WSPÓŁDZIAŁANIE 2 SYSTEMÓW BIBLIOTECZNYCH : MAK I ALEPH W ZAKRESIE OPRACOWANIA ZBIORÓW Komunikat

Transkrypt

1 Beata Korman Biblioteka Publiczna w Dzielnicy Śródmieście m.st. Warszawy WSPÓŁDZIAŁANIE 2 SYSTEMÓW BIBLIOTECZNYCH : MAK I ALEPH W ZAKRESIE OPRACOWANIA ZBIORÓW Komunikat

2 Biblioteka Publiczna w Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy jest usytuowana w sieci bibliotek dzielnicowych Warszawy. Posiada 30 filii bibliotecznych zlokalizowanych w Śródmieściu pod 20 adresami. W jej skład wchodzą: Biblioteka Dzielnicowa z Czytelnią Naukową Nr XV, Wypożyczalnia Kompletów Książek, punkt Książka na Telefon, Czytelnia Naukowa nr VII (o profilu humanistycznym), 18 wypożyczalni dla dorosłych i młodzieży, 10 bibliotek dla dzieci i młodzieży

3 Strona Biblioteki Publicznej w Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy

4 Biblioteka zakupiła pierwsze komputery i podjęła decyzję o stosowaniu programu MAK w 1992 r. W 1999 r. Dyrekcja Biblioteki [1] podpisała porozumienie z Biblioteką Publiczną m.st. Warszawy o podejmowaniu działań dotyczących wprowadzania wspólnego systemu biblioteczno-informacyjnego ALEPH [1] Dyrektor Biblioteki p. Teresa Tomczyk-Hajduk ( ), zastępca Dyrektora Elżbieta Skibińska

5 Czytelnia Naukowa nr VII otrzymała bezpłatnie 1 stanowisko klienta ALEPH do opracowania zakupionych do czytelni publikacji naukowych z szeroko rozumianej humanistyki oraz do wprowadzania swojego siglum

6 W 2000 r. do współkatalogowania książek w katalogu centralnym przystąpiła Czytelnia Naukowa nr XV, posiadająca księgozbiór o profilu ekonomicznym

7 Do Biblioteki kupowano wówczas ok wol. książek rocznie, co stanowiło ok tytułów. Jednocześnie co roku ubytkowano ok wol. książek. Rok Wpływy książek Ubytki książek

8 Katalog centralny, Katalog Bibliotek Publicznych Warszawy utworzony został przez Bibliotekę Publiczną m. st. Warszawy w systemie ALEPH i udostępniony 30 października 1998 r. Katalog centralny obejmował przede wszystkim rekordy bibliograficzne książek prezentowanych na przeglądach nowości organizowanych na Koszykowej

9 W Bibliotece Publicznej m. st. Warszawy Dzielnicy Śródmieście zakup nowości i wznowień wydawniczych przewyższał liczbę prezentowanych tytułów

10 Biblioteka nie przesyłała do Katalogu Bibliotek Publicznych Warszawy siglów filii bibliotecznych dotyczących ubytków w celu dokonania w nim zmian. Katalog centralny stawał się coraz bardziej rozbieżny ze stanem zbiorów znajdujących się w placówkach biblioteki śródmiejskiej

11 Pobieranie obecnie - listy przeglądu nowości z katalogu centralnego

12 W przedstawionej sytuacji, w 2001 r., Dyrekcja [2] Biblioteki podjęła decyzję o rozpoczęciu centralnego opracowania książek w Dziale Instruktażu i Automatyzacji (DIiA) [2] Dyrektor Biblioteki p. Anna Stępień (od ), zastępca Dyrektora p. Maria Wyszyńska

13 W 2001 r. utworzone zostało 1 stanowisko do opracowania książek, w 2002 r. 2 stanowisko, w 2005 r. - kolejne

14 Opracowanie centralne zorganizowano początkowo w programie MAK

15 W 2002 r. w DIiA opracowano formalnie 6340, a rzeczowo 4674 tytułów książek. Problem bieżącego opracowania nowości nie został rozwiązany. Powstawały zaległości

16 W 2004 r., mając do dyspozycji w Bibliotece system biblioteczny ALEPH, umożliwiający wielostanowiskowy dostęp do modułu katalogowania, Dyrekcja zdecydowała się na zakupienie do DIiA 2 klientów systemu ALEPH

17 We wrześniu 2004 r. rozpoczęto opracowanie nowości w systemie ALEPH. Założono bazę Biblioteki Śródmiejskiej bazę BSR

18 W okresie od września do grudnia 2004 r. opracowano 2260 rekordów bibliograficznych

19 W 2005 r. do opracowywania nowości w bazie BSR przystąpiła Czytelnia Naukowa nr XV, od czerwca 2006 r. Czytelnia Naukowa nr VII. Problem bieżącego opracowania nie został nadal rozwiązany

20 Z uwagi na istniejące warunki lokalowe w Dyrekcji Biblioteki, w DIiA nie można było stworzyć kolejnych stanowisk pracy. Postanowiono poszerzyć zespół opracowywania zbiorów o pracowników filii bibliotecznych

21 W pracach zgodzili się uczestniczyć Kierownicy następujących filii: wypożyczalni dla dorosłych i młodzieży nr 7, 31, 43, 53, 74, 97 bibliotek dla dzieci i młodzieży nr 10 i 24

22 W 2007 r. Biblioteka zakupiła kolejne 3 stanowiska systemu ALEPH, które zostały zainstalowane w 8 wymienionych filiach Biblioteki pod 5 adresami

23 W 2006 r. pracownicy Czytelni Naukowej nr XV rozpoczęli opracowanie płyt z muzyką poważną i rozrywkową. W 2006 r. w Bibliotece dla Dzieci i Młodzieży nr 10, w przygotowanej bazie w MAK-u, sporządzone zostały rekordy bibliograficzne dokumentów elektronicznych, które zostały przekonwertowane do bazy BSR w 2008 r. W 2007 r. pracownicy Biblioteki dla Dzieci i Młodzieży nr 10 oraz Wypożyczalni dla Dorosłych i Młodzieży nr 97 podjęli się opracowania filmów

24 Pracownicy Biblioteki Publicznej m.st. Warszawy Biblioteki Głównej na potrzeby biblioteki śródmiejskiej opracowują z autopsji na podstawie przyniesionych książek : - brakujące rekordy KHW - wprowadzają je do NUKATu, - pobierają z NUKATu brakujące zgłoszone hasła

25 Rekord bibliograficzny filmu

26 W 2007 r. - po raz pierwszy w Bibliotece - wszystkie nowości były opracowane na bieżąco pod względem formalnym i rzeczowym

27 Liczba opracowanych rekordów w latach w bazie BSR Rok Liczba rekordów 2004 (09-12) (01-10) Razem 53994

28 Zastosowanie systemu ALEPH umożliwiło przede wszystkim: - od 2004 r. pracę online zespołu współkatalogującego W pracach uczestniczą pracownicy 9 filii Biblioteki oraz Działu Instruktażu i Opracowania, mieszczące się pod 6 różnymi adresami

29 - bezpośredni dostęp poprzez protokół Z39.50 do baz katalogowych: - Biblioteki Publicznej m. st. Warszawy Biblioteki Głównej Województwa Mazowieckiego, - Biblioteki Narodowej, - Przewodnika Bibliograficznego, - NUKAT - oraz katalogów: Książnicy Pomorskiej w Szczecinie, Miejskiej Biblioteki Publicznej we Wrocławiu, Dolnośląskiej Biblioteki Publicznej im. T. Mikulskiego we Wrocławiu, Biblioteki Kongresu USA

30 - zastosowanie kartotek haseł wzorcowych NUKAT, JHP BN Kontroli haseł wzorcowych podlegają : -hasła formalne -osobowe, instytucji, - imprez i tytułów ujednoliconych, tytułów ujednoliconych serii, -haseł przedmiotowych

31 Wyszukiwanie opisu bibliograficznego w bazach katalogowych NUKAT w celu skopiowania go do katalogu centralnego.

32 - katalog centralny, zachowując identyfikowane przez system numery kontrolne, podlega procedurom automatycznej modyfikacji rekordów bibliograficznych i KHW. Aktualizacja bazy odbywa się na bieżąco, w związku z tym zmiany natychmiast widzą wszyscy katalogujący we wspólnej bazie

33 - centralne zarządzanie bazą Wszelkie zmiany w strukturze baz są nadzorowane przez Dział Instruktażu i Opracowania

34 - katalog centralny budowany jest zgodnie z międzynarodowymi standardami, takimi jak: - format MARC 21 rekordu bibliograficznego i rekordu KHW, - system kodowania znaków zgodny z UNICODE, - a do przekazywania danych stosowany jest format wymienny zgodny z ISO 2709.

35 - utrzymanie jednolitych wspólnych zasad opracowania formalnego i rzeczowego w Bibliotece, np. opracowanych w Bibliotece wykazów gatunków literackich i filmowych

36 - zapewnienie stałej korekty wprowadzanych opisów prowadzonych przez pracowników Działu Instruktażu i Opracowania

37 - zapewnienie jednoczesnego dostępu do rekordów katalogu centralnego Biblioteki podczas bieżącego opracowania rekordów; Umożliwia kontrolę wprowadzanych opisów oraz łączenie rekordów

38 Przykład rekordów z bazy BSR przewidzianych do połączenia

39 Od 2004 r. w bazie BSR trwają prace nad uaktualnianiem i łączeniem (deduplikowaniem) rekordów. Kilka rekordów dotyczących tego samego wydania, łączone są w 1 rekord przy zachowaniu wszystkich danych egzemplarzy

40 Rok Baza BSR na dzień 15 października 2008 r. liczyła rekordy. Uaktualniono i połączono rekordów. Liczba wszystkich rekordów Liczba rekordów nowych Liczba rekordów usuniętych

41 Baza Katalogu Centralnego BSR w ALEPH może być przeglądana również jako poszczególne podbazy: 30 filii bibliotecznych, katalog Kolekcji Jana Nowaka Jeziorańskiego, książki wydane Dużym Drukiem, Varsaviana znajdujące się w filiach biblioteki śródmiejskiej, literaturę obcojęzyczną, książkę mówioną, multimedia, płyty z muzyką poważną i rozrywkową filmy

42 Katalog centralny baza BSR

43 Zastosowanie programu MAK umożliwiło przede wszystkim: - obsługę 30 wypożyczalni komputerowych Program MAK jest programem polskim, tanim, przyjaznym w obsłudze i znanym wszystkim pracownikom

44 - zachowanie specyfiki filii bibliotecznych, które odpowiadając na potrzeby środowiskowe swoich czytelników w bazach wypożyczalni - wprowadzają dodatkowe niezbędne i specyficzne dla danej biblioteki informacje, np. własne hasła przedmiotowe lub słowa kluczowe, zachowując swoją specyfikę oraz - uzupełniają dane biblioteczne egzemplarzy

45 - możliwość sprawdzenia procedurami skontrum programu MAK, stanu kompletności wprowadzonych do bazy BSR danych bibliotecznych egzemplarzy, zakupionych przez filię

46 Rekord bibliograficzny ksiązki z wypełnionymi danymi bibliotecznymi w polu 927w bazie katalogowej programu MAK

47 - w 2007 r. w programie MAK przygotowano dla filii uczestniczących w opracowaniu i wpisujących dane egzemplarzy do bazy BSR, bazę roboczą, która posiada maskę warunkową pozwalającą na wybranie odpowiednich danych bibliotecznych W przygotowanej masce, pola zawierające dane biblioteczne z pola Z30-1 z bazy ALEPH, są zamieniane na pola 927 stosowane w MAK-u. Makrooperacja pozwala uniknąć podwójnego wpisywania danych i ewentualnych pomyłek

48 W celu zachowania spójności i wymiany danych pomiędzy bazami katalogowymi filii, obsługiwanym programem MAK oraz bazą BSR, zostało utworzone jako jedyne pole niezmienne - pole MAK, do którego wpisywany jest identyfikator rekordu

49 Pole MAK było podstawą dodawania nowych rekordów egzemplarzy. Obecnie pole MAK ze względów technicznych zostało zamienione na pole 997. Takie rozwiązanie zapewnia możliwość wprowadzania danych egzemplarza z baz filii obsługiwanych programem MAK do katalogu centralnego bazy BSR, funkcjonującej w systemie ALEPH

50 Procedury przenoszenia egzemplarzy z baz znajdujących się w placówkach w programie MAK do bazy BSR są na bieżąco uaktualniane do nowych wersji systemu. Dane biblioteczne egzemplarzy z baz katalogowych poszczególnych filii, administrator baz programu MAK pobiera z serwera Biblioteki raz na miesiąc. Przygotowuje pliki, które przesyła do administratora bazy BSR w systemie ALEPH, w celu ich przekonwertowania i dołączenia do modułu egzemplarzy w bazie BSR

51 W Bibliotece ubytkowanych jest od do wol. książek rocznie. W celu usunięcia danych egzemplarza z bazy BSR, została utworzona procedura usuwająca przesłane w pliku dane biblioteczne. Eksport ubytków filii odbywa się na podstawie kodu placówki oraz numeru inwentarzowego egzemplarza raz na kwartał. Usunięto wszystkie ubytkowane egzemplarze z tego okresu.

52 Odpowiedź na zapytanie w katalogu centralnym- bazie BSR na stronie Biblioteki: (historia OR architektura) AND Warszawa wraz z egzemplarzami

53 W maju 2008 r. baza BSR została zaktualizowana. Dołączone zostały wszystkie egzemplarze z lat , a następnie z lat

54 Moduł egzemplarza w bazie BSR z widoczną zakładką kodów filii Biblioteki

55 W ciągu 2 lat wprowadzono do bazy BSR ponad 20 tysięcy rekordów

56 Od maja 2008 r. katalog centralny baza BSR jest widoczny bezpośrednio jako baza ALEPH na stronie Biblioteki

57 W 2008 r. przeprowadzono operacje konwersji rekordów oraz danych bibliotecznych pozwalającą na wymianę danych pomiędzy systemami i bazami, jak np. zamiany sygnatur, cen, kodów kreskowych w bazie wypożyczalni

58 Współpracę pomiędzy lokalnymi bazami filii obsługiwanych programem MAK z bazą katalogu centralnego BSR znajdującą się w systemie ALEPH umożliwiło wykorzystanie oprogramowania FIDKAR, które powstało na zamówienie Federacji Bibliotek Kościelnych FIDES. Poprzez tę multiwyszukiwarkę można pobierać rekordy do baz programu MAK z komputerowych katalogów posiadających moduł obsługi protokołu Z39.50

59 - ułatwiło ono i przyspieszyło proces przejmowania rekordów bibliograficznych pomiędzy bazami usytuowanymi w 2 systemach bibliotecznych, - możliwość bezpośredniego kopiowania wybranych rekordów bibliograficznych bez potrzeby wprowadzania rekordów do baz roboczych i wybierania wśród nich właściwych, zaoszczędza czas bibliotekarzy

60 Rekord bibliograficzny książki możliwy do pobrania z Katalogu Centralnego Biblioteki Publicznej w Dzielnicy Śródmieście bazy BSR

61 Wdrożenie wersji 1.08 oprogramowania FIDKAR, z uwagi na nieprzerwanie trwające prace przy retrospektywnym uzupełnianiu rekordów bibliograficznych w katalogu centralnym - bazie BSR, ułatwiło bezpośrednie przejmowanie rekordów z wykorzystaniem ich numeru identyfikacyjnego

62 Stworzona możliwość - wprowadzenia i pokazania pól, które nie mają podpól (np. 001 lub 008) oraz - obejrzenia rekordu bibliograficznego w formacie MARC 21 przed jego przejęciem, jest w tym wypadku bardzo ważna. FIDKAR pozwala pracownikom filii bibliotecznych, które nie posiadają bezpośredniego dostępu do bazy BSR, na bezbłędną wymianę rekordów skróconych na pełne

63 Pracę tę wspomaga niedawno stworzona procedura programu MAKZ.exe programu pakietu MAK. Wprowadziła ona możliwość uporządkowania i łączenia pól o tych samych nazwach, ułatwiając modyfikację rekordu bibliograficznego

64 Multiwyszukiwarka FIDKAR na stronie Biblioteki Publicznej w Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy

65 Katalog centralny baza BSR, jest udostępniona do pobierania opisów : - dla sieci bibliotek publicznych województwa mazowieckiego na stronie Biblioteki Publicznej m.st. Warszawy Biblioteki Głównej Województwa Mazowieckiego, - w FIDKARZE na stronie Federacji Bibliotek Kościelnych FIDES - W Katalogu Rozproszonym - KaRo

66 Katalog centralny Biblioteki - baza BSR w systemie ALEPH

67

68

69 Kończąc, chciałam serdecznie podziękować wszystkim Twórcom i Dystrybutorom wspomnianych programów, za wytrwałe wspomaganie nas, bibliotekarzy z Biblioteki Publicznej w Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy, przy realizacji pomysłów i potrzeb na rzecz współdziałania i usprawniania oprogramowania bibliotecznego