Zarządzenie nr 18/2017 Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia 14 marca 2017 roku

Transkrypt

1 Zarządzenie nr 18/2017 a Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia 14 marca 2017 roku w sprawie: zasad wprowadzania i przekazywania danych do Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on Na podstawie art. 66 ust. 2 i art. 34a ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (j.t. Dz.U. z 2016 roku poz. 1842, z późn. zm.), art. 4c ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 roku o zasadach finansowania nauki (j.t. Dz.U. z 2016 roku poz. 2045, z późn. zm.), Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 25 września 2014 roku w sprawie ogólnopolskiego wykazu studentów i ogólnopolskiego wykazu doktorantów (Dz.U. z 2014 roku poz. 1301, z późn. zm.), Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 21 września 2016 roku w sprawie ogólnopolskiego wykazu nauczycieli akademickich i pracowników naukowych (Dz.U. z 2016 roku poz. 1577), Rozporządzenia Ministra Nauki i szkolnictwa Wyższego z dnia 29 czerwca 2015 roku w sprawie Systemu Informacji o Nauce (Dz.U. z 2015 roku poz. 944, z późn. zm.) zarządzam, co następuje: 1 1. W celu realizacji zadań wynikających w szczególności z przepisów ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym oraz ustawy o zasadach finansowania nauki w zakresie wprowadzania danych do Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on, określa się obowiązki jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu w tym zakresie. 2. Ilekroć w niniejszym zarządzeniu mowa o: a) uczelnianym koordynatorze ds. systemu POL-on należy przez to rozumieć osobę posiadającą wiedzę merytoryczną z zakresu funkcjonowania systemu POL-on, powołaną przez rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu do pełnienia tej funkcji; b) administratorze Systemu należy przez to rozumieć osobę posiadającą wiedzę informatyczną z zakresu działania systemu POL-on, powołaną przez rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu do pełnienia tej funkcji; c) użytkowniku Systemu należy przez to rozumieć pracownika Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu posiadającego wiedzę w zakresie danych wprowadzanych do Systemu, któremu przydzielono odpowiednie role w Systemie; d) Systemie należy przez to rozumieć Zintegrowany System Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on;

2 e) roli w Systemie należy przez to rozumieć nadawanie użytkownikowi Systemu przez Administratora Systemu uprawnienia dostępu do poszczególnych funkcjonalności Systemu. 3. Pracownicy wszystkich jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu są zobowiązani do współpracy w celu realizacji zadań Uczelni w zakresie wprowadzania danych do Systemu Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu nadzoruje funkcjonowanie Systemu na Uczelni przy wsparciu prorektorów. 2. nadzoruje prawidłowość, kompletność i terminowość wprowadzanych danych dotyczących Wydziału, którym kieruje. 3. może wyznaczyć wydziałowego koordynatora ds. systemu POL-on do koordynowania i wypełniania zadań w zakresie systemu POL-on na poziomie Wydziału Proces przygotowywania, ewidencji i przekazywania danych do Systemu w imieniu rektora nadzoruje uczelniany koordynator ds. systemu POL-on. 2. Do zadań uczelnianego koordynatora ds. systemu POL-on należy: a) monitorowanie funkcjonalności istniejących modułów i informowanie użytkowników o udostępnieniu nowych modułów w Systemie oraz informowanie rektora o zmianach; b) przydzielanie i egzekwowanie obowiązków od użytkowników Systemu; c) nadzorowanie terminowego i rzetelnego przekazywania danych do Systemu; d) raportowanie do rektora o stanie realizacji zadań w zakresie przekazywania danych do Systemu; e) zgłaszanie rektorowi wszelkich informacji o ryzyku mogącym zakłócić rzetelność, prawidłowość i terminowość przekazywania danych do Systemu wraz ze wskazaniem rozwiązań mających na celu wyeliminowanie lub zminimalizowanie ryzyka; f) współpraca z administratorem Systemu i użytkownikami Systemu. 4 Do zadań administratora ds. systemu POL-on należy: a) zarządzanie (tworzenie/dezaktywowanie) kontami użytkowników w Systemie; b) nadawanie i modyfikacja uprawnień do właściwych modułów; c) nadzorowanie przestrzegania zasad bezpieczeństwa danych przesyłanych elektronicznie; d) pomoc techniczna użytkownikom Systemu; e) zarządzanie słownikami i parametrami Systemu; f) gromadzenie i archiwizowanie wniosków o założenie konta w Systemie.

3 5 1. Kierownik jednostki organizacyjnej odpowiada za terminowe i rzetelne przekazywanie danych do Systemu w ramach kierowanej przez niego jednostki. 2. Do zadań kierownika jednostki organizacyjnej należy: a) wnioskowanie do uczelnianego koordynatora ds. systemu POL-on o utworzenie, likwidację, lub zawieszenie konta użytkownika Systemu oraz o nadanie, cofnięcie, modyfikację uprawnień dla użytkownika Systemu; b) informowanie uczelnianego koordynatora ds. systemu POL-on o zmianach w formie zatrudnienia użytkownika Systemu mających wpływ na terminowość i rzetelność przekazywania danych w tym: rozwiązanie stosunku pracy, długotrwałą nieobecność, urlop macierzyński, urlop wychowawczy; c) wprowadzenie do zakresu czynności pracownika informacji o obowiązku terminowego i należytego wprowadzania i przekazywania danych do Systemu; d) nadzór nad poprawnością danych wprowadzonych do Systemu przez pracownika danej jednostki organizacyjnej. 3. Wniosek o nadanie, cofnięcie, modyfikację uprawnień dla kierownika jednostki organizacyjnej składa jego bezpośredni przełożony, zgodnie ze strukturą organizacyjną Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu. W przypadku wygaśnięcia stosunku pracy lub zmiany stanowiska, albo zakresu obowiązków pracownika bezpośrednio przełożony jest zobowiązany niezwłocznie wystąpić z wnioskiem o zawieszenie, zmianę lub wycofanie dotychczas nadanych uprawnień w Systemie. 4. Wzór wniosku, o którym mowa w ust. 2 i 3, stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. Wnioski można składać w formie papierowej lub elektronicznie do uczelnianego koordynatora ds. systemu POL-on. 5. Na podstawie wniosku, stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia, uczelniany koordynator ds. systemu POL-on sporządza upoważnienie, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia. Nadanie uprawnień do pracy w Systemie POL-on pracownikowi, którego działania są związane z przetwarzaniem danych osobowych, może nastąpić tylko wtedy, gdy posiada on upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. 6. Uczelniany koordynator ds. systemu POL-on prowadzi rejestr upoważnień Za terminowe wprowadzenie, przekazanie i aktualizację danych do Systemu odpowiada użytkownik Systemu. 2. Do zadań użytkownika Systemu należy w szczególności: a) niezwłoczne usuwanie sygnalizowanych przez System błędów we wprowadzonych danych; b) monitorowanie informacji w Systemie dotyczących nowych zadań wynikających z nowelizacji przepisów lub aktualizacji, modernizacji Systemu w obsługiwanych

4 modułach i zgłaszanie kierownikowi jednostki organizacyjnej konieczności rozszerzenia zakresu wprowadzanych danych; c) archiwizowanie dokumentacji sprawozdawczej w formie papierowej lub elektronicznej; d) zapewnienie bezpieczeństwa danych w Systemie poprzez: ochronę parametrów konta przed osobami trzecimi, właściwe posługiwanie się kontem w Systemie, w tym nieudostępnianie loginu i hasła osobom trzecim, informowanie uczelnianego koordynatora ds. systemu POL-on oraz administratora Systemu o każdym przypadku nieprawidłowego lub nietypowego działania Systemu, utraty loginu lub hasła, wykorzystania danych zawartych w Systemie przez nieuprawnione osoby lub do celów innych niż sprawozdawcze. 3. Przekazanie przez użytkownika Systemu sprawozdania (w formie elektronicznej / wskazane w załączniku nr 1 poz. 21) do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, możliwe jest jedynie po sprawdzeniu oraz zatwierdzeniu przez kierownika jednostki organizacyjnej oraz dziekana, prorektora lub kanclerza w zależności od podległości w strukturze organizacyjnej Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu. 4. Użytkownik Systemu co najmniej raz w roku, na prośbę rektora lub uczelnianego koordynatora ds. systemu POL-on, jest zobowiązany do złożenia oświadczenia o prawidłowości, kompletności i terminowości wprowadzonych danych do Systemu, co stanowić będzie podstawę do złożenia oświadczeń, o których mowa w art. 34a ust. 4 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym. 7 Zobowiązuje się wszystkich pracowników do szczególnej staranności przy realizacji wymienionych w niniejszym zarządzeniu zadań ze względu na ewentualne konsekwencje, albowiem: 1) nieprawidłowe, nierzetelne lub nieterminowe wprowadzenie danych i informacji do Systemu może skutkować wstrzymaniem finansowania ze strony Ministra właściwego ds. nauki do czasu usunięcia nieprawidłowości; 2) w przypadku przekazania środków finansowych na naukę w wysokości ustalonej w oparciu o dane wprowadzone do systemu POL-on przez wydziały w sposób nieprawidłowy, nierzetelny lub nieterminowy, Ministrowi właściwemu ds. nauki przysługuje prawo do żądania zwrotu nienależnie pobranych środków finansowych. 8 Dane w Systemie uzupełniane muszą być na bieżąco, chyba że inny termin raportowania wynika z odpowiednich przepisów prawa.

5 9 W przypadku uruchomienia nowych funkcjonalności (modułów) w Systemie rektor wydaje odpowiednie dyspozycje kierownikom jednostek organizacyjnych, za pośrednictwem uczelnianego koordynatora ds. systemu POL-onu. 10 Wprowadza się szczegółowy podział zadań do wykonywania w Systemie przez poszczególne jednostki organizacyjne, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 11 Niniejsze zarządzenie wchodzi w życie z dniem 14 marca 2017 roku. REKTOR (prof. dr hab. Maciej Żukowski, prof. zw. UEP)

6 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 18/2017 a UEP z dnia 14 marca 2017 roku PODZIAŁ ZADAŃ DO WYKONYWANIA W SYSTEMIE POL-on PRZEZ POSZCZEGÓLNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE UEP Lp. Moduł Zawartość modułu 1 Administracja 2 3 Biblioteki naukowe Czasopisma wydawane przez jednostki naukowe Dane podstawowe, adres, jednostki podrzędne Kierownictwo jednostki Użytkownicy Zestawienie bibliotek naukowych/dane jednostki organizacyjnej uczelni Zestawienie wydawanych czasopism naukowych Jednostka realizująca zadanie Uczelniany koordynator ds. systemu POLon Pracowniczych Uczelniany koordynator ds. systemu POL-on Biblioteka Główna UEP Redaktorzy czasopism UEP Nadzór merytoryczny Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą 4 Doktoranci Wykaz doktorantów 5 Działania upowszechniając e naukę Konferencje naukowe Nagrody i wyróżnienia (medale/odznaczeni a państwowe, nagrody Ministra, a UEP) Pracowniczych Termin wprowadzania i realizacji zadań (na dzień 30 czerwca do 31 sierpnia i na na bieżąco na bieżąco (na dzień 30 czerwca do 31 sierpnia i na (na dzień 30 czerwca do 31 sierpnia i na dzień 31 grudnia - do 5 stycznia ( dzień 30 czerwca do 31 sierpnia i Pozostałe nagrody i wyróżnienia

7 6 Finanse jednostki 7 Infrastruktura 8 Inwestycje 9 Kierunki studiów Wyniki finansowe jednostki naukowej Nakłady poniesione na działalność B+R Infrastruktura naukowo-badawcza Infrastruktura informatyczna Wartości niematerialne i prawne Zestawienie inwestycji Zestawienie dotacji inwestycji w rozbiciu na lata Zestawienie uprawnień do prowadzenia studiów na określonym kierunku, poziomie i profilu (-ach) kształcenia, zestawienie uruchomionych studiów Kwestura Dział ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą, Kwestura Kwestura Dział Techniczny Kwestura Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą, do dnia 30 kwietnia następnego roku do dnia 30 kwietnia następnego roku do dnia 30 kwietnia następnego roku na bieżąco 10 Laboratoria i aparatura badawcza Zestawienie laboratoriów badawczych ( dzień 30 czerwca do 31 sierpnia i 11 Nieruchomości Budynki, lokale, działki Sale dydaktyczne 12 Oświadczenia o zgodności danych ze stanem faktycznym Dział Zarządzania Infrastrukturą do 30 kwietnia następnego roku

8 13 Patenty i dokonania Patenty i prawa ochronne/ Efekty praktyczne/ Wdrożenia ( dzień 30 czerwca do 31 sierpnia i 14 Pomoc materialna 15 Pracownicy Projekty naukowe Stopień dr/ dr hab. Pomoc materialna dla studentów i doktorantów Wykaz pracowników, dane pracownika, informacje o zatrudnieniu na Uczelni, zgoda na dodatkowe zatrudnienie, informacje o karach dyscyplinarnych Pracownicy przypisani do minimum kadrowego w roku akademickim Projekty naukowe krajowe i międzynarodowe Nadane stopnie, streszczenia, recenzje i autoreferaty Studenckich Pracowniczych dzień 30 listopada - do 15 grudnia (dotyczy studentów); dzień 31 grudnia - do 15 stycznia (dotyczy doktorantów), a także w terminie 14 dni od dnia wydania decyzji oraz aktualizacja raz w miesiącu w terminie 14 dni od daty zatrudnienia; aktualizacja na bieżąco, usuwanie danych oznaczonych jako archiwalne - po upływie 10 lat zgodnie z przepisami ( dzień 30 czerwca do 31 sierpnia i w terminie 30 dni od dnia nadania stopnia doktora lub doktora habilitowanego

9 Wykaz studentów Studia doktoranckie Wykaz studentów Ankiety EN-1 (o liczbie kandydatów przyjętych na studia) Zestawienie studiów doktoranckich Ogólnopolskie Repozytorium Pisemnych Prac Dyplomowych 21 Sprawozdania z działalności Uczelni Sprawozdanie GUS Dział Dydaktyki Informacje ogólne Biuro a Absolwenci Dział Dydaktyki Dział ds. Badań Współpraca Naukowych i międzynarodowa Współpracy z Zagranicą, Opłaty za studia oraz Centrum pozostałe Edukacji odpłatności Menedżerskiej S-10 Dział Dydaktyki S-11 Studenckich Centrum Edukacji Menedżerskiej, S-12 Pracowniczych, Prorektor ds. Edukacji i Studentów Koordynator ds. studiów doktoranckich, według stanu na dzień 30 listopada do 5 grudnia; według stanu na dzień 15 kwietnia do 30 kwietnia dzień 1 października do 5 października do 15 stycznia niezwłocznie po zdaniu egzaminu dyplomowego do 30 listopada zgodnie z informacjami z systemu POL-on Sprawozdania finansowe Kwestura zgodnie z obowiązującymi przepisami Ankieta jednostki co 4 lata 22 Polska Bibliografia Naukowa Centrum Informatyki/Wyd ziały UEP 23 Polindex Polska baza cytowań Biblioteka UEP Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą, Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą ( dzień 30 czerwca do 31 sierpnia i dzień 31 grudnia - do 30 kwietnia następnego roku

10 Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 18/2017 a UEP z dnia 14 marca 2017 roku WNIOSEK O NADANIE/ZAWIESZENIE/MODYFIKACJĘ UPRAWNIEŃ* UŻYTKOWNIKA SYSTEMU POL-on Imię i nazwisko pracownika, któremu ma zostać nadany/zawieszony/zmodyfikowany* dostęp do systemu POL-on Nazwa jednostki organizacyjnej UEP Nazwa modułu, do którego ma zostać nadany/zawieszony/zmodyfikowany* dostęp**.. Rodzaj uprawnienia:*** a) czasowe: od. do. b) stałe c) na zastępstwo w okresie od...do imię i nazwisko osoby zastępowanej (data i podpis kierownika jednostki organizacyjnej) Wniosek należy złożyć do uczelnianego koordynatora ds. systemu POL-on. * niepotrzebne skreślić ** należy wskazać nazwę modułu oraz tryb pracy (edycja lub podgląd) ***zaznaczyć właściwe

11 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 18/2017 a UEP z dnia 14 marca 2017 roku Poznań, dnia. UPOWAŻNIENIE nr /20. Na podstawie Zarządzenia nr.. a Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia... w sprawie zasad wprowadzania i przekazywania danych do Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on upoważniam Pana/Panią. zatrudnioną na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu w. do wprowadzania/aktualizowania/archiwizowania/podglądu* danych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami w module.. Upoważnienie obowiązuje od do. Upoważnienie wygasa z chwilą ustania zatrudnienia na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. REKTOR prof. dr hab. Maciej Żukowski, prof. zw. UEP Oświadczam, że zapoznałem/zapoznałam się z treścią Zarządzenia nr. a Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia. w sprawie zasad wprowadzania i przekazywania danych do Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on i zobowiązuję się do przestrzegania określonych w nim zadań powierzonych użytkownikowi systemu POL-on... (data i podpis użytkownika Systemu) * zaznaczyć właściwe