Baza Wiedzy Politechniki Warszawskiej. Współudział Biblioteki Głównej w tworzeniu repozytorium uczelni

Transkrypt

1 . Współudział Biblioteki Głównej w tworzeniu repozytorium uczelni Olga Giwer, Mirosława Lewandowska Tranda, Maria Miller-Jankowska Gdańsk INFOBAZY 2014

2 Plan prezentacji: Działania Biblioteki Głównej PW w zakresie dokumentowania dorobku naukowego pracowników PW Starania o utworzenie repozytorium PW akty prawne Koncepcja i projekt Bazy Wiedzy PW Funkcje i możliwości Bazy Wiedzy Działania Biblioteki PW przy wdrażaniu repozytorium Współpraca z WEiTI i wydziałami Utworzenie zespołu redaktorów Szkolenia i spotkania tematyczne Zadania Biblioteki Strona domowa i działania promujące Problemy i przeszkody w rozwoju repozytorium Podsumowanie 2

3 Działania Biblioteki w kierunku dokumentowania dorobku naukowego pracowników PW trwały od dawna 3

4 W latach r. zaczęły powstawać w Polsce repozytoria instytucjonalne Biblioteka PW dążąc nie tylko do ewidencjonowania, ale też udostępniania prac naukowych w otwartym dostępie przeprowadziła w 2011 r. badanie ankietowe wśród kadry naukowej i studentów Repozytorium uczelniane: korzyści i obawy. Wyniki ankiety pokazały, że respondenci uważają, że potrzebne jest repozytorium, centralnie zarządzane i dostępne w OA. W tym okresie powstawała wersja repozytorium wydziałowego realizowana w Instytucie Informatyki Wydziału Elektroniki i Technik Informacyjnych PW (WEiTI) Koncepcja i projekt techniczny obecnego repozytorium Bazy Wiedzy PW powstała w ramach zadania badawczego SYNAT oprogramowanie własne OMEGA-PSIR, autorstwa Instytutu Informatyki WEiTI 4

5 Biblioteka aktywnie starała się o doprowadzenie do uchwalenia aktów prawnych, regulujących formalnie działanie repozytorium. Repozytorium powołane zostało uchwałą Senatu nr 026/XLVIII/2012 z dnia 21 listopada 2012 r. Uchwała wprowadziła obowiązek wyłącznego stosowania od 2014 r. danych z systemu do przygotowywania sprawozdań, przedkładania pisemnej informacji o jednostce Uczelni oraz o osobach, których dorobek naukowy, dydaktyczny i techniczny podlega ocenie w zakresie objętym ED PW. Uchwała zobowiązuje pracowników PW do rejestracji i archiwizacji publikacji powstałych po 1 stycznia 2013 r. Działanie Repozytorium reguluje zarządzenie nr 3 Rektora Politechniki Warszawskiej z dnia 29 stycznia 2014 r. Autorzy zobligowani są do składania elektronicznych wersji publikacji, udostępnianych w repozytorium na zasadzie nieodpłatnych licencji niewyłącznych CC-BY-NC. W uzasadnionych przypadkach treści mogą być tylko w dostępie lokalnym lub tylko archiwizowane. 5

6 Funkcje i możliwości Bazy Wiedzy Repozytorium jest integralną częścią Bazy Wiedzy System ewidencji publikacji Archiwizacja i udostępnienie treści publikacji Parametryzacja automatyczne nadawanie punktacji publikacjom wg reguł ministerialnych Raportowanie Profile autorów i jednostek Aktywność zawodowa 6

7 Obowiązkowi ewidencji i archiwizacji pełnych tekstów utworów w Bazie Wiedzy PW podlegają artykuły, referaty, monografie, fragmenty wydawnictw zbiorowych, komunikaty, projekty, patenty, raporty z badań, rozprawy doktorskie i wszystkie inne utwory, które są podstawą nadania stopnia lub tytułu naukowego. Udostępnianie publikacji odbywa się z poszanowaniem prawa autorskiego i w oparciu o istniejące akty prawne. Autorzy udostępniają swoje utwory na podstawie licencji niewyłącznych Creative Commons. 7

8 Wyszukiwanie eksperta wg dziedziny wiedzy 8

9 Wyszukiwanie publikacji z chmury tagów z określonej dziedziny, uprawianej przez wyszukanego eksperta lub jednostkę naukową widoczne przy profilu autora lub jednostki naukowej 9

10 Raportowanie z Bazy Wiedzy System umożliwia wygenerowanie raportów: Wydziałowy Instytutowy Ankieta Jednostki W różnych formatach 10

11 Statystyka napełniania repozytorium wg wydziałów Możliwe jest wykonanie statystyki tylko dla konkretnego wydziału 11

12 Aktywność zawodowa, współpraca naukowa 12

13 Profile naukowca i jednostki 13

14 Profile naukowca i jednostki - współpraca W graficznym przedstawieniu współpracy z innymi naukowcami możliwe jest ustawienie kilku filtrów (okres współpracy, dziedzina, próg współpracy) 14

15 Wdrażanie repozytorium działania Biblioteki Współpraca z Wydziałem WEiTI twórcami oprogramowania i koncepcji Bazy Testowanie systemu przez wyłoniony zespół, zgłaszanie uwag i propozycji zmian, szkolenie pracowników BG w zakresie obsługi bazy Spotkania informacyjno-promocyjne dla pracowników naukowych i władz uczelni Cykle szkoleń dla redaktorów wydziałowych Bez dobrej współpracy nie udałoby się rozwinąć przedsięwzięcia 15

16 Szkolenia redaktorów wydziałowych Wprowadzanie danych przyjęto rozwiązanie, że zajmie się tym sieć redaktorów wydziałowych. Do Biblioteki Głównej należy koordynacja i moderowanie. Zespół redaktorów ponad 80 osób, wyznaczonych przez prodziekanów ds. nauki Przeprowadzono ok. 30 szkoleń: podstawowych, zaawansowanych funkcji, tematycznych (raportowanie, importowanie danych). Większość w formie warsztatów Na bieżąco prowadzone są konsultacje, indywidualne szkolenia Organizowane są spotkania tematyczne z ekspertami (np. dot. kwestii prawa autorskiego, OpenAccess) 16

17 Zadania Biblioteki Głównej Nadzór nad merytoryczną i funkcjonalną poprawnością metadanych Szkolenia redaktorów i konsultacje Sporządzanie raportów z Bazy Wiedzy na potrzeby Rektora i Senatu Monitorowanie procesów archiwizacji utworów Koordynacja działań redaktorów wydziałowych, zarządzanie uprawnieniami Opracowywanie instrukcji i materiałów szkoleniowych i prowadzenie strony www Aktualizacja i dopisywanie danych wspólnych i formalnych Promowanie Bazy Wiedzy Wnioskowanie do rektora o zmiany w organizacji i funkcjonowaniu bazy oraz o modernizację infrastruktury informatycznej, rozwój systemu 17

18 Lewy panel: Dla użytkowników Bazy Prawy panel informacje dla redaktorów i autorów oraz informacje ogólne 18

19 Problemy prawo autorskie Zgodnie z Uchwałą i Zarządzeniem Rektora PW Autorzy zobligowani są do składania elektronicznych wersji publikacji, udostępnianych w repozytorium na zasadzie nieodpłatnych licencji niewyłącznych CC-BY-NC. W uzasadnionych przypadkach treść może być udostępniana wyłącznie lokalnie, lub tylko archiwizowana. Autorzy składają wtedy stosowne oświadczenia (załącznik do Zarządzenia). W praktyce: Autorzy w małym stopniu składają pliki z treścią za rok 2013 złożono 506 plików co stanowi ok. 12% wprowadzonych publikacji. Oświadczeń w zasadzie nie składają. 19

20 Problemy inne Tendencja autorów do identyfikowania się bardziej z własnym wydziałem czy jednostką, niż z całą uczelnią Lokalne bazy wydziałowe niechęć do rezygnacji z ich prowadzenia niedostosowane systemy - problemy z importem do repozytorium Dostosowywanie raportowania do zewnętrznych baz centralnych np. PBN i POL-on Zaciągnięte publikacje poprzez program Zotero z baz internetowych oraz książki z bibliotecznej bazy Biblio - problemy z korektą metadanych Oczekiwania ze strony innych jednostek uczelni, że repozytorium będzie źródłem wszelkich możliwych statystyk i zestawień dotyczących dokumentowania działań naukowych Pewne problemy organizacyjne na niektórych wydziałach (zbyt mała ilość redaktorów, problemy z przepływem informacji) Nie do końca rozwiązane problemy finansowania rozwoju repozytorium 20

21 Sukces? Jak oceniamy repozytorium po upływie półtora roku formalnego działania? Repozytorium PW wystartowało dość późno, ale ze względu na swoje unikalne właściwości (raportowanie, parametryzacja, Baza Wiedzy) dało nową jakość w przedstawianiu dorobku naukowego Jako system ewidencji publikacji i raportowania działa bardzo dobrze Sukcesem Biblioteki jest aktywny udział we wdrożeniu i realizacji projektu i zapewnienie sobie określonej roli w tworzeniu i działaniu repozytorium 21

22 Aktualna Sytuacja Prosta droga do celu: pokazanie w świecie nauki dorobku naukowego uczelni w repozytorium/bazie Wiedzy Stworzone podstawy formalne i organizacyjne Wdrożone i działające repozytorium, będące podstawą oceny dorobku naukowego 22

23 Co dalej? Potrzeba umocnienia, zabezpieczenia, lepszego skomunikowania: Egzekwowanie zarządzenia i uchwały pełne teksty publikacji, archiwizacja i udostępnianie Kwestie formalno-organizacyjne Interoperacyjność metadanych włączenie w sieć repozytoriów europejskich/światowych Powiązanie z bazami wiedzy, platformami naukowymi 23

24 ZAPROSZENIE na spotkanie informacyjne poświęcone rozwojowi oprogramowania OMEGA-PSIR przeznaczonego do tworzenia uczelnianego repozytorium i bazy wiedzy o dorobku i aktywności zawodowej jej pracowników Spotkanie informacyjne odbędzie się 16 września br. w godzinach w Centralnej Auli Wydziału Elektroniki i Technik Informacyjnych Politechniki Warszawskiej (I piętro) Warszawa, ul. Nowowiejska 15/19. Przedstawione zostaną następujące zagadnienia: Prezentacja funkcjonalności OMEGA-PSIR - Przedstawienie projektu utworzenia grupy użytkowników oprogramowania OMEGA-PSIR Kierunki rozwoju i zasady finansowania zmian oprogramowania OMEGA-PSIR Zgłoszenia prosimy kierować na adres: repozytorium@bg.pw.edu.pl Szerszych informacji udzielają: W. Struk w.struk@elka.pw.edu.pl M. Lewandowska-Tranda i W. Kubrak repozytorium@bg.pw.edu.pl Dyrektor BG PW J. Stępniak (tel ), j.stepniak@bg.pw.edu.pl), Prof. Henryk Rybiński (tel ), (h.rybinski@ii.pw.edu.pl) 24

25 Dziękujemy za uwagę: 25