Dzierżoniów, dnia: r. EL-SKŁAD SPÓŁKA JAWNA W.PAŁAJSKI, M.MIGATULSKI. Ul. Świdnicka 38, Dzierżoniów ZAPYTANIE OFERTOWE

Transkrypt

1 EL-SKŁAD SPÓŁKA JAWNA W.PAŁAJSKI, M.MIGATULSKI Ul. Świdnicka Dzierżoniów Dzierżoniów, dnia: r. ZAPYTANIE OFERTOWE Dotyczy postępowania ofertowego na realizację projektu Wdrożenie zaawansowanego systemu B2B w firmie El-Skład Spółka Jawna W. Pałajski, M. Migatulski w celu usprawnienia poszczególnych procesów biznesowych pomiędzy partnerami. I. Zamawiający EL-SKŁAD SPÓŁKA JAWNA W.PAŁAJSKI, M.MIGATULSKI Ul. Świdnicka 38, Dzierżoniów EL-SKŁAD Sp. J. to dynamicznie rozwijająca się firma, jedna z wiodących w grupie zakupowej EL-SIGMA Sp. z o.o.. Na rynku działa od lat dziewięćdziesiątych i zajmuje się głównie sprzedażą osprzętu elektrotechnicznego. Właścicielami są p. Mariusz Migatulski i Wiesław Pałajski, swoją siedzibę ma w Dzierżoniowie, woj. Dolnośląskim. Pierwsze lata działalności firmy były trudne. Przypadały bowiem na początek zmiany polskiej rzeczywistości gospodarczej. Aby sprostać jej wymaganiom należało włożyć wiele wysiłku jednocześnie zdobywać nowe doświadczenia. To się udało. Dziś atutem firmy jest dogłębna znajomość rynku oraz kompetentny zespół pracowników. Doceniają to partnerzy handlowi, także Ci spoza Polski i Unii Europejskiej. Priorytetem była i jest wysoka jakość oferowanych towarów. Jej gwarancją są sprawdzeni dostawcy m.in. PCE POLSKA, KARLIK ELEKTROTECHNIK, HAGER POLO i wielu innych, a sukcesywne poszerzanie oferty handlowej pozwala na pozyskiwanie nowych klientów. Owocuje to otwieraniem kolejnych oddziałów. W chwili obecnej poza Dzierżaniowem działają w : Rybniku, Knurowie, Jastrzębiu Zdr, Węgierskiej Górce, Otmuchowie, Oławie. Szczególne miejsce działalności firmy zajmuje promocją rozwiązań ekologicznych, Przyczyniło się to do powołania do życia spółki "ELS POLSKA", której zadaniem jest wprowadzanie na rynek nowości w tej dziedzinie. "EL-SKŁAD" jest już laureatem Gazeli Biznesu i Diamentu Biznesu. Kolejne tegoroczne wyróżnienie jest dowodem na to, iż kierunek rozwoju firmy jej właściwy i pozwoli w przyszłości osiągnąć jeszcze lepsze wyniki.

2 II. Przedmiot zamówienia W związku z realizacją projektu informatycznego mającego na celu wdrożenie systemu B2B składamy zapytanie na następujące jego elementy (dopuszczalne jest składanie ofert na urządzenia o parametrach nie gorszych niż podane poniżej) : ETAP I r r. 1. Zakup serwera wieżowego typu PRIMERGY TX300 (1 sztuka) o parametrach nie gorszych niż: Intel Xeon E5, 16 GB RAM, min. 6 x 300 GB SAS - działanie serwera zapewni maksymalną skalowalność, która umożliwi spełnienie przyszłych potrzeb firmy. Możliwość dostosowania konfiguracji serwera do potrzeb i kosztów tak, aby spełniał wymagania, a jednocześnie był gotowy do przyszłego rozwoju. System jest zoptymalizowany do obsługi aplikacji biznesowych, rozwiązań typu Cloud i wirtualizacji, a także wymagających obliczeniowo zadań, 2. Zasilacz APC Smart UPS 1500VA (1 sztuka)- zastosowanie tego typu urządzenia pozwala na uniknięcie niebezpieczeństwa związanego z utratą danych znajdujących się na serwerze, a także możliwości uszkodzenia samego urządzenia. 3. Nabycie licencji na Moduł Interaktywne Zamówienia - moduł e-zamówienia umożliwi automatyczne wprowadzanie do systemu jakichkolwiek zamówień przychodzących od partnerów poprzez plik wymiany danych zdefiniowany w systemie. Dotyczy to zarówno klientów przesyłających zamówienia w oparciu o platformę z wykorzystaniem dowolnego kanału przesyłania tych treści jak również klientów korzystających z platformy Zarządzania Interakcją z Klientem do składania zamówień w systemie. 4. Wdrożenie Moduł Interaktywne Zamówienia, 5. Zasilacz awaryjny 750VA, obudowa typu Tower (8 sztuk)- zastosowanie tego typu urządzenia pozwala na uniknięcie niebezpieczeństwa związanego z utratą danych znajdujących się na serwerze, a także możliwości uszkodzenia samego urządzenia, 6. Analiza przedwdrożeniowa. Analiza systemu, opracowanie struktur danych, analiza potrzeb, opracowanie struktur plików - Analiza przedwdrożeniowa jest niezbędnym elementem z punktu widzenia prawidłowego wdrożenia systemu typu B2B a przede wszystkim późniejszego powodzenia całego projektu. Celem takiej analizy będzie:

3 - opracowanie szczegółowych wymagań dla Systemu w zakresie realizowanych funkcji, z uwzględnieniem zagadnień ergonomii interfejsu użytkownika, architektury rozwiązania, aspektów wydajności i wysokiej dostępności; - Opracowanie infrastruktury sprzętowej dla projektu niezbędnej dla zbudowania środowiska pozwalającego na wdrożenie oprogramowania systemowego i użytkowego wraz z komponentami administracyjnymi, a także odpowiednie połączenie wszystkich elementów systemu za pomocą sieci o odpowiedniej przepustowości; - Wstępna dokumentacja użytkowa części integracyjnej mająca na celu opisanie projektowanych funkcjonalności dla wykonawców wdrożenia i innych uczestników procesu wdrożenia; - Określenie szczegółowych zadań dla każdego z modułów systemu; - Budowa systemu przepływu danych pomiędzy firmą EL-SKŁAD Spółka Jawna W. Pałajski, M. Migatulski a jej partnerami; rezultatem będzie zdefi niowanie szczegółowych interfejsów, formatów danych i protokołów komunikacji między systemami Wnioskodawcy oraz partnerów zewnętrznych, 7. Serwer backupowy typu PRIMERGY TX100 o parametrach nie gorszych niż: Intel Xeon E3, 8 GB RAM, min. 2 x 500 GB SATA ( 8 s ztuk) - zakup ośmiu mniejszych serwerów daje możliwość uzyskania większej stabilności całego systemu, ponadto w przypadku awarii jednego z serwerów drugi będzie mógł spełniać rolę serwera awaryjnego. Zapobiegnie to utracie cennych danych oraz umożliwi ciągłość pracy systemu. 8. Usługa instalacji i konfiguracji serwera- celem tego działania będzie zoptymalizowanie działania serwera pod specyfikę działania El-Skład 9. Wdrożenie: Moduł Zarządzania Interakcją z Klientem (zamówień, obsługi rozrachunków, promocji), 10. Licencja na pulpit zdalny RDS ( 1 licencja dla 5 osób - 2 licencje dla 10 osób)- licencjonowanie usług pulpitu zdalnego, zarządza licencjami dostępu klienta usług pulpitu zdalnego (RDS CAL) wymaganymi dla każdego urządzenia lub użytkownika nawiązującego połączenie z systemem. Gdy klient (użytkownik lub urządzenie) nawiązuje połączenie z serwerem sesji usług pulpitu zdalnego, serwer ustala, czy jest

4 wymagana licencja CAL usług pulpitu zdalnego. Następnie serwer żąda licencji CAL w imieniu klienta, który podejmuje próbę nawiązania połączenia z serwerem sesji usług pulpitu zdalnego. Jeśli na serwerze dostępna jest odpowiednia licencja CAL usług pulpitu zdalnego, licencja ta zostanie wystawiona dla klienta i klient może nawiązać połączenie, 11. Licencja Windows 2008R2 Foundation ( 1 sztuka), 12. Nabycie licencji na Moduł Zarządzania Interakcją z Klientem (zamówień, obsługi rozrachunków, promocji)- działanie modułu opierać będzie się na funkcjonalności umożliwiającej przeglądanie w czasie rzeczywistym wybranych kartotek firmy. Partnerzy uzyskają dostęp do aktualnego katalogu towarów oraz historii transakcji, będą mogli również przeglądać swoje rozrachunki i pobierać dokumenty (w szczególności e-faktury). Aplikacja składać się będzie z dwóch głównych podmodułów: modułu zamówień i panelu administratora. Użytkownik będzie mieć także dostęp do sekcji Dokumenty zawierającej informacje o wystawionych fakturach i płatnościach. Lista faktur będzie dostępna do zapisu, jako CSV lub XML. Możliwość generowania oferty dla partnera z możliwością wydruku, mechanizmy eksportu danych do formatów.csv lub.xml, generowania zamówień na podstawie zamówień i ofert już zapisanych w systemie - to dodatkowe korzyści dające wymierne oszczędności partnerom. Zamówienie przesłane przy udziale modułu po stronie dostawcy będzie pojawiać się w systemie, jako e-zamówienie. Oznacza to pełną integrację działań marketingowych firmy z wewnętrznymi procesami przedsiębiorstwa niemal jednoczesne przyjęcie i zrealizowanie zamówienia oraz umożliwienie przeprowadzania działań promocyjnych (aktualizacji ofert, promocje cenowe) w jednym systemie z działaniami sprzedażowymi i księgowymi. ETAP II r r. 1. Nabycie zaawansowanego narzędzia przetwarzania danych w formule SaaS opartego na następującym module: - Analizy biznesowe- Oprogramowanie umożliwiające optymalizację działalności za pomocą systematycznie przeprowadzanych analiz systemowych. Dzięki temu modułowi możliwa będzie optymalizacja wykorzystania zasobów firmy oraz opracowania spójnej i efektywnej strategii współpracy.

5 Oprogramowanie Analiz Biznesowych zawiera zestaw gotowych analiz i raportów, obejmujących obszary sprzedaży, płatności i zakupów, a generowane zestawienia znajdą zastosowanie zarówno w firmie EL-SKŁAD Spółka Jawna W. Pałajski, M. Migatulski, jak i firmach partnerskich. Sama funkcjonalność modułu zaoferuje Firmie EL-SKŁAD (jak i partnerom) następujące funkcjonalności: Lepszy wgląd w działalność przedsiębiorstwa, Usprawnienie procesu podejmowania, Obniżenie kosztów pozyskiwania analiz, Oszczędność czasu, Weryfikacja realizacji planów firmy, 2. Wdrożenie zaawansowanego narzędzia przetwarzania danych w formule SaaS opartego na następującym module: - DataLoader dla ETL (dla hurtowni danych,) 3. Nabycie licencji na Moduł AutoNotifier - zadaniem modułu będzie pełne wsparcie i automatyzacja generowania informacji podczas realizacji zleceń pomiędzy partnerami. Dzięki temu modułowi partnerzy zyskają zawsze aktualny dostęp do bieżących informacji, takich jak status zamówienia, czy też katalog towarów wraz ze specyfikacją techniczną oferowanych produktami i posiadanymi przez nie certyfikatami oraz atestami 4. Wdrożenie modułu AutoNotifier, 5. Wdrożenie zaawansowanego narzędzia przetwarzania danych w formule SaaS opartego na następującym module: - Analizy Biznesowe, 6. Nabycie zaawansowanego narzędzia przetwarzania danych w formule SaaS opartego na następującym module: - DataLoader dla ETL (dla hurtowni danych)- Narzędzie umożliwiające import danych dla procesu ETL( pol. wyodrębnianie, transformacja i ładowanie), które w konsekwencji podlegać mogą transformacjom, aby w odpowiedniej postaci dostarczone zostały do miejsca przeznaczenia. W ramach przekształcenia danych wykorzystywanych może być szereg komponentów pozwalających definiować algorytmy przeliczeń czy kryteria kojarzenia. Dane mogą podlegać normalizacji lub denormalizacji. W trakcie przepływu weryfikowana może być również jakość danych. Wykorzystanie dedykowanych narzędzi do definiowania przepływów ETL pozwala lepiej zarządzać danymi i szybciej reagować w przypadku

6 potrzeby wprowadzenia zmian. W ramach działalności operacyjnej mogą służyć do zasilania portali, generowania raportów, przenoszenia danych pomiędzy systemami w ramach zachodzących procesów czy zasilania hurtowni danych. Pozwalają również usprawnić procesy migracji danych, 7. Nabycie licencji Alarmy Biznesowe - moduł ten umożliwi użytkownikom systemu automatyczne wysyłanie do zdefiniowanej grupy partnerów zestawień wcześniej zdefiniowanych w module w pełni automatycznie. Użytkownik zdefiniuje trzon alarmu-raportu oraz określi z jaką częstotliwością powinien być generowany oraz rozsyłany. System w czasie wskazanym przez użytkownika automatycznie wykona zestawienie według ustalonych kryteriów i również w sposób w pełni automatyczny wyśle do dynamicznie tworzonej grupy odbiorców wyniki zestawienia. Dodatkową cechą modułu będzie możliwość określenia przez użytkownika warunków dodatkowych które muszą być spełnione by dany raport został wysłany, to znaczy wysyłka raportu będzie realizowana dopiero wtedy, gdy wybrane dane prezentowane przez raport osiągną określony poziom. Specyfikacja modułów będzie jednym z zadań przeprowadzonej na początku realizacji projektu analizy przedwdrożeniowej. 8. Wdrożenie licencji Alarmy Biznesowe. ETAP III r r. 1. Nabycie licencji na Moduł e-podpis -jest to moduł niezbędny dla sprawnej wymiany elektronicznych dokumentów między partnerami (w szczególności e-faktur) gwarantując pełne bezpieczeństwo dokumentów, przez co rozumieć należy ich autentyczność, integralność oraz niezaprzeczalność. Tym sposobem zarówno Wnioskodawca jak i partnerzy biznesowi będą mogli na dobre porzucić tradycyjne faktury, przenosząc swój biznes na nową, wyższą, zdecydowanie bardziej nowoczesną a jednocześnie ekologiczną płaszczyznę. 2. Wdrożenie Modułu e-podpis, 3. Nabycie licencji na Moduł elektronicznej wymiany dokumentów (EDI) - Mechanizm elektronicznej wymiany dokumentów będzie wspierany uruchomieniem Modułu EDI, której głównym zadaniem będzie automatyzacja dystrybucji i wprowadzanie dokumentów i spełniającej wymogi wymiany dokumentów w formie wyłącznie

7 elektronicznej. Moduł będzie pozwalał na realizację pełnej ścieżki obiegu i wymiany dokumentów: zamówień, awiz wysyłki, potwierdzenia dostaw oraz faktur. Dokumenty stosowane w wymianie z udziałem platformy EDI zapisywane będą w formacie EDI/XML, 4. Wdrożenie Moduł elektronicznej wymiany dokumentów (EDI), 5. Nabycie licencji na Moduł e-faktury moduł ten nie tylko pozwala na sprawniejsze zawieranie transakcji, ale również na oszczędności w zakresie codziennej pracy biurowej i bardziej ekologiczne prowadzenie ewidencji gospodarczej (cyfrowe przechowywanie informacji, zamiast standardowej, przestarzałej i nie adekwatnej mając na względzie cyfrowy świat papierowej ewidencji). Podpisywanie faktur elektronicznych będzie możliwe z wykorzystaniem podpisu elektronicznego. Moduł da również możliwość automatycznego wysyłania podpisanych faktur elektronicznych na adres wskazany przez kontrahenta, a dodatkowo pozwoli na weryfikację otrzymanych dokumentów elektronicznych pod względem autentyczności pochodzenia oraz integralności treści co tylko jeszcze bardziej zwiększy bezpieczeństwo, 6. Wdrożenie Modułu e-faktury, 7. Szkolenie specjalistyczne z zakresu wdrażanego systemu B2B - Głównym celem będzie zapoznanie pracowników firmy z działaniem nowego systemu B2B. Szkolenie przeprowadzone będzie dla grupy 24 pracowników, podzielonych na cztery grupy sześcioosobowe przez 4 dni, po pięć godzin. Taki podział umożliwi skuteczniejsze przyswajanie wiedzy i umiejętności związanych z wdrażanym systemem B2B, pozwoli także na ciągłość realizowanych w firmie procesów. Planowany termin realizacji całości zamówienia: 31 grudzień 2014 r. III. Nie jest dopuszczane. Składanie ofert częściowych IV. Możliwość podwykonawstwa Zamawiający dopuszcza możliwość zlecenie części lub całości zamówienia podwykonawcom.

8 V. Przygotowanie oferty Oferta powinna: posiadać datę sporządzenia i datę ważności, zawierać adres lub siedzibę oferenta, zawierać nr NIP oferenta, określać cenę netto zamówienia, zawierać podpis i pieczęć oferenta. Prosimy o podanie osoby do kontaktu w sprawie oferty. Oferta powinna być sporządzona na Załączniku nr 1. VI. Kryteria oceny ofert Zamawiający dokona wyboru ofert na podstawie porównania cen. Kryterium cena 100%. VII. Wycofanie oferty Oferent przed data wyboru dostawcy może zmienić lub wycofać swoją ofertę. VIII. Miejsce i termin składania ofert 1. Oferta może być dostarczona za pośrednictwem: poczty, kurierem lub osobiście: Ul. Świdnicka 38, Dzierżoniów poczty elektronicznej na adres elsklad@elsklad.pl 2. Wybór oferenta nastąpi w dniu 07 lutego 2014 r. o godzinie Oferty należy składać do dnia 06 lutego 2014 r. do godziny Oferty złożone po terminie wskazanym w pkt. 3 nie będą rozpatrywane. IX. Kontakt w sprawie postępowania ofertowego Dodatkowych informacji na temat przedmiotu zamówienia udziela Pan Wiesław Pałajski, tel.: oraz Pan Mariusz Migatulski, tel.: , elsklad@elsklad.pl

9 ZAŁĄCZNIK NR 1 OFERTA 1. Dane oferenta Nazwa oferenta: Adres/ siedziba firmy:.. NIP: Cena Specyfikacja cenowa ETAP I CENA NETTO Zakup serwera wieżowego typu PRIMERGY TX300 (1 sztuka) o 1 parametrach nie gorszych niż: Intel Xeon E5, 16 GB RAM, min. 6 x 300 GB SAS, 2 Zasilacz APC Smart UPS 1500VA (1 sztuka), Nabycie licencji na Moduł Interaktywne Zamówienia, który umożliwi wprowadzenie do systemu wszystkich zamówień 3 przychodzących od partnerów poprzez plik wymiany danych zdefiniowany w systemie, 4 Wdrożenie Moduł Interaktywne Zamówienia, 5 Zasilacz awaryjny 750VA, obudowa typu Tower (8 sztuk), Analiza przedwdrożeniowa. Analiza systemu, opracowanie struktur 6 danych, analiza potrzeb, opracowanie struktur plików, Serwer backupowy typu PRIMERGY TX100 o parametrach nie 7 gorszych niż: Intel Xeon E3, 8 GB RAM, min. 2 x 500 GB SATA ( 8 sztuk), 8 Usługa instalacji i konfiguracji serwera, Wdrożenie: Moduł Zarządzania Interakcją z Klientem (zamówień, 9 obsługi rozrachunków, promocji),

10 Licencja na pulpit zdalny RDS ( 1 licencja dla 5 osób - 2 licencje dla osób), 11 Licencja Windows 2008R2 Foundation ( 1 sztuka), Nabycie licencji na Moduł Zarządzania Interakcją z Klientem 12 (zamówień, obsługi rozrachunków, promocji). Razem etap I ETAP II Nabycie zaawansowanego narzędzia przetwarzania danych w 1 formule SaaS opartego na następującym module: - Analizy biznesowe, Wdrożenie zaawansowanego narzędzia przetwarzania danych w 2 formule SaaS opartego na następującym module: - DataLoader dla ETL (dla hurtowni danych,) 3 Nabycie licencji na Moduł AutoNotifier 4 Wdrożenie modułu AutoNotifier, Wdrożenie zaawansowanego narzędzia przetwarzania danych w 5 formule SaaS opartego na następującym module: - Analizy Biznesowe, Nabycie zaawansowanego narzędzia przetwarzania danych w 6 formule SaaS opartego na następującym module: - DataLoader dla ETL (dla hurtowni danych), 7 Nabycie licencji Alarmy Biznesowe, 8 Wdrożenie licencji Alarmy Biznesowe. Razem etap II ETAP III 1 Nabycie licencji na Moduł e-podpis 2 Wdrożenie Modułu e-podpis, Nabycie licencji na Moduł elektronicznej wymiany dokumentów 3 (EDI), 4 Wdrożenie Moduł elektronicznej wymiany dokumentów (EDI),

11 5 Nabycie licencji na Moduł e-faktury, 6 Wdrożenie Modułu e-faktury, Szkolenie specjalistyczne z zakresu wdrażanego systemu B2B (20 7 godz. szkolenia x 4 grupy). Razem etap III RAZEM Data ważności oferty: 3. Kontakt w sprawie postępowania Dane osoby do kontaktu w sprawie oferty: Imię, nazwisko.. Numer telefonu:.. Adres Data sporządzenia.