ZAPYTANIE OFERTOWE. z dnia

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia dotyczące druku i wysyłki zaproszenia na szkolenia, ulotki, pomocy szkoleniowych (teczka, notes, długopis), plakatów, naklejek. w ramach projektu Wzmocnienie mechanizmów współpracy finansowej administracji publicznej z organizacjami pozarządowymi jako realizatorami zadań publicznych, nr umowy: UDA-POKL /13/00 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, POKL Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Usługi drukowania i dostawy Różne druki Termin składania ofert I ZAMAWIAJĄCY Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Mazowsze ul. Żurawia 43, Warszawa II TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Zasadach finansowania oraz Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, obowiązujących na dzień ogłoszenia zapytania. Zapytanie ofertowe zostanie wysłane do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców oraz udostępnione na stronie internetowej III OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest druk i wysyłka zaproszeń na szkolenia, ulotki, pomocy szkoleniowych (teczka, notes, długopis), plakatów, naklejek (druk wraz z logotypami) na terenie całej Polski, zgodnie z harmonogramem, który zostanie przekazany Wykonawcy 1. Druk i wysyłka ulotki oraz zaproszenia a. Ulotka b. Zaproszenie liczba sztuk: 2800 liczba sztuk: 2800 liczba stron: 2 strony (1 kartka) liczba stron: 2 strony (1 kartka) format: A5 format: A5 kolorystyka: 4+4 kreda matowa minimum 150g kolorystyka: 4+4, kreda matowa minimum 150g

2 w ramach tej usługi Wykonawca: zapewni koperty o formacie 160mm x 230mm, kolor kopert biały, gramatura 90g wykona nadruk na kopertach logotypów projektu, kolorystyka nadruku z logotypami 4+0; wykona nadruk na koperty lub druk 2793 imiennych etykiet z adresami do wszystkich powiatów (ziemskie i miasta na prawach powiatu) i gmin (miejskie, wiejskie, miejsko-wiejskie) Polski. Wykonawca pobierze aktualną bazę JST ze strony Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji plik w formacie *xls z danymi urzędów ( z zakładki "Baza JST Wykonawca zaadresuje koperty według wzoru: Sz.P. Starosta/Prezydent itd. - funkcja zgodnie z bazą (kolumna "stanowisko") nazwa urzędu zgodnie z bazą (kolumny "nazwa urzędu JST") adres urzędu (kolumny z danymi siedziby) zapakuje do kopert po 1 ulotce i 1 zaproszeniu (jeden list) i wyśle do adresatów (w cenie należy uwzględnić koszt operatora pocztowego- może być list ekonomiczny). dostarczy 7 kompletów (zaproszenie, ulotka, koperta) do siedziby Zamawiającego dostarczy Zamawiającemu dokument potwierdzający wysyłkę (nadanie) 2793 listów do podmiotów z bazy JST (dokument z poczty, od kuriera, itp.). Przed wysyłką Wykonawca dostarczy/wyśle zdjęcia ulotki, zaproszenia i koperty do akceptacji. Wysyłka musi nastąpić nie później niż do Pomoce szkoleniowe teczka, notes, długopis a. Notes format A5, 50 kartek, klejone od góry gramatura 100g, kolorystyka 1+0 nadruk zgodnie z wzorem przekazanym przez Zamawiającego b. Długopis materiał: matowy, metalowy, zawierający 2 logotypy (grawer) kolor długopisu: granatowy NA TĘ CZĘŚĆ MOŻNA ZŁOZYĆ ODDZIELNE ZAMÓWIENIE c. Teczka format mieszczący A4 (co najmniej 22x30cm), bez skrzydełek, gumka zabezpieczająca przed otwarciem papier kredowy 350 gram, zewnątrz folia matowa, kolorystyka 4+0, nadruk zgodnie z wzorem przekazanym przez Zamawiającego Terminy i miejsca dostawy : -90 zestawów do Warszawy na adres MPIPS do 20 maja 2014r zestawów do Warszawy na adres FRDL do 20 maja 2014r. (pakowane po 50 sztuk) zestawów do Krakowa na adres wskazany przez Zamawiającego do 20 maja 2014 (pakowane po 50 sztuk) zestawów do 16 miast na terenie Polski (adresy zostaną dostarczone przez Zamawiającego.) zestawy muszą być pakowane po 30 sztuk do 30 czerwca 2014r., nie wcześniej niż 3 czerwca 2014r.,

3 3. Plakaty, naklejki a. Plakaty liczba sztuk: 250 format: A4 gramatura 150g papier kredowy błyszczący kolorystyka 4+0 b. Naklejki liczba sztuk: 500 papier + folia błysk, miękkie, przyczepność do plastiku format 95mm/55mm, pocięte papier zabezpieczający klej od spodu dzielony na 2 kolorystyka 4+0 Druk i dostarczenie nie później niż do 20.V.2014 na adres Zamawiającego Dane ilościowe do wysyłki mogą ulec zmianie. Ostateczna liczba egzemplarzy dotycząca wysyłki na poszczególne województwa zostanie ustalona w wyłonionym Wykonawcą. Materiały do wysyłki muszą zostać zapakowane w taki sposób, aby zabezpieczyć je przed uszkodzeniem, zagnieceniem, itp. Wykonawca musi uwzględnić w cenie oferty wszelkie koszty niezbędne dla prawidłowego i pełnego wykonania zamówienia (w tym koszty wysyłki). Wykonawca w celu udokumentowania wykonania zamówienia zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu dokument potwierdzający wysyłkę materiałów do wskazanych miejsc (dokument z poczty, od kuriera, itp.). Za opóźnienia będą naliczane koszty zgodnie z Umową (Wzór Umowy Załącznik nr 3) IV WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW, OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Wykonawcy muszą złożyć skany oryginałów następujących załączników: 1. Załącznik nr 1 Formularz oferty 2. Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania, tj. o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: nie podlegają wykluczeniu z postępowania w trybie zapytania ofertowego i złożą stosowne oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia (Załącznik nr 2), ponieważ Zamawiający nie może udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

4 V OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Zamawiający dopuszcza złożenie oferty częściowej tylko w dwóch opcjach: 1 oferta tylko na długopis, 2 oferta na wszystko oprócz długopisów. Jeżeli będą oferty częściowe to długopisy będą oceniane oddzielnie. 2. W przypadku rozszerzenia zapytania o nowe kryterium, wszyscy Oferenci zostaną poproszeni o uzupełnienie ofert. 3. Oferta musi być sporządzona i przesłana w wersji elektronicznej. 4. Wymagane załączniki powinny zostać uzupełnione, podpisane, a następnie zeskanowane w sposób czytelny i przesłane w formie elektronicznej. 5. Treść oferty musi być zgodna z treścią zapytania. 6. Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę, tj. osobę (osoby) reprezentującą Wykonawcę, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub osobę (osoby) upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. 7. Podpisy wykonawcy na oświadczeniach i dokumentach muszą być złożone w sposób czytelny i pozwalający zidentyfikować osobę podpisującą (np. podpis i obok czytelnie imię i nazwisko). VI TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 1. Wybrana oferta wiąże do momentu podpisania umowy. Jeżeli wybrany wykonawca odmówi podpisania umowy, zamawiający uprawniony jest do wyboru oferty, która uzyskała następną w kolejności najwyższą ilość punktów. 2. Pozostałe oferty wiążą jeszcze przez 2 miesiące po podpisaniu umowy z wybranym Wykonawcą. VII OPIS SPOSOBU WYCENY USŁUGI 1. Wykonawca poda w formularzu ofertowym ceny w kwotach brutto. 2. Ceny muszą być wyrażone w złotych polskich (PLN), z dokładnością nie większą niż dwa miejsca po przecinku. 3. Płatności będą dokonywane na podstawie umowy zawartej z Zamawiającym, po wykonaniu usługi oraz na podstawie przekazanego Zamawiającemu dokumentu potwierdzającego wysyłkę (dokument z poczty, od kuriera itp.). Ewentualne płatności zaliczkowe będą uzgadniane indywidualnie z wyłonionym Wykonawcą. VIII BADANIE OFERT 1. Oferty Wykonawców, którzy w ciągu ostatnich 2 lat nie wykonali zamówienia w terminie (bez zgody Zamawiającego) nie będą rozpatrywane 2. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może wymagać od Wykonawców mailowo wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 3. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, zwróci się do Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. 4. Jeżeli nadesłane oferty przekroczą kwoty założone w budżecie projektu, FRDL podejmie negocjacje z Oferentami według kolejności zajmowanej na liście rankingowej. Jeżeli pomimo negocjacji cena nadal będzie przekraczała kwotę założoną w budżecie, Zamawiający może unieważnić całe zapytanie ofertowe i powtórzyć zapytanie lub przeprowadzić negocjacje z wolnej ręki. 5. W przypadku braku któregokolwiek z wymaganych dokumentów Zamawiający może prosić o uzupełnienie lub odrzucić ofertę. IX KRYTERIUM WYBORU OFERT Kryterium wyboru oferty jest 100% CENA (PUNKTACJA porównanie między Oferentami: X najniższa cena, Y cena Oferenta A; punktacja Oferenta A = X/Y) z uwzględnieniem poniższego warunku:

5 jeżeli cena zaproponowana przez oferentów mieści się w budżecie projektu, a różnica kwot nie jest większa niż 10% (cena najniższa/cena wyższa), Zamawiający może wybrać droższą ofertę w przypadku, jeżeli oferent zapewni lepszy standard/jakość usług. X POZOSTAŁE WARUNKI POSTĘPOWANIA 1. Z wyłonionym Wykonawcą zostanie podpisana umowa. 2. Zamawiający powiadomi mailowo Wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty albo rozstrzygnięciu zapytania ofertowego bez wyboru żadnej oferty, a także o Wykonawcach, których oferty zostały odrzucone. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia zapytania ofertowego bez wybrania żadnej oferty i bez podawania przyczyny. 4. Oferta niezgodna z treścią zapytania ofertowego zostanie odrzucona. 5. Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę o miejscu i terminie podpisania umowy. 6. Zamawiający może prosić Wykonawców o dodatkowe wyjaśnienia lub uzupełnienie oferty. W takie sytuacji wszyscy oferenci będą mieli szansę na takie same uzupełnienia. 7. W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający dopuszcza możliwość wzrostu zamówienia udzielonego z zastosowaniem zasady konkurencyjności do wysokości 50% wartości zamówienia określonej w umowie z wykonawcą. 8. Uwaga fakturę należy wystawić na adres FRDL pl. Inwalidów 10, Warszawa NIP a dostarczyć na adres Małgorzata Makowska, FRDL CM, ul. Żurawia Warszawa XI OPIS SPOSOBU UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ 1. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wyłącznie drogą mailową z opcją potwierdzenia odbioru na adres: alicja.polkowska@frdl.org.pl. 2. Zamawiający udzieli wyjaśnień wyłącznie drogą mailową pod warunkiem że mail z prośbą o wyjaśnienie treści zapytania wpłynął do Zamawiającego nie później niż do godziny Proszę o przesłanie oferty w terminie do 13 maja 2014 r. (wtorek) do godz. 23:59 wyłącznie na adres Alicja.polkowska@frdl.org.pl. W tytule maila proszę dopisać: oferta na druk Mechanizmy Współpracy. Pytania należy kierować do: Alicja Polkowska tel (godz. 8-15) alicja.polkowska@frdl.org.pl