PROMOWANIE RÓŻNORODNOŚCI KULTUROWEJ I ARTYSTYCZNEJ W RAMACH EUROPEJSKIEGO DZIEDZICTWA KULTUROWEGO PL09

Transkrypt

1 PROMOWANIE RÓŻNORODNOŚCI KULTUROWEJ I ARTYSTYCZNEJ W RAMACH EUROPEJSKIEGO DZIEDZICTWA KULTUROWEGO PL09 w ramach Mechanizmu Finansowego EUROPEJSKIEGO OBSZARU GOSPODARCZEGO szkolenie z zakresu wnioskowania o płatność i rozliczania projektu MINISTERSTWO KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO Warszawa r. 1

2 Zakres szkolenia Kwalifikowalność kosztów Zamówienia Rozliczanie partnerstwa Prawa i obowiązki wynikające z umowy finansowej Wprowadzanie zmian do budżetu Raport okresowy 2

3 Kwalifikowalność wydatków zgodnie z kategoriami budżetowymi 3

4 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Za wydatki kwalifikowalne uznaje się wydatki, które jednocześnie: 1) są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu, 2) zostały uwzględnione w Planowanym budżecie, 3) zostały faktycznie poniesione w okresie kwalifikowalności wydatków dla projektu, 4) zostały prawidłowo zaksięgowane, rzetelnie udokumentowane, możliwe do zweryfikowania, 5) nie są finansowane z innych środków pomocowych, 6) są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa. 4

5 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Wydatki faktycznie poniesione to znaczy rzeczywiste Refundacji polegają tylko faktycznie zrealizowane wydatki (zapłacone), a nie zaksięgowane koszty (zafakturowane) Zaliczka nie jest uznawana za wydatek rzeczywisty do czasu jej rozliczenia Nie uznaje się za koszty kwalifikowalne kosztów szacunkowych lub domniemanych Koszty rzeczywiste muszą wynikać z ksiąg rachunkowych lub dokumentów podatkowych beneficjenta poniesiony w okresie realizacji projektu. 5

6 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Wydatek kwalifikowalny to znaczy: Ekonomicznie uzasadniony tzn. musi być rozsądny, zgodny z zasadami należytego zarządzania finansami i normalnego postępowania beneficjenta Może zdarzyć się tak, że Operator uzna jakiś wydatek za niekwalifikowalny pomimo, że będzie on zgodny z wytycznymi o kwalifikowalności wydatków powołując się na brak ekonomicznego uzasadnienia Nieodzowny do realizacji projektu tzn. musi bezpośrednio wynikać z merytorycznego zakresu projektu Ujęty w księgach według zasad rachunkowości stosowanych (na co dzień) przez beneficjenta, co oznacza, że beneficjent nie powinien stosować innych zasad ewidencji na potrzeby realizacji projektu niż te, które normalnie stosuje 6

7 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Wydatki niekwalifikowalne w ramach Programu: koszt zakupu ziemi i nieruchomości; amortyzacja i zakup środków trwałych, w tym zakup instrumentów muzycznych; nagrody, stypendia, kary; wkład rzeczowy, w tym wolontariat; opłaty za transakcje finansowe i inne koszty czysto finansowe, z wyjątkiem kosztów związanych z rachunkami wymaganymi przez KMF, Krajowy Punkt Kontaktowy lub obowiązujące prawo oraz koszty usług finansowych nałożonych przez umowę finansową; podatek VAT, gdy przepisy prawa pozwalają na jego odzyskanie 7

8 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty osobowe: Dopuszczalne są wszystkie formy zatrudnienia personelu zgodne z prawem polskim, Beneficjent ma więc do wyboru umowę o pracę zgodną z Kodeksem Pracy, umowę zlecenie, umowę o dzieło itp. zgodnie z Kodeksem Cywilnym, W ramach umowy o pracę Beneficjent ma możliwość zatrudnienia pracownika nowego, Własnego na pełen etat, część etatu, lub poprzez zwiększenie zakresu obowiązków tzw. dodatek zadaniowy, W przypadku oddelegowania pracownika do pracy na rzecz projektu w części etatu konieczna jest zmiana umowy, zakresu obowiązków pracownika oraz wskazanie wymiaru czasu jaki będzie on poświęcał na projekt, 8

9 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty osobowe: W przypadku braku wskazania wymiaru czasu przeznaczonego na projekt konieczne jest prowadzenie kart czasu pracy, Karty czasu pracy stanowią potwierdzenie ilości godzin czy dni przeznaczonych na pracę oddelegowanego pracownika nad projektem, Bardzo ważne, żeby karty te były w sposób poprawny opisane tzn. zawierały : tytuł projektu, nazwę beneficjenta, kalendarz, opis wykonanych zadań oraz podpis opatrzony datą pracownika jak i osoby odbierającej pracę, 9

10 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty osobowe: Przy zatrudnianiu pracowników na mocy umów o pracę ważną kwestią jest to, że nie stosuje się w ich przypadku Ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz Wytycznych ws. zamówień publicznych Problemem związanym z rozliczeniami kosztów osobowych jest kwestia doboru odpowiedniej formy prawnej wiążącej beneficjenta z pracownikami- nie na każdy zakres prac można zawrzeć umowę o dzieło Należy pamiętać, że umowa o dzieło może zostać rozliczona dopiero po odebraniu przedmiotowego dzieła. W przypadku jego braku umowa taka nie zostanie uznana za zrealizowaną a co za tym idzie nie będzie podlegała rozliczeniu 10

11 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty osobowe: Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków: Umowa o pracę, Aneks do umowy/ porozumienie zmieniające, Lista płac, Deklaracja ZUS DRA, Przelewy: pensji netto, do ZUS, do US i innych potrąceń wynikających z listy płac (np. PZU) Karta czasu pracy (jeśli dotyczy), Kalkulacja wynagrodzeń (jeśli dotyczy), Oświadczenie o rozliczaniu wynagrodzenia jedynie z Programu PL09 11

12 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty podróży służbowych/ delegacji: W przypadku delegacji służbowych istotnym szczegółem jest podmiotowe prawo do bycia delegowanym Prawo to dotyczy tylko i wyłącznie pracowników zatrudnionych w organizacji beneficjenta na mocy prawa pracy W przypadku zatrudniania pracowników na mocy umowy zlecenia czy umowy o dzieło warunki wyjazdów, ponoszenia w ramach nich kosztów powinny zostać zapisane w warunkach zawartej umowy Jest to bardzo częsty błąd beneficjentów, którzy przedstawiają do refundacji rozliczone delegacje wraz z wypłaconymi dietami pracowników zatrudnionych na mocy innych umów niż umowa o pracę, który skutkuje odmową refundacji poniesionych kosztów 12

13 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty transportu: Refundacji podlegają zarówno bilety komunikacji miejskie, międzymiastowej (autobus, pociąg) jak i międzynarodowej (samolot, prom) W stosunku do biletów kolejowych i samolotowych refundacja dotyczy wydatków na podróż druga klasą W celu potwierdzenia poniesienia wydatku konieczne jest załączenie do dokumentacji dowodu poniesienia danego kosztu, czyli np. biletu W celu rozliczenia wynajmu środka transportu konieczna jest umowa o świadczenie usługi, faktura oraz dowód zapłaty 13

14 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty transportu: Warto zwrócić uwagę, że instytucje nadzorujące wdrażanie projektów bardzo często proszą o przedstawienie tzw. badania rynku w celu poświadczenia, że wydatek został poniesiony zgodnie z zasadami konkurencyjności, gospodarności i racjonalności Dlatego warto zawsze, w przypadku zamawiania usług przeprowadzić badanie rynku poprzez np.: zapytania mailowego do trzech wykonawców lub porównania ofert odstępnych w Internecie 14

15 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty transportu: W przypadku rozliczenia samochodu prywatnego do użytku służbowego nie może on zostać rozliczony na podstawie faktur za paliwo Jest to najczęściej popełniany błąd przez jednostki spoza sektora finansów publicznych W celu poprawnego rozliczenia wydatków związanych z używaniem samochodu prywatnego do celów służbowych kierownik jednostki powinien zawrzeć z właścicielem samochodu (pracownikiem) umowę użyczenia samochodu prywatnego Kwalifikowalność kosztów transportu samochodem prywatnym jest uwarunkowana rachunkiem ekonomicznym 15

16 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty transportu: Umowa ta jest rozliczana na podstawie tzw. kilometrówki czyli ewidencji przejechanych kilometrów pomnożonych przez wskaźnik wskazany w Rozporządzeniu Ministra Transportu z dnia 31 stycznia 2008r. Ogólne zasady wykorzystywania samochodów prywatny w celach służbowych reguluje Rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998r. (Dz. U.Nr. 41 poz. 239) Koszty samochodów służbowych Beneficjenta należy rozliczyć na podstawie faktur za zakupione paliwo + Karta Drogowa + wyliczenie średniej ilości spalanego paliwa przez dany samochód 16

17 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty zakwaterowania i wyżywienia: Koszty te rozliczamy na podstawie zawartych umów o świadczenie usług, faktur oraz dowodów zapłaty Tak jak w przypadku kosztów transportu w przypadku wydatkowania środków poniżej progu ustawowego (Ustawa Prawo Zamówień Publicznych) poniżej euro netto, konieczne jest zastosowanie Wytycznych MRR W przypadku, gdy projekt polega na organizacji cyklu spotkań należy sprawdzić kwoty przeznaczone w budżecie na zakwaterowanie czy wyżywienie nie przekraczają ustawowych progów 17

18 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty podróży służbowych/ delegacji, transportu, zakwaterowania i wyżywienia: Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków: wniosek/ polecenie wyjazdu służbowego, rozliczenie delegacji, bilety (lotnicze, kolejowe itp.) faktury za nocleg, transport, wyżywienie wraz z potwierdzeniem zapłaty sprawozdanie z wyjazdu zagranicznego, agenda spotkania (ważne-kwestia zapewnionego wyżywienia-potrącenia) dowód wypłacenia zaliczki na delegację oraz jej rozliczenia/ dowód zwrotu kosztów poniesionych w czasie delegacji 18

19 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty biurowe, sprzęt: W przypadku tych kosztów należy pamiętać o stosowaniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych i Wytycznych MRR w tym zakresie oraz o poprawnym szacowaniu zamówienia, czyli sumowaniu kwot w danej pozycji w okresie trwania projektu a nie w perspektywie roku kalendarzowego Ważne, aby na etapie przygotowywania wniosku aplikacyjnego nie zapomnieć o żadnej pozycji dotyczącej kosztów biurowych ponieważ Operator może nie wyrazić zgody na możliwości rozszerzania budżetu o nowe pozycje w trakcie realizacji projektu Ważne, że sprzęt kwalifikowalny w ramach Programu to wydatek do 3500 brutto tj. wydatek nieinwestycyjny 19

20 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty biurowe, sprzęt : Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków: Umowy z dostawcą lub zamówienie Faktura/rachunek Dowód zapłaty Protokół odbioru 20

21 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty obsługi finansowej: Program nakłada na beneficjenta obowiązek otworzenia dwóch odrębnych rachunków bankowych dla obsługi finansowej projektu Koszty związane z otworzeniem takich rachunków jak i ich prowadzenie są kosztami kwalifikowanymi Zatrudnienia obsługi księgowej przy realizacji projektu dotyczą takie same zasady jak w przypadku zatrudniania personelu czy zamawianiu usług w ramach realizowanego projektu może to być zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, beneficjent może rozliczyć zatrudnianą do tej pory u siebie osobę na umowę o pracę w określonej części etatu za pomocą karty czasu pracy lub skorzystać z umów z zakresu prawa cywilnego 21

22 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty pośrednie: Są one rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków Ich poziom jest określany w umowie finansowej Warunkiem ich rozliczenia przez Beneficjenta jest posiadanie systemu księgowości analitycznej oraz przedstawienie uzasadnionej metody kalkulacji 22

23 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty wynagrodzeń artystów i specjalistów: Wyłanianie artystów w trybie art.67ust 1 wolna ręka wiąże się ze spełnieniem konkretnych przesłanek: c) w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej Przesłanka ta nie zostaje spełniona w przypadku reprezentowania artysty przez więcej niż jedną agencję Każde postępowanie wymaga udokumentowania- tak jest też w przypadku trybu tzw. wolnej ręki, w którym trzeba pamiętać o etapie negocjacji 23

24 Zamówienia publiczne poniżej progu ustawowego ZGODNIE Z WYTYCZNYMIE MINISTRA ROZWOJU REGIONALNEGO W ZAKRESIE UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ W RAMACH MECHANIZMU FINANSOWEGO EOG ORAZ NORWESKIEGO MECHANIZMU FINASOWEGO , DO KTÓRYCH NIE MA ZASTOSOWANIA USTAWA Z DNIA 29 STYCZNIA 2004R.-PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH 24

25 Zamówienia publiczne: Wytyczne dotyczą wszystkich, którzy nie są zobowiązani do stosowania Ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 tysięcy euro Usługi i dostawy są sumowane w ramach danego projektu realizowanego przez Beneficjenta biorąc pod uwagę łączne spełnienie kryteriów: a) Tożsamości przedmiotowej zamówienia b) Tożsamości czasowej zamówienia c) Tożsamości podmiotowej zamówienia (możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę) 25

26 Zamówienia publiczne: Zamówienie pomiędzy 3500 PLN a 14 tys. euro upublicznienie zapytania ofertowego na swojej stronie internetowej lub wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców zapytanie powinno zawierać: opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert, termin składania ofert zapytanie można wysłać w formie pisemnej, elektronicznej lub faksem, w przypadku powszechnej dostępności zamówienia, o ustalonych standardach jakościowych, przy jedynym kryterium-cena-możliwe jest uzyskanie informacji o ofercie wykonawcy telefonicznie, poprzez stronę internetową wykonawcy lub bezpośredni kontakt z wykonawcą w przypadku jednego potencjalnego wykonawcy beneficjent negocjuje warunki umowy z wykonawcą 26

27 Zamówienia publiczne: Zamówienie powyżej 14 tys. euro dla podmiotów nie objętych ustawą PZP upublicznienie zapytania ofertowego na swojej stronie internetowej, w przypadku braku strony, na stronach internetowych przeznaczonych do zamieszczania ogłoszeń albo prasie ogólnopolskiej lub lokalnej w zależności od znaczenia zamówienia zapytanie powinno zawierać: opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert, termin składania ofert-nie mniej niż 7 dni kalendarzowych od dnia ogłoszenia w przypadku powszechnej dostępności zamówienia, o ustalonych standardach jakościowych, przy jedynym kryterium-cena-możliwe jest wysłanie zapytania w formie pisemnej, elektronicznej lub faksem, do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców bez konieczności upubliczniania na stronie internetowej lub prasie 27

28 Zamówienia publiczne: Zamówienie powyżej 14 tys. euro dla podmiotów nie objętych ustawą PZP W przypadku jednego potencjalnego wykonawcy beneficjent negocjuje warunki umowy z wykonawcą Beneficjent wysyła informację o wyniku postępowania do każdego wykonawcy, który złożył ofertę lub zamieszcza wyniki postępowania na stronie internetowej, na której wywiesił zapytanie lub publikuje w prasie, w której drukował zapytanie ofertowe W przypadku gdy beneficjent nie otrzymał dwóch ważnych ofert, należy jeden raz powtórzyć procedurę Jeżeli w przypadku powtórzenia procedury nie otrzymał dwóch ważnych ofert, można zawrzeć umowę z wykonawcą, który jako jedyny złożył ofertę lub po przeprowadzeniu negocjacji z jednym wykonawcą 28

29 Zamówienia publiczne: Zamówienie nie objętych ustawą PZP udokumentowanie procedury Beneficjent ma obowiązek udokumentowania procedury udzielenia zamówienia poprzez sporządzenie notatki Notatka powinna zawierać co najmniej: a) informację o sposobie upublicznienia zapytania lub informację do jakich co najmniej trzech podmiotów wysłał zapytanie lub informację o tym, że na rynku nie jest znanych trzech potencjalnych wykonawców wraz z uzasadnieniem, b) wykaz ofert, które wpłynęły, c) wykazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem, d) datę sporządzenia notatki i podpis, e) załączniki: potwierdzenie publikacji, złożone oferty lub wydruk ze strony wykonawcy, oświadczenie zgodnie ze wzorem w załączniku nr 1 29

30 Sposób rozliczania partnerstw w projekcie 30

31 Sposób rozliczania partnerstw w projekcie: Najważniejsze aby pamiętać, że partnerstwo to wspólne działanie na rzecz osiągnięcia celu określonego w projekcie Taka definicja uniemożliwia zlecanie partnerowi wykonywanie usług lub prowadzenie pomiędzy partnerami zwykłej wymiany handlowej zakończonej wystawieniem faktury lub rachunku Beneficjent rozlicza się z całości kosztów projektu, zarówno z kosztów własnych jak i kosztów ponoszonych przez Partnera Stosunki między partnerem a beneficjentem określone są w umowach partnerskich Partner może otrzymać zwrot kosztów udziału w projekcie. Obowiązują go wówczas takie same zasady jak beneficjenta Informacja o wyborze sposobu rozliczania się jaki będzie obowiązywał w trakcie realizacji projektu pomiędzy Beneficjentem a partnerem powinna znaleźć się w umowie partnerskiej 31

32 Sposób rozliczania partnerstw w projekcie: Rozliczenie na podstawie kopii dokumentów finansowych i dowodów zapłaty Przy wyborze takiej opcji Partnera z Państw-Darczyńców obowiązują takie same zasady dotyczące rozliczania wydatków finansowych jak polskiego Beneficjenta 32

33 Sposób rozliczania partnerstw w projekcie: Rozliczenie na podstawie noty obciążeniowej Partner w celu uzyskania zwrotu poniesionych wydatków wystawia notę obciążeniową Beneficjentowi Partner do noty załącza dokumenty takie same jak Beneficjent rozliczający się z Operatorem czyli np. rozliczoną delegację swojego pracownika, fakturę za bilet lotniczy i nocleg itp. wraz z potwierdzeniem zapłaty oraz zestawienie tabelaryczne wskazujące jakie poszczególne koszty składają się na kwotę widniejącą na nocie obciążeniowej Beneficjent po zweryfikowaniu poprawności i kompletności przedłożonych dokumentów na podstawie powyższej noty obciążeniowej wypłaca Partnerowi wnioskowaną kwotę 33

34 Sposób rozliczania partnerstw w projekcie: Rozliczenie na podstawie noty obciążeniowej Beneficjent dokonuje na przekazanych dokumentach pełnego opisu i przedstawia Operatorowi: kopię noty obciążeniowej, tłumaczenie not, zestawienie wydatków (tabelarycznie), uwzględniając poniższe informacje lp. wydatku; nr ewidencji księgowej Partnera; nr i rodzaj dowodu finansowego; nazwa wydatku; nr i nazwa pozycji budżetowej z planowanego budżetu, z którym powiązany jest wydatek (nie dotyczy wydatków poniesionych na nawiązywanie partnerstw w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej); wartość wydatku w walucie, w której został poniesiony wartość wydatku w PLN 34

35 Sposób rozliczania partnerstw w projekcie: Rozliczenie na podstawie noty obciążeniowej Na końcu przetłumaczonej noty obciążeniowej należy przedstawić sumę poniesionych wydatków Zestawienie wydatków musi mieć formę umożliwiającą porównanie danych z informacjami zawartymi w raporcie. Przy takim przygotowaniu dokumentów Beneficjent nie przedstawia Operatorowi kopii dokumentów potwierdzających wydatki Partnera. Jednakże należy pamiętać, że Beneficjent ponosi odpowiedzialność za formalno-rachunkowe rozliczenie Partnera 35

36 Sposób rozliczania partnerstw w projekcie: Rozliczenie na podstawie raportu niezależnego biegłego rewidenta Innym sposobem rozliczenia wydatków poniesionych w tracie realizacji projektu przez partnera jest raport niezależnego biegłego rewidenta potwierdzający, że zgłoszone wydatki zostały poniesione zgodnie z Regulacjami, przepisami prawa krajowego i praktykami rachunkowości kraju Partnera, Warto zwrócić uwagę, iż powyżej przedstawiony sposób rozliczania się jest bardzo kosztowny, a wydatek z nim związany jest kwalifikowalny o ile został wpisany do Planowanego budżetu 36

37 Sposób rozliczania partnerstw w projekcie: Rozliczenie na podstawie raportu niezależnego biegłego rewidenta Powyższy raport powinien zawierać następujące kluczowe informacje: wstęp odnoszący się do okresu, którego raport dotyczy oraz zasad raportowania, które zostały wykorzystane do sporządzenia dokumentu potwierdzenie, że audyt został przeprowadzony zgodnie z prawem, wytycznymi i dobrymi praktykami rachunkowości; opis elementów, które zostały objęte raportem oraz zastosowanych standardów raportu audytowego; uwagi dot. wypełnienia przez organizację zobowiązań w celu zapewnienia, że informacje związane z księgowością zostały należycie udokumentowane; informacje na temat kwalifikowalności VATu (jeśli dotyczy) 37

38 Sposób rozliczania partnerstw w projekcie: Wkład własny Partnera projektu Partner projektu może wnieść również wkład własny finansowy do projektu. Szczegóły dotyczące wniesienia wkładu własnego do projektu przez Partnera powinny zostać uregulowane w umowie partnerskiej Partner może przekazać na konto Beneficjenta ustaloną kwotę wnoszonego przez siebie wkładu własnego lub może ponieść wydatki na realizację projektu do wskazanej wysokości na konkretne wskazane w umowie partnerskiej pozycje kosztowe zgodne z Planowanym budżetem projektu. W takim przypadku, potwierdzenie wniesienia wkładu może zostać zawarte jako część raportu biegłego rewidenta 38

39 Sposób rozliczania partnerstw w projekcie: Wkład własny Partnera projektu W przypadku ponoszenia przez Partnera wydatków, które mają zostać uznane za wkład własny, zobowiązany jest on do przekazania Beneficjentowi pełnej dokumentacji finansowej w celu załączenia jej do raportu przekazywanego Operatorowi przez Beneficjenta. Dokumentacja ta musi być przetłumaczona na język polski przez Beneficjenta, a kwoty poprawnie przeliczone na PLN zgodnie z polskimi przepisami prawa, np. zgodnie z ustawą o rachunkowości 39

40 Umowa Finansowa 40

41 Umowa Finansowa Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej: Artykuł 1 Ramy prawne W ramach realizacji Projektu, Beneficjent jest zobowiązany do: Pełnego stosowania wszystkich właściwych przepisów prawa wspólnotowego, krajowego i miejscowego (Memorandum, Regulacje, wytyczne ws. zamówień, wszelkie wytyczne w zakresie Programu); Podpisując umowę Beneficjent oświadcza, że znana mu jest treść ww. dokumentów; 41

42 Umowa Finansowa Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej: Artykuł 5 Wysokość dofinansowania i współfinansowanie Beneficjent zobowiązuje się zapewnić płynność finansową projektu i pokrywać wszelkie wydatki związane z realizacją projektu Beneficjent zobowiązuje się do pokrycia ze środków własnych wszelkich wydatków niekwalifikowalnych Wzrost całkowitego kosztu realizacji Projektu lub wydatków kwalifikowanych w ramach Projektu w trakcie jego realizacji, powyżej pułapu określonego w ust. 5 i 6 niniejszego artykułu nie stanowi podstawy do zwiększenia dofinansowania przez Operatora W przypadku zwiększenia kosztów lub wydatków realizacji Projektu, o których mowa w ust. 4-6, wynikających w szczególności z niedoszacowania kosztów Projektu w tym wzrostu cen, Beneficjent zobowiązuje się pokryć je ze środków własnych 42

43 Umowa Finansowa Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej: Artykuł 8 Kwalifikowalność wydatków Wydatki poniesione przed dniem r. oraz po dniu (data zakończenia realizacji projektu zgodnie z wnioskiem aplikacyjnym) nie są kwalifikowane Końcowa data kwalifikowalności wydatków nie może wykraczać poza dzień 30 kwietnia 2016 r. Dla wdrażania projektu mają zastosowanie szczegółowe zasady kwalifikowalności wydatków określone w rozdziale 7 Regulacji 43

44 Umowa Finansowa Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej: Artykuł 10 System płatności Dofinansowanie jest przekazywane w systemie zaliczkowym oraz refundacji, przy czym o kolejną płatność okresową można wnioskować po potwierdzeniu prawidłowości rozliczenia 70% łącznej kwoty przekazanej wcześniej; płatność końcowa w wysokości nie mniejszej niż 20% kwoty dofinansowania Beneficjent jest obowiązany do prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej przychodów, kosztów i wydatków realizowanego Projektu Beneficjent zobowiązuje się do otwarcia dwóch odrębnych rachunków bankowych na środki z MF EOG oraz z Min. KiDN Podstawą dokonania płatności jest złożenie i zatwierdzenie przez OP odpowiedniego raportu 44

45 Umowa Finansowa Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej: Artykuł 10 System płatności Do raportu Beneficjent załącza: kopie faktur lub innych równoważnych dokumentów, potwierdzenie dokonania zapłaty, kopie umów, potwierdzenia wykonania usług/dzieł, kopie list płac, dzieła, kopie not wydatków partnera wraz z listą poniesionych wydatków, kopie raportów biegłego rewidenta zgłoszonych przez partnerów projektu. 45

46 Terminy: Umowa Finansowa Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej: Artykuł 10 System płatności Beneficjent przedkłada do Operatora raport w terminie 10 dni roboczych po upływie okresu raportowania, (styczeń-kwiecień, maj-sierpień, wrzesieńgrudzień) Operator w terminie 15 dni roboczych dokonuje weryfikacji i przekazuje uwagi do Beneficjenta Beneficjent w terminie 10 dni roboczych od otrzymania wezwania do uzupełnienia przekazuje poprawione dokumenty 46

47 Umowa Finansowa Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej: Artykuł 13 Kontrola i audyt Beneficjent zobowiązuje się zapewnić kontrolę realizacji i stopnia wdrażania Projektu w ramach swoich istniejących wewnętrznych procedur kontroli Beneficjent zobowiązuje się poddać kontroli i audytowi w zakresie realizacji Projektu oraz postanowień niniejszej umowy, w szczególności dotyczącej wypełniania warunków wymienionych w art. 6, przeprowadzonemu: w przypadku kontroli - przez Operatora, KPK, KMF lub jednostkę upoważnioną do działania w jego/ich imieniu, w przypadku audytu - przez Instytucję Audytu, której funkcję pełni Minister Finansów lub inną upoważnioną instytucję krajową oraz Komitet Mechanizmu Finansowego lub jednostkę upoważnioną do działania w jego/ich imieniu, a także Komisję Audytorów EFTA. 47

48 Umowa Finansowa Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej: Artykuł 13 Kontrola i audyt Kontrolę i audyt przeprowadza się w siedzibie Beneficjenta lub w miejscu realizacji Projektu Kontrole i audyt mogą być przeprowadzane przez cały okres realizacji Projektu, przez okres obowiązywania Umowy wskazany w art. 25 ust. 1 i 2 niniejszej umowy oraz w okresie do 5 lat od dnia zakończenia realizacji projektu. Jeżeli właściwe przepisy prawa nie stanowią inaczej, Beneficjent w przypadku kontroli lub audytu jest zawiadamiany na 7 dni przed terminem ich przeprowadzenia. 48

49 Umowa Finansowa Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej: Art. 14 Zmiany Umowy Wszelkie zmiany Umowy wymagają zgodnej woli stron wyrażonej na piśmie Zmiany Projektu, które nie mają wpływu na planowany zakres rzeczowy, wyniki, rezultaty czy cele Projektu, a skutek finansowy ogranicza się do: 1) zmiany Harmonogramu wydatkowania środków przez Wnioskodawcę, 2) kumulatywnych przesunięć kwot między kategoriami budżetowymi w wysokości do 20% całkowitych kosztów kwalifikowalnych, uważa się za dokonane, jeżeli w terminie 10 dni roboczych od dostarczenia na piśmie zmienionego Planu budżetu projektu wraz z uzasadnieniem Operator nie zgłosi do niego uwag 49

50 Umowa Finansowa Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej: Art. 14 Zmiany Umowy Przesunięcia nie mogą spowodować wzrostu kategorii Koszty wynagrodzeń osób obsługujących projekt Przesunięcia powyżej 20% całkowitych kosztów kwalifikowalnych Projektu oraz pozostałe zmiany wymagają zgody Operatora Programu i aneksowania Umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności Beneficjent ma obowiązek powiadomienia Operatora o zmianach wymagających jego zgody w terminie 14 dni kalendarzowych przed planowaną zmianą 50

51 Raport okresowy i końcowy 51

52 Raport - procedury Termin przesłania do MKiDN- 10 dni roboczych po zakończeniu trymestru Forma przesłania 1 egz. w języku polskim, w wersji elektronicznej i papierowej wraz z wymaganymi załącznikami. Formularz dostępny na stronie internetowej MKiDN Rozpatrzenie przez MKiDN- 15 dni roboczych od otrzymania wersji papierowej Wezwanie do uzupełnień- elektronicznie lub drogą pocztową Czas na uzupełnienia- nie dłużej niż 10 dni roboczych liczonych od następnego dnia roboczego po otrzymaniu wezwania 52

53 Raport struktura Informacje o projekcie: Zgodnie z danymi podanymi w we wniosku aplikacyjnym oraz umowie finansowej Część merytoryczna: Zgodnie z informacjami przekazanymi przez przedstawicieli DFE 53

54 Raport struktura Część Finansowa: Tabela nr 1-dane powinny być zgodne z wnioskiem aplikacyjnym oraz umową finansową Tabela nr 2 dane powinny być zgodne ze stanem rzeczywistym na dzień sporządzania raportu okresowego Ważne: kolejna transza powinna być zgodna z kwotą wskazaną w części 8 Raportu pt.: Aktualny harmonogram wydatkowania środków przez Wnioskodawcę w PLN 54

55 Raport struktura Zestawienie rzeczywiście poniesionych wydatków w podziale na źródła finansowania w PLN Podajemy: - kwoty z poprzednich okresów rozliczeniowych łącznie -kwoty wydatków rozliczanych w obecnym okresie -wydatki łącznie Wskazanie sposobu wydatkowania przychodów 55

56 Raport struktura Podajemy: Zestawienie dokumentów potwierdzających wydatki - numer ewidencji księgowej, -nazwę dokumentu (f-ra/rachunek) i nr dokumentu, -łączną kwotę dokumentu, -kwotę wydatku kwalifikowalnego, -łączną kwotę podatku Vat, -nazwę wydatku zgodnie z budżetem, -datę wystawienia dokumentu, -sposób dokonania zapłaty (przelew, karta, gotówka), -datę dokonania zapłaty. 56

57 Zestawienie poniesionych wydatków względem planowanego budżetu w PLN Podajemy: - w kolumnie Grupy/kategorie/podkategorie/ nazwy wydatków z Planowanego budżetu projektu, -kwoty zgodnie z Planowanym budżetem, Raport struktura -kwoty sumarycznie z poprzednich okresów sprawozdawczych, -kwoty z obecnego okresu sprawozdawczego, -sumę kwoty przeszłych i obecnie wydatkowanych, -różnicę pomiędzy Planowanym budżetem a sumą wszystkich dotychczasowych wydatków, -wartość procentową wykonania budżetu w stosunku do planu. 57

58 Zestawienie zmian w kategoriach względem planowanego budżetu w PLN pokazuje zmiany do 20% Podajemy: -podajemy nazwy pozycji zgodnie z Planowanym budżetem, -podajemy kwoty z Planowanego budżetu, -podajemy kwotę przesunięć finansowych (-,+), -podajemy kwoty Planowanego budżetu po zmianach, -podajemy kwoty przesunięć w danym okresie sprawozdawczym, -podajemy powód zaistniałych zmian, -podajemy sumy zmian. Raport struktura 58

59 Raport struktura Aktualny harmonogram wydatkowania środków przez Wnioskodawcę w PLN Podajemy: - Uaktualniony harmonogram wydatkowania środków przez Beneficjenta w trakcie realizacji projektu: w trymestrach, które się zakończyły - kwoty rzeczywiście poniesionych wydatków, w trymestrach przyszłych. 59

60 Raport struktura Podpis beneficjenta Rzetelność informacji zawartych we wniosku potwierdza podpis osoby upoważnionej do reprezentowania beneficjenta. Data - dzień wypełnienia przez beneficjenta wniosku o płatność. W przypadku, kiedy wniosek będzie poprawiany jego nowa wersja powinna być podpisana po raz kolejny z odpowiednio zmienioną datą. 60

61 Raport struktura Załączniki do raportu: kopie dokumentów potwierdzających i uzasadniających prawidłową realizację Projektu (w formie papierowej, poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania beneficjenta) 61

62 Raport struktura Forma przekazania dokumentów Dokumenty należy dostarczyć spięte w segregatorze lub w innej formie zabezpieczającej je przed pomieszaniem, ułożone według kategorii budżetowych, zgodnie ze kolejnością podaną w zestawienia wydatków kwalifikowalnych. 62

63 Przykładowy opis dokumentu finansowego Powinien być na każdej fakturze i rachunku, jeśli nie ma miejsca tworzymy oddzielny załącznik do danej faktury/rachunku: Opis wydatku poniesiony w ramach projektu dofinansowanego ze środków MF EOG i Ministra KiDN w ramach umowy finansowej nr z dnia.. Kwota wydatku kwalifikowalnego.pln w ramach dokumentu finansowego lub kwota wydatku kwalifikowalnego.pln poniesiona w ramach kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków nr pozycji w budżecie.. Poziom dofinansowania nn. dokumentu w ramach projektu wynosi..%, z tego: MF EOG 90%, Min.KiDN 10% nr pozycji w ewidencji księgowej Zakup/usługa zgodny/a z art.ustawy PZP lub Wytycznymi MRR w zakresie udzielania zamówień w ramach MF EOG i NMF. 63

64 Przykładowy opis dokumentu finansowego Na fakturze powinny znaleźć się również inne standardowe informacje takie jak dane dotyczące rozksięgowania kosztu, nazwisko i podpis osoby księgującej, zatwierdzającej koszty, informacja o dowodzie księgowym, płatności itd. 64

65 Przykładowy opis dokumentu finansowego W części merytorycznej Podajemy informacje, które pozwolą połączyć dany koszt z wydarzeniem projektu, np.: koszt dotyczy spotkania w dniu (podajemy daty i miejsce wydarzenia); Wyżywienie (lub inna kategoria) dla (ilu) osób; Spotkanie dotyczyło (podajemy cel spotkania). Opisując koszt transportu informujemy jaka grupa / kto / wyjechał / dokąd, kiedy w jakim celu. 65

66 DZIĘKUJĘ BARDZO ZA UWAGĘ. ŻYCZĘ POWODZENIA W REALIZACJI I ROZLICZANIU PROJEKTÓW Marta Wilamek