WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI WP-IV Kraków, 3 września 2017 roku Pani Justyna Młynek-Medoń Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lanckoronie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2017 r. poz. 697 j.t.), rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 roku w sprawie przeprowadzania kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzania kontroli (Dz. U. z 2015 roku, poz. 1477) oraz upoważnienia do kontroli Nr 31/2017 z 8 marca 2017 roku (znak: WP-IV ) wydanego z upoważnienia Wojewody Małopolskiego przez Jacka Kowalczyka Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie przeprowadzona została w trybie zwykłym kontrola kompleksowa w Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w ul. 3 Maja 11, Lanckorona. Czynności kontrolne w siedzibie jednostki przeprowadzono w dniach marca 2017 roku przez zespół kontrolny w składzie: Łukasz Szczur inspektor wojewódzki (przewodniczący zespołu), Magdalena Kania inspektor wojewódzki. Zakres kontroli obejmował: ocenę realizacji zadań gminy wynikających z ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej oraz kwalifikacji kadry realizującej ww. zadanie. Okres objęty kontrolą: od 1 stycznia 2016 roku do dnia kontroli. Klasyfikacja wg budżetu zadaniowego: Funkcja 13. Zabezpieczenie społeczne i wspieranie rodziny; zadanie Wspieranie rodziny; podzadanie Wsparcie rodzin przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych oraz piecza zastępcza nad dzieckiem; działanie Finansowanie, monitorowanie oraz kontrola realizacji zadań w obszarze wspierania rodziny i systemie pieczy zastępczej. Ilekroć w wystąpieniu pokontrolnym użyto następujących skrótów należy przez to rozumieć: ustawa ustawa z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2017 r. poz. 697 j.t.),

2 - 2 - GOPS lub Ośrodek Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Lanckoronie. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o analizę zastanej dokumentacji oraz wyjaśnienia p. Justyny Młynek-Medoń Kierownika Ośrodka, p. Iwony Gaura Pieronkiewicz osoby pełniącej obowiązki Kierownika GOPS w 2016 roku oraz pracowników kontrolowanego Ośrodka. Oceny realizacji zadań podlegających kontroli dokonano na podstawie wyników: analizy danych zawartych w liście kontrolnej umieszczonej w Statystycznej Aplikacji Centralnej dotyczącej realizowania zadań z zakresu wspierania rodziny, analizy dokumentacji prowadzonej w GOPS, analizy dokumentacji dotyczących kwalifikacji asystenta rodziny, analizy sprawozdań rzeczowo-finansowych przekazywanych w Centralnej Aplikacji Statystycznej. Ustalenia z kontroli kompleksowej: I. Podstawy formalno-organizacyjne kontrolowanej jednostki Gmina Lanckorona wyznaczyła GOPS w Lanckoronie do realizacji zadań wynikających z ustawy, w 5 Załącznika do Uchwały Rady Gminy w Lanckoronie Nr XXXV/269/14 z dnia 26 lutego 2014 roku w sprawie nadania Statutu Gminnemu Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Lanckoronie, wpisano Zadaniem GOPS jest: ( ) 4) realizacja zadań własnych gminy wynikających z ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. W Regulaminie Organizacyjnym wprowadzonym Zarządzeniem nr 5/2014 Kierownika Ośrodka z dnia 27 lutego 2014 roku określono, że w strukturze jednostki kontrolowanej wyodrębniono stanowisko asystenta rodziny i w 13 Regulaminu Organizacyjnego określono jego zadania, co jest zgodne z zapisami art. 10 ust. 2 ww. ustawy. Podczas kontroli ustalono, że w okresie objętym kontrolą Ośrodkiem zarządzała pani Iwona Gaura Pieronkiewicz zatrudniona na stanowisku specjalisty pracy socjalnej: od 1 stycznia 2016 roku do 13 kwietnia 2016 roku reprezentowała jednostkę na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Kierownika Ośrodka, od 14 kwietnia 2016 roku do 24 stycznia 2017 roku w oparciu o Zarządzenie Wójta Gminy o powierzeniu pełnienia obowiązków Kierownika na czas usprawiedliwionej nieobecności kierownika, od 25 stycznia 2017 roku do 28 lutego 2017 roku na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Kierownika Ośrodka. Po tym okresie do pracy wróciła p. Justyna Młynek Medoń, która pełni funkcję Kierownika GOPS (wyjaśnienia w ww. zakresie zostały dołączone do akt sprawy). II. Zasoby kadrowe i kwalifikacje asystentów rodziny Podczas kontroli stwierdzono, że w kontrolowanej jednostce do realizacji zadań z zakresu wspierania rodziny wyznaczono 5 pracowników (tj.: dwóch specjalistów pracy socjalnej, dwóch pracowników socjalnych [jeden zatrudniony na zastępstwo] i asystent rodziny), w zakresach czynności pracowników znajdowały się stosowne zapisy. W toku czynności kontrolnych ustalono, że w okresie od 1 stycznia 2016 roku do 11 kwietnia 2016 roku GOPS nie zatrudniał asystenta rodziny. Z wyjaśnień Kierownika GOPS wynika: obecny asystent rodziny został zatrudniony w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Lanckoronie w dniu 12 kwietnia 2016 roku. Tak długa przerwa w zatrudnieniu na ww. stanowisku spowodowana była brakiem chętnych do wykonywania pracy. Przeprowadzono w sumie cztery nabory.

3 - 3 - W związku z działaniami podejmowanymi przez osobę pełniącą obowiązki Kierownika Ośrodka w celu zapewnienia rodzinom usługi asystenta odstępuje się od wydania zalecenia pokontrolnego w przedmiotowej sprawie. W 2016 roku (od 12 kwietnia 2016 roku do dnia 31 grudnia 2016 roku) w Ośrodku zatrudniano jednego asystenta rodziny w wymiarze ½ etatu na umowę o pracę na czas określony. Z dniem 2 stycznia 2017 roku podpisano nową umowę o pracę na czas określony od dnia 2 stycznia 2017 roku do dnia 31 sierpnia 2017 roku, w rodzaju omówionej pracy wskazano: a) asystent rodziny ½ etatu oraz b) referent świadczeń wychowawczych ½ etatu. Zgodnie z wyjaśnieniami Kierownika GOPS w ww. zakresie ustalono, że Asystentowi rodziny zatrudnionemu w GOPS w Lanckoronie na ½ etatu zwiększono wymiar zatrudnienia do całego etatu od 2 stycznia 2017 roku. Powierzono mu stanowisko referenta ds. św. Wychowawczych. Jednakże mając na uwadze zapis art. 17 ust.4 ustawy, nie prowadzi on postępowań administracyjnych w sprawie świadczeń ani nie przygotowuje projektów decyzji. Zgodnie z zakresem czynności zajmuje się finansową i księgową obsługą świadczeń wychowawczych, sprawozdawczością oraz innymi zadaniami kancelaryjnymi. Podczas kontroli przeanalizowano zakres czynności i stwierdzono iż nie narusza on zapisów art. 17 ust. 4 ustawy. W tym okresie asystent rodziny miał pod opieką łącznie 9 rodzin w różnym okresie, przy czym nie przekroczono limitu rodzin przypadających na jednego asystenta, określonego w art. 15 ust. 4 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. Z analizy dokumentacji kadrowej asystenta rodziny wynika, że asystent rodziny posiadał wymagane kwalifikacje, zgodne z art. 12 ust. 1 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej tj. wykształcenie wyższe licencjackie na kierunku pedagogika w specjalności pedagogika opiekuńczo wychowawcza, a także jest w trakcie studiów uzupełniających magisterskich na kierunku pedagogika specjalność resocjalizacja. W teczkach akt osobowych asystenta rodziny znajdowały się, o których mowa w art.12 ust.1 pkt 2-4 ww. ustawy. Asystent rodziny podnosił swoje kwalifikacje w zakresie pracy z dziećmi i rodziną poprzez samokształcenie oraz udział w szkoleniach tematycznych: Prawne aspekty realizacji procedury Niebieskiej Karty ze szczególnym uwzględnieniem ustaw powiązanych, 26 wrzesień 2016 r. (8 h dydaktycznych), Organizator: ROPS Kraków - finansowane przez organizatora. Praca z rodziną biologiczną w kontekście umieszczenia dziecka w pieczy zastępczej, listopada 2016 r. (16 h dydaktycznych), Organizator: ROPS Kraków - finansowane przez organizatora. W dokumentacji Ośrodka znajdowały się dokumenty potwierdzające udział asystenta w ww. szkoleniach. Kontrola wykazała również, że praca asystenta rodziny nie była łączona z wykonywaniem obowiązków pracownika socjalnego na terenie Gminy, w której praca była prowadzona, co jest zgodne z art. 17 ust. 3 ustawy. Zgodnie z art. 17 ust. 4 ww. ustawy asystent rodziny nie prowadził postępowań z zakresu świadczeń realizowanych przez Gminę, a jedynie od 2 stycznia 2017 roku asystent wspierał obsługę finansowo księgową oraz kancelaryjną prowadzonych postępowań z zakresu świadczeń wychowawczych w ramach wykonywania obowiązków ½ etatu referenta ds. świadczeń wychowawczych. III. Realizacja 3-letnich programów wspierania rodziny oraz przekazywanie sprawozdań z realizacji zadań z zakresu wspierania rodziny Pracownicy Ośrodka realizowali kolejny 3-letni Gminny Program Wspierania Rodziny na lata , który został zatwierdzony Uchwałą nr XX/172/16 Rady Gminy Lanckorona

4 - 4 - z dnia 28 grudnia 2016 roku w sprawie: przyjęcia Programu Wspierania Rodziny dla Gminy Lanckorona na lata W toku czynności kontrolnych ustalono, że pierwszy Gminny Program Wspierania Rodziny w Gminie został przyjęty Uchwałą nr XXV/217/13 Rady Gminy w Lanckoronie z 30 stycznia 2013 roku (na lata ), a następny uchwalono dopiero w grudniu 2016 roku, nie zachowując ciągłości w obowiązywaniu. Zgodnie z wyjaśnieniami osoby pełniącej obowiązki Kierownika GOPS w 2016 roku wynika: Poprzedni Gminny Program Wspierania Rodziny obowiązywał w latach Następny Program, obowiązujący na lata przyjęty uchwała Rady Gminy z dnia 28 grudnia Tak późny termin opracowania wynikał z braków kadrowych w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej (zastępstwa i wprowadzanie nowych pracowników za osoby przebywające na urlopach macierzyńskich i zwolnieniach chorobowych łącznie trzy zmiany osobowe przy 8 etatowej obsadzie ośrodka). ZALECENIE NR 1: Opracowywanie projektów kolejnych gminnych programów wspierania rodziny, tak aby zapewnić ciągłość ich obowiązywania. TERMIN REALIZACJI: Powyższą rekomendację należy stosować od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego Obowiązujący program został sporządzony przez firmę Geodiagnosis z Chrzanowa w oparciu wynikające z ewidencji ludności, dane własne GOPS z zakresu struktury ludności gminy i potrzeb mieszkańców, a także dane pozyskane z Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Wadowicach w zakresie liczby dzieci umieszczonych w pieczy zastępczej. W Programie Wspierania Rodziny w Gminie Lanckorona wyznaczono cel główny: tworzenie warunków sprzyjających umacnianiu instytucji rodziny. Ponadto wskazano 5 celów szczegółowych, tj.: Pomoc w zagospodarowaniu czasu wolnego dla dzieci i młodzieży, Budowanie systemu wsparcia materialnego dla rodzin, Tworzenie warunków do organizowania aktywnego wypoczynku dla rodzin, Tworzenie systemu edukacji i wspierania rodziny. Monitorowanie stopnia realizacji Programu dokonywane było sprawozdaniem finansowo - merytorycznym 1 x w roku. Program określał powołanie zespołu wdrażającego program, jednak do dnia kontroli ww. zespół nie został powołany. Podczas kontroli ustalono, że w 2016 roku nie wypełniono w pełni zapisów art. 179 ust.1 ustawy tj. przedstawiono Wójtowi sprawozdanie merytoryczno finansowe za rok 2015 z działalności Ośrodka (dnia 16 marca 2016 roku), które nie zawierało potrzeb związanych z realizacją ww. działań. Zgodnie z wyjaśnieniami osoby pełniącej obowiązki Kierownika GOPS w 2016 roku Potrzeby w zakresie realizacji ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej zgłaszane są ustnie w trakcie składania corocznego sprawozdania z działalności Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. Finansowe potrzeby w zakresie wspierania zgłaszane są przy projektowaniu budżetu, w więc w październiku na kolejny rok budżetowy. W dokumentacji kontrolnej znajduje się dokument przedłożony przez Kierownika GOPS do Wójta dotyczący projektu planu dochodów i wydatków na 2016 rok, w którym wskazano potrzeby finansowe dotyczące realizacji zadań z zakresu wspierania rodziny. W trakcie trwania kontroli przedłożono projekt sprawozdania z zakresu wspierania rodziny za rok 2016, a 20 marca 2017 roku Kierownik GOPS złożył do Biura Rady Gminy

5 - 5 - Lanckorona Sprawozdanie z realizacji zadań z zakresu wspierania rodziny za 2016 rok w Gminie Lanckorona. Analiza przedmiotowego dokumentu wskazała, iż zawiera potrzeby związane z realizacją zadania dotyczące m.in. zabezpieczenia środków na zwiększenie etatu asystenta rodziny, ( ) zapewnienie środków na superwizję dla asystenta rodziny oraz pracowników socjalnych. Pozyskanie chętnych do pełnienia funkcji rodzin wspierających. Sprawozdanie zostało przyjęte na posiedzeniu sesji Rady Gminy Lanckorona dnia 29 marca 2017 roku (zgodnie z Protokołem nr XXII/2017). W związku z prawidłową realizacją zadania w 2017 roku odstępuję od wydania zalecenia pokontrolnego w przedmiotowej sprawie. IV. Tworzenie i rozwój systemu opieki nad dzieckiem oraz praca z rodziną przezywającą trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych a) zapewnienie rodzinie przeżywającej trudności wsparcia i pomocy asystenta rodziny oraz dostępu do specjalistycznego poradnictwa W okresie objętym kontrolą Ośrodek zapewniał rodzinie przeżywającej trudności dostęp do specjalistycznego poradnictwa. Na podstawie analizy dokumentacji Ośrodka stwierdzono, że mieszkańcy Gminy w trudnych sytuacjach życiowych informowani byli o możliwości skorzystania z pomocy: prawnej (bezpłatna pomoc prawna na terenie gminy Kalwaria Zebrzydowska), psychologicznej (m.in. Ośrodek Interwencji Kryzysowej w Radoczy, Poradnia Psychologiczno Pedagogiczna w Wadowicach, Poradnia Zdrowia Psychicznego przy Szpitalu Św. Ludwika w Krakowie, Punkt Konsultacyjno Informacyjny przy GOPS, Poradnia Zdrowia Psychicznego w Wadowicach, Centrum Psychoterapii w Myślenicach), organizacji pozarządowych i innych podmiotów działających na rzecz dziecka i rodziny (m.in. Stowarzyszenie Rodziców i Opiekunów Dzieci Niepełnosprawnych Dać szansę w Wadowicach, parafialnego zespołu charytatywnego w Lanckoronie). W przedstawionej dokumentacji znajdowały się potwierdzenia korzystania z usług ww. podmiotów przez rodziny przeżywające trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo wychowawczych. b) organizowanie szkoleń i tworzenie warunków do działania rodzin wspierających Podczas kontroli ustalono, że na terenie Gminy Lanckorona podjęto działania w celu tworzenia warunków do rozwoju rodzin wspierających poprzez umieszczenie informacji na stronie internetowej ośrodka oraz na tablicy ogłoszeń. Ustalono, że do dnia kontroli nie było zgłoszeń osób chętnych do skorzystania z usługi oraz kandydatów do pełnienia funkcji rodziny wspierającej. c) prowadzenie placówek wsparcia dziennego oraz zapewnienie w nich miejsc dla dzieci Na terenie Gminy nie funkcjonują placówki wsparcia dziennego. Zgodnie z pisemnymi wyjaśnieniami przedstawionymi podczas kontroli ustalono, że na terenie Gminy Lanckorona funkcjonuje Świetlica Środowiskowa działająca przy Gminnym Ośrodku Kultury w Lanckoronie, ul. Krakowska 473, w przedłożonym dokumencie znajduje się opis działalności ww. jednostki (kopia w aktach kontroli). Analiza przedmiotowego dokumentu wykazała iż placówka zapewnia działania zmierzające do zapewnienia opieki i wychowania oraz organizacji czasu wolnego dzieciom z terenu Gminy. Korzystanie z oferty ww. placówki jest nieodpłatne. Ponadto z analizy gminnego programu wspierania rodziny oraz rocznego sprawozdania z zakresu wspierania rodziny wynika, że Gmina Lanckorona nie określiła potrzeb w zakresie utworzenia placówki, a także nie przeprowadziła stosownej diagnozy. W związku

6 - 6 - z powyższym poinformowano Kierownika Ośrodka o konieczności przeprowadzania diagnozy potrzeb w zakresie utworzenia placówki wsparcia dziennego. REKOMENDACJA NR 1: Cykliczne przeprowadzanie (co najmniej raz w roku, np. podczas dokonywania ewaluacji Gminnego Programu Wspierania Rodziny) pogłębionej diagnozy potrzeb w zakresie utworzenia placówki wsparcia dziennego. Przy opracowywaniu diagnozy należy zwrócić uwagę na określone w art. 24 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej formy prowadzenia placówki wsparcia dziennego, a w sytuacji zdiagnozowania konieczności utworzenia ww. placówki należy dostosować jej formę do oczekiwań społeczności lokalnej, uwzględniając np. możliwość prowadzenia placówki w formie podwórkowej lub przekształcenie już istniejących świetlic (z uwzględnieniem standardów określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 13 października 2015 roku w sprawie wymagań lokalowych i sanitarnych, jakie musi spełniać lokal, w którym ma być prowadzona placówka wsparcia dziennego (Dz.U )). TERMIN REALIZACJI: Powyższą rekomendację należy realizować cyklicznie w częstotliwości raz do roku. d) sprawozdawczość w zakresie wspierania rodziny Pracownicy GOPS sporządzali sprawozdania rzeczowo-finansowe z zakresu wspierania rodziny oraz przekazywali je Wojewodzie Małopolskiemu, w wersji elektronicznej, z zastosowaniem systemu teleinformatycznego. Sprawozdania rzeczowo-finansowe zostały przekazane zgodnie z 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sprawozdań rzeczowo-finansowych z wykonywania zadań z zakresu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej: sprawozdanie za II półrocze 2015 r. przekazano 18 stycznia 2016 roku (ostateczny termin przekazania: 31 stycznia), sprawozdanie za I półrocze 2016 r. przekazano 6 lipca 2016 roku (ostateczny termin przekazania: 31 lipca), sprawozdanie za II półrocze 2016 r. przekazano 13 stycznia 2017 roku (ostateczny termin przekazania: 31 stycznia). V. Gminny system wspierania rodziny a) organizowanie gminnego systemu wspierania rodziny W liście kontrolnej wskazano liczbę rodzin otrzymujących pomoc z powodu bezradności w sprawach opiekuńczo - wychowawczych i w prowadzeniu gospodarstwa domowego, tj. 15 rodzin, co jest niespójne z danymi zawartymi w sprawozdaniu MPIPS-03R w zakresie powodów przyznawania pomocy, gdzie wykazano liczbę 22 rodziny. Z pisemnych wyjaśnień Kierownika GOPS w zakresie rozbieżności ww. danych wynika, że: ( ) do sprawozdania MPiPS wliczane są również rodziny u których powodem pomocy jest bezradność w prowadzeniu gospodarstwa domowego. Wszystkie rodziny, które wymagały wsparcia asystenta rodziny zostały objęte tą formą wsparcia. (kopia wyjaśnień w aktach kontroli). Należy zwrócić uwagę, że przepis art. 7 ust. 9 ustawy o pomocy społecznej określa jako przyczynę korzystania z pomocy, występowanie bezradności jednocześnie w dwóch obszarach: w sprawach opiekuńczo-wychowawczych i prowadzenia gospodarstwa domowego. Bezradność w prowadzeniu gospodarstwa domowego nie została ujęta jako przyczyna korzystania z pomocy. Ujmowanie takiej przyczyny jest możliwe, ale jako innej przyczyny, gdyż wyliczenie zawarte w art. 7 ustawy o pomocy społecznej nie ma charakteru

7 - 7 - zamkniętego (Pomocy społecznej udziela się osobom i rodzinom w szczególności z powodu ). Sprawozdanie z wykorzystaniem systemu Pomost/Helios uwzględnia przyczyny korzystania z pomocy, które zostały dla danej rodziny wprowadzone przez osoby wprowadzające dane. Jeżeli przyczyny wprowadzone do systemu nie są wprowadzone poprawnie oznacza to nieprawidłowość, polegającą na niezgodności danych w aplikacji dziedzinowej z tymi ujętymi w dokumentacji. Ponadto wykorzystywanie aplikacji dziedzinowej do przygotowywania sprawozdania nie zwalnia z odpowiedzialności za zgodność ze stanem faktycznym przekazywanego sprawozdania. REKOMENDACJA NR 2: Podjęcie działań, aby przedstawiane dane statystyczne w sprawozdaniach odzwierciedlały faktyczny stan i powód pracy z rodzinami objętymi pomocą Ośrodka, zgodnie z przyczynami korzystania z pomocy, określonymi w art. 7 ustawy o pomocy społecznej. TERMIN REALIZACJI: Powyższą rekomendację należy realizować od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Na terenie Gminy prowadzono monitoring sytuacji dziecka z rodziny zagrożonej kryzysem lub przeżywającej trudności opiekuńczo wychowawcze realizowany poprzez wizyty asystenta rodziny oraz pracowników socjalnych w miejscu zamieszkania rodziny. Ponadto pracownicy GOPS wymieniali informacje dotyczące ww. rodzin i monitorowali ich funkcjonowanie poprzez kontakt z kuratorami, pracownikami szkół, służby zdrowia oraz Policją oraz lokalnymi podmiotami działającymi na rzecz dziecka i rodziny. Na podstawie analizy rejestru pism wpływających ustalono, że pracownicy Ośrodka pozyskiwali informacje o rodzinie przeżywającej trudności opiekuńczo wychowawcze z następujących źródeł: obserwacji podczas wizyt w terenie pracowników socjalnych oraz informacji od innych podmiotów realizujących pracę z dzieckiem lub rodziną. Ustalono, że 2016 r. do OPS wpłynęły: 3 zgłoszenia z placówek oświatowych dotyczących rozeznania sytuacji opiekuńczowychowawczej dzieci do nich uczęszczających. W każdej sytuacji pracownicy socjalni przeprowadzali postępowanie sprawdzające, które obejmowało weryfikację informacji zawartych w zgłoszeniu bezpośrednio z osobą zainteresowaną oraz zebranie informacji od podmiotów zaangażowanych w pracę z dzieckiem i rodziną. W dwóch przypadkach pracownik socjalny przeprowadził wywiad środowiskowy, w jednym sprawdził sytuację rodziny w ramach prowadzonego monitoringu po zakończeniu procedury Niebieskiej Karty. W powyższych sytuacjach rodziny objęto pracą socjalną, informowano o możliwości skorzystania z poradnictwa, motywowano do podejmowania aktywności zawodowej, monitorowano sytuację opiekuńczo wychowawczą we współpracy z pracownikami szkół. 4 wnioski ze zgłoszeń pracowników socjalnych o wsparcie rodziny usługą asystenta rodziny (3 wywiady środowiskowe przeprowadzono w 2016 roku, jeden wywiad środowiskowy przeprowadzono natomiast w grudniu 2015 r., w styczniu 2016 r. pracownik socjalny wnioskował do Kierownika o objęcie rodziny usługą asystenta). Łącznie, w 2016 roku pracownicy socjalni przeprowadzili 5 wywiadów środowiskowych w celu zdiagnozowania sytuacji opiekuńczo - wychowawczej rodzin i w 4 przypadkach wystąpili z wnioskiem do Kierownika GOPS o przyznanie asystenta rodziny. Kierownik przydzielił asystenta rodziny na wniosek pracownika socjalnego w każdym przypadku.

8 - 8 - Wnioski zostały umieszczone w formularzu wywiadu środowiskowego. Ponadto w grudniu 2015 roku został przeprowadzony wywiad środowiskowy w celu dokonania diagnozy sytuacji opiekuńczo-wychowawczej i pracownik socjalny wystąpił z wnioskiem do Kierownika o przydzielenie rodzinie asystenta (przydzielenie nastąpiło z dniem zatrudnienia asystenta tj r.) W 2016 roku asystent współpracował z jedną rodziną z terenu Gminy zobowiązaną do współpracy przez Sąd. Podczas kontroli ustalono, że Kierownik GOPS zatwierdził procedurę wewnętrzną Ośrodka w zakresie realizacji art. 11 ustawy (Zarządzenie nr 12/2015 Kierownika GOPS z dnia 13 maja 2015 roku w sprawie wprowadzenia zasad przydzielania rodzinie asystenta rodziny, współpracy i zakończenia pracy z rodziną). Analiza dokumentu wykazała, że określa zasady rekrutacji rodzin zgodne z art. 11 ustawy, a także opisuje sposób realizacji usługi w rodzinie i wprowadza dokumenty do służbowego stosowania wraz z częstotliwością ich sporządzania. b) praca z rodzinami Na podstawie losowo wybranych 6 akt zawierających dokumentację pracy z rodziną dokonano oceny jej zgodności z wymogami i zasadami określonymi w Dziale II Rozdziale 2 ustawy i stwierdzono: pracownicy socjalni wskazywali na konieczność przydzielenia asystenta i wnioskowali do Kierownika o przydzielenie asystenta rodziny (adnotacje w formularzach wywiadów środowiskowych w części Plan pomocy zatwierdzony przez kierownika jednostki organizacyjnej pomocy społecznej oraz druk Wniosku o ustanowienie asystenta rodziny). Kierownik GOPS akceptował wniosek pracownika i przydzielał rodzinie asystenta; każda z rodzin pisemnie była informowana o objęciu wsparciem asystenta rodziny; każda z rodzin pisemnie wyrażała zgodę na podjęcie współpracy z asystentem (na druku pn. Zgoda na podjęcie współpracy rodziny z asystentem ); asystent sporządzał Kartę informacyjną rodziny (zawierającą m.in.: dane dot. rodziców, dzieci w tym informacje o stanie władzy rodzicielskiej) oraz Analizę wstępną sytuacji rodziny, w której zwierał opis sytuacji mieszkaniowej, finansowej (źródła i wysokość dochodów oraz miesięczne wydatki), rodzinnej i zdrowotnej; asystent opracowywał wspólnie z rodziną i w porozumieniu z pracownikiem socjalnym Plan pracy z rodziną, który zawierał: dane rodziny, diagnozę problemów występujących w rodzinie, określenie celu głównego i celów szczegółowych, opis działań w celu osiągnięcia poszczególnych celów, wskazanie osób odpowiedzialnych za realizację działania wraz z terminami realizacji oraz formami wsparcia. Terminy realizacji poszczególnych działań nie były dokładnie określane (m.in.: codziennie, ciągle), jednakże działania wskazane do realizacji wymagały ciągłości w realizacji (np.: odrabianie zadań domowych i systematyczne przygotowanie się do szkoły, gotowanie posiłków, dbanie o higienę osobistą). Ponadto stwierdzono że, plany pracy podlegały aktualizacji. Druk aktualizacji planów pracy zbieżny był z drukiem planów pracy. Analiza planów pracy wykazała, że nie zawierały przewidywanych efektów realizowanych działań oraz podpisów pracowników socjalnych. Z pisemnych wyjaśnień asystenta rodziny wynika, że : (..)Brak podpisu pracownika socjalnego wynika z konstrukcji wzoru dokumentów na jakich pracuje asystent rodziny ( ). Podczas czynności kontrolnych poinformowano Kierownika o konieczności zmodyfikowania planów pracy; ZALECENIE NR 2: Realizowanie zapisów art. 15 ust. 3 ustawy poprzez tworzenie planów pracy z rodziną zawierających przewidywane efekty podejmowanych działań w rodzinie.

9 - 9 - TERMIN REALIZACJI: Powyższe zalecenie należy zrealizować od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego w każdym przypadku tworzenia planu pracy z rodziną. dla każdej rodziny asystent prowadził Protokół z wejścia do rodziny (w którym dokumentował działania podejmowane w rodzinach) oraz Karty czasu pracy asystenta rodziny (w których odnotowywał kontakty z rodziną wraz datą, czasem ich trwania, podpisem członka rodziny i asystenta); nie rzadziej niż co pół roku asystent dla każdej rodziny sporządzał Sprawozdanie z pracy asystenta rodziny z rodziną. Sprawozdanie zawierało opis sytuacji rodziny z perspektywy półrocznej pracy asystenta wraz z postępami rodzin w tym okresie. Stwierdzono, że asystent rodziny każdorazowo przekazywał ww. sprawozdania Kierownikowi Ośrodka zgodnie z zapisami art. 15 ust. 1 pkt 15. Dokumentację pracy z rodzinami asystent prowadził w formie teczek założonych odrębnie dla każdej rodziny, w których gromadził dokumenty o rodzinach, z którymi współpracował. W aktach rodzin znajdowały się m.in.: dokumentacja sądowa (postanowienia sądu), opinie psychologiczno-pedagogiczne, opinie w przedmiocie uzależnienia od alkoholu, opinie o uczniu, kserokopie umów o pracę, kserokopie orzeczeń o potrzebie indywidualnego nauczania. Ponadto asystent prowadził Zeszyt kontaktów tel. AR z rodziną i instytucjami, w którym odnotowywał terminy kontaktów z rodzinami oraz instytucjami (m.in. Poradnią Zdrowia Psychicznego, Poradnią Psychologiczno-Pedagogiczną w Wadowicach, Przychodnią Zdrowia w Kalwarii Zebrzydowskiej, szkołami, sądami rejonowymi i okręgowymi oraz kuratorami). Ponadto z analizy dokumentacji prowadzonej przez asystentów rodziny wynika, że rodzinom przeżywającym trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych udzielano następującego wsparcia i pomocy: [TEKST WYŁĄCZONY Z JAWNOŚCI] 1 W okresie objętym kontrolą asystent rodziny: opracował dla 9 rodzin plan pracy z rodziną we współpracy z członkami rodziny i w konsultacji z pracownikiem socjalnym, dokonał dla 9 rodzin okresowej oceny sytuacji rodziny i przekazał je Kierownikowi Ośrodka zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 15 ustawy, zakończył pracę z 2 rodzinami ze względu na: osiągniecie celów, przejecie obowiązków asystenta rodziny przez koordynatora pieczy zastępczej. W rodzinach, w których zakończono usługę asystent rodziny prowadził monitoring w formie wizyty w miejscu zamieszkania rodziny, kontakt z pedagogiem szkolnym oraz z kuratorem Asystent rodziny współpracował w przypadku czterech rodzin z grupą roboczą w związku z prowadzoną procedurą Niebieskie Karty w zakresie rozwiązania problemu przemocy w rodzinie. Ponadto asystent współpracował z Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Wadowicach (dot. rodziny zastępczej spokrewnionej objętej usługą asystenta oraz dziecka skierowanego w 2017 r. do pieczy zastępczej), Poradnią Psychologiczno-Pedagogiczną w Wadowicach, Poradnią Zdrowia Psychicznego w Krakowie i w Wadowicach, kuratorami Sądu Rejonowego w Wadowicach, klasztorem o.o. Bernardynów (dot. możliwości

10 zatrudnienia rodziny objętej asystenturą), Poradnią Stomatologiczną w Krakowie, Ośrodkiem Interwencji Kryzysowej w Radoczy (w zakresie specjalistycznego poradnictwa), wychowawcami oraz pedagogami placówek oświatowych do których uczęszczały dzieci, Stowarzyszeniem Dać szansę w Wadowicach (wsparcie dla dzieci z dysfunkcjami zdrowotnymi). W okresie objętym kontrolą asystent rodziny sporządził jedną opinię na wniosek Sądu oraz przekazał 4 pisma do instytucji zewnętrznych dot. rodzin objętych wsparciem (Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Wadowicach, Sąd Rejonowy w Wadowicach, w tym zespół kuratorów sądowych). VI. Dzieci z terenu gminy umieszczone w pieczy zastępczej Z danych pozyskanych podczas kontroli wynika, że z terenu kontrolowanej Gminy w pieczy zastępczej przebywało: 4 dzieci (w tym 3 dzieci w rodzinie zastępczej spokrewnionej, 1 dziecko w rodzinie zastępczej zawodowej). Ponadto ustalono, że pracownicy Ośrodka nie podejmowali pracy z rodzicami biologicznymi dzieci umieszczonych w pieczy (dot. 2 rodzin) ze względu na brak jednego z rodziców/ rodziców biologicznych na terenie Gminy oraz brak możliwości powrotu do drugiego rodzica (z powodu problemu alkoholowego, upośledzenia umysłowego). W toku czynności kontrolnych stwierdzono, że asystent rodziny pracował z rodziną zastępczą spokrewnioną (babcią macierzystą), w której przebywało 3 małoletnich dzieci. Praca z rodzicem zastępczym prowadzona była w okresie od r. do r. i została zakończona po spotkaniu (w dniu r.) asystenta rodziny z Dyrektorem PCPR w Wadowicach oraz koordynatorem rodzinnej pieczy zastępczej, podczas którego ustalono, że PCPR będzie samodzielnie pracować z rodzicem zastępczym, a koordynator zobowiązał się do cotygodniowych wizyt w rodzinie. Z pisemnych wyjaśnień osoby pełniącej obowiązki Kierownika Ośrodka wynika, że funkcjonowanie rodzica zastępczego (...) wzbudzało wiele zastrzeżeń, tyczących się gospodarowania budżetem i sprawowania bezpośredniej opieki nad dziećmi ( ). Osoba pełniąca obowiązki Kierownika Ośrodka poinformowała, że przydzielając rodzinie zastępczej spokrewnionej wsparcie w formie asystenta rodziny kierowała się dobrem małoletnich dzieci. Mając na względzie powyższe ustalenia zwrócono Kierownikowi Ośrodka, uwagę, że zgodnie z zapisami art. 77 ustawy praca z rodzinami zastępczymi należy do kompetencji organizatora rodzinnej pieczy zastępczej. Asystent rodziny zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 18 ustawy ma uprawnienia do współpracy z jednostkami administracji samorządowej, właściwymi organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami i osobami specjalizującymi się w działaniach na rzecz dziecka i rodziny i w ramach ww. kompetencji asystent rodziny może współpracować także z koordynatorem rodzinnej pieczy zastępczej. ZALECENIE NR 3 : Podejmowanie działań właściwych dla jednostki wyznaczonej do realizacji zadań z zakresu wspierania rodziny, wynikających z art. 176 ustawy, w szczególności nie przydzielanie asystenta rodziny rodzinom pełniącym funkcję rodziny zastępczej, gdyż wsparcie rodzin zastępczych należy do kompetencji koordynatora rodzinnej pieczy zastępczej. TERMIN REALIZACJI: Powyższe zalecenie należy zrealizować od dnia otrzymaniu niniejszego wystąpienia pokontrolnego.

11 W okresie objętym kontrolą pracownicy Ośrodka uczestniczyli w zespołach ds. okresowej oceny sytuacji dzieci: asystent rodziny uczestniczył w posiedzeniu ww. zespołu (dot. 3 dzieci z 1 rodziny), pracownik socjalny również uczestniczył w posiedzeniu ww. zespołu (dot. 3 dzieci z 1 rodziny). Ponadto, w przypadku dwóch rodzin biologicznych dzieci przebywających w pieczy zastępczej pracownicy socjalni sporządzali dla Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Wadowicach opinie dot. sytuacji rodzinnej, zdrowotnej, zawodowej i finansowej oraz opinie w zakresie współpracy z rodzicami biologicznymi dzieci umieszczonych w pieczy. W okresie objętym kontrolą z pieczy zastępczej nie powróciło żadne dziecko do rodziny biologicznej. Wnioski i uwagi W trakcie czynności kontrolnych prowadzonych w GOPS stwierdzono nieprawidłowość polegającą na niezawieraniu w planach pracy z rodzinami przewidywanych efektów oraz uchybienia w realizacji zadania z zakresu wspierania rodziny. Pozostałe zadania z zakresu wspierania rodziny Ośrodek realizuje w sposób prawidłowy. W niniejszym wystąpieniu pokontrolnym zawarto uwagi i wnioski dotyczące sposobu realizacji ww. zadań. Zgodnie z 13 ust. 2 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pacy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 roku w sprawie przeprowadzania kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzania kontroli (Dz. U. z 2015 roku, poz. 1477), w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości oraz uchybień, koniecznym jest wskazanie osoby odpowiedzialnej za ich powstanie. Jako osoba kierująca jednostką organizacyjną gminy wyznaczoną do realizacji zadań z zakresu wspierania rodziny, jest Pani osobą odpowiedzialną za nieprawidłowości w jej działaniu. Przedstawiając powyższe ustalenia, na podstawie art. 197d ust. 1 ustawy, w związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami i uchybieniami proszę Panią Kierownik o ich wyeliminowanie poprzez realizowanie zaleceń pokontrolnych oraz rekomendacji wystosowanych w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym. Zespół kontrolny dokonał wpisu w książce kontroli określając zakres i termin przeprowadzonej kontroli. Pouczenie Informuję, iż na podstawie art. 197d ust. 2 ustawy oraz 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie przeprowadzania kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzania kontroli przysługuje Pani uprawnienie do złożenia, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do treści wystąpienia pokontrolnego i do zawartych w nim zaleceń pokontrolnych. Jednocześnie, na gruncie art. 197d ust. 4 i 5 ustawy jest Pani zobowiązana: 1) w przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń, do powiadomienia w terminie 30 dni o realizacji zaleceń, uwag i wniosków, 2) w przypadku uwzględnienia zastrzeżeń, do powiadomienia w terminie 30 dni o realizacji zaleceń, uwag i wniosków, mając na uwadze zmiany wynikające z uwzględnionych zastrzeżeń. Podpisy członków zespołu inspektorów Podpis Zastępcy Dyrektora Wydziału Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego

12 Inspektor Wojewódzki mgr Łukasz Szczur Inspektor Wojewódzki Z up. Wojewody Małopolskiego Jacek Kowalczyk Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej mgr Magdalena Kania Do wiadomości: Wójt Gminy Lanckorona Symbolem - [TEKST WYŁĄCZONY Z JAWNOŚCI] oznaczono treść dokumentu, którego jawność została wyłączona. 1 A. Zakres wyłączenia: Dane dotyczące rodzin objętych usługą asystenta rodziny B. Podstawa prawna wyłączenia: art. 7 ust. 3 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2017 roku, poz. 697 j.t.). C. Osoba, która dokonała wyłączenia: Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej. D. Podmiot w interesie którego dokonano wyłączenia z jawności (art. 8 ust. 5 w związku z art. 5 ust 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2016, poz.1764): rodziny objęte usługą asystenta rodziny