ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia 4 grudnia 2013r.

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia 4 grudnia 2013r. dotyczące powołania zespołu odpowiedzialnego za stworzenie i umieszczanie treści na portalu dla uczennic i uczniów w projekcie pn. Szkoła Współpracy. Uczniowie i rodzice kapitałem społecznym nowoczesnej szkoły współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, POKL Wspólny Słownik Zamówień (CPV): (Usługi przetwarzania tekstu) I ZAMAWIAJĄCY: Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Mazowsze ul. Żurawia 43, Warszawa II TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Zasadach finansowania oraz Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, obowiązujących na dzień ogłoszenie zapytania. Zapytanie ofertowe zostanie wysłane do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, udostępnione na stronie internetowej oraz w siedzibie FRDL Centrum Mazowsze. III OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 1. Opis portalu dla uczennic i uczniów Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie zespołu redakcyjnego, odpowiedzialnego za umieszczanie treści dla dzieci i młodzieży poświęconego samorządności uczniowskiej. Przygotowany portal będzie miał charakter ogólnopolski, z jednej strony będzie miejscem prezentacji wypracowanego w ramach Projektu modelu pracy samorządu uczniowskiego, z drugiej strony będzie stanowił zbiór materiałów pomocniczych, wspierających pracę liderek i liderów samorządów uczniowskich. Portal będzie adresowany do uczennic i uczniów szkół podstawowych, gimnazjalnych i ponadgimnazjalnych. Ze względu na różne zainteresowania, możliwości działania, zdolność przyswajania różnego rodzaju treści, portal będzie miał dwie odsłony. Pierwsza, adresowana do młodszych dzieci ze szkół podstawowych, a druga do gimnazjów i szkół ponadgimnazjalnych. Obie strony będą zawierały treści pozwalające uczennicom i uczniom oraz członkom samorządów uczniowskich na podejmowanie aktywności na rzecz szkoły. Portal będzie zawierał wiele elementów interaktywnych: gry interaktywne, zadania, forum dyskusyjne, połączenie z witryną Facebook. Obie odsłony będą miały różne treści oraz różną grafikę, zgodnie z opracowaną strategią użytkowania. Wszystkie materiały będą napisane językiem dostosowanym do użytkowników. Na portalu dla starszych uczennic i uczniów będzie prowadzony blog. Dodatkowo odsłona dla starszych uczniów będzie zawierała mechanizm podawczy do konsultacji zmian prawnych i organizacyjnych, planowanych w ramach naszego projektu. Mechanizm ten będzie zawierał identyfikację użytkownika, możliwość zgłaszania komentarzy, oraz przedstawiania opinii do poszczególnych kwestii poddanych konsultacjom. Portal będzie miał swój profil na Facebooku, który będzie aktywnie redagowany, tak by treści z portalu miały znaczący zasięg. Portal będzie stale redagowany, tak by pojawiały się na nim nowości i dostarczały wiedzę młodzieży. Portal ma być ważnym elementem budowania świadomości i wiedzy na temat roli i form aktywności uczniów na terenie szkoły. Jego atrakcyjność pozwoli na zwiększenie zasięgu oddziaływania projektu poza szkoły, w których będą odbywały się warsztaty i szkolenia oraz będzie stanowił element trwałości oddziaływania po zakończeniu realizacji projektu. 2. Skład zespołu redakcyjnego i zakres prac 1. Szczegółowa koncepcja merytoryczna portalu edukacyjnego dla dzieci i młodzieży poświęconego samorządności uczniowskiej oraz zakres prac zespołu redakcyjnego zostanie udostępniona na prośbę Oferenta. 1

2 2. Skład zespołu redakcyjnego: 1) dziennikarz portalu zakres prac: pisanie tekstów o samorządności uczniowskiej, poszukiwanie autorów, zamawianie tekstów zaangażowanie czasowe 80 godzin w miesiącu 2) autor i prowadzący bloga o samorządności uczniowskiej zakres prac: pisanie tekstów o samorządności uczniowskiej w formie bloga 3) osoba prowadząca ruch na portalu społecznościowym zakres prac: tworzenie i publikowanie wpisów, tworzenie grona znajomych, reagowanie na wpisy osób i instytucji zajmujących się rozwijaniem współpracy w szkołach i przedszkolach 4) osoba prowadząca forum dla uczennic i uczniów zakres prac: moderowanie forum, aktywizowanie uczestników, zapraszanie do aktywności na forum 5) dodatkowe zadania w/w osób (zespól redakcyjny) stworzenie i umieszczenie na stronie z portalem 100 tekstów (do 300 stron tekstu) a. 50 tekstów wstępnych na stronę (do 150 stron tekstu), zgodnie ze spisem treści zawartym w koncepcji portalu (udostępniona na prośbę Oferenta) b. 50 tekstów (do 150 stron tekstu) zamówionych po powstaniu portalu treści na portal członkowie zespołu redakcyjnego mogą stworzyć osobiście i/lub częściowo zamówić u odpowiednich specjalistów forma zatrudnienia umowa o dzieło z przekazaniem praw autorskich 3. Zadania z punktów od 1) do 5) mogą wykonywać te same osoby, pod warunkiem że nie przekroczą 240 godzin pracy miesięcznie w ramach zatrudnienia w projektach finansowanych z Unii Europejskiej. IV HARMONOGRAM PRAC ORAZ TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA spotkania z kierownikiem merytorycznym projektu, przynajmniej trzy (w siedzibie Zamawiającego), w okresie grudzień luty 2014, stworzenie tekstów wstępnych do 2 lutego 2014 umieszczanie pozostałych tekstów, prowadzenie bloga, forum i ruchu na portalu społecznościom w okresie luty 2014 luty Wskazane daty określają ostateczny termin zakończenia prac nad poszczególnymi etapami, uwzględniający przekazanie uwag przez Zamawiającego oraz konieczność ich uwzględniania przez Wykonawcę. 2. Wszystkie prace będą prowadzone pod kierunkiem kierowniczki merytorycznej projektu. V WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW, OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIE SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Wykonawcy muszą złożyć skany oryginałów lub poświadczonych za zgodność z oryginałem, następujących załączników, oświadczeń i dokumentów, (z wyjątkiem CV wystarczy wersja elektroniczna w formacie pdf): 1. Załącznik nr 1 CV osób wchodzących w skład zespołu redakcyjnego. CV w formacie pdf, musi zawierać co najmniej: imię i nazwisko, rok urodzenia, kontakt (telefon i ) oraz informacje które umożliwią weryfikację danych uzupełnionych w formularzu ofertowym, a dotyczących spełnienia określonych kryteriów 2. Załącznik nr 2 - Formularz ofertowy 2

3 3. Załącznik nr 3 - Oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia UWAGA! Wszyscy członkowie zespołu redakcyjnego zobowiązani są złożyć oddzielne oświadczenia. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania w trybie zapytania ofertowego i złożą stosowne oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia (Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego), ponieważ Zamawiający nie może udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. VI OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych ani wariantowych. 2. W przypadku rozszerzenia zapytania o nowe kryterium, wszyscy Oferenci zostaną poproszeni o uzupełnienie ofert. 3. Oferta musi być sporządzona i przesłana w wersji elektronicznej. 4. Wymagane załączniki powinny zostać uzupełnione, podpisane, poświadczone za zgodność z oryginałem (jeśli dotyczy), a następnie zeskanowane w sposób czytelny i przesłane w formie elektronicznej. 5. Treść oferty musi być zgodna z treścią zapytania. 6. Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę, tj. osobę (osoby) reprezentującą Wykonawcę, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub osobę (osoby) upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. 7. Jeżeli osoba (osoby) podpisująca ofertę (reprezentująca Wykonawcę lub Wykonawców występujących wspólnie) działa na podstawie pełnomocnictwa, pełnomocnictwo to w formie skanu oryginału musi zostać dołączone do oferty. 8. Podpisy wykonawcy na oświadczeniach i dokumentach muszą być złożone w sposób czytelny i pozwalający zidentyfikować osobę podpisującą (np. podpis i obok czytelnie imię i nazwisko). VII TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 1. Wybrana oferta wiąże do momentu podpisania umowy. Jeżeli wybrany wykonawca odmówi podpisania umowy, zamawiający uprawniony jest do wyboru oferty, która uzyskała następną w kolejności najwyższą ilość punktów. 2. Pozostałe oferty wiążą jeszcze przez 2 miesiące po podpisaniu umowy z wybranym wykonawcą. VIII OPIS SPOSOBU WYCENY USŁUGI 1. Wykonawca poda cenę oferty w formularzu ofertowym w kwocie brutto. 2. Cena musi być wyrażona w złotych polskich (PLN), z dokładnością nie większą niż dwa miejsca po przecinku. 3. Wykonawca musi uwzględnić w cenie oferty wszelkie koszty niezbędne dla prawidłowego i pełnego wykonania zamówienia, w tym podatek VAT. 4. Oferta powinna uwzględniać wszystkie koszty realizacji zamówienia,. 5. Płatności będą dokonywane na podstawie umowy zawartej z Zamawiającym, po wykonaniu usługi lub części usługi wyodrębnionej w umowie. IX BADANIE OFERT 1. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może wymagać od Wykonawców mailowo wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 2. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, zwróci się do Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. 3. Zamawiający poprawi w ofercie oczywiste omyłki pisarskie, rachunkowe i inne polegające na niezgodności oferty z zapytaniem, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona. 4. Jeżeli nadesłane Oferty przekroczą kwoty założone w budżecie projektu, FRDL podejmie negocjacje z Oferentami według kolejności zajmowanej na liście rankingowej. Jeżeli pomimo negocjacji cena nadal będzie 3

4 X przekraczała kwotę założoną w budżecie, Zamawiający może unieważnić całe zapytanie ofertowe i powtórzyć zapytanie lub przeprowadzić negocjacje z wolnej ręki. 5. W przypadku braku któregokolwiek z wymaganych oświadczeń dokumentów Zamawiający może prosić o uzupełnienie lub odrzucić ofertę KRYTERIUM WYBORU OFERT: Kryterium wyboru ofert będzie: 1. WIEDZA I DOŚWIADCZENIE ZESPOŁU REDAKCYJNEGO (90% punktów) 1) WIEDZA Dziennikarz portalu Autor i prowadzący blog o samorządności uczniowskiej Osoba prowadząca ruch na portalu społecznościowym Osoba prowadząca forum a) wiedza teoretyczna dotycząca prawnych, organizacyjnych, edukacyjnych aspektów uczestnictwa rodziców w edukacji szkolnej i przedszkolnej - wykształcenie przedmiotowe (studia), studia podyplomowe, kursy, wolontariat i/lub praca zawodowa b) wiedza praktyczna aktywność w organizacji pozarządowej (albo innej instytucji) działającej na rzecz samorządów uczniowskich 2) DOŚWIADCZENIE Dziennikarz portalu c) doświadczenie w redakcji merytorycznej/robieniu korekty tekstów edukacyjnych w ostatnich 15 latach ( ) praca na rzecz wydawnictw edukacyjnych, redagowanie tekstów edukacyjnych Uwaga! Oferent jest zobowiązany potwierdzić wykonanie usług poprzez dołączenie skanów stron redakcyjnych/artykułów przynajmniej 2 publikacji lub 5 artykułów d) doświadczenie w tworzeniu (przygotowaniu tekstów) i/lub redakcji merytorycznej edukacyjnych stron www, dotyczących samorządności uczniowskiej Uwaga! Oferent jest zobowiązany potwierdzić wykonanie usług przez podanie linków/skanów przynajmniej 5 artykułów/tekstów na edukacyjnych stronach www Autor i prowadzący blog o samorządności uczniowskiej c) doświadczenie w redakcji merytorycznej/robieniu korekty tekstów edukacyjnych w ostatnich 15 latach ( ) praca na rzecz wydawnictw edukacyjnych, redagowanie tekstów edukacyjnych Uwaga! Oferent jest zobowiązany potwierdzić wykonanie usług poprzez dołączenie skanów stron redakcyjnych/artykułów przynajmniej 2 publikacji lub 5 artykułów d) doświadczenie w prowadzeniu blogów Uwaga! Oferent jest zobowiązany potwierdzić wykonanie usług przez podanie linka do bloga, który prowadzi e) liczba obserwatorów bloga/liczba polubień na portalu społecznościowym, itp. Uwaga! Oferent jest zobowiązany potwierdzić liczbę obserwatorów/polubień poprzez podanie linka do bloga, który prowadzi Osoba prowadząca ruch na portalu społecznościowym c) doświadczenie w tworzeniu i prowadzeniu profilu instytucji np. na portalu Facebook (lub równoważnym) Uwaga! Oferent jest zobowiązany potwierdzić prowadzenie profilu instytucji na portalu poprzez podanie do niego linka Osoba prowadząca forum c) doświadczenie w moderowaniu forów internetowych dla młodzieży Uwaga! Oferent jest zobowiązany opisać krótko wskazane fora i podać linki do stron na których są one prowadzone) 4

5 2. CENA (10% punktów) kwota wynagrodzenia brutto, uwzględniająca wszystkie warunki określone w opisie przedmiotu Zamówienia w tej części. Sposób przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium stanowi Załącznik nr 4 do niniejszego Zapytania ofertowego (każde stanowisko ma oddzielne kryteria i będzie oceniane oddzielnie, zgodni z Załącznikiem nr 4, punkty od 4.1 do 4.4). Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów. 3. POZOSTAŁE WARUNKI POSTĘPOWANIA 1. Zamawiający powiadomi mailowo Wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty albo rozstrzygnięciu zapytania ofertowego bez wyboru żadnej oferty, a także o Wykonawcach, których oferty zostały odrzucone. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia zapytania ofertowego bez wybrania żadnej oferty i bez podawania przyczyny. 3. Oferta niezgodna z treścią zapytania ofertowego zostanie odrzucona. 4. Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę o miejscu i terminie podpisania umowy. 5. Zamawiający może prosić Wykonawców o dodatkowe wyjaśnienia lub uzupełnienie oferty. W takiej sytuacji wszyscy oferenci będą mieli szansę na takie same uzupełnienia. 6. W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający dopuszcza możliwość wzrostu zamówienia udzielonego z zastosowaniem zasady konkurencyjności do wysokości 50% wartości zamówienia określonej w umowie z wykonawcą, 7. Za dzień zakończenia realizacji zamówienia przyjmuje się dzień odbioru prac na podstawie protokołu odbioru. 4. OPIS SPOSOBU UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ 1. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wyłącznie drogą mailową z opcją potwierdzenia odbioru na adres: olga.napiontek@civispolonus.org.pl. 2. Zamawiający udzieli wyjaśnień wyłącznie drogą mailową z opcją potwierdzenia odbioru niezwłocznie, nie później jednak niż 16 grudnia, pod warunkiem że mail z prośbą o wyjaśnienie treści zapytania wpłynął do Zamawiającego nie później niż do 11 grudnia 2013r, do godz Proszę o przesłanie oferty w terminie do 18 grudnia 2013r. (środa) do godz , wyłącznie na adres olga.napiontek@civispolonus.org.pl. W tytule maila proszę dopisać: oferta na zespół redakcyjny portalu dla dzieci i młodzieży w projekcie Szkoła Współpracy. Pytania należy kierować do: Olga Napiontek olga.napiontek@civispolonus.org.pl telefon: