TRACES. Podręcznik użytkownika Dokumenty wejścia Część I

Transkrypt

1 Podręcznik użytkownika Dokumenty wejścia Część I Przeznaczony dla podmiotów gospodarczych (agentów celnych UE/EFTA, osób odpowiedzialnych za ładunek) Przedkładanie I. CVED Wspólne weterynaryjne dokumenty wejścia II. CED Wspólnotowe dokumenty wejścia III. DECLAR Deklaracje urzędowe IV. CHED-PP Wspólne zdrowotne dokumenty wejścia dotyczące roślin i produktów roślinnych TRACES Zdrowie i Konsumenci

2 Spis treści I. Wprowadzenie... 5 I.1. Zakres podręcznika użytkownika Dokumenty wejścia Część I... 5 I.2. Skróty i definicje... 6 I.3. Języki robocze... 6 I.4. Nowe wersje systemu TRACES... 7 I.5. Dostęp... 8 I.5.1. Dostęp do danych i ochrona danych... 8 I.5.2. Ostrzeżenie o zabezpieczeniach... 8 I.5.3. Środowiska... 9 I.5.4. Rejestracja konta I Przez podmiot gospodarczy I Przez właściwy organ I.5.5. Logowanie i wylogowanie I Logowanie I Wylogowanie I Problemy z logowaniem I.5.6. Personalizacja menu systemu TRACES I.5.7. Aktualności systemu TRACES I Strona startowa I Biuletyn informacyjny II. Menu Dokumenty weterynaryjne...20 II.1. Wprowadzenie II.1.1. Porządek zadań w ramach certyfikacji II.1.2. Wstępne powiadomienie (CVEDP) II.2. Przedkładanie Części I (Przesyłka) II.2.1. Wybieranie kodu Nomenklatury II.2.2. Określanie organizacji w rubrykach urzędowych dokumentów wejścia II Wyszukaj II Tworzenie II Automatyczne wypełnianie rubryk urzędowych dokumentów wejścia II.2.3. Wypełnianie Części I II CED II CVEDA II CVEDP II DECLAR II CHED-PP / 119

3 II.2.4. Opcje przedkładania II Ogólne II Opcje specyficzne dla DECLAR II.2.5. Podpis II.3. Działania następcze II.3.1. Dalsze czynności dotyczące dokumentów CED, CVEDA, CVEDP, CHED-PP II.3.2. Dalsze czynności dotyczące DECLAR: klonowanie do CVEDP II Dostęp przez hiperłącze II Dostęp przez menu II Przedłożenie II.3.3. Skontaktowanie się z właściwym organem III. IV. Funkcje urzędowych dokumentów wejścia...77 III.1. Wyszukiwanie urzędowego dokumentu wejścia III.1.1. CED/CVEDA/CVEDP/CHED-PP III.1.2. DECLAR III.1.3. Sposoby obejścia i ograniczenia III.2. Klonowanie dokumentu IMPORT do urzędowego dokumentu wejścia III.2.1. Dostęp przez hiperłącze III.2.2. Dostęp przez menu III.2.3. Przedłożenie III.3. Kopiuj jako nowy III.4. Podział przesyłki III.4.1. CED III.4.2. CVEDP III.5. Wprowadzanie zmian do przedłożonych urzędowych dokumentów wejścia III.6. Usuwanie urzędowych dokumentów wejścia III.7. Drukowanie urzędowych dokumentów wejścia III.7.1. Przedłożone urzędowe dokumenty wejścia III.7.2. Niewypełnione wzory urzędowych dokumentów wejścia III.8. Automatyczne powiadomienia pocztą elektroniczną z systemu TRACES III.8.1. Kontrole ilości III.8.2. Zabezpieczony dostęp Pozostałe menu w systemie TRACES IV.1. Raporty IV.2. Zarządzanie użytkownikami i organizacjami IV.2.1. Zmiana hasła / zmiana sprawdzającego pytania i odpowiedzi IV.2.2. Zmiana profilu użytkownika IV.2.3. Partnerzy biznesowi / 119

4 IV.3. Opublikowane listy zakładów IV.4. Zarządzanie pomocą w podjęciu decyzji IV.4.1. Program Wzmocniona kontrola IV.5. Prawodawstwo IV.6. Informacje V. Najczęściej zadawane pytania V.1. Brak możliwości przedłożenia nowego urzędowego dokumentu wejścia V.2. Komunikat ostrzegawczy: Wielokrotne przedkładanie dokumentu jest zabronione V.3. Komunikat ostrzegawczy: Wyjątek w zakresie bezpieczeństwa: brak uprawnień do wykonania żądanej operacji V.4. Komunikat ostrzegawczy: Nie znaleziono świadectwa V.5. Komunikat ostrzegawczy: GEN (ostrzeżenie o nieoczekiwanym błędzie) VI. Dalsze informacje i dane kontaktowe / 119

5 I. Wprowadzenie I.1. Zakres podręcznika użytkownika Dokumenty wejścia Część I W niniejszym podręczniku użytkownika przedstawiono podstawowe zasady i funkcje obowiązujące w ramach systemu TRACES w zakresie przedkładania (Część I) następujących urzędowych dokumentów wejścia właściwemu organowi na poziomie PKG/DPE/DPI w UE: CED 12 : Wspólnotowe dokumenty wejścia dotyczące paszy i żywności niepochodzących od zwierząt CVEDA: 3 Wspólne weterynaryjne dokumenty wejścia dotyczące zwierząt CVEDP 4 : Wspólne weterynaryjne dokumenty wejścia dotyczące produktów zwierzęcych DECLAR 5 : Deklaracje urzędowe ( 6 ) CHED-PP 7 : Wspólne zdrowotne dokumenty wejścia dotyczące roślin i produktów roślinnych W razie potrzeby opisy są uzupełnione zrzutami ekranu interfejsu użytkownika systemu TRACES, których celem jest lepsze zilustrowanie wyglądu i sposobu działania systemu TRACES. Celem niniejszego podręcznika jest przyspieszenie pracy użytkownika dzięki unikaniu niedokładności i błędów w pisowni. Niniejszy podręcznik użytkownika należy czytać w połączeniu z zestawem narzędzi TRACES 8, umożliwiającym dostęp do dalszych podręczników użytkownika TRACES, filmów i szablonów. Zestaw narzędzi systemu TRACES zawiera wszystkie wymagane informacje w jednym dokumencie. System TRACES służy jako punkt kompleksowej obsługi europejskiego prawodawstwa w dziedzinie weterynaryjnego zdrowia publicznego, obejmującego produkty pochodzenia zwierzęcego, żywe zwierzęta i produkty uboczne pochodzenia zwierzęcego, oraz zdrowie roślin. W odniesieniu do wdrażania ogólnego prawodawstwa UE zachęca się jednak do kontaktu z właściwymi organami krajowymi lub urzędowymi służbami UE w celu uzyskania poprawnych informacji dotyczących wymogów w zakresie przemieszczania i innych danych. Wszystkie informacje na temat systemu TRACES znajdują się na stronie urzędowej Komisji ds. Zdrowia i Konsumentów 9. Prezentacje systemu TRACES można również znaleźć tutaj Rozp.Komisji (WE) nr 669/2009: 2 Rozp.Komisji (WE) nr 1152/2009: 3 Rozp.Komisji (WE) nr 282/2004: 4 Rozp.Komisji (WE) nr 136/2004: 5 Rozp.Komisji (WE) nr 142/2011: 6 Oznacza to: zgłoszenia wymagane w ramach przywozu produktów pośrednich zgodnie z rozdziałem 20 załącznika XV do rozporządzenia Komisji (UE) nr 142/2011 lub przywozu produktów z kości, rogów, kopyt i produktów pochodnych zgodnie z rozdziałem 16 załącznika XV. 7 Dyr. Rady 2000/29/WE: 8 Zestaw narzędzi TRACES: 9 Szczegółowe informacje na temat systemu TRACES można znaleźć na stronie internetowej: 10 Prezentacje systemu TRACES: 5 / 119

6 I.2. Skróty i definicje Pełny wykaz wszystkich skrótów i akronimów związanych z systemem TRACES znajduje się w podpozycji Porozmawiajmy o systemie TRACES oraz pozycji Ogólne cechy systemu TRACES w zestawie narzędzi TRACES 11. I.3. Języki robocze Zarówno przed zalogowaniem do systemu TRACES, jak i w interfejsie użytkownika istnieje możliwość wybrania jednego z dostępnych języków, w zależności od preferencji użytkownika: Kod języka Język Kod języka Język bs bośniacki lv łotewski bg bułgarski mk macedoński cs czeski mt maltański da duński nl niderlandzki de niemiecki nw norweski el grecki pl polski en angielski pt portugalski es hiszpański ro rumuński et estoński ru rosyjski fi fiński sk słowacki fr francuski sl słoweński hr chorwacki sr serbski hu węgierski sv szwedzki il islandzki sq albański it włoski tr turecki lt litewski zh chiński Po zmianie języka następuje przekierowanie na ogólną stronę startową systemu TRACES. 11 Zestaw narzędzi TRACES: 12 Są to 22 języki urzędowe Unii Europejskiej (irlandzki (ga) nie jest uwzględniony w systemie TRACES) oraz albański, bośniacki, chiński, chorwacki, islandzki, macedoński, norweski, serbski, turecki i rosyjski. 6 / 119

7 I.4. Nowe wersje systemu TRACES W celu usprawnienia systemu TRACES i dostosowania go do wymogów prawnych oraz potrzeb i życzeń użytkowników, system jest stale ulepszany. Odbywa się to etapami. Z chwilą, gdy aktualizacja jest dostępna, nowa wersja systemu TRACES zostaje zainstalowana on-line. Powiadomienia o nowych wersjach systemu TRACES są regularnie publikowane, w celu objaśnienia użytkownikom systemu TRACES ulepszeń i modyfikacji, w interfejsie użytkownika i funkcjach 13. Aby zweryfikować informacje podane w powiadomieniach o nowych wersjach systemu TRACES, istnieje możliwość sprawdzenia, która wersja systemu TRACES jest zainstalowana on-line. Podwójne kliknięcie na mapę Europy/obrazek krowy w prawym górnym rogu okna systemu TRACES powoduje wyświetlenie następującej informacji w górnym banerze: numer wersji systemu TRACES (np ) data wersji, w formacie dd/mm/rrrr (np. 01/10/2012) środowisko systemu TRACES (np. TRACES_TRAINING_TRACES01). Po przesunięciu kursora myszy na mapę Europy/obrazek krowy informacja ta wyświetli się jako etykietka narzędzia. 13 Przegląd powiadomień o nowych wersjach systemu TRACES znajduje się we wstępie do zestawu narzędzi TRACES na stronie: 7 / 119

8 I.5. Dostęp I.5.1. Dostęp do danych i ochrona danych W ramach przestrzegania rygorystycznych zasad dotyczących dostępu i wizualizacji danych zarówno handlowych, jak i niezwiązanych z handlem oraz w celu zapewnienia ochrony danych 14 do każdego profilu użytkownika systemu TRACES przypisane są restrykcyjne uprawnienia do dostępu. Ma to zastosowanie zarówno do użytkowników będących podmiotami gospodarczymi, jak i do użytkowników związanych z właściwymi organami. Z oświadczeniem o polityce ochrony prywatności systemu TRACES można zapoznać się w różnych językach dostępnych w systemie TRACES, klikając przycisk Oświadczenie o ochronie danych osobowych w prawym górnym rogu okna systemu TRACES po zalogowaniu się do systemu TRACES. W związku z certyfikacją urzędowych dokumentów wejścia przez właściwe organy na poziomie PKG/DPE/ DPI w UE użytkownicy systemu TRACES będący właściwymi organami mają dostęp do wyjątkowego przeglądu wszystkich urzędowych dokumentów wejścia 15 odrzuconych na granicy UE 16. I.5.2. Ostrzeżenie o zabezpieczeniach Wchodząc do systemu TRACES, użytkownik może natknąć się na ostrzeżenie o zabezpieczeniach, zawierające prośbę o wyrażenie zgody na wejście na stronę internetową. Jest to ustawienie konfiguracyjne systemu TRACES, a zatem jest w pełni godne zaufania. W systemie TRACES wdrożono różne elementy zabezpieczeń na poziomie dostępu do aplikacji, zatwierdzania urzędowych dokumentów wejścia i prywatności komunikacji dzięki szyfrowaniu zabezpieczonych informacji między klientami a serwerami (https, SSL). Podpis elektroniczny jeszcze bardziej zwiększa szybkość, wydajność i identyfikowalność oraz usprawnia 14 Rozporz. (WE) nr 45/2001: 15 W tym przypadku dotyczy to jedynie dokumentów CVEDP i CVEDA. 16 Nie ma zastosowania żadne ograniczenie czasowe. 8 / 119

9 funkcjonowanie środków zapobiegających fałszowaniu w oparciu o zasady bezpieczeństwa, spełniające wymogi prawne dotyczące podpisu elektronicznego. W przypadku pojawienia się komunikatu ostrzeżenie o zabezpieczeniach, zachęca się do wybrania opcji Pokaż certyfikat w celu zapoznania się z większą liczbą szczegółów przed wykonaniem kolejnych operacji, a następnie kliknięcia Tak, aby rozpocząć korzystanie z systemu TRACES. Klient importuje certyfikaty HTTPS takie jak SSL (ang. Secure Sockets Layer ) i TLS (ang. Transport Layer Security ) z serwera do lokalnej aplikacji lub środowiska, zgłaszając je jako zaufane. Tego rodzaju ostrzeżenie nie jest więc w rzeczywistości generowane przez system TRACES, ale przez serwer, na którym umieszczono certyfikat. I.5.3. Środowiska Środowisko produkcyjne systemu TRACES dostępne jest na stronie Jest to środowisko świata rzeczywistego TRACES, ponieważ każda zmiana danych powoduje automatyczne powiadomienie zaangażowanych podmiotów gospodarczych i właściwych organów. Zachęca się użytkowników systemu TRACES do sprawdzania cech i funkcji systemu TRACES w jednym z dwóch środowisk testowych systemu TRACES. Więcej informacji na temat korzystania ze środowisk systemu TRACES SZKOLENIE (training) i DOPUSZCZENIE (acceptance) można znaleźć w pozycji Testowanie funkcjonalności systemu TRACES w zestawie narzędzi TRACES Zestaw narzędzi TRACES: 9 / 119

10 I.5.4. Rejestracja konta Konto podmiotu w systemie TRACES mogą zarejestrować zarówno podmioty gospodarcze, jak i właściwe organy. Rejestracja podmiotów gospodarczych Porządek zadań w ramach systemu TRACES Podmiot gospodarczy Właściwy organ lokalny (WOL) Zgłoszenie nowego użytkownika na stronie logowania systemu TRACES Przedłóż Status użytkownika: NOWY Zapisz Status użytkownika: ZATWIERDZONY Nowy w menu Użytkownicy w systemie TRACES Wniosek o potwierdzenie przesłany do podmiotu gosp. Status użytkownika: POTWIERDZONY Powiadomienie przesłane do podmiotu gosp. Users status: ZATWIERDZONY Podmiot gospodarczy nie ma dostępu do systemu TRACES dopóki jego WOL nie aktywuje jego rejestracji (zatwierdzi jego wniosku) Powiadomienie przesłane do WOL Właściwy organ lokalny Uaktywnij Status użytkownika: ZATWIERDZONY Powiadomienie przesłane do podmiotu gosp. Status użytkownika: ZATWIERDZONY 10 / 119

11 I Przez podmiot gospodarczy Podmiot gospodarczy 18 może użyć przycisku Zgłoszenie nowego użytkownika na stronie logowania systemu TRACES 19. Podmiot wprowadza wszystkie szczegóły swojego konta użytkownika systemu TRACES i klika przycisk Zatwierdź. 18 Lub jego organ właściwy. 19 Nie można w ten sposób rejestrować kont właściwych organów. Musi to przeprowadzić krajowy administrator TRACES. 11 / 119

12 System TRACES potwierdza prośbę o utworzenie nowego konta podmiotu gospodarczego. Na adres podmiotu zostaje wysłany kontrolny w celu potwierdzenia rejestracji w systemie TRACES. Po kliknięciu przycisku Kliknij tutaj w wiadomości potwierdzającej podmiot zostaje przekierowany na następującą stronę: Podmiot gospodarczy nie może jednak uzyskać dostępu do systemu TRACES, dopóki jego właściwy organ nie zatwierdzi wniosku o rejestrację 20. W tym celu właściwy organ otrzymuje komunikat o potwierdzonej prośbie o rejestrację w systemie TRACES. 20 Ze względów bezpieczeństwa, zanim podmiot będzie mógł uzyskać dostęp do systemu TRACES, potwierdzone konto podmiotu musi zostać zatwierdzone przez właściwy organ. Więcej informacji można znaleźć w przewodniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami, również dostępnym z zestawem narzędzi TRACES. 12 / 119

13 Z chwilą gdy właściwy organ kliknie przycisk Aktywuj, podmiot gospodarczy uzyskuje dostęp do systemu TRACES. Opcje zapisywania Powrót Zapisz Usuń Powrót do menu Użytkownicy i anulowanie wszystkich zmian wprowadzonych do szczegółowych informacji na temat użytkownika. Zapisanie wszelkich zmian wprowadzonych do szczegółowych informacji na temat użytkownika oprócz jego statusu. Usunięcie konta użytkownika w systemie TRACES. Należy pamiętać, że zarejestrowanie innego konta na ten sam adres jest niemożliwe. Możliwa jest natomiast zmiana adresu dla konta użytkownika. Aby zmienić adres należy skontaktować się z zespołem systemu TRACES. 13 / 119

14 Opcje zapisywania Zmień hasło Resetowanie hasła użytkownika systemu TRACES i wysłanie na adres konta użytkownika automatycznego powiadomienia zawierającego nowe hasło standardowe. Po pierwszym zalogowaniu należy zastąpić (i potwierdzić) nowe hasło standardowe hasłem osobistym. Pytanie i odpowiedź zabezpieczające pozostają bez zmian. W celu zmiany pytania i odpowiedzi zabezpieczających konto użytkownika należy skontaktować się z zespołem systemu TRACES. Odrzuć Aktywuj W przypadku potwierdzonej prośby o rejestrację w systemie TRACES właściwy organ może zadecydować o odrzuceniu prośby. Wnioskodawca otrzymuje powiadomienie o odrzuceniu prośby o rejestrację w systemie TRACES przez właściwy organ. W przypadku potwierdzonej prośby o rejestrację w systemie TRACES właściwy organ może zadecydować o zatwierdzeniu prośby. Wnioskodawca otrzymuje powiadomienie o aktywowaniu (potwierdzeniu) rejestracji w systemie TRACES przez właściwy organ. 14 / 119

15 I Przez właściwy organ Właściwy organ może wejść w menu Użytkownicy i organizacje oraz podmenu Użytkownicy w systemie TRACES w celu zarejestrowania nowego konta podmiotu gospodarczego 21. Właściwy organ wprowadza wszystkie dane konta podmiotu gospodarczego w systemie TRACES i klika przycisk Zapisz. Konto podmiotu gospodarczego zarejestrowane przez właściwy organ jest zatwierdzone od razu po przedłożeniu. Podmiot otrzymuje powiadomienie o utworzeniu konta użytkownika w systemie TRACES 22. Powiadomienie zawiera bezpośrednie łącze do systemu TRACES oraz nazwę użytkownika i hasło. 21 Należy kliknąć przycisk Nowy w celu uzupełnienia szczegółów konta użytkownika podmiotu gospodarczego. 22 Więcej informacji można znaleźć w przewodniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami, również dostępnym z zestawem narzędzi TRACES. 15 / 119

16 16 / 119

17 I.5.5. Logowanie i wylogowanie I Logowanie Należy wejść na stronę startową TRACES, wpisać swój login (adres ) w polu , wpisać swoje hasło i kliknąć przycisk Zaloguj (Login) 23 : Po zalogowaniu w prawym górnym rogu ekranu pojawi się konto użytkownika. I Wylogowanie Należy kliknąć przycisk Wyloguj w prawym górnym rogu ekranu i potwierdzić, klikając przycisk OK Konto użytkownika zostaje dezaktywowane po 5 kolejnych nieudanych próbach zalogowania. Aby ponownie aktywować konto należy skontaktować się z właściwym organem systemu TRACES. 24 Po 30 minutach braku aktywności nastąpi automatyczne wylogowanie. 17 / 119

18 I Problemy z logowaniem Więcej informacji na temat problemów z logowaniem można znaleźć w podręczniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami, również dostępnym pod adresem TRACES Toolkit 25. I.5.6. Personalizacja menu systemu TRACES Użytkownik może dostosować pasek menu systemu TRACES, znajdujący się po lewej stronie, do swoich potrzeb. Menu, z których korzysta się rzadziej, można zwinąć, natomiast częściej wykorzystywane menu można rozwinąć. Zmiany te są zapisywane w profilu użytkownika systemu TRACES, w związku z czym mają zastosowanie do wszystkich sesji systemu TRACES do czasu wprowadzenia nowych zmian. 25 Zestaw narzędzi TRACES: 18 / 119

19 I.5.7. Aktualności systemu TRACES I Strona startowa Po zalogowaniu do środowiska (rzeczywistego) produkcyjnego 26 na stronie startowej systemu TRACES ukazują się zarówno informacje na temat systemu TRACES, jak i istotne informacje dotyczące zdrowia, takie jak środki ochronne. Zachęca się do regularnego sprawdzania na stronie startowej systemu TRACES aktualności dotyczących następujących tematów: Informacje i sugestie ogólne Zagrożenia i ogniska choroby Informacje sanitarne, np. wzory urzędowych dokumentów wejścia Aktualizacje techniczne i nowe wersje systemu TRACES Grupy robocze i spotkania I Biuletyn informacyjny Ukazujący się co dwa miesiące biuletyn informacyjny systemu TRACES zawiera ogólne informacje na temat systemu TRACES, faktów i liczb, seminariów, sesji szkoleniowych i warsztatów, ustawodawstwa oraz spraw w przygotowaniu. Klikając tutaj 27 użytkownik może zamówić ten bezpłatny serwis informacyjny administrowany przez Dyrekcję Generalną ds. Zdrowia i Konsumentów. 26 W celu uzyskania dalszych informacji zob. pozycja I.5.3 Środowiska. 27 Biuletyn informacyjny TRACES: 19 / 119

20 II. Menu Dokumenty weterynaryjne II.1. Wprowadzenie II.1.1. Porządek zadań w ramach certyfikacji W systemie TRACES podmioty gospodarcze 28 mają możliwość zainicjowania Części I (Przesyłka) urzędowego dokumentu wejścia i przedłożenia go właściwemu organowi w celu certyfikacji. W odniesieniu do przedłożenia Części I dostępne są dwa główne działania: 1. Polecenie zapisz wersję roboczą umożliwia podmiotowi lokalne przechowywanie urzędowego dokumentu wejścia. Wyłącznie osoba inicjująca i jej bezpośredni współpracownicy związani z tą samą organizacją będą mieli dostęp do urzędowego dokumentu wejścia i możliwość wprowadzania do niego dodatkowych zmian, zanim zostanie on przedłożony właściwemu organowi. 2. Polecenie przedłóż do certyfikacji umożliwia podmiotowi gospodarczemu przedłożenie urzędowego dokumentu wejścia właściwemu organowi. Ponieważ system TRACES jest systemem internetowym, funkcjonującym w trybie on-line, przedłożenie jest natychmiastowe 29. W przypadku dokumentów DECLAR dostępne są dodatkowe opcje: Zapisz w toku i Zatwierdź/Przedłóż decyzję Użytkownicy będący właściwymi organami mają możliwość zainicjowania Części I urzędowego dokumentu wejścia. 29 W celu uzyskania dalszych informacji w tej kwestii zob. podręcznik użytkownika Zarządzanie powiadomieniami. 30 Dokument DECLAR również można sklonować do dokumentu CVEDP. W celu uzyskania dalszych informacji zob. pozycję II.2.4 Opcje przedkładania i pozycję II.3.2. Dalsze czynności dokumentu DECLAR: Klonowanie do CVEDP. 20 / 119

21 Zapisz jako szkic STATUS ŚWIADECTWA: Szkic ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: Nieukończona Część I NADRUKOWANY ZNAK WODNY: Szkic WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * tylko bezpośredni współpracownicy powiązani z tym samym zakładem lub organem Przedłóż do poświadczenia STATUS ŚWIADECTWA: Nowy ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: Ukończona Część I NADRUKOWANY ZNAK WODNY: Nowe WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * IntraTrade/IMPORT: WO państwa pochodzenia (LJW) * CED/CVED: WO miejsca wprowadzenia (PKG) CZĘŚĆ I Przegląd porządku zadań w ramach poświadczania TRACES - V5 Klonuj jako CVED STATUS ŚWIADECTWA PO KLONOWANIU: Szkic, Nowe, W toku, Zatwierdzone w zależności od decyzji podjętej przez Transitair lub PGG ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: Część I lub Część II NADRUKOWANY ZNAK WODNY: Szkic, Nowy, W toku, Oryginał lub Odrzucone w zależności od decyzji podjętej przez Transitair lub urzędnika PKG WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * CVED: w zależności od decyzji podjętej przez Transitair lub PKG UWAGA: przycisk ten jest dostępny jedynie dla Transitair i urzędników PKG w świadectwach IMPORT Usuń STATUS ŚWIADECTWA: Usunięte ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: nd NADRUKOWANY ZNAK WODNY: nd WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * Brak Zapisz w toku STATUS ŚWIADECTWA: W toku ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: Nieukończona Część II NADRUKOWANY ZNAK WODNY: W toku WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * tylko bezpośredni użytkownicy powiązani z tym samym organem Odrzuć STATUS ŚWIADECTWA: Odrzucone ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: Ukończona Część I i II NADRUKOWANY ZNAK WODNY: Odrzucone WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * IntraTrade/IMPORT: WO państwa pochodzenia, przeznaczenia i tranzytu * CED/CVED: Wszystkie PKG w UE oraz WO miejsca wprowadzenia, państw przeznaczenia i tranzytu Zatwierdź / Przedłóż decyzję STATUS ŚWIADECTWA: Zatwierdzone ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: Ukończona Część I i II NADRUKOWANY ZNAK WODNY: Oryginał WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * IntraTrade/IMPORT: WO państwa pochodzenia, przeznaczenia i tranzytu * CED/CVED: WO miejsca wprowadzenia, państwa przeznaczenia i tranzytu UWAGI: * Wersja świadectwa (V1, V2...) będzie widoczna obok Numeru referencyjnego TRACES, wskazując, czy zmiana Części I lub II została dokonana przez WO. * Świadectwo zostanie wstępnie zatwierdzone, jeżeli decyzja w sprawie Części II została podjęta przez WO z ograniczonym dostępem CZĘŚĆ II CZĘŚĆ III Anuluj STATUS ŚWIADECTWA: Anulowane ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: Ukończona Część I i II NADRUKOWANY ZNAK WODNY: Anulowane WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * IntraTrade/IMPORT: WO państwa pochodzenia, przeznaczenia i tranzytu * CED/CVED: WO miejsca wprowadzenia, państwa przeznaczenia i tranzytu UWAGA: Nie ma możliwości anulowania odrzuconych przesyłek! Wycofane STATUS ŚWIADECTWA: Wycofane ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: Ukończone Części I i II NADRUKOWANY ZNAK WODNY: Wycofane WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * IntraTrade/IMPORT: WO państwa pochodzenia, przeznaczenia i tranzytu * CED/CVED: WO miejsca wprowadzenia, państwa przeznaczenia i tranzytu UWAGA: WO państwa pochodzenia może wycofać świadectwa w terminie do 3 miesięcy po zatwierdzeniu Kontrola STATUS ŚWIADECTWA: Zatwierdzone ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: Ukończone Części I, II i III NADRUKOWANY ZNAK WODNY: Oryginał WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * IntraTrade/IMPORT: WO państwa pochodzenia, przeznaczenia i tranzytu * CED/CVED: WO miejsca wprowadzenia, państwa przeznaczenia i tranzytu UWAGA: do jednego świadectwa można dodać kilka kontroli 31 W środowiskach testowania i zatwierdzania systemu TRACES wszystkie urzędowe dokumenty wejścia posiadają znak wodny SZKOLENIE (training) lub DOPUSZCZENIE (acceptance), niezależnie od statusu urzędowego dokumentu wejścia, aby / 119

22 II.1.2. Wstępne powiadomienie (CVEDP) W systemie TRACES wstępnie powiadomienia realizuje się zgodnie z art. 2 rozporządzenia Komisji (WE) nr 136/2004: Bez uszczerbku dla ust. 1 i 3, informacje zawarte w CVED, po uzyskaniu zgody właściwego organu, którego przesyłka dotyczy, mogą być przekazane wcześniej za pomocą telekomunikacji lub innych systemów elektronicznego przesyłania danych. W takim przypadku informacje dostarczane w formie elektronicznej stanowią informacje wymagane w części 1 wzoru CVED.. W przypadku dokumentów CVEDP certyfikowanych przez właściwe organy UE dotyczy to wyłącznie przesyłek przeznaczonych do przywozu, nieprzeznaczonych do tranzytu. W odniesieniu do dokumentów IMPORT certyfikowanych przez właściwe organy spoza UE uważa się, że o przesyłce wstępnie powiadomiono tylko wtedy, gdy europejski agent celny (podmiot gospodarczy związany z PKG/DPE/DPI w UE) przeniósł (sklonował) informacje z dokumentu IMPORT do dokumentu CVEDP 32. Oznacza to, że w przypadku dokumentu CVEDP europejscy agenci celni muszą przeprowadzić niezbędne działania, aby przedstawić właściwemu organowi przesyłkę do kontroli w europejskim PKG/DPE/DPI 33, tym samym wstępnie powiadamiając właściwy organ UE. uniknąć wszelkich pomyłek związanych z rzeczywistym środowiskiem produkcyjnym. 32 Więcej informacji znajduje się w pozycji III.2 Klonowanie dokumentu IMPORT do urzędowego dokumentu wejścia. 33 Tj. wstępne powiadomienie nie następuje, w przypadku gdy dokument IMPORT jest kodowany przez użytkownika systemu TRACES z państwa nienależącego do UE. 22 / 119

23 II.2. Przedkładanie Części I (Przesyłka) Część I urzędowych dokumentów wejścia dotyczy informacji związanych z przesyłką, takich jak referencje, handlowcy, towar (taryfa celna), transport i przeznaczenie. Zarówno podmioty gospodarcze, jak i właściwe organy mogą przedłożyć Część I urzędowego dokumentu wejścia z menu Dokumenty weterynaryjne 34 : Wspólnotowy dokument wejścia : CED CVED dla zwierząt : CVEDA CVED dla produktów pochodzenia zwierzęcego : CVEDP Dokument zgłoszenia : DECLAR Wspólny zdrowotny dokument wejścia dotyczący roślin i produktów roślinnych : CHED-PP We wszystkich przypadkach etapy przedkładania nowego urzędowego dokumenty wejścia są identyczne: 1/ Kliknąć przycisk Nowy, aby zainicjować nową, pustą Część I urzędowego dokumentu wejścia. 2/ Kliknąć przycisk Kopiuj jako nowy 35, aby zainicjować nową Część I w oparciu o istniejący (podobny) dokument. Biorąc pod uwagę bliską współpracę z niektórymi państwami nienależącymi do UE, przedłożenie Części I urzędowego dokumentu wejścia może być łatwiejsze dzięki istnieniu dokumentu IMPORT. Opis procesu przedkładania urzędowego dokumentu wejścia przez klonowanie takiego dokumentu IMPORT zamieszczono w pozycji III.2. Klonowanie dokumentu IMPORT do urzędowego dokumentu wejścia. 34 Zob. rozporządzenie (WE) nr 669/2009 lub rozporządzenie (WE) nr 1152/2009 w odniesieniu do CED, rozporządzenie (WE) nr 282/2004 w odniesieniu do CVEDA, rozporządzenie (WE) nr 136/2004 w odniesieniu do CVEDP, rozporządzenie Komisji (UE) nr 142/2011 w odniesieniu do DECLAR. 35 Więcej informacji można znaleźć w pozycji III.3. Kopiuj jako nowy. 23 / 119

24 II.2.1. Wybieranie kodu Nomenklatury Kod Nomenklatury należy wybrać w zależności od towaru przyjętego przez agenta celnego w punkcie kontroli granicznej (PKG), wyznaczonego miejsca wprowadzenia lub wyznaczonego miejsca przywozu (DPE/ DPI). Kod Nomenklatury scalonej (CN), stosowany obecnie w punktach kontroli granicznej w UE, zapewnia interoperacyjność systemów w całej UE. System TRACES zawiera wykaz kodów Nomenklatury w odniesieniu do: żywych zwierząt, w przypadku CVEDA; produktów zwierzęcych i produktów pochodzenia zwierzęcego, w przypadku CVEDP; pasz i żywności niepochodzących od zwierząt, w przypadku CED; produktów ubocznych, w przypadku DECLAR; roślin i produktów roślinnych, w przypadku CHED-PP. Metoda CN służy oznaczeniu wyrobów i towarów. Metoda jest zgodna z wymogami Wspólnej Taryfy Celnej Unii. CN opiera się na nomenklaturze Zharmonizowanego Systemu (HS) Światowej Organizacji Celnej z dalszymi podziałami na poziomie UE. W internetowe bazie danych dotyczącej taryfy celnej DG. ds. Podatków i Unii Celnej zwanej TARIC (Zintegrowana Taryfa Celna Wspólnot Europejskich) 36 również stosuje się nomenklaturę HS, co jeszcze bardziej ułatwia agentom celnym korzystanie z systemu TRACES. Użytkownik systemu TRACES może skorzystać z następujących opcji: Opcja Przydziel Szukaj Filtr znak + Informacje Bezpośrednio wprowadzić kod Nomenklatury w polu kod taryfy celnej i kliknąć przycisk przydziel, aby kontynuować. Jest to najszybszy sposób przydzielania kodu. Wyszukać kod Nomenklatury w drzewie kodów, wpisując kod w polu kod taryfy celnej i klikając przycisk szukaj, aby kontynuować. Przefiltrować kod Nomenklatury z przedstawionego wzoru urzędowego dokumentu wejścia lub określić numer aktu prawnego i nacisnąć przycisk Filtr. W przypadku CHED-PP w charakterze kryteriów można zastosować kody gatunków i kody Europejskiej i Śródziemnomorskiej Organizacji Ochrony Roślin (EPPO). W ten sposób struktura drzewa pokazuje wówczas właściwe kody Nomenklatury. Wyszukać kod Nomenklatury w drzewie kodów Nomenklatury, klikając na znak + obok kodu Nomenklatury, aby wyświetlić jego rozszerzenie, wybrać odpowiedni kod Nomenklatury i kontynuować. 36 TARIC: 24 / 119

25 Wybierać można tylko kody CN wyróżnione czcionką pogrubioną. W zależności od wybranego kodu Nomenklatury może być wymagane rozszerzenie tego kodu pozwalające sklasyfikować towar pod względem sanitarnym (rodzaj) i pod względem klasyfikacji filogenetycznej (klasa, rodzina, gatunek). Aby kontynuować użytkownik systemu TRACES może skorzystać z następujących opcji: Opcja Przypisz i dodaj nowy kod Przydziel Informacje W przypadku danego wzoru urzędowego dokumentu wejścia wybrać wiele towarów sklasyfikowanych pod względem sanitarnym (rodzaj) i pod względem klasyfikacji filogenetycznej (klasa, rodzina, gatunek). Można wybierać jedynie kody Nomenklatury odpowiednie dla danego wzoru urzędowego dokumentu wejścia. Potwierdzić wybrany towar w swoim urzędowym dokumencie wejścia. 25 / 119

26 II.2.2. wejścia Określanie organizacji w rubrykach urzędowych dokumentów II Wyszukaj Przed utworzeniem nowej organizacji należy najpierw sprawdzić, przeszukując system TRACES, czy taka organizacja już istnieje. Takie postępowanie jest zgodne z zasadą W pierwszej kolejności wyszukaj, utwórz w razie potrzeby. Organizację można wstawić do dowolnej rubryki, korzystając z dwóch opcji: Opcja Przydziel Wybierz Informacje Umożliwia łatwe wyszukanie organizacji dzięki wybraniu państwa (kodu ISO) i Numeru zatwierdzenia organizacji. Umożliwia wybranie organizacji z ekranu wyszukiwania. Uwaga podczas wyszukiwania organizacji podmioty gospodarcze muszą podać państwo i co najmniej trzy znaki z nazwy organizacji lub numer zatwierdzenia w celu ochrony prywatności danych. W razie potrzeby można użyć znaku %, aby poszerzyć pole wyszukiwania. (np.: %Logistics, aby znaleźć S.A. Logistics nazwa organizacji ). Szczegółowe kwestie zarządzania organizacjami znajdują się w poradniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami. 26 / 119

27 II Tworzenie Jeżeli organizacja nie znajduje się jeszcze w systemie TRACES, można ją utworzyć podczas składania urzędowego dokumentu wejścia. Należy kliknąć przycisk Wybierz w pożądanej rubryce urzędowego dokumentu wejścia oraz wybrać: Nowy, aby wpisać organizację z państwa UE/EFTA/EOG. Nowy spoza UE, aby wpisać organizację z państwa nienależącego do UE. Wprowadzić szczegółowe dane nowej organizacji: 27 / 119

28 Pole danych Kod Informacje zbioru Odpowiada ogólnemu numerowi identyfikacyjnemu organizacji (UE), przy czym: - jest opcjonalny; - musi być niepowtarzalny w danym państwie; - może być taki sam, jak numer(y) zatwierdzenia organizacji; W przypadku państw spoza UE rubryka ta jest zaznaczona na szaro. Numer zatwierdzenia Odnosi się do rodzaju działalności organizacji, który nie musi znajdować się w oficjalnym wykazie (System zarządzania wykazami), przy czym: - może być obowiązkowy w zależności od Rodzaju działalności; - może różnić się od kodu zbioru i innych numerów zatwierdzenia tej samej organizacji. 28 / 119

29 Pole danych Informacje W świadectwie Umożliwia przydzielenie konkretnego Rodzaju działalności do organizacji w urzędowym dokumencie wejścia. W przeciwieństwie do procedury wprowadzania organizacji z menu Użytkownicy i organizacje oraz podmenu Organizacje, w rubryce świadectwa należy wprowadzić konkretny Rodzaj działalności zakładu. Rodzaj ten będzie odpowiadał towarowi wskazanemu w urzędowym dokumencie wejścia. Rodzaje działalności, które można przydzielić w rubryce świadectwa, są oznaczone gwiazdką (*) i tylko te rodzaje działalności można przydzielić w danym urzędowym dokumencie wejścia. Rodzaj Kod pocztowy/region Umożliwia określenie wielu rodzajów działalności, przy wykorzystaniu przycisków Dodaj i Skasuj. W ramach tej procedury nie można przydzielać rodzajów działalności związanych z systemem zarządzania wykazami (LMS) w odniesieniu do urzędowo publikowanych zakładów. Takie organizacje z rodzajami działalności LMS powinny postępować zgodnie z urzędowym systemem zarządzania wykazami. Aby określić Rodzaj działalności Odpowiedzialny za ładunek należy najpierw przydzielić punkt kontroli granicznej do organizacji. W ten sposób nastąpi automatyczne odświeżenie zawartości rozwijanej listy Rodzajów działalności. Umożliwia wybór kodu pocztowego w przypadku państw UE/EFTA/EOG, jak również wybór regionów, prowincji lub stanów w przypadku państw spoza UE. W przypadku określenia Rodzajów działalności danej organizacji, innych niż Odpowiedzialny za ładunek, właściwy organ jest automatycznie przydzielany na podstawie tej informacji dotyczącej Kodu pocztowego/regionu i wyświetlany po zatwierdzeniu organizacji. Należy kliknąć przycisk Zapisz, aby zapisać dane dotyczące organizacji i powrócić do poprzedniego ekranu. Szczegółowe kwestie zarządzania organizacjami znajdują się w poradniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami. 29 / 119

30 II Automatyczne wypełnianie rubryk urzędowych dokumentów wejścia W celu przyspieszenia procesu przedkładania organizację można automatycznie kopiować z jednej rubryki do drugiej. Ta cecha systemu TRACES jest uzależniona od kombinacji parametrów: rodzaju urzędowego dokumentu wejścia: CED, CVEDA, CVEDP, DECLAR lub CHED-PP rodzaju rubryki urzędowego dokumentu wejścia: Nadawca/Miejsce pochodzenia/miejsce załadunku/ Przewoźnik, Odbiorca/Miejsce przeznaczenia rodzaju działalności organizacji wpisanego w początkowej rubryce urzędowego dokumentu wejścia. Połączenia między różnymi rubrykami poszczególnych rodzajów urzędowych dokumentów wejścia przedstawiono poniżej w pozycji II.2.3. Wypełnianie Części I 37. Automatycznie wprowadzone szczegółowe dane można oczywiście usuwać i zmieniać wedle uznania. 37 Więcej informacji w odniesieniu do każdego rodzaju urzędowego dokumentu wejścia można znaleźć w odpowiednich podpozycjach. 30 / 119

31 II.2.3. Wypełnianie Części I II ced Część I CED Przesyłka w systemie TRACES zawiera wszystkie rubryki zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 669/2009 w obrębie zakładek zestawionych poniżej. Oficjalny opis rubryk znajduje się w załączniku II Wskazówki dotyczące wspólnotowego dokumentu wejścia (CED) do rozporządzenia Komisji (WE) nr 669/2009. Niektóre rubryki przedstawiono jednak poniżej. Referencje I.2. Numer referencyjny CED (WDW) Niepowtarzalny numer referencyjny jest przydzielany automatycznie przez system TRACES i pojawia się dopiero po przedłożeniu Części I. Dopóki urzędowy dokument wejścia pozostaje na etapie przedłożenia ( Nowy ), użytkownicy systemu TRACES mają możliwość wprowadzania zmian do Części I. Do niepowtarzalnego numeru referencyjnego CED automatycznie dodaje się numer wersji (- Vx), który przy każdym nowym przedłożeniu dokumentu urzędowego, niezależnie od faktu, czy wprowadzono w nim zmiany, zwiększa się o jeden. Lokalny numer referencyjny Numer, który użytkownik systemu TRACES może przydzielić zgodnie ze swoją krajową administracją (nieobowiązkowo). Identyfikacja ośrodków inspekcyjnych może odbywać się na tym poziomie (nieobowiązkowo). Jeżeli lokalny numer referencyjny nie został wprowadzony, to wprowadzony zostanie automatycznie niepowtarzalny numer referencyjny przypisany przez system TRACES po przedłożeniu Części II. 31 / 119

32 I.4. Osoba odpowiedzialna za przesyłkę Jeżeli Osoba odpowiedzialna za przesyłkę jest zarejestrowana w systemie TRACES i sama sporządza deklarację (Część I), w polu tym zostaje automatycznie wstawiona jej organizacja. Wyznaczone miejsce wprowadzenia ( Wyznaczone miejsce przywozu ) Nazwa właściwego organu i jego kod TRACES zostają automatycznie wstawione, gdy Część I została zainicjowana, zgodnie z organizacją wstawioną w rubryce I.4 Osoba odpowiedzialna za przesyłkę. Osoba odpowiedzialna za przesyłkę może jednak zmienić tę informację, korzystając z opcji Wybierz, lub dodać ją, jeżeli właściwy organ centralny (WOC) tworzy CED w imieniu właściwego organu. 32 / 119

33 Handlowcy I.11. Środki transportu Rubryka ta zawiera informacje dotyczące przybycia do wyznaczonego miejsca wprowadzenia i jest obowiązkowa. I.19. Numer plomby i kontenera Przycisk Dodaj może być wykorzystany do wprowadzenia niezbędnej liczby wierszy, gdyż numery plomby i pojemnika/kontenera mogą być niezależne i mogą być wstawione lub nie. 33 / 119

34 Towar I.12. Opis towaru Zmian kodu Nomenklatury oraz rozszerzeń kodu w urzędowym dokumencie wejścia można dokonać przy użyciu przycisków Wybierz, Skasuj, Resetuj oraz Dodaj nowy kod. Każda zmiana kodu Nomenklatury lub rozszerzeń kodu może spowodować usunięcie informacji z Części I ze względu na zgodność z zasadami dotyczącymi spójności. Jeżeli przesyłka obejmuje wiele kodów Nomenklatury, są one poprzedzone numerem zamówienia (identyfikacyjnym) i przedstawione zgodnie z klasyfikacją w taryfie celnej: Numer identyfikacyjny pokazuje się również w rubryce Identyfikacja zwierząt : 34 / 119

35 Należy zwrócić uwagę, że dokumencie urzędowym można wybrać jedynie te towary, które mają taką samą temperaturę (towary o temperaturze otoczenia, schłodzone lub zamrożone). W przypadku wszystkich kodów Nomenklatury należy wypełnić pole Podsuma wagi netto, bezpośrednio wprowadzając wagę netto dla każdego kodu Nomenklatury lub klikając znak =, za pomocą którego oblicza się wszystkie wagi netto w każdej linijce zawierającej dany kod. Kontrola spójności pozwala sprawdzić, czy podsuma (suma pośrednia) w odniesieniu do danego kodu CN jest większa niż suma wag netto lub równa tej sumie dla wszystkich gatunków tego kodu Nomenklatury. Całkowita waga netto odpowiada sumie wag pośrednich i jest automatycznie wprowadzana, gdy użytkownik przechodzi do innej zakładki. Przecinek i kropka Do wprowadzenia liczb dziesiętnych (maksymalnie do 2. miejsca) należy stosować przecinek. Przy zaznaczaniu tysięcy nie ma konieczności stosowania kropki. Jednak w wydrukowanym urzędowym dokumencie wejścia wstawiane są automatycznie kropki, aby wskazać liczby dziesiętne. Przykład: 1.234,567 (tysiąc dwieście trzydzieści cztery przecinek pięćset sześćdziesiąt siedem) zapisywane jest jako (tysiąc dwieście trzydzieści cztery przecinek pięćdziesiąt siedem) w drukowanym urzędowym dokumencie wejścia. 35 / 119

36 Transport Zakładka Transport obejmuje informacje na temat transportu z wyznaczonego miejsca wprowadzenia i jest nieobowiązkowa w przypadku przywozu Paszy i żywności niepochodzących od zwierząt z wyjątkiem Rodzaju w rubryce I.24 Środki transportu do miejsca kontroli. Przeznaczenie I.20. Do przesłania do Należy użyć podczas okresu przejściowego przewidzianego w art. 19 ust. 1 rozporządzenia Komisji (WE) nr 669/2009, aby umożliwić dalszy transport do kolejnego punktu kontroli. 36 / 119

37 Uwaga łączenie rubryk CED w systemie TRACES Aby przyspieszyć przedłożenie Części I CED, informacje wprowadzone do rubryki mogą być automatycznie kopiowane do innych rubryk, jeżeli Rodzaj działalności 38 organizacji wybrany w pierwszej rubryce jest dozwolony w innych rubrykach. Na przykład: Odbiorca może zostać automatycznie skopiowany do Miejsca przeznaczenia i Importera. 38 Więcej informacji na temat Rodzajów działalności można znaleźć w poradniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami, również dostępnym z zestawem narzędzi TRACES. 37 / 119

38 II CVeda Część I CVEDA Przesyłka w systemie TRACES zawiera wszystkie rubryki zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 282/2004 w obrębie zakładek zestawionych poniżej. Oficjalny opis rubryk znajduje się w załączniku I Wskazówki wypełniania wspólnego weterynaryjnego dokumentu wejścia (CVED) dotyczącego żywych zwierząt z państw nienależących do UE przystępujących do Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego do rozporządzenia (WE) nr 282/2004. Niektóre rubryki przedstawiono jednak poniżej. Referencje 2. Numer referencyjny CVED (PWDW) Niepowtarzalny numer referencyjny jest przydzielany automatycznie przez system TRACES i pojawia się po przedłożeniu Części I. Dopóki urzędowy dokument wejścia pozostaje na etapie przedłożenia ( Nowy ), użytkownicy systemu TRACES mają możliwość wprowadzania zmian do Części I. Do niepowtarzalnego numeru referencyjnego CVED automatycznie dodaje się numer wersji (- Vx), który przy każdym nowym przedłożeniu dokumentu, niezależnie od faktu, czy wprowadzono w nim zmiany, zwiększa się o jeden. Lokalny numer referencyjny Jest to numer, który użytkownik systemu TRACES może przydzielić w zależności od swojej krajowej administracji (nieobowiązkowo). Identyfikacja ośrodków inspekcyjnych może odbywać się na tym poziomie (nieobowiązkowo). Jeżeli lokalny numer referencyjny nie został wprowadzony, to wprowadzony zostanie automatycznie niepowtarzalny numer referencyjny przypisany przez system TRACES po przedłożeniu Części II. 4. Osoba odpowiedzialna za przesyłkę (partię towaru /wysyłkę) Jeżeli Osoba odpowiedzialna za przesyłkę jest zarejestrowana w systemie TRACES i sama sporządza deklarację (Część I), w polu tym zostaje automatycznie wstawiona jej organizacja. 38 / 119

39 Punkt/Posterunek kontroli granicznej Nazwa właściwego organu i jego kod TRACES zostają automatycznie wstawione po zainicjowaniu Części I odpowiednio do organizacji wstawionej w rubryce 4 Osoba odpowiedzialna za przesyłkę. Osoba odpowiedzialna za przesyłkę może jednak zmienić tę informację, wykorzystując opcję Wybierz, lub dodać ją, jeżeli WOC tworzy dokument CVEDA w imieniu właściwego organu. Handlowcy 17. Numer plomby i kontenera Przycisk Dodaj może być wykorzystany do wprowadzenia niezbędnej liczby wierszy, gdyż numery plomby i kontenera mogą być niezależne i mogą być wstawione lub nie. 39 / 119

40 Zwierzęta 12. Gatunek zwierzęcia, rasa (hodowlane) Zmian kodu Nomenklatury oraz rozszerzeń kodu w urzędowym dokumencie wejścia można dokonać przy użyciu przycisków Wybierz, Skasuj, Resetuj oraz Dodaj nowy kod. Każda zmiana kodu Nomenklatury lub rozszerzenia może spowodować usunięcie informacji z Części I ze względu na zgodność z zasadami dotyczącymi spójności. Jeżeli przesyłka obejmuje wiele wybranych kodów Nomenklatury, są one poprzedzone numerem zamówienia (identyfikacyjnym) i przedstawione zgodnie z klasyfikacją w taryfie celnej: 40 / 119

41 Numer identyfikacyjny pokazuje się również w rubryce Identyfikacja zwierząt : Przecinek i kropka Do wprowadzenia liczb dziesiętnych (maksymalnie do 2. miejsca) należy stosować przecinek. Przy zaznaczaniu tysięcy nie ma konieczności stosowania kropki. Jednak w wydrukowanym urzędowym dokumencie wejścia wstawiane są automatycznie kropki, aby wskazać liczby dziesiętne. Przykład: 1.234,567 (tysiąc dwieście trzydzieści cztery przecinek pięćset sześćdziesiąt siedem) zapisywane jest jako (tysiąc dwieście trzydzieści cztery przecinek pięćdziesiąt siedem) w drukowanym urzędowym dokumencie wejścia. 41 / 119

42 Transport Zakładka Transport zawiera informacje na temat transportu z punktu kontroli granicznej i jest obowiązkowa w przypadku przywozu zwierząt. Zakładka ta nie ma zastosowania do państw nienależących do UE, które wystawiają CVED. 22. Środki transportu po odprawie w punkcie kontroli granicznej Wspomniane zezwolenia są wymagane przez system TRACES, który sprawdza ich ważność w momencie wystawiania CVEDA. Z chwilą, gdy zostanie wybrany handlowy Przewoźnik, Środki transportu mogą zostać bezpośrednio przydzielone. W tym celu należy wybrać odpowiedni Środek transportu z rozwijanego menu oraz kliknąć przycisk Przydziel. Przybliżony czas przewozu System informacji geograficznej (GIS) automatycznie wylicza przybliżony czas przewozu, jeżeli rubryka 22. Środki transportu po odprawie w punkcie kontroli granicznej zawiera Pojazd drogowy (samochód) jako Rodzaj. Wyliczenie czasu transportu lotniczego nie odbywa się jednak automatycznie. Algorytm opiera się na optymalnej trasie między wejściem do punktu kontroli granicznej oraz na rubryce 8. Miejsce przeznaczenia i maksymalnej prędkości 70 kilometrów na godzinę 39. Wynik wygenerowany przez GIS stanowi minimalny czas i może być (ręcznie) korygowany w górę 40. Przybliżony czas przewozu w zakładce Transport jest powiązany z rubryką Planowane miejsca odpoczynku lub przeładunku w zakładce Trasa. W przypadku gdy szacowany czas przewozu przekroczy wymogi prawne określone w rozporządzeniu w sprawie ochrony zwierząt 41 należy wybrać lub dodać punkty kontroli lub miejsca transferowe (przeładunku) Jeżeli wydaje się, że automatycznie wyliczony szacowany czas przewozu nie odpowiada rzeczywistemu czasowi przewozu, należy skontaktować się z zespołem TRACES w celu ponownego sprawdzenia i w razie potrzeby wprowadzenia zmian w dokładnej długości i szerokości geograficznej danych lokalizacji. 40 W przypadku korekty w górę należy ponownie sprawdzić, czy wprowadzono prawidłowy przybliżony czas przewozu, gdyż w rubryce może zostać automatycznie przywrócona wartość początkowa podczas odświeżania strony. 41 Rozporz. Rady (WE) nr 1/ Więcej szczegółowych informacji zawarto w zakładce Trasa. 42 / 119

43 Trasa Planowane miejsca odpoczynku lub przeładunku Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie ochrony zwierząt 43 plan trasy może być wymagany w odniesieniu do następujących gatunków: bydło (bydło 0102), owce (owce ), kozy (kozy ), świnie (świnie 0103), konie (konie 0101), w szczególności zwierzęta nieodsadzone. Jeżeli szacowany czas przewozu przekroczy 8 godzin, należy przedstawić plan trasy w odniesieniu do tych gatunków. W takich przypadkach należy określić co najmniej jeden punkt transferowy/odpoczynku. W związku z tym należy wprowadzić informacje do wolnej rubryki tekstowej bez związku z organem inspekcyjnym. W tym celu należy kliknąć przycisk Dodaj miejsce transferowe. Jeżeli ta czynność nie zostanie wykonana, wygenerowany zostanie następujący komunikat ostrzegawczy po przedłożeniu urzędowego dokumentu wejścia: CVEDA-Trasa 153: Planowane punkty odpoczynku lub miejsca transferowe: wymaga się wprowadzenia co najmniej jednego punktu transferowego/odpoczynku. Obowiązek wpisania co najmniej jednego punktu kontroli/miejsca gromadzenia, które należy wybrać z menu, zależy od rozpatrywanych gatunków, odsadzenia zwierząt oraz czasu przewozu. Zasada ta obowiązuje w następujących przypadkach: w przypadku zwierząt nieodsadzonych, gdy czas przewozu jest dłuższy niż 19 godzin; w przypadku świń i koni, gdy czas przewozu jest dłuższy niż 24 godziny; w przypadku owiec, kóz i bydła, gdy czas przewozu jest dłuższy niż 29 godzin. We wszystkich powyższych przypadkach należy wpisać co najmniej jeden punkt kontrolny i jeden punkt transferowy, klikając na przycisk Wybierz punkt kontrolny. Jeżeli ta czynność nie zostanie wykonana, po przedłożeniu urzędowego dokumentu wejścia wygenerowany zostanie następujący komunikat ostrzegawczy: CVEDA-Trasa 154: Planowane punkty odpoczynku lub miejsca transferowe: wymaga się wprowadzenia co najmniej jednego punktu kontroli. 43 Rozporządzenie Rady (WE) nr 1/ / 119

44 Przeznaczenie 18. Przeładunek do oraz 19. Tranzyt (przewóz) do państwa trzeciego Istnieje możliwość wybrania lub utworzenia Odbiorcy (rubryka 3) i Miejsca przeznaczenia (rubryka 8) znajdującego się w państwie nienależącym do UE, o ile dotyczy to przeładunku lub tranzytu przesyłki oraz jeżeli zaznaczona jest rubryka 18. Przeładunek do lub 19. Tranzyt do państwa trzeciego. Niezależnie od tego istnieje możliwość przedłożenia urzędowego dokumentu wejścia bez wypełniania wspomnianych rubryk, jeżeli informacje nie są znane. Po wybraniu jednej z powyższych opcji w rubryce 10. Dokumenty weterynaryjne można również wybrać zakład niezatwierdzony. 44 / 119

45 Uwaga łączenie rubryk CVEDA w systemie TRACES Aby przyspieszyć przedłożenie Części I CVEDA, informacje wprowadzone do jednej rubryki mogą być automatycznie kopiowane do innych rubryk, jeżeli Rodzaj działalności 44 organizacji wybrany w pierwszej rubryce jest dozwolony w innych rubrykach. Na przykład: Odbiorca może zostać automatycznie skopiowany do Miejsca przeznaczenia i Importera. 44 Więcej informacji na temat Rodzajów działalności można znaleźć w poradniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami, również dostępnym z zestawem narzędzi TRACES. 45 / 119

46 II CVedP Część I CVEDP Przesyłka w systemie TRACES zawiera wszystkie rubryki zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 136/2004 w obrębie zakładek zestawionych poniżej. Oficjalny opis rubryk znajduje się w załączniku III Wskazówki wypełniania świadectwa weterynaryjnego CVED do rozporządzenia Komisji (WE) nr 136/2004. Niektóre rubryki przedstawiono jednak poniżej. Referencje 2. Numer referencyjny CVED Niepowtarzalny numer referencyjny jest przydzielany automatycznie przez system TRACES i pojawia się po przedłożeniu Części I. Dopóki urzędowy dokument wejścia pozostaje na etapie przedłożenia ( Nowy ), użytkownicy systemu TRACES mają możliwość wprowadzania zmian do Części I. Do niepowtarzalnego numeru referencyjnego CVEDP automatycznie dodaje się numer wersji (- Vx), który przy każdym nowym przedłożeniu dokumentu urzędowego, niezależnie od faktu, czy wprowadzono w nim zmiany, zwiększa się o jeden. Lokalny numer referencyjny Numer, który użytkownik systemu TRACES może przydzielić zgodnie ze swoją krajową administracją (nieobowiązkowo). Identyfikacja ośrodków inspekcyjnych może odbywać się na tym poziomie (nieobowiązkowo). Jeżeli lokalny numer referencyjny nie został wprowadzony, to wprowadzony zostanie automatycznie niepowtarzalny numer referencyjny przypisany przez system TRACES po przedłożeniu Części II. 4. Osoba odpowiedzialna za ładunek Jeżeli agent celny jest zarejestrowany w systemie TRACES i sam sporządza deklarację (Część I), w polu tym zostaje automatycznie wstawiona jego organizacja. Punkt/Posterunek kontroli granicznej 46 / 119

47 Nazwa właściwego organu i jego kod TRACES zostają automatycznie wstawione, gdy Część I została zainicjowana, zgodnie z organizacją wstawioną w rubryce 4. Osoba odpowiedzialna za ładunek. Agent celny może jednak zmienić tę informację przy użyciu opcji Wybierz lub dodać ją, jeżeli WOC tworzy CVEDP w imieniu właściwego organu. Handlowcy 16. Numer plomby i kontenera (pojemnika) Przycisk Dodaj może być wykorzystany do wprowadzenia niezbędnej liczby wierszy, gdyż numery plomby i pojemnika/kontenera mogą być niezależne i mogą być wstawione lub nie. 47 / 119

48 Towar (Taryfa celna (CN)) 6. Państwo (kraj) pochodzenia W zależności od kodu Nomenklatury i wybranych rozszerzeń kodu państwa nienależące do UE wybiera się z rozwijanej listy ograniczonej automatycznie do państw posiadających zezwolenie na wywóz wybranego towaru do UE. Ograniczenie to nie ma zastosowania do CVEDP wystawionych przez państwa nienależące do UE do użytku wewnętrznego. 10. Dokumenty weterynaryjne W celu dopuszczenia do swobodnego obrotu w UE towarów wymienionych w załączniku II (rubryka 21, rynek wewnętrzny) z rozwijanej listy można wybierać tylko zakłady z państw nienależących do UE podlegające procedurze zarządzania wykazami (LMS). W przypadku przywozu towarów, gdy wstępny wykaz zakładów nie jest wymagany, istnieje możliwość utworzenia lub wybrania zakładu, którego Rodzaj działalności będzie określony jako zakład niezatwierdzony 45. W przypadku tranzytu przesyłek (rubryka 18) i przesyłek niezgodnych (rubryka 22) istnieje możliwość utworzenia lub wybrania zakładu, którego Rodzaj działalności będzie określony jako zakład niezatwierdzony 46. W przypadku przywozu powrotnego produktu (rubryka 20) rubryka ta musi pozostać niewypełniona. 45 Więcej informacji na temat Rodzajów działalności można znaleźć w poradniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami. 46 Więcej informacji na temat Rodzajów działalności można znaleźć w poradniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami. 48 / 119

49 W przypadku kodów CN , , , , , i rubryka ta może pozostać niewypełniona zgodnie z rozporządzeniem Komisji (WE) nr 136/2004 ustanawiającym procedurę kontroli weterynaryjnej we wspólnotowych punktach kontroli granicznej dotyczącą produktów przywożonych z państw trzecich: załącznik III część I rubryka 10 oraz pakiet w sprawie higieny mięsa : 1. Rozporządzenie (WE) nr 852/ Rozporządzenie (WE) nr 853/ Rozporządzenie (WE) nr 854/ Ze względu na fakt, że ani pakiet w sprawie higieny mięsa, ani rozporządzenie Komisji (WE) nr 136/2004 nie określają Rodzajów działalności 57 w odniesieniu do miejsca pochodzenia, system TRACES nie może wymagać wypełnienia tej rubryki. Jeżeli organizacja określona w rubryce 10 CVEDP nie przestrzega tych zasad prowadzenia działalności, wyświetla się następujący komunikat o błędzie. Uwaga: wspomniane zasady dotyczące spójności nie mają zastosowania do CVEDP wystawionych przez państwa nienależące do UE do użytku wewnętrznego. 12. Rodzaj towaru, liczba i rodzaj opakowań Zmian kodu Nomenklatury oraz rozszerzeń kodu w urzędowym dokumencie wejścia można dokonać przy użyciu przycisków Wybierz, Skasuj, Resetuj oraz Dodaj nowy kod. Każda zmiana kodu Nomenklatury lub rozszerzenia kodu może spowodować usunięcie informacji z Części I ze względu na zgodność z zasadami dotyczącymi spójności. Jeżeli przesyłka obejmuje wiele wybranych kodów Nomenklatury, są one poprzedzone numerem zamówienia (identyfikacyjnym) i przedstawione zgodnie z klasyfikacją celną: 47 Kość słoniowa, skorupy żółwiowe, fiszbiny i frędzle, rogi, rogi jelenie, kopyta, paznokcie, szpony, pazury i dzioby. 48 Słoma i plewy. 49 Brukiew, buraki pastewne, korzenie pastewne, siano, lucerna (alfalfa), koniczyna, esparceta, kapusta pastewna, łubin, wyka i podobne produkty pastewne. 50 Wełna. 51 Cienka lub gruba sierść zwierzęca. 52 Odpady wełny lub cienkiej lub grubej sierści zwierzęcej. 53 Kolekcje i przedmioty kolekcjonerskie. 54 Rozporządzenie (WE) nr 852/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie higieny środków spożywczych. 55 Rozporządzenie (WE) nr 853/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. ustanawiające szczególne przepisy dotyczące higieny w odniesieniu do żywności pochodzenia zwierzęcego 56 Rozporządzenie (WE) nr 854/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. ustanawiające szczególne przepisy dotyczące organizacji urzędowych kontroli w odniesieniu do produktów pochodzenia zwierzęcego przeznaczonych do spożycia przez ludzi. 57 Więcej informacji na temat Rodzajów działalności można znaleźć w poradniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami. 49 / 119

50 Numer identyfikacyjny pokazuje się również w rubryce Identyfikacja towaru : Należy zwrócić uwagę, że w dokumencie urzędowym można wybrać jedynie te towary, które mają taką samą temperaturę (towary o temperaturze otoczenia, schłodzone lub zamrożone). W odniesieniu do wszystkich kodów Nomenklatury należy wypełnić pole Podsuma wagi netto, bezpośrednio wprowadzając wagę netto dla każdego kodu Nomenklatury lub klikając znak =, za pomocą którego oblicza się wszystkie wagi netto w każdej linijce zawierającej dany kod. Kontrola spójności pozwala sprawdzić, czy podsuma w odniesieniu do kodu Nomenklatury jest większa niż suma wag netto lub równa tej sumie dla wszystkich gatunków tego kodu Nomenklatury. Całkowita waga netto odpowiada sumie wag pośrednich i jest automatycznie wprowadzana, gdy użytkownik przechodzi do innej zakładki. Przecinek i kropka Do wprowadzenia liczb dziesiętnych (maksymalnie do 2. miejsca) należy stosować przecinek. Przy zaznaczaniu tysięcy nie ma konieczności stosowania kropki. Jednak w wydrukowanym urzędowym dokumencie wejścia wstawiane są automatycznie kropki, aby wskazać liczby dziesiętne. Przykład: 1.234,567 (tysiąc dwieście trzydzieści cztery przecinek pięćset sześćdziesiąt siedem) zapisywane jest jako (tysiąc dwieście trzydzieści cztery przecinek pięćdziesiąt siedem) w drukowanym urzędowym dokumencie wejścia. 50 / 119

51 Transport Zakładka Transport zawiera informacje na temat transportu z punktu kontroli granicznej i jest nieobowiązkowa w przypadku przywozu (rubryka 21) Produktów zwierzęcych i Produktów pochodzenia zwierzęcego. Jest ona obowiązkowa w przypadku tranzytu (rubryka 18), przeładunku (rubryka 17) i przesyłek niezgodnych (rubryka 22). Należy zwrócić uwagę, że zakładka Transport nie ma zastosowania do dokumentów CVEDP wystawianych przez państwa nienależące do UE. 51 / 119

52 Przeznaczenie 17. Przeładunek do oraz 18. Do tranzytu (przewozu) do państwa trzeciego Istnieje możliwość wybrania lub utworzenia Odbiorcy (rubryka 3) i Adresu dostawy (miejsca przeznaczenia) (rubryka 8) znajdującego się w państwie nienależącym do UE, o ile dotyczy to przeładunku lub tranzytu przesyłki oraz jeżeli oznaczona jest rubryka 17. Przeładunek do lub 18. Do tranzytu do państwa trzeciego. Niezależnie od tego istnieje możliwość przedłożenia urzędowego dokumentu wejścia bez wypełniania wspomnianych rubryk, jeżeli informacje nie są znane. Po wybraniu jednej z powyższych opcji w rubryce 10. Dokumenty weterynaryjne można również wybrać zakład niezatwierdzony Zgodność z wymogami UE W przypadku państw nienależących do UE zgodność określa się stosownie do ich własnych przepisów. 20. Do przywozu powrotnego (ponownego przywozu/wwozu) Dopiero po zaznaczeniu rubryki 20 Do przywozu powrotnego istnieje możliwość wybrania: 1. w zakładce Handlowcy : organizacji UE/EFTA/EOG w rubrykach 1. Nadawca/Eksporter i 8. Adres dostawy ; 2. W zakładce Towar (Taryfa celna CN) : Państw UE/EFTA/EOG w rubryce 6. Państwo (kraj) pochodzenia. Państw spoza do UE w rubryce 7. Państwo (kraj) wysyłki. W przypadku przywozu powrotnego rubryka 10. Dokumenty weterynaryjne, która jest powiązana z zakładem pochodzenia, musi pozostać niewypełniona. 58 Więcej informacji na temat Rodzajów działalności można znaleźć w poradniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami. 52 / 119

53 21. Na rynek wewnętrzny Wybór Odbiorcy (rubryka 3) i Adresu dostawy (miejsca przeznaczenia) (rubryka 8) w państwie UE/EFTA/EOG jest obowiązkowy. 53 / 119

54 Uwaga łączenie rubryk CVEDP w systemie TRACES Aby przyspieszyć przedłożenie Części I CVEDP, informacje wprowadzone do jednej rubryki mogą być automatycznie kopiowane do innych rubryk, jeżeli rodzaj działalności 59 organizacji wybrany w pierwszej rubryce jest dozwolony w innych rubrykach. Na przykład: Odbiorca może zostać automatycznie skopiowany do Adresu dostawy i Importera. 59 Więcej informacji na temat Rodzajów działalności można znaleźć w poradniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami, również dostępnym z zestawem narzędzi TRACES. 54 / 119

55 II decLar Część I DECLAR Przesyłka w systemie TRACES zawiera wszystkie rubryki zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 142/2011 w obrębie zakładek zestawionych poniżej. Oficjalny opis rubryk znajduje się w decyzji Komisji 2007/240/WE w szczególności w pozycji Objaśnienie nowych świadectw weterynaryjnych przywozu żywych zwierząt, nasienia, zarodków, komórek jajowych i produktów pochodzenia zwierzęcego na terytorium Wspólnoty. Niektóre rubryki przedstawiono jednak poniżej. Referencje I.2.a. Numer referencyjny TRACES Niepowtarzalny numer referencyjny jest przydzielany automatycznie przez system TRACES i pojawia się po przedłożeniu Części I. Dopóki urzędowy dokument wejścia pozostaje na etapie przedłożenia ( Nowy ), użytkownicy systemu TRACES mają możliwość wprowadzania zmian do Części I. Do niepowtarzalnego numeru referencyjnego DECLAR automatycznie dodaje się numer wersji (- Vx), który przy każdym nowym przedłożeniu dokumentu urzędowego, niezależnie od faktu, czy wprowadzono w nim zmiany, zwiększa się o jeden. I.2. Numer referencyjny świadectwa Numer, który użytkownik systemu TRACES może przydzielić zgodnie ze swoją krajową administracją (nieobowiązkowo). Identyfikacja ośrodków inspekcyjnych może odbywać się na tym poziomie (nieobowiązkowo). Jeżeli lokalny numer referencyjny nie został wprowadzony, po przedłożeniu Części II wprowadzony zostanie automatycznie niepowtarzalny numer referencyjny przypisany przez system TRACES. I.6. Osoba odpowiedzialna za przesyłkę w UE Jeżeli agent celny jest zarejestrowany w systemie TRACES i sam sporządza deklarację (Część I), w polu tym zostaje automatycznie wstawiona jego organizacja. Właściwe organy (władze) Nazwy właściwych organów i ich kody TRACES zostają automatycznie wstawione, gdy Część I została zainicjowana, zgodnie z organizacją wstawioną w rubryce I.11 Miejsce pochodzenia. 55 / 119

56 Handlowcy I.7. Państwo (kraj) pochodzenia W zależności od kodu Nomenklatury i wybranych rozszerzeń kodu państwa spoza UE należy wybrać z rozwijanej listy. I.8. Region pochodzenia Istnieje możliwość wyboru regionu pochodzenia, jeżeli rubryka I.7. Państwo pochodzenia zawiera regiony w bazie danych systemu TRACES. 56 / 119

57 Wysyłka I.19. Kod towaru (kod taryfy celnej) Zmian kodu towaru (kodu HS) oraz rozszerzeń kodu w urzędowym dokumencie wejścia można dokonać przy użyciu przycisków Wybierz, Skasuj, Resetuj oraz Dodaj nowy kod. Wybór lub dodanie innych kodów towaru (kodów HS) może być ograniczone ze względu na wybrany wzór urzędowego dokumentu wejścia. Każda zmiana kodu towaru (kodu HS) lub rozszerzenia może spowodować usunięcie informacji z Części I ze względu na zgodność z zasadami dotyczącymi spójności. Jeżeli przesyłka obejmuje wiele wybranych kodów Nomenklatury, są one poprzedzone numerem zamówienia (identyfikacyjnym) i przedstawione zgodnie z klasyfikacją w taryfie celnej: 57 / 119

58 Numer identyfikacyjny pokazuje się również w rubryce I.28: Należy zwrócić uwagę, że w dokumencie urzędowym można wybrać jedynie te towary, które mają taką samą temperaturę (towary o temperaturze otoczenia, schłodzone lub zamrożone). Przecinek i kropka Do wprowadzenia liczb dziesiętnych (maksymalnie do 2. miejsca) należy stosować przecinek. Przy zaznaczaniu tysięcy nie ma konieczności stosowania kropki. Jednak w wydrukowanym urzędowym dokumencie wejścia wstawiane są automatycznie kropki, aby wskazać liczby dziesiętne. Przykład: 1.234,567 (tysiąc dwieście trzydzieści cztery przecinek pięćset sześćdziesiąt siedem) zapisywane jest jako (tysiąc dwieście trzydzieści cztery przecinek pięćdziesiąt siedem) w drukowanym urzędowym dokumencie wejścia. 58 / 119

59 Transport Zakładka Transport zawiera informacje na temat transportu z Punktu kontroli granicznej i jest obowiązkowa. I.16. Punkt kontroli granicznej na granicy UE Jeżeli rubryka I.6 Osoba odpowiedzialna za przesyłkę w UE zawiera organizację, w rubryce I.16 Punkt kontroli granicznej na granicy UE zostanie automatycznie wprowadzony właściwy organ. Jeżeli rubryka I.6 Osoba odpowiedzialna za przesyłkę w UE jest niewypełniona, należy ręcznie wybrać właściwy organ za pomocą przycisku Wybierz, który w takim przypadku zostanie automatycznie wyświetlony. Jeżeli ta czynność nie zostanie wykonana, wygenerowany zostanie następujący komunikat ostrzegawczy: IMPORT-064 Transport I.16 Punkt kontroli granicznej na granicy UE: wybór obowiązkowy I.23. Numer plomby/kontenera Przycisk Dodaj może być wykorzystany do wprowadzenia niezbędnej liczby wierszy, gdyż numery plomby/kontenera mogą być niezależne i mogą być wstawione lub nie. 59 / 119

60 Przeznaczenie I.26. Tranzyt przez UE do państwa trzeciego Istnieje możliwość wybrania lub utworzenia Odbiorcy (rubryka I.5) i Miejsca przeznaczenia (rubryka I.12) znajdującego się w państwie nienależącym do UE, o ile dotyczy to tranzytu przesyłki oraz jeżeli zaznaczona jest rubryka I.26. Tranzytu przez UE do państwa trzeciego. Jeżeli informacje nie są znane, istnieje możliwość przedłożenia urzędowego dokumentu wejścia bez wypełniania wspomnianych rubryk. I.27. Przywóz lub dopuszczenie na terytorium UE Wybór Odbiorcy (rubryka I.5) i Miejsca przeznaczenia (rubryka I.12) w państwie UE/EFTA/EOG jest obowiązkowy. 60 / 119

61 Uwaga łączenie rubryk DECLAR w systemie TRACES Aby przyspieszyć przedłożenie Części I DECLAR, informacje wprowadzone do jednej rubryki mogą być automatycznie kopiowane do innych rubryk, jeżeli rodzaj działalności 60 organizacji wybrany w pierwszej rubryce jest dozwolony w innych rubrykach. Na przykład: Odbiorca może zostać automatycznie skopiowany do Miejsca przeznaczenia i Importera. 60 Więcej informacji na temat Rodzajów działalności znajduje się w poradniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami, również dostępnym z zestawem narzędzi TRACES. 61 / 119

62 II ched-PP Część I CHED-PP Przesyłka w systemie TRACES zawiera wszystkie rubryki zgodnie z dyrektywą Rady nr 2000/29 w obrębie zakładek zestawionych poniżej. Referencje I.2. Numer referencyjny CHED Niepowtarzalny numer referencyjny jest przydzielany automatycznie przez system TRACES i pojawia się po przedłożeniu Części I. Dopóki urzędowy dokument wejścia pozostaje na etapie przedłożenia ( Nowy ), użytkownicy systemu TRACES mają możliwość wprowadzania zmian do Części I. Do niepowtarzalnego numeru referencyjnego CHED-PP automatycznie dodaje się numer wersji (- Vx), który przy każdym nowym przedłożeniu dokumentu urzędowego, niezależnie od faktu, czy wprowadzono w nim zmiany, zwiększa się o jeden. I.2.a. Lokalny numer referencyjny Jest to numer, który użytkownik systemu TRACES może przydzielić w zależności od swojej krajowej administracji (nieobowiązkowo). Jeżeli lokalny numer referencyjny nie został wprowadzony, to wprowadzony zostanie automatycznie niepowtarzalny numer referencyjny przypisany przez system TRACES po przedłożeniu Części II. I.3. Zgłoszone miejsce wprowadzenia Nazwa właściwego organu i jego kod TRACES zostają wstawione automatycznie po zainicjowaniu Części I, zgodnie z organizacją wprowadzoną w rubryce I.7. Osoba odpowiedzialna za ładunek. Agent celny może jednak zmienić tę informację za pomocą opcji Wybierz lub dodać ją, jeżeli WOC tworzy CHED-PP w imieniu właściwego organu. I.7. Osoba odpowiedzialna za ładunek Jeżeli Osoba odpowiedzialna za ładunek jest zarejestrowana w systemie TRACES i sama sporządza 62 / 119

63 deklarację (Część I), w polu tym zostaje automatycznie wstawiona jej organizacja. I.8. Dokumenty dotyczące zdrowia (Świadectwa zdrowia) Rodzaj dokumentu pozwala rozwinąć listę z rodzajami deklaracji Europhyt (nieobowiązkowo) Numer to rubryka przeznaczona na dowolny tekst. Data wystawienia (dd/mm/rrrr) jest datą podpisania dokumentu dotyczącego zdrowia przez właściwy organ 61. Miejsce wydania pozwala rozwinąć listę ze wszystkimi państwami w formacie kodu ISO i zawiera rubrykę przeznaczoną na dowolny tekst. Informacje w rubryce I.8. Dokumenty dotyczące zdrowia są nieobowiązkowe do momentu zatwierdzenia urzędowego dokumentu wejścia (CHED-PP) przez właściwy organ. 61 W związku z tym data wystawienia musi być wcześniejsza (lub taka sama) niż data zgłoszenia urzędowego dokumentu wejścia (CHED-PP) 63 / 119

64 Handlowcy I.6. Miejsce przeznaczenia Wypełnienie rubryki jest nieobowiązkowe, jeżeli przesyłka jest przeznaczona do przeładunku/transferu (rubryka I.19). I.16 Numer plomby/oznakowanie kontenera Przycisk Dodaj może być wykorzystany do wprowadzenia niezbędnej liczby wierszy, gdyż numery plomby i kontenera mogą być niezależne i mogą być wstawione lub nie. 64 / 119

65 Towar I.14. Zakłady pochodzenia Rubryka ta nie jest obowiązkowa 62. Państwo może się różnić od Państwa pochodzenia w rubryce I.29. Opis towaru. I.29. Opis towaru Zmian kodu towaru (kod HS) oraz rozszerzeń kodu w urzędowym dokumencie wejścia można dokonać przy użyciu przycisków Wybierz, Skasuj, Resetuj oraz Dodaj nowy kod. Jeżeli przesyłka obejmuje wiele wybranych kodów Nomenklatury, są one poprzedzone numerem zamówienia (identyfikacyjnym) i przedstawione zgodnie z klasyfikacją celną: Numer identyfikacyjny pokazuje się również w rubryce I.29. Opis towaru : 62 Jeżeli zakład ma charakter szkółki wymagany jest numer zatwierdzenia. 65 / 119

66 Każdy kod Nomenklatury posiada pole Podsuma wagi netto (górna część). Wypełnienie tej rubryki jest nieobowiązkowe, ale można to zrobić, wpisując bezpośrednio wagę netto przy każdym kodzie Nomenklatury. Rubryka I.30 Całkowita liczba opakowań jest obowiązkowa i należy ją wypełnić, wpisując bezpośrednio sumę liczby opakowań w rubryce I.29. Opis towaru. Ze względów ergonomicznych rozwijająca się rubryka Gatunek (dolna część) pokazuje jedynie kod EPPO. Pełna łacińska nazwa gatunku (tak jak w górnej części) pojawi się jednak w wydrukowanym urzędowym dokumencie wejścia. Rozwijana rubryka (kod ISO) Państwo pochodzenia jest nieobowiązkowa 63. Jeżeli w rubryce I.29 wyświetla się wiele wierszy, istnieje możliwość wstawienia kilku różnych państw pochodzenia. Przecinek i kropka Przecinek należy stosować do wprowadzenia liczb dziesiętnych (maksymalnie do 2. miejsca). Przy zaznaczaniu tysięcy nie ma konieczności stosowania kropki. Jednak w wydrukowanym urzędowym dokumencie wejścia wstawiane są automatycznie kropki, aby wskazać liczby dziesiętne. Przykład: 1.234,567 (tysiąc dwieście trzydzieści cztery przecinek pięćset sześćdziesiąt siedem) zapisywane jest jako (tysiąc dwieście trzydzieści cztery przecinek pięćdziesiąt siedem) w drukowanym urzędowym dokumencie wejścia. Przeznaczenie (Cel) I.19. Do przeładunku/transferu (przesłania) Przesyłka ma być wysłana do kontrolowanego miejsca przeznaczenia 64, w którym odbędzie się druga część inspekcji/kontroli. Jeżeli zaznaczono, rubryka I.6. Miejsce przeznaczenia jest nieobowiązkowa. I.21. Do swobodnego obrotu Przesyłkę dopuszcza się do obrotu na rynku wewnętrznym (UE/EFTA). 63 Państwo pochodzenia może różnić się od państwa określonego w rubryce I.14. Zakłady pochodzenia. 64 Użyć przycisku Wybierz, aby wprowadzić odpowiedni właściwy organ. 66 / 119

67 Uwaga łączenie rubryk CHED-PP w systemie TRACES Aby przyspieszyć przedłożenie Części I CHED-PP, informacje wprowadzone do jednej rubryki mogą być automatycznie kopiowane do innych rubryk, jeżeli rodzaj działalności 65 organizacji wybrany w pierwszej rubryce jest dozwolony w innych rubrykach. Na przykład: Odbiorca może zostać automatycznie skopiowany do Miejsca przeznaczenia i Importera. 65 Więcej informacji na temat Rodzajów działalności znajduje się w poradniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami, również dostępnym z zestawem narzędzi TRACES. 67 / 119

68 II.2.4. Opcje przedkładania II Ogólne Poniżej przedstawiono dostępne opcje przedkładania urzędowego dokumentu wejścia w systemie TRACES (Część I, Przesyłka) (ogólne 66 ): Opcje zapisywania Anuluj i wróć do menu Zapisz wersję roboczą Powrót do podmenu CED, CVEDA, CVEDP, DECLAR lub CHED-PP i anulowanie wszystkich czynności wykonanych podczas tworzenia urzędowego dokumentu wejścia. W przypadku niezapisania urzędowego dokumentu wejścia wszystkie informacje wprowadzone do Części I zostaną utracone. Zapisanie Części I urzędowego dokumentu wejścia, która nie została całkowicie wypełniona. Jest to etap przejściowy, nieobowiązkowy, wykorzystywany przed ostatecznym przedłożeniem Części I urzędowego dokumentu wejścia właściwemu organowi. Z opcji Zapisz wersję roboczą można korzystać wielokrotnie w systemie TRACES. Dla potrzeb wyszukiwania pewne informacje dotyczące towaru, nadawcy/eksportera i odbiorcy są obowiązkowe, aby móc aktywować tę opcję. Wszelkie dodatkowe informacje wymagane w Części I można wprowadzić później. Urzędowy dokument wejścia otrzymuje status Szkic (wersja robocza). Opcja ta jest dostępna zarówno dla podmiotów gospodarczych, jak i dla właściwych organów, ale jedynie bezpośredni współpracownicy będą mieli dostęp do podglądu urzędowego dokumentu wejścia o statusie Szkic. W przypadku urzędowego dokumentu wejścia o statusie Szkic nie będą wysyłane powiadomienia dotyczące przedłożenia tego dokumentu. 66 Odnosi się to do wszystkich urzędowych dokumentów wejścia: CED, CVEDA, CVEDP i DECLAR. 68 / 119

69 Opcje zapisywania Przedłóż do certyfikacji Zatwierdź Wszystkie obowiązkowe rubryki Części I należy wypełnić, aby można było przedłożyć urzędowy dokument wejścia właściwemu organowi do certyfikacji. Opcja ta jest dostępna zarówno dla podmiotów gospodarczych, jak i dla właściwych organów. Jeżeli podmiot gospodarczy przedłoży Część I urzędowego dokumentu wejścia, wgląd do niej ma zarówno on, jak i jego bezpośredni współpracownicy oraz jego właściwy organ. Jednak w przypadku gdy właściwy organ osobiście przedłoży urzędowy dokument wejścia, podmiot gospodarczy (nawet gdy jest wpisany w dokumencie urzędowym) nie będzie miał do niego wglądu. Urzędowy dokument wejścia otrzymuje status Nowy. Po przedłożeniu urzędowego dokumentu wejścia ( Nowy ) zostanie wysłane powiadomienie. Uwaga DECLAR Jeżeli podmiot gospodarczy wybierze opcję Przedłóż do certyfikacji w odniesieniu do DECLAR, może dodatkowo sporządzić zgłoszenie z informacjami dotyczącymi zdrowia. Szczególne opcje zapisywania dotyczące tej części zgłoszenia opisano w pozycji II Opcje specyficzne dla DECLAR. Spośród opcji zapisywania odnoszących się do przedkładania dokumentów DECLAR podmiot może wybrać również opcję Zatwierdź. Jeżeli wszystkie obowiązkowe rubryki Części I są wypełnione, użytkownik systemu TRACES może przejść bezpośrednio do zgłoszenia zawierającego informacje dotyczące zdrowia i wprowadzić szczegółowe dane. II Opcje specyficzne dla DECLAR W przypadku dokumentów DECLAR podmioty gospodarcze mogą wypełnić zgłoszenie zawierające informacje dotyczące zdrowia. Jeżeli chodzi o ten rodzaj dokumentów dostępne są trzy dodatkowe opcje zapisywania: Opcje zapisywania Odrzuć Opcja dostępna wyłącznie dla danego podmiotu gospodarczego w odniesieniu do dokumentu DECLAR. Jeżeli wszystkie obowiązkowe rubryki Części I są wypełnione, podmiot może zadecydować o odrzuceniu przedstawionej przesyłki. Urzędowy dokument wejścia otrzymuje wówczas status Odrzucony. 69 / 119

70 Opcje zapisywania Zapisz w toku Przedłóż decyzję Opcja dostępna wyłącznie dla danego podmiotu gospodarczego w odniesieniu do dokumentu DECLAR. Jeżeli wszystkie obowiązkowe rubryki Części I są wypełnione, podmiot może zapisać część dokumentu DECLAR zawierającą informacje dotyczące zdrowia, nawet jeżeli informacje są niekompletne, w celu uzupełnienia ich później. Jest to etap przejściowy, nieobowiązkowy, wykorzystywany przed podpisaniem zgłoszenia zawierającego informacje dotyczące zdrowia. Urzędowy dokument wejścia otrzymuje wówczas status W toku. Opcja dostępna wyłącznie dla danego podmiotu gospodarczego w odniesieniu do dokumentu DECLAR. Jeżeli wszystkie obowiązkowe rubryki Części I są wypełnione, podmiot może zatwierdzić przedstawioną przesyłkę. Urzędowy dokument wejścia otrzymuje wówczas status Zatwierdzony. 70 / 119

71 II.2.5. Podpis Aby przedłożyć urzędowy dokument wejścia system TRACES żąda podania hasła. Po wpisaniu hasła należy kliknąć przycisk Podpisz zatwierdzenie. Można zaznaczyć rubrykę Użyj tego samego hasła przy wszystkich kolejnych podpisach, aby system zapamiętał hasło przez cały czas trwania sesji. Dana sesja kończy się automatycznie po 30 minutach braku aktywności. 71 / 119

72 II.3. Działania następcze II.3.1. Dalsze czynności dotyczące dokumentów CED, CVEDA, CVEDP, CHED-pp Z chwilą przedłożenia urzędowego dokumentu wejścia ( Przedłóż do certyfikacji ) właściwy organ uzyska natychmiastowy dostęp do danego urzędowego dokumentu wejścia i zostanie automatycznie powiadomiony przez system TRACES, by kontynuował proces certyfikacji 67. Więcej informacji na temat procesu certyfikacji przeprowadzanego przez właściwy organ można znaleźć w podręczniku użytkownika Dokumenty wejścia część II, również dostępnym pod adresem zestawu narzędzi TRACES W tym przypadku nie dotyczy to DECLAR. 68 Zestaw narzędzi TRACES: 72 / 119

73 II.3.2. Dalsze czynności dotyczące DECLAR: klonowanie do CVEDP W celu ułatwienia wystawiania dokumentów CVED, dane przedłożone w dokumencie DECLAR można automatycznie przenieść do dokumentu CVED. W systemie TRACES funkcja ta nosi nazwę klonowania. Zarówno podmiot gospodarczy, jak i właściwy organ mogą skorzystać z tej opcji podczas otwierania zatwierdzonego dokumentu DECLAR. Gdy podmioty gospodarcze zostały wymienione w rubryce I.6. Osoba odpowiedzialna za przesyłkę w UE w dokumencie DECLAR i gdy są one również użytkownikami systemu TRACES otrzymują automatyczne powiadomienie wysłane za pośrednictwem systemu TRACES, informujące o walidacji deklaracji urzędowej 69. II Dostęp przez hiperłącze Podmiot gospodarczy może następnie bezpośrednio zapoznać się z dokumentem DECLAR, klikając na hiperłącze znajdujące się w powiadomieniu TRACES. II Dostęp przez menu Podmioty gospodarcze mogą również uzyskać dostęp do dokumentu DECLAR za pośrednictwem menu Dokumenty weterynaryjne i podmenu Dokument zgłoszenia, wykonując następujące czynności: zalogować się do systemu TRACES; kliknąć Dokument zgłoszenia w menu po lewej stronie, co wygeneruje ekran wyszukiwania DECLAR; sprawdzić kryterium wyszukiwania Do przetworzenia (do zatwierdzenia) 70 w celu wyszukania dokumentów DECLAR, które pozostały do sklonowania tj. przeniesienia do CVED; otworzyć pożądany dokument DECLAR. Bezpośredni dostęp Ta opcja wyszukiwania pozwala podmiotowi wyszukać dokument DECLAR niezależnie od tego, czy jego organizacja jest umieszczona w rubryce I.6 Osoba odpowiedzialna za przesyłkę w UE lub Importer. Należy wprowadzić następujące kryteria wyszukiwania w celu wyszukania urzędowego dokumentu wejścia, klikając w tym celu na przycisk Bezpośredni dostęp : 69 Dokumenty DECLAR są automatycznie zatwierdzane podczas przedłożenia. 70 Dokumenty DECLAR są automatycznie zatwierdzane podczas przedłożenia. 73 / 119

74 Numer referencyjny świadectwa w systemie TRACES Numer referencyjny świadectwa (lokalny numer referencyjny) Państwo przeznaczenia II Przedłożenie Podmiot gospodarczy może przenieść (sklonować) Część I zatwierdzonego dokumentu DECLAR do Części I wspólnego weterynaryjnego dokumentu wejścia (CVED). W systemie TRACES funkcja ta nosi nazwę klonowania. W tym celu wystarczy jedynie kliknąć przycisk Klonuj jako CVED w zatwierdzonym dokumencie DECLAR. Gdy podmiot (lub właściwy organ) dokona operacji klonowania, przycisk przestaje być dostępny 71. W wyniku przeniesienia informacji wprowadzonych do Części I DECLAR powstaje nowy dokument CVED. W rubryce 10. Dokumenty weterynaryjne w zakładce Referencje w dokumencie CVED zostaje automatycznie wprowadzony numer referencyjny świadectwa TRACES odpowiedniego dokumentu DECLAR w postaci hiperłącza. 71 Importerzy nie są upoważnieni do przenoszenia informacji do CVED w ten sposób. 74 / 119

75 Podmiot gospodarczy może wprowadzać zmiany lub uzupełniać większość informacji przeniesionych do CVED, z wyjątkiem następujących informacji: Zakładka Handlowcy : rubryka 1. Nadawca / Eksporter rubryka 16. Numer plomby i kontenera Zakładka Towar : rubryka 7. Państwo wysyłki temperatura Po zweryfikowaniu informacji i ich uzupełnieniu w stosownych przypadkach, podmiot musi kliknąć na przycisk Przedłóż do certyfikacji w celu przedłożenia Części I CVED Więcej informacji można znaleźć w pozycji II.2.5. Podpis. 75 / 119

76 II.3.3. Skontaktowanie się z właściwym organem Po certyfikacji przez właściwy organ dokumentu urzędowego (Część II) przedłożonego przez podmiot gospodarczy 73, podmiot ten może uzyskać dostęp do danych kontaktowych właściwego organu, wyszukując poddany certyfikacji urzędowy dokument wejścia, otwierając go i klikając na łącze z nazwą właściwego organu, który podpisał dokument. Ze względu na ochronę prywatności może być dostępny jedynie oficjalny adres właściwego organu. 73 W przypadku gdy właściwy organ przedłoży urzędowy dokument wejścia, podmiot gospodarczy (nawet gdy został wpisany do dokumentu urzędowego wejścia) nie będzie miał do niego wglądu. 76 / 119

77 III. Funkcje urzędowych dokumentów wejścia III.1. Wyszukiwanie urzędowego dokumentu wejścia Należy wybrać jeden z rodzajów urzędowych dokumentów wejścia w menu Dokumenty weterynaryjne : Wspólnotowy dokument wejścia (CED) ; CVED dla zwierząt ; CVED dla produktów pochodzenia zwierzęcego ; Deklaracja urzędowa ; CHED-PP...i określić co najmniej jedno kryterium wyszukiwania 74, związane głównie z Częścią I (Przesyłka) urzędowego dokumentu wejścia. Kryteria wyszukiwania można stosować pojedynczo 75 lub w połączeniu z innymi kryteriami wyszukiwania. Ponieważ niektóre z kryteriów różnią się w odniesieniu do CED/CVEDA/CVEDP/CHEDPP i DECLAR, poniżej przedstawiono niektóre kryteria wyszukiwania specyficzne dla różnych rodzajów dokumentów. 74 Aby przeszukać dane w szerszym zakresie, w większości kryteriów wyszukiwania systemu TRACES można posłużyć się symbolem wieloznacznym %. Ponadto system TRACES nie rozróżnia wielkich i małych liter przy wyszukiwaniu danych. Przykład: po wprowadzeniu CVEDP.EN% w polu Numer referencyjny świadectwa (minimum 8 znaków) system przeszukuje wszystkie CVEDP dostępne dla danego użytkownika. 75 Nie można osobno stosować kryterium Status świadectwa. 77 / 119

78 III.1.1. ced/cveda/cvedp/ched-pp W celu uzyskania dodatkowych kryteriów wyszukiwania dotyczących procedury przeładunku/transferu, podziału przesyłek itd. należy kliknąć przycisk Zaawansowane. Opcje wyszukiwania Numer referencyjny świadectwa Status świadectwa Zaawansowane do przeładunku (to tranship) Odnosi się do niepowtarzalnego numeru referencyjnego TRACES, który jest automatycznie przydzielany do urzędowego dokumentu wejścia. Informacje dotyczące statusu urzędowych dokumentów wejścia można znaleźć w pozycji II.1.1. Porządek zadań w ramach certyfikacji. Przeszukiwanie urzędowych dokumentów wejścia objętych procedurą przeładunkową pod kątem określonych urzędowych dokumentów wejścia, które mają zostać przeładowane przez drugi punkt kontroli granicznej w UE. 78 / 119

79 Opcje wyszukiwania Zaawansowane po przeładunku Przeszukiwanie urzędowych dokumentów wejścia objętych procedurą przeładunkową pod kątem określonych urzędowych dokumentów wejścia, które zostały przetworzone wraz z wyszukaniem początkowego urzędowego dokumentu wejścia i wyświetleniem kolejnych dokumentów. Zaawansowane podzielony CVED Przeszukiwanie urzędowych dokumentów wejścia (CED/CVEDP) objętych procedurą podziału pod kątem określonych urzędowych dokumentów wejścia, które zostały podzielone wraz z wyszukaniem początkowego dokumentu urzędowego i wyświetleniem kolejnych dokumentów. Zaawansowane skontrolowane Zaawansowane odrzucenie w toku Wyszukiwanie urzędowych dokumentów wejścia, do których dodano Część III (Kontrola). Wyszukiwanie urzędowych dokumentów wejścia z brakującymi danymi dotyczącymi odrzucenia. 79 / 119

80 Opcje wyszukiwania Zaawansowane badania laboratoryjne w toku (pending laboratory tests) Zaawansowane odprawa czasowa Bezpośredni dostęp Wyszukiwanie urzędowych dokumentów wejścia z brakującymi danymi dotyczącymi badań laboratoryjnych. Wyszukiwanie przesyłek CVEDA, w przypadku których zaznaczona jest opcja Odprawa czasowa koni w rubryce 20. Do przywozu lub odprawy. Umożliwia podmiotowi gospodarczemu wyszukanie urzędowego dokumentu wejścia niezależnie od tego, czy jego organizacja jest czy nie jest wprowadzona jako Osoba odpowiedzialna za ładunek / Osoba odpowiedzialna za przesyłkę. W przypadku przeładunku/transferu podmiot gospodarczy powiązany z drugim PKG/DPE/DPI może użyć przycisku Bezpośredni dostęp, aby wyszukać początkowy urzędowy dokument wejścia. 80 / 119

81 III.1.2. declar PRINTSCREEN Opcje wyszukiwania Numer referencyjny świadectwa Numer referencyjny świadectwa TRACES Status świadectwa Do przetworzenia (zatwierdzenia) Sklonowane (Duplikat) Odnosi się do (nieobowiązkowego) lokalnego numeru referencyjnego, który może być określony w rubryce I.2 Numer referencyjny świadectwa. Odnosi się do niepowtarzalnego numeru referencyjnego TRACES, który jest automatycznie przydzielany do urzędowego dokumentu wejścia. Możliwy status świadectwa: anulowane, robocze, w toku, nowe, wstępnie poświadczone, wycofane, odrzucone, zastąpione, zatwierdzone. Informacje dotyczące statusu urzędowego dokumentów wejścia można znaleźć w pozycji II.1.1. Porządek zadań w ramach certyfikacji. W celu ułatwienia składania dokumentów CVEDP na granicy UE zatwierdzoną Część I dokumentu DECLAR można automatycznie przenieść do dokumentu CVEDP. Funkcja ta nosi nazwę klonowania. Podmiot gospodarczy może wyszukiwać dokumenty DECLAR, których nie sklonowano jeszcze do CVEDP, wybierając przycisk Do przetworzenia. W celu ułatwienia weryfikacji dokumentów CVEDP przedłożonych na podstawie DECLAR na granicy UE, podmiot gospodarczy może wyszukiwać dokumenty DECLAR, które zostały już sklonowane do dokumentu CVEDP, klikając przycisk Sklonowany. 81 / 119

82 III.1.3. Sposoby obejścia i ograniczenia Poza wykorzystaniem kryteriów wyszukiwania w systemie TRACES, urzędowy dokument wejścia można również wyszukać dzięki wykorzystaniu jego niepowtarzalnego numeru referencyjnego świadectwa w szczególny sposób: Wybrać odpowiedni adres URL spośród podanych poniżej i wprowadzić numer referencyjny systemu TRACES na końcu adresu w następujący sposób 76 : Zgodnie z zasadami dostępu do danych (biznesowych), użytkownik musi zostać zgłoszony w urzędowym dokumencie wejścia, aby uzyskać dostęp do tego dokumentu. W przeciwnym wypadku wyświetli się następujący komunikat ostrzegawczy: Aby utrzymać czystą bazę danych systemu TRACES po 3 miesiącach usuwa się nieprzetworzone urzędowe dokumenty wejścia o statusie Roboczy i Nowy 77. Uwaga Państwa nienależące do UE Państwa nienależące do UE, które korzystają z systemu TRACES do certyfikcji dokumentów IMPORT, mogą uzyskać dostęp do urzędowych dokumentów wejścia utworzonych w wyniku sklonowania ich zatwierdzonych dokumentów IMPORT. 76 Legenda: XX = kod ISO państwa, w którym znajduje się PKG lub DPE/DPI. YYYY = rok przedłożenia NNNNNNN = niepowtarzalny numer referencyjny TRACES. 77 Wyjątek dotyczy nieprzetworzonych dokumentów CVEDP: jedynie nieprzetworzone dokumenty CVEDP o statusie Robocze usuwa się po upływie trzech miesięcy. 82 / 119

83 III.2. Klonowanie dokumentu IMPORT do urzędowego dokumentu wejścia Biorąc pod uwagę bliską współpracę z niektórymi państwami spoza UE, przedłożenie Części I urzędowego dokumentu wejścia może być łatwiejsze dzięki istnieniu dokumentu IMPORT. Aby ułatwić przedkładanie urzędowych dokumentów wejścia w unijnym PKG/DPE/DPI dane zatwierdzone w dokumentach IMPORT przez właściwe organy z państw spoza UE można przenosić automatycznie do odpowiedniego urzędowego dokumentu wejścia (CED/CVEDA/CVEDP/DECLAR). W systemie TRACES funkcja ta nosi nazwę klonowania. Z tej opcji może korzystać zarówno podmiot gospodarczy, jak i właściwy organ. Z chwilą zatwierdzenia dokumentu IMPORT przez państwo nienależące do UE, zostaje wysłane powiadomienie za pośrednictwem systemu TRACES do podmiotu gospodarczego i właściwego organu w unijnym PKG/DPE/DPI, jak również do importera i na miejsce przeznaczenia/pod adres dostawy, pod warunkiem, że w odpowiednich rubrykach w dokumencie IMPORT znajdują się ich dane uwierzytelniające. III.2.1. Dostęp przez hiperłącze Jeżeli podmiot gospodarczy korzystający z systemu TRACES wymieniony jest w rubryce I.6. Osoba odpowiedzialna za przesyłkę w UE w dokumencie IMPORT 78, otrzymuje on automatyczne powiadomienie przesłane w systemie TRACES, informujące o zatwierdzeniu świadectwa weterynaryjnego dla UE 79. Podmiot może następnie bezpośrednio zapoznać się z dokumentem IMPORT, klikając na hiperłącze znajdujące się w powiadomieniu TRACES. 78 Po zarejestrowaniu w systemie TRACES i zatwierdzeniu przez właściwy organ. 79 Zwany również dokumentem IMPORT. 83 / 119

84 III.2.2. Dostęp przez menu Podmioty gospodarcze mogą uzyskać dostęp do dokumentu IMPORT, korzystając z menu Dokumenty weterynaryjne i podmenu Świadectwa weterynaryjne dla UE (świadectwo importowe do UE) : zalogować się do systemu TRACES; kliknąć Świadectwa weterynaryjne (importowe) dla UE w menu po lewej stronie, co wygeneruje ekran wyszukiwania dokumentów IMPORT; sprawdzić kryterium wyszukiwania Do przetworzenia 80 w celu wyszukania dokumentów IMPORT, których jeszcze nie sklonowano, tj. nie przeniesiono do CVED; otworzyć żądany dokument IMPORT. Bezpośredni dostęp Opcja wyszukiwania Bezpośredni dostęp pozwala podmiotowi gospodarczemu na wyszukanie dokumentu IMPORT, zatwierdzonego przez właściwy organ z państwa nienależącego do UE niezależnie od tego, czy jego organizacja jest umieszczona w rubryce I.6. Osoba odpowiedzialna za przesyłkę w UE lub Importer. Należy wprowadzić następujące kryteria wyszukiwania: Numer referencyjny świadectwa w systemie TRACES (IMPORT) Numer referencyjny świadectwa (lokalny numer referencyjny) (IMPORT) Państwo przeznaczenia Wyjątek stanowią jednak dokumenty IMPORT z Nowej Zelandii, w których należy wprowadzić następujące dane: Numer referencyjny świadectwa (lokalny numer referencyjny) IMPORT Państwo przeznaczenia Państwo pochodzenia (Nowa Zelandia) 80 Kryterium wyszukiwania Do przetworzenia zakłada, że organizacja podmiotu gospodarczego została wprowadzona do rubryki I.6. Osoba odpowiedzialna za przesyłkę w UE lub Importer. Jeżeli właściwy organ z państwa nienależącego do UE zatwierdził dokument IMPORT bez tej informacji podmiot może wyszukać dokument IMPORT, korzystając z opcji Bezpośredni dostęp. 84 / 119

85 III.2.3. Przedłożenie Podmiot gospodarczy jest w stanie przenieść (sklonować) Część I dokumentu IMPORT do Części I wspólnego weterynaryjnego dokumentu wejścia (CVED). W systemie TRACES funkcja ta nosi nazwę klonowania. W tym celu wystarczy jedynie kliknąć przycisk Klonuj jako CVED w zatwierdzonym dokumencie IMPORT. Po pełnej certyfikacji dokumentu CVED (zatwierdzony/odrzucony) przycisk Klonuj do CVED przestaje być dostępny dla podmiotu 81 (lub właściwego organu) na granicy UE. Właściwy organ z państwa nienależącego do UE może w dalszym ciągu zastąpić lub anulować oryginalny dokument IMPORT, nawet w przypadku sklonowania go przez podmiot (lub właściwy organ) na granicy UE, pod warunkiem że dokument CVED nadal posiada status Nowy, Roboczy lub W toku 82. Nowy dokument CED, CVEDA lub CVEDP tworzy się przenosząc informacje z Części I dokumentu IMPORT. W rubryce 10. Dokumenty weterynaryjne w dokumencie CVED zostaje automatycznie wstawiony numer referencyjny świadectwa TRACES odpowiedniego dokumentu IMPORT w formacie hiperłącza. 81 Importerzy nie są upoważnieni do przenoszenia informacji do CVED w ten sposób. 82 Dokument IMPORT można tylko raz sklonować do urzędowego dokumentu wejścia. 85 / 119

86 Podmiot gospodarczy może wprowadzać zmiany lub uzupełniać większość informacji przeniesionych do CVED, z wyjątkiem następujących informacji: Zakładka Handlowcy : rubryka 1. Nadawca / Eksporter rubryka 16. Numer plomby/kontenera Zakładka Towar : rubryka 6. Państwo pochodzenia 83 rubryka 7. Państwo wysyłki temperatura Po zweryfikowaniu informacji i ich uzupełnieniu w stosownych przypadkach podmiot musi kliknąć przycisk Podpisz certyfikację w celu przedłożenia Części I CVED Jeżeli dokument IMPORT dotyczy zwierząt z państwa nieupoważnionego, użytkownik systemu TRACES może wybrać państwo nienależące do UE w rubryce 6. Państwo pochodzenia. Po certyfikowaniu urzędowego dokumentu wejścia przez właściwy organ na granicy UE pojawi się komunikat z wykazem państw upoważnionych w odniesieniu do określonych gatunków zwierząt: Państwo pochodzenia musi odpowiadać jednemu z mających zastosowanie przepisów państwa. W dokumentach CVEDA właściwy organ na granicy UE musi wówczas odrzucić CVEDA, wpisując nazwę niezatwierdzonego państwa w rubryce 37. Powód odmowy. 84 Więcej informacji na temat podpisania urzędowego dokumentu wejścia można znaleźć w pozycji II.2.5. Podpis. 86 / 119

87 III.3. Kopiuj jako nowy Istnieją dwie opcje przedkładania nowego urzędowego dokumentu wejścia: 1. Użycie przycisku Nowy, aby utworzyć pusty urzędowy dokument wejścia Użycie przycisku Kopiuj jako nowy znajdującego się pod już istniejącym urzędowym dokumentem wejścia. Zarówno podmiot gospodarczy, jak i właściwy organ mogą tworzyć nowy urzędowy dokument wejścia w systemie TRACES. Zatem funkcja Kopiuj jako nowy jest dostępna dla obu rodzajów użytkowników. Funkcji Kopiuj jako nowy można użyć do szybkiego utworzenia nowego urzędowego dokumentu wejścia, kopiując niektóre dane z Części I istniejącego urzędowego dokumentu wejścia do nowego dokumentu urzędowego i przyspieszając tym samym proces przedkładania. Charakter kopiowanych informacji zależy od wybranego kodu Nomenklatury scalonej. Jeżeli kod pozostaje ten sam, kopiowane są wszystkie informacje z zakładki Handlowcy z oryginalnego dokumentu do nowego urzędowego dokumentu wejścia. W zależności od wzoru i wybranego kodu CN informacje zawarte w rubryce przeznaczonej na dowolny tekst w oryginalnym urzędowym dokumencie wejścia zostaną automatycznie skopiowane do nowego urzędowego dokumentu wejścia. Nie ma to wpływu na (oryginalny) urzędowy dokument wejścia. W informacjach w nowym dokumencie można oczywiście dokonywać zmian. Z funkcji Kopiuj jako nowy można skorzystać w odniesieniu do każdego urzędowego dokumentu wejścia bez względu na jego status (zatwierdzony, odrzucony, anulowany, nowy itd.) 86. Podobnie jak w przypadku przycisku Nowy, przycisk Kopiuj jako nowy jest dostępny tylko wówczas, gdy jest się upoważnionym do przedkładania danego rodzaju urzędowego dokumentu wejścia. 85 Więcej informacji na temat utworzenia i przedłożenia pustego urzędowego dokumentu wejścia można znaleźć w pozycji II.2. Przedłożenie Części I (Przesyłka). 86 Więcej informacji na temat porządku zadań w ramach certyfikacji można znaleźć w pozycji II.1.1. Porządek zadań w ramach certyfikacji. 87 / 119

88 III.4. Podział przesyłki III.4.1. ced W przypadku przywozu przesyłek do transferu do innego punktu kontroli (rubryka I.20) istnieje możliwość utworzenia jednego lub większej ilości nowych (kolejnych) dokumentów CED za pomocą przycisku Podziel, znajdującego się pod zatwierdzonym początkowym CED. Przycisk Podziel dostępny jest również po otwarciu zatwierdzonego początkowego CED. Funkcja Podziel pozwala automatycznie kopiować wszystkie informacje zawarte w Części I zatwierdzonego początkowego CED do nowego (kolejnego) dokumentu, umożliwiając jednocześnie dokonywanie zmian danych w niektórych rubrykach. Niektóre inne rubryki zostają automatycznie zresetowane lub dostosowane (zob. masa netto/brutto, liczba opakowań, identyfikacja środków transportu itd.). W przypadku skorzystania z funkcji Podziel, zamiana początkowego CED nie jest już możliwa. 88 / 119

89 Referencje Wyznaczone miejsce wprowadzenia Podmiot gospodarczy może wybrać inny właściwy organ. I.2. Numer referencyjny CED Numer referencyjny CED jest wstawiany automatycznie po przedłożeniu nowego (kolejnego) CED. I.10. Dokumenty Ta rubryka jest tylko do odczytu, ponieważ dotyczy nowego (kolejnego) CED rozdzielonego od początkowego CED. 89 / 119

90 Handlowcy I.1. Nadawca i I.7, Importer Te rubryki zawierają informacje określone w Części I początkowego zatwierdzonego CED i nie można wprowadzać w nich zmian. I.8. Miejsce przeznaczenia W tej rubryce wskazuje się miejsce przeznaczenia (obowiązkowo). I.9. Przybycie do DPE (szacowany czas) Informacje są resetowane w nowym (kolejnym) CED. I.19. Numer plomby i kontenera Przycisk Dodaj może być wykorzystany do wprowadzenia niezbędnej liczby wierszy, gdyż numery plomby i kontenera mogą być niezależne i mogą być wstawione lub nie. 90 / 119

91 Towar I.12. Opis towaru W nowych (kolejnych) dokumentach CED nie można wprowadzać zmian w rodzaju opakowań (paczek). Transport 91 / 119

92 Przeznaczenie I.22. Przywóz Po podziale można wprowadzać zmiany w informacjach. I.20. Do transferu (przesłania) do Po podziale nie można wprowadzać zmian w informacjach. Po przedłożeniu przeprowadza się kontrolę, w ramach której porównuje się informacje wpisane do nowego (kolejnego) dokumentu CED z informacjami znajdującymi się w początkowym zatwierdzonym CED. W Części II, którą można całkowicie modyfikować, numer referencyjny świadectwa CED występuje w postaci hiperłącza w rubryce Poprzedni CED w nowym (kolejnym) CED. Wszystkie numery referencyjne świadectwa CED kolejnych dokumentów CED pokazują się w rubryce Kolejne CED w początkowym urzędowym dokumencie wejścia. Jeżeli któryś z nowych (kolejnych) CED wymaga korekty lub wprowadzenia zmian, zastosowanie mają te same zasady, co w przypadku normalnych urzędowych dokumentów wejścia. Więcej informacji można znaleźć w pozycji III.5. Wprowadzanie zmian do przedłożonego urzędowego dokumentu wejścia. 92 / 119

93 III.4.2. CVedp W przypadku przywozu przesyłek niezgodnych (rubryka 22) lub przesyłek przeznaczonych na rynek wewnętrzny, w których jako adres dostawy figuruje skład celny (rubryka 8), istnieje możliwość utworzenia co najmniej jednego nowego (kolejnego) dokumentu CVEDP za pomocą przycisku Podziel w ramach zatwierdzonego początkowego dokumentu CVEDP. Przycisk Podziel dostępny jest również po otwarciu zatwierdzonego początkowego dokumentu CVEDP. Funkcja Podziel pozwala automatycznie kopiować wszystkie informacje zawarte w Części I zatwierdzonego początkowego dokumentu CVEDP do nowych (kolejnych) dokumentów CVEDP, umożliwiając jednocześnie zmianę danych w niektórych rubrykach. Niektóre inne rubryki zostają automatycznie zresetowane lub dostosowane (np. masa netto/brutto, liczba opakowań, identyfikacja środków transportu). W przypadku skorzystania z funkcji Podziel, zamiana początkowego dokumentu CVEDP nie jest już możliwa. 93 / 119

94 Referencje Punkt (posterunek) kontroli granicznej Podmiot gospodarczy może wybrać inny właściwy organ. 2. Numer referencyjny CVED Numer referencyjny CVED jest wstawiany automatycznie po przedłożeniu nowego (kolejnego) dokumentu CVEDP. 10. Dokumenty weterynaryjne Ta rubryka jest tylko do odczytu, ponieważ dotyczy nowego (kolejnego) dokumentu CVEDP rozdzielonego od początkowego dokumentu CVEDP. 94 / 119

95 Handlowcy 1. Nadawca/Eksporter i 5, Importer Te rubryki zawierają informacje określone w Części I początkowego zatwierdzonego dokumentu CVEDP i nie można wprowadzać w nich zmian. 8. Adres dostawy Należy wskazać adres dostawy (obowiązkowo). 9. Przewidywany czas przybycia do PKG Informacje są resetowane w nowych (kolejnych) CVEDP. 16. Numer plomby i kontenera Przycisk Dodaj może być wykorzystany do wprowadzenia niezbędnej liczby wierszy, gdyż numery plomby i kontenera mogą być niezależne i mogą być wstawione lub nie. 95 / 119

96 Towar (Taryfa celna) Identyfikacja towaru W nowych (kolejnych) dokumentach CVEDP nie można wprowadzać zmian w rodzaju opakowań (paczek). 10. Dokumenty weterynaryjne Jeżeli w rubryce 10. Dokumenty weterynaryjne w zatwierdzonym początkowym dokumencie CVEDP wpisano kilka zatwierdzonych zakładów, istnieje możliwość wybrania spośród nich co najmniej jednego w celu podziału przesyłki przez usunięcie niechcianych zakładów. W rubryce 10. Dokumenty weterynaryjne w kolejnym dokumencie CVEDP powinien zostać co najmniej jeden zakład W tym przypadku przycisk usuń stanie się automatycznie niedostępny. 96 / 119

97 Transport Przeznaczenie 19. Zgodne z wymogami UE Po rozdzieleniu nie można wprowadzać zmian w informacjach. Po przedłożeniu przeprowadza się kontrolę, w ramach której porównuje się informacje wpisane do nowego (kolejnego) dokumentu CVEDP z informacjami znajdującymi się w początkowym zatwierdzo- 97 / 119

98 nym CVEDP. W Części II, którą można całkowicie modyfikować, numer referencyjny świadectwa CVED występuje w postaci hiperłącza w rubryce Poprzedni CVED w nowym (kolejnym) CVED. Wszystkie numery referencyjne świadectwa CVED kolejnych dokumentów CVED pokazują się w rubryce Kolejny CVED w początkowym urzędowym dokumencie wejścia. Jeżeli któryś z nowych (kolejnych) CVED wymaga korekty lub wprowadzenia zmian, zastosowanie mają te same zasady, co w przypadku normalnych urzędowych dokumentów wejścia. Więcej informacji można znaleźć w pozycji III.5. Wprowadzanie zmian do przedłożonych urzędowych dokumentów wejścia. 98 / 119

99 III.5. Wprowadzanie zmian do przedłożonych urzędowych dokumentów wejścia W zależności od wybranego wzoru urzędowego dokumentu wejścia istnieje możliwość wprowadzenia dowolnych zmian przez wyszukanie i otwarcie urzędowych dokumentów wejścia o statusie Robocze i Nowy. Urzędowe dokumenty wejścia o statusie Robocze dostępne są jedynie dla podmiotów gospodarczych przedkładających dokumenty w systemie TRACES i ich bezpośrednich współpracowników, należących do tej samej organizacji. Ponieważ urzędowe dokumenty wejścia o statusie Nowy zostały już przedłożone właściwemu organowi, istnieje możliwość wprowadzenia zmian do urzędowego dokumentu wejścia o statusie Nowy, o ile właściwy organ nie dokonał jeszcze certyfikacji w związku z tym dokumentem. Użytkownicy systemu TRACES mogą z łatwością sprawdzić, czy wprowadzono zmiany do Części I, sprawdzając numer wersji (- Vx) dołączony do numeru referencyjnego świadectwa TRACES. W przypadku wydruku urzędowych dokumentów wejścia istotne jest szybkie zidentyfikowanie wszelkich zmian dokonanych między momentem wydruku i przetworzenia Części I. 99 / 119

100 III.6. Usuwanie urzędowych dokumentów wejścia Opcja Usuń dostępna jest jedynie po przedłożeniu Części I urzędowego dokumentu wejścia i nadaniu mu statusu Robocze lub Nowy w systemie TRACES 88. Zarówno podmiot gospodarczy, jak i właściwy organ mają dostęp do urzędowego dokumentu wejścia i opcji Usuń. Urzędowy dokument wejścia nie będzie widoczny po usunięciu. Aby Usunąć urzędowy dokument wejścia, należy 1. wyszukać określony urzędowy dokument wejścia 89 w jednym z podmenu Dokumenty weterynaryjne : Wspólnotowe dokumenty wejścia (CED) ; CVED dla zwierząt ; CVED dla produktów zwierzęcych ; Deklaracja urzędowa ; CHED-PP ; 2. kliknąć przycisk Otwórz znajdujący się pod urzędowym dokumentem wejścia; 3. kliknąć przycisk Usuń. 88 Więcej informacji na temat porządku zadań w ramach certyfikacji można znaleźć w pozycji II.1.1. Porządek zadań w ramach certyfikacji. 89 W przypadku urzędowych dokumentów wejścia o statusie Robocze wyłącznie osoba inicjująca i jej bezpośredni współpracownicy związani z tą samą organizacją będą mogli mieć wgląd i wprowadzać dodatkowe zmiany (takie jak usunięcia) w urzędowym dokumencie wejścia. Więcej informacji na temat porządku zadań w ramach certyfikacji można znaleźć w pozycji II.1.1. Porządek zadań w ramach certyfikacji. 100 / 119

101 III.7. Drukowanie urzędowych dokumentów wejścia Aby wydrukować urzędowy dokument wejścia w systemie TRACES niezbędne są: sprzęt komputerowy: drukarka oprogramowanie: zaktualizowana wersja programu Adobe Acrobat Reader Aby wydrukować urzędowy dokument wejścia należy wybrać jeden z języków stosowanych w państwie przeznaczenia i w państwach tranzytu. III.7.1. Przedłożone urzędowe dokumenty wejścia Aby wydrukować przedłożony urzędowy dokument wejścia, należy: 1. wyszukać określony urzędowy dokument wejścia w jednym z podmenu Dokumenty weterynaryjne : Wspólnotowy dokument wejścia (CED) ; CVED dla zwierząt ; CVED dla produktów zwierzęcych ; Deklaracja urzędowa ; CHED-PP ; 2. Kliknąć przycisk Otwórz znajdujący się pod urzędowym dokumentem wejścia; 3. kliknąć przycisk Drukuj. Otworzy się kolejna strona internetowa, na której można wybrać jeden lub większą liczbę języków, aby wydrukować przedłożony urzędowy dokument wejścia przesłany w jednym pliku PDF Obecny język roboczy systemu TRACES wybrano domyślnie. Istnieje możliwość zaznaczenia lub odznaczenia każdej rubryki językowych językowej stosownie do potrzeb. 101 / 119

102 Status urzędowych dokumentów wejścia pojawia się jako znak wodny. Jedynie zatwierdzony urzędowy dokument wejścia jest opatrzony znakiem wodnym ORYGINAŁ. W przypadku statusu Nowy znak wodny nie występuje. Inne znaki wodne odnoszą się do statusów Anulowany, Roboczy, Odrzucony lub Zastąpiony 91. W środowiskach testowych systemu TRACES wszystkie urzędowe dokumenty wejścia mają ten sam znak wodny SZKOLENIE (training) lub DOPUSZCZENIE (acceptance), niezależnie od statusu urzędowego dokumentu wejścia, aby nie dopuścić do pomylenia z rzeczywistym środowiskiem produkcyjnym. 91 Więcej informacji na temat porządku zadań w ramach certyfikacji można znaleźć w pozycji II.1.1. Porządek zadań w ramach certyfikacji. 102 / 119

103 III.7.2. Niewypełnione wzory urzędowych dokumentów wejścia Użytkownicy systemu TRACES mogą odnaleźć wszystkie (niewypełnione) wzory skonsolidowanych urzędowych dokumentów wejścia w menu Dokumenty weterynaryjne w podmenu Wzory świadectw. Istnieje jeden wzór CED: Wspólnotowe dokumenty wejścia (CED) ; Istnieją dwa wzory CVED: CVED dla zwierząt i CVED dla produktów zwierzęcych ; Istnieją dwa 92 wzory DECLAR: Deklaracja urzędowa ; Istnieje jeden wzór CHED-PP: CHED-PP Aby wydrukować niewypełniony wzór urzędowego dokumentu wejścia należy: 1. wejść w menu Dokumenty weterynaryjne w podmenu Wzory świadectw. 2. wybrać żądany język z właściwej rozwijanej listy języków wybrać odpowiedni wzór niewypełnionego urzędowego dokumentu wejścia: Wspólnotowy dokument wejścia (CED) ; CVED dla zwierząt ; CVED dla produktów zwierzęcych ; Deklaracja urzędowa 94 ; CHED-PP 4. Kliknąć przycisk Drukuj znajdujący się pod niewypełnionym urzędowym dokumentem wejścia. Wzór niewypełnionego urzędowego dokumentu wejścia wyświetli się w wybranym języku 95, w formacie PDF, na innej stronie internetowej. 92 tj. 2 wzory z wyjątkiem wzoru niezharmonizowanego. 93 Aby wydrukować urzędowy dokument wejścia należy wybrać jeden z języków stosowanych w państwie przeznaczenia i w krajach tranzytu. 94 Wybrać właściwy wzór dokumentu DECLAR z rozwijanej rubryki. 95 Powtórzyć te same czynności w przypadku każdego innego języka. 103 / 119

104 III.8. Automatyczne powiadomienia pocztą elektroniczną z systemu TRACES Automatyczne powiadomienia pocztą elektroniczną z systemu TRACES są przesyłane do wszystkich zainteresowanych zatwierdzonych i aktywnych użytkowników TRACES w celu informowania ich o niektórych działaniach, które są lub będą prowadzone w TRACES. Powiadomienia te są wyszczególnione według kategorii: urzędowe dokumenty wejścia: tworzenie, zatwierdzanie, odrzucanie, kontrola, odrzucanie badań laboratoryjnych, anulowanie, usuwanie: IMPORT; CVEDA; CVEDP; CED; DECLAR; CHED-PP; INTRA; DOCOM; EXPORT. Powiadomienia pocztą elektroniczną w odniesieniu do CVEDP są sklasyfikowane według następujących kategorii: powiadomienia dotyczące możliwości dopuszczenia do tranzytu/przeładunku (rubryki 30 i 31); powiadomienia dotyczące możliwości dopuszczenia na rynek wewnętrzny (rubryka 32); powiadomienia dotyczące ukierunkowania (rubryka 33) oraz procedur określonego składu (rubryka 34); powiadomienia dotyczące braku możliwości dopuszczenia w przypadku utylizacji (zniszczenia) lub przetworzenia (przekształcenia) (rubryka 35). W przypadku tranzytu, transferu lub przeładunku między państwami trzecimi automatyczne powiadomienia pocztą elektroniczną z systemu TRACES są wysyłane niezwłocznie po zatwierdzeniu urzędowego doku- 104 / 119

105 mentu wejścia, informując za pośrednictwem systemu TRACES właściwe organy na danym PKG/DPI/DPE w UE i państwa przeznaczenia lub dostawy, nienależące do UE. W przypadku odrzucenia urzędowego dokumentu wejścia stworzonego w systemie TRACES państwa nienależące do UE otrzymują automatyczne powiadomienie pocztą elektroniczną. Użytkownicy systemu TRACES mogą dokonać wyboru automatycznych powiadomień drogą elektroniczną, jakie pragną otrzymywać, zaznaczając odpowiednie pola wyboru, przechodząc w tym celu do menu Użytkownicy i organizacje i do podmenu Profil użytkownika. Otrzymywanie automatycznych powiadomień pocztą elektroniczną z systemu TRACES nie wpływa na dostęp do informacji w systemie TRACES w trybie online, które są aktualizowane natychmiast z chwilą jakiejkolwiek zmiany dokonanej przez właściwy organ. III.8.1. Kontrole ilości Gdy liczba zwierząt lub waga towarów przekracza ustanowioną wcześniej wartość graniczną, niezwłocznie po przedłożeniu dokumentu zostaje wysłany komunikat ostrzegawczy, wzywający użytkowników systemu TRACES do sprawdzenia ilości, który następnie powtarzany jest aż do momentu zatwierdzenia urzędowego dokumentu wejścia. Wprowadzona ilość przekracza ustaloną wartość graniczną: zatwierdź, aby potwierdzić tę ilość. W przypadku zatwierdzenia urzędowego dokumentu wejścia z ilością przekraczającą ustaloną wartość graniczną do Komisji Europejskiej zostaje wysłane powiadomienie. Maksymalna liczba w przypadku żywych zwierząt jest następująca: Kod CN Gatunek Maksymalna liczba Parzystokopytne Trąbowce 15 Gryzonie Zajęczaki / 119

106 III.8.2. Zabezpieczony dostęp Bezpośredni dostęp do informacji w trybie online w systemie TRACES za pośrednictwem hiperłączy w automatycznych powiadomieniach drogą elektroniczną z systemu TRACES jest zabezpieczony hasłem w systemie TRACES. 106 / 119

107 IV. Pozostałe menu w systemie TRACES IV.1. Raporty Menu upoważnia do wglądu do przesyłek CVEDA i CVEDP 96 odrzuconych na granicy UE 97. W tym celu należy kliknąć: Przesyłki odrzucone CVED-A ; Przesyłki odrzucone CVED-P ; Aby sprecyzować wyszukiwanie CVED, można użyć kilku kryteriów wyszukiwania. Użytkownicy systemu TRACES z państw UE/EFTA/EOG powiązani z PKG mają dostęp do wszystkich odrzuconych CVED z państw UE/EFTA/EOG. Państwa spoza do UE mają dostęp jedynie do CVED przedłożonych za pośrednictwem zatwierdzenia dokumentów IMPORT na poziomie krajowym. Aby chronić prywatność danych handlowych, w odniesieniu do każdego profilu użytkownika systemu TRACES mają zastosowanie rygorystyczne zasady dostępu. 96 Funkcja ta nie jest (jeszcze) dostępna dla dokumentu CED i DECLAR. 97 Nie ma zastosowanie żadne ograniczenie czasowe. 107 / 119

108 IV.2. Zarządzanie użytkownikami i organizacjami IV.2.1. Zmiana hasła / zmiana sprawdzającego pytania i odpowiedzi 98 Użytkownik systemu TRACES w dowolnym momencie może zmienić swoje hasło oraz sprawdzające pytanie i odpowiedź, korzystając z menu Użytkownicy i organizacje i podmenu Zmień hasło. IV.2.2. Zmiana profilu użytkownika 99 Podmenu Profil użytkownika, dostępne w menu Użytkownicy i organizacje, umożliwia: dokonywanie wyboru oraz anulowanie wyboru kategorii automatycznych powiadomień pocztą elektroniczną z systemu TRACES, jakie użytkownik pragnie otrzymywać 100 ; sprawdzanie właściwej organizacji powiązanej z profilem użytkownika systemu TRACES; dokonywanie zmian języka automatycznych powiadomień pocztą elektroniczną, rodzaju powiadomień (HTML/tekst) oraz innych danych związanych z użytkownikiem z wyjątkiem loginu (adres ). O zmianę adresu należy zwrócić się do właściwego organu, który przedłoży formalny wniosek zespołowi TRACES. 98 Aby uzyskać więcej informacji, zob. poradnik użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami. 99 Aby uzyskać więcej informacji, zob. poradnik użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami. 100 Aby uzyskać więcej informacji, zob. pozycja III.8. Automatyczne powiadomienia pocztą elektroniczną z systemu TRACES. 108 / 119

109 IV.2.3. Partnerzy biznesowi W przypadku komunikacji B2B istnieje możliwość pobrania wykazu preferowanych partnerów za pośrednictwem usług sieciowych z konta B2B w systemie TRACES, w celu przeniesienia danych tych organizacji do lokalnej aplikacji i następnie przedłożenia w systemie B2B. W tym celu należy wejść w podmenu Partnerzy biznesowi menu Użytkownicy i organizacje 101. Kliknięcie na przycisk Pobierz listę partnerów biznesowych ze świadectw CVED 102 wygeneruje wykaz partnerów biznesowych z organizacji wskazanych w rubrykach Nadawca/Eksporter, Odbiorca, Importer i Adres dostawy w dokumentach CVEDA i CVEDP, w przypadku gdy użytkownik jest oznaczony jako Osoba 101 Właściwe organy PKG w systemie TRACES również mają dostęp do tego menu. 102 Zarówno dla CVEDA, jak i CVEDP. 109 / 119

110 odpowiedzialna za ładunek / Osoba odpowiedzialna za przesyłkę (rubryka 4). IV.3. Opublikowane listy zakładów Więcej informacji na temat prezentacji i zarządzania zatwierdzonymi wykazami zakładów (LMS) można znaleźć w podręczniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami, również dostępnym pod adresem zestawu narzędzi TRACES Zestaw narzędzi TRACES: / 119

111 IV.4. Zarządzanie pomocą w podjęciu decyzji IV.4.1. Program Wzmocniona kontrola Podmenu programu Wzmocnione kontrole udostępnione podmiotom gospodarczym w systemie TRACES i użytkownikom, którzy są właściwymi organami powiązanymi z PKG/DPE/DPI w UE jest zgodne z art. 24 dyrektywy Rady 97/78/WE. Szczegółowe informacje tylko do odczytu 104 na temat wszystkich programów wzmocnionej kontroli są dostępne za pośrednictwem menu Pomoc w podjęciu decyzji i podmenu Wzmocnione kontrole. 104 Aby chronić prywatność danych, wyświetlają się jedynie szczegółowe informacje dotyczące państwa, kodu towaru i badań laboratoryjnych. 111 / 119

112 Kryterium wyszukiwania Status, który może mieć wartość Aktywny, Usunięty, Wypełniony, Nałożona kontrola, Nowy i Wstrzymany, odnosi się do następującego porządku zadań w ramach RASFF: CVEDP: W toku Porządek zadań RASFF i wzmocnionej kontrolisystem TRACES RASFF W toku CVEDP: Odrzucony/Wycofany RASFF Nowy Potwierdź, ze wzmocnioną kontrolą Potwierdź Anuluj RASFF Potwierdzony (ze wzmocnioną kontrolą) RASFF Potwierdzony RASFF Anulowany Program wzmocnionej kontroli NOWY Zatwierdź, ze wzmocnioną kontrolą Zatwierdź Odrzuć Zatwierdź Odrzuć RASFF Zatwierdzony (ze wzmocnioną kontrolą) RASFF Zatwierdzony RASFF Odrzucony RASFF Valid RASFF Rejected Program wzmocnionej kontroli AKTYWNY Program wzmocnionej kontroli USUNIĘTY Program wzmocnionej kontroli USUNIĘTY Program wzmocnionej kontroli WYPEŁNIONY Program wzmocnionej kontroli NAŁOŻONA KONTROLA Program wzmocnionej kontroli WSTRZYMANY PK RASFF KE PK RASFF państw członkowskich PKG Przesyłka odrzucona Warunki ostrzeżenia RASFF spełnione 112 / 119

113 IV.5. Prawodawstwo Menu Prawodawstwo przekierowuje użytkownika do strony startowej Eur-Lex, czyli strony internetowej zawierającej akty prawne Unii Europejskiej oraz inne dokumenty uznane za dostępne dla ogółu społeczeństwa. 113 / 119

114 IV.6. Informacje Kliknięcie na przycisk Informacje w prawym górnym rogu okna systemu TRACES przekierowuje do narzędzi systemu TRACES 105 na informacyjnej stronie internetowej CIRCABC 106. Zestaw narzędzi TRACES 107 umożliwia dostęp do wszystkich uzupełniających podręczników, filmów i szablonów. Jeżeli chodzi o przedkładanie urzędowych dokumentów wejścia, zaleca się obejrzenie filmów instruktażowych dotyczących klonowania i przedkładania urzędowych dokumentów wejścia. Zestaw narzędzi TRACES zawiera wszystkie użyteczne informacje w jednym dokumencie i stanowi pomoc podczas korzystania z systemu TRACES. 105 Zestaw narzędzi TRACES: CIRCABC: Centrum zasobów dotyczących komunikacji i informacji dla organów administracji, przedsiębiorstw i obywateli. 107 Zestaw narzędzi TRACES: / 119

115 V. Najczęściej zadawane pytania V.1. Brak możliwości przedłożenia nowego urzędowego dokumentu wejścia Jeżeli przycisk Nowy w jednym z podmenu Dokumenty weterynaryjne nie wyświetla się, gdy użytkownik pragnie przedłożyć nowy urzędowy dokument wejścia, może to oznaczać, że profil użytkownika w systemie TRACES nie jest połączony z odpowiednim właściwym organem w PKG/DPE/DPI w UE, ale z lokalnym właściwym organem (LJW). Brak dostępności do niektórych funkcji można wyjaśnić tym, że do każdego profilu użytkownika systemu TRACES przypisane są określone uprawnienia do dostępu. Należy ponownie dowiedzieć się od właściwego organu, do jakiego właściwego organu jest się przypisanym w systemie TRACES. V.2. Komunikat ostrzegawczy: Wielokrotne przedkładanie dokumentu jest zabronione Komunikat ostrzegawczy Wielokrotne przedkładanie dokumentu jest zabronione może pojawić się podczas próby zatwierdzenia, przedłożenia, usunięcia itd. danych (urzędowy dokument wejścia, organizacja, konto użytkownika, itd.) w systemie TRACES oraz w wyniku skorzystania z przycisków Cofnij i Dalej, które w rzeczywistości są przyciskami przeglądarki internetowej (MS Internet Explorer, Firefox Mozilla itd.). Ponieważ przyciski Cofnij i Dalej nie są częścią systemu TRACES, ale należą do przeglądarki internetowej, użytkownik nie może korzystać z nich, aby cofnąć prowadzone w systemie TRACES działanie. V.3. Komunikat ostrzegawczy: Wyjątek w zakresie bezpieczeństwa: brak uprawnień do wykonania żądanej operacji Komunikat ostrzegawczy: Wyjątek w zakresie bezpieczeństwa: brak uprawnień do wykonania żądanej 115 / 119

116 operacji może pojawić się na ekranie TRACES w następujących sytuacjach: 1/ podczas próby zapisania zmian w urzędowym dokumencie wejścia, jeżeli jego status został już zmieniony przez innego użytkownika systemu TRACES. Istnieje możliwość, że jeden z pracowników podmiotu gospodarczego lub właściwego organu w międzyczasie przetworzył już urzędowy dokument wejścia, certyfikując lub usuwając Część I (Przesyłka) urzędowego dokumentu wejścia, a zatem uniemożliwiając dalsze przeglądanie/przetwarzanie urzędowego dokumentu wejścia. 2/ podczas próby dostępu do jakiegoś urzędowego dokumentu wejścia, w odniesieniu do którego profil użytkownika systemu TRACES nie posiada właściwych uprawnień dostępu 108, np. poprzez wprowadzenie numeru referencyjnego urzędowego dokumentu wejścia w pasku adresu przeglądarki internetowej. Więcej informacji można znaleźć w pozycji III.1.3. Sposoby obejścia i ograniczenia. V.4. Komunikat ostrzegawczy: Nie znaleziono świadectwa Komunikat ostrzegawczy Nie znaleziono świadectwa może pojawić się na ekranie systemu TRACES, kiedy użytkownik próbuje uzyskać dostęp do Nowego urzędowego dokumentu wejścia, który został już usunięty przez innego użytkownika TRACES, w następstwie przesłania automatycznego powiadomienia pocztą elektroniczną z systemu TRACES. Istnieje możliwość, że jeden z pracowników podmiotu gospodarczego lub właściwego organu w międzyczasie usunął urzędowy dokument wejścia. V.5. błędzie) Komunikat ostrzegawczy: GEN (ostrzeżenie o nieoczekiwanym Zachęca się do wypełnienia sprawozdania o problemach związanych z systemem TRACES, które umieszczono pod adresem zestawie narzędzi TRACES 109. Sprawozdanie należy wysłać do zespołu TRACES na adres sanco-traces@ec.europa.eu, podając właściwy organ użytkownika w polu DW komunikatu Np.: INTRA gdy jest się użytkownikiem systemu TRACES powiązanym z PKG/DPE/DPI w UE. 109 Zestaw narzędzi TRACES: Sprawozdanie dotyczące problemów dołączono do zestawu narzędzi TRACES. 116 / 119

117 VI. Dalsze informacje i dane kontaktowe Zdecydowanie zaleca się podmiotom gospodarczym TRACES kontakt z właściwym organem, który odpowie na pytania lub skieruje do stosownych właściwych organów. Do dyspozycji użytkownika są: zespół TRACES odpowiadający na pytania dotyczące funkcjonowania systemu TRACES, jako systemu internetowego: zestaw narzędzi TRACESktóry zawiera pozycję Plan awaryjny 111 i Zgłaszanie problemów 112 prezentacje TRACES sanco-traces@ec.europa.eu 114 Tel.: Faks: Strona internetowa zarządzania wykazami 115 w sprawach pytań dotyczących oficjalnych wykazów zakładów Strona internetowa RASFF 116 zawierająca informacje na temat systemu wczesnego ostrzegania o niebezpiecznej żywności i paszach. Zintegrowana Taryfa Celna Wspólnot Europejskich (TARIC) 117 zawierająca odpowiedzi na pytania dotyczące kodu CN stosowanego przez PKG. Strona internetowa programu BTSF 118 w sprawie pytań dotyczących programu Lepsze szkolenia na rzecz bezpieczniejszej żywności. Strona internetowa EUROPHYT 119 w sprawie pytań dotyczących roślin i produktów roślinnych. Punkt Informacyjny EXPORT 120 w sprawie pytań dotyczących wymogów i podatków w zakresie dostępu do rynku wewnętrznego, ceł przewozowych i należności celnych. 111 Plan awaryjny: Sprawozdanie dotyczące problemów: w budowie. 113 Prezentacje w systemie TRACES: Wpisać właściwy organ w polu DW wiadomości podczas kontaktowania się z zespołem TRACES. 115 Strona internetowa zarządzania wykazami: en.htm. 116 Strona internetowa RASFF: TARIC: Strona internetowa programu BTSF: Strona internetowa EUROPHYT: Punkt informacyjny EXPORT: / 119