INFORMACJA POKONTROLNA NR 16/1/P/10 Z PRZEPROWADZENIA KONTROLI TRWAŁOŚCI PROJEKTU

Transkrypt

1 ` POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI WYDZIAŁ ZARZĄDZANIA FUNDUSZAMI EUROPEJSKIMI Gdańsk, ul. Okopowa 21/27 tel.: (058) , ; fax: (058) ZFE.I.MW /10 INFORMACJA POKONTROLNA NR 16/1/P/10 Z PRZEPROWADZENIA KONTROLI TRWAŁOŚCI PROJEKTU Projekt realizowany w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego, współfinansowany ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 1.CZĘŚĆ OGÓLNA Instytucja kontrolująca Data przeprowadzenia kontroli Numer Umowy o dofinansowanie Data podpisania umowy Nazwa Projektu Beneficjent Adres jednostki kontrolowanej Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli Rodzaj kontroli Pomorski Urząd Wojewódzki, ul. Okopowa 21/27; Gdańsk czerwca 2010 roku Z/2.22/I/1.5/310/05/U/7/06 31 lipca 2006 roku WdroŜenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego e-urząd w Urzędzie Miejskim w Ustce. Gmina Miasto Ustka ul. Ks. Kard. Stefana Wyszyńskiego 3, Ustka - Art. 30 pkt 4 Rozporządzenia Rady WE nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r Umowy o dofinansowanie projektu Nr Z/2.22/I/1.5/310/05/U/7/06, z dnia r. Wizyta monitorująca projektu - dotycząca trwałości projektu Jednostka kontrolowana została poinformowana o przeprowadzeniu przedmiotowej kontroli pismem nr ZFE.I.MW /10, z dnia 16 czerwca 2010 r. 1.1 Skład Zespołu Kontrolującego Instytucji Pośredniczącej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego Lp. Imię i nazwisko Stanowisko Nr UpowaŜnienia Wojewody Pomorskiego Data wystawienia UpowaŜnienia 1. Maria Wesołowska Starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Zarządzania Funduszami Europejskimi Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego UpowaŜnienie nr czerwca 2010 r. 2. Tadeusz Hinca Starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Zarządzania Funduszami Europejskimi Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego UpowaŜnienie nr czerwca 2010 r. 1.2 Osoby reprezentujące Beneficjenta Lp. Imię i nazwisko Stanowisko 1. Jan Olech Burmistrz Miasta Ustka 2. Urszula Pietrasiewicz Skarbnik Miasta Ustka

2 1.3 Osoby udzielające wyjaśnień Lp. Imię i nazwisko Stanowisko 1. Urszula Pietrasiewicz Skarbnik Miasta Ustka 2. Małgorzata Górska Inspektor Wydziału Finansowego Urzędu Miasta Ustka 3. Jarosław Teodorowicz 4. Agata RoŜnowska Naczelnik Wydziału Rozwoju Lokalnego i Integracji Europejskiej Urzędu Miasta Ustka Podinspektor Wydziału Rozwoju Lokalnego i Integracji Europejskiej Urzędu Miasta Ustka 5. Ewa Wieczorek Informatyk Urzędu Miasta Ustka 2. WNIOSKI I UWAGI /w przypadku kontroli trwałości, w informacji pokontrolnej zawierana jest opinia, czy projekt jest utrzymywany w sposób zgodny z art. 30 pkt 4 Rozporządzenia Rady WE nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999 roku/ 2.1 Występowanie znaczących modyfikacji w rozumieniu art.30 Rozporządzenia 1260/1999 Rodzaj projektu: - dostawy Cel kontroli: potwierdzenie utrzymania warunków trwałości projektu. Zgodnie z wnioskiem aplikacyjnym oraz umową nr Z/2.22/I/1.5/310/05/U/7/06 z dnia 31 lipca 2006r. zawartą z Wojewodą Pomorskim, przedmiotem niniejszego Projektu było wdroŝenie zintegrowanego systemu informatycznego e-urząd w Urzędzie Miejskim w Ustce. W dniach r. przeprowadzono kontrolę trwałości Projektu nr Z/2.22/I/1.5/310/05. W trakcie wizji lokalnej, przeprowadzonej przy udziale przedstawiciela Beneficjenta dokonano przeglądu zakresu rzeczowego zrealizowanego w ramach projektu. Celem Projektu jest ułatwienie dostępu do Internetu na obszarze 17 tys. miasta z wykorzystaniem nowych Technologii Komunikacyjnych i Informacyjnych dla realizacji usług publicznych oraz poprawa efektywności pracy administracji samorządowej w Ustce. Wspieranie rozwoju małego miasta nastąpić miało poprzez wykorzystanie technologii ICT do tworzenia lokalnego systemu informatycznego e-urząd, w celu dostosowania polskich rozwiązań oraz standardów do kształtującego się nowoczesnego społeczeństwa opartego na technikach informacyjnych. Dla uzyskania zakładanego celu Beneficjent przewidział w ramach Projektu: 1) zaprojektowanie i wykonanie instalacji okablowania strukturalnego, włącznie z wdroŝeniem bezpiecznego punktu dystrybucyjnego łączności z siecią Internet; 2) modernizację pomieszczenia serwerowni w zakresie niezbędnym dla realizacji Projektu; 3) modernizację sprzętu komputerowego oraz zakup koniecznych serwerów sprzętowych; 4) wdroŝenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego E-URZĄD (zadanie realizowane etapami, tak jak zostały zdefiniowane systemy dziedzinowe: SZD + SBOM. SOZU, SIP, PORTAL, SIK): SUZ System Usług Zdalnych inaczej PORTAL; SBOM System Biura Obsługi Mieszkańców; SZD System Zarządzania Dokumentami; SOZU System Obsługi Zadań Ustawowych; SIP System Informacji Przestrzennej; SIK System Informowania Kierownictwa; 5) organizację słuŝb informatycznych, adekwatnie do postawionych i realizowanych celów; 6) opracowanie i wdroŝenie Polityki Bezpieczeństwa Informacyjnego Urzędu. Wizję lokalną w miejscu realizacji Projektu przeprowadzono w dniu 28 czerwca 2010 r. Szczegółowo skontrolowano elementy wyposaŝenia wytypowane w oparciu o dobór losowy, przy pomocy arkusza kalkulacyjnego oraz funkcji losowej: LOS()*(b-a)+a z zakresu dostaw urządzeń teleinformatycznych, zakupionych w ramach realizacji Projektu, a przedstawionych przez Beneficjenta. Uzupełniająco skontrolowano urządzeia wskazane przez Kontrolujących. Dokumentacja z doboru próby stanowi akta z kontroli Projektu. Ustalono, iŝ nie wystąpiła znacząca modyfikacja projektu w rozumieniu art. 30 pkt 4 Rozporządzenia Rady (WE) 2

3 nr 1260/1999, z dnia 21 czerwca 1999 r. Nie uległ zmianie charakter własności inwestycji (własność Gminy Miasta Ustka). Według oświadczenia Beneficjenta z dnia 29czerwca 2010 r. powstała infrastruktura teleinformatyczna zostanie utrzymana do 31grudnia 2013 r. Nadzór nad eksploatacją sprawuje Burmistrz Miasta Ustka, zaś finansowanie obsługi oraz wszelkich kosztów związanych z jego eksploatacją i konserwacją ponosi Gmina Miasto Ustka. Na podstawie przeprowadzonych działań kontrolnych zespół kontrolujący potwierdza zachowanie przedmiotu projektu w postaci wdroŝonego zintegrowanego systemu informatycznego e-urząd w Urzędzie Miejskim w Ustce. 2.2 Zgodność projektu z zapisami prawa krajowego i wspólnotowego oraz postanowieniami umowy o dofinansowanie i wnioskiem aplikacyjnym W związku z zakończeniem realizacji Projektu nr Z/2.22/I/1.5/310/05 WdroŜenia Zintegrowanego Systemu Informatycznego e-urząd w Urzędzie Miejskim w Ustce, wystawiono dokumenty OT na podstawie, których dokonano zwiększenia wartości majątku jednostki na kontach: - środki trwałe na koncie wartości niematerialne i prawne na kontach: * * nakłady nie stanowiące wartości środka trwałego - środki małowartościowe PowyŜsze konta są zgodne z planem kont przyjętym w Urzędzie Miejskim Ustka. Środki trwałe wytworzone w ramach realizacji Projektu zostały zaewidencjonowane w ewidencji środków trwałych prowadzonej przez Beneficjenta i sklasyfikowane w grupie budynki i budowle, zespoły komputerowe, urządzenia klimatyzacyjne, narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposaŝenie pozostałe - zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych, (Dz.U. nr 112, poz 1317 ze zm.). Odpisy umorzeniowe dokonywane są z zastosowaniem stawek amortyzacyjnych zgodnych z Załącznikiem nr 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U z późn. zmianami). Księgowania dokonywane są na koncie 071 umorzenie środków trwałych. W dokumentacji kontroli znajduje się wydruk z systemu finansowo-księgowego potwierdzający wartość środków trwałych na dzień 29 czerwca 2010 r. Zgodnie z Zarządzeniem Wewnętrznym nr 0152/NF/16/2009 Burmistrza Miasta Ustka z dnia 29 września 2009 r. w sprawie organizacji i przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątku Gminy Miasto Ustka, w dniach 1 października 2009r. do dnia 15 stycznia 2010 przeprowadzono pełną inwentaryzację składników majątkowych, stanowiących majątek jednostki. Wszystkie składniki majątku powstałe w wyniku realizacji Projektu zostały ujawnione w miejscach wskazanych we wniosku aplikacyjnym. W prowadzonych postępowaniach wniesiono zabezpieczenia prawidłowej realizacji umów w formie pienięŝnej i gwarancji ubezpieczeniowej. Zabezpieczenie w formie pienięŝnej zostało zwrócone wraz z naleŝnymi odsetkami (wyjaśnienie Beneficjenta z dnia 30 czerwca 2010 r.). Oświadczeniem z dnia 29 czerwca 2010 r. Beneficjent potwierdził, Ŝe Projekt WdroŜenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego e-urząd w Urzędzie Miejskim w Ustce nie generuje dochodów, tym samym nie uzyskuje Ŝadnych korzyści. Według oświadczeń Beneficjenta z dnia 29 czerwca 2010 r. projekt po zrealizowaniu zachowuje wytyczne unijne w zakresie polityk horyzontalnych. Zgodnie z zapisami we wniosku aplikacyjnym zrealizowany projekt ma neutralny wpływ na środowisko, pozytywny wpływ na zagadnienia z zakresu polityki równych szans. Projekt przyczynia się do wyrównania szans do dostępu do Technologii Informacyjnych i Komunikacyjnych między mieszkańcami 17 tys. Ustki Projekt ma zdecydowany wpływ na rozwój społeczeństwa informacyjnego. Przyczynił się do rozwinięcia e-usług publicznych spełniających potrzeby petentów w dobie postępującego rozwoju informatyzacji. Przyczynił się do wykorzystania nowych Technologii Informacyjnych i Komunikacyjnych. 3

4 2.3 Cel projektu Celem strategicznym Projektu jest ułatwienie dostępu do Internetu na obszarze 17 tys. miasta z wykorzystaniem nowych Technologii Komunikacyjnych i Informacyjnych dla realizacji usług publicznych oraz poprawa efektywności pracy administracji samorządowej w Ustce. Wspieranie rozwoju małego miasta nastąpiło poprzez wykorzystanie technologii ICT do tworzenia lokalnego systemu informatycznego e-urząd, w celu dostosowania polskich rozwiązań oraz standardów do kształtującego się nowoczesnego społeczeństwa opartego na technikach informacyjnych. Cel projektu jest w pełni zgodny z celami Działania 1.5. Infrastruktura społeczeństwa informacyjnego Uzupełnienia ZPORR, zwłaszcza w zakresie wykorzystania nowych Technologii Informacyjnych i Komunikacyjnych (ICT) dla realizacji usług publicznych w tak specyficznym obszarze jak obsługa petenta indywidualnego i instytucjonalnego w administracji samorządowej. Zbudowana, w oparciu o zakupioną infrastrukturę, platforma elektroniczna dla zintegrowanego systemu obsługi e- usług, umoŝliwiła: - Korzystanie z e- usług Urzędu przez osoby nie posiadające sprzętu komputerowego albo łącza internetowego (INFOMATY), - Skrócenie czasu obsługi i realizacji sprawy, - Poszerzenie zakresu i ilości usług zewnętrznych Urzędu; - Podniesienie jakości usług świadczonych przez samorząd; - Wprowadzenie moŝliwości załatwiania spraw poprzez Internet (z wykorzystaniem w późniejszym czasie podpisu elektronicznego); - Rozszerzenie usług świadczonych przez Biuro Obsługi Mieszkańca; - Zmniejszenie ilości wizyt w Urzędzie, - Wprowadzenie transparentności w funkcjonowaniu Urzędu. - Osiągniecie standardów ISO Według oświadczeń Beneficjenta z dnia 29 czerwca 2010 r. wskaźniki produktu oraz wskaźniki rezultatu zachowano na poziomie załoŝonym we wniosku aplikacyjnym. W trakcie kontroli, po wizji lokalnej i kontroli dokumentów kontrolujący potwierdzili utrzymanie tych wskaźników. Jednocześnie Beneficjent oświadczył, iŝ odnośnie wskaźników Liczba osób korzystających dziennie z PIAP oraz skrócenie czasu obsługi interesantów Beneficjent w okresie lipiec-wrzesień 2010 przeprowadzi ponowny monitoring przedmiotowych wskaźników (sezon letni generuje większą liczbę osób, niŝ poza sezonem). 2.4 Promocja projektu Na budynku Urzędu Miasta Ustka i StraŜy Miejskiej w Ustce zmontowano tablice informujące o finansowaniu Projektu z funduszy unijnych. Wielkość, forma i treść tablic zgodne są z wytycznymi w tym zakresie, wynikającymi z wniosku o dofinansowanie Projektu oraz z ogólnych zapisów Rozporządzenia Komisji Europejskiej (WE) nr 1159/2000 z dnia 30 maja 2000 r. w sprawie środków informacyjnych i promocyjnych stosowanych przez Państwa Członkowskie odnośnie pomocy z funduszy strukturalnych. Informacja o projekcie jest umieszczona na stronie internetowej Urzędu Miejskiego w Ustce. 2.5 System archiwizacji Kompletna dokumentacja (oznakowana logo UE i ZPORR), związana z realizacją Projektu przechowywana jest w siedzibie Urzędu Miasta Ustka, przy ul. Kard. Stefana Wyszyńskiego 3, Ustka. Beneficjent oświadczył, iŝ opracuje i wdroŝy Zarządzenie Burmistrza Miasta Ustka odnośnie przechowywania dokumentacji projektów dofinansowanych ze środków zewnętrznych- w tym ze środków Unii Europejskiej. Zgodnie z ustaleniami 12 umowy o dofinansowanie realizacji projektu Beneficjent zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji do dnia 31 grudnia 2013 roku z zastrzeŝeniem, Ŝe termin przechowywania moŝe być przedłuŝony przez Instytucję Pośredniczącą (Oświadczenie Beneficjenta z dnia 29 czerwca 2010 r). 3. NIEPRAWIDŁOWOŚCI 4.1 Podlegające raportowaniu Brak 4.2 Niepodlegające raportowaniu 4

5 Brak 5. WNIOSKI I REKOMENDACJE Podsumowanie: 1. NaleŜy niezwłocznie wdroŝyć uregulowania prawne odnośnie archiwizacji dokumentacji projektów dofinansowanych ze środków zewnętrznych - w tym ze środków Unii Europejskiej. 2. Wyniki monitoringu wskaźników Liczba osób korzystających dziennie z PIAP oraz skrócenie czasu obsługi interesantów naleŝy przesłać do Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego wydział Zarządzania Funduszami Europejskimi do 30 października 2010r. Kontrolujący potwierdzają na dzień przeprowadzenia kontroli (28-29 czerwca 2010r.) zachowanie celów i warunków trwałości Projektu nr Z/2.22/I/1.5/310/05, pn.: WdroŜenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego e-urząd w Urzędzie Miejskim w Ustce zrealizowanego zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie nr Z/2.22/I/1.5/310/05/U/7/06, zawartej w dniu 31 lipca 2006r. 6. ZAŁĄCZNIKI Załącznik nr 1 Lista sprawdzająca dotycząca wizji lokalnej. 7. POUCZENIE Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upowaŝniona moŝe zgłosić w terminie 14 dni od dnia doręczenia informacji pokontrolnej zastrzeŝenia do treści zawartych w tej informacji. ZastrzeŜenia do informacji pokontrolnej wraz z niezaakceptowaną informacją pokontrolną kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upowaŝniona przesyła do jednostki kontrolującej. JeŜeli jednostka kontrolowana nie zgłasza zastrzeŝeń do informacji pokontrolnej, kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upowaŝniona podpisuje przesłaną informację pokontrolną i przekazuje ją do jednostki kontrolującej w terminie do 14 dni od dnia doręczenia. W przypadku przekroczenia terminu określonego na złoŝenie zastrzeŝeń kierownik jednostki kontrolującej odmawia rozpatrzenia zgłoszonych zastrzeŝeń. Jednostka kontrolująca rozpatruje zgłoszone zastrzeŝenia w terminie do 14 dni od dnia ich otrzymania. Kontrolujący mogą w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne w celu ustalenia zasadności zastrzeŝeń. W przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeŝeń informacja pokontrolna jest przesyłana ponownie do akceptacji jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od dnia otrzymania zastrzeŝeń. W przypadku nieuwzględnienia zapisanych zastrzeŝeń kontrolujący ponownie przekazuje 2 egzemplarze informacji pokontrolnej do podpisu w terminie 14 dni od dnia otrzymania zastrzeŝeń. Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upowaŝniona w terminie do 7 dni od dnia otrzymania informacji pokontrolnej wysyła podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej albo przygotowuje w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania informacji pokontrolnej i wysyła je kierownikowi jednostki kontrolującej wraz jednym egzemplarzem niepodpisanej informacji pokontrolnej. Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez kierownika jednostki kontrolowanej lub osobę przez niego upowaŝnioną nie wstrzymuje sporządzenia i przekazania zaleceń pokontrolnych. Kierownik jednostki kontrolującej w uzasadnionych przypadkach w terminie od 14 dni od dnia otrzymania od jednostki kontrolowanej podpisanej informacji pokontrolnej, formułuje zalecenia pokontrolne w formie pisemnej i wysyła je kierownikowi jednostki kontrolowanej. Kierownik jednostki kontrolowanej jest zobowiązany, w terminie wyznaczonym w zaleceniach pokontrolnych, do poinformowania kierownika jednostki kontrolującej o działaniach podjętych w celu uwzględnienia uwag oraz wykonania zaleceń pokontrolnych, a przypadku niepodjęcia takich działań- o przyczynach takiego postępowania. Odmowa podpisania Informacji Pokontrolnej przez Beneficjenta nie wstrzymuje podpisania Informacji Pokontrolnej przez kontrolujących oraz przekazania zaleceń pokontrolnych. Warunkiem dokonania płatności końcowej na rzecz beneficjenta jest potwierdzenie prawidłowej realizacji projektu lub usunięcie nieprawidłowości oraz zatwierdzenie sprawozdania końcowego z realizacji projektu. Kontrolę wpisano do ksiąŝki kontroli Beneficjenta pod numerem 3/

6 Informację pokontrolną sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla kaŝdej ze Stron. Zawarte ustalenia akceptuję z up. Wojewody Pomorskiego / - / Sylwia Ronowska - Socha Zastępca Dyrektora Wydziału Zarządzania Funduszami Europejskimi 6