PROFESJONALNA ASYSTENTKA / SEKRETARKA

Transkrypt

1 PROFESJONALNA ASYSTENTKA / SEKRETARKA CELE SZKOLENIA Celem szkolenia jest utrwalenie oraz pogłębienie wiedzy oraz praktycznych umiejętności, które uczynią pracę uczestniczek szkolenia efektywniejszą, łatwiejszą i sprawiającą im satysfakcję zawodową. Kierując na warsztat przełożony zyskuje: efektywniejszą współpracę oraz skuteczniejszą komunikację z asystentką poprawę zarządzania czasem i wyższą efektywność większą odpowiedzialność za powierzone zadania skuteczniejszą organizację pracy asystentki i podległego jej zespołu poprawę zasad etykiety biznesowej i obsługi gości zwiększenie umiejętności komunikacyjnych asystentki KORZYŚCI ZE SZKOLENIA Kreowanie prawidłowego wizerunku zawodowego sekretarki / asystentki Budowanie właściwych relacji z pracownikami, Klientami i przełożonymi Umiejętność asertywnego przedstawiania swoich poglądów, siebie oraz firmy Zwiększenie umiejętności radzenia sobie z sytuacjami trudnymi w sekretariacie Poprawa skuteczności radzenia sobie z ze stresem w pracy Poznanie praktycznych zasad savoir - vivre w relacjach biznesowych Poznanie najsilniejszych cech swojej osobowości i własnych ograniczeń zwieszające efektywność wykonywanych zadań PROGRAM SZKOLENIA WSPÓŁPRACA Z PRZEŁOŻONYM, CZYLI PROFESJONALIZM I WSPARCIE Utrzymanie prawidłowych relacji z przełożonymi Pożądane cechy asystentki - typ osobowości, charakter, umiejętności... Lista podstawowych oczekiwań szefa Efektywność w pracy asystentki Komplementarność funkcjonowania zawodowego Nastroje i emocje w relacji: przełożony-podwładny ZARZĄDZANIE CZASEM PRACY ASYSTENTKI/SEKRETARKI Planowania pracy własnej Prowadzenie terminarza spotkań i czynności szefa Optymalne wykorzystanie czasu pracy Planowanie własnych zadań w tle planu szefa ANALIZA WŁASNEJ EFEKTYWNOŚCI PRACY W KONTEKŚCIE ZARZĄDZANIA CZASEM Przyczyny niekonsekwencji w realizacji planu pracy Przyjmowanie poleceń i nowych zadań od zwierzchnika dlaczego przejawiam opór? Jak polaryzacja i motywacja negatywna wpływają na planowanie i realizację zadań

2 Dlaczego wiele odkładam na później? O syndromie samo utrudniania Określenie indywidualnych złodziei czasu, sposoby wyeliminowania przeszkód w efektywnym wykorzystaniu czasu ZASADY PLANOWANIA Układanie planu dziennego, tygodniowego i innych Korzyści wynikające z planowania Kontrola realizacji planu Określanie ramy czasowej dla realizacji zadania Planowanie rezerwy czasowej Ograniczanie wykonywania zadań do priorytetów ZASADY USTALANIA PRIORYTETÓW Korzyści wynikające ze znajomości własnych priorytetów Analiza wartości nakładu czasu ABC Ustalanie własnych priorytetów Czas czerwony i czas zielony Czas zarezerwowany i czas dostępny Konsekwencja w realizacji priorytetów Co zrobić z zadaniami, których nie udało się zrealizować ETYKIETA BIZNESOWA I SAVOIR VIVRE Zasady pierwszeństwa w kontaktach Przedstawianie, anonsowanie, umawianie jak nie popełnić faux pas Wymiana wizytówek, powitania, tytułowanie Zasady jazdy samochodem i transportu Ceremoniał ceremonie oficjalne, przebieg i organizacja uroczystości Organizacja spotkań oficjalnych, wyjazdów i wizyt Procedencja zasady ustalania pierwszeństwa Spotkania towarzysko służbowe Delegacje - dobór uczestników delegacji SPOTKANIA I PRZYJĘCIA - ORGANIZACJA I UCZESTNICZENIE Formy przyjęć i ich miejsca Zaproszenia Dobór gości Stół i nakrycia - instrukcja obsługi Menu oraz dobór alkoholi i napoi Oprawa i obsługa Rola i obowiązki gospodarza i gościa Aperitif / posiłek / digestif - zachowanie Błędy w etykiecie i języku stołu CODZIENNY SAVOIR VIVRE Telefon Telefoniczny savoir vivre

3 Etykieta Jak reagować na gafy POWITANIA, POŻEGNANIA, PREZENTACJE KULTURA DNIA CODZIENNEGO Znaczenie pierwszego wrażenia w kontaktach z innymi Wizyty oficjalne i nieoficjalne w instytucji Zasady właściwego powitania i pożegnania gościa Sposoby witania, podanie ręki zasady pierwszeństwa Jak należy powitać, podjąć i pożegnać gościa honorowego? Kłopotliwy gość w instytucie Sposoby prezentacji Zasady i wyjątki Przechodzenie na Ty Zasady używania biletów wizytowych Tytuły kurtuazyjne, naukowe, służbowe, honorowe BUDOWA WIZERUNKU I DOSKONALENIE IMAGE PROFESJONALNEJ ASYSTENTKI/SEKRETARKI Strefy odległości w kontaktach interpersonalnych Komunikacja niewerbalna a typy uścisków dłoni i ich znaczenie Jak uniknąć gafy Cmok nonsens i gesty kulturowe TRENING ASERTYWNOŚCI I KOMUNIKACJA W PRACY ASYSTENTKI Istota i zasady asertywności i prawa asertywności w sytuacji zawodowej w zawodzie asystentki Konstruktywne wyrażanie swojego zdania bez wywoływania konfliktu Asertywność jako sztuka respektowania granic i budowania pozytywnej samooceny Radzenie sobie w trudnych sytuacjach z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi Porozumienie z trudnymi klientami (rozpoznawanie charakteru rozmówcy, adekwatny przekaz i odbiór informacji, dostosowanie strategii bezpośredniej do rozmówcy OBJAWY STRESU, CZYLI PO CZYM POZNAĆ, ŻE JESTEŚMY POD WPŁYWEM STRESU? Reakcje fizyczne Reakcje psychologiczne Zmiany w zachowaniu TYPOWE REAKCJE NA STRES, CZYLI JAK FUNKCJONUJEMY W TRUDNYCH SYTUACJACH? Emocjonalne vs zadaniowe nastawienie do stresu Strategia poznawcza Strategia emocjonalna Fantazje, myślenie życzeniowe Współdziałanie z innymi SPOSOBY ZAPOBIEGANIA I RADZENIA SOBIE Z EMOCJAMI I STRESEM Sposoby wypierania emocji (racjonalizacja, projekcja, stłumienie, przemieszczenie)

4 Tłumienie a transformowanie emocji Identyfikowanie własnego wzorca Sytuacja wewnętrzna a sytuacja zewnętrzna Zarządzanie emocjami w sytuacjach trudnych, czyli jak radzić sobie ze złością i innymi emocjami Rola wyrażania emocji i odreagowywania napięcia Szybkie sposoby pozbywania się negatywnych emocji Wyrażanie emocji pozytywnych Psychosomatyczne konsekwencje obciążenia stresem Autodiagnoza indywidualnych obszarów zagrożeń Rodzaje oddechu Praktyka świadomego oddechu Zmniejszamy stres ustalanie celu, który pomaga zmniejszyć stres oraz przeanalizować sposoby jego osiągnięcia Techniki relaksacyjne - Relaksacja przez oddychanie / Trening autogenny (oddychanie połączone z wizualizacją, rozluźnianie mięśni) / Relaksacja Progresywna/ Techniki wizualizacyjne, pomagające kreatywnie znajdować rozwiązania problemów i inne Wpływ kondycji psychofizycznej, czyli jak zadbać o siebie? Wiara w siebie i jej wpływ na poziom stresu SEKRETARIAT JAKO CENTRUM KOMUNIKACYJNE Efektywna komunikacja wewnętrzna Zarządzanie informacją w zarządzaniu biurem Rola sekretariatu jako centrum funkcjonowania biura Organizowanie pracy sekretariatu, zebrań, spotkań i konferencji MIEJSCE SZKOLENIA sierpień Mielno październik Wisła grudzień Katowice CZAS TRWANIA SZKOLENIA 16 godzin szkoleniowych (1h szkoleniowa = 45 minut zegarowych) SYLWETKA TRENERA Piotr R. Wykładowca na Studiach Podyplomowych w Wyższej Szkole Bankowej w Poznaniu. Studiował na Wydziale Dziennikarstwa i Nauk Politycznych Uniwersytetu Warszawskiego. Jest absolwentem programu the Advanced Certificate in Marketing. Od 2004 roku jest też członkiem The Chartered Institute of Marketing i Communication Managerem Komitetu CIM Poland zarządzającego tą organizacją na terenie Polski. Ukończył Akademię Junior Chamber Poland oraz specjalistyczne kursy Best Practices for Inwestor Relations Professionals. Członek Klubu MBA Wyższej Szkoły Zarządzania / The Polish Open University.

5 Od 1994 roku doradza i szkoli jako trener miękkich umiejętności menedżerskich oraz niezależny konsultant ds. komunikacji marketingowej. Posiada również doświadczenie w projektach związanych z komunikacją wewnętrzną w firmie. Łączy wiedzę i praktykę z obszaru etykiety biznesowej, umiejętności menedżerskich, komunikacji, PR oraz HR. Specjalizuje się w zagadnieniach z zakresu technik sprzedaży, negocjacji i obsługi klienta, zarządzania zespołami, procesów komunikacji, marketingu, public relations, social media, autoprezentacji i wystąpień publicznych oraz narzędzi wykorzystywanych w trakcie powyższych działań. Certyfikowany konsultant narzędzi psychometrycznych m.in.: Extended DISC i Success Insights. Zaangażowany w tworzenie zintegrowanych projektów szkoleniowo-eventowych typu szkolenie plus. Zajmuje się także problematyką innowacyjności i leadership. Ma na swoim koncie liczne publikacje w prasie branżowej wydawnictwach książkowych oraz elektronicznych. Od wielu lat prowadzi szkolenia przygotowane dla specjalnie dla poszczególnych jednostek administracji publicznej wszystkich szczebli. Szkolił między innymi przedstawicieli takich instytucji jak: Sejm i Senat RP, Kancelaria Prezydenta i Premiera RP, Kancelaria Sejmu i Senatu, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Ministerstwo Infrastruktury, Urząd Komunikacji Elektronicznej, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Urzędy Wojewódzkie: Dolnośląski, Kujawsko-Pomorski, Lubelski, Lubuski, Małopolski, Łódzki Urząd, Opolski, Podkarpacki, Podlaski, Pomorski, Śląski, Świętokrzyski, Warmińsko- Mazurski, Wielkopolski, Zachodniopomorski, Urząd Miasta Stołecznego Warszawy, Urząd Miejski w Radomiu, Urząd Miasta Wejherowa, Urząd Miasta Piotrkowa Trybunalskiego Urząd Miejski w Zabrzu, Urząd Miasta i Starostwo Powiatowe w Prudniku, Starostwo Powiatowe w Policach, Starostwo Powiatowe w Tczewie, Starostwo Powiatowe w Brzegu, Urząd Miasta Brzeg, Urząd Miejski w Lewinie Brzeskim, Gródków, Olszanka, Głuchołazy, Pakosławice, Skoroszyce, Powiatowy Urząd Pracy w Olecku, Powiatowy Urząd Pracy w Ostrowie Wlkp., Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie, MPWiK w m. st. Warszawie S.A., Warmińsko-Mazurska Agencja Rozwoju Regionalnego SA w Olsztynie Lubelska Agencja Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie i wielu innych. CENA SZKOLENIA Koszt szkolenia dla jednej osoby wynosi: PLN netto. Przy zgłoszeniu 2 4 osób koszt szkolenia wynosi: PLN netto.