Jak skuteczne jest planowanie i harmonogramowanie siły roboczej w firmie?

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Jak skuteczne jest planowanie i harmonogramowanie siły roboczej w firmie?"

Zbigniew Markiewicz
8 lat temu
Przeglądów:

1 Informator dla kierownictwa Jak skuteczne jest planowanie i harmonogramowanie siły roboczej w firmie? 7 pytań pozwalających odróżnić najlepszych od całej reszty PLANOWANIE I HARMONOGRAMOWANIE PRACY PERSONELU

2 Czy harmonogramowanie jest procesem nieistotnym, czy może pozwala firmie lepiej funkcjonować? Czy harmonogramowanie siły roboczej pomaga w realizowaniu celów? Choć może się wydawać oczywiste, że tak być powinno, tego rodzaju skuteczne harmonogramowanie rzadko jest realizowane w praktyce. Oto sposób na uzyskanie kontroli niezbędnej do realizacji celów biznesowych oraz na osiągnięcie optymalnych poziomów wydajności, bezpieczeństwa i zadowolenia pracowników. Siedem pytań, nad którymi warto się zastanowić Rozwiązania opisane w tym informatorze zostały wdrożone w wielu różnych organizacjach, w których trzeba było sprostać specyficznym wyzwaniom planistycznym. Federal Aviation Authority (FAA), KLM Catering Services, FirstGroup, SIS Live, Danone, G4S Belgium i LSG Sky Chefs-Brahim to tylko kilka przykładów spośród osiągających sukcesy organizacji, które dostrzegają znaczące korzyści ze zoptymalizowania pracy personelu za pomocą najlepszych rozwiązań do harmonogramowania siły roboczej. Firmy te działają w skomplikowanych środowiskach podlegających szybkim zmianom, gdzie często pojawiają się następujące ograniczenia: Niektóre zadania mogą zostać wykonane wyłącznie przez pracowników o odpowiednich umiejętnościach. Działania są w znacznym stopniu regulowane przepisami. Popyt stale się zmienia. Potrzebne jest zwiększanie zadowolenia pracowników poprzez uwzględnianie ich preferencji. Jeśli w organizacji występują któreś z tych elementów, warto zadać sobie poniższe pytania, by ocenić, jak funkcjonuje harmonogramowanie siły roboczej, i dowiedzieć się, co zrobić, żeby działało jeszcze sprawniej. Planowanie i optymalizacja łańcucha dostaw 2

3 Skutecznie działający system wspomagania decyzji powinien uwzględniać wszystkie specyficzne reguły i ograniczenia firmy, a wprowadzanie nowych powinno odbywać się bez wysiłku. 1. Czy wiadomo, kiedy plan jest dobry? Biorąc pod uwagę stopień złożoności sytuacji związanych z siłą roboczą, większość planistów musi mocno się napracować, aby sporządzić wykonalny plan jakikolwiek wykonalny plan. Nie ma już zwyczajnie czasu na rozważanie, czy plany, nad których stworzeniem pracują planiści, są zgodne z celami biznesowymi. Planistom potrzebne są natychmiastowe informacje zwrotne na temat jakości opracowywanych planów. Co więcej, te informacje są niezbędne jeszcze przed podjęciem jakichkolwiek decyzji. Tę rolę dobrze spełniają kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), umożliwiające przełożenie celów biznesowych na wymierne cele, takie jak minimalizowanie naruszeń zasad dotyczących poziomu obsługi czy liczba godzin bezczynności podczas zmiany. Skuteczny system wspomagania decyzji powinien automatycznie obliczać wskaźniki KPI i wyświetlać je w czasie rzeczywistym, aby planiści wiedzieli, czy ich plany są zgodne z celami biznesowymi. Zamiast otrzymywać po fakcie informacje, że właśnie zderzyli się z górą lodową, będą wiedzieć, kiedy trzeba skorygować kurs jeszcze na etapie planowania. Planistom potrzebne są natychmiastowe informacje zwrotne bazujące wskaźnikach KPI, zapewniające bieżący wgląd w sytuację z perspektywy teraźniejszości. Planowanie i optymalizacja łańcucha dostaw 3

4 2. Czy w planach na pewno uwzględniane są wszystkie obowiązujące przepisy prawne, wymogi dotyczące pracy i reguły biznesowe? Planiści mają do czynienia z całą gamą ograniczeń: od przepisów prawnych i wymogów dotyczących pracy po umowy dotyczące poziomu usług i wymogi szkoleniowe. Wielu planistów traci cenny czas na wielokrotne sprawdzanie swoich planów w celu zapewnienia zgodności. Skutecznie działający system wspomagania decyzji powinien uwzględniać wszystkie specyficzne reguły i ograniczenia firmy, a wprowadzanie nowych powinno odbywać się bez wysiłku. Takie 100-procentowe dopasowanie do działalności przedsiębiorstwa jest czynnikiem decydującym o realizacji celów. Plany, które nie odzwierciedlają rzeczywistości, w jakiej działa firma, przyniosą nieoptymalne wyniki. Taki system powinien generować plany pozwalające unikać naruszeń reguł lub przynajmniej je minimalizować. Powinien również natychmiast wyświetlać powiadomienia o takich naruszeniach wraz z informacjami dotyczącymi sposobów ich uniknięcia. Automatyczna kontrola zgodności pomaga w unikaniu kosztownych naruszeń przepisów i pozwala planistom na swobodne planowanie. Planowanie i optymalizacja łańcucha dostaw 4

5 3. Czy planiści mają do dyspozycji wszystkie niezbędne informacje zawsze wtedy i tam, kiedy i gdzie ich potrzebują? Planowanie jest dużo łatwiejsze, gdy wydajność można ogarnąć jednym rzutem oka z jednodniowym, miesięcznym czy nawet rocznym wyprzedzeniem. Tego rodzaju widoczność ułatwia planistom harmonogramowanie działań wspierających realizację potrzeb biznesowych i umożliwia im strategiczne przydzielanie wydajności. Kolejna wskazówka: dwóch różnych planistów nigdy nie ma takich samych wymogów dotyczących informacji, dlatego planiści powinni mieć możliwość konfigurowania niestandardowych widoków informacji oraz zapisywania ich, aby były łatwo dostępne. Do ogarnięcia wszystkich informacji niezbędnych do podjęcia decyzji powinien wystarczyć jeden rzut oka i powinny one być prezentowane w sposób ułatwiający planowanie. 4. Czy plany są odporne na nagłe zakłócenia? Jeżeli dana organizacja nie działa w wyjątkowo stabilnym środowisku, planiści muszą ciągle walczyć z zakłóceniami. Możliwość aktualizowania planów w trakcie ich realizacji jest czynnikiem decydującym o realizacji wskaźników KPI. Skuteczny system wspomagania decyzji umożliwia planistom skuteczne radzenie sobie z zakłóceniami i minimalizowanie ich wpływu. Na przykład gdy pracownik poinformuje o zwolnieniu chorobowym, system powinien zaproponować na podstawie wstępnie zdefiniowanych kryteriów najbardziej odpowiednie zastępstwo i wyróżnić dane kontaktowe wybranej osoby. Planistom potrzebne są aktualizowane w czasie rzeczywistym informacje i analizy, umożliwiające optymalne korygowanie harmonogramów na podstawie wskaźników KPI. Planowanie i optymalizacja łańcucha dostaw 5

6 5. Czy w planach uwzględniane jest zadowolenie pracowników? W planach należy uwzględniać preferencje pracowników, takie jak wnioski o przydzielenie określonej zmiany, dni wolne oraz praca na część etatu. Udostępnienie pracownikom portalu samoobsługowego może być dla planistów skutecznym sposobem na pozyskiwanie szczegółowych informacji na temat preferencji pracowników oraz na uwzględnianie ich w planach. Taka elastyczność: pomaga pracownikom uzyskać odpowiednią równowagę pomiędzy pracą a życiem prywatnym, podnosi poziom zadowolenia oraz morale, zmniejsza rotację pracowników. Planiści powinni mieć możliwość uwzględnienia optymalnej liczby preferencji pracowników, sprawiedliwego ich rozdzielenia oraz natychmiastowego ocenienia, czy mają wpływ na wydajność operacyjną. 6. Czy do zadań zawsze przypisywane są najbardziej odpowiednie osoby? Niełatwo jest ustalić, czy pracownik mający najbardziej odpowiednie umiejętności i doświadczenie jest ponadto: dostępny podczas określonej zmiany, w stanie wykonać zadanie bez konieczności wykorzystania nadgodzin, w najodpowiedniejszym miejscu. Planiści czerpią korzyści z systemu wspomagania decyzji, który ocenia pracowników na podstawie ich predyspozycji i natychmiast wskazuje najbardziej odpowiednie osoby. Planistom potrzebny jest natychmiastowy dostęp do informacji dotyczących najbardziej odpowiednich pracowników wraz ze wskazaniem, dlaczego najlepiej nadają się do wykonania danego zadania. Planowanie i optymalizacja łańcucha dostaw 6

7 7. Czy planiści mogą jeszcze skuteczniej opracowywać plany? Planiści są często przytłoczeni całą tą złożonością i zadowalają się planami, w których wydajność lub zmiany są z góry ustalone, mimo że wymogi dotyczące wydajności się zmieniają. Wynikające z tego niedopasowanie prowadzi do przeszacowania lub niedoszacowania wydajności oraz podwyższenia kosztów operacyjnych. Skuteczny system wspomagania decyzji powinien optymalizować grafiki na podstawie wskaźników KPI, umożliwiając najlepsze dopasowanie zapotrzebowania i zgodności w sposób automatyczny. Niemniej plan umożliwiający optymalizację wskaźników KPI to dopiero początek. Planiści powinni mieć możliwość wprowadzania zmian w rozwiązaniach sugerowanych przez system oraz uszczegóławiania wyników na podstawie własnej wiedzy ogólnej. Na przykład niektórzy pracownicy szczególnie dobrze wykonują swoje zadania, pracując z określonymi osobami, albo wręcz przeciwnie, nie są w stanie znieść nawet przebywania z kimś w tym samym pomieszczeniu. Planista, który o tym wie, powinien mieć możliwość korygowania grafików sugerowanych przez system. Podobnie jest z zakłóceniami, które mogą uniemożliwić zoptymalizowanie całego planu. Planiści, którzy potrafią wybrać, gdzie zastosować optymalizację, będą w stanie szybko reagować na niespodziewane wydarzenia i minimalizować ich skutki. To były trudne pytania nie bez powodu. Dotychczasowe metody harmonogramowania siły roboczej nie przystają do obecnych wymogów. Więcej informacji na temat maksymalizowania wydajności i uzyskiwania kontroli niezbędnej do realizowania celów biznesowych można uzyskać, kontaktując się z nami lub odwiedzając stronę internetową Idealny system umożliwia planistom kontrolowanie sytuacji oraz dostosowywanie planów na podstawie własnej wiedzy ogólnej. Biura: info@quintiq.com Internet: Planowanie i optymalizacja łańcucha dostaw 7

Podobne dokumenty

6 kroków do skutecznego planowania na postawie wskaźników KPI

6 kroków do skutecznego planowania na postawie wskaźników KPI Urzeczywistnianie celów biznesowych w praktyce Planowanie i optymalizacja łańcucha dostaw Odkryj brakujące połączenie pomiędzy celami biznesowymi