Korespondencja seryjna MS Word Korespondencja seryjna połączenie dwóch programów MS Word i MS Excela

Transkrypt

1 Korespondencja seryjna połączenie dwóch programów MS Word i MS Excela 1. Otwórz pusty dokument Word 2007, a następnie napisz w tym dokumencie następujący tekst: niniejszym informuje, że uczeń klasy jest zagrożony semestralna oceną niedostateczną z informatyki wychowawca klasy Stefan Majewski. Zostawiamy wolna linijkę na imię i nazwisko. Tam gdzie jest napis klasa też pozostawiamy puste miejsce. 2. W dokumencie IV.11.3.baza_danych_korespondencji_seryjnej.xlsx znajdują się bazy danych. Naszym zadaniem jest połączenie po przez zakładkę korespondencja dwóch dokumentów MS Word i MS Excel. 3. Klikamy na zakładkę korespondencja w uprzednio stworzonym dokumencie. Kliknij na ikonkę rozpocznij korespondencje seryjną 4. Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku wybieram ostatni element [imię nazwisko] [klasa] Strona 1 z 9

2 5. Po wybraniu kreatora korespondencji seryjnej krok po kroku z boku dokumentu pojawi się nowe okienko z napisem korespondencja seryjna. Wybieram typ dokumentu będzie to list 6. Przechodzimy do następnego kroku korespondencji, zostajemy w bieżącym dokumencie 7. Następny krok to połączenie bieżącego dokumentu z bazą danych IV.11.3.baza_danych_korespondencji_seryjnej.xlsx [imię nazwisko] [klasa] Strona 2 z 9

3 8. Klikamy na napisz list i wybieramy bazę danych IV.11.3.baza_danych_korespondencji_seryjnej.xlsx Wybieramy Zagrożenia$ [imię nazwisko] [klasa] Strona 3 z 9

4 9. Baza została połączona z dokumentem pokazuje to boczny panel 10. Wstawiamy pole korespondencji seryjnej do dokumentu umożliwi to nam przeglądnięcie bazy danych. [imię nazwisko] [klasa] Strona 4 z 9

5 11. Wstawiamy pola w odpowiednie miejsce tj. Imię, Nazwisko, Klasa. 12. Dzięki temu wstawiliśmy pola bazy, które łączą Word z Excelem z bazy w Excelu będą pobierane dane. Aby zobaczyć te dane należy nacisnąć przycisk w zakładce korespondencja podgląd wyników. 13. Stosowanie reguł chcemy teraz wyeliminować sytuacje taką w której jeżeli będzie pojawiało się imię dziewczyny to w sformułowaniu Niniejszym informuje, że uczennica., a gdy uczeń to w sformułowaniu Niniejszym informuje, że uczeń.. Wcześniej usuwamy słowo uczeń i w tym miejscu wstawiamy regułę. [imię nazwisko] [klasa] Strona 5 z 9

6 Wybieram zakładkę korespondencja reguły jeśli to.inaczej Wybieramy Nazwę pola: Płeć Porównanie: Równe Porównaj z: K Wstaw ten tekst uczennica W przeciwnym razie wstaw ten tekst: uczeń. [imię nazwisko] [klasa] Strona 6 z 9

7 14. Tak samo postąp w przypadku słowa zagrożony, zagrożona zastosuj regułę. Usuwamy słowo zagrożony i wstawiamy regułę. 15. List jednak zawiera poważny błąd, ponieważ wpisano tu wszystkich uczniów i tych niezagrożonych. Aby wybrać tych zagrożonych otworzy nam się powyższe okienko dialogowe. [imię nazwisko] [klasa] Strona 7 z 9

8 Klikamy na zagrożenia wybieramy filtr tak. Wybierając ten filtr pozostają tylko te osoby, które mają zagrożenia. 16. Tak przygotowany tekst kopiujemy 4 razy na stronie, rozmieszczamy tak aby były jednakowe odstępy pomiędzy tekstami, ponieważ było by to nie ekonomiczne jeżeli chcielibyśmy poszczególne kartki drukować. Aby poszczególne dane nie powtarzały się (imiona, nazwiska itp.) wstawiamy regułę przed 2, 3 i 4 kopią. Za każdym razem wybieramy Następny rekord. 17. Ostatni etap to połączenie listu w całość do wydruku. Wybieramy edytuj poszczególne dokumenty i wszystko. I to jest ostatni etap tej części ćwiczenia. [imię nazwisko] [klasa] Strona 8 z 9

9 Praca własna Zadanie 1. Poproszono Cię o przygotowanie dyplomów dla uczestników IV Wojewódzkiego Turnieju Szkół Ponadgimnazjalnych w Unihokeju. Dane uczestników oraz zajęte przez nich miejsca zostały umieszczone w arkuszu Dyplomy w pliku IV.11.3.baza_danych_korespondencji_seryjnej.xlsx. Wzór dyplomu proszę opracować samodzielnie (ewentualnie można skorzystać z szablonu oferowanego przez edytor tekstu). Zadanie 2. Jesteś pracownikiem Spółdzielni Mieszkaniowej Przytulny Domek. Twoim zadaniem jest wysyłanie imiennej korespondencji do mieszkańców dotyczącej rachunku za wodę. Dane mieszkańców (imię, nazwisko, płeć, adres) oraz dane dotyczące wysokości rachunku wraz z ilością m 3 zużytej wody znajdują się w arkuszu Rachunek w pliku IV.11.3.baza_danych_korespondencji_seryjnej.xlsx. W zadaniu należy uwzględnić: Na jednej kartce formatu A4 należy umieścić dwa różne rachunki; Imię i nazwisko musi być poprzedzone formą grzecznościową pan lub pani w zależności od płci; Korespondencja będzie wysyłana wyłącznie do osób, które mają do zapłacenia jakąś kwotę (rachunki opiewające na kwotę zero złotych nie mogą być drukowane. [imię nazwisko] [klasa] Strona 9 z 9