RZP Do Wykonawców dotyczy: postępowania na świadczenie usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej dla Urzędu Miejskiego w Słupsku.

Transkrypt

1 Urząd Miejski w Słupsku pl. Zwycięstwa Słupsk Słupsk, dn r. RZP Do Wykonawców dotyczy: postępowania na świadczenie usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej dla Urzędu Miejskiego w Słupsku. Wyjaśnienia W związku z wniesionymi zapytaniami dotyczącymi ww. postępowania, Zamawiający wyjaśnia, co następuje: Pytanie 1 Proszę o udostępnienie załączników nr 2A, 2B, 3A, 3B oraz 4 w formie edytowalnej najlepiej WORD na stronie www lub na maiła: ***************** Zamawiający udostępnił na stronie www załączniki w formie edytowalnej. Pytanie 2 Zamawiający w Przedmiocie Zamówienia podał, że usługa musi być uruchomiona w okresie od r. Otwarcie kopert Zamawiający przewidział na r. godzina 12:00, ogłoszenie oficjalnych wyników oraz podpisanie umowy zajmie kolejne kilka dni roboczych. Wykonawca zwraca uwagę, iż termin ten jest zbyt krótki na uruchomienie usług objętych przedmiotem zamówienia. Czas na realizacje zamówienia powinien być oszacowany w taki sposób, aby umożliwiał wszystkim potencjalnym Wykonawcom złożenie rzetelnej oferty na przedmiot zamówienia. Ponadto wyznaczenie tak krótkiego terminu na realizacje zamówienia narusza zasady wyrażoną w art. 29 ust. l Ustawy PZP, która obliguje Zamawiającego do opisania przedmiotu zamówienia z uwzględnieniem wszystkich wymagań i okoliczności mogących mieć wpływ na

2 sporządzenie oferty. W związku z powyższym Zamawiający winien wziąć pod uwagę, iż usługi stanowiące przedmiot zamówienia są usługami dedykowanymi tylko dla Zamawiającego ł powinien liczy się z tym, że dostęp z sieci wykonawcy do konkretnej lokalizacji może wymagać inwestycji lub też w przypadku chęci pozyskania infrastruktury od operatorów obcych w tym głównie Orange Polska, winien wziąć pod uwagę średni czas uruchomienia usług jaki wynika z praktyki telekomunikacyjnej. Natomiast w przypadku łączy radiowych w paśmie licencjonowanym niezbędne w procesie uruchomienia usług jest uwzględnienie czasu wymaganego na uzyskanie pozwolenia radiowego wydawanego przez Prezesa TJKE w drodze decyzji. Biorąc pod uwagę powyższe przedstawienie przez Zamawiającego warunku rozpoczęcia świadczenia usług od l r. powoduje, iż większość wykonawców nie będzie mogło złożyć swój ej oferty, a zawężenie grona potencjalnych wykonawców odbędzie się ze szkodą dla Zamawiającego, który ograniczając konkurencje zmniejsza swoje szansę na optymalizację wykorzystania środków budżetowych na realizację przedmiotu zamówienia. Budowa łączy telekomunikacyjnych oraz ich pozyskiwanie z zasobów innych operatorów telekomunikacyjnych jest procesem czasochłonnym i wiąże się z podjęciem przez wyspecjalizowanych pracowników wykonawcy szeregu działań. Niezależnie od wybranej technologii realizacji zamówienia, czasem wynosi około 3 miesięce. Zatem niemożliwym jest rozpoczęcie realizacji usługi w takim terminie jaki wskazał Zamawiający. Tak krótki termin uruchomienia usług przewidziany w przedmiocie zamówienia preferuje tych spośród dostawców usług, którzy już świadczą usługi w wybranych lokalizacjach. Jednocześnie należy zwróci uwagę, iż Zamawiający nie jest uprawniony do powoływania się na pilną potrzebę udzielenia zamówienia, gdyż wykonawcy nie mogą ponosić konsekwencji zbyt późnego wszczęcia postpowania przez zamawiającego. W związku z powyższym wnosimy o dokonanie przez Zamawiającego modyfikacji treści Zaproszenia poprzez zmianę postanowień w przedmiocie zamówienia w zakresie terminu wykonania umowy, w taki sposób, aby wprowadzić dla wykonawców termin na uruchomienie usługi liczony od dnia zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego na poziomie nie krótszym niż 30 dni. Zamawiający nie wyraża zgody.

3 Pytanie 3 Proszę o dokładne wskazanie (budynek, skrzydło, piętro, pokój) gdzie trzeba podłączyć trakt PRĄ oraz miejsce central telefonicznych w powyższej lokalizacji. Chodzi o dokładną lokalizacje w budynku w celu wyceny kosztów podłączenia oraz sprawdzenia możliwości technicznych takiego podłączenia. Ma to istotny wpływ na warunki cenowe oferty Zamawiający dołącza plik z mapką. Pytanie 4 Zwracamy się z prośbą o wydłużenie terminu składania ofert z r. godzina 11:00 co naj mniej do dnia r. W uzasadnieniu informujemy, że Wykonawca w celu należytego przygotowania oferty w przedmiotowym postępowaniu musi sprawdzić warunki techniczne pozwalające na ocenę możliwości realizacji wszystkich wymogów Zamawiającego oraz przeprowadził czasochłonną procedurę sprawdzenia warunków, umożliwiających świadczenie usługi lokalizacji oraz przeprowadzi wizje lokalne. W obecnym brzmieniu zapisów termin składania ofert nie jest wystarczająco długi, aby wszyscy Wykonawcy zdolni do należytego wykonania tego zamówienia mogli otrzymać potrzebne warunki techniczne i dokonać kalkulacji oferty. Zapewnienie odpowiednio długiego czasu na przygotowanie oferty należy także w interesie Zamawiającego, gdyż tylko w tym przypadku postępowanie będzie miało charakter prawdziwiej konkurencji. W związku z ogłoszonym postępowaniem i wyznaczonym terminem składania ofert na r. wnioskujemy o wydłużenie terminu składania ofert do dnia r. godzina 11:00 Zamawiający wydłuża termin składania ofert do dnia r., godz. 11:00 Pytanie 5 Proszę o potwierdzenie czy zamawiający zezwala na świadczenie usługi po WLR (Wholesale Linę Rental) - usługa hurtowego dostępu do sieci.

4 Zamawiający zezwala na świadczenie usług po WLR. Pytanie 6 Opis przedmiotu zamówienia: 5.2 ( ORAZ UMOWA 3 pkt. 6.1 i 7) Prosimy o doprecyzowanie, iż naliczanie sekundowe bez opłat za inicjację połączeń dotyczy połączeń krajowych z wyłączeniem połączeń na numery specjalne, skrócone, infolinie, serwisy informacyjne, Premium Rate i połączeń o stałej opłacie. W uzasadnieniu informuję, że taryfikacja połączeń na numery specjalne, infolinie i numery dodatkowo płatne, tzw. premium jest bardzo zróżnicowana. Połączenia na infolinie bezpłatne jak sama nazwa wskazuje są darmowe za całe zrealizowane połączenie. Na infolinie płatne taryfikacja może być realizowana w postaci jednej opłaty za cały czas trwania połączenia lub za każdą minutę lub za 3 minuty lub w jeszcze inny sposób zależny od pozycjonowania danej infolinii w Planie Numeracji Krajowej stosowanym w Polsce. Podobnie zróżnicowanie wygląda taryfikacja na numery specjalne, a zróżnicowanie cenowe taryfikacji dotyczy szczególnie połączeń na numery dodatkowo płatne, tzw. premium. Zamawiający doprecyzowuje, iż naliczanie sekundowe dotyczy połączeń krajowych z wyłączeniem połączeń na numery specjalne, skrócone, infolinie, serwisy informacyjne, Premium Rate. Pytanie ( ORAZ UMOWA 3.5) Czy zamawiający zgodzi się zgłaszać uszkodzenia i awarie telefonicznie tylko na wskazaną przez wykonawcę Infolinię? Wykonawca informuje, że w kanale telefonicznym może zapewnić najkrótszy czas reakcji na zgłoszenie a ponadto Doradca telefoniczny może już przez telefon załatwić sprawę Zamawiającego, co w mniemaniu Wykonawcy zwiększy zadowolenie Zamawiającego z obsługi. Ponadto Wykonawca tylko w tym kanale kontaktu może zagwarantować bezzwłoczne potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia SMS-em. Wszystkie rozmowy z Doradcami są

5 nagrywane i w razie reklamacji odsłuchiwane, dlatego Zamawiający może mieć pewność prawidłowego przyjęcia jego zgłoszenia. Zamawiający nie wyraża zgody. Pytanie 8 Umowa, Prosimy o potwierdzenie, iż to Zamawiający jest podmiotem odpowiedzialnym za kontrolowanie czy kwota brutto tego zadania jest wyczerpana i powiadomi Wykonawcę o ryzyku wykorzystania ww. kwoty z wyprzedzeniem obejmującym co najmniej 1 okres rozliczeniowy? Ponadto, czy z chwilą wyczerpania kwoty określone w Umowie (również w trakcie trwania okresu rozliczeniowego) Wykonawca ma zaprzestać świadczenia usług?; Odpowiedź Zamawiający potwierdza, iż jest Stroną odpowiedzialną za kontrolowanie, czy środki określone w poszczególnych Umowach zostały wyczerpane i powiadomi Wykonawcę o ryzyku wyczerpania ww. środków z odpowiednim wyprzedzeniem. Wykonawca będzie świadczył usługi do końca okresu rozliczeniowego w którym nastąpiło wyczerpanie kwoty umowy. Pytanie 9 Załącznik nr 5a, Prosimy o usunięcie tego zapisu. Nie ma możliwości podania danych kontaktowych osób odpowiedzialnej za usuwanie awarii. Prace wykonuje partner techniczny, który kontaktuje się bezpośrednio z klientem. Odpowiedź Zamawiający nie dopuszcza zmian we wskazanym zakresie.

6 Pytanie 10 Załącznik nr 5a, 9 Zwracamy się z prośbą do Zamawiającego o zgodę i dodanie zapisu, że łączna wysokość wszystkich kar umownych, do zapłaty których może być zobowiązany Wykonawca, nie może przekroczyć 20 % wartość umowy brutto. Zamawiający nie dopuszcza modyfikacji postanowień umowy o treść wskazaną w pytaniu. Pytanie 11 Załącznik nr 5 B 3.4 Jak w załączniku 5A Czy zamawiający zgodzi się zgłaszać uszkodzenia i awarie telefonicznie tylko na wskazaną przez wykonawcę Infolinię Zamawiający nie wyraża zgody. Pytanie 12 Załącznik nr 5 B, 4.1 Prosimy o potwierdzenie, iż to Zamawiający jest podmiotem odpowiedzialnym za kontrolowanie czy kwota brutto tego zadania jest wyczerpana i powiadomi Wykonawcę o ryzyku wykorzystania ww. kwoty z wyprzedzeniem obejmującym co najmniej 1 okres rozliczeniowy? - Ponadto, czy z chwilą wyczerpania kwoty określone w Umowie (również w trakcie trwania okresu rozliczeniowego) Wykonawca ma zaprzestać świadczenia usług?; Zamawiający potwierdza, iż jest Stroną odpowiedzialną za kontrolowanie, czy środki określone w poszczególnych Umowach zostały wyczerpane i powiadomi Wykonawcę o ryzyku wyczerpania ww. środków z odpowiednim wyprzedzeniem.

7 Wykonawca będzie świadczył usługi do końca okresu rozliczeniowego w którym nastąpiło wyczerpanie kwoty umowy. Pytanie 13 Załącznik nr 5 B, 6.3 Proszę o usunięcie tego zapisu. Nie ma możliwości podania danych kontaktowych osób odpowiedzialnej za usuwanie awarii. Prace wykonuje partner techniczny, który kontaktuje się bezpośrednio z klientem. W żadnym wypadku nie może tu być wpisana osoba z obsługi. Zamawiający nie dopuszcza zmiany. Pytanie 14 Załącznik nr 5 B, 8 Zwracamy się z prośbą do Zamawiającego o zgodę i dodanie zapisu, że łączna wysokość wszystkich kar umownych, do zapłaty których może być zobowiązany Wykonawca, nie może przekroczyć 20 % wartość umowy brutto. Zamawiający nie dopuszcza modyfikacji postanowień umowy o treść wskazaną w pytaniu. Pytanie 15 Załącznik 3A i 3B pkt.4 - Formularz ofertowy - niezgodność zapisu z treścią w Projekcie umowy(zał.5a)&5 Ust.6. Prosimy o ujednolicenie do tego co jest zapisane w Projekcie umowy Zamawiający ujednolici postanowienia formularza ofertowego i umowy zgodnie z zapytaniem.

8 Pytanie 16 Projekt Umowy(zał.5A) &9 Ust.4 - Uważamy iż potrącanie kar umownych z wynagrodzenia(faktur) nie jest właściwym postępowaniem. Kary umowne winne być dochodzone po uprzednio przeprowadzonym procesie reklamacyjnym, a samodzielne potrącanie kary może doprowadzić do poważnych nieporozumień pomiędzy stronami umowy dotyczącymi rozliczeń oraz stwarza możliwość pozbawienia Wykonawcy efektywnego wynagrodzenia za spełnione świadczenie bez żadnej kontroli. Odpowiedź Zamawiający informuje, że ewentualne potrącania kar umownych nastąpią po uprzednio przeprowadzonych postępowaniach reklamacyjnych. Pytanie 17: Umowa część A, 8 przewiduje możliwość odstąpienia od umowy. Czy Zamawiający wyrazi zgodę na wykreślenie w 8 ust. 1 i 2? Zamawiający nie wyraża zgody na wykreślenie zapisów. Pytanie 18 Umowa część A, 9 ust. 2 przewiduje karę umowną za odstąpienie od umowy. Czy zamawiający wyrazi zgodę na wykreślenie w _ 9 ustępu 2? Zamawiający nie wyraża zgody na wykreślenie zapisów. Pytanie 19 Umowa część A, 12 przewiduje możliwość wcześniejszego rozwiązania umowy. Czy Zamawiający wyrazi zgodę na dodanie kolejnego ustępu w brzmieniu ; W przypadku wcześniejszego rozwiązania umowy z wyjątkiem okoliczności o których mowa w 8 ust.

9 3 zamawiający zwróci udzielone mu przez wykonawcę ulgi i rabaty za okres faktycznego obowiązywania umowy? Zamawiający nie dopuszcza zmian we wskazanym zakresie. Pytanie 20 Umowa część B, 7 przewiduje możliwość odstąpienia od umowy. Czy Zamawiający wyrazi zgodę na wykreślenie w 87ust. 1 i 2? Zamawiający nie dopuszcza zmian we wskazanym zakresie. Pytanie 21 Umowa część B, 8 ust. 2 przewiduje karę umowną za odstąpienie od umowy. Czy Zamawiający wyrazi zgodę na wykreślenie w _ 8 ustępu 2? Zamawiający nie dopuszcza zmian we wskazanym zakresie. Pytanie 22 Umowa część B, 11 przewiduje możliwość wcześniejszego rozwiązania umowy. Czy Zamawiający wyrazi zgodę na dodanie kolejnego ustępu w brzmieniu : W przypadku wcześniejszego rozwiązania umowy z wyjątkiem okoliczności o których mowa w 7 ust. 3 zamawiający zwróci udzielone mu przez wykonawcę ulgi i rabaty za okres faktycznego obowiązywania umowy? Zamawiający nie dopuszcza zmian we wskazanym zakresie.

10 Pytanie 23 Prosimy o przesuniecie terminu składania ofert na Dodatkowy czas pozwoli wykonawcom na przygotowanie ofert zgodnie z oczekiwaniami Zamawiającego. Zamawiający wydłuża termin składania ofert do dnia r., godz. 11:00 Zamawiający informuje, że powyższe wyjaśnienia stanowią integralną część Zaproszenia do składania ofert. Wykonawcy zobowiązani są uwzględnić je podczas sporządzania oferty.