. Na przyjęcie wysyła się potwierdzenia zaproszenia, a gości obowiązują stroje wieczorowe. W przypadku tego przyjęcia w sali ustawiamy bar i bufety z daniami zimnymi, gorącymi i deserami. Potrawy muszą się charakteryzować tym, że można je zjeść na stojąco, ale przy pomocy tylko widelca. Na barze serwujemy wszystkie rodzaje napojów alkoholowych i bezalkoholowych. Poza tym w sali ustawiamy stoliki koktajlowe na brudne naczynia. Podczas przyjęć bufetowych wygłaszane są toasty (przeważnie na początku przyjęcia) oraz urządzane występy artystyczne. W przypadku bufetu mieszanego amerykańskiego oprócz stolików koktajlowych stawiamy również okrągłe (lub inne stoły) do konsumpcji. Stoły te są z obrusem, elementami dekoracyjnymi, talerzykiem do pieczywa, np. kieliszkiem do wody i do wina oraz serwetką indywidualnego użytku (goście przynoszą najczęściej ze sobą sztućce ze stołu z potrawami). Nie będzie błędem, gdy sztućce znajdą się w nakryciu wstępnym. Goście nie powinni zajmować miejsc przy stolikach przez około 30 minut, gdyż powinni korzystać ze stołu z potrawami. Ilość miejsc siedzących przy stołach 8

10 nie musi się pokrywać z ilością gości na przyjęciu (może ich być nieco mniej). Goście często siedzą przy stole tylko kilkanaście minut, po czym wracają do stołu angielskiego, aby za kilka minut wrócić do stołów, często w innym towarzystwie. Przy tym bankiecie rola kelnerów ogranicza się do sprzątania ze stołów, a goście po zjedzeniu potraw przy stole, wstają i chodzą po sali. W podobny sposób organizowane są przyjęcia w ogrodach tzw. garden party, pensjonatach lub hotelach dla stałych gości. Imprezą towarzyszącą jest wówczas wieczorek taneczny lub występy artystyczne. Bankiet angielski to najwyższej klasy przyjęcie stojące. Rozpoczyna się po godz. 20 i trwa nie dłużej niż 3 godz. Obowiązują stroje wieczorowe. Gospodarz najlepiej w sali sąsiadującej z salą bankietową wita gości, najczęściej podawany jest tu aperitif. Przyjęcie angielskie organizowane jest z okazji oficjalnych świąt, powitania lub pożegnania delegacji zagranicznych, na zakończenie lub rozpoczęcie konferencji, zjazdów itp. Można stwierdzić, iż głównym kryterium wyboru tego typu formy bankietu jest duża ilość gości, którą można podjąć na stosunkowo niewielkiej powierzchni sali. W menu tego przyjęcia powinny znaleźć się w szerokim wyborze zakąski zimne oraz dodatki do nich. Potrawy te są przygotowywane na różnej wielkości naczyniach z bardzo atrakcyjną dekoracją. Wystawiając zakąski na stół główny należy zacząć od największych półmisków, luster czy pater i dbać o zachowanie pewnej proporcji, symetrii tak, aby potrawy znajdowały się po każdej stronie stołu. W fazie planowania przyjęcia trzeba ustalić i przekazać szefowi kuchni na ilu np. półmiskach powinna być przygotowana każda z zamówionych zakąsek, unikniemy w ten sposób kłopotów podczas ich rozstawiania na stole. Należy po wystawieniu naczyń z zakąskami przy każdym z nich wystawić naczynia z odpowiednimi dodatkami, dzięki czemu goście będą mogli właściwie skomponować sobie potrawę. Przy każdym z naczyń tj. półmisku, salaterce, sosjerce i innych należy położyć sztućce do pobierania potraw ( najczęściej będzie to łyżka stołowa z widelcem). Zakąski gorące mogą być przygotowane na oddzielnym bufecie w bemarach bankietowych, przy których zgromadzimy odpowiednie naczynia i sztućce oraz pieczywo. Powinny to być zakąski, które dadzą się skonsumować z talerzyka lub miseczki czy flaczarki przy pomocy jednego sztućca. Osiągniemy dobry efekt, jeżeli te ciepłe zakąski będzie nakładał gościom na talerzyki kucharz w reprezentacyjnym stroju. Na przyjęciach typu angielskiego goście w zasadzie obsługują się sami. Na stołach powinny znajdować się zakąski, które nie wymagają krojenia. Mimo to uczestnicy bankietu chętnie korzystają z obsługi kelnerskiej tj. nakładania potraw i nalewania napojów. Do podstawowych czynności kelnera obsługującego tego typu przyjęcie należy utrzymanie na stołach idealnego porządku tj. zbieranie zbędnej zastawy stołowej (talerzy, sztućców, szklanek, kieliszków, półmisków i innych naczyń), uzupełnianie stołów nowymi potrawami i poprawianie naruszonych dekoracji na półmiskach, uzupełnianie sprzętu w zestawach z zastawą. Na przyjęciach wyznacza się specjalnych kelnerów do serwowania napojów alkoholowych i bezalkoholowych. Pozostałe czynności kelnera uzależnione są od formy organizacji tj. rodzajów bufetów znajdujących się na sali. Bankiet angielski może mieć formę obiadu urządzanego w godzinach popołudniowych (do godz ). Cechą charakterystyczną tej formy jest przygotowanie stołów w formie bufetów. Przyjęcia w formie zasiadanej wymagają więcej czynności organizacyjnych, obszerniejszych pomieszczeń, liczniejszej obsługi i są z natury kosztowniejsze. Pozostają one jednak podstawową formą, zwłaszcza w szeroko rozumianym życiu rodzinnym. Trudno wyobrazić sobie polskie przyjęcie weselne bez tradycyjnego stołu, za którym młodzi zajmują centralne miejsce, po obu ich stronach rodzice i reszta krewnych i powinowatych, w ściśle określonym porządku (dziś już, niestety, coraz rzadziej znanym i stosowanym). Wszyscy siedzący czują się godnie i dostojnie, poświęcono im jednakową ilość uwagi i okazano należny szacunek. Atmosfera jest podniosła, każdy ma przed sobą pieczołowicie poukładane nakrycia, sztućce, szkło, serwetki itd. Obsługa roznosi kolejne dania, a biesiadnicy konsumują je bez pośpiechu, pośród miłych i serdecznych rozmów, przerywanych jedynie wznoszonymi toastami. Jednakże, coraz częściej, spotkanie przy stole jest jedynie pretekstem do prowadzenia rozmów i załatwiania najrozmaitszych 9

11 spraw. Samo jedzenie ma tu znaczenie drugorzędne, wszak nikt nie przyszedł, żeby się najeść choć nie oznacza to bynajmniej, że można podać byle co i byle jak. Trudno ocenić, która z opisanych form bankietu jest lepsza lub gorsza. Można co najwyżej przeanalizować pozytywne i negatywne strony każdej z nich. Przyjęcie zasiadane jest kosztowniejsze już choćby dlatego, że każdemu uczestnikowi należy podać pełne menu, w przeciwnym razie mógłby się obrazić. Planując bufet angielski, przyjmujemy wagowo, jaką ilość wędlin, mięs, ryb i sałatek przeznaczyć na statystycznego biesiadnika (na głowę). Znaczy to, że liczba porcji poszczególnych dań wcale nie musi odpowiadać liczbie zaproszonych i że, z samego założenia, niektórzy nie spróbują np. ryby lub pasztetu. Mają za to znacznie bogatszy wybór i możliwość wielokrotnego podejścia do ulubionej potrawy. Na przyjęciu zasiadanym wszyscy są bezpieczni, siedzą wygodnie i jeśli coś przykrego miałoby się zdarzyć, to tylko przez naszą własną niezdarność lub sąsiada, który sobie podchmielił. W przypadku stołu angielskiego uwaga musi być ciągle napięta, wokół snują się ofermy", którym wszystko leci z rąk, a głównie sosy i sałatki. Siedząc za stołem, jesteśmy skazani na towarzystwo, jakie przypadło nam w udziale, na przyjęciu angielskim krążymy swobodnie i rozmawiamy z kim nam się podoba, w dowolnym też momencie możemy przyjęcie opuścić, bez konieczności podawania powodów. Jedynym, bezsprzecznym minusem stołu angielskiego jest to, że można go stosować jedynie w środowiskach o określonym poziomie wyrobienia towarzyskiego i jedynie jako atrakcyjny dodatek, ułatwiający kontakty między ludźmi. Większość z wyżej wymienionych rodzajów przyjęć może być realizowanych w formie cateringu. Szczególnym typem przyjęć są przyjęcia w ramach protokołu dyplomatycznego. Współczesna polska gastronomia oferuje również usługi cateringowe. Catering pochodzi od angielskiego cater, co oznacza dostarczać, zaopatrywać w żywność, zatroszczyć się o kogoś, zaspokoić potrzeby. W metodologii statystycznej, catering to działalność gastronomiczna polegająca wyłącznie na przygotowaniu gotowych posiłków i napojów przeznaczonych do spożycia w innym miejscu niż miejsce przygotowania, np. dla linii lotniczych, obsługi bankietów, wesel i innych przyjęć w domu klienta, bądź w innym miejscu przez niego wyznaczonym. Charakterystyczną cechą działalności cateringu jest oddzielenie przestrzenne i czasowe miejsca produkcji i sprzedaży posiłków od ich konsumpcji. Część przyjęć okolicznościowych jest organizowana poza zakładem hotelarskim lub gastronomicznym czyli na zewnątrz. Jest to forma sprzedaży usług gastronomicznych nazwana cateringiem. Zleceniodawca zleca organizację wybranego rodzaju przyjęcia zleceniobiorcy do zorganizowania w określonych warunkach i dla określonej ilości osób poza stałym miejscem działalności zakładu przyjmującego zlecenie. Miejscem imprezy może być firma zleceniodawcy, plener, zakłady pracy, obiekty kulturalne (kino, teatr, opera itp.), domy prywatne i inne nietypowe. Zlecenie to wymaga od zleceniobiorcy dobrej organizacji pracy, wysoko wykwalifikowanej kadry, specjalistycznego sprzętu i odpowiednio dopasowanych środków transportu do przewożenia sprzętu, dekoracji, pracowników i przygotowanych przekąsek i posiłków. Catering jest wymagającą formą pracy od strony organizacyjnej. Stawia wysokie wymagania logistyczne kierownikowi zespołu cateringowego. Wymaga dużej dyscypliny pracy i dobrej organizacji pod względem czasu i sposobu przygotowania potraw. Catering oznacza kompleksową działalność w zakresie organizacji i obsługi zbiorowego żywienia, czyli przygotowanie imprezy kulinarnej na zlecenie w dowolnym miejscu. Firma cateringowa przygotowuje i dostarcza posiłki (obiady, dania bufetowe na zimno i ciepło, napoje) zgodnie z zamówieniem zgłoszonym przez klienta oraz zapewnia obsługę kelnerską. Przy organizacji przyjęć okolicznościowych usługa obejmuje również sprawy związane z wyborem miejsca i wystrojem sali, wyposażeniem, transportem gości, programem artystycznym itp. Klienci często chcą nie tylko gości nakarmić, ale i zapewnić niepowtarzalną oprawę czy kolorystykę, czasami związaną z logo firmy. 10

12 Wyróżnić można dwa podstawowe kierunki działalności cateringowej: catering socjalny, zajmujący się świadczeniem usług żywieniowych w miejscach pracy, stołówkach studenckich, szkołach, żłobkach, szpitalach, domach spokojnej starości i innych punktach opieki społecznej, catering komercyjny, specjalizujący się w organizacji i obsłudze koktajli, bankietów, pikników, imprez okolicznościowych zarówno w lokalu zleceniobiorcy, jak i zleceniodawcy. Ze względu na rodzaj świadczonych usług rynek cateringowy dzieli się na : catering w środkach transportu (lotniczy, na statkach, w pociągu), żywienie zbiorowe - prowadzenie stołówek, restauracji, barków pracowniczych, catering biurowy zwany door to door service - polegający na dostarczeniu kanapek, sałatek, wyrobów cukierniczych, prostych dań obiadowych lub garmażeryjnych do przedsiębiorstw, biur, party service - przygotowanie i dostarczenie posiłków oraz obsługa przyjęć, bankietów czy konferencji w lokalach lub w plenerze. W systemie catering wyróżniamy następujące metody: 1. restauratorstwo tradycyjne, 2. restauratorstwo opóźnione. Restauratorstwo tradycyjne, zakłada ciągłość pomiędzy gotowaniem potraw, a ich podaniem do konsumpcji. Polega na gotowaniu i natychmiastowym podaniu potraw w miejscu ich przygotowania, bez pozostawienia przedziału czasowego między momentem obróbki cieplnej, przygotowaniem dań i ich konsumpcją. Restauratorstwo tradycyjne Konsumpcja przygotowanych dań w miejscu wytwarzania, bezpośrednio po przygotowaniu Restauratorstwo Wytwarzanie Konsumpcja przygotowanych dań opóźnione poza miejscem ich wytworzenia w innym czasie Rys. 1: Schemat metod w systemie catering [Astiasaran i wsp., 1995] Restauratorstwo opóźnione, polega natomiast na oddzieleniu momentu przygotowania potraw od momentu ich spożywania. W tym systemie jednostka produkująca żywność to tzw. kuchnia centralna. Dystrybucja żywności może odbywać się: na ciepło, w stanie zamrożonym i schłodzonym. Dystrybucja na ciepło (cook-serve) polega na przetrzymywaniu potraw w temperaturze ok. 65 C aż do momentu podania do konsumpcji, nie dłużej jednak niż 1,5 h ze względu na obniżenie jakości sensorycznej i wartości odżywczej. Dystrybucja w stanie zamrożonym (cook-freeze) polega na szybkim schłodzeniu i zamrożeniu potraw po obróbce cieplnej, a następnie przechowywaniu (3 4 miesiące) i przewożeniu w temp. 18 C lub niżej, a przed spożyciem podgrzewaniu (restytucji) do temp. 65 C. Dystrybucja w stanie schłodzonym (cook-chill) polega na szybkim obniżeniu temperatury ugotowanych dań do 5 C w czasie krótszym niż 3 godziny po zakończeniu obróbki cieplnej i przechowywaniu (3 do 5 dni) oraz przewożeniu w chłodni w temperaturze nie przekraczającej 3 C. Przed spożyciem dania muszą być podgrzane do temperatury 72 C w czasie krótszym niż 1 godzina. System ten jest wykorzystywany dla potrzeb cateringu przez wszystkich czołowych przewoźników lotniczych, a także przez szereg linii żeglugowych. 11

13 Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Podaj definicje przyjęcia okolicznościowego? 2. Wymień kryteria podziału przyjęć okolicznościowych? 3. Wymień rodzaje przyjęć zasiadanych? 4. Podaj podobieństwa i różnice w różnych typach przyjęć? 5. Wymień wady i zalety przyjęć zasiadanych i organizowanych w innej formie? 6. Podaj ogólne zasady obsługi kelnerskiej na przyjęciach typu angielskiego? 7. Wymień 6 kroków zasad organizacji przyjęć okolicznościowych? 8. Wymień podstawowe kierunki działalności cateringowej? 9. Podaj podział rynku usług cateringowych? 10. Jakie wymagania stoją przed osobą przygotowującą catering? Ćwiczenia Ćwiczenie 1 Przygotuj prezentację dotyczącą rodzaju przyjęć okolicznościowych. Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) zorganizować miejsce pracy, 2) zapoznać się z materiałem nauczania i literaturą, 3) przygotować materiały do prezentacji, 4) uruchomić wybrany program komputerowy do tworzenia prezentacji multimedialnych, 5) wykonać slajdy, 6) zapisać ćwiczenie na wybranym nośniku, 7) zaprezentować ćwiczenie. Wyposażenie stanowiska pracy: stanowisko komputerowe z oprogramowaniem, nośnik do zapisu danych, projektor (rzutnik) multimedialny, literatura z rozdziału. Ćwiczenie 2 Podaj (w schemacie blokowym) 6 zasad organizacji przyjęć okolicznościowych. Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) zorganizować miejsce pracy, 2) przypomnieć sobie, co to jest schemat blokowy, 3) rozrysować zasady tworząc schemat, 4) w blokach głównych wyróżnić podzespoły, aby uzmysłowić sobie właściwości niektórych elementów, 5) zaprezentować ćwiczenie, 6) zaprezentować wykonane ćwiczenie. 12

14 Wyposażenie stanowiska pracy: arkusze papieru A-3, flamastry w różnych kolorach, literatura z rozdziału. Ćwiczenie 3 Dokonaj wyboru i dopasuj rodzaj przyjęcia do podanych niżej wydarzeń: przyjęcie wydawane przez ambasadora Australii w ambasadzie z okazji Świat Bożego Narodzenia, otwarcie targów HORECA, wesele; wernisaż, powitanie delegacji zagranicznej; pożegnanie przedstawicieli ambasady w randze attache, przyznanie nagród literackich, prezentacja promocyjna firmy motoryzacyjnej, przyjęcie w plenerze. Zaprezentuj w formie tabelarycznej przygotowane ćwiczenie i na forum zespołu klasowego uzasadnij dobór 3 z wybranych pozycji tabeli. Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) zapoznać się z materiałem nauczania i literaturą, 2) dopasować rodzaj przyjęcia do podanego opisu, 3) zaprojektować tabelę, 4) wpisać dane do tabeli, 5) przygotować uzasadnienie doboru dla 3 wybranych pozycji tabeli, 6) zaprezentować ćwiczenie. Wyposażenie stanowiska pracy: arkusze papieru, przybory piśmiennicze, literatura z rozdziału. Ćwiczenie 4 Zaprezentuj usługi wybranej firmy cateringowej i przekonaj kolegę do organizacji urodzin w oparciu o ofertę wybranej firmy. Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) zorganizować miejsce pracy, 2) zapoznać się z materiałem nauczania, 3) zapoznać się z ofertami firm cateringowych, 4) wybrać najlepszą ofertę, 5) zaprezentować ofertę koledze, 6) przeprowadzić dialog z kolegą przekonując go, że najlepszym sposobem organizacji jego przyjęcia okolicznościowego będzie wynajęcie wybranej firmy cateringowej, 7) zaprezentować rezultat ćwiczenia. 13

15 Wyposażenie stanowiska pracy: stanowisko komputerowe z dostępem do internetu, katalogi firm cateringowych, materiały piśmiennicze, literatura z rozdziału Sprawdzian postępów Czy potrafisz: Tak Nie 1) podać rodzaje przyjęć okolicznościowych? 2) wymienić podstawowe zasady organizacji przyjęć okolicznościowych? 3) podać podobieństwa i różnice różnych rodzajów przyjęć 4) podać ogólne zasady obsługi kelnerskiej w wybranym typie przyjęcia? 5) dopasować rodzaj przyjęcia do określonego wydarzenia? 6) scharakteryzować usługi cateringowe? 7) scharakteryzować ofertę firm cateringowych? 8) przygotować prezentację? 9) zaprezentować ćwiczenie na forum klasowym? 10) wykorzystać zdobyte wiadomości w praktyce? 14

16 4.2. Zasady planowania, organizacji i rozliczania przyjęć okolicznościowych Materiał nauczania Decyzja o przyjęciu zamówienia na organizację przyjęcia bankietu zależy od tego, czy istnieje odpowiednie wyposażenie i odpowiednio wyszkolony personel. Usługi te są w gastronomii ważną formą działalności, ponieważ mają wpływ na wielkość obrotów. Są chętnie organizowane dla większych grup, gdyż sprawnie zorganizowane i dobrze skalkulowane przynoszą zyski dla zakładu. Zatem, przed kierownikiem działu bankietów stoi nie lada zadanie. Organizacja przyjęć, jeśli ma sprostać wymaganiom gości, musi być dobrze przemyślana. Niżej wymienione punkty prezentują elementy i sytuacje, które należy wziąć pod uwagę, przygotowując takie przyjęcie: 1. Przygotować protokół z dokładnym opisem przebiegu przyjęcia, ilością gości, wymaganiami zleceniodawcy, obowiązkami zleceniobiorcy, wymaganiami dodatkowymi (ochrona, sprzęt grający, dekoracje, itp.). 2. Zaplanować menu wraz z pasującymi do potraw napojami, ustalić kolejność menu i zasady jego serwowania. 3. Skalkulować menu i podać różne kategorie cenowe. 4. Sporządzić plan sytuacyjny gdzie co stoi, w jaki sposób jest rozłożony na stole itp., gdzie stoją dekoracje i inne dodatkowe elementy. 5. Zaplanować przebieg obsługi (od nakrycia, poprzez serwowanie do sprzątania ze stołu). 6. Ustalić sposób rozliczenia się ze zleceniodawcą oraz sposób wewnętrznego komunikowania z personelem. W związku ze zleceniem zakładom hotelarskim organizacji przyjęć rozróżniamy pojęcia: zleceniobiorca: pion gastronomiczny lub dział bankietów w zakładzie hotelarskim, zleceniodawca: organizator firma lub osoba prywatna zlecająca usługi. Zleceniobiorca posiada dokumenty dotyczące oferowanych usług. Organizator, w czasie rozmowy, ustala wymagania i życzenia dotyczące realizacji usługi (najlepiej w formie pisemnego kontraktu). Organizacja przyjęcia odbywa się wg. określonego schematu: I.Czynności wstępne: 1. Rozmowa wstępna, w czasie której zostaną ustalone fakty, znajdujące się później w teczce sprzedaży: okazja, data, godzina przyjęcia, limit pieniężny przeznaczony na 1 osobę (od-do), ilość osób, rodzaj gości, szczególne preferencje (listę gości i formę zaproszeń dostarcza zleceniodawca), oczekiwania, co do charakteru menu, formę przyjęcia (bankiet zasiadany, bufet), szczegóły, co do rodzaju dekoracji, charakteru przyjęcia (zasiadane, bufet, oficjalne, familijne itp.), inne, które mogą wyniknąć w trakcie rozmowy. Rozmowa musi być rzeczowa, nie wolno zapomnieć kluczowych punktów, klient musi odnieść wrażenie, że nie zbywamy go, że mamy dla niego czas, że powierza się fachowej obsłudze; powinniśmy być zdecydowani, ale nienarzucający swojej woli; dbajmy o uśmiech i życzliwość; używajmy jasnego i precyzyjnego języka. 15

17 W celu usprawnienia rozmów zleceniobiorca powinien posiadać: - druki umów, oferty menu, - dane dotyczące liczby miejsc noclegowych, będących do dyspozycji gości w danym dniu, - prospekty budynku, teczka ze zdjęciami zimnego bufetu lub nakrytych stołów, - oferta specjalna, np. taryfa weekendowa lub pakiet konferencyjny, - podczas rozmowy wstępnej można (ewentualnie) podać zleceniodawcy wino proponowane do menu na zasadzie degustacji, aby uzyskać przyszłe potwierdzenie wyboru, - w przypadku stałych klientów, potrzebne są dokumenty dotyczące poprzednich przyjęć, aby móc z nich skorzystać w trakcie negocjacji, - listę kontrolna na rezerwacje przyjęcia przekazanie (przesłanie) listy kontrolnej zleceniodawcy ułatwi mu szczegółowe zaplanowanie imprezy. 2. Przygotowanie oferty propozycja do ewentualnej negocjacji lub do zatwierdzenia. Oferta powinna zawierać: orientacyjny plan zarezerwowania pomieszczeń restauracyjnych i ewentualnie konferencyjnych, zarys ustawienia stołów i krzeseł, formy ustawienia stołów, plan dekoracji stołów, propozycje menu z kalkulacją kosztów w przeliczeniu na osobę dobrze, by propozycje te były w różnych kategoriach cenowych i z możliwością wyboru wariantów w obrębie asortymentu (np.3 kategorie cenowe menu tańsze, droższe i drogie oraz np.2 zupy do wyboru, 3 rodzaje mięs z 5 itp.). Dodatkowo ofertę można wzbogacić zdjęciami półmisków z gotowymi daniami lub zakąskami, propozycje napojów z uwzględnieniem istniejących zapasów alkoholi, pisemne przyjęcie zlecenia. II Czynności właściwe: 1. Rozmowa właściwa, na którą przychodzimy z przygotowaną ofertą. Na tej rozmowie negocjujemy ostateczny układ menu, ustalamy plan cenowy, wybieramy rodzaj dekoracji, ustalamy też szczegółowy przebieg przyjęcia, rodzaj obsługi. Możemy zaproponować do degustacji wino lub inne trunki, które będą serwowane podczas przyjęcia. Dobrze jest mieć przygotowaną jakąś ofertę rabatową. W przypadku stałych klientów, potrzebne są dokumenty dotyczące poprzednich przyjęć, aby móc z nich skorzystać podczas negocjacji. Rozmowa wstępna może być od razu rozmową właściwą, jeżeli pewne ustalenia zostały dokonane telefonicznie i na pierwszą rozmowę przychodzimy z gotową ofertą. 2. Dane dotyczące programu dodatkowego. Program dodatkowy zależy od: rodzaju przyjęcia, możliwości hotelu, możliwości finansowych zleceniodawcy. Zlecenia dodatkowe mogą dotyczyć np.: wynajęcia sali konferencyjnej (np.: przyjęcie pracowników naukowych poprzedzone wykładem), wynajęcie sali kinowej lub sprzętu multimedialnego (np. przyjęcie z pokazem filmu), wynajęcie opiekunki do dzieci, fotografa, iluzjonisty, tłumacza, ochrony itp., wynajęcie miejsc noclegowych przed przyjęciem, zaraz po przyjęciu, czy zarezerwowanie pokoju hotelowego na dłuższy czas, przygotowanie prezentów dla gości, itp. Lista tych usług jest otwarta i zależy od pomysłowości zleceniodawcy i możliwości zleceniobiorcy. Niestandardowe usługi należy dopisać do listy kontrolnej podczas rozmowy właściwej. Rozmowa musi zakończyć się podpisaniem umowy zlecenia przyjęcia, warunki zorganizowania przyjęcia należy powielić i przekazać do wszystkich odpowiedzialnych działów. Wyjaśnijmy, co należy rozumieć pod pojęciami: orientacyjny plan zakładu i plan rezerwacji pomieszczeń. Orientacyjny plan zakładu to układ pomieszczeń hotelu, który wręczamy gościom, by ci mieli ogólne pojęcie o usytuowaniu różnych pomieszczeń w danym zakładzie (restauracji, kuchni, szatni, wc, sal konferencyjnych, wejść, wyjść, itp.). 16

18 Plan rezerwacji pomieszczeń jest to dokument wewnętrzny hotelu, który musimy mieć ze sobą przy sporządzaniu oferty, a nawet podczas rozmowy wstępnej, by ustalić, czy w danym dniu można dokonać rezerwacji na przyjęcie okolicznościowe. Z planu wynika, które pomieszczenia, w jakim czasie i przez kogo są rezerwowane. Każdy hotel ma własny druk, którym się posługuje. Plan rezerwacji pomieszczeń powinien znajdować się w recepcji oraz w każdym zainteresowanym dziale. Recepcja jest jednak głównym miejscem, w którym wszystkie informacje są zbierane i kodowane. Zasady optymalnej realizacji przyjęć (czyli jak zmniejszyć ryzyko strat) to następujące zasady: przy wstępnych rezerwacjach należy ustalić ostateczny termin potwierdzenia lub rezygnacji z imprezy. ustalić, jeśli to możliwe minimalny obrót zakup (minimalną, pewną liczbę gości). przy większej liczbie imprez tego dnia, należy polecać to samo lub podobne menu (ułatwi to pracę kuchni i zminimalizuje zużycie surowców). w dni świąteczne (np. Boże Narodzenie, Wielkanoc) oferować w pierwszym rzędzie menu tradycyjne świąteczne. wszystkie pertraktacje prowadziła jedna osoba odpowiedzialna. przy omawianiu menu powinien uczestniczyć szef kuchni. zaproponować próbną degustacje menu. wszystkie przyjęcia odbywające się w danym tygodniu, przedyskutować z kierownikiem produkcji. Wszystkie działy musza być powiadomione o przyjęciach w danym tygodniu. artykuły będące w magazynach powinny być oferowane w pierwszej kolejności. adres zleceniodawcy oraz pozostałe dokumenty służą jako rekomendacje w rozmowach z potencjalnymi przyszłymi klientami. przechowywać dokumenty imprez, gdyż można wiele wykorzystać następnym razem, wprowadzając pewne ulepszenia. przy ustalaniu zapłaty za usługę uwzględnić zużycie nie tylko surowców i towarów, ale i szczegółowe rachunki za pozostałe usługi. po każdym przyjęciu osoba odpowiedzialna w zakładzie za jego organizację pisemnie podziękowała zleceniodawcy. Tab. 1 Przykładowe warunki zerwania umowy Źródło: opracowanie własne na podstawie [, s.226] Okres cofnięcia zamówienia Roszczenia firmy Więcej niż 30 dni Koszty wynajmu odpadają, zakładając, że firma może wynająć pomieszczenie komuś innemu. Od 30 do 15 dni Koszty wynajmu Sali Od 14 do 8 dni Koszty wynajmu lokalu +33% wartości menu (gdy nie są one ustalone cena min. menu bankietowego x ilość osób Od 7 do 0 dni Koszty wynajmu lokalu +60% wartości menu (gdy nie są one ustalone cena min. menu bankietowego x ilość osób Warunki zerwania umowyzlecenia na organizację przyjęcia zleceniobiorca podpis Realizacja przyjęcia to przygotowanie dań podanych w menu przyjęcia, przygotowanie sali konsumpcyjnej, orientacyjny plan ustawienia stołów, rozplanowanie serwisu, powitanie gości przez wyznaczony do tego personel, obsługa konsumencka na sali, propozycja aperitifu, przebieg serwisu i prace końcowe (zebranie opróżnionych butelek, uzgodnienie ze zleceniodawcą sprawy kwiatów, sprawę podziału i przydziału ciast, wystawienie rachunku, sprzątanie końcowe i wietrzenie pomieszczeń). Szczegółowy materiał nauczania dotyczący tej części organizacji przyjęć zawierają następne rozdziały. Przyjęcia okolicznościowe składają się z wielu elementów, które stanowią podstawę do obliczenia kosztów danego przyjęcia i rozliczenia. Ustalając cenę przyjęcia okolicznościowego należy wziąć pod uwagę cenę gastronomiczną ustaloną w zakładzie gastronomicznym dla danej data 17

19 potrawy i towary w stanie nieprzetworzonym. Cena gastronomiczna, ustalona jako cena sprzedaży brutto, obejmuje: wartość towarów (artykułów spożywczych) w cenie zakupu; marżę gastronomiczną ustaloną na poziomie zapewniającym pokrycie kosztów handlowych (wartość sprzedanych towarów, materiałów i usług, zużycie materiałów i energii, usługi obce, podatki i opłaty, wynagrodzenia, świadczenia na rzecz pracowników, amortyzacja oraz pozostałe koszty rodzajowe), oprócz wartości sprzedanych towarów oraz zysku brutto; VAT należny według obowiązującej stawki opodatkowania (obliczany od wartości usługi gastronomicznej w cenie sprzedaży netto, to znaczy od wartości towaru, usługi w cenie zakupu, powiększonej o marżę gastronomiczną. Materiałem wyjściowym do tworzenia kalkulacji cen potraw w systemie kalkulacji tradycyjnej są: sprawdzona praktycznie w danym zakładzie gastronomicznym receptura potrawy, obejmująca wykaz surowców wraz z ich wagą oraz opis kolejności i sposób obróbki surowców; katalog cen gastronomicznych surowców w przeliczeniu na jednostkę wagową, obejmującą w łącznej kwocie cenę zakupu oraz marżę gastronomiczną, która powinna pokryć poniesione przez przedsiębiorstwo koszty stałe i zapewnić dodatni wynik. Na świecie i w Polsce coraz częściej do rozliczeń stosowany jest system food cost. Nazwa ta pochodzi z języka angielskiego i znaczy nic innego jak koszt surowca. Food cost określa koszt surowca użytego do przygotowania oferowanych posiłków, wyrażony w procentach w stosunku do cen sprzedaży. Wskaźnik ten może dotyczyć zarówno pojedynczych dań, jak i całej produkcji w zakładzie gastronomicznym. W tym miejscu wyraźnie trzeba zaznaczyć że food cost nie oznacza kosztów operacyjnych takich jak prąd, gaz, pensje czy marża. Food cost liczony jest w bardzo prosty sposób. Zaczynamy od wstępnej inwentaryzacji magazynu kuchennego, ustalając początkową wartość posiadanych produktów spożywczych. Następnie należy dodać ceny dostaw produktów, przyjmowanych przez cały okres, dla którego liczony jest food cost. Zwykle jest to okres miesiąca. Od uzyskanego wyniku odejmowana jest wartość końcowej inwentaryzacji magazynu kuchennego, jednocześnie wartość tej inwentaryzacji jest wyjściem do kolejnego okresu obliczeniowego w następnym miesiącu. Wszystkie obliczenia wykonywane są wg cen netto. Powyższe rachunki ilustruje wzór: KOSZT WSTĘPNA INWENTARYZACJA + PRZYJĘTE DOSTAWY - KOŃCOWA INWENTARYZACJA Znając wartość surowców użytych do produkcji w danym przedziale czasowym, możemy wyliczyć food cost. Wyliczony koszt przygotowania posiłków dzielimy przez cenę netto ich sprzedaży po czym otrzymany wynik mnożymy przez sto procent, zgodnie ze wzorem: Food cost rzeczywisty = koszt/sprzedaż x 100%. Przedstawiony system rozliczeń jest zdecydowanie skuteczniejszy od kalkulacji na podstawie receptur, którą tradycyjnie stosuje się w polskiej gastronomii. 18

20 Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Jakie elementy należy wziąć pod uwagę przy przygotowaniu przyjęcia okolicznościowego? 2. wyjaśnij pojęcia zleceniodawca i zleceniobiorca? 3. Jakie informacje powinieneś zebrać podczas rozmowy wstępnej? 4. Co to jest punkt zbieżności? 5. Jakie elementy powinna zawierać oferta przyjęcia? 6. Co powinieneś ustalić podczas rozmowy właściwej? 7. Czym powinno zakończyć się przyjęcie zlecenia? 8. Co to jest orientacyjny plan zakładu? 9. Co to jest plan rezerwacji pomieszczeń? 10. Jak zoptymalizować realizację przyjęć? Ćwiczenia Ćwiczenie 1 Przeanalizuj poniższy załącznik i podaj odpowiedzi na następujące zagadnienia: Kto jest zleceniodawcą imprezy, jaka jest data i godzina rozpoczęcia przyjęcia? Jaka będzie liczba osób na przyjęciu, w tym liczba gości hotelowych? Jakie jest menu, jakie są napoje, jaki rodzaj serwisu? Jaka jest dekoracja, ustawienie stołów? Jakie są usługi dodatkowe? Jaki będzie koszt podstawowy (menu + inne usługi)? Rys. 2 Zlecenie przyjęcia organizacji przyjęcia okolicznościowego przez hotel. Źródło: opracowanie własne na podstawie [8, s.227] 19