STERAM soft. Wersja

Transkrypt

1 Moduł Środki trwałe

2 STERAM soft Wersja

3 Środki trwałe Spis treści Słowo wstępne 6 Część I Charakterystyka modułu Środki trwałe 7 1. Przeznaczenie modułu 7 2. Budowa modułu 8 3. Obsługa okien Konfiguracja, ustawienia Procedury instalacyjne modułu Instalacja wersji demonstracyjnej Instalacja wersji jednostanowiskowej Instalacja wersji sieciowej Instalacja bazy danych Przygotowanie do uruchomienia systemu Konfiguracja stanowiska Wgrywanie nowego pliku licencji PCBIZNES PRO/PRESTIś Aktualizacja systemu Drukowanie dokumentów Kolejność czynności podczas wdraŝania 39 Część II Obsługa oprogramowania Słowniki Definicje dokumentów Klasyfikacja środków trwałych Jednostki organizacyjne Kontrahenci Pracownicy Grupy środków trwałych. Rodzaje grup Cechy środków trwałych Formularze kodów paskowych Środki trwałe Bilans otwarcia rozpoczęcie eksploatacji Bilans otwarcia lata kolejne Rodzaj ewidencji Ewidencja Okno przeglądania danych Wydruk ewidencji środków trwałych Dokumenty obrotu Przyjęcie środka trwałego 76 3

4 STERAM soft Ulepszenie środka trwałego Zmiana miejsca uŝytkowania Likwidacja środka trwałego Częściowa likwidacja Korekty umorzenia Inwentaryzacja Okresy Otwieranie i zamykanie miesięcy Otwieranie i zamykanie lat Zestawienia Wartość umorzenia i amortyzacja wg KŚT Tabela amortyzacyjna Amortyzacja na uŝytkownika Według miejsca uŝytkowania Plan amortyzacji Prognoza amortyzacji Arkusz spisu z natury Przyjęcie odpowiedzialności materialnej Przyjęcie odpowiedzialności materialnej kontrahenta Karta ewidencyjna Podsumowanie dokumentów obrotu Ewidencja środków trwałych na dany dzień Zestawienia definiowane Zestawienia proceduralne 92 Część III Moduł Administratora Informacje wstępne Słowniki Firmy Grupy uŝytkowników UŜytkownicy Stanowiska Reguły haseł Administracja Archiwizacja Dearchiwizacja Reorganizacja bazy danych Sprawdzanie spójności bazy danych Uruchamianie skryptu Grupowe operacje na bazach danych Parametry bazy danych Statystyki bazy danych Konfiguracja połączenia z serwerem Parametry serwera Log serwera Operacje na licencji 114 4

5 Środki trwałe 4. Rejestry Blokady Rejestr logowania Rejestr operacji System Konfiguracja systemu Konfiguracja rejestru operacji Czyszczenie rejestru operacji Kasowanie dokumentów z urządzeń zewnętrznych 120 Zakończenie 121 5

6 STERAM soft Słowo wstępne Przedsiębiorstwa i organizacje XXI wieku, starając się dostosować do zmiennego otoczenia rynkowego, poszukują nieustannie odpowiednich narzędzi, które pomogłyby im zwiększać elastyczność, doświadczenie i profesjonalizm działania. Równocześnie oczekują, Ŝe będą one spełniały ich konkretne wymagania i podkreślały zarazem specyfikę funkcjonowania - wyróŝniającą spośród wielu uczestników rynku. Tego typu narzędzia, w oparciu o nowoczesne technologie, tworzy firma STREAM soft, producent oprogramowania z serii PCBIZNES wspomagającego zarządzanie i kierowanie przedsiębiorstwami niezaleŝnie od ich wielkości i profilu prowadzonej działalności. Systemy firmy STREAM soft przeszły ponad 15-letnią drogę rozwoju, przez co stały się: maksymalnie elastyczne, logiczne i ergonomiczne, łatwe w obsłudze, dostosowane do wymagań klienta juŝ na etapie ich wdroŝenia. Główne produkty firmy stanowią: Pakiet PCBIZNES adresowany do grupy odbiorców pracujących w środowisku Windows i rozliczających się za pomocą księgi przychodów i rozchodów lub ryczałtu ewidencjonowanego. Jest to spójna i kompletna oferta dla mniejszych firm handlowych, usługowych, produkcyjnych oraz biur rachunkowych. PCBIZNES PRO zintegrowany, modułowy system przeznaczony dla firm rozliczających się na zasadach pełnej księgowości. Moduły systemu wyposaŝone są w opcje, pozwalające na kompleksowe zarządzanie róŝnymi szczeblami przedsiębiorstwa. Ergonomiczne i łatwe w obsłudze, profesjonalnie rozwiązują złoŝone problemy uŝytkowników. PCBIZNES PRESTIś wielomodułowy system klasy ERP, zalecany dynamicznie rozwijającym się firmom, poszukującym bardziej zaawansowanych rozwiązań. UmoŜliwia optymalne wykorzystanie zasobów oraz pełną kontrolę procesów biznesowych. Tworzy uporządkowany i przejrzysty obraz całego przedsiębiorstwa, automatyzuje pracę i usprawnia przepływ informacji. Specjaliści z dziedziny informatyki, ekonomii, prawa gospodarczego i rachunkowości pracują nad tym, aby produkty STREAM soft były nowoczesne, dostosowane do zmieniających się przepisów prawnych i rosnących wymagań klienta. 6

7 Środki trwałe Część I Charakterystyka modułu Środki trwałe 1. Przeznaczenie modułu Moduł Środki trwałe ułatwia ewidencjonowanie, aktualizację, inwentaryzację i amortyzację majątku trwałego oraz wartości niematerialnych i prawnych. Pozwala na ujęcie amortyzacji w aspekcie bilansowym i podatkowym. Program pracuje pod kontrolą systemu operacyjnego Windows 98/ME/NT/2000/XP, z zachowaniem standardów obowiązujących w tym środowisku. Na podstawie wprowadzonych informacji o składnikach majątku program oblicza odpisy amortyzacyjne oraz tworzy plan amortyzacyjny na aktualny rok oraz plany na lata następne, co między innymi umoŝliwia wybór korzystniejszej metody amortyzacyjnej. Ewidencja zdarzeń odbywa się w oparciu o dokumenty przyjęcia, likwidacji, zmiany uŝytkownika, ulepszenia, zmniejszenia, przeszacowania. Pozwala to na zapamiętanie oraz prezentację kompletnej historii majątku firmy. W celu filtrowania oraz definiowania róŝnorodnych zestawień uŝytkownik dysponuje mechanizmem definiowanych grup. Mechanizm grup oparty jest o wielopoziomową drzewiastą strukturę dowolnie rozbudowywaną przez uŝytkownika. Jeden środek trwały naleŝeć moŝe do wielu niezaleŝnych grup. Dodatkowym uzupełnieniem moŝliwości definiowania jest mechanizm cech. Zapewnia on uŝytkownikowi moŝliwość tworzenia własnych parametrów charakterystycznych dla określonych typów środków trwałych np., data następnego przeglądu dla samochodów lub numer atestu dla maszyn itp. Rozwiązanie to jest bardzo uniwersalne i posiada szeroki zakres funkcjonalności, zaspokajający potrzeby informacyjne kadry zarządzającej. System generuje wydruki tabeli amortyzacyjnej, planu amortyzacji, ewidencji oraz zestawień zgodne z wymaganiami ustawy o rachunkowości. Wykorzystując moduł Raportów i formularzy, program umoŝliwia tworzenie własnych zestawień bazujących na danych majątku trwałego oraz jego historii. Moduł jest w pełni zintegrowany z modułem Finanse i księgowość umoŝliwiając kompletną dekretację obliczanych odpisów oraz dokumentów obrotu majątkiem. W oparciu o moduł Raportów i formularzy, moŝliwy jest wydruk etykiet z kodem kreskowym ułatwiających inwentaryzację. Moduł Środki trwałe moŝe pracować zarówno na pojedynczym stanowisku jak i w sieci komputerowej. Dzięki moŝliwości pracy w sieci jest dobrą propozycją dla firm posiadających nawet kilkadziesiąt stanowisk komputerowych. MoŜliwa jest rozbudowa z instalacji wykonanej 7

8 STERAM soft na jednym komputerze do wielostanowiskowej instalacji sieciowej, z wykorzystaniem wydajnych serwerów. UŜyta technologia pozwala na zainstalowanie serwera bazy danych na platformach Windows i Linux. Podstawowe moŝliwości modułu: prowadzenie ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, rejestracja oraz prezentacja kompletnej historii środka trwałego, wybór stawki amortyzacji zgodnie z klasyfikacją lub wprowadzenie dowolnej stawki, generowanie odpisów amortyzacyjnych z uwzględnieniem metod amortyzacji: liniowej, degresywnej, jednorazowej, uwzględnienie szczególnych przypadków amortyzacji, takich jak: amortyzacja sezonowa, ulgi inwestycyjne, ujęcie amortyzacji w układzie bilansowym i podatkowym. ograniczenie wartości środka trwałego dla której amortyzacja stanowi koszt uzyskania. tworzenie planu amortyzacji środka trwałego, wydruki tabeli amortyzacyjnej, planu amortyzacji, ewidencji oraz zestawień zgodne z wymaganiami ustawy o rachunkowości, księgowanie odpisów amortyzacyjnych oraz dokumentów obrotu do modułu Finanse i Księgowość, otwarcie i zamknięcie roku obrachunkowego w dowolnym miesiącu kalendarzowym. 2. Budowa modułu Ogólna budowa modułu jest identyczna jak budowa pozostałych modułów składających się na system PCBIZNES PRO i PRESTIś: menu programu (główne), pasek (panel) ikon programu, obszar roboczy, pasek statusu programu, okno aktywne 8

9 Środki trwałe NaleŜy tu podkreślić, Ŝe opcje menu głównego kaŝdego modułu moŝna podzielić na stałe, czyli te, które w kaŝdym z nich są takie same oraz zmienne - charakterystyczne dla natury danego modułu. Stałe to zawsze moduł, słowniki, zestawienia, operacje, system, okno i pomoc. Z tym, Ŝe opcja moduł nie będzie widoczna (aktywna), jeśli uŝytkownik zakupił lub przydzielono mu licencję na jeden moduł. Menu programu (główne) w module Środki trwałe stanowią: Moduł - pozwala w dowolnej chwili, za pomocą opcji Zmiana modułu, na przełączanie się między modułami. Opcja moduł nie będzie widoczna (aktywna), jeśli uŝytkownik zakupił lub przydzielono mu licencję na jeden moduł. Środki trwałe menu to zawiera opcję, które umoŝliwiają ewidencjonowanie środków trwałych, wprowadzenie bilansów otwarcia, przeprowadzenie inwentaryzacji, wprowadzenie dokumentów związanych z przyjęciem środka trwałego, zmianą, likwidacją, ulepszeniem, itp. Słowniki - definiuje się w nich operatorów systemu oraz wprowadza wszystkie potrzebne, do pracy z programem, dane firmy. Ich prawidłowe załoŝenie gwarantuje poprawność korzystania z programu i znacznie automatyzuje pracę. Zestawienia - moŝliwe jest wykonywanie róŝnego rodzaju zestawień. Operacje pozwala na otwiera i zamykanie miesięcy i lat księgowych. System - daje uŝytkownikowi moŝliwość dokonywania zmian m.in., w wyglądzie programu, w ustawieniach. 9

10 STERAM soft Okno - uŝytkownik moŝe włączać/wyłączać pasek ikon, ustawiać na pasku te ikony, które chciałby mieć zawsze widoczne i łatwo dostępne. Pozwala na przełączanie w oknie roboczym okien aktywnych. Pomoc - niezbędna w zdobywaniu wiedzy o systemie i sprawności poruszania się w nim. Pasek ikon programu znajduje się pod menu programu i zawiera przyciski z najczęściej uŝywanymi funkcjami. O tym jakie przyciski będą na pasku moŝe zdecydować sam uŝytkownik. Aby je dodać lub usunąć naleŝy kliknąć Okno/Ustaw ikony. Za pomocą tej opcji moŝna równieŝ całkowicie wyłączyć pasek ikon lub włączyć go ponownie. Obszar roboczy - jest to szara przestrzeń pomiędzy paskiem ikon a paskiem stanu, w którym pojawiają się aktywne okna programu. Pasek statusu programu - znajduje się na dole okna programu. Zawiera wybrane informacje. Patrząc od lewej strony paska mamy: nazwę firmy, w której aktualnie pracuje uŝytkownik, nazwisko i imię zalogowanego operatora, wersję programu i numer licencji. Okno aktywne (aktualnie otwarte) jest to okno, w którym uŝytkownik będzie pracował. Wyświetla się w obszarze roboczym. Podświetlone jest niebieskim paskiem. Pasek ikon aktywnego okna zawiera ikony wyświetlające się przy uruchomieniu okna, w którym zamierzamy aktualnie pracować. NajeŜdŜając kursorem myszki na kaŝdą z nich, wyświetla się informacja, do czego słuŝy i jaki jest skrót klawiszowy, jeśli go posiada. Siatka danych zawartość aktywnego okna wyświetlająca się w układzie tabelarycznym. 3. Obsługa okien W module Zarządzanie kontaktami istnieją cztery sposoby wywoływania poszczególnych opcji w oknach do przeglądania danych i w niektórych oknach edycyjnych: 1. Poprzez kliknięcie myszką na odpowiedniej ikonie lub przycisku. 2. Poprzez wybranie opcji z menu programu. 3. Poprzez wybranie opcji z menu kontekstowego (podręcznego) prawego klawisza myszki. 4. Poprzez skrót klawiszowy W systemie okna moŝna wyświetlać w róŝnym układzie. UŜytkownik sam decyduje, które ustawienie będzie mu najbardziej odpowiadało. Zarządzanie oknami moŝliwe jest poprzez opcję Widok, którą udostępniamy klikając prawym klawiszem myszki w siatce danych aktywnego okna lub lewym klawiszem, za opcją menu głównego Pomoc (UWAGA! Nie jest to regułą dla wszystkich okien): 10

11 Środki trwałe UWAGA! ŚcieŜka dostępu: Moduł Środki trwałe Słowniki Kontrahenci Prawy klawisz myszki (inaczej menu kontekstowe), uŝyty w róŝnych częściach okna, nie zawsze wyświetli takie same opcje jak prezentowane powyŝej. Opcja Widok ma wbudowane własne menu: Znacznik ٧ włącza /wyłącza funkcję, np., Pasek ikon jest włączony. Znacznik - - informuje nas, Ŝe moŝna wybrać jedną opcję z kilku dostępnych. Jeśli szczegóły będą u dołu, to nie mogą być jednocześnie teŝ z prawej strony. Zaznaczając Kolumny w tabeli lub Kolumny w Szczegółach wyświetli się okno: 11

12 STERAM soft RóŜnica między tymi opcjami, polega na tym, Ŝe klikając na Kolumny w tabeli dołoŝymy wybraną kolumnę do tej części okna, w której wyświetla nam się zawartość w postaci siatki danych, a wybierając Kolumny w Szczegółach zmienimy kolumny w części okna, w której wyświetlają się szczegóły. Wybierz pola moŝna wywołać równieŝ bezpośrednio za pomocą przycisku umieszczonego na pasku ikon aktywnego okna. UWAGA! Opcja Kolumny w tabeli posiada ograniczenie, które uniemoŝliwia wybór więcej niŝ 100 kolumn. Ponadto, uniemoŝliwiono w systemie przerzucenie kolumn wymaganych (takich, które myszą być wyświetlane) z kolumn wybranych z powrotem do kolumn dostępnych. Dodatkowo uŝytkownik moŝe zobaczyć ilość kolumn wybranych (w wyświetlanym przypadku jest ich 12). 12

13 Środki trwałe Przykład: W oknie Kontrahenci lista szczegółów moŝe być wyświetlana z prawej strony: lub w takim, w którym są wyświetlane zarówno Szczegóły, Drzewo grup, jak i Kontrahenci. Zarządzać oknami moŝna takŝe poprzez opcję menu programu Okno, za pomocą takich funkcji jak: Sąsiadująco otwartych jest równocześnie kilka okien w układzie poziomym: 13

14 STERAM soft Pomimo, Ŝe otwartych moŝe być kilka okien, aktywne jest tylko jedno podświetlone niebieskim paskiem. Przełączamy się między nimi, klikając myszką na Ŝądanym oknie. Kaskada układ okien prezentowany na poniŝszym rysunku: 14

15 Środki trwałe Poprzednie, następne pozwalają na przełączanie się między otwartymi oknami. Chwytając kursorem myszki na obramowania okien skalowalnych, dowolnie je zwęŝamy lub rozciągamy. Podobnie jest z obramowaniem kolumn w siatce danych. NajeŜdŜając kursorem myszki na linie graniczne kolumn, wyświetla się znacznik rozdzielacza kolumn Klikając na niego moŝna rozciągać kolumnę na dowolną długość. Pozwala to uzyskać pełną czytelność danych. Przytrzymując kursor myszki w nagłówkach wybranych kolumn siatki danych moŝna zmieniać kolejność ich ustawienia, przesuwać jedne przed drugie. W aktywnym oknie, uŝytkownik wypełnia niektóre pola poprzez ręczne wpisanie danych, a inne poprzez wprowadzenie danych ze zdefiniowanego wcześniej słownika. Połączenie ze słownikiem moŝliwe jest za pomocą specjalnego przycisku. UmoŜliwia on realizowanie jednej lub kilku funkcji, np. funkcja wyboru ze słownika, czyszczenia pola (usuwania danych), pokazywania zawartości, zapisywania dokumentu, itp. Kliknięcie myszką na przycisk spowoduje rozwinięcie menu dostępnego pod nim. MoŜe się ono składać z dwóch lub więcej opcji. <F6>, <F2>, <F7> i <Del> to skróty, które pozwalają wywołać daną opcję przy uŝyciu klawiatury. W systemie dostępna jest opcja, która umoŝliwia skopiowanie pojedynczego, zaznaczonych lub wszystkich wierszy, wraz z opisem kolumn oraz przeniesienie danych do wybranego programu, np. do arkusza kalkulacyjnego lub do edytora tekstu, z zachowaniem układu kolumn. Opcja ta jest dostępna poprzez kombinację klawiszy <Ctrl+C>: 15

16 STERAM soft Po przeniesieniu do arkusza kalkulacyjnego, skopiowane dane wyglądają tak jak na poniŝszym oknie: W pasku statusu okna, z prawej strony, w dolnej części, znajduje się ikona. Po kliknięciu na nią lub skorzystaniu z kombinacji klawiszy <Ctrl+Alt+W>, pojawi się menu z moŝliwością wybrania okna, spośród aktualnie włączonych okien w systemie: W menu głównym Okno, dostępna jest opcja Panel listy okien widoczny. Jeśli opcja ta jest zaznaczona, to w dolnej części okna programu, wyświetla się panel z zakładkami, pokazujący aktualnie włączone okna w systemie. Po kliknięciu na wybrane zakładki, moŝna się łatwo przełączać pomiędzy oknami: 16

17 Środki trwałe Poszczególne opcje programu moŝna uruchamiać (w zaleŝności od upodobań uŝytkownika) na kilka sposobów: UWAGA! Zrzuty ekranów, do punktów 1-3, pochodzą z modułu Produkt, ale zasada jest taka sama we wszystkich modułach. 1. Za pomocą menu programu. 2. Za pomocą menu prawego klawisza myszki (menu podręczne, kontekstowe). 3. Poprzez ikony znajdujące się na paskach iko. 4. Przy uŝyciu klawiszy funkcyjnych od <F1> do <F10> lub kombinacji klawiszy, np. <Ctrl+K>. We wszystkich modułach systemu PCBIZNES PRO i PRESTIś, poszczególne opcje uruchamia się korzystając z wymienionych wyŝej sposobów. 4. Konfiguracja, ustawienia UŜytkownik moŝe dokonywać zmiany ustawień w systemie. SłuŜy do tego opcja menu głównego System Konfiguracja: 17

18 STERAM soft ŚcieŜka dostępu: System Konfiguracja Ustawienia Środki trwałe Ustawienia W lewej części okna, wyświetla się struktura drzewa danych, a w prawej lista dostępnych parametrów. Okno to dla wszystkich modułów wygląda identycznie. Zadaniem Konfiguracji jest ustawienie poszczególnych opcji systemu tak, aby moŝliwie najbardziej zautomatyzować codzienną pracę uŝytkownika. Opcje w Konfiguracji dla modułu Środki trwałe: Format numeru inwentarzowego w to pole moŝna wprowadzić format, ustalonego w przedsiębiorstwie, oznaczania środków trwałych. Jeśli nie chcemy Ŝeby program wymuszał przestrzeganie formatu, to pole moŝna pozostawić puste. MoŜna skorzystać z gotowych formatów np., jedna litera - trzy cyfry. W pole wprowadzać moŝna następujące znaki: L oznacza, Ŝe w danym miejscu jest wymagana litera, 0 oznacza, Ŝe w danym miejscu jest wymagana cyfra, inny znak oprócz znaków:!<>\laacc9#:/;_ spowoduje wstawienie automatycznie danego znaku. 18

19 Środki trwałe W podanym na ekranie przykładzie, podanie formatu ST-0000 spowoduje wymuszenie nadawania numerów inwentarzowych w formacie ST-0001, ST-0002, ST ST Jeśli chcemy nadawać numery środków trwałych rosnąco w grupach klasyfikacji KŚT np. ST/4-023 dla grupy 4 lub ST/6-003 dla grupy 3 KŚT, wówczas w pole wprowadzamy ciąg: ST/ Program ułatwia nadawanie kolejnych numerów inwentarzowych. Kolejne numery wyliczane są po przyciśnięciu ikony znajdującej się z prawej strony pola edycyjnego numeru inwentarzowego. W przypadku wymuszenia numeracji w postaci ST/ przyciśniemy klawisz podpowiedzi kolejnego numeru po wprowadzeniu numeru grupy KŚT np. ST/4- dla grupy 4 KŚT. Włącz amortyzację walutową po zaznaczeniu tej opcji moŝliwe będzie dokonanie ustawień dla amortyzacji walutowej. Amortyzacja bilansowa, podatkowa, walutowa: o Środki niskocenne amortyzuj jednorazowo w pole naleŝy ustawić według obowiązującej w przedsiębiorstwie reguły: 1. W miesiącu przyjęcia opcję tę naleŝy wybrać przypadku, gdy amortyzacja od niskocennych składników majątku (amortyzowanych 100% przy przyjęciu), była naliczana w miesiącu przyjęcia. 2. W miesiącu następującym po miesiącu przyjęcia - opcję tę naleŝy wybrać przypadku, gdy amortyzacja od niskocennych składników majątku (amortyzowanych 100% przy przyjęciu), powinna być naliczona w miesiącu następnym. o Pozostałe środki amortyzuj dla tej opcji, naleŝy dokonać ustawień w sposób analogiczny jak dla środków niskocennych. Dodaj nie istniejące w arkuszu inwentaryzacyjnym środki trwałe do tegoŝ arkusza podczas importu inwentaryzacji po włączeniu tej opcji, wszystkie środki trwałe, które nie występowały w arkuszu spisowym, zostaną do niego dodane podczas importu inwentaryzacji. Oprócz moŝliwości dokonywania zmian w Konfiguracji, menu główne System posiada takŝe kilka innych funkcji. Jedną z nich jest Wygląd programu. Po uruchomieniu wyświetla się okno: 19

20 STERAM soft ŚcieŜka dostępu: System Wygląd programu Ustawienia wyglądu UŜytkownik moŝe ustawić takie kolory tła i pól, rozmiary i rodzaje czcionek, jakie najbardziej lubi. Dzięki temu system staje się bardziej przyjazny, poniewaŝ tworzy się najprzyjemniejsze dla siebie środowisko pracy z programem. Zaznaczenie opcji Zakładki w okna edycyjnych na wielu liniach, przyczynia się do zwiększenia ergonomii pracy z oknami systemu. Wiele okien ma wbudowanych kilkanaście róŝnych zakładek, których nie widać równocześnie w jednym oknie, trzeba posługiwać się przyciskami przewijania: Natomiast zaznaczenie tej opcji spowoduje, Ŝe równocześnie będą wyświetlane wszystkie zakładki w kliku liniach: Usprawni to pracę z oknami, w których dane pogrupowane są w kilkanaście zakładek tematycznych. Kolejna funkcja to Export tabel umoŝliwia eksportowanie danych z systemu, do innych plików: 20

21 Środki trwałe ŚcieŜka dostępu: System Export tabel Wybieramy Nazwę pliku, do którego chcemy eksportować dane z systemu. Następnie określamy Format zapisu, czyli odpowiednie rozszerzenie, od którego będzie zaleŝało, w jakim programie dane zostaną otworzone: dbf wysłane dane moŝna otworzyć, np. w programie do tworzenia baz danych Access, Paradox dane moŝna edytować w Excelu, Tekstowy wyeksportowane dane będzie moŝna zobaczyć w edytorze tekstu, takim jak np. Word. Po wprowadzeniu danych klikamy przycisk <Exportuj>. Inną opcją, o której naleŝy wspomnieć jest Kalkulator (skrót <Shift+Ctrl+K>): ŚcieŜka dostępu: System Kalkulator 21

22 STERAM soft Zostały w niego wbudowane cztery zakładki. KaŜda z nich pełni inną funkcję: 1. Sumator słuŝy do wykonywania operacji sumowania i odejmowania wielu pozycji. Działanie funkcjonalne jest podobne do kalkulatora księgowego z drukarką. 2. Arkusz składa się z 16 linii, w których moŝna dokonywać obliczeń, a wyniki wykorzystywać w obliczeniach dokonywanych w innych liniach. Pobranie wyniku obliczeń pierwszej linii do następnej uzyskujemy pisząc [1]. Dostępne działania to: dodawanie, odejmowanie, mnoŝenie, dzielenie, sinus, cosinus, liczba Pi (3.14 ), pierwiastek (sqrt), potęgowanie, wartość bezwzględna (ABS). 3. Reszta po wpisaniu wartości do pól: Kwota do zapłaty i Kwota wpłacona, wyświetli się reszta, która pozostała do zapłacenia. 4. Odsetki z poziomu pola Rodzaj odsetek, moŝna wybrać odsetki podatkowe, ustawowe lub samodzielnie zdefiniować inny rodzaj odsetek poprzez wywołanie klawiszem <F6> maski Sposoby naliczania odsetek. Pozostałe opcje w menu głównym System umoŝliwiają: Zmianę uŝytkownika <Shift+Ctrl+U> - nowy uŝytkownik, chcąc zalogować się do systemu, powinien podać swoją nazwę i hasło (Przycisk <Inne> rozwija okno logowania jak widać poniŝej): ŚcieŜka dostępu: System Zmiana uŝytkownika Zmianę hasła najpierw naleŝy wpisać aktualne hasło, a następnie w przeznaczone do tego pola trzeba wprowadzić nowe hasło: 22

23 Środki trwałe ŚcieŜka dostępu: System Zmiana hasła Zmianę firmy <Shift+Ctrl+F> - za pomocą tej opcji moŝliwe jest przełączenie się na inną firmę. Opcja przydatna, jeśli uŝytkownik ma firmę wielooddziałową. Poprawianie i oglądanie danych firmy (System Dane firmy) w okno dane firmy wbudowane jest sześć zakładek, które zawierają informacje podstawowe takie jak: nazwa, adres, telefon, działalność, logo oraz informacje do PIT-ów, wydruków, itp; ŚcieŜka dostępu: System Dane firmy W zakładce Logo, Pieczątka - dla kaŝdego Miejsca sprzedaŝy moŝna zdefiniować inną pieczątkę. 23

24 STERAM soft Pieczątka zastępuje dane firmy na wydrukach. W zakładce tej definiujemy równieŝ logo firmy, które potem moŝna wybrać do wydruku w opcji Definicje dokumentów. Logo firmy moŝna wczytać z pliku, za pomocą przycisku. MoŜna równieŝ określić wysokość i szerokość logo. Monitor dokumentów opcja dostępna w całym systemie zarówno z poziomu menu System jak i poprzez kombinację klawiszy <Shift+Ctrl+D>. Opcja ta jest dostępna, jeśli dane stanowisko ma przydzielony moduł Zarządzanie kontaktami. Zadaniem tej opcji jest nadzorowanie dokumentów (plików) z bazy dodatkowych dokumentów, pobranych do edycji od momentu uruchomienia programu. KaŜda zmiana pobranego dokumentu (pliku), jest zapamiętywana przez monitor. W oknie Monitor dokumentów, wyświetlane są wszystkie dokumenty pobrane do edycji, z informacją o modyfikacjach. Ponadto opcja Monitor dokumentów pozwala uŝytkownikowi systemu na zapisanie zmodyfikowanego dokumentu (pliku) do bazy, zapisanie do bazy i zakończenie monitorowania pliku, zakończenie monitorowania dokumentu. Przy wyjściu z programu lub podczas zmiany firmy, zostanie automatycznie wyświetlona lista monitorowanych plików (jeśli nie jest pusta). 5. Procedury instalacyjne modułu Pakiet instalacyjny systemu PCBIZNES PRO i PRESTIś składa się z: 1. Płyty instalacyjnej CD-ROM. 2. Podręcznika. 24

25 Środki trwałe 3. Karty licencyjnej i rejestracyjnej. 4. Dyskietki licencyjnej (opcja). Dyskietka licencyjna jest dołączona do pakietu tylko w przypadku zakupienia go w firmie STREAM soft. UŜytkownicy nie posiadający dyskietki licencyjnej, otrzymują ją po wysłaniu wypełnionej karty rejestracyjnej (patrz Rejestracja u Producenta). Instalacje wszystkich wersji pakietu PCBIZNES PRO i PRESTIś odbywają się z załączonej płyty CD-ROM. Po włoŝeniu płyty do napędu CD, automatycznie uruchamiana jest prezentacja, umoŝliwiająca przeprowadzenie instalacji wersji demonstracyjnej, jednostanowiskowej i sieciowej. Prezentacja zawiera równieŝ podstawowe informacje o firmie STREAM soft i jej produktach. JeŜeli po włoŝeniu płyty, prezentacja nie zostanie uruchomiona automatycznie, naleŝy wybrać w menu Windows opcję Start/Uruchom, wpisać D:\Stream.exe, gdzie D oznacza literę przydzieloną dla napędu CD-ROM. Po wciśnięciu klawisza <OK>, uruchomiona zostaje prezentacja. W celu zainstalowania dowolnej wersji systemu, naleŝy wybrać, w menu głównym prezentacji, klawisz <Instalacja programów>, a następnie jedną z trzech rodzajów instalacji. 5.1 Instalacja wersji demonstracyjnej W celu zainstalowania wersji demonstracyjnej systemu, naleŝy wybrać w menu głównym prezentacji klawisz <Instalacja programów>, a następnie klawisz <Demo>. Instalacja rozpocznie się od instalacji bazy danych (patrz Instalacja bazy danych). Gdy poprawnie przeprowadzona jest instalacja bazy danych, to rozpoczyna się instalacja wersji demonstracyjnej. W kolejnych etapach, uŝytkownik pytany jest o folder docelowy, czyli katalog, w którym zostaną umieszczone wszystkie pliki systemu PCBIZNES PRO. Zalecane jest pozostawienie katalogu proponowanego przez instalator. Po poprawnie przeprowadzonej instalacji, nastąpi próba połączenia z serwerem i załoŝenia uŝytkownikowi wersji demonstracyjnej. W przypadku powodzenia instalacja jest zakończona i moŝna rozpocząć pracę. W przypadku problemów połączenia z serwerem lub, gdy podczas uruchomienia wersji Demo zgłaszany jest błąd, naleŝy uruchomić program Demost.exe, znajdujący się w folderze, do którego został zainstalowany system. Program po uruchomieniu próbuje nawiązać łączność i załoŝyć uŝytkownika. W przypadku powodzenia automatycznie kończy pracę, w przeciwnym razie ukazuje się okno, które pozwala na nawiązanie połączenia z serwerem. Istnieją dwie podstawowe przyczyny problemów z połączeniem: 1. Serwer bazy danych nie jest uruchomiony. 2. Podstawowy uŝytkownik SYSDBA, posiada hasło inne od domyślnego. Jeśli tak jest, naleŝy podać hasło uŝytkownika SYSDBA w celu jednorazowego połączenia się z serwerem i załoŝenia uŝytkownika STRDEMO. Hasło nie zostanie zapamiętane i uŝyte tylko będzie tylko raz w celu wykonania w/w czynności. 25

26 STERAM soft 5.2 Instalacja wersji jednostanowiskowej W celu zainstalowania wersji jednostanowiskowej systemu, naleŝy wybrać w menu głównym prezentacji klawisz <Instalacja programów>, a następnie klawisz <Jednostanowiskowa>. Instalacja rozpocznie się od instalacji bazy danych (patrz Instalacja bazy danych). Gdy wszystko przebiegnie poprawnie, instalator przejdzie do instalacji wersji jednostanowiskowej. W kolejnych etapach uŝytkownik pytany jest o zaakceptowanie treści umowy, informacje o uŝytkowniku oraz o folder docelowy (katalog, w którym zostaną umieszczone wszystkie pliki systemu PCBIZNES PRO i PRESTIś). Zalecane jest pozostawienie katalogu proponowanego przez instalator. Po poprawnie przeprowadzonej instalacji, uruchamiany jest automatycznie kreator (patrz Przygotowanie do uruchomienia systemu). Po zakończeniu działania kreatora system jest gotowy do pracy. JeŜeli kreator nie zostanie uruchomiony automatycznie, naleŝy uruchomić program SystemSt.exe znajdujący się w folderze, do którego został zainstalowany system Instalacja wersji sieciowej W celu zainstalowania wersji jednostanowiskowej systemu, naleŝy wybrać w menu głównym prezentacji klawisz <Instalacja programów>, a następnie klawisz <Sieciowa>. Następnie instalator zapyta czy chcemy instalować serwer czy klienta bazy danych. Instalację serwera bazy danych przeprowadzamy na jednym z komputerów w sieci, który będzie serwerem dla innych stanowisk. Istotne jest, aby na serwer wybrać komputer o stosunkowo duŝej wydajności i najlepiej z systemem operacyjnym w wersji serwerowej. JeŜeli serwerem bazy danych będzie komputer z systemem Windows, to instalacja przebiega automatycznie (patrz Instalacja bazy danych), jeŝeli z systemem Linux, to naleŝy dokonać ręcznej instalacji serwera ( patrz Instalacja bazy danych). Po zainstalowaniu serwera bazy danych, instalator automatycznie przechodzi do instalacji klienta. W przypadku, gdy serwer został zainstalowany na komputerze z systemem Windows moŝliwe jest, aby ten sam komputer pełnił funkcję stanowiska roboczego lub administracyjnego. Zalecane jest jednak stosowanie serwerów wydzielonych, na których nie pracują instalacje klienta. W przypadku instalacji stanowiska administracyjnego, po poprawnie przeprowadzonej instalacji, uruchamiany jest automatycznie kreator (patrz Przygotowanie do uruchomienia systemu). Po zakończeniu działania kreatora system jest gotowy do pracy. JeŜeli kreator nie zostanie uruchomiony automatycznie, naleŝy uruchomić program SystemSt.exe znajdujący się w folderze, do którego został zainstalowany system. Instalacje klienta bazy danych przeprowadzamy na wszystkich stanowiskach roboczych, na których będzie uruchamiany system PCBIZNES PRO lub PRESTIś. Jedno ze stanowisk powinno być stanowiskiem administracyjnym tzn., takim, na którym będą wykonywane wszystkie czynności administracyjne: archiwizacja, aktualizacje, inne. Instalację stanowisk naleŝy rozpocząć właśnie os stanowiska administracyjnego. Po wybraniu rodzaju stanowiska, uŝytkownik pytany jest o zaakceptowanie treści umowy licencyjnej, informacje o uŝytkowniku oraz folder docelowy. W przypadku instalacji stanowiska roboczego, po poprawnie przeprowadzonej instalacji, naleŝy skonfigurować połączenie z serwerem (patrz Konfiguracja stanowiska). 26

27 Środki trwałe 5.4. Instalacja bazy danych Program instalacyjny rozpoczyna pracę od instalacji bazy danych. Proces instalacji jest automatyczny na komputerach z systemem Windows. JeŜeli na komputerze jest juŝ zainstalowany serwer bazy danych instalator dokona próby aktualizacji serwera. Na czas aktualizacji serwer naleŝy wyłączyć. JeŜeli instalator wykryje, ze serwer nie jest wyłączony, wyświetli instrukcje jak wyłączyć serwer. W celu przeprowadzenia bazy danych dla systemu Linux naleŝy skorzystać z pliku: D:\Install\Instalator\Interbase_linux\InterBaseSS_LI-V6.0.tar (D oznacza literę przydzieloną dla napędu CD-ROM). Po rozpakowaniu archiwum, naleŝy uruchomić skrypt instalacyjny. Po zakończeniu instalacji przegrywamy plik D:\Install\Instalator\Interbase_linux\udf_st.so do podkatalogu UDF serwera Przygotowanie do uruchomienia systemu Kreator Przygotowanie do uruchomienia systemu umoŝliwia przeprowadzenie wszystkich czynności potrzebnych do poprawnej pracy systemu: 1. Konfiguracja stanowiska sieciowego i serwera bazy danych rozpoczyna się określeniem informacji potrzebnych do połączenia się z serwerem bazy danych: rodzaj serwera, nazwę i protokół komunikacyjny (opis w podrozdziale Konfiguracja stanowiska). Następnie naleŝy podać katalog, w którym będą przechowywane pliki bazy danych. Katalog powinien znajdować się na dysku, który przeznaczono do gromadzenia danych. Nie musi być udostępniany dla innych uŝytkowników, poniewaŝ tylko serwer musi mieć do niego dostęp. Potem powinno się określić katalog współdzielony. Znajduje się on na serwerze lub na stanowisku administracyjnym i udostępniany jest wszystkim stanowiskom roboczym. W katalogu tym przechowywane są zasoby współdzielone przez wszystkim uŝytkowników systemu: pliki licencji, ustawień okien oraz aktualizacji. 2. Rejestracja licencji rozpoczyna się od poinformowania uŝytkownika o podstawowych zasadach licencjonowania systemu. Następnie naleŝy wybrać metodę rejestracji licencji: Przy pomocy kodów rejestrujących z karty licencyjnej metoda przeznaczona dla uŝytkowników nie posiadających dyskietki licencyjnej. W celu rejestracji naleŝy wpisać kody znajdujące się na karcie licencyjnej w polu Kod rejestrujący kreatora i nacisnąć klawisz <Dalej>. Przy uŝyciu dyskietki licencyjnej w celu rejestracji naleŝy włoŝyć dyskietkę licencyjną do stacji dysków i wcisnąć klawisz <Dalej>, następnie w oknie Lokalizacja pliku licencji naleŝy wpisać A:\, gdzie A, to oznaczenie napędu dyskietek i wcisnąć klawisz <OK>. Po poprawnej rejestracji licencji, wyświetlone zostanie okno z aktualnym statusem licencji. 27

28 STERAM soft 3. Ustalenie poziomu zabezpieczeń serwer Interbase, rozprowadzany jest z domyślnym uŝytkownikiem SYSDBA. UŜytkownik ten posiada prawa administratora, a w konsekwencji pełny dostęp do zasobów serwera. Hasło uŝytkownika SYSDBA jest standardowo ustawiane na masterkey. Pozostawienie takiego stanu rzeczy moŝe doprowadzić do nieautoryzowanego dostępu do danych. Podczas instalacji moŝna wybrać dwa poziomy zabezpieczeń: niski poziom zabezpieczeń- pozostawienie aktualnego hasła administratora SYSDBA bez zmian. Odpowiedzialność za ewentualny dostęp do danych za pomocą tego hasła będzie spoczywać na uŝytkowniku. zaawansowany poziom zabezpieczeń zmiana aktualnego hasła administratora SYSDBA. UniemoŜliwia to nieautoryzowany dostęp do danych poprzez konto SYSDBA. Nowe hasło zostanie udostępnione uŝytkownikowi, po pisemnym kontakcie z firmą STREAM soft Dodatkowo zakładany jest uŝytkownik SYSSTR, który jest uŝywany przez system do wykonywania wszystkich operacji na bazie danych. 4. Utworzenie systemowej bazy danych bazy przechowującej informacje dla całego systemu. Jest ona tworzona automatycznie i nie wymaga ingerencji uŝytkownika. 5. Utworzenie bazy danych firmy do poprawnej pracy wymagana jest przynajmniej jedna baza danych firmy. Przechowuje ona wszystkie informacje wspólne dla całego systemu Konfiguracja stanowiska Konfiguracja stanowiska pozwala na ustalenie parametrów stanowiska koniecznych do nawiązania połączenia z bazą danych. Stanowisko moŝe łączyć się z lokalną lub zdalną bazą danych. W przypadku lokalnej bazy danych, wymagane jest podanie katalogu bazy danych i katalogu współdzielonego, w przypadku bazy zdalnej naleŝy dodatkowo określić nazwę serwera i protokół komunikacyjny. 1. Lokalna baza danych opcja ta występuje w przypadku pracy jednostanowiskowej. Wtedy serwer jest zainstalowany na tym samym komputerze, co system PCBIZNES. Nie jest wtedy wymagana obecność protokołów sieciowych. 2. Baza na zdalnym serwerze opcja ta występuje w przypadku pracy sieciowej. NaleŜy ją wybierać na zdalnych stanowiskach roboczych, jak i w przypadku, gdy system jest uruchamiany na serwerze (komputer będący serwerem jednocześnie słuŝy jako stanowisko robocze). 3. Serwer parametr zawiera nazwę komputera- serwera w sieci. W przypadku korzystania z protokołu TCP/IP nazwą moŝe być adres IP. 4. Protokół - parametr określający protokół, po którym odbywa się komunikacja pomiędzy klientem a serwerem. Zalecanym protokołem jest TCP/IP, ze względu na osiąganie największej wydajności. 5. Katalog bazy danych parametr określa katalog zawierający bazę systemową i bazy wszystkich firm. Katalog ten podajemy zawsze w nazewnictwie lokalnym dla serwera 28

29 Środki trwałe np., na stacji roboczej dysk C:\ jest zamapowany jako F:\, w pole katalog bazy danych wpisujemy C:\BazaDanych, a nie F:\BazaDanych. Katalog bazy danych na serwerze nie musi być udostępniany dla klientów w sieci, dostęp do niego posiada tylko serwer. 6. Katalog współdzielony - parametr ten określa katalog znajdujący się na serwerze lub na stanowisku administracyjnym udostępniany wszystkim stanowiskom roboczym. W nim przechowywane są zasoby współdzielone przez wszystkich uŝytkowników systemu. Klawisz <Test> słuŝy do sprawdzenia poprawności podanych parametrów. W pierwszej kolejności wykonywana jest próba odczytania pliku licencji z katalogu współdzielonego, następnie próba nawiązania połączenia z serwerem i z bazą systemową w katalogu bazy danych. 6. Wgrywanie nowego pliku licencji PCBIZNES PRO/PRESTIś 1. Uruchom Moduł Administratora: 2. Zaloguj się do systemu z uprawnieniami Administratora: 29

30 STERAM soft 3. Wybierz opcję Administracja Operacje na licencji: 4. Program zada pytanie: Czy zmienić warunki licencji? NaleŜy wybrać odpowiedź TAK.. 30

31 Środki trwałe 5. Następnie wyświetli się okno Operacje na licencji programu. Zaznaczamy pierwszą opcję, poniewaŝ chcemy wgrać nowy plik licencji: 6. Ściągamy załącznik z poczty o nazwie StSql.zip i zapisujemy go na dysku c:\ Program poprosi o wskazanie lokalizacji pliku. Za pomocą przycisku Przeglądaj wybieramy dysk c:\ lub wpisujemy c:\ (tak jak na rysunku). Następnie akceptujemy wybór przyciskiem OK. 7. Program poinformuje nas o poprawności przebiegu wgrania nowego pliku licencji, za pomocą komunikatu: 31

32 STERAM soft 8. Następnie program poinformuje nas o stanie licencji: 7. Aktualizacja systemu System PCBIZNES PRO i PRESTIś jest stale rozwijany wraz ze zmieniającymi się przepisami i wymaganiami uŝytkowników. Pociąga to za sobą konieczność aktualizacji systemu do nowszych wersji. Dla wygody uŝytkowników, proces aktualizacji został zautomatyzowany i moŝna go wykonać przy pomocy programu Aktualizacja. Wybiera się go z listy programów za pomocą przycisku. Aktualizację moŝna wykonać z dwóch źródeł: 1. Z Internetu odbywa się poprzez aktywne połączenie internetowe, pliki aktualizacji pobierane są z serwera FTP firmy STREAM soft. 2. Z CD-ROM-u aktualizacja z płyty CD-ROM przesłanej przez producenta. Płytę z aktualizacją naleŝy wcześniej zamówić w firmie STREAM soft. Po wybraniu źródła aktualizacji, program pobiera informację o zmianach w systemie i wyświetla listę składników wymagających aktualizacji. Przy kaŝdym składniku widoczna jest wersja programu, którą posiadamy, nowa wersja dostępna w aktualizacji i rozmiar pliku, którego 32

33 Środki trwałe pobranie jest konieczne do aktualizacji danego składnika systemu. Przy niektórych składnikach dostępny jest przycisk <Zmiany>, który umoŝliwia wyświetlenie zmian powstałych w danym składniku systemu od obecnej wersji do najnowszej. Po określeniu składników następuje proces aktualizacji. Składa się on z trzech etapów: 1. Pobranie nowej wersji. 2. Zachowanie aktualnej wersji. 3. Zamiana na nową wersję. Podczas aktualizacji nowe składniki wgrywane są do katalogu współdzielonego. Natomiast właściwy proces aktualizacji (zmiana plików wykonywalnych w katalogu systemu) odbywa się automatycznie przy uruchomieniu systemu. W przypadku wersji sieciowej pozwala to na aktualizację tylko na stanowisku administracyjnym, a wszystkie stanowiska robocze automatycznie pobierają najnowsze składniki systemu z katalogu współdzielonego. Mechanizm ten opiera się na tym, Ŝe na stanowisku roboczym uŝytkownik nie uruchamia bezpośrednio programu właściwego (PcBiznes.exe), tylko program startowy (_PcBiznes.exe). Program startowy sprawdza czy w katalogu współdzielonym znajduje się nowsza wersja. JeŜeli tak to zachowując aktualną wersję z innym rozszerzeniem (PcBiznes.exeold), pobiera nową wersję, a cały proces zapisuje w pliku historii aktualizacji (_PcBiznes.log). Następnie uruchamia program właściwy PcBiznes.exe). W wyjątkowych sytuacjach wymagana jest aktualizacja samego programu od aktualizacji. Proces ten jest automatyczny. Program informuje o takiej konieczności, po czy dokonuje aktualizacji. Po aktualizacji konieczne jest powtórne uruchomienie programu. 8. Drukowanie dokumentów Opcja drukowania dokumentów, w module Gospodarki magazynowej, uruchamiana jest za pomocą: 1. Ikony Drukuj. 2. Klawisza funkcyjnego <F9>. 3. Menu podręcznego prawego klawisza myszki. Kliknięcie na ikonę Drukuj powoduje wyświetlenie zawartości menu. Zawartość ta jest róŝna dla róŝnych dokumentów, ale standardowo obejmuje wydruki definiowane i formularze definiowane. W kaŝdym oknie wydruku dokumentów znajduje się pięć przycisków: umoŝliwia uŝytkownikowi podejrzenie wydruku dokumentu. zatwierdza drukowanie dokumentu. umoŝliwia przesłanie dokumentu na pocztę elektroniczną adresata. pozwala na ustawienie opcji wydruku dokumentu m.in.: rodzaju czcionki, wielkości czcionki, rodzaju drukarki, marginesów, itp. 33

34 STERAM soft zamyka okno standardowego wydruku dokumentów. Przed wydrukowaniem, moŝemy wstępnie zobaczyć, w jaki sposób wydruk będzie rozplanowany na kartce. W tym celu na okienku drukującym naleŝy wcisnąć przycisk <Podgląd>. Na ekranie pojawi się kartka, na której będzie przybliŝony wygląd wydruku. Podgląd wydruku tekstowego umoŝliwia ocenienie proporcji wydruku w pionie i poziomie, jednak nie jest wiernym odwzorowaniem wyglądu czcionek. KaŜda drukarka drukując tekstowo wykorzystuje swój zestaw znaków. Podgląd ma więc tylko charakter orientacyjny. Podczas oglądania wydruku moŝemy posłuŝyć się klawiszami: klawisze strzałek przesuwają stronę zgodnie z kierunkiem strzałki, jeŝeli istnieje następna strona, to strzałki przejdą na nią; klawisz <Page Up> przechodzi na poprzednią stronę; klawisz <Page Down> przechodzi na następną stronę; klawisz <Home> przechodzi na pierwszą stronę; klawisz <End> przechodzi na ostatnią stronę; klawisz - (minus) pomniejsza skalę wydruku; klawisz + (plus) zwiększa skalę wydruku. Dostępny jest takŝe pasek narzędzi po naciśnięciu opcji z menu Pasek narzędzi: MoŜna na nim dokładnie określić skalę podglądu, oraz obejrzeć fizyczne marginesy drukarki (Ŝółta obwódka). Pod przyciskiem <Opcje> kryją się ustawienia wydruku, pogrupowane w czterech zakładkach tematycznych: 1. Podstawowe standardowe ustawienia dotyczące wyboru drukarki, wydruku stron (wszystkie, wymienione), ustawienia marginesów, itp. 34

35 Środki trwałe Margines podawany jest w mm i liczony od początku obszaru drukowania, a nie od początku kartki. Chcąc sprawdzić rozmiar marginesu drukarki moŝna podczas podglądu wydruku włączyć margines drukarki. W przypadku gdy wydruk jest niepoprawny, gdyŝ na drukarce ustawiono inny papier, margines moŝe posłuŝyć do poprawnego ustalenia rozmiaru kartki. Określenie stron wydruku wszystkie czy wymienione. Strony wymieniamy po przecinku np. 1,5 - wydrukuje stronę pierwszą i piątą jeŝeli taka będzie. Podanie sekwencji 3..5 spowoduje wydrukowanie stron 3,4,5. To samo dotyczy kolumn (gdy wydruk w szerokości nie mieści się na kartce, jego prawa część zostanie przeniesiona na kolejną kartkę). Nie wpisując kolumn lub stron, program wydrukuje je wszystkie. Pytać przed kaŝdą stroną - program przed wydrukiem kaŝdej strony będzie pytał czy ją drukować i prosił o włoŝenie nowej kartki. UmoŜliwia to dwustronne drukowanie. Rodzaj wydruku moŝemy wybrać czy chcemy drukować graficznie (polecane w przypadku większości drukarek), tekstowo (zdecydowanie przyspiesza wydruk na drukarkach igłowych), do portu (wysyła dane bezpośrednio do portu w trybie tekstowym nie ma moŝliwości wydruku sieciowego), do pliku tekstowego (umoŝliwia wysłanie tekstu do pliku TXT, który następnie moŝemy oglądać w edytorze tekstu naleŝy podać katalog i nazwę na zakładce Inne ), do programu Excel (wysyłane są tylko dane zawarte w tabeli nie ma Ŝadnych dodatkowych treści umoŝliwia to ich dalszą obróbkę za pomocą tego programu. Na zakładce inne naleŝy wpisać katalog, w którym mieści się program Excel), do pliku dbf (wysyłane są dane tylko z tabeli umoŝliwia wysłanie danych do pliku DBASE). 35

36 STERAM soft UWAGA! Nie zaleca się ustawiania wydruków tekstowo na drukarkach atramentowych i laserowych. Drukarki te są zaprojektowane do wydruków graficznych. Ustawienie trybu tekstowego jest trudne i jakość wydruku jest gorsza. 2. Graficzny ustawienia dotyczące rodzaju wydruku (graficzny, tekstowy, do portu, do pliku PDF, do pliku TXT, do pliku GIF), czcionki, orientacji strony (pozioma, pionowa), rozmiarów tabelki. Wybór własnej czcionki naleŝy wtedy zaznaczyć, Ŝe chcemy uŝyć czcionki uŝytkownika i wybrać czcionkę. Zmiany czcionki mogą doprowadzić do nieczytelnych wydruków lub, przy duŝych czcionkach, do ucinania napisów. Wybór rozmiaru tabelki jeŝeli zmienimy czcionkę, tabelka pozostaje taka sama. Wydrukowany tekst będzie miał wtedy takie same proporcje w przypadku wydruku tekstowego i graficznego. JeŜeli jednak proponowana tabelka jest za mała w stosunku do wybranej czcionki naleŝy zaznaczyć opcję Rozmiar tabelki zaleŝny od czcionki. Wybór orientacji dotyczy to tylko wydruku graficznego. UmoŜliwia wydruk poziomo i pionowo. W przypadku, gdy wydruk nie mieści się na jednej stronie w pionie, to moŝna wydrukować go poziomo. 3. Tekstowy ustawienia dotyczą rodzaju wydruku, zagęszczenia tekstu, wyglądu tabelki drukowanej na dokumencie (prosta, pojedyncza, podwójna), typu liter (polskie, nie polskie), rodzaju papieru (rozmiar papieru, szerokość, wysokość), kodów drukarki, ilości linii. Zagęszczenie moŝliwe jest wydrukowanie tekstu w dowolnym zagęszczeniu. W przypadku, gdy wydruk jest standardowo zaprojektowany, ze zbyt małymi literami, 36

37 Środki trwałe moŝemy zmienić zagęszczenie na dowolne z pięciu (10 CPI, 12 CPI, 15 CPI, 17 CPI, 20 CPI). Pierwsze zagęszczenie ma największe litery, piąte jest dwa razy mniejsze. Uwaga ustawienie to ma wpływ takŝe na wydruk graficzny. JeŜeli w wydruku graficznym zmienimy czcionkę, wydruk nadal będzie miał róŝne rozmiary czcionki obliczone na podstawie czcionki uŝytkownika. Chcąc, aby cały wydruk był w jednym rozmiarze naleŝy wybrać jedno z zagęszczeń. Rodzaj tabelki opcja dotyczy wyboru wyglądu tabelki. Tabelka prosta drukuje się najszybciej (na drukarkach igłowych). Ilość linii umoŝliwia wybór ilości linii na cal. Chcąc zmieścić więcej danych na jednej stronie naleŝy wybrać 8 linii na cal. Typ liter naleŝy dobrać doświadczalnie. W przypadku, gdy drukarka nie posiada Ŝadnego standardu polskich liter moŝemy wybrać opcję Bez polskich wtedy zamiast polskich znaków wstawione są litery podstawowe np. zamiast ę wstawione zostanie e. Kody drukarki opcja słuŝy do wyboru i definiowania tekstowego sterownika do drukarki. 4. Inne ustawienia dotyczą określenia katalogów i nazw plików potrzebnych do wysyłania danych do innych miejsc niŝ drukarka, formatu pliku do wysyłki mailem (TXT, GIF, PDF), znaku oddzielającego pozycje arkusza (tabulacja, średnik, przecinek, znak I), rozszerzenia pliku do arkusza (csv plik tekstowy, w którym po kaŝdym polu występuje przecinek lub inny znak przestankowy, txt plik tekstowy, ark rozszerzenie umoŝliwiające otworzenie dokumentów w arkuszu kalkulacyjnym). 37

38 STERAM soft Formularze definiowane Formularze definiowane dzięki nim uŝytkownik moŝe tworzyć własne wydruki dokumentów. SłuŜy do tego moduł Raporty i formularze. UmoŜliwia tworzenie wydruków szablonowych lub zaawansowanych, bardziej rozbudowanych przez uŝytkownika. Więcej na temat Formularzy definiowanych znajduje się z rozdziale Zestawienia. Wydruki definiowane Wydruki definiowane wydruki tworzone przez uŝytkownika programu. Osoba pracująca w programie moŝe umieścić na takim wydruku np. tylko wybrane kolumny z danymi, a nie wszystkie dane, itp. 38

39 Środki trwałe Aby zdefiniować kolumny na wydruk, naleŝy dwukrotnie przycisnąć lewy przycisk myszki, na wybranych polach, w kolejności, w jakiej pola te mają znaleźć się na wydruku. Trzeba równieŝ określić nazwę wydruku oraz opisy, które mają znaleźć się w górnej (Nagłówek) oraz w dolnej (Stopka) części wydruku. 9. Kolejność czynności podczas wdraŝania W celu prawidłowego wdraŝania modułu Środki trwałe naleŝy wykonać następujące czynności: 1. Zapoznać się ze sposobem funkcjonowania i specyfiką firmy w zakresie prowadzenia ewidencji majątku trwałego oraz naliczania amortyzacji. 2. Ustawić prawidłowo dane konfiguracyjne ( więcej w rozdziale Konfiguracja, ustawienia ). 39

40 STERAM soft 3. ZałoŜyć słownik jednostek organizacyjnych będących miejscami uŝytkowania środków trwałych (więcej w rozdziale Miejsca uŝytkowania). 4. ZałoŜyć indywidualne (specyficzne dla firmy) grupy i cechy środków trwałych (więcej w rozdziale Indywidualne parametry). 5. Wprowadzić bilans otwarcia majątku trwałego (więcej w rozdziale Bilans otwarcia). 40

41 Środki trwałe Część II 1. Słowniki Obsługa oprogramowania Słowniki, to opcja udostępniająca do edycji wszystkie słowniki w module Środki trwałe. Część z nich, częściej modyfikowana, dostępna jest bezpośrednio po włączeniu opcji menu głównego Słowniki. ŚcieŜka dostępu: menu Słowniki 41

42 STERAM soft 1.1 Definicje dokumentów Moduł Środki trwałe umoŝliwia modyfikację istniejących oraz definiowanie własnych dokumentów związanych z przyjęciem środka trwałego, ulepszeniem, zmianą danych, likwidacją, itp. Opcja ta znajduje się w menu głównym Słowniki: ŚcieŜka dostępu: Słowniki Definicje dokumentów Dla dokumentów takich jak Bilans otwarcia środka trwałego, Korekta zmniejszająca/zwiększająca umorzenie, Zmiana miejsca uŝytkowania, Zmiana danych środka trwałego, podczas wprowadzania nowego dokumentu za pomocą ikony Dodaj <F3> lub podczas modyfikowania (ikona Popraw <F5>), uŝytkownik podaje tylko opis dokumentu, kod i zaznacza czy jest on Aktywny: 42

43 Środki trwałe Natomiast dla dokumentów takich jak: Likwidacja środka trwałego, Protokół przejęcia środka trwałego, Protokół przekazania środka trwałego, Przyjęcie środka trwałego, Ulepszenie środka trwałego, obok opisu i kodu dokumentu, naleŝy dodatkowo zdefiniować grupę księgową i sposób dekretacji dokumentu: Wszystkie zdefiniowane w systemie dokumenty moŝna kopiować. SłuŜy do tego ikona lub kombinacja klawisza <Ctrl+F3>. Opcja ta ma zadanie usprawnić pracę uŝytkownika z systemem. Tworzy się za jej pomocą identyczny dokument, w którym dokonuje się tylko poprawek pod uŝytkownika. Dzięki tej funkcji nie trzeba wprowadzać całego dokumentu od początku. Skopiowanemu dokumentowi naleŝy nadać inny kod niŝ posiada pierwotny dokument, 43