OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Wymagania podstawowe na dzień zakupu systemu (system bezwzględnie musi posiadać funkcjonalności niżej opisane) WYMAGANIA PODMIOTOWE Producent zintegrowanego systemu bibliotecznego powinien posiadać potwierdzenie zgodności stosowanego systemu zapewnienia jakości z normą ISO 9001 (lub stosowania równoważnych środków zapewnienia jakości) w zakresie zarządzania jakością wytwarzania, wdrażania i serwisowania oprogramowania. Potwierdzenie powinno być wydane przez niezależny podmiot certyfikujący systemy zarządzania jakością. WYMAGANIA PRZEDMIOTOWE Na podstawie art. 30 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne wszystkim wskazanym w poniższym opisie przedmiotu zamówienia normom. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne opisywanym przez zamawiającego, jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego dostawy spełniają wymagania określone przez zamawiającego. Wymagania spełnienia norm i standardów 1. Standard wymiany opisów bibliograficznych i katalogowania na nośnikach elektronicznych - ISO 2709 (PN-ISO 2709:1998 Informacja i dokumentacja. Format do wymiany informacji). 2. Standard ANSI Z39.50 umożliwiający przejmowanie opisów bibliograficznych bezpośrednio z Biblioteki Narodowej, KARO, Nukat oraz katalogów innych bibliotek poprzez Internet (PN-ISO 23950:2002 Informacja i dokumentacja. Pobieranie informacji (Z39.50). Definicja usługi aplikacyjnej i specyfikacja protokołu). 3. Format opisu bibliograficznego MARC21 (z pełną zdolnością dostosowania się do przyszłych zmian w formatach MARC), z możliwością eksportu i importu dużych plików danych w formacie MARC PN-N :1982 Opis bibliograficzny. Postanowienia ogólne. 5. PN-N :1982 Opis bibliograficzny. Książki. 6. PN-N :1982/A1:1997 Opis bibliograficzny. Książki. 7. PN-N :1997 Opis bibliograficzny. Wydawnictwa ciągłe. 8. PN-N :2001 Opis bibliograficzny. Dokumenty kartograficzne. 9. PN-N :1983 Opis bibliograficzny. Druki muzyczne. 10. PN-N :1985 Opis bibliograficzny. Dokumenty dźwiękowe. 11. PN-N :1994 Opis bibliograficzny. Filmy. 1

2 12. PN-N :2000 Opis bibliograficzny. Dokumenty elektroniczne. 13. PN-N-01152:1973 Przepisy bibliograficzne. Skrócony opis bibliograficzny. 14. PN-N-01231: Hasło opisu bibliograficznego. Hasło tytułowe. 15. PN-N-01229: Hasło opisu bibliograficznego. Hasło osobowe. 16. PN-N-01230: Hasło opisu bibliograficznego. Hasło korporatywne. 17. PN-N-01228: Hasło opisu bibliograficznego. Forma nazw geograficznych. 18. PN-N :1994 Opis bibliograficzny. Stare druki. 19. PN-N :2009 Opis bibliograficzny. Część 4. Dokumenty ikonograficzne. 20. PN-N :1987 Opis bibliograficzny. Dokumenty normalizacyjne. Wymagania prawne Oferowany system musi spełniać wymagania określone w następujących przepisach prawnych: 1. Rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. 2008, Nr 205, poz. 1283). 2. Ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz.U. z 2014 r. poz. 1182, zm. poz i Dz.U. z 2015 r. poz. 1309). 3. Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. 2004, Nr 100, poz. 1024). 4. Ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. o ochronie baz danych (Dz.U. 2001, Nr 128, poz. 1402, z późn. zm.). Wymagania ogólne dotyczące systemu bibliotecznego 1. Oprogramowanie stanowiskowe systemu bibliotecznego powinno pracować w środowisku systemu operacyjnego rodziny Windows 32 bitowego oraz 64 bitowego. 2. Wszystkie moduły oprogramowania stanowiskowego systemu bibliotecznego powinny pracować, jako aplikacje systemu Windows. 3. Wszystkie funkcje definicyjne powinny być dostępne w postaci graficznego interfejsu okienkowego. Nie dopuszcza się użycia w tym celu tekstowych języków skryptowych lub podobnych, z wyjątkiem definicji posługujących się językiem HTML. 4. System musi oferować pracę w trybie klient-serwer. 5. Oprogramowanie klienckie stacji roboczych powinno być jednolite, aby zapewnić jednolite mechanizmy w zakresie użytkowania wszystkich funkcji oprogramowania. 6. Wymagany ponadto jest zdalny dostęp do systemu poprzez WWW w celu logowania, zamawiania, rezerwacji i kontroli stanu konta przez poszczególnych użytkowników systemu (czytelników). 7. Baza danych oprogramowania bibliotecznego musi być utrzymywana w systemie SQL, spełniającym co najmniej następujące wymagania: a. bezproblemowa praca w środowisku systemu operacyjnego serwera, b. możliwość automatycznego składowania i odtwarzania baz danych bez zatrzymywania pracy serwera, 2

3 c. wsparcie dla procesorów wielordzeniowych i serwerów wieloprocesorowych (do 4 procesorów) rozumiane jako możliwość równoległego wykonywania operacji na wszystkich rdzeniach/ procesorach. 8. System zarządzający musi być zainstalowany na tym samym serwerze co bazy danych, tzn. kompletna instalacja ma znajdować się na jednym serwerze sprzętowym. Oprogramowania serwerów OPAC, Z39.50 powinny pracować w środowisku operacyjnym serwera i współpracować z właściwym dla tego środowiska serwerem http. Nie jest dopuszczalne emulowanie środowisk operacyjnych. 9. System musi posiadać pełną polską wersję językową w odniesieniu do wszystkich modułów, komunikatów, okienek pomocy itp., polskojęzyczne formaty wartości (sortowanie, daty, liczby, itp.), polskojęzyczną dokumentację użytkową oraz obsługiwać polskie znaki diakrytyczne. Wszystkie funkcje definicyjne powinny być dostępne w postaci graficznego interfejsu użytkownika. Nie dopuszcza się użycia w tym celu tekstowych języków skryptowych lub podobnych, z wyjątkiem definicji posługujących się językiem HTML. 10. System powinien zapewnić bezpieczeństwo i otwartość, w tym: a. wielostopniowy system zabezpieczeń w ramach całej sieci i dla poszczególnych komórek organizacyjnych, b. system bazy danych winien posiadać mechanizm transakcji, zabezpieczający przed utratą danych, wprowadzeniu niepełnych lub błędnych danych w przypadku awarii, c. zwiększenie ilości stanowisk nie spowoduje problemów z wydajnością systemu, d. szeroki zestaw parametrów winien pozwalać na elastyczne dopasowanie systemu do wielkości poszczególnych komórek organizacyjnych Książnicy Podlaskiej, ich organizacji i aktualnych wymagań. 11. System musi posiadać mechanizmy ochrony, zabezpieczenia i archiwizacji danych takie jak: system uprawnień dla administratorów i użytkowników z uwzględnieniem ich potrzeb, profilowanie informacji w zależności od grupy odbiorców, autoryzację danych, replikację danych, automatyczne tworzenie kopii zapasowych, zdolność do odtwarzania baz i ich zawartości, wysoki poziom bezpieczeństwa i ochrony danych przed utratą spójności i zniszczenia, także wysoki poziom bezpieczeństwa przy współdzieleniu prac, kontrolę dostępu na różnych poziomach: serwera, bazy danych, dokumentu, itp., 12. System musi umożliwiać rejestrowanie wszystkich czynności wykonywanych w systemie przez jego użytkowników, a serwer systemu zapisywać swoje działania w plikach logu. 13. W zakresie przetwarzania danych osobowych system musi zapewnić w sposób automatyczny odnotowanie daty pierwszego wprowadzenia danych osoby do systemu, odnotowanie daty zmiany tych danych oraz identyfikator użytkownika systemu dokonującego tych zmian, a ponadto, musi zapewnić czytelny wydruk raportu o danych użytkownika, informacji o źródle danych, odbiorcach, czy też zgłoszonym sprzeciwie użytkownika. 14. System powinien umożliwiać zastosowanie kodów kreskowych niezwiązanych z numerem inwentarzowym, stanowiących dodatkowe numeryczne oznaczenie każdego inwentaryzowanego woluminu, możliwość zastosowania czytników kodów kreskowych pracujących w trybie tzw. emulacji klawiatury, pozwalających na odczyt kodów typu EAN 13 (kody kreskowe mogą być zastosowane przy identyfikacji zbiorów zarówno przy przeprowadzaniu skontrum, jak i realizacji wypożyczeń i zwrotów). 15. System musi umożliwiać różne rodzaje wydruków (konfigurowalnych i definiowanych przez użytkownika), w tym: ksiąg inwentarzowych, tematycznych zestawień opisów, list 3

4 zaległości, protokołów nabytków, zawartości rejestrów ubytków oraz protokołów ubytków w podanym zakresie numerów lub dat (w postaci protokołu bądź załącznika do protokołu ubytków), raportów ze skontrum w formacie dostosowanym do obowiązującego wzorca. 16. System powinien umożliwiać współpracę z techniką RFID HF w zakresie co najmniej: a. kodowania etykiet, b. współpracy z systemem zabezpieczeń (bramki), c. protokołu SIP-2 (wrzutnia nocna oraz stanowiska do samowypożyczeń). 17. System powinien obsługiwać protokół OAI-PMH. Wymagania szczegółowe dotyczące systemu bibliotecznego I. Wymagania funkcjonalne dotyczące administrowania systemem 1. System powinien zapewniać możliwość definiowania przez użytkownika struktury bazy danych formatu MARC 21, zarówno dla rekordu bibliograficznego jak i rekordu wzorcowego z funkcjami definiowania następujących elementów: a. oznaczeń pól i podpól, b. opisów tekstowych przypisanych do poszczególnych podpól, c. niezbędnych właściwości pól, podpól i wskaźników, d. znaków umownych w polach i podpolach formatu MARC 21 oraz reguł ich stosowania, e. wszystkich pozostałych elementów niezbędnych do pełnej walidacji dowolnego rekordu w formacie MARC 21, jak również możliwość dodawania nowych pól i podpól formatu MARC 21, f. powiązań z dokładnością do podpól MARC 21 pomiędzy opisem bibliograficznym a rekordem wzorcowym. 2. Definiowanie przez użytkownika formatów prezentacji danych, odrębnie dla OPAC i aplikacji bibliotecznej, odrębnie dla poszczególnych rodzajów dokumentów. 3. Definiowanie przez użytkownika indeksów wyszukiwawczych stosowanych w OPAC i aplikacji bibliotecznej. 4. Definiowanie przez użytkownika słowników przypisanych do dowolnego podpola formatu MARC opisu bibliograficznego. 5. Definiowanie rodzajów dokumentów stosowanych w katalogach, z określeniem stosowanych dla nich: formatów MARC 21, formularzy wprowadzania danych, szablonów prezentacji danych, oraz widoczności w katalogu WWW. 6. Definiowanie i obsługa dowolnej liczby języków haseł przedmiotowych. 7. System musi umożliwiać definiowanie kont użytkowników (pracowników), z możliwością określenia uprawnień do poszczególnych modułów oraz funkcji systemu w zakresie poszczególnych modułów. Uprawnienia powinny w szczególności pozwalać na odrębne kontrolowanie dostępu do następujących części funkcjonalnych oprogramowania bibliotecznego: a. tworzenie i modyfikowanie bibliograficznych opisów formalnych, b. tworzenie i modyfikowanie bibliograficznych opisów przedmiotowych (stosowanie rozwiniętych haseł przedmiotowych), c. tworzenie i modyfikowanie rozwiniętych haseł przedmiotowych, d. tworzenie i modyfikowanie kartoteki haseł wzorcowych, 4

5 e. tworzenie i modyfikowanie rekordów zasobu dla poszczególnych komórek organizacyjnych, f. obsługa modułu wypożyczeń dla poszczególnych komórek organizacyjnych. 8. Program powinien umożliwiać wymuszenie na użytkowniku zmiany hasła do systemu, w określonym, przez administratora systemu, czasie. 9. Pogram powinien umożliwiać administratorowi wydruku historii pracy pracownika biblioteki w zakresie czasu z dokładnością do godziny. W historii powinna być co najmniej informacja dotycząca: zalogowania pracownika, wylogowania pracownika, dokonane wypożyczenia, dokonane zwroty, pobrane kary, dokonane przez pracownika rezerwacji, dokonane przez pracownika anulowanie rezerwacji, dokonana modyfikacja danych czytelników. II. Wymagania funkcjonalne dotyczące katalogowania 1. System powinien spełniać następujące wymagania w zakresie obsługi katalogowania dokumentów: a. system powinien umożliwiać katalogowanie wszystkich rodzajów dokumentów gromadzonych w bibliotekach publicznych, zgodne z wszystkimi obowiązującymi normami z rodziny PN-N oraz zgodnie z formatem MARC 21, b. system powinien umożliwić wprowadzenie dowolnego nowego rodzaju dokumentu bibliotecznego wraz z określeniem wyróżnika graficznego, który będzie się pojawiał przy opisie tego rodzaju dokumentu w katalogu bibliotecznym oraz katalogu OPAC, c. słownikowanie dowolnych elementów opisu bibliograficznego użytkownik powinien mieć możliwość utworzenia słownika przypisanego do dowolnego podpola formatu MARC 21; słownik taki powinien funkcjonować jako podpowiedź pojawiająca się przy odpowiednim podpolu podczas wypełniania formularza MARC 21, d. utrzymywanie dowolnych kolekcji opisów bibliograficznych. Kolekcje te powinny być dostępne przez OPAC WWW, e. utrzymywanie kolekcji kontrolowanych automatycznie przez system co najmniej takich jak: kolekcja opisów nowych i zmodyfikowanych, kolekcja opisów szczątkowych, kolekcja opisów ukrytych w OPAC WWW, kolekcja opisów zatwierdzonych, f. kontrola rekordów bibliograficznych uwzględniająca numer kontrolny NUKAT i BN, g. system powinien zezwalać na eksport opisów w formacie ISO 2709, h. system powinien zapewnić wyszukiwanie zaawansowane wykorzystujące operatory Boole a, a także możliwość parametryzacji zadanego zapytania w zakresie dat wydań, języka dokumentu, języka haseł przedmiotowych, daty utworzenia dokumentu, daty modyfikacji dokumentu, oraz pracowników tworzących bądź modyfikujących dokument, i. system powinien umożliwiać zmianę typu dokumentu dla dowolnie przygotowanej kolekcji opisów, j. system powinien umożliwiać zmianę hasła wzorcowego w dokumentach w dowolnie przygotowanej kolekcji opisów, k. system powinien umożliwiać przepięcie zasobów egzemplarzy pomiędzy dwoma dowolnymi opisami bibliograficznymi. 2. System musi spełniać następujące wymagania w zakresie obsługi rekordów wzorcowych: a. obsługa kartotek wzorcowych haseł formalnych (NUKAT i BN) i przedmiotowych (JHP BN ew. deskryptory i UKD), z obsługą odsyłaczy całkowitych i uzupełniających w formacie MARC 21, 5

6 b. tworzenie dowolnej liczby języków haseł przedmiotowych i obsługa ich w zakresie ustalonym przez format MARC 21, c. możliwość samodzielnego przygotowania przez użytkownika kartoteki wzorcowej UKD (pobieranie rekordów UKD z kartoteki wzorcowej BN do swojej własnej kartoteki), d. kontrola rekordów wzorcowych uwzględniająca numer kontrolny CKHW NUKAT i BN (dla haseł formalnych) i dla haseł przedmiotowych BN, e. możliwość filtrowania haseł wzorcowych zmodyfikowanych w określonym przez użytkownika okresie, f. wyświetlanie w rekordzie wzorcowym źródła pochodzenia rekordu, g. wyświetlanie statystyki liczby rekordów wzorcowych, zmodyfikowanych w określonym czasie, h. obsługa na podstawie specyfikacji pola 008 rekordu wzorcowego. 3. System musi spełniać następujące wymagania w zakresie importu danych: a. pobieranie opisów bibliograficznych z bazy danych Biblioteki Narodowej oraz innych dostępnych baz poprzez protokół Z39.50, b. definiowanie filtrów pobierania danych przez protokół Z39.50, c. przejmowanie bibliograficznych baz danych oraz kartotek wzorcowych w formacie MARC 21, d. import dowolnej liczby rekordów bibliograficznych w formacie ISO 2709 wraz z możliwością wyboru importowanych rekordów, e. import dowolnej liczby rekordów wzorcowych w formacie ISO 2709 wraz z możliwością wyboru importowanych rekordów, f. możliwość przygotowania szablonu, importu rekordów bibliograficznych w formacie ISO 2709, z uwzględnieniem dodawania pól o podanej etykiecie do opisu (z dokładnością do wskaźników), zastępowania pól o podanej etykiecie (z dokładnością do wskaźników), nieprzenoszenie pól o podanej etykiecie, g. możliwość przygotowania szablonu, importu rekordów wzorcowych w formacie ISO 2709, pozwalających na nieimportowanie określonych pól, h. import musi zapewniać aktualizację rekordów wzorcowych i bibliograficznych na podstawie numerów kontrolnych NUKAT i BN. 4. System musi spełniać następujące wymagania w zakresie obsługi bibliografii: a. zapewniać możliwość tworzenia osobnej, niezależnej od katalogu, bazy bibliografii regionalnej z zachowaniem wyżej wymienionych (Punkt 1, podpunkty a-j) wymagań w zakresie obsługi opracowywanych dokumentów, a ponadto: - umożliwiać katalogowanie dokumentów niesamoistnych wydawniczo artykułów, fragmentów i prac współwydanych zgodnie z wszystkimi obowiązującymi normami z rodziny PN-N oraz zgodnie z formatem MARC 21, - uwzględnić w formacie pola i podpola lokalne wykorzystywane w bazach bibliografii regionalnej lub dawać możliwość rozbudowy formatu o takie pola i podpola (np. pola 090, 693, 699), b. umożliwiać tworzenie oddzielnych kartotek haseł wzorcowych regionalnych - formalnych i przedmiotowych przeznaczonych do wykorzystywania w bazie bibliografii regionalnej z zachowaniem wyżej wymienionych (Punkt 2, podpunkty a-h) wymogów w zakresie obsługi rekordów wzorcowych, c. umożliwiać: pobieranie do bazy oraz kartotek haseł wzorcowych bibliografii regionalnej opisów bibliograficznych i wzorcowych z baz danych Biblioteki Narodowej oraz innych 6

7 dostępnych baz poprzez protokół Z39.50, przejmowanie opisów z bibliograficznych baz danych oraz kartotek wzorcowych w formacie MARC 21. III. Wymagania funkcjonalne dotyczące gromadzenia 1. W zakresie gromadzenia i obsługi inwentarzy: a. system powinien umożliwiać tworzenie rekordów zasobu w zdefiniowanej przez bibliotekę strukturze organizacyjnej i ksiąg inwentarzowych z możliwością ich rozbudowy (np. nowa komórka organizacyjna); powinna być możliwość tworzona rekordów zasobów inwentaryzowanych (posiadających numery inwentarzowe) oraz zasobów nieinwentaryzowanych (np. zeszytów czasopism), b. system powinien prowadzić dla każdej księgi inwentarzowej odpowiedni rejestr ubytków, c. w zakresie opracowania retrospektywnego system powinien zapewniać uproszczoną ewidencję ubytków, d. inwentaryzowanie bieżące powinno zapewniać możliwość indywidualnego tworzenia akcesji dla pojedynczej komórki organizacyjnej (działu/filii), jak i akcesji tworzonych centralnie, z rozdzielnikiem zbiorów na poszczególne komórki organizacyjne i tworzeniem odpowiednich protokołów przekazania zbiorów; numeracja inwentarzowa w zakresie opracowania bieżącego powinna być nadawana automatycznie dla wszystkich ksiąg inwentarzowych, e. w opracowaniu retrospektywnym zbiorów system powinien zapewniać obsługę cen zbiorów wyrażonych w starych złotych (stosowanych przed r.), zgodnie z zasadami denominacji obowiązującymi biblioteki publiczne, f. wydruk dokumentów, zgodnie ze wzorami określonymi przepisami, w tym co najmniej: protokołów przekazania zbiorów, ksiąg inwentarzowych, rejestrów akcesji, rejestrów ubytków, protokołów ubytków, wydruków raportów statystycznych, g. raportowanie powinno zapewniać przejrzystą informację zawierającą co najmniej: stan ilościowo-wartościowy dla wszystkich komórek organizacyjnych Książnicy Podlaskiej, zmiany stanu ilościowo-wartościowego w zadanym okresie, przychody i ubytki w zadanym okresie; wszystkie raporty powinny umożliwiać prezentację danych z uwzględnieniem stosowanego w bibliotece podziału na: komórki organizacyjne, księgi inwentarzowe, sposoby nabycia i statystyczną klasyfikację zbiorów, h. system powinien umożliwiać bibliotekarzowi tworzenie własnych raportów za pomocą kreatora raportów umożliwiającego dowolną parametryzację w zakresie dat, komórek organizacyjnych, ksiąg inwentarzowych, rodzajów akcesji, rodzajów literatury, źródeł wpływu, rodzajów ubytków, trybów udostępniania, języków dokumentów, lokalizacji, typów dokumentów, ilości i wartości, i. system powinien umożliwiać eksport raportów do: - dokumentu tekstowego, - arkusza kalkulacyjnego, j. system powinien zapewnić bibliotece samodzielny wydruk kodów kreskowych do oznaczania zbiorów, k. system powinien zapewnić automatyczny generator kodów kreskowych. 2. W zakresie akcesji czasopism 7

8 a. system powinien zapewniać możliwość prowadzenia bieżącej akcesji czasopism w formacie MARC21 (opis bibliograficzny powiązany z zasobem w poszczególnych komórkach organizacyjnych), b. system powinien umożliwiać prezentowanie w katalogu OPAC zainwentaryzowanego czasopisma w postaci opisu bibliograficznego powiązanego z zasobem, 3. W zakresie obsługi budżetu biblioteki a. system powinien umożliwiać tworzenie dowolnej liczby budżetów przypisanych do poszczególnych komórek organizacyjnych, b. system powinien kontrolować stany środków budżetów, uniemożliwiając ich przekraczanie, c. system powinien mieć możliwości zdefiniowania procentowo lub kwotowo wartości przekroczenia budżetów jeśli administrator dopuszcza do przekraczania budżetów, d. system powinien zapewniać możliwość automatycznej aktywacji budżetu ze względu na określoną w nim datę ważności, e. system powinien mieć możliwość wykonywania przesunięcia środków z jednego budżetu do innego budżetu, f. system powinien mieć możliwość zamykania budżetów, g. system powinien mieć możliwość śledzenia historii pracy z budżetami w zakresie operacji wykonywanych przez pracowników, jak również w zakresie typów operacji takich jak wpłaty, korekty, zamówienia do dostawców, h. system musi zapewniać wydruk historii budżetu wraz z informacjami dotyczącymi zamówień realizowanych z poszczególnych budżetów. 4. W zakresie obsługi dezyderatów: a. system powinien mieć możliwość prowadzenia centralnej kartoteki dezyderatów, b. każda komórka organizacyjna powinna mieć możliwość tworzenia własnych dezyderatów lub dopisywania się do już istniejących, stworzonych przez inne komórki organizacyjne, z dokładnością do liczby egzemplarzy, które chce zakupić, c. każda komórka organizacyjna musi mieć możliwość wskazania budżetu, z którego chciałaby zakupić egzemplarze, d. dezyderat można utworzyć za pomocą pobrania opisu poprzez protokół Z39.50, e. system musi mieć możliwość zdefiniowania na czyją prośbę został przygotowany dezyderat z dokładnością do nazwiska czytelnika biblioteki lub pracownika biblioteki, f. system musi zapewnić możliwość wydruku szczegółowego raportu dezyderatu. 5. W zakresie obsługi zamówień do dostawców: a. system powinien mieć możliwość stworzenia kartoteki dostawców, b. system powinien mieć możliwość wydruku raportu wydatków ze względu na dostawcę, c. system powinien umożliwiać tworzenie zamówień do dostawców, d. system powinien umożliwiać wysyłanie zamówień do dostawców na adres dostawcy, e. system powinien mieć możliwość tworzenia zamówień do dostawców dezyderatów wcześniej zgłoszonych przez placówki, f. w zamówieniu do dostawcy może być dowolna liczba dezyderatów utworzonych przez dowolną liczbę komórek organizacyjnych, g. system powinien mieć możliwość zdefiniowania więcej niż jednego budżetu, z którego będzie realizowane zamówienie do dostawcy, 8

9 h. system powinien mieć możliwość zdefiniowania więcej niż jednego budżetu, z którego będzie realizowany zakup dezyderatu, i. system powinien mieć możliwość zdefiniowania więcej niż jednego płatnika faktur, j. system powinien mieć możliwość poinformowania dostawcy o tym, że adres dostawy jest inny niż adres płatnika oraz adres dostawy dokumentu płatności jest inny niż adres płatnika, k. system powinien mieć możliwość automatycznego poinformowania dowolnych osób trzecich, dyrektora biblioteki, kierownika filii, czytelnika o tym, że zamówienie zostało wysłane do dostawcy, l. system powinien mieć możliwość weryfikacji zrealizowanego przez dostawcę zamówienia i dokonania zmian w zakresie przydziału, budżetu, ceny, liczby zrealizowanych przez dostawcę egzemplarzy, danych bibliograficznych dezyderatu z dokładnością do pojedynczego zamówionego egzemplarza, m. system powinien zapewnić realizację zamówienia z budżetu nieprzypisanego do komórki organizacyjnej, dla której realizowany jest zakup, n. system powinien zapewnić automatyczne tworzenie opisów szczątkowych z dezyderatów zrealizowanych przez dostawców, o. system powinien zapewnić wykonanie automatycznej akcesji ze zrealizowanego zamówienia, p. system powinien zapewnić możliwość szczegółowego wydruku raportu dotyczącego zamówienia. 6. W zakresie statystyki: a. system powinien umożliwić raportowanie liczby dezyderatów zgłoszonych przez poszczególne komórki organizacyjne, b. system powinien umożliwić raportowanie liczby dezyderatów zgłoszonych przez poszczególnego pracownika lub kategorię czytelników, c. system powinien umożliwić raportowanie statystyki stanu realizacji zgłoszonych dezyderatów z dokładnością do pojedynczej komórki organizacyjnej, d. system powinien umożliwić raportowanie priorytetów zgłoszonych dezyderatów z dokładnością do pojedynczej placówki, e. system powinien umożliwić raportowanie historii wydatków dla poszczególnych komórek organizacyjnych lub/i budżetów, f. system powinien umożliwić przygotowanie zapytania i zapisania go w systemie w celu ponownego otrzymania raportu w późniejszym terminie. 7. W zakresie obsługi skontrum a. system powinien zapewnić mechanizm równoległego prowadzenia skontrum niezależnie dla każdej komórki organizacyjnej, z możliwością selekcji zbiorów podlegających skontrum z dokładnością co najmniej do księgi inwentarzowej, rodzaju akcesji, trybu udostępniania, lokalizacji, b. system powinien zapewnić możliwość dowolnego zdefiniowania poprzedniego skontrum, do którego ma się odwoływać otwierane nowe skontrum, c. system powinien zapewnić rejestrację wypożyczonych dokumentów w trakcie trwania skontrum, d. system powinien być wyposażony w raporty: protokół skontrum, wykaz braków, wykaz pozycji niezgłoszonych do skontrum z podziałem na powód, wykaz sprzeczności skontrum, 9

10 e. system powinien zapewnić automatyczne przygotowanie protokołu ubytków i ubytkowanie dowolnie wybranych dokumentów, f. system powinien zapewnić automatyczną zmianę trybów udostępniania wybranych podczas skontrum dokumentów, g. system powinien zapewnić możliwość usunięcia wykonanego skontrum, h. system powinien zapewnić nieautomatyczne wprowadzenie stanu braku względnego w przypadku pierwszego skontrum, i. system powinien zapewnić ciągłość pracy wypożyczalni w trakcie trwania skontrum. IV. Wymagania funkcjonalne dotyczące wypożyczeń 1. System powinien umożliwiać prowadzenie centralnego (dla wszystkich komórek organizacyjnych) rejestru czytelników z możliwością zapisania wszystkich niezbędnych gromadzonych w bibliotekach publicznych danych osobowych. 2. Centralny rejestr czytelników musi być prowadzony zgodnie z zasadami określonymi w Ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz wydanego na jej podstawie Rozporządzenia MSWiA z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych. 3. System powinien umożliwiać prowadzenie odrębnych dla każdej komórki organizacyjnej rejestrów wypożyczeń (z zachowaniem odrębnych statystyk), z możliwościami: rejestracji wypożyczeń, zwrotów, prolongaty, rezerwacji, zamówień. 4. System powinien umożliwiać automatyczną rejestrację odwiedzin za pomocą kart czytelniczych w standardzie Mifare. 5. System powinien zapewniać możliwość oddzielnej realizacji zamówień i rezerwacji, rozumianych jako: a. zamówienie wykonywane na dostępny egzemplarz, b. rezerwacja wykonywana na opis w przypadku niedostępnych wszystkich egzemplarzy, c. system powinien dawać możliwość potwierdzenia przez bibliotekarza przyjęcie/odrzucenie zamówienia. 6. System powinien umożliwiać emisję upomnień w postaci wydruków i automatycznie w postaci poczty elektronicznej. 7. System powinien zapewniać automatyczną emisję poczty elektronicznej z powiadomieniami dotyczącymi potwierdzeń oraz zmian statusu zamówień i rezerwacji. 8. System powinien umożliwiać rejestrację danych statystycznych obejmujących: rejestrację czytelników, odwiedziny w bibliotece i wypożyczenia z podziałem na grupy czytelników i rodzaje zbiorów, jak również tworzenie raportów statystycznych niezbędnych do sporządzenia sprawozdań dla GUS. 9. System powinien zapewniać dowolną konfigurację terminów wypożyczeń, rezerwacji, zamówień, wysokości kar w stosunku do: a. różnych kategorii czytelników, b. rodzajów literatury, c. typów dokumentów, d. lokalizacji egzemplarzy, 10

11 e. ksiąg inwentarzowych, f. sygnatur, g. komórek organizacyjnych, h. trybów udostępniania. Przy tym wszystkie powyższe elementy mogą mieć równoczesny wpływ na terminy wypożyczeń, zamówień, rezerwacji oraz wysokość kar. 10. System powinien posiadać możliwość definiowania równoległych kar dla wypożyczeń czytelnianych i zwykłych. 11. System powinien zapewniać możliwość naliczania kar z dokładnością do dnia. 12. System powinien być wyposażony w narzędzie umożliwiające zdefiniowanie daty, od której obowiązuje kara. 13. System powinien zapewniać możliwość wykonania przesunięcia terminu zwrotu dla wszystkich czytelników jednocześnie. 14. System powinien zapewniać możliwość ustalania parametrów funkcjonowania zamówień oraz rezerwacji w zakresie co najmniej: a. ustalenia dowolnej liczby miejsc odbioru zamówionych pozycji, z odrębnym określeniem godzin pracy dla tych miejsc, b. ustalenia dowolnej liczby odrębnie obsługiwanych magazynów, z możliwością przypisania określonych zbiorów do tych miejsc, c. ustalenia terminów ważności zamówień i rezerwacji. 15. System powinien zapewnić wydruk historii konta czytelnika w zdefiniowanym z dokładnością do godziny raporcie. 16. System powinien zapewnić wydruk zobowiązania czytelnika, wraz z informacją w której z komórek organizacyjnych przechowywane jest wydrukowane i podpisane zobowiązanie. 17. System powinien być wyposażony w możliwość automatycznego, definiowalnego co do zakresu czasowego, wysyłania przypomnień do czytelników o zbliżającym się terminie zwrotu. 18. System powinien mieć możliwość automatycznego wysyłania przypomnień o niezapłaconych przez czytelnika karach. 19. System powinien być wyposażony w możliwość użycia różnych szablonów upomnień, przypomnień. 20. System powinien mieć możliwość zakładania blokad czytelnikom: logowania, wykonywania zamówień, wykonywania rezerwacji, wykonywania samodzielnych prolongat. 21. System powinien mieć możliwość wgrania zdjęcia czytelnika. 22. System powinien umożliwiać bibliotekarzowi podgląd i systemowych wysłanych do poszczególnych czytelników. 23. System powinien zapewniać możliwość importu danych czytelników z zewnętrznego pliku. 24. System powinien posiadać mechanizm wygaszania rezerwacji na książki przetrzymane powyżej liczby dni zdefiniowanej przez bibliotekę. 25. System powinien posiadać mechanizm automatycznie blokujący możliwość wykonywania zamówień w przypadku przekroczenia zdefiniowanej liczby nieodebranych zamówień w ciągu zdefiniowanego przez użytkownika okresu czasu. 11

12 26. System powinien posiadać mechanizm automatycznie blokujący możliwość wykonywania zamówień i rezerwacji w przypadku nieuregulowanych zaległości i nieuregulowanych kar. 27. System powinien uniemożliwiać zamawianie kolejnych egzemplarzy dokumentów już zamówionych. 28. System powinien zapewnić imienny raport czytelników odwiedzających bibliotekę w wybranym dowolnie okresie czasu. 29. System powinien umożliwiać automatyczne blokowanie konta czytelnika we wszystkich komórkach organizacyjnych w przypadku nieuregulowanych zaległości w przynajmniej jednej z nich. 30. W zakresie obsługi wypożyczeń międzybibliotecznych a. System powinien zapewniać możliwość złożenia przez zarejestrowanego użytkownika zamówienia na wypożyczenia materiału z innej biblioteki. b. System powinien zapewniać możliwość komunikacji bibliotekarza z użytkownikiem (poprzez zintegrowany system biblioteczny konto użytkownika) w celu zmiany dostępności terminu zamówienia lub informacji o tym że zamówiona pozycja jest do odebrania w bibliotece. c. Wypożyczenia międzybiblioteczne powinny być rejestrowane w systemie w zakresie co najmniej: wypożyczenia ze zbiorów Książnicy Podlaskiej oraz zamówienia z innych bibliotek d. Monitowanie o kończącym się terminie wypożyczenia międzybibliotecznego powinno odbywać się automatycznie przez system biblioteczny. V. Wymagania funkcjonalne dotyczące katalogu ogólnego OPAC 1. Moduł OPAC powinien udostępnić katalog biblioteki w Internecie w postaci serwisu WWW w wersji polskojęzycznej i anglojęzycznej do wyboru. 2. Publicznie dostępne funkcje modułu powinny obejmować, co najmniej wyszukiwanie informacji w katalogu oraz prezentację nowości wydawniczych, zgodnie z poniższymi wymaganiami. Niezbędne są co najmniej dwie metody wyszukiwania informacji w katalogu: a. indeksowa, b. swobodna. W metodzie indeksowej powinno być dostępne odrębne przeszukiwanie co najmniej następujących indeksów: haseł formalnych, tytułów, tytułów serii, symboli klasyfikacji systematycznej, haseł przedmiotowych oraz dowolnego indeksu utworzonego samodzielnie przez bibliotekę. W wyszukiwaniu według indeksów haseł formalnych i przedmiotowych powinny być stosowane odsyłacze całkowite oraz uzupełniające. Wyszukiwanie indeksowe powinno zapewniać stosowanie znaków maskujących oraz filtrowanie rodzajów dokumentów. System powinien zapewniać wyświetlanie podpowiedzi pobieranych z indeksu, podczas wpisywania znak po znaku frazy wyszukiwawczej, wraz z prezentowaniem liczby dokumentów związanych z wyszukiwanym terminem. Wyszukiwanie swobodne powinno pozwalać na wyszukiwanie informacji poprzez podanie co najmniej trzech fraz wyszukiwawczych połączonych spójnikami logicznymi. System powinien zapewniać wyszukiwanie podstawowych form fleksyjnych wyszukiwanych słów w języku polskim. W wyszukiwaniu swobodnym system powinien zapewniać filtrowanie wyników wyszukiwania ze względu na: a. daty wydania (ograniczenie z góry i z dołu), b. rodzaj dokumentu, c. język dokumentu, 12

13 d. lokalizację. 3. Moduł OPAC powinien co najmniej zapewniać automatyczną prezentację nowości wprowadzonych do katalogu bibliotecznego. 4. Moduł OPAC powinien co najmniej zapewnić prezentację plików graficznych dołączonych do opisów bibliograficznych, np. zeskanowanych okładek. 5. Moduł powinien prezentować listy: najwyżej ocenianych, najczęściej wypożyczanych, ostatnio recenzowanych, ostatnio komentowanych, ostatnio ocenianych pozycji. 6. Biblioteka powinna mieć co najmniej możliwość definiowania zawartości i formatu prezentacji opisu bibliograficznego, odrębnie dla każdego rodzaju dokumentu. 7. W części wymagającej uprzedniego uwierzytelnienia (podania loginu i hasła) moduł OPAC powinien udostępniać czytelnikom, co najmniej następujące funkcje: a. składanie zamówień na dokumenty, z możliwością wyboru w dozwolonym zakresie terminu oraz miejsca odbioru dokumentu, b. rezerwację dokumentów, c. edycję danych profilu użytkownika: , hasło, d. prezentację stanu wypożyczeń, zamówień, rezerwacji i zaległości, e. tworzenie indywidualnych, zapamiętywanych na koncie czytelnika, zestawień bibliograficznych tworzonych przez użytkownika, f. wprowadzania oceny, komentarzy i recenzji dotyczących zbiorów bibliotecznych (powiązanych z opisami bibliograficznymi), g. wykonywanie samodzielnych prolongat w zakresie samodzielnie ustalonym przez bibliotekę; biblioteka może ustalić liczbę dozwolonych samodzielnych prolongat oraz zakres czasowy, w którym prolongata jest możliwa, oraz zakres czasowy na jaki prolongata jest możliwa, h. wysyłanie i otrzymywanie wiadomości do i z biblioteki. 8. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia licencji na serwer OPAC WWW bez ograniczeń w liczbie jednoczesnych dostępów. 9. System powinien umożliwiać czytelnikom automatyczne odzyskiwanie hasła. 10. System powinien umożliwiać automatyczne generowanie haseł dla czytelników do OPAC WWW. 11. System powinien umożliwiać czytelnikowi zarejestrowanie się do biblioteki poprzez katalog OPAC WWW, za pomocą formularza z polami obowiązkowymi, przy czym o obowiązkowości pól powinna decydować biblioteka. 12. Moduł powinien posiadać własną wbudowaną stronę informującą o tymczasowej przerwie w działaniu. 13. Moduł powinien posiadać wersję katalogu OPAC na urządzenia mobilne udostępniającą, funkcję co najmniej: a. składanie zamówień na dokumenty, z możliwością wyboru w dozwolonym zakresie terminu oraz miejsca odbioru dokumentu, b. rezerwację dokumentów, c. prezentację stanu wypożyczeń, zamówień, rezerwacji i zaległości. VI. Wymagania funkcjonalne katalogu dla dzieci 1. System powinien umożliwiać tworzenie i prezentację w postaci katalogu graficznego opisów literatury dziecięcej. 13

14 2. System powinien charakteryzować się atrakcyjną, dostosowaną do percepcji dziecka w wieku 6-10 lat, szatą graficzną i warstwą dźwiękową. Grafika powinna zawierać elementy animowane. 3. Mechanizm tworzenia opisów literatury dziecięcej powinien umożliwiać dla każdego tytułu zapisanie następujących informacji: a. tekstowego opisu dzieła, b. pliku z zapisaną informacją dźwiękową, c. pliku z zapisanym obrazem okładki, d. dodatkowych grafik, e. fragmentu filmowego z przynajmniej jednego z serwisów: Youtube lub Vimeo f. elementów specjalnej klasyfikacji literatury dziecięcej. 4. Prezentacja opisu literatury dziecięcej powinna zawierać mechanizmy prezentacji elementów multimedialnych. W szczególności prezentacja grafik (galeria), odtwarzanie lektora i fragmentu filmowego. 5. System powinien zapewniać mechanizm tworzenia specjalnej klasyfikacji tematycznej literatury dziecięcej z możliwością ustalania słownych elementów klasyfikacji oraz towarzyszących im elementów graficznych. 6. Klasyfikacja tematyczna powinna być klasyfikacją hierarchiczną, z zapewnieniem co najmniej 3 poziomów hierarchii. 7. Katalog dziecięcy musi być zintegrowany z katalogiem biblioteki w sposób zapewniający co najmniej powiązanie każdego opisu literatury dziecięcej z dowolną liczbą rekordów bibliograficznych MARC. 8. Katalog musi być dostarczony razem z bazą przynajmniej 1000 opisów popularnych dzieł literatury dziecięcej. 9. Mechanizm wyszukiwawczy katalogu dziecięcego musi pozwalać na intuicyjne wyszukiwanie dzieł poprzez wskazywanie graficznych elementów klasyfikacji tematycznej. VII. Wymagania funkcjonalne dotyczące serwera Z Moduł powinien zapewniać obsługę protokołu komunikacji: Z39.50, zgodnie z normą PN- ISO 23950: Moduł powinien umożliwiać obsługę formatów rekordów w zakresie co najmniej: a. MARC_LINE, b. MARC_ISO2709, c. MARC_SIMPLEXML, d. MARC_XML. 3. Moduł powinien umożliwiać obsługę kodowania zapytań w zakresie co najmniej: a. UTF8, b. ISO 88591, c. CP Moduł powinien umożliwiać obsługę kodowania wyników w zakresie co najmniej: a. UTF8, b. ISO 88591, c. CP Możliwość zdalnego administrowania serwerem, w tym co najmniej funkcja zatrzymania i uruchomienia serwera oraz modyfikowania wszystkich parametrów serwera. 6. Realizacja co najmniej funkcji: Scan, Search, Retrieve. 14

15 7. Możliwość konfigurowania oprogramowania w zakresie co najmniej: a. adresu i portu komunikacyjnego, b. definiowania time-out oraz ograniczenia maksymalnej liczby jednoczesnych połączeń, c. określenia domyślnych systemów kodowania zapytań i odpowiedzi, d. definiowania domyślnych atrybutów wyszukiwawczych, w zakresie co najmniej: atrybutu obcięcia prawostronnego, atrybutu pozycji w indeksie, atrybutu stosowania rozszerzonego zestawu znaków. 8. Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia licencji na serwer Z39.50 bez ograniczeń w liczbie jednoczesnych dostępów. VIII. Instalacja i wdrożenie systemu 1. Instalacja oraz wdrożenie ma obejmować: a. instalację systemu, b. przeszkolenie informatyków z konfiguracji klienta terminalowego RemoteApp, c. konfigurację i uruchomienie systemu, d. asystę wdrożeniowa w czasie uruchomienia systemu polegającą na obecności przedstawiciela Wykonawcy w Bibliotece. IX. Serwis 1. Serwis oprogramowania powinien obejmować: a. świadczenie przez Licencjodawcę na rzecz Licencjobiorcy pomocy technicznej, b. każdą opublikowaną aktualizację systemu bibliotecznego, c. aktualizacje będą udostępniane nie później niż w ciągu 30 dni od daty opublikowania, d. zdalne usługi pomocy technicznej ( działania Licencjodawcy w celu rozwiązania zgłoszonych problemów będą podejmowane niezwłocznie, nie później niż w ciągu jednego dnia roboczego), e. usługi wymienione wyżej będą świadczone telefonicznie, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub strony www, według wyboru Licencjobiorcy, f. usuwanie awarii oprogramowania uniemożliwiających funkcjonowanie systemu w maksymalnym czasie 24 godzin od ich zgłoszenia, g. usuwanie usterek utrudniających lub uniemożliwiających korzystanie z oprogramowania w maksymalnym czasie 24 godzin od ich zgłoszenia. X. Baza szkoleniowa Wykonawca powinien zapewnić odrębną instalację zintegrowanego systemu bibliotecznego na potrzeby szkoleń wewnętrznych (w konfiguracji i formie takiej samej jak produkcyjna dla max 20 użytkowników) hosting. XI. Konwersja baz danych Wykonawca dokona centralizacji oraz konwersji wszystkich baz danych przenoszonych do zintegrowanego systemu bibliotecznego. Bazy danych do konwersji: Komórka organizacyjna Baza do konwersji Ilość Rekordów Wypożyczalnia Katalog Wypożyczalni (format Marc 21) Baza Czytelników (własny format)

16 Katalog Ubytków (Marc BN) Dz. Opracowania KDZ (katalog główny) (format Marc 21) KHW KP (kartoteka formalna) (format Marc 21) KHP KP (kartoteka przedmiotowa) (format Marc 21) Nuty (format Marc 21) Dźwięk (format Marc 21) Katalog Zbiorów Secjalnych od 2009 (format Marc 21) Dz. Informacyjno- Bibliograficzny Region od (format Marc 21) Baza Region (format Marc 21) Baza Region (format Marc BN) Baza Region (format Marc 21) Baza Region (format Marc BN) Kartoteka haseł wzorcowych przedmiotowa (format Marc 21) Kartoteka haseł wzorcowych formalna (format Marc 21) Dz. Instrukcyjno- Metodyczny Baza zagadnieniowa artykułów czasopism (MARC BN) Baza bibliotek (własny format) 251 Filie biblioteczne Filia 1 (format Marc 21) Filia 2 (format Marc 21) Filia 3 (format Marc 21) Filia 4 (format Marc 21) Filia 5 (format Marc 21) Filia 6 (format Marc 21) Filia 7 (format Marc 21) Filia 8 (format Marc 21) Filia 9 (format Marc 21) Filia 10 (format Marc 21) Filia 11 (format Marc 21) Filia 12 (format Marc 21) Filia 13 (format Marc 21) Filia 14 (format Marc 21) Filia 15 (format Marc 21) Filia 17 (format Marc 21) SUMA Dz. Gromadzenia Baza dostawców (Access baza EO) 8000 Baza dostawców (Access baza Gromadzenie) 836 dokumenty z lokalizacją Mag.Rez. N (Access baza EO) 5385 Czytelnia Czasopism Baza dostawców (Access EOC) 7899 Baza czasopism ( Access EOC) XII. Usługa hostingu Wykonawca zapewni usługę hostingu zintegrowanego systemu bibliotecznego obejmującą: a. instalację oprogramowania serwerowego, bazodanowego oraz wszystkich aktualizacji systemu bibliotecznego, b. instalację infrastruktury serwerowej, 16

17 c. reinstalację systemu oraz odtworzenie bazy danych w przypadku awarii serwera lub systemu, która będzie wymagała takiej reinstalacji, d. utrzymanie w ruchu wszystkich elementów systemu w systemie pracy ciągłej (24 h), z wyłączeniem okresów prac instalacyjnych (okna serwisowe), e. archiwizowanie bazy danych systemu w następującym schemacie: - pełny backup bazy w nocy, - archiwizowanie logów transakcyjnych nie rzadziej niż co 1 godz, - backupy oraz archiwa logów transakcyjnych będą przechowywane na serwerze backup'owym znajdującym się w innej, niż serwer bazy danych lokalizacji fizycznej, - pełne backupy będą przechowywane przez okres nie krótszy niż 2 tygodnie, f. aktualizację oprogramowania (serwer), g. zapewnienie terminalowego udostępniania zasobów systemu bibliotecznego. 17