ZARZĄDZENIE Nr 23/13/14 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 20 grudnia 2013 roku

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr 23/13/14 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 20 grudnia 2013 roku w sprawie ustalenia zasad podpisywania i zatwierdzania wybranych dokumentów finansowych na Politechnice Śląskiej Działając na podstawie art. 66 ust. 1, 2 i 3 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (j.t. Dz. U. z 2012r., poz. 572, z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz. U. z 2013 poz. 885, z późn. zm.), zarządza się co następuje: 1 1. Ustala się zasady podpisywania i zatwierdzania wybranych, następujących dokumentów finansowych na Politechnice Śląskiej: 1) wnioski w sprawie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 2) zamówienia na dostawy lub usługi, 3) umowy cywilno-prawne, 4) faktury i rachunki. 2. Przyjmuje się zasadę, że osoba będąca jednocześnie dysponentem środków finansowych i kierownikiem jednostki organizacyjnej nie może złożyć dwóch podpisów na jednym dokumencie, za wyjątkiem kierownika podstawowej jednostki organizacyjnej Wniosek w sprawie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego sporządza i podpisuje dysponent środków finansowych, posiadający właściwe pełnomocnictwo Rektora, udzielone zgodnie z Zarządzeniem Nr 10/13/14 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 19 listopada 2013 roku w sprawie zasad udzielania pełnomocnictw i upoważnień lub Zarządzeniem Nr 16/13/14 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 27 listopada 2013 roku w sprawie funkcjonowania na Politechnice Śląskiej Systemu Zarządzania Projektami. 2. W zależności od wartości zamówienia stosuje się trzy tryby postępowania, uregulowane Zarządzeniem Nr 26/13/14 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 10 stycznia 2014 roku w sprawie obowiązków jednostek i komórek organizacyjnych Politechniki Śląskiej w zakresie stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych: 1) dla zamówień nie przekraczających kwoty 3000 Euro, 2) dla zamówień o zbilansowanej wartości równej lub większej od kwoty 3000 Euro i nie przekraczającej kwoty Euro, 3) dla zamówień o zbilansowanej wartości równej lub większej od kwoty Euro. 3. Na wnioskach w sprawie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, których wzory stanowią Załączniki Nr 1, 2, 3 i 4 do niniejszego Zarządzenia, składają swój podpis niżej wymienione osoby, w zależności od źródła finansowania: 1) Fundusz Inwestycyjny Rektora (FIR i ZIR) i Fundusz Remontów Centralnych (FRC) Załącznik Nr 1: a) dysponent środków finansowych, co oznacza podjęcie przez niego decyzji o b) Rektor, co oznacza akceptację wnioskowanego zakupu lub usługi, c) kwestor, co oznacza, że dysponent środków finansowych posiada właściwe pełnomocnictwo Rektora, oraz że jednostka organizacyjna posiada środki na ich realizację,

2 2) Fundusz Pomocy Materialnej (FPR i FPM) Załącznik Nr 2: a) dysponent środków finansowych, co oznacza podjęcie przez niego decyzji o b) Prorektor ds. Studenckich i Kształcenia, co oznacza akceptację dla zaciągnięcia zobowiązania finansowego, c) kwestor, co oznacza, że dysponent środków finansowych posiada właściwe pełnomocnictwo Rektora, oraz że jednostka organizacyjna posiada środki na ich realizację, 3) Dotacja z budżetu państwa (DYD, BK), działalność badawcza (NB, U, W, O), decyzje inwestycyjne finansowane z budżetu państwa (budowlane, aparaturowe i informatyczne), działalność projektowa (projekty unijne, strukturalne, krajowe i inne), przychody własne i przychody wewnętrzne (DPD, DKW, KPW) Załącznik Nr 3: a) dysponent środków finansowych, co oznacza podjęcie przez niego decyzji o b) kierownik podstawowej jednostki organizacyjnej lub właściwy prorektor dla podległych mu jednostek organizacyjnych, co oznacza akceptację dla zaciągnięcia zobowiązania finansowego, c) kwestor, co oznacza, że dysponent środków finansowych posiada właściwe pełnomocnictwo Rektora, oraz że jednostka organizacyjna lub projekt badawczy posiada środki na ich realizację, 4) Koszty Ogólnouczelniane (KOU) Załącznik Nr 4: a) dysponent środków finansowych, co oznacza podjęcie przez niego decyzji o b) kontroler jednostki budżetowej, co oznacza dokonanie kontroli realizacji budżetu jednostki, c) kierownik jednostki budżetowej, co oznacza akceptację dla zaciągnięcia zobowiązania finansowego, d) kontroler budżetu, co oznacza że dysponent środków finansowych posiada właściwe pełnomocnictwo Rektora, oraz że jednostka organizacyjna posiada środki na ich realizację. 3 Zamówienie na dostawy lub usługi składa i podpisuje w imieniu Politechniki Śląskiej kanclerz, potwierdzając celowość realizacji zamówienia oraz kwestor potwierdzając posiadanie środków finansowych na ten cel Wzory umów cywilnoprawnych zawiera Zarządzenie Nr 85/08/09 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 15 lipca 2009 roku. 2. Umowy cywilnoprawne zawierane z pracownikami Administracji Centralnej niezależnie od źródła finansowania oraz z innymi osobami, których źródłem finansowania jest KOU, FIR lub FPM podpisują niżej wymienione osoby: 1) zamawiający jako dysponent środków finansowych, którym jest Rektor lub osoba działająca na podstawie pełnomocnictwa Rektora, co oznacza podjęcie decyzji o 2) Rektor, co oznacza akceptację zawieranej umowy, 3) kierownik jednostki lub komórki organizacyjnej, co oznacza zgodę na podjęcie pracy, 4) kwestor, co oznacza, że dysponent środków finansowych posiada właściwe pełnomocnictwo Rektora, oraz że jednostka organizacyjna posiada środki na jej realizację.

3 3. Umowy cywilnoprawne zawierane z pracownikami pozostałych jednostek niezależnie od źródła finansowania podpisują niżej wymienione osoby: 1) zamawiający jako dysponent środków finansowych, działający na podstawie pełnomocnictwa Rektora, co oznacza podjęcie przez niego decyzji o zaciągnięciu zobowiązania finansowego 2) kierownik podstawowej jednostki organizacyjnej lub właściwy prorektor, co oznacza akceptację zawieranej umowy, 3) kierownik jednostki organizacyjnej, co oznacza zgodę na podjęcie pracy, 4) kwestor, co oznacza, że dysponent środków finansowych posiada właściwe pełnomocnictwo Rektora, oraz że jednostka organizacyjna posiada środki na jej realizację Dysponent środków finansowych składa swój podpis na odwrocie faktury dokumentującej zakupy, co oznacza potwierdzenie wykonania zamówienia dostawy lub usługi. 2. Do weryfikacji faktur dokumentujących zakupy, w zależności od źródła finansowania, stosuje się odpowiednio procedury i listy kontrolne zawarte w Zarządzeniu Nr 22/13/14 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 20 grudnia 2013 roku w sprawie ustalenia zasad kontroli finansowej w Politechnice Śląskiej. 5 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 22 stycznia 2014 roku. Otrzymują: R,RO,RW,RD,RA,AK wszystkie jednostki i komórki organizacyjne Uczelni

4 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 23/13/14 Wniosek do Działu OZ nr... z dnia. nettovat Wartość szacunkowa wniosku : Decyzja Akceptacja Kontrola finansowa Dysponent środków finansowych Rektor Kwestor data i podpis kierownika OZ

5 Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 23/13/14 Wniosek do Działu OZ nr... z dnia. nettovat Wartość szacunkowa wniosku : Decyzja Akceptacja Kontrola finansowa Dysponent środków finansowych Prorektor ds. studenckich i kształcenia Kwestor data i podpis kierownika OZ

6 Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 23/13/14 Wniosek do Działu OZ nr... z dnia. nettovat Wartość szacunkowa wniosku : Decyzja Akceptacja Kontrola finansowa Dysponent środków finansowych Kierownik podstawowej jednostki organizacyjnej Kwestor lub prorektor data i podpis kierownika OZ

7 Załącznik Nr 4 do Zarządzenia Nr 23/13/14 Wniosek do Działu OZ nr z dnia netto VAT Wartość szacunkowa wniosku : Decyzja Kontrola budżetu Akceptacja Kontrola finansowa Dysponent środków finansowych Kontroler jednostki budżetowej Kierownik jednostki budżetowej Kontroler budżetu Data i podpis kierownika OZ