STREAM soft. Wersja

Transkrypt

1 Moduł Produkt

2 STREAM soft Wersja

3 Spis treści WyposaŜenie Słowo wstępne 5 Część I Charakterystyka modułu Produkt Przeznaczenie modułu 6 2. Budowa modułu 7 3. Obsługa okien Opcje menu głównego System Procedury instalacyjne modułu Instalacja wersji demonstracyjnej Instalacja wersji jednostanowiskowej Instalacja wersji sieciowej Instalacja serwera bazy danych Przygotowanie do uruchomienia systemu Konfiguracja stanowiska Aktualizacja systemu Drukowanie dokumentów 26 Część II Obsługa oprogramowania Słowniki Produkty Spis kartotek magazynowych Kontrahenci Zlecenia Słowniki systemowe Jednostki organizacyjne Rodzaje grup kontrahentów Grupy kontrahentów Cechy kontrahentów Magazyny Operatorzy Formularze kodów paskowych Zlecenia produkcyjne Zlecenia - kompletacje Zlecenia produkcyjne dekompletacje Zestawienia Analiza zapotrzebowania surowców Niedobory surowców przy realizacji zamówień na produkty Niedobory surowców przy realizacji planowanych zleceń produkcyjnych 79 Część III Moduł Administratora 80 3

4 STREAM soft 1. Informacje wstępne Słowniki Firmy Grupy uŝytkowników UŜytkownicy Stanowiska Reguły haseł Administracja Archiwizacja Dearchiwizacja Reorganizacja bazy danych Sprawdzanie spójności bazy danych Uruchamianie skryptu Grupowe operacje na bazach danych Parametry bazy danych Statystyki bazy danych Konfiguracja połączenia z serwerem Parametry serwera Log serwera Operacje na licencji Rejestry Blokady Rejestr logowania Rejestr operacji System Konfiguracja systemu Konfiguracja rejestru operacji Czyszczenie rejestru operacji Kasowanie dokumentów z urządzeń zewnętrznych 107 4

5 WyposaŜenie Słowo wstępne Przedsiębiorstwa i organizacje XXI wieku, starając się dostosować do zmiennego otoczenia rynkowego, poszukują nieustannie odpowiednich narzędzi, które pomogłyby im zwiększać elastyczność, doświadczenie i profesjonalizm działania. Równocześnie oczekują, Ŝe będą one spełniały ich konkretne wymagania i podkreślały zarazem specyfikę funkcjonowania - wyróŝniającą spośród wielu uczestników rynku. Tego typu narzędzia, w oparciu o nowoczesne technologie, tworzy firma STREAM soft, producent oprogramowania z serii PCBIZNES wspomagającego zarządzanie i kierowanie przedsiębiorstwami niezaleŝnie od ich wielkości i profilu prowadzonej działalności. Systemy firmy STREAM soft przeszły ponad 15-letnią drogę rozwoju, przez co stały się: maksymalnie elastyczne, logiczne i ergonomiczne, łatwe w obsłudze, dostosowane do wymagań klienta juŝ na etapie ich wdroŝenia. Główne produkty firmy stanowią: 1. Pakiet PCBIZNES - adresowany do grupy odbiorców pracujących w środowisku Windows i rozliczających się za pomocą księgi przychodów i rozchodów lub ryczałtu ewidencjonowanego. Jest to spójna i kompletna oferta dla mniejszych firm handlowych, usługowych, produkcyjnych oraz biur rachunkowych. 2. PCBIZNES PRO - zintegrowany, modułowy system przeznaczony dla firm rozliczających się na zasadach pełnej księgowości. Moduły systemu wyposaŝone są w opcje, pozwalające na kompleksowe zarządzanie róŝnymi szczeblami przedsiębiorstwa. Ergonomiczne i łatwe w obsłudze, profesjonalnie rozwiązują złoŝone problemy uŝytkowników. 3. PCBIZNES PRESTIś wielomodułowy system klasy ERP, zalecany dynamicznie rozwijającym się firmom, poszukującym bardziej zaawansowanych rozwiązań. UmoŜliwia optymalne wykorzystanie zasobów oraz pełną kontrolę procesów biznesowych. Tworzy uporządkowany i przejrzysty obraz całego przedsiębiorstwa, automatyzuje pracę i usprawnia przepływ informacji. Specjaliści z dziedziny informatyki, ekonomii, prawa gospodarczego i rachunkowości pracują nad tym, aby produkty STREAM soft były nowoczesne, dostosowane do zmieniających się przepisów prawnych i rosnących wymagań klienta. 5

6 STREAM soft Część I Charakterystyka modułu Produkty 1. Przeznaczenie modułu Moduł Produkt jest łatwym w obsłudze narzędziem wspomagającym proces wytwarzania w małych firmach o profilu produkcyjnym. Pozwala na określenie budowy technologicznej produktu z podaniem listy zamienników. Ma za zadanie, nie tylko rozliczanie zuŝytych materiałów na wyprodukowanie półproduktów jak i produktów, ale równieŝ śledzenie procesu wytwarzania poprzez kontrolę realizacji zleceń produkcyjnych. UmoŜliwia prowadzenie dziennika zleceń produkcyjnych, tworzenie zapotrzebowania na brakujące materiały oraz rezerwację materiałów na magazynie. Szacowanie zapotrzebowania materiałowego odbywa się z uwzględnieniem aktualnych stanów magazynowych, materiałów zarezerwowanych i planowanych dostaw. Generowane rozchody materiałowe mogą być kierowane do wielu działów produkcji. Moduł umoŝliwia zadeklarowanie sposobu kalkulowania ceny, która wyliczana jest na podstawie cen składowych i określanych indywidualnie dodatkowych kosztów. Moduł jest w pełni zintegrowany z modułem Gospodarki magazynowej PRO, w którym moŝna przyjmować zamówienia na produkowane wyroby. Program pracuje pod kontrolą systemu operacyjnego Windows 95/98/ME/NT/2000/XP, z zachowaniem standardów obowiązujących w tym środowisku. Moduł moŝe pracować zarówno na pojedynczym stanowisku jak i w sieci komputerowej. MoŜliwa jest rozbudowa z instalacji wykonanej na jednym komputerze do wielostanowiskowej instalacji sieciowej, z wykorzystaniem wydajnych serwerów. UŜyta technologia pozwala na zainstalowanie serwera bazy danych na platformach Windows i Linux. Do przechowywania i przetwarzania danych zastosowano nowoczesną relacyjną bazę z interfejsem SQL, w architekturze klient-serwer. Technologia klient-serwer jest gwarancją wysokiej odporności bazy danych na wszelkie awarie stanowisk sieciowych, w przypadku instalacji na sieci komputerowej z wydzielonym serwerem. Technologia klient-serwer umoŝliwia równieŝ znaczne zmniejszenie obciąŝenia sieci komputerowej a co za tym idzie, wzrost prędkości pracy, pozwalający na sprawne przetwarzanie nawet bardzo duŝych ilości danych. Dane zawarte w systemie PCBIZNES PRO mogą być łatwo analizowane z wykorzystaniem aplikacji firmy Microsoft, np. Excel, Access, itp. oraz innych, korzystających z mechanizmów ODBC. Podstawowe moŝliwości modułu: Definiowanie receptury produktu. Określenie składników (wraz z zamiennikami), z jakich składa się wybrany produkt. Tworzenie zleceń produkcyjnych na wybrany produkt. Zlecenie uwzględnia materiały z jakich składa się produkowany element. 6

7 WyposaŜenie Wystawianie dokumentów rozchodowych na wydane z magazynów do produkcji surowce. Wystawianie dokumentów przychodowych dla przyjętych do magazynów z produkcji produktów. Generowanie listy niedoborów surowców przy realizacji zleceń. 2. Budowa modułu Moduł Produkt jest integralną częścią systemów PCBIZNES PRO. Oprócz niego, w skład systemu, wchodzą następujące moduły: Gospodarka magazynowa; Finanse i Księgowość; Rozrachunki; Kadry i płace; Środki trwałe; Zarządzanie kontaktami; WyposaŜenie; Serwis; Raporty i formularze; Ogólna budowa programu jest identyczna jak budowa pozostałych modułów składających się na system PCBIZNES PRO: menu programu (główne), pasek (panel) ikon programu, obszar roboczy, pasek statusu programu, okno aktywne NaleŜy tu podkreślić, Ŝe opcje menu głównego kaŝdego modułu moŝna podzielić na stałe, czyli te, które w kaŝdym z nich są takie same oraz zmienne - charakterystyczne dla natury danego modułu. Stałe to zawsze moduł, słowniki, zestawienia, operacje, system, okno i pomoc. Menu programu (główne) w module stanowią: 1. Moduł pozwala w dowolnej chwili, za pomocą opcji Zmiana modułu, na przełączanie się między modułami. Opcja moduł nie będzie widoczna (aktywna), jeśli uŝytkownik zakupił lub przydzielono mu licencję na jeden moduł. 2. Zlecenia produkcyjne definiuje się w nim zlecenia kompletacji i dekompletacji na produkty. 3. Słowniki - definiuje się w nich operatorów systemu oraz wprowadza wszystkie potrzebne, do pracy z programem, dane firmy. Ich prawidłowe załoŝenie gwarantuje poprawność korzystania z programu i znacznie automatyzuje pracę. 7

8 STREAM soft 4. Zestawienia moŝliwe jest wykonywanie róŝnego rodzaju zestawień. 5. System daje uŝytkownikowi moŝliwość dokonywania zmian m.in., w wyglądzie programu, w ustawieniach. 6. Okno uŝytkownik moŝe włączać/wyłączać pasek ikon, ustawiać na pasku te ikony, które chciałby mieć zawsze widoczne i łatwo dostępne. Pozwala na przełączanie w oknie roboczym okien aktywnych. 7. Pomoc niezbędna w zdobywaniu wiedzy o systemie i sprawności poruszania się w nim. Pasek ikon programu znajduje się pod menu programu i zawiera przyciski z najczęściej uŝywanymi funkcjami. O tym, jakie przyciski będą na pasku moŝe zdecydować sam uŝytkownik. Aby je dodać lub usunąć naleŝy kliknąć Okno»Ustaw ikony. Za pomocą tej opcji moŝna równieŝ całkowicie wyłączyć pasek ikon lub włączyć go ponownie. Obszar roboczy jest to szara przestrzeń pomiędzy paskiem ikon a paskiem stanu, w którym pojawiają się aktywne okna programu. Pasek statusu programu znajduje się na dole okna programu. Zawiera wybrane informacje. Patrząc od lewej strony paska mamy: nazwę firmy, w której aktualnie pracuje uŝytkownik, nazwisko i imię zalogowanego operatora, wersję programu i numer licencji. Okno aktywne (aktualnie otwarte) jest to okno, w którym uŝytkownik będzie pracował. Wyświetla się w obszarze roboczym. Podświetlone jest niebieskim paskiem. Pasek ikon aktywnego okna zawiera ikony wyświetlające się przy uruchomieniu okna, w którym zamierzamy aktualnie pracować. NajeŜdŜając kursorem myszki na kaŝdą z nich, wyświetla się informacja, do czego słuŝy i jaki jest skrót klawiszowy, jeśli go posiada. Siatka danych zawartość aktywnego okna wyświetlająca się w układzie tabelarycznym. 8

9 WyposaŜenie Okno programu: Okno aktywne: 9

10 STREAM soft 3. Obsługa okien W module Produkt istnieją cztery sposoby wywoływania poszczególnych opcji w oknach do przeglądania danych i w niektórych oknach edycyjnych: 1. Poprzez kliknięcie myszką na odpowiedniej ikonie lub przycisku. 2. Poprzez wybranie opcji z menu programu. 3. Poprzez wybranie opcji z menu kontekstowego (podręcznego) prawego klawisza myszki. 4. Poprzez skrót klawiszowy. W systemie okna moŝna wyświetlać w róŝnym układzie. UŜytkownik sam decyduje, które ustawienie będzie mu najbardziej odpowiadało. Zarządzanie oknami moŝliwe jest poprzez opcję Widok, którą udostępniamy klikając prawym klawiszem myszki w siatce danych aktywnego okna lub lewym klawiszem, za opcją menu głównego Pomoc ( UWAGA! Nie jest to regułą dla wszystkich okien): UWAGA! ŚcieŜka dostępu: Słowniki Kontrahenci Prawy klawisz myszki (inaczej menu kontekstowe), uŝyty w róŝnych częściach okna, nie zawsze wyświetli takie same opcje jak prezentowane powyŝej. Opcja Widok ma wbudowane własne menu: 10

11 WyposaŜenie Znacznik ٧ włącza /wyłącza funkcję, np., Pasek ikon jest włączony. Znacznik informuje nas, Ŝe moŝna wybrać jedną opcję z kilku dostępnych. Jeśli szczegóły będą u dołu, to nie mogą być jednocześnie teŝ z prawej strony. Zaznaczając Kolumny w tabeli lub Kolumny w Szczegółach wyświetli się widok: RóŜnica między tymi opcjami, polega na tym, Ŝe klikając na Kolumny w tabeli dołoŝymy wybraną kolumnę do tej części okna, w której wyświetla nam się zawartość w postaci siatki danych, a wybierając Kolumny w Szczegółach zmienimy kolumny w części okna, w której wyświetlają się szczegóły. Wybierz pola moŝna wywołać równieŝ bezpośrednio za pomocą przycisku umieszczonego w pasku ikon aktywnego okna: Zarządzać oknami moŝna takŝe poprzez opcję menu programu Okno, za pomocą takich funkcji jak: 11

12 STREAM soft sąsiadująco otwartych jest równocześnie kilka okien w układzie pionowym lub poziomym: Pomimo, Ŝe otwartych moŝe być kilka okien, aktywne jest tylko jedno podświetlone niebieskim paskiem. Przełączamy się między nimi, klikając myszką na Ŝądanym oknie. kaskada układ okien prezentowany na poniŝszym rysunku: 12

13 WyposaŜenie poprzednie, następne pozwalają na przełączanie się między otwartymi oknami. Chwytając kursorem myszki na obramowania okien skalowalnych, dowolnie je zwęŝamy lub rozciągamy. Podobnie jest z obramowaniem kolumn w siatce danych. NajeŜdŜając kursorem myszki na linie graniczne kolumn, wyświetla się znacznik rozdzielacza kolumn Klikając na niego moŝna rozciągać kolumnę na dowolną długość. Pozwala to uzyskać pełną czytelność danych. Przytrzymując kursor myszki w nagłówkach wybranych kolumn siatki danych moŝna zmieniać kolejność ich ustawienia, przesuwać jedne przed drugie. W aktywnym oknie, uŝytkownik wypełnia niektóre pola poprzez ręczne wpisanie danych, a inne poprzez wprowadzenie danych ze zdefiniowanego wcześniej słownika. Połączenie ze słownikiem moŝliwe jest za pomocą specjalnego przycisku. UmoŜliwia on realizowanie jednej lub kilku funkcji, np. funkcja wyboru ze słownika, czyszczenia pola (usuwania danych), pokazywania zawartości, zapisywania dokumentu, itp. Kliknięcie myszką na przycisk spowoduje rozwinięcie menu dostępnego pod nim. MoŜe się ono składać z dwóch lub więcej opcji. <F6>, <F2>, <F7> i <Del> to skróty, które pozwalają wywołać daną opcję przy uŝyciu klawiatury. W systemie dostępna jest opcja, która umoŝliwia skopiowanie pojedynczego, zaznaczonych lub wszystkich wierszy, wraz z opisem kolumn oraz przeniesienie danych do wybranego programu, np. do arkusza kalkulacyjnego lub do edytora tekstu, z zachowaniem układu kolumn. Opcja ta jest dostępna poprzez kombinację klawiszy <Ctrl+C>: 13

14 STREAM soft Po przeniesieniu do arkusza kalkulacyjnego, skopiowane dane wyglądają tak jak na poniŝszym oknie: W pasku statusu okna, z prawej strony, w dolnej części, znajduje się ikona. Po kliknięciu na nią lub skorzystaniu z kombinacji klawiszy <Ctrl+Alt+W>, pojawi się menu z moŝliwością wybrania okna, spośród aktualnie włączonych okien w systemie: W menu głównym Okno, dostępna jest opcja Panel listy okien widoczny. Jeśli opcja ta jest zaznaczona, to w dolnej części okna programu, wyświetla się panel z zakładkami, pokazujący aktualnie włączone okna w systemie. Po kliknięciu na wybrane zakładki, moŝna się łatwo przełączać pomiędzy oknami: 14

15 WyposaŜenie Poszczególne opcje programu moŝna uruchamiać (w zaleŝności od upodobań uŝytkownika) na kilka sposobów: 1. Za pomocą menu programu. 2. Za pomocą menu prawego klawisza myszki (menu podręczne, kontekstowe). 3. Poprzez ikony znajdujące się na paskach ikon. 4. Przy uŝyciu klawiszy funkcyjnych od <F1> do <F10> lub kombinacji klawiszy, np. <Ctrl+K>. We wszystkich modułach systemu PCBIZNES PRO, poszczególne opcje uruchamia się korzystając z wymienionych wyŝej sposobów. 4. Opcje menu głównego System W menu głównym System występuje takŝe kilka ciekawych funkcji. Jedną z nich jest Wygląd programu. Po uruchomieniu wyświetla się okno: 15

16 STREAM soft ŚcieŜka dostępu: System Wygląd programu Ustawienia wyglądu UŜytkownik moŝe ustawić takie kolory tła i pól, rozmiary i rodzaje czcionek, jakie najbardziej lubi. Dzięki temu system staje się bardziej przyjazny, poniewaŝ tworzy się najprzyjemniejsze dla siebie środowisko pracy z programem. Zaznaczenie opcji Zakładki w okna edycyjnych na wielu liniach, przyczynia się do zwiększenia ergonomii pracy z oknami systemu. Wiele okien ma wbudowanych kilkanaście róŝnych zakładek, których nie widać równocześnie w jednym oknie, trzeba posługiwać się przyciskami przewijania: Natomiast zaznaczenie tej opcji spowoduje, Ŝe równocześnie będą wyświetlane wszystkie zakładki w kilku liniach: Usprawni to pracę z oknami, w których dane pogrupowane są w kilkanaście zakładek tematycznych. Inną opcją, o której naleŝy wspomnieć jest Kalkulator (skrót <Shift+Ctrl+K>): 16

17 WyposaŜenie ŚcieŜka dostępu: System Kalkulator Zostały w niego wbudowane cztery zakładki. KaŜda z nich pełni inną funkcję: 1. Sumator słuŝy do wykonywania operacji sumowania i odejmowania wielu pozycji. Działanie funkcjonalne jest podobne do kalkulatora księgowego z drukarką. 2. Arkusz składa się z 16 linii, w których moŝna dokonywać obliczeń, a wyniki wykorzystywać w obliczeniach dokonywanych w innych liniach. Pobranie wyniku obliczeń pierwszej linii do następnej uzyskujemy pisząc [1]. Dostępne działania to: dodawanie, odejmowanie, mnoŝenie, dzielenie, sinus, cosinus, liczba Pi (3.14 ), pierwiastek (sqrt), potęgowanie, wartość bezwzględna (ABS). 3. Reszta po wpisaniu wartości do pól: Kwota do zapłaty i Kwota wpłacona, wyświetli się reszta, która pozostała do zapłacenia. 4. Odsetki z poziomu pola Rodzaj odsetek, moŝna wybrać odsetki podatkowe, ustawowe lub samodzielnie zdefiniować inny rodzaj odsetek poprzez wywołanie klawiszem <F6> maski Sposoby naliczania odsetek. Pozostałe opcje w menu głównym System umoŝliwiają: Zmianę uŝytkownika <Shift+Ctrl+U> - nowy uŝytkownik, chcąc zalogować się do systemu, powinien podać swoją nazwę i hasło (Przycisk <Inne> rozwija okno logowania jak widać poniŝej): 17

18 STREAM soft ŚcieŜka dostępu: System Zmiana uŝytkownika Zmianę hasła najpierw naleŝy wpisać aktualne hasło, a następnie w przeznaczone do tego pola trzeba wprowadzić nowe hasło: ŚcieŜka dostępu: System Zmiana hasła Zmianę firmy <Shift+Ctrl+F> - za pomocą tej opcji moŝliwe jest przełączenie się na inną firmę. Opcja przydatna, jeśli uŝytkownik ma firmę wielooddziałową. Poprawianie i oglądanie danych firmy (System Dane firmy) w okno dane firmy wbudowane jest sześć zakładek, które zawierają informacje podstawowe takie jak: nazwa, adres, telefon, działalność, logo oraz informacje do PIT-ów, wydruków, itp; 18

19 WyposaŜenie ŚcieŜka dostępu: System Dane firmy W zakładce Logo, Pieczątka - dla kaŝdego Miejsca sprzedaŝy moŝna zdefiniować inną pieczątkę. Pieczątka zastępuje dane firmy na wydrukach. W zakładce tej definiujemy równieŝ logo firmy, które potem moŝna wybrać do wydruku w opcji Definicje dokumentów. 19

20 STREAM soft Logo firmy moŝna wczytać z pliku, za pomocą przycisku. MoŜna równieŝ określić wysokość i szerokość logo. Monitor dokumentów opcja dostępna w całym systemie zarówno z poziomu menu System jak i poprzez kombinację klawiszy <Shift+Ctrl+D>. Opcja ta jest dostępna, jeśli dane stanowisko ma przydzielony moduł Zarządzanie kontaktami. Zadaniem tej opcji jest nadzorowanie dokumentów (plików) z bazy dodatkowych dokumentów, pobranych do edycji od momentu uruchomienia programu. KaŜda zmiana pobranego dokumentu (pliku), jest zapamiętywana przez monitor. W oknie Monitor dokumentów, wyświetlane są wszystkie dokumenty pobrane do edycji, z informacją o modyfikacjach. Ponadto opcja Monitor dokumentów pozwala uŝytkownikowi systemu na zapisanie zmodyfikowanego dokumentu (pliku) do bazy, zapisanie do bazy i zakończenie monitorowania pliku, zakończenie monitorowania dokumentu. Przy wyjściu z programu lub podczas zmiany firmy, zostanie automatycznie wyświetlona lista monitorowanych plików (jeśli nie jest pusta). 5. Procedury instalacyjne modułu Pakiet instalacyjny systemu PCBIZNES PRO składa się z: 1. Płyty instalacyjnej CD-ROM. 2. Podręcznika. 3. Karty licencyjnej i rejestracyjnej. 4. Dyskietki licencyjnej (opcja). Dyskietka licencyjna jest dołączona do pakietu tylko w przypadku zakupienia go w firmie STREAM soft. UŜytkownicy nie posiadający dyskietki licencyjnej, otrzymują ją po wysłaniu wypełnionej karty rejestracyjnej. Instalacje wszystkich wersji pakietu PCBIZNES PRO odbywają się z załączonej płyty CD-ROM. Po włoŝeniu płyty do napędu CD, automatycznie uruchamiana jest prezentacja, umoŝliwiająca przeprowadzenie instalacji wersji demonstracyjnej, jednostanowiskowej i sieciowej. Prezentacja zawiera równieŝ podstawowe informacje o firmie STREAM soft i jej produktach. JeŜeli po włoŝeniu płyty, prezentacja nie zostanie uruchomiona automatycznie, naleŝy wybrać w menu Windows opcję Start/Uruchom, wpisać D:\Stream.exe, gdzie D oznacza literę przydzieloną dla napędu CD-ROM. Po wciśnięciu klawisza <OK>, uruchomiona zostaje prezentacja. W celu zainstalowania dowolnej wersji systemu, naleŝy wybrać, w menu głównym prezentacji, klawisz <Instalacja programów>, a następnie jedną z trzech rodzajów instalacji. 20

21 WyposaŜenie 5.1 Instalacja wersji demonstracyjnej W celu zainstalowania wersji demonstracyjnej systemu, naleŝy wybrać w menu głównym prezentacji klawisz <Instalacja programów>, a następnie klawisz <Demo>. Instalacja rozpocznie się od instalacji bazy danych (patrz Instalacja bazy danych). Gdy poprawnie przeprowadzona jest instalacja bazy danych, to rozpoczyna się instalacja wersji demonstracyjnej. W kolejnych etapach, uŝytkownik pytany jest o folder docelowy, czyli katalog, w którym zostaną umieszczone wszystkie pliki systemu PCBIZNES PRO. Zalecane jest pozostawienie katalogu proponowanego przez instalator. Po poprawnie przeprowadzonej instalacji, nastąpi próba połączenia z serwerem i załoŝenia uŝytkownikowi wersji demonstracyjnej. W przypadku powodzenia instalacja jest zakończona i moŝna rozpocząć pracę. W przypadku problemów połączenia z serwerem lub, gdy podczas uruchomienia wersji Demo zgłaszany jest błąd, naleŝy uruchomić program Demost.exe, znajdujący się w folderze, do którego został zainstalowany system. Program po uruchomieniu próbuje nawiązać łączność i załoŝyć uŝytkownika. W przypadku powodzenia automatycznie kończy pracę, w przeciwnym razie ukazuje się okno, które pozwala na nawiązanie połączenia z serwerem. Istnieją dwie podstawowe przyczyny problemów z połączeniem: 1. Serwer bazy danych nie jest uruchomiony. 2. Podstawowy uŝytkownik SYSDBA, posiada hasło inne od domyślnego. Jeśli tak jest, naleŝy podać hasło uŝytkownika SYSDBA w celu jednorazowego połączenia się z serwerem i załoŝenia uŝytkownika STRDEMO. Hasło nie zostanie zapamiętane i uŝyte tylko będzie tylko raz w celu wykonania w/w czynności. 5.2 Instalacja wersji jednostanowiskowej W celu zainstalowania wersji jednostanowiskowej systemu, naleŝy wybrać w menu głównym prezentacji klawisz <Instalacja programów>, a następnie klawisz <Jednostanowiskowa>. Instalacja rozpocznie się od instalacji bazy danych. (Gdy wszystko przebiegnie poprawnie, instalator przejdzie do instalacji wersji jednostanowiskowej. W kolejnych etapach uŝytkownik pytany jest o zaakceptowanie treści umowy, informacje o uŝytkowniku oraz o folder docelowy (katalog, w którym zostaną umieszczone wszystkie pliki systemu PCBIZNES PRO). Zalecane jest pozostawienie katalogu proponowanego przez instalator. Po poprawnie przeprowadzonej instalacji, uruchamiany jest automatycznie kreator. Po zakończeniu działania kreatora system jest gotowy do pracy. JeŜeli kreator nie zostanie uruchomiony automatycznie, naleŝy uruchomić program SystemSt.exe znajdujący się w folderze, do którego został zainstalowany system. 21

22 STREAM soft 5.3 Instalacja wersji sieciowej W celu zainstalowania wersji jednostanowiskowej systemu, naleŝy wybrać w menu głównym prezentacji klawisz <Instalacja programów>, a następnie klawisz <Sieciowa>. Następnie instalator zapyta czy chcemy instalować serwer czy klienta bazy danych. Instalację serwera bazy danych przeprowadzamy na jednym z komputerów w sieci, który będzie serwerem dla innych stanowisk. Istotne jest, aby na serwer wybrać komputer o stosunkowo duŝej wydajności i najlepiej z systemem operacyjnym w wersji serwerowej. JeŜeli serwerem bazy danych będzie komputer z systemem Windows, to instalacja przebiega automatycznie (patrz Instalacja serwera bazy danych), jeŝeli z systemem Linux, to naleŝy dokonać ręcznej instalacji serwera (patrz Instalacja serwera bazy danych). Po zainstalowaniu serwera bazy danych, instalator automatycznie przechodzi do instalacji klienta. W przypadku, gdy serwer został zainstalowany na komputerze z systemem Windows moŝliwe jest, aby ten sam komputer pełnił funkcję stanowiska roboczego lub administracyjnego. Zalecane jest jednak stosowanie serwerów wydzielonych, na których nie pracują instalacje klienta. W przypadku instalacji stanowiska administracyjnego, po poprawnie przeprowadzonej instalacji, uruchamiany jest automatycznie kreator (patrz Przygotowanie do uruchomienia systemu). Po zakończeniu działania kreatora system jest gotowy do pracy. JeŜeli kreator nie zostanie uruchomiony automatycznie, naleŝy uruchomić program SystemSt.exe znajdujący się w folderze, do którego został zainstalowany system. Instalacje klienta bazy danych przeprowadzamy na wszystkich stanowiskach roboczych, na których będzie uruchamiany system PCBIZNES PRO. Jedno ze stanowisk powinno być stanowiskiem administracyjnym tzn., takim, na którym będą wykonywane wszystkie czynności administracyjne: archiwizacja, aktualizacje, inne. Instalację stanowisk naleŝy rozpocząć właśnie os stanowiska administracyjnego. Po wybraniu rodzaju stanowiska, uŝytkownik pytany jest o zaakceptowanie treści umowy licencyjnej, informacje o uŝytkowniku oraz folder docelowy. W przypadku instalacji stanowiska roboczego, po poprawnie przeprowadzonej instalacji, naleŝy skonfigurować połączenie z serwerem (patrz Konfiguracja stanowiska). 5.4 Instalacja serwera bazy danych Program instalacyjny rozpoczyna pracę od instalacji bazy danych. Proces instalacji jest automatyczny na komputerach z systemem Windows. JeŜeli na komputerze jest juŝ zainstalowany serwer bazy danych instalator dokona próby aktualizacji serwera. Na czas aktualizacji serwer naleŝy wyłączyć. JeŜeli instalator wykryje, Ŝe serwer nie jest wyłączony, wyświetli instrukcje jak wyłączyć serwer. W celu przeprowadzenia bazy danych dla systemu Linux naleŝy skorzystać z pliku: D:\Install\Instalator\Interbase_linux\InterBaseSS_LI-V6.0.tar (D oznacza literę przydzieloną dla napędu CD-ROM). Po rozpakowaniu archiwum, naleŝy uruchomić skrypt instalacyjny. 22

23 Po zakończeniu instalacji przegrywamy plik D:\Install\Instalator\Interbase_linux\udf_st.so do podkatalogu UDF serwera. Więcej informacji, znajduje się w Części III Moduł Administratora. WyposaŜenie 5.5 Przygotowanie do uruchomienia systemu Kreator Przygotowanie do uruchomienia systemu umoŝliwia przeprowadzenie wszystkich czynności potrzebnych do poprawnej pracy systemu: 1. Konfiguracja stanowiska sieciowego i serwera bazy danych rozpoczyna się określeniem informacji potrzebnych do połączenia się z serwerem bazy danych: rodzaj serwera, nazwę i protokół komunikacyjny (opis w podrozdziale Konfiguracja stanowiska). Następnie naleŝy podać katalog, w którym będą przechowywane pliki bazy danych. Katalog powinien znajdować się na dysku, który przeznaczono do gromadzenia danych. Nie musi być udostępniany dla innych uŝytkowników, poniewaŝ tylko serwer musi mieć do niego dostęp. Potem powinno się określić katalog współdzielony. Znajduje się on na serwerze lub na stanowisku administracyjnym i udostępniany jest wszystkim stanowiskom roboczym. W katalogu tym przechowywane są zasoby współdzielone przez wszystkim uŝytkowników systemu: pliki licencji, ustawień okien oraz aktualizacji. 2. Rejestracja licencji rozpoczyna się od poinformowania uŝytkownika o podstawowych zasadach licencjonowania systemu. Następnie naleŝy wybrać metodę rejestracji licencji: Przy pomocy kodów rejestrujących z karty licencyjnej metoda przeznaczona dla uŝytkowników nie posiadających dyskietki licencyjnej. W celu rejestracji naleŝy wpisać kody znajdujące się na karcie licencyjnej w polu Kod rejestrujący kreatora i nacisnąć klawisz <Dalej>. Przy uŝyciu dyskietki licencyjnej w celu rejestracji naleŝy włoŝyć dyskietkę licencyjną do stacji dysków i wcisnąć klawisz <Dalej>, następnie w oknie Lokalizacja pliku licencji naleŝy wpisać A:\, gdzie A, to oznaczenie napędu dyskietek i wcisnąć klawisz <OK> Po poprawnej rejestracji licencji, wyświetlone zostanie okno z aktualnym statusem licencji. 3. Ustalenie poziomu zabezpieczeń serwer Interbase, rozprowadzany jest z domyślnym uŝytkownikiem SYSDBA. UŜytkownik ten posiada prawa administratora, a w konsekwencji pełny dostęp do zasobów serwera. Hasło uŝytkownika SYSDBA jest standardowo ustawiane na masterkey. Pozostawienie takiego stanu rzeczy moŝe doprowadzić do nieautoryzowanego dostępu do danych. Podczas instalacji moŝna wybrać dwa poziomy zabezpieczeń: niski poziom zabezpieczeń- pozostawienie aktualnego hasła administratora SYSDBA bez zmian. Odpowiedzialność za ewentualny dostęp do danych za pomocą tego hasła będzie spoczywać na uŝytkowniku. zaawansowany poziom zabezpieczeń zmiana aktualnego hasła administratora SYSDBA. UniemoŜliwia to nieautoryzowany dostęp do 23

24 STREAM soft danych poprzez konto SYSDBA. Nowe hasło zostanie udostępnione uŝytkownikowi, po pisemnym kontakcie z firmą STREAM soft Dodatkowo zakładany jest uŝytkownik SYSSTR, który jest uŝywany przez system do wykonywania wszystkich operacji na bazie danych. 4. Utworzenie systemowej bazy danych bazy przechowującej informacje dla całego systemu. Jest ona tworzona automatycznie i nie wymaga ingerencji uŝytkownika. 5. Utworzenie bazy danych firmy do poprawnej pracy wymagana jest przynajmniej jedna baza danych firmy. Przechowuje ona wszystkie informacje wspólne dla całego systemu. Do zakładania 5.6 Konfiguracja stanowiska Konfiguracja stanowiska pozwala na ustalenie parametrów stanowiska koniecznych do nawiązania połączenia z bazą danych. Stanowisko moŝe łączyć się z lokalną lub zdalną bazą danych. W przypadku lokalnej bazy danych, wymagane jest podanie katalogu bazy danych i katalogu współdzielonego, w przypadku bazy zdalnej naleŝy dodatkowo określić nazwę serwera i protokół komunikacyjny. 1. Lokalna baza danych opcja ta występuje w przypadku pracy jednostanowiskowej. Wtedy serwer jest zainstalowany na tym samym komputerze co system PCBIZNES. Nie jest wtedy wymagana obecność protokołów sieciowych. 2. Baza na zdalnym serwerze opcja ta występuje w przypadku pracy sieciowej. NaleŜy ją wybierać na zdalnych stanowiskach roboczych, jak i w przypadku, gdy system jest uruchamiany na serwerze (komputer będący serwerem jednocześnie słuŝy jako stanowisko robocze). 3. Serwer parametr zawiera nazwę komputera- serwera w sieci. W przypadku korzystania z protokołu TCP/IP nazwą moŝe być adres IP. 4. Protokół - parametr określający protokół, po którym odbywa się komunikacja pomiędzy klientem a serwerem. Zalecanym protokołem jest TCP/IP, ze względu na osiąganie największej wydajności. 5. Katalog bazy danych parametr określa katalog zawierający bazę systemową i bazy wszystkich firm. Katalog ten podajemy zawsze w nazewnictwie lokalnym dla serwera np., na stacji roboczej dysk C:\ jest zamapowany jako F:\, w pole katalog bazy danych wpisujemy C:\BazaDanych, a nie F:\BazaDanych. Katalog bazy danych na serwerze nie musi być udostępniany dla klientów w sieci, dostęp do niego posiada tylko serwer. 6. Katalog współdzielony - parametr ten określa katalog znajdujący się na serwerze lub na stanowisku administracyjnym udostępniany wszystkim stanowiskom roboczym. W nim przechowywane są zasoby współdzielone przez wszystkich uŝytkowników systemu. Przycisk <Test> słuŝy do sprawdzenia poprawności podanych parametrów. W pierwszej kolejności wykonywana jest próba odczytania pliku licencji z katalogu współdzielonego, 24

25 WyposaŜenie następnie próba nawiązania połączenia z serwerem i z bazą systemową w katalogu bazy danych. 6. Aktualizacja systemu Systemy PCBIZNES PRO są stale rozwijane wraz ze zmieniającymi się przepisami i wymaganiami uŝytkowników. Pociąga to za sobą konieczność aktualizacji systemu do nowszych wersji. Dla wygody uŝytkowników, proces aktualizacji został zautomatyzowany i moŝna go wykonać przy pomocy programu Aktualizacja. Wybiera się go z listy programów za pomocą przycisku. Aktualizację moŝna wykonać z dwóch źródeł: 1) Z Internetu odbywa się poprzez aktywne połączenie internetowe, pliki aktualizacji pobierane są z serwera FTP firmy STREAM soft. 2) Z CD-ROM-u aktualizacja z płyty CD-ROM przesłanej przez producenta. Płytę z aktualizacją naleŝy wcześniej zamówić w firmie STREAM soft. 25

26 STREAM soft Po wybraniu źródła aktualizacji, program pobiera informację o zmianach w systemie i wyświetla listę składników wymagających aktualizacji. Przy kaŝdym składniku widoczna jest wersja programu, którą posiadamy, nowa wersja dostępna w aktualizacji i rozmiar pliku, którego pobranie jest konieczne do aktualizacji danego składnika systemu. Przy niektórych składnikach dostępny jest przycisk <Zmiany>, który umoŝliwia wyświetlenie zmian powstałych w danym składniku systemu od obecnej wersji do najnowszej. Po określeniu składników następuje proces aktualizacji. Składa się on z trzech etapów: 1) Pobranie nowej wersji. 2) Zachowanie aktualnej wersji. 3) Zamiana na nową wersję. Podczas aktualizacji nowe składniki wgrywane są do katalogu współdzielonego. Natomiast właściwy proces aktualizacji (zmiana plików wykonywalnych w katalogu systemu) odbywa się automatycznie przy uruchomieniu systemu. W przypadku wersji sieciowej pozwala to na aktualizację tylko na stanowisku administracyjnym, a wszystkie stanowiska robocze automatycznie pobierają najnowsze składniki systemu z katalogu współdzielonego. Mechanizm ten opiera się na tym, Ŝe na stanowisku roboczym uŝytkownik nie uruchamia bezpośrednio programu właściwego (PcBiznes.exe), tylko program startowy (_PcBiznes.exe). Program startowy sprawdza czy w katalogu współdzielonym znajduje się nowsza wersja. JeŜeli tak to zachowując aktualną wersję z innym rozszerzeniem (PcBiznes.exeold), pobiera nową wersję, a cały proces zapisuje w pliku historii aktualizacji (_PcBiznes.log). Następnie uruchamia program właściwy PcBiznes.exe). W wyjątkowych sytuacjach wymagana jest aktualizacja samego programu od aktualizacji. Proces ten jest automatyczny. Program informuje o takiej konieczności, po czy dokonuje aktualizacji. Po aktualizacji konieczne jest powtórne uruchomienie programu. 7. Drukowanie dokumentów Opcja drukowania dokumentów, w module Gospodarki magazynowej, uruchamiana jest za pomocą: 1. Ikony Drukuj. 2. Klawisza funkcyjnego <F9>. 3. Menu podręcznego prawego klawisza myszki. Kliknięcie na ikonę Drukuj powoduje wyświetlenie zawartości menu. Zawartość ta jest róŝna dla róŝnych dokumentów, ale standardowo obejmuje wydruki definiowane i formularze definiowane. W kaŝdym oknie wydruku dokumentów znajduje się pięć przycisków: umoŝliwia uŝytkownikowi podejrzenie wydruku dokumentu. zatwierdza drukowanie dokumentu. 26

27 WyposaŜenie umoŝliwia przesłanie dokumentu na pocztę elektroniczną adresata. pozwala na ustawienie opcji wydruku dokumentu m.in.: rodzaju czcionki, wielkości czcionki, rodzaju drukarki, marginesów, itp. zamyka okno standardowego wydruku dokumentów. Przed wydrukowaniem, moŝemy wstępnie zobaczyć, w jaki sposób wydruk będzie rozplanowany na kartce. W tym celu na okienku drukującym naleŝy wcisnąć przycisk <Podgląd>. Na ekranie pojawi się kartka, na której będzie przybliŝony wygląd wydruku. Podgląd wydruku tekstowego umoŝliwia ocenienie proporcji wydruku w pionie i poziomie, jednak nie jest wiernym odwzorowaniem wyglądu czcionek. KaŜda drukarka drukując tekstowo wykorzystuje swój zestaw znaków. Podgląd ma więc tylko charakter orientacyjny. Podczas oglądania wydruku moŝemy posłuŝyć się klawiszami: klawisze strzałek przesuwają stronę zgodnie z kierunkiem strzałki, jeŝeli istnieje następna strona, to strzałki przejdą na nią; klawisz <Page Up> przechodzi na poprzednią stronę; klawisz <Page Down> przechodzi na następną stronę; klawisz <Home> przechodzi na pierwszą stronę; klawisz <End> przechodzi na ostatnią stronę; klawisz - (minus) pomniejsza skalę wydruku; klawisz + (plus) zwiększa skalę wydruku. Dostępny jest takŝe pasek narzędzi po naciśnięciu opcji z menu Pasek narzędzi: MoŜna na nim dokładnie określić skalę podglądu, oraz obejrzeć fizyczne marginesy drukarki (Ŝółta obwódka). Pod przyciskiem <Opcje> kryją się ustawienia wydruku, pogrupowane w czterech zakładkach tematycznych: 1. Podstawowe standardowe ustawienia dotyczące wyboru drukarki, wydruku stron (wszystkie, wymienione), ustawienia marginesów, itp. 27

28 STREAM soft Margines podawany jest w mm i liczony od początku obszaru drukowania, a nie od początku kartki. Chcąc sprawdzić rozmiar marginesu drukarki moŝna podczas podglądu wydruku włączyć margines drukarki. W przypadku gdy wydruk jest niepoprawny, gdyŝ na drukarce ustawiono inny papier, margines moŝe posłuŝyć do poprawnego ustalenia rozmiaru kartki. Określenie stron wydruku wszystkie czy wymienione. Strony wymieniamy po przecinku np. 1,5 - wydrukuje stronę pierwszą i piątą jeŝeli taka będzie. Podanie sekwencji 3..5 spowoduje wydrukowanie stron 3,4,5. To samo dotyczy kolumn (gdy wydruk w szerokości nie mieści się na kartce, jego prawa część zostanie przeniesiona na kolejną kartkę). Nie wpisując kolumn lub stron, program wydrukuje je wszystkie. Pytać przed kaŝdą stroną - program przed wydrukiem kaŝdej strony będzie pytał czy ją drukować i prosił o włoŝenie nowej kartki. UmoŜliwia to dwustronne drukowanie. Rodzaj wydruku moŝemy wybrać czy chcemy drukować graficznie (polecane w przypadku większości drukarek), tekstowo (zdecydowanie przyspiesza wydruk na drukarkach igłowych), do portu (wysyła dane bezpośrednio do portu w trybie tekstowym nie ma moŝliwości wydruku sieciowego), do pliku tekstowego (umoŝliwia wysłanie tekstu do pliku TXT, który następnie moŝemy oglądać w edytorze tekstu naleŝy podać katalog i nazwę na zakładce Inne ), do programu Excel (wysyłane są tylko dane zawarte w tabeli nie ma Ŝadnych dodatkowych treści umoŝliwia to ich dalszą obróbkę za pomocą tego programu. Na zakładce inne naleŝy wpisać katalog, w którym mieści się program Excel), do pliku dbf (wysyłane są dane tylko z tabeli umoŝliwia wysłanie danych do pliku DBASE). 28

29 WyposaŜenie UWAGA! Nie zaleca się ustawiania wydruków tekstowo na drukarkach atramentowych i laserowych. Drukarki te są zaprojektowane do wydruków graficznych. Ustawienie trybu tekstowego jest trudne i jakość wydruku jest gorsza. 2. Graficzny ustawienia dotyczące rodzaju wydruku (graficzny, tekstowy, do portu, do pliku PDF, do pliku TXT, do pliku GIF), czcionki, orientacji strony (pozioma, pionowa), rozmiarów tabelki. Wybór własnej czcionki naleŝy wtedy zaznaczyć, Ŝe chcemy uŝyć czcionki uŝytkownika i wybrać czcionkę. Zmiany czcionki mogą doprowadzić do nieczytelnych wydruków lub, przy duŝych czcionkach, do ucinania napisów. Wybór rozmiaru tabelki jeŝeli zmienimy czcionkę, tabelka pozostaje taka sama. Wydrukowany tekst będzie miał wtedy takie same proporcje w przypadku wydruku tekstowego i graficznego. JeŜeli jednak proponowana tabelka jest za mała w stosunku do wybranej czcionki naleŝy zaznaczyć opcję Rozmiar tabelki zaleŝny od czcionki. Wybór orientacji dotyczy to tylko wydruku graficznego. UmoŜliwia wydruk poziomo i pionowo. W przypadku, gdy wydruk nie mieści się na jednej stronie w pionie, to moŝna wydrukować go poziomo. 3. Tekstowy ustawienia dotyczą rodzaju wydruku, zagęszczenia tekstu, wyglądu tabelki drukowanej na dokumencie (prosta, pojedyncza, podwójna), typu liter (polskie, nie polskie), rodzaju papieru (rozmiar papieru, szerokość, wysokość), kodów drukarki, ilości linii. Zagęszczenie moŝliwe jest wydrukowanie tekstu w dowolnym zagęszczeniu. W przypadku, gdy wydruk jest standardowo zaprojektowany, ze zbyt małymi literami, 29

30 STREAM soft moŝemy zmienić zagęszczenie na dowolne z pięciu (10 CPI, 12 CPI, 15 CPI, 17 CPI, 20 CPI). Pierwsze zagęszczenie ma największe litery, piąte jest dwa razy mniejsze. Uwaga ustawienie to ma wpływ takŝe na wydruk graficzny. JeŜeli w wydruku graficznym zmienimy czcionkę, wydruk nadal będzie miał róŝne rozmiary czcionki obliczone na podstawie czcionki uŝytkownika. Chcąc, aby cały wydruk był w jednym rozmiarze naleŝy wybrać jedno z zagęszczeń. Rodzaj tabelki opcja dotyczy wyboru wyglądu tabelki. Tabelka prosta drukuje się najszybciej (na drukarkach igłowych). Ilość linii umoŝliwia wybór ilości linii na cal. Chcąc zmieścić więcej danych na jednej stronie naleŝy wybrać 8 linii na cal. Typ liter naleŝy dobrać doświadczalnie. W przypadku gdy drukarka nie posiada Ŝadnego standardu polskich liter moŝemy wybrać opcję Bez polskich wtedy zamiast polskich znaków wstawione są litery podstawowe np. zamiast ę wstawione zostanie e. Kody drukarki opcja słuŝy do wyboru i definiowania tekstowego sterownika do drukarki. 4. Inne ustawienia dotyczą określenia katalogów i nazw plików potrzebnych do wysyłania danych do innych miejsc niŝ drukarka, formatu pliku do wysyłki mailem (TXT, GIF, PDF), znaku oddzielającego pozycje arkusza (tabulacja, średnik, przecinek, znak I), rozszerzenia pliku do arkusza (csv plik tekstowy, w którym po kaŝdym polu występuje przecinek lub inny znak przestankowy, txt plik tekstowy, ark rozszerzenie umoŝliwiające otworzenie dokumentów w arkuszu kalkulacyjnym). 30

31 WyposaŜenie Formularze definiowane Formularze definiowane dzięki nim uŝytkownik moŝe tworzyć własne wydruki dokumentów. SłuŜy do tego moduł Raporty i formularze. UmoŜliwia tworzenie wydruków szablonowych lub zaawansowanych, bardziej rozbudowanych przez uŝytkownika. Więcej na temat Formularzy definiowanych znajduje się z rozdziale Zestawienia. Wydruki definiowane Wydruki definiowane wydruki tworzone przez uŝytkownika programu. Osoba pracująca w programie moŝe umieścić na takim wydruku np. tylko wybrane kolumny z danymi, a nie wszystkie dane, itp. 31

32 STREAM soft Aby zdefiniować kolumny na wydruk, naleŝy dwukrotnie przycisnąć lewy przycisk myszki, na wybranych polach, w kolejności, w jakiej pola te mają znaleźć się na wydruku. Trzeba równieŝ określić nazwę wydruku oraz opisy, które mają znaleźć się w górnej (Nagłówek) oraz w dolnej (Stopka) części wydruku. 32

33 WyposaŜenie Część II 1. Słowniki Obsługa oprogramowania Słowniki, to opcja, która udostępnia do edycji wszystkie słowniki w module Produkt. Część z nich, częściej modyfikowana, dostępna jest bezpośrednio przy włączeniu opcji Słowniki, np. słownik Produkty czy Spis kartotek magazynowych. Pozostałe, jak np. Magazyny, Jednostki organizacyjne zostały dodatkowo pogrupowane. ŚcieŜka dostępu: menu Słowniki 33

34 STREAM soft 1.1 Produkty Produkty, to słownik zawierający spis wszystkich produktów posiadających recepturę, czyli spis składników potrzebnych do wytworzenia finalnego produktu. Opcję uruchamiany wybierając ją z menu programu Słowniki Produkty, bądź z paska ikon, klikając na ikonę. ŚcieŜka dostępu: menu Słowniki Produkty Uruchamiając okno w trybie wyświetlania ze szczegółami, mamy dodatkowo do dyspozycji trzy zakładki: Szczegóły zawiera informacje dotyczące nazwy produktu, identyfikatora, jednostki miary, indeksu produktu. Składniki - lista składników, z jakich składa się wybrany produkt. Drzewo produktu - składniki wraz z podproduktami i zamiennikami wyświetlone w postaci drzewa. 34

35 WyposaŜenie Dodając nowy produkt program wyświetli spis kartotek magazynowych, w którym naleŝy najpierw wskazać kartotekę towarową odpowiadającą temu produktowi, a jeŝeli jeszcze jej nie ma naleŝy ją w tym miejscu zdefiniować. Po wybraniu kartoteki pojawi się okno edycyjne, w którym moŝna wprowadzać wartości. Wszystkie dane, moŝliwe do wprowadzenia, podzielone są na tematyczne zakładki. Wszystkie słowniki, powinny zostać zdefiniowane na etapie wstępnego wdroŝenia programu. Ich prawidłowe załoŝenie gwarantuje poprawność oraz szybkość korzystania z programu. Pierwsza zakładka Produkt, zawiera podstawowe dane dla kaŝdego produktu tj. Indeks (wybrany ze słownika), Identyfikator kartotekowy, Ilość, czyli określenie, na jaką ilość produktu jest zdefiniowana receptura, oraz Opis umoŝliwiający wprowadzenie istotnych informacji dotyczących wprowadzanej receptury produktu. Na zakładce drugiej - Składniki przeprowadza się edycję składników wchodzących do receptury wybranego produktu. Listę składników aktualizujemy korzystając z standardowych opcji Dodaj Popraw, Usuń, dostępnych na trzy sposoby. Poprzez wywołanie menu podręcznego stojąc na wybranej pozycji listy, wybierając myszką odpowiedni przycisk z panelu sterującego, lub za pomocą skrótu klawiszowego. 35

36 STREAM soft Dodawanie nowego składnika odbywa się przez wskazanie odpowiedniej kartoteki magazynowej ze spisu, a następnie określenie pozostałych wartości: ilości składnika potrzebnego do produktu, jednostki organizacyjnej, do której ma trafić składnik i ustawienie czy pobierać składniki półproduktu: Dodatkowo, dla kaŝdego składnika istnieje moŝliwość zdefiniowania zamienników, czyli produktów mogących zastąpić składnik, gdy nie ma go na stanie. Tabela zamienniki zawiera taki spis dla aktualnie wskazanego składnika. Edycja zamiennika odbywa się podobnie do edycji składników. Dodatkowo istnieje moŝliwość określenie kolejności, które zamienniki pobierać jako pierwsze. 36

37 WyposaŜenie Na zakładce Dodatkowe koszty, moŝna zdefiniować koszty ponoszone podczas produkcji definiowanego produktu. Koszty te są doliczane do wartości produktu na wystawianym ze zlecenia produkcyjnego dokumencie przyjęcia produktu do magazynu (dokument PWP). 1.2 Spis kartotek magazynowych Spis kartotek magazynowych to słownik, zawierający wszystkie kartoteki towarowe ze wszystkich załoŝonych w module magazynów. 37

38 STREAM soft ŚcieŜka dostępu: Słowniki Spis kartotek magazynowych Okno spisu składa się z tabelarycznej siatki danych, okna szczegółów, w które wbudowane zostały zakładki wyświetlające dodatkowe informacje o kartotece oraz z drzewa grup. Panel szczegółów oraz drzewo grup widoczne są w oknie Spis kartotek magazynowych, jeśli zostaną włączone. Aby je włączyć naleŝy skorzystać z menu prawego klawisza myszki i wybrać w nim opcję Widok. Jeśli w opcji menu głównego System Konfiguracja System uŝytkownik zaznaczy opcję Obsługa opakowań kaucjonowanych, to w Spisie kartotek magazynowych widoczna będzie ikona Opakowania. Po kliknięciu na nią wyświetla się spis wszystkich opakowań. Nową kartotekę towarową zakładamy za pomocą ikony Dodaj, znajdującej się na pasku ikon aktywnego okna Spis kartotek magazynowych lub klawisza funkcyjnego <F3>: 38

39 WyposaŜenie ŚcieŜka dostępu: Słowniki Spis kartotek magazynowych Dodaj<F3> Wszystkie dane, moŝliwe do wprowadzenia, podzielone zostały na tematyczne zakładki: 1. Podstawowe: Indeks - unikalny indeks materiałowy nadawany indywidualnie dla kaŝdego materiału w magazynie. Przyjęto za pewnik, Ŝe ten sam indeks we wszystkich magazynach oznacza ten sam towar. Indeksy te są wewnętrzną symboliką w przedsiębiorstwie. Indeks moŝe (powinien) być podzielony na grupy znaków, umoŝliwiając wyróŝnienie pewnych grup materiałów (np lub LA , LA gdzie LAlampa 003-kod dostawcy 0234-numer kolejny wyrobu dostawcy). Indeks moŝe zawierać zarówno litery jak i cyfry. Jego maksymalna długość wynosi 25 znaków. W konfiguracji programu w opcji System Konfiguracji Kartoteki magazynowe Edycja moŝna ustawić własny format indeksu lub wybrać jeden z predefiniowanych przez producenta np. dwie litery i trzy cyfry LG-032. Stały format indeksu ułatwia filtrowanie i szukanie określonych grup indeksów. Podpowiedź kolejnego indeksu w danej grupie uzyskujemy po przyciśnięciu klawisza znajdującego z prawej strony pola. Po wprowadzeniu pierwszego członu indeksu np. LG i kliknięciu na przycisk <Generuj następny indeks>, program automatycznie uzupełni indeks podpowiadając kolejny np. LG-243. Dodanie 39

40 STREAM soft indeksu do grupy np. LG z automatyczną podpowiedzią kolejnego indeksu otrzymamy równieŝ po wywołaniu dopisywania <F3> stojąc kursorem na dowolnym z indeksów dopisywanej grupy LG. UWAGA! Po nadaniu indeksu towaru nie istnieje moŝliwość jego modyfikacji (poprawy) z wyjątkiem osób uprawnionych. Identyfikator krótka nazwa identyfikująca materiał, zawierająca maksymalnie 35 znaków. Nazwa ta moŝe się powtarzać i uŝywana jest wyłącznie do wyszukiwania na magazynie interesującego nas towaru. Na fakturze drukowana jest nazwa pełna towaru. Sposób tworzenia nazw skróconych powinien być dobrze przemyślany, tak by na 35 znakach precyzyjnie określić towar. Na przykład, jeśli na magazynie znajduje się duŝo towaru o tym samym przeznaczeniu, lecz o róŝnych nazwach, to warto wpisać skrócony opis przeznaczenia pozostawiając więcej miejsca na nazwę. Przykładowo: dla grupy proszków do prania, moŝna wpisać jako nazwę skróconą "PR. POLLENA 2000" i "PP. BRYZA" itp. Nazwa - pełna nazwa opisująca dokładnie materiał. MoŜe składać się z wielu linii, lecz nie więcej niŝ 360 znaków. NaleŜy unikać wprowadzania w jednej linii nazwy ilości znaków przekraczającej szerokość pola edycyjnego. KaŜda linia nazwy powinna być zakończona klawiszem <Enter>. Na fakturze standardowo drukowane są dwie pierwsze linie. Ilość drukowanych na dokumentach linii nazwy moŝna zmieniać w opcji Słowniki Definicje dokumentów, w zakładce Formularze przyciskamy ikonę Dodaj (jeśli wprowadzamy nowy dokument) lub Popraw (jeśli edytujemy dokument juŝ wprowadzony). Wyświetli się okno Formularz standardowy, w którym naleŝy wybrać zakładkę Podstawowe, a w niej pole Sposób druku nazwy: Stawka VAT - % VAT obowiązujący dla zakupów i sprzedaŝy. Jednostka miary - kod jednostki miary (np. szt., kg, m itp.), maksymalnie do 5 znaków. Dane wprowadzane do tego pola mogą być pobrane ze słownika. Dodanie nowej moŝliwe jest wyłącznie w opcji Słowniki Słowniki dla kartotek Jednostki miary. Cło - pole określające stawkę procentową obowiązującego dla towaru cła. Wartość tego pola wykorzystywana jest do obliczania ceny zakupu towaru importowanego, podczas wprowadzania zakupu z importu. SWW Systematyczny Wykaz Wyrobów, klasyfikacja ta słuŝy przyporządkowaniu towarów do odpowiedniej stawki VAT. PKWiU Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług, klasyfikacja ta słuŝy przyporządkowaniu towarów do odpowiedniej stawki VAT. EAN - dla identyfikacji towaru za pomocą czytnika kodów kreskowych, pole to powinno zawierać znajdujący się na opakowaniu kod EAN, spełniający reguły dla kodu EAN13 lub EAN8. Program umoŝliwia przydzielenie do jednej kartoteki towarowej kilku kodów EAN w postaci listy. Lista kodów EAN dla kartoteki jest bardzo przydatna w przypadku sprzedaŝy wg kodów EAN. Często występuje sytuacja, gdy nie interesuje nas kontrola 40

41 WyposaŜenie ilości poszczególnych asortymentów wybranego towaru od jednego producenta, np. jogurty owocowe tego samego typu o róŝnych smakach. MoŜna wtedy załoŝyć listę kodów EAN dla jogurtów o róŝnych smakach i przypisać je do jednej kartoteki kontrolującej sumę ilości wszystkich jogurtów owocowych. Pole to dostępne jest na zakładce tylko w przypadku ustawienia w Konfiguracja Ustawienia Kartoteki magazynowe kody EAN pola Sposób edycji kodów EAN. Jeśli to samo pole w konfiguracji ustawimy na: Lista kodów EAN dla jednej kartoteki, to listę uzupełniamy na wyświetlonej w tym przypadku zakładce Kody EAN. Dodaj do magazynu(ów) zaznaczenie tej opcji umoŝliwi dodanie kartoteki do danego magazynu lub magazynów. Następnie naleŝy kliknąć przycisk <Zapisz>, program połączy uŝytkownika z oknem Magazyny i moŝliwe będzie wybranie jednego lub zaznaczenie kilku magazynów, w których ma się znaleźć dana kartoteka. Opcja ta jest aktywna tylko podczas wprowadzania nowej kartoteki do systemu. Gdy chcemy edytować wprowadzoną wcześniej kartotekę, to opcji tej juŝ nie widać. 2. Ceny - na tej zakładce znajdują się informacje dotyczące ceny zakupu, ceny ewidencyjnej oraz cen sprzedaŝy. 41

42 STREAM soft W górnym segmencie zakładki program wyświetla informacje dotyczące ostatniej ceny zakupu towaru oraz ostatniej daty zakupu. W przypadku magazynu rozliczanego w cenach ewidencyjnych, dodatkowo dochodzi informacja o cenie ewidencyjnej towaru. PoniŜej pokazana została tabela zawierająca spis zdefiniowanych cen sprzedaŝy: Informacje wyświetlane w tym oknie zaleŝą od ustawień wprowadzonych w opcji Słowniki Słowniki dla kartotek Definicje cen. Opcja Definicje cen umoŝliwia zdefiniowanie ilości cen oraz parametrów określających ceny sprzedaŝy dla wszystkich towarów. Definiowanie cen sprzedaŝy powinno zostać wykonane na etapie wstępnego wdroŝenia programu. Pod tabelą zawierającą spis cen sprzedaŝy znajdują się przełączniki umoŝliwiające zmianę informacji o marŝy i narzucie: Wybranie opcji MarŜa/Narzut włącza wyświetlanie kolumn z informacją o marŝy i narzucie dla wprowadzonych cen sprzedaŝy w stosunku do ostatniej ceny zakupu towaru. MarŜa obliczana jest ze wzoru: Narzut obliczany jest ze wzoru: Gdzie : Cz cena zakupu, Cs cena sprzedaŝy 100 *( Cs Cz) Cs 100 *( Cs Cz) Cz Zmianę ceny i jej parametrów uzyskujemy poprzez przyciśnięcie przycisku Popraw lub klawisza <F5>. 42

43 WyposaŜenie Górna, informacyjna część okna edycyjnego, pokazuje między innymi walutę edytowanej ceny oraz ostatnią cenę zakupu. Ostatnia cena zakupu moŝe słuŝyć do wyliczania cen sprzedaŝy. Jeśli w opcji Definicje cen określono, Ŝe dominująca w cenie jest wartość netto, to kursor w oknie edycyjnym ustawiony jest w polu Netto, a w polu Brutto, jeśli określono, Ŝe dominująca w cenie jest wartość brutto. Zmiana ceny moŝe nastąpić poprzez bezpośrednie, ręczne wprowadzenie jej wartości, lub obliczenie jej na podstawie marŝy lub narzutu, w odniesieniu do ostatniej ceny zakupu. W tym celu naleŝy przejść do pola MarŜa lub Narzut i wprowadzić Ŝądaną wartość procentową. Cena sprzedaŝy obliczana z marŝy: Cena sprzedaŝy obliczana z narzutu: Cs = Cs = 100 *Cz marŝa % Cz * (100 + narzut%) 100 Gdzie: Cz cena zakupu, Cs cena sprzedaŝy Pole Podstawa wyliczania słuŝy do ustalenia sposobu wprowadzania ceny sprzedaŝy. Wartość tego pola decyduje o tym, w jakim polu pojawi się kursor po wejściu w edycję cen. Wprowadzone zmiany zatwierdzamy przyciskiem <Zapisz> lub z nich rezygnujemy za pomocą <Anuluj> lub <Esc>. 3. Grupy - grupy słuŝą do łączenia wybranych towarów w zbiory ułatwiając ich wyszukiwanie i filtrowanie, mają strukturę drzewiastą. Ilość moŝliwych do zdefiniowania w systemie grup nie jest ograniczona. KaŜda kartoteka moŝe zostać przypisana do wielu róŝnych grup 43

44 STREAM soft towarowych. Grupy są przydatne przy definiowaniu umów, promocji, zestawień i podsumowań np. informacje o sprzedaŝy wartościowej towarów z wybranej grupy. JuŜ na etapie wstępnego wdroŝenia naleŝy dobrze sporządzić definicje grup towarowych, zwiększy to w znacznym stopniu moŝliwość uzyskiwania interesujących nas informacji oraz ułatwi wystawianie dokumentów. Po zainstalowaniu programu istnieją dwie grupy zdefiniowane przez producenta: Asortyment i Producent. Z powodów omówionych wcześniej, zalecane jest ich prowadzenie oraz przydzielenie do nich kartotek magazynowych. Nowe pozycje do grup moŝna wprowadzać w opcji Słowniki Słowniki systemowe Grupy kartotekowe lub bezpośrednio na tej zakładce po wywołaniu słownika grupy przyciskiem lub klawiszem funkcyjnym <F6>. Przydzielenie kartoteki do grupy moŝemy usunąć klikając na przycisk i wybierając z jego menu opcję Delete. 4. Opakowania w zakładce moŝna wprowadzić rodzaje opakowań obowiązujących dla danej kartoteki: Zbiorcze nie generują Ŝadnych opłat i nie trzeba się z nich rozliczać; Kaucjonowane opakowania, z których naleŝy się rozliczać za pomocą kaucji, np. butelki, transportery; Domyślne podpowiadane jako główne opakowanie dla towaru. Generuje się, gdy na kartotece wybór opakowania ustawiony jest na automatyczny. Opakowaniem domyślnym moŝe być opakowanie zbiorcze lub kaucjonowane. 5. Cechy - cechy to dodatkowe wartości określające kartotekę np. waga, objętość. Dane te mogą słuŝyć np. do określenia wagi wszystkich towarów na fakturze lub do określenia wagi wszystkich towarów danej grupy na magazynie. 6. Kody EAN zakładka ta jest widoczna wtedy, gdy w Konfiguracji systemu ustawimy dla sposobu edycji kodów EAN, parametr Lista kodów EAN dla jednej kartoteki. 7. Opisy - dla kartoteki uŝytkownik systemu, moŝe zdefiniować dowolną ilość opisów. Typy opisów zakładane są w słowniku dla kartotek. Dla kartoteki moŝna zdefiniować tylko jeden opis dla jednego typu. 8. Uwagi - uwagi i ostrzeŝenia to notatniki umoŝliwiające wprowadzenie istotnych informacji o kartotece towarowej. Uwagi moŝna przeglądać na Ŝyczenie, natomiast ostrzeŝenia wyświetlane będą automatycznie przy pobraniu towaru na dokument. 9. Zdjęcie - na tej zakładce moŝna przypisać do kartoteki obraz w formacie pliku JPG. W bazie zapisywany jest obraz w pełnej rozdzielczości i taki moŝna oglądać na zakładce Zdjęcie w spisie kartotek magazynowych. 44

45 WyposaŜenie 10. Inne - słuŝy do ustawienia innych parametrów związanych z kartoteką. np: Sposób obsługi numerów seryjnych, miejsc składowania, terminów waŝności i numerów dostaw: 45

46 STREAM soft o Nie brak moŝliwości podania numerów seryjnych, miejsc składowania i numerów dostaw na dokumentach przychodu i rozchodu, o Wymuś sposób wymuszający podanie takiej ilości numerów seryjnych, miejsc składowania i numerów dostaw na dokumencie, jak ilość przychodu lub rozchodu, o Na Ŝyczenie - sposób nie wymuszający podania takiej ilości numerów seryjnych, miejsc składowania i numerów dostaw na dokumencie, jak ilość przychodu lub rozchodu. Zerowa stawka VAT dla wybranych kontrahentów - zaznaczenie tego pola umoŝliwia sprzedaŝ towaru ze stawką 0%VAT dla kontrahenta, który posiada znacznik w polu 0%VAT dla wybranych towarów. Przykładem takiego kontrahenta moŝe być StraŜ PoŜarna, której przysługuje zerowa stawka VAT na wybrane towary. Ile dni od daty załoŝenia kartoteka jest nowością uŝytkownik określa, przez jaki okres czasu wprowadzona do systemu kartoteka będzie miała status Nowość. MoŜna ją wtedy wyróŝnić spośród innych kartotek za pomocą koloru opisane w rozdziale Konfiguracja, ustawienia Próg zmiany podstawy wyliczania cen związany jest z opcją dotyczącą podstawy zmiany cen. Cena będzie róŝna (większa lub mniejsza) o podaną, procentową wartość progu. Zalecana krotność ilości (0-wyłączona) uŝytkownik systemu w ramach tej opcji określa, w jakich ilościach powinien być sprzedawany dany towar, np. szklanki moŝna sprzedawać w kartoniku po 6 sztuk. Aktywny kartoteki pozbawione znacznika w tym polu nie będą dostępne podczas wystawiania dokumentów. MoŜna je wtedy edytować podczas przeglądania spisu kartotek w opcjach: Magazyn Stany magazynowe i Słowniki Spis kartotek magazynowych. Blokada przychodów moŝna zablokować przychód danej kartoteki. Opcją tą posługujemy się w momencie, gdy np. mamy dany towar w nadmiarze, lub gdy nie sprzedaje się zbyt dobrze. Blokada rozchodów moŝna zablokować rozchód danej kartoteki. Powodem mogą być zrobione na towar rezerwacje lub przeznaczenie go np. na gratisy. Jednostki zastępcze jednostki zastępcze definiowane są dla podstawowej jednostki miary. Z tym parametrem jest związanych kilka opcji: o o o Przelicz wg jednostki zastępczej umoŝliwia wyliczenie ilości w jednostce podstawowej poprzez podanie ilości w wybranej jednostce zastępczej. Opcja ta jest dostępna w polu Ilość w oknie technologii i meldunków zwrotnych (moduł Zarządzanie produkcją) oraz podczas edycji pozycji dokumentu; Na okienku edycyjnym kartotek magazynowych wyświetlany jest stan na wszystkich magazynach - w jednostce zastępczej; W oknie Stany magazynowe wyświetlany jest stan magazynu w jednostce zastępczej. Aby stany magazynowe były wyświetlane w jednostce zastępczej, 46

47 WyposaŜenie naleŝy w oknie definiowania jednostki zaznaczyć parametr Licz stan magazynowy. Opcja posiada własne menu z narzędziami Dodaj<F3>, Popraw<F5>, Usuń<F8>. Nową jednostkę zastępczą definiujemy za pomocą opcji dodawania: Jeśli uŝytkownik zaznaczy opcję Licz stan magazynowy, to stany magazynowe zostaną przeliczone dla jednostki zastępczej. 11. Stany - w segmencie Zapas moŝna wprowadzić dane dotyczące wymaganego zapasu minimalnego oraz zapasu maksymalnego. Pola te, umoŝliwiają filtrowanie oraz wykorzystywane są podczas generowania zamówienia do dostawców. 47

48 STREAM soft W segmencie Stany, moŝna analizować zapas towaru na wybranym magazynie oraz na pozostałych magazynach. Towary posiadają stan aktualny, wynikający z dostaw i rozchodów oraz stan dyspozycyjny, stan przewidywany, stan zablokowany i stan do rozdysponowania. Wszystkie kartoteki towarowe załoŝone na wszystkich magazynach przeglądać moŝna w opcji Słowniki Spis kartotek magazynowych. Słownik zawiera spis wszystkich kartotek załoŝonych w module Gospodarki magazynowej z informacją o aktualnym stanie na wszystkich magazynach: Zapas min. najniŝszy poziom zapasu, którego wielkość deklaruje uŝytkownik Określany w dwóch wariantach: naliczony (określony z góry) i rzeczywisty (faktycznie występujący w magazynie); Zapas maks. najwyŝszy poziom zapasu, którego wielkość deklaruje uŝytkownik. Określany w dwóch wariantach: naliczony (określony z góry) i rzeczywisty (faktycznie występujący w magazynie); Stan aktualny stan towarów wynikający z dostaw i rozchodów; Stan dyspozycyjny stan aktualny pomniejszony o wprowadzone do programu zamówienia zewnętrzne i wewnętrzne: Stan zablokowany - stan z dokumentów niezaakceptowanych, nie moŝna go rozchodować; Stan z produkcji jest to ilość planowana do realizacji w produkcji, wynika ona ze zleceń produkcyjnych mających status: rozpoczęte, planowane, w przygotowaniu. Stan ten jest pomniejszany o ilość juŝ wyprodukowaną, czyli zmienia się w momencie, kiedy zostają zrealizowane poszczególne zlecenia produkcyjne. Stan przewidywany - jest to stan dyspozycyjny powiększony o będące w realizacji zamówienia do dostawców, zapotrzebowania wewnętrzne i stan zablokowany: 48