Przyjmuje się następujące techniki dokumentowania zapisów księgowych:

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr.. Burmistrza Gminy Kęty z dnia Zasady rachunkowości dla Projektów realizowanych z EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU REGIONALNEGO w ramach PO Innowacyjna Gospodarka Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w Gminie Kęty 1 Podstawą prowadzenia rachunkowości budżetu Projektów z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach PO Innowacyjna Gospodarka Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w Gminie Kęty jest dokumentacja zasad opracowana na podstawie: 1) Art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz z późn. zm.), art. 4 ust. 4, art.10, art. 11 ust.1, art.17 ust. 1 i 2 pkt.1 art. 83 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( tekst jednolity Dz. U. 2009r. Nr 152 poz z późn. zm.) oraz 11 ust. 1 pkt.1 i 2 ust. 2 i 12 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128 poz.861 z późn. zm.) oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208 poz. 1375). 2) Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz z późn. zm.). 3) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010r. w sprawie stosowania Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 242, poz. 1622). Przyjmuje się następujące techniki dokumentowania zapisów księgowych: 2 1. Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, obejmujący okres od 1 stycznia do 31 grudnia. 2. Okresem sprawozdawczym rozliczeniowym jest miesiąc, ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych następuje w terminie do 30 kwietnia roku następnego. 3. Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim, przechowywane są w siedzibie Urzędu Gminy Kęty. 4. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dowodami źródłowymi. Zapisy zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych ujmuje się w kolejności dat ich powstawania, co najmniej z podziałem na poszczególne okresy sprawozdawcze.

2 5. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów, ujmuje się w tej samej wysokości w bilansie otwarcia następnego roku obrotowego. 6. Księgi rachunkowe prowadzi się techniką komputerową. 7. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald które tworzą: - dziennik, - księga główna, w której obowiązuje ujęcie każdej operacji zgodnie z zasadą podwójnego zapisu (Wn Ma), - księgi pomocnicze, - zestawienia obrotów i sald. Księgi pomocnicze stanowią uszczegółowienie księgi głównej w stosunku do wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych środków trwałych. Zestawienia obrotów i sald sporządza się na podstawie sum zapisów na kontach księgi głównej i kontach analitycznych na koniec każdego miesiąca. 8. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się na podstawie dowodów księgowych w wydzielonym dzienniku : - zewnętrznych (otrzymywanych od kontrahentów przekazywanych kontrahentom), - wewnętrznych (dotyczących operacji wewnątrz jednostki). Każdy dowód księgowy odzwierciedla rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej wolny od błędów rachunkowych. Dowód jest oznaczony numerem umożliwiającym powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. Numeracja dowodu jest miesięczna od 1- go do ostatniego dnia danego miesiąca. Każdy dowód powinien być podpisany przez osobę sporządzającą. Wewnętrzny dowód księgowy PK (w przypadku korygowania zapisów księgowych) powinien być podpisany przez osobę odpowiedzialną za dekretację. 9. Konta syntetyczne oznaczone są symbolami trzycyfrowymi. Konta analityczne tworzy się przez dodanie do konta syntetycznego jednolitego kodu/symbolu składającego się z dużych liter dla każdego projektu oddzielnie np. konta zespołu 4 + xxx - znak identyfikujący projekt konto xxx - znak identyfikujący projekt konto xxx znak identyfikujący projekt konto xxx- znak identyfikujący projekt, itd 10. Księgi rachunkowe prowadzi się na bieżąco i rzetelnie, właściwie kwalifikując dowody księgowe w odniesieniu do klasyfikacji budżetowej oraz zakładowego planu kont. 11. Rozliczanie i grupowanie kosztów następuje na kontach rodzajowych zespołu 4 koszty wg rodzajów oraz kosztów zespołu 0 /konta bilansowe/ 080 Środki trwałe w budowie (Inwestycje).

3 12. Dochody i wydatki budżetowe klasyfikuje się według : - działów i rozdziałów określających rodzaj działalności, - paragrafów - określających rodzaj dochodu lub wydatku, zgodnie z obowiązującą klasyfikacją budżetową, z czwartą cyfrą 7, 9, 0 itd. 13. Wydatki budżetowe są realizowane: - w sposób celowy i oszczędny, - umożliwiający terminową realizację zadań, - w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, - zgodnie z zasadami określonymi w przepisach o zamówieniach publicznych. 14. Korygowanie zapisów po zamknięciu okresu sprawozdawczego (miesiąca) następuje na podstawie dowodu wewnętrznego PK polecenie księgowania. Poprawianie zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się poprzez korektę zapisami ujemnymi (tzw. czerwone storno) na tych samych stronach kont, na których nastąpił błędny zapis. Zapewnia to prawidłową wysokość obrotów i czytelność zapisów księgowych. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty z utrzymaniem czytelności błędnego zapisu i wpisanie poprawnej treści, zgodnie z obowiązującą instrukcją kontroli i obiegu dokumentów stosowaną w Urzędzie Gminy Kęty. Za niedopuszczalne uznaje się dokonywanie w dowodach księgowych przeróbek lub poprawiania pojedynczych liter lub cyfr. 15. Dopuszcza się księgowanie bezpośrednio w koszty wartości zużycia materiałów. 16. Przyjęte w zakładowym planie kont projektu rozwiązania należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych. Wynik finansowy należy ustalać oraz sporządzać sprawozdawczość tak, aby za kolejne lata informacje te były porównywalne. 17. Prowadzi się odrębne rachunki bankowe projektów dla organu finansowego oraz dla jednostki budżetowej realizującej projekt. 18. Ewidencję wydatków strukturalnych prowadzi się na koncie pozabilansowym 975 z rozbiciem na obszar tematyczny, kod. 3 Nadrzędne zasady rachunkowości mające wpływ na zakładową politykę rachunkowości, które bezwzględnie należy zachować: - zasadę ciągłości (art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości), którą należy stosować przez okres kolejnych lat. Zasada ta nakłada bezwarunkowy obowiązek ujęcia wykazywanych na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, stanów aktywów i pasywów w tej sprawie wysokości jak na dzień otwarcia następnego roku obrotowego. - zasadę memoriału (art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości), w księgach rachunkowych jednostki należy przyjąć wszystkie osiągnięte przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego,

4 niezależnie od terminu ich zapłaty. Oznacza to, że nie zapłacone koszty będą ujęte jako zobowiązanie, a nie opłacone przychody jako należności. Szczegółowe ustalenia : Uwzględniając wymogi art. 17 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych jak również zasadę kasowego wykonania budżetu, dochody i wydatki budżetowe ujmuje się w terminach ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą. Należy również ujmować wszystkie etapy rozliczeń poprzedzające płatności wydatków, a w szczególności zaangażowanie. Zaangażowaniem jest etap poprzedzający dokonanie wydatku, a także obejmuje wartość wydatkowanych kwot w ramach zatwierdzonego planu. Wartość zaangażowania nie może przekroczyć limitu wydatków zaplanowanych dla danego roku budżetowego. Odsetki od zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty. Z uwagi na termin sporządzania sprawozdań miesięcznych, zobowiązania finansowe dotyczące poprzedniego miesiąca ewidencjonuje się w księgach rachunkowych na podstawie dowodów źródłowych otrzymanych do dnia 5 go następnego miesiąca (zasada ta nie dotyczy zobowiązań miesiąca grudnia). Dowody źródłowe otrzymane później są ujmowane w księgach w miesiącu otrzymania. - zasada istotności (wynikająca z art. 4 ust. 4 oraz art. 8 ust. 1 ustawy o rachunkowości) dopuszcza możliwość w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosowania uproszczeń, które nie wywierają ujemnego wpływu na wynik finansowy. Dotyczy to szczególnych ustaleń i uregulowań przystosowanych do potrzeb naszej jednostki. Dokonano wyboru następujących rozwiązań dokumentowania operacji dopuszczalnych ustawą: na pomniejszenie wydatków będą ujmowane faktury korygujące dotyczące danego roku budżetowego. Wycena aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego: 4 1. Aktywa i pasywa wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy w sposób następujący: - pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne wycenia się według cen nabycia, - zobowiązania wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty, - kapitały (fundusze) własne oraz pozostałe aktywa i pasywa wycenia się w wartości nominalnej. Wynik finansowy ustala się następująco : na koniec roku obrotowego przenosi się na wynik finansowy sumę poniesionych kosztów oraz wartość osiągniętych dochodów.

5 Zasady amortyzacji (umorzenia) Przedmioty o okresie używania dłuższym niż rok lecz o wartości jednostkowej nie przekraczającej 200 zł odpisuje się w koszty pod datą przekazania ich do używania w pełnej wartości początkowej, jako zużycie materiałów lub towarów. Ewidencję tych przedmiotów prowadzi się pozabilansowo, w sposób umożliwiający identyfikację każdego przedmiotu oraz ilość. Przedmioty o okresie używania dłuższym niż rok o wartości od 200 zł do zł umarza się metodą uproszczoną, przez jednorazowy odpis w pełnej ich wartości w miesiącu zakupu i ujmuje się w ewidencji bilansowej na koncie 013 pozostałe środki trwałe. Pozostałe środki niskocenne od 35 zł do 200 zł ewidencjonuje się w ewidencji ilościowej. Wartości niematerialne i prawne o cenie jednostkowej nie przekraczającej kwoty zł odpisuje się jednorazowo w pełnej wartości w koszty. Pozostałe wartości niematerialne i prawne są umarzane według zasad i stawek amortyzacyjnych wynikających z ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i ujmuje się na koncie wartości niematerialne i prawne oraz umorzenie pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Środki trwałe ewidencjonuje się na koncie 011 środki trwałe i umarza się według zasad i stawek amortyzacyjnych wynikających z ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych - konto 071 umorzenie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych Ewidencja księgowa w jednostce prowadzona jest techniką komputerową : Urząd Gminy Kęty prowadzi księgi rachunkowe w swojej siedzibie według systemów komputerowych REKORD, których autorem jest firma REKORD SI Sp. z o.o. spełniających wymogi art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz systemu ZUS Płatnik opracowany przez ZUS. System REKORD zapewnia kompleksową obsługę w zakresie rachunkowości jednostki umożliwiając m.in: - prowadzenie kartoteki dowodów księgowych z możliwością jej przeglądania, - przeglądanie i drukowanie obrotów na wybranym z planu kont koncie analitycznym lub syntetycznym w podanym okresie czasu, - przeglądanie i drukowanie stanów kont w zadanym okresie w ujęciu analitycznym lub syntetycznym, - wykonanie analizy rozrachunkowej kont. W księgowości budżetowej ewidencja operacji gospodarczych odbywa się na najniższym poziomie analityki dla danego konta syntetycznego w planie kont. 2. Zakładowy plan ustala konta syntetyczne, analityczne oraz konta pozabilansowe. Konta analityczne zapewniają m.in.: - ujęcie operacji gospodarczych wg działów, rozdziałów, i paragrafów klasyfikacji budżetowej, - ujęcie operacji gospodarczych wg rodzaju wydatków i przyczyn, - dostarczenie niezbędnych danych dla obowiązującej sprawozdawczości, - niezbędne dane dla sporządzenia sprawozdania finansowego wraz z załącznikami. 3. Wykaz księgi głównej (ewidencji syntetycznej), a także zasady prowadzenia ewidencji analitycznej dla budżetu Gminy Kęty - organ, zawierają załączniki do polityki

6 rachunkowości dla projektów realizowanych w ramach EFRR PO Innowacyjna Gospodarka Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w Gminie Kęty - Wykaz księgi głównej (ewidencji syntetycznej), a także zasady prowadzenia ewidencji analitycznej dla Urzędu Gminy Kęty - jednostki budżetowej zawierają załączniki do polityki rachunkowości dla projektów realizowanych w ramach EFRR - PO Innowacyjna Gospodarka Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w Gminie Kęty. 4. Szczegółowy wykaz wszystkich kont prowadzony jest komputerowo. Wykaz kont syntetycznych i analitycznych przedstawiają załączniki do polityki rachunkowości dla projektów realizowanych w ramach EFRR - PO Innowacyjna Gospodarka Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w Gminie Kęty. 5. Zobowiązuje się skarbnika i głównego księgowego do prowadzenia i bieżącego aktualizowania wykazu kont analitycznych do ustalonych planów kont syntetycznych. Podstawą zapisów w księgach rachunków prowadzonych za pomocą komputera są : 6 sprawdzone dowody księgowe źródłowe i zastępcze stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych, dane tworzone wewnątrz komputera na podstawie programu, przy wykorzystaniu informacji zawartych już w księgach. Dane po wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy odpowiednio chronić stosując właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu. Zapis księgowy powinien zawierać co najmniej: 1) datę operacji, 2) określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego, 3) zrozumiały tekst, skrót lub kod operacji, 4) rok i datę zapisu, 5) oznaczenie kont, których dotyczy. Na księgi rachunkowe prowadzone za pomocą komputera składają się : dziennik zawierający chronologiczne ujęcie operacji wraz z nadanym automatycznie kolejnych numerem pozycji dziennika, konta zawierające zapisy operacji w ujęciu systematycznym, najpierw na kontach analitycznych, dopiero sumy tych obrotów wprowadzają zapisy na kontach syntetycznych (księgi głównej), zestawień obrotów i sald kont, sporządzonych na koniec każdego miesiąca zawierające : - I. symbole i nazwy kont, - II. salda poszczególnych kont na dzień otwarcia konta, obroty za miesiąc i narastające od początku roku, salda na koniec miesiąca. Obroty zestawienia obrotów i sald wymagają comiesięcznego uzgodnienia z kontem i dziennikiem, a obroty i salda z obrotami i saldami kont. W praktyce komputer zapewnia automatyczne uzgodnienia.

7 Każdy wydruk dziennika, konta lub zestawień obrotów i sald jest trwale opatrzony: 1) nazwą jednostki, 2) rodzajem księgi i programu przetwarzania, 3) powinien zawierać określenie roku obrotowego okresu sprawozdawczego, 4) datą sporządzenia wydruku, 5) numeracją stron z oznaczeniem pierwszej i ostatniej sumowanych narastająco. Kontrola ciągłości zapisów oraz przenoszenia obrotów i sald następuje automatycznie. W myśl art. 20 ust. 5 ustawy przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się również zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem łączności komputerowych nośników danych lub według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach pod warunkiem spełnienia następujących wymogów: - mogą one w dowolnym momencie uzyskać trwale czytelną treść, - możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia, - stosowanie procedury zapewnia sprawdzenie poprawności i kompletności danych, - dane źródłowe są w miejscu ich powstawania odpowiednio chronione. Stawia się wymóg dekretowania zapisów źródłowych (art. 21 ust. 1 pkt. 6 ustawy) poprzez zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) i podpis osoby odpowiedzialnej za to wskazanie. 7 Ochrona danych, zbiorów danych i programów. Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu. Zapis art. 23 ustawy uznaje księgi rachunkowe za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie wszystkie dowody księgowe, zapewniono ciągłości zapisów i procedur obliczeniowych (art. 23 ust. 4 ustawy). Zapewnić należy również wymóg identyfikacji dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych, na wszystkich etapach przetwarzania danych tak, aby istniał tzw. ślad rewizyjny. Spełniając wymogi art. 71 ustawy o ochronie danych stosowane są następujące metody zabezpieczenia dostępu do danych i ich przetwarzania poprzez : 1) stosowanie odpornych na zagrożenie nośników danych, 2) właściwe zabezpieczenie zewnętrznej dostępności do programów, 3) systematyczne tworzenie rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych przynajmniej co 5 dni, 4) archiwizowanie bazy danych poprzez zapewnienie trwałości zapisu informatycznego systemu rachunkowości przez czas nie krótszy niż 5 lat, 5) zabezpieczenie rezerwowej kopii księgi rachunkowej na nośnikach trwałych (tj. CD- ROM, przenośny dysk twardy) oraz okresowy wydruk kartotek.

8 Wprowadzono system hasłowych zabezpieczeń chroniący przed nieupoważnionym dostępem do bazy danych lub przed zniszczeniem. 8 Zasady obiegu i kontroli dokumentów księgowych dla Projektów realizowanych w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego PO Innowacyjna Gospodarka Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w Gminie Kęty. 1. Ustala się zasady obiegu dokumentów księgowych Projektów realizowanych w ramach EFRR PO Innowacyjna Gospodarka Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w Gminie Kęty będących podstawą do dokumentowania wpływów i rozchodów środków pieniężnych. Zawarte w instrukcji postanowienia dotyczą: pracowników prowadzących sprawy rachunkowości, pracowników sporządzających, kontrolujących i zatwierdzających dowody księgowe, osób zatrudnionych do projektu na podstawie umowy zlecenia. 2. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, w szczególności: zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów (faktura VAT, faktura korygująca VAT, rachunek, nota korygująca), wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz jednostki, służące np. do wystornowania błędnego zapisu, ujęcia operacji w kosztach jednostki (polecenie przelewu, rachunki, lista płac). 3. Dowody księgowe muszą odpowiadać wymogom określonym w art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości. Dowody księgowe kontrolowane są pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym oraz pod względem zgodności wydatku z umową o dofinansowanie z EFRR PO Innowacyjna Gospodarka Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w Gminie Kęty. Dowody księgowe będące podstawą wypłaty za usługi, zakupy i dostawy (faktury) kontrolowane są dodatkowo w zakresie ich zgodności z przepisami o zamówieniach publicznych. 4. Kontrola merytoryczna dowodu księgowego jest sprawdzeniem czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie operacja ekonomiczna była celowa z punktu widzenia gospodarczego i zgodna z obowiązującymi przepisami. Kontrola formalno rachunkowa jest sprawdzeniem prawidłowości dokumentu m.in. określenia wystawcy, przedmiotu operacji ekonomicznej (ilości, wartości), daty wystawienia dokumentu. Dowody księgowe do wypłaty zatwierdza Burmistrz i Skarbnik, a w przypadku usprawiedliwionej nieobecności, osoby zastępujące na podstawie upoważnienia Burmistrza. Podpis Skarbnika oznacza dokonanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, podpis Burmistrza zatwierdza wydatek do wypłaty. Przelewy bankowe podpisują zgodnie z kartą

9 wzoru podpisów złożoną w banku Burmistrz, Skarbnik, I Z-ca Burmistrza, Główny Księgowy. Tabela przedstawia osoby upoważnione do kontroli dokumentów: Lp. Rodzaj kontroli dokumentów Osoba dokonująca kontroli Stanowisko Wzór podpisu 1. Zgodność z umową oraz merytoryczna Zoń Karina Baczyńska-Śleziak Urszula Dyrektor Wydziału PR Inspektor Wydziału PR Zgodnie ze wzorami podpisu wynikającymi z załącznika do instrukcji kontroli i obiegu dokumentów obowiązujących w Urzędzie Gminy Kęty Smuga Mariusz Koordynator projektu... Gackowski Jarosław Koordynator projektu Mikołajczyk Mariusz Koordynator projektu 2. Formalnorachunkowa Kowalska Urszula Sordyl Małgorzata Gasidło Grażyna Główny Księgowy Inspektor Wydziału FB Podinspektor Wydziału FB Zgodnie ze wzorami podpisu wynikającymi z załącznika do instrukcji kontroli i obiegu dokumentów obowiązujących w Urzędzie Gminy Kęty 5. Obieg dokumentów księgowych: Dowody księgowe zewnętrzne Dowody księgowe zewnętrzne (faktury) są przyjmowane przez pracownika obsługującego projekt i prowadzącego jednocześnie inwestycję finansowaną w ramach tego projektu. Dowody sprawdzane są z zakresem wydatków objętych danym projektem. Następnie przekazane Dyrektorowi Wydziału do opisania dokumentu pod względem zgodności wydatku z budżetem projektu Po sprawdzeniu dokument podpisywany jest pod względem merytorycznym. Następnie dokument trafia do referatu rachunkowości i sprawozdawczości budżetowej, gdzie dokonywana jest kontrola formalno rachunkowa. Osoba dokonująca kontroli formalno - rachunkowej dokonuje kontroli oraz dekretuje dokument oraz przekazuje dokument celem sporządzenia przelewu bankowego.następnie dokument przekazywany jest do zatwierdzenia do wypłaty przez Skarbnika i Burmistrza lub osoby ich zastępujące. Po dokonaniu przelewu dokument przekazywany jest osobie księgującej dany projekt. Umowy/zlecenia Umowy i umowy zlecenia spisuje Dyrektor Wydziału i przekazuje do Skarbnika w celu złożenia kontrasygnaty oraz do podpisania w imieniu Gminy przez Burmistrza lub I i II Z-cę Burmistrza. Jeden egzemplarz podpisanej umowy przez obie strony trafia do Wydziału

10 Finansowo Budżetowego do pracownika prowadzącego ewidencję zaangażowania, następnie do realizacji przelewu i do księgowości. Wypłaty dokonywane są w terminach ustalonych umową na podstawie rachunków/faktur składanych przez kontrahenta. Faktura/rachunek lub inny dokument księgowy jest podstawą ewidencji księgowej na podstawie których sporządzane są przelewy bankowe. 6. Przechowywanie dokumentacji finansowo księgowej: Dokumenty finansowo księgowe przechowuje się na stanowiskach pracy, w wydzielonych segregatorach. Dowody księgowe powinny być na bieżąco uporządkowane chronologicznie wg kolejności wprowadzania do ksiąg rachunkowych. Dokumentację należy przechowywać w sposób zapewniający zabezpieczenie jej przed utratą i ochroną przed dostępem do niej osób nieuprawnionych, w zamkniętych szafach i pomieszczeniach.