ZARZĄDZENIE Nr 9/2017 REKTORA POLITECHNIKI RZESZOWSKIEJ im. IGNACEGO ŁUKASIEWICZA z dnia 1 marca 2017 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr 9/2017 REKTORA POLITECHNIKI RZESZOWSKIEJ im. IGNACEGO ŁUKASIEWICZA z dnia 1 marca 2017 r. w sprawie przygotowania i przekazywania danych do Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on Na podstawie art. 34a, 35 ust 1 i 2 oraz ust 3 pkt 2 i 3, art. 100 ust 3, art. 129a, art. 167b ust 1, art. 170c i art. 201a ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz późn. zm.), art. 31a ust 1 i art. 31b ust 1 oraz 31d ust 1 ustawy z dnia 14 marca 2003 r. o stopniach naukowych i tytule naukowym oraz stopniach i tytule w zakresie sztuki (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 882 późn. zm.) oraz art. 4c ust 1-4 i 9-10 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz późn. zm.) zarządza się, co następuje: Ilekroć w niniejszym zarządzeniu mowa o: 1 1) Systemie POL-on należy przez to rozumieć System Informacji o Nauce w ramach Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on prowadzony przez ministra nauki i szkolnictwa wyższego; 2) Uczelni należy przez to rozumieć Politechnikę Rzeszowską im. Ignacego Łukasiewicza; 3) rektorze należy przez to rozumieć rektora Politechniki Rzeszowskiej im. Ignacego Łukasiewicza; 4) podstawowej jednostce organizacyjnej należy przez to rozumieć wydział Uczelni; 5) dziekanie należy przez to rozumieć: kierownika podstawowej jednostki organizacyjnej; 6) jednostce organizacyjnej należy przez to rozumieć: katedrę, zakład, jednostkę międzywydziałową, pozawydziałową, ogólnouczelnianą oraz jednostkę administracji centralnej działającą na Uczelni; 7) kierowniku jednostki organizacyjnej należy przez to rozumieć: kierownika katedry, kierownika zakładu, kierownika jednostki międzywydziałowej, kierownika jednostki pozawydziałowej, kierownika jednostki ogólnouczelnianej lub kierownika jednostki administracji centralnej; 8) administratorze Systemu należy przez to rozumieć: osobę posiadającą wiedzę informatyczną z zakresu Systemu POL-on; 9) koordynatorze systemu należy przez to rozumieć: osobę posiadającą wiedzę merytoryczną z zakresu funkcjonowania Uczelni i Systemu POL-on; 10) użytkowniku Systemu należy przez to rozumieć: pracownika Uczelni posiadającego wiedzę merytoryczną w danym zakresie, któremu przydzielono odpowiednie role w Systemie POL-on; 11) roli w Systemie POL-on należy przez to rozumieć: nadawane użytkownikom przez administratora systemu uprawnienia dostępu do poszczególnych funkcjonalności systemu Rektor sprawuje nadzór nad raportowaniem danych do Systemu POL-on. 2. Dziekan odpowiada za:

2 1) prawidłowość, rzetelność i terminowość danych oraz informacji wprowadzanych do Systemu POL-on, 2) wskazanie wydziałowego koordynatora ds. nauki i wydziałowego koordynatora ds. kształcenia; obowiązki koordynatora mogą zostać powierzone jednej osobie, 3) opracowanie szczegółowej procedury przekazywania informacji z wydziału do Systemu POL-on wraz ze wskazaniem imiennym osób odpowiedzialnych za wprowadzanie danych w poszczególnych modułach. 3. Dziekan zobowiązany jest do przekazania informacji wynikających z ust. 2 pkt 2-3 do koordynatora Systemu POL-on w terminie 7 dni od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia. 4. Kierownicy jednostek (osoby nadzorujące) o których mowa 4 ust 2 pkt 1-29 i ust 3 odpowiadają za terminowe i rzetelne przekazywanie danych do Systemu POL-on w ramach kierowanej jednostki. 5. Rektor powołuje koordynatora Systemu POL-on oraz administratora Systemu POL-on. 6. Koordynator, o którym mowa w ust. 5 zobowiązany jest do: 1) monitorowania funkcjonalności istniejących modułów i informowania o udostępnianiu nowych modułów w Systemie POL-on; 2) przydzielania i egzekwowania obowiązków od użytkowników Systemu POL-on; 3) nadzorowania terminowego i rzetelnego przekazywania danych do Systemu POL-on; 4) współpracy z administratorem Systemu POL-on oraz użytkownikami. 7. Administrator, o którym mowa w ust. 5 zobowiązany jest do: 1) zarządzania (tworzenia) kontami użytkowników w Systemie POL-on; 2) nadawania i modyfikacji uprawnień (ról) do właściwych modułów; 3) przestrzegania zasad bezpieczeństwa danych przesyłanych elektronicznie; 4) pomocy użytkownikom systemu w zakresie nałożonych na nich obowiązków w związku z Systemem POL-on; 5) zarządzania słownikami Systemu POL-on; 6) zarządzania parametrami Systemu POL-on Dane w Systemie POL-on uzupełniane są na bieżąco, chyba że inny termin raportowania wynika z odpowiednich przepisów prawa. 2. Ustala się następujące zasady przygotowania, wprowadzania i aktualizacji danych w Systemie POL-on: 1) Moduł Administracja Zestawienie Instytucja: Dane podstawowe i struktura organizacyjna Jednostka przekazująca dane: administrator Systemu POL-on Osoba nadzorująca: administrator Systemu POL-on Adres Kierownictwo

3 Wdrożone systemy jakości Osoba nadzorująca: dziekan Użytkownicy Jednostka przekazująca dane: administrator Systemu POL-on Osoba nadzorująca: administrator Systemu POL-on; 2) Moduł Ankieta jednostki Sprawozdanie Ankieta jednostki 3) Moduł Audyt Zestawienie prowadzonych audytów Jednostka przekazująca dane: Biuro Badań Naukowych ; 4) Moduł Biblioteki Naukowe Zestawienie Biblioteka Naukowa Jednostka przekazująca dane: Biblioteka Politechniki Rzeszowskiej Osoba nadzorująca: dyrektor Biblioteki PRz; 5) Moduł Czasopisma wydawane przez jednostki naukowe Zestawienie czasopism wydawanych przez jednostki naukowe 6) Moduł Doktoranci Wykaz doktorantów ; 7) Moduł Działania upowszechniające naukę Konferencje naukowe Nagrody i wyróżnienia ; 8) Moduł Dzieła architektoniczne lub wzornicze oraz dzieła z zakresu architektury krajobrazu Wykaz dzieł architektonicznych lub wzorniczych oraz dzieła z zakresu architektury krajobrazu

4 9) Moduł Finanse jednostki Wykaz dotacji statutowych Jednostka przekazująca dane: Biuro Badań Naukowych Nakłady i wynik finansowy jednostki Jednostka przekazująca dane: kwestor Osoba nadzorująca: kanclerz; 10) Moduł Infrastruktura Infrastruktura naukowo badawcza Jednostka przekazująca dane: Samodzielna Sekcja Majątku Osoba nadzorująca: kwestor Infrastruktura informatyczna Jednostka przekazująca dane: Samodzielna Sekcja Majątku Osoba nadzorująca: kwestor Wartości niematerialne i prawne Jednostka przekazująca dane: Samodzielna Sekcja Majątku Osoba nadzorująca: kwestor Udział w tworzeniu strategicznej infrastruktury badawczej 11) Moduł Inwestycje Zestawienie inwestycji Jednostka przekazująca dane: zastępca kanclerza ds. technicznych Osoba nadzorująca: kanclerz Zestawienie dotacji inwestycji w rozbiciu na lata Jednostka przekazująca dane: kwestor Osoba nadzorująca: kanclerz; 12) Moduł Kierunki studiów Zestawienie uprawnień do prowadzenia studiów Zestawienie uruchomionych studiów na kierunkach ; 13) Moduł Laboratoria i aparatura Zestawienie laboratoriów badawczych 14) Moduł Nieruchomości Zestawienie nieruchomości (budynki, lokale, nieruchomości niezabudowane) Jednostka przekazująca dane: Dział Gospodarczy

5 Zestawienie pomieszczeń (dydaktyczne, badawcze, socjalne i inne), Dział Kształcenia Osoba nadzorująca: kanclerz; 15) Moduł Najważniejsze osiągnięcia jednostki Zestawienie najważniejszych osiągnięć jednostki 16) Moduł Oświadczenia o zgodności danych ze stanem faktycznym Oświadczenia odnośnie wykazu studentów: Jednostka przekazująca dane: koordynator Systemu POL-on Osoba nadzorująca: rektor Oświadczenia odnośnie pozostałych danych uczelni. Jednostka przekazująca dane: koordynator Systemu POL-on Osoba nadzorująca: rektor; 17) Moduł Patenty i dokonania Produkty Jednostka przekazująca dane: Centrum Transferu Technologii PRz Osoba nadzorująca: dyrektor Centrum Transferu Technologii Patenty i prawa ochronne Jednostka przekazująca dane: Centrum Transferu Technologii PRz Osoba nadzorująca: dyrektor Centrum Transferu Technologii Efekty praktyczne Jednostka przekazująca dane: Centrum Transferu Technologii PRz Osoba nadzorująca: dyrektor Centrum Transferu Technologii Wdrożenia Jednostka przekazująca dane: Centrum Transferu Technologii PRz Osoba nadzorująca: dyrektor Centrum Transferu Technologii Aplikacje produktu Jednostka przekazująca dane: Centrum Transferu Technologii PRz Osoba nadzorująca: dyrektor Centrum Transferu Technologii; 18) Moduł Pomoc materialna Pomoc materialna doktorantów w jednostce Jednostka przekazująca dane: Dział Spraw Studenckich Pomoc materialna studentów w jednostce Jednostka przekazująca dane: Dział Spraw Studenckich Zestawienie przyznanej pomocy materialnej studentów w czasie Jednostka przekazująca dane: Dział Spraw Studenckich ;

6 19) Moduł Pracownicy Wykaz nauczycieli akademickich i pracowników naukowych Minimum kadrowe Działalność B+R. Wykaz złożonych oświadczeń o zaliczeniu do liczby N Działalność B+R. Masowe dodanie oświadczeń o zaliczeniu do liczby N Działalność B+R. Członkostwo pracowników Mobilność naukowców 20) Moduł Projekty naukowe Projekty naukowe: Jednostka przekazujące dane: Biuro Badań Naukowych w zakresie projektów prowadzonych przez jednostkę Jednostka przekazująca dane: Centrum Transferu Technologii PRz w zakresie projektów prowadzonych przez jednostkę Osoba nadzorująca: dyrektor Centrum Transferu Technologii; 21) Moduł Rozwój kadry naukowej Rozwój kadry naukowej Tytuły naukowe ; 22) Moduł Sprawozdania Sprawozdanie z działalności uczelni Jednostka przekazująca dane: właściwe jednostki merytoryczne Osoba nadzorująca: koordynator Systemu POL-on Sprawozdania GUS w tym: S- 10 S- 11 S- 12

7 Sprawozdania finansowe: Jednostka przekazująca dane: kwestor Osoba nadzorująca: kanclerz; 23) Moduł Stopień dr/ dr hab. Zestawienie nadanych stopni oraz streszczenia, recenzje i autoreferaty ; 24) Moduł Studenci Wykaz studentów Jednostka przekazująca dane: Sekcja Informatyzacji Toku Studiów Osoba nadzorująca: dziekan Ankiety ; 25) Moduł Studia doktoranckie Zestawienie studiów doktoranckich ; 26) Moduł Uprawnienia jednostek do nadawania stopni naukowych Przyznane uprawnienia (dr, dr hab.) Wykaz pracowników przypisanych do uprawnienia do nadawania stopnia ; 27) Polska Bibliografia Naukowa PBN Publikacje naukowe Osoba nadzorująca: dyrektor Biblioteki PRz; 28) Polska Baza Cytowań POL-index Cytowania publikacji Osoba nadzorująca: redaktor czasopisma; 29) Ogólnopolskie Repozytorium Pisemnych Prac Dyplomowych Pełne teksty prac dyplomowych Jednostka przekazująca dane: Sekcja Informatyzacji Toku Studiów Osoba nadzorująca: dziekan.

8 3. Niezależnie od zapisów ust. 2, prorektor właściwy do spraw nauki w chwili uruchomienia nowego modułu sprawozdawczego w Systemie POL-on, po analizie zakresu danych do wprowadzenia do modułu, wyznacza jednostkę merytorycznie właściwą do wykonania obowiązku sprawozdawczego i pisemnie informuje o tym kierownika jednostki, który będzie nadzorował zgodność danych wprowadzonych do Systemu POL-on ze stanem faktycznym. Jeżeli dane do systemu przekazywane są przez kilka jednostek organizacyjnych, prorektor ustala jednostkę merytorycznie odpowiedzialną za wprowadzone dane i koordynującą przekazanie całości danych do Systemu Do danych Uczelni w Systemie POL-on mają dostęp upoważnieni pracownicy użytkownicy Systemu wprowadzający dane wyznaczeni przez kierownika danej jednostki organizacyjnej (osobę nadzorującą), a także rektor, prorektorzy, dziekani, kanclerz, kwestor lub inni pracownicy Uczelni na pisemny wniosek. 2. Prorektorzy, kanclerz, dziekani występują do koordynatora POL-on z wnioskiem o założenie, zawieszenie, lub usunięcie konta dla danego pracownika. Koordynator, o którym mowa w zdaniu poprzednim akceptuje złożony wniosek oraz przekazuje go do realizacji administratorowi Systemu POL-on. 3. Wzór wniosku, o którym mowa w ust. 2, stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 4. Użytkownik Systemu odpowiedzialny jest za opracowanie i przekazanie danych do Systemu POL-on w terminach uzgodnionych z koordynatorem Systemu POL-on oraz zgodnych z przepisami prawa, a w szczególności zobowiązany jest do: 1) zapoznania się z aktualną instrukcją obsługi Systemu POL-on dostępną w formie elektronicznej na stronie 2) wypełniania obowiązku sprawozdawczego poprzez bieżące monitorowanie statusu danych; 3) aktualizacji danych w zakresie merytorycznym swojej jednostki organizacyjnej; 4) monitorowania bieżących informacji w Systemie POL-on i w przypadku pojawienia się nowych zadań odpowiada za ich wykonanie; 5) sprawdzania aktualności Systemu POL-on, w szczególności informacji o aktualizacjach Systemu POL-on; 6) archiwizacji dokumentacji sprawozdawczej w formie papierowej. 5. W sytuacji wprowadzania danych do tego samego modułu, użytkownicy Systemu zobowiązani są do współdziałania oraz uzgodnień niezbędnych do realizacji zadania. 6. Użytkownik Systemu ma obowiązek złożenia kierownikowi jednostki (osobie nadzorującej) o której mowa w 3 ust 2 i 3 pisemnego oświadczenia, że wprowadzone przez niego dane są prawidłowe, zgodne ze stanem faktycznym i pozbawione błędów rachunkowych, oraz że dane te zostały wprowadzone w terminach określonych w 3 ust 1. Oświadczenie składane jest według daty określonej w obowiązujących przepisach prawa, zaś w przypadku informacji wprowadzanych oraz aktualizowanych w Systemie POL-on na bieżąco do 15 grudnia każdego roku według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia Rektor Uczelni corocznie składa w Systemie POL-on oświadczenie potwierdzające, że dane, o których mowa w art. 34a ust 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, wprowadzone do Systemu POL-on są zgodne ze stanem faktycznym. Oświadczenie nie obejmuje danych wprowadzanych do repozytorium, o których mowa w art. 167b ust 2. Oświadczenie

9 dotyczące liczby studentów składa się do dnia 15 grudnia według stanu na dzień 30 listopada, oświadczenie dotyczące danych, o których mowa w art. 35 ust 2 oraz 100 ust 3 jednocześnie z przekazaniem tych danych w Systemie POL-on, a oświadczenie w pozostałym zakresie do dnia 15 stycznia według stanu na dzień 31 grudnia. 2. Oświadczenia, o których mowa w ust 1 rektor sporządza na podstawie pisemnych oświadczeń kierowników jednostek (osób nadzorujących), o których mowa w 3 ust 2 i 3 potwierdzających zgodność wprowadzonych danych ze stanem faktycznym oraz że dane te zostały wprowadzone w terminach określonych w 3 ust 1. Kierownik jednostki organizacyjnej (osoba nadzorująca) składa oświadczenie w terminie do dnia 14 grudnia, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia. 6 Zasady bezpieczeństwa danych w Systemie POL-on: 1) Koordynator Systemu POL-on, administrator Systemu POL-on oraz pracownicy z dostępem do Systemu, mają obowiązek właściwego zabezpieczenia danych dostępowych do kont przed osobami trzecimi oraz odpowiadają za niewłaściwe posługiwanie się kontem; 2) pracownik Uczelni mający dostęp do Systemu POL-on jest zobowiązany niezwłocznie poinformować administratora Systemu POL-on w przypadku: a) utraty hasła lub loginu, b) nieprawidłowego lub nietypowego działania Systemu POL-on, c) nieprawidłowego działania innych osób wprowadzających dane do Systemu POL-on, d) wykorzystania danych zawartych w systemie POL-on przez nieuprawnione osoby lub do celów innych niż wynikające z obowiązku sprawozdawczego Uczelni, e) rozwiązania stosunku pracy z pracodawcą. 7 Traci moc zarządzenie nr 15/2015 Rektora PRz z dnia 28 kwietnia 2015 r. w sprawie zasad przekazywania danych do Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on. 8 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Rektor PRz: prof. dr hab. inż. Tadeusz Markowski Otrzymują: wszystkie jednostki organizacyjne Uczelni.

10 Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 9/2017 Rektora PRz z dnia 1 marca 2017 r. Rzeszów, dnia r. Koordynator Systemu POL-on na Politechnice Rzeszowskiej WNIOSEK o założenie/cofnięcie* konta w systemie POL-on Na podstawie 4 ust. 2 zarządzenia nr 9/2017 Rektora PRz z dnia 1 marca 2017 r. w sprawie przygotowywania i przekazywania danych do Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on proszę o założenie/cofnięcie* konta w systemie POL-on Pani/Panu*... zatrudnionej/zatrudnionemu*... w zakresie podpis kierownika jednostki organizacyjnej *) niepotrzebne 10

11 Załącznik nr 2 do zarządzenia nr 9/2017 Rektora PRz z dnia 1 marca 2017 r. Rzeszów, dnia r. OŚWIADCZENIE PRACOWNIKA UŻYTKOWNIKA SYSTEMU POL-ON o zgodności wprowadzonych danych do Systemu POL-on ze stanem faktycznym Imię i nazwisko pracownika.. Jednostka organizacyjna Oświadczam, że według stanu na dzień.. informacje oraz dane sprawozdawcze wprowadzone przeze mnie do Systemu POL-on w modułach i zakresach danych: Moduł Zakres danych są prawidłowe, zgodne ze stanem faktycznym, pozbawione błędów rachunkowych oraz że zostały wprowadzone do Systemu POL-on terminowo..... podpis użytkownika Systemu POL-on 11

12 Załącznik nr 3 do zarządzenia nr 9/2017 Rektora PRz z dnia 1 marca 2017 r. Rzeszów, dnia r. OŚWIADCZENIE KIEROWNIKA JEDNOSTKI (OSOBY NADZORUJĄCEJ) o zgodności wprowadzonych danych do Systemu POL-on ze stanem faktycznym Imię i nazwisko pracownika.. Jednostka organizacyjna Oświadczam, że informacje i dane sprawozdawcze wprowadzone do Systemu POL-on w module przez (nazwa jednostki). są zgodne ze stanem faktycznym według stanu na dzień. i zostały wprowadzone terminowo..... podpis kierownika jednostki (osoby nadzorującej) 12